Budgethoudersregeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Budgethoudersregeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Franeker, 16 oktober 2019

Het Algemeen Bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• •

  Budget: een deel van de begroting tot uitdrukking komend in baten, respectievelijk lasten, verbonden aan kostensoorten, producten, programmalasten of projecten, met de daarbij behorende taakstelling.

• •

  Hoofdbudgethouder: de door het Bestuur aangewezen functionaris die belast is met het beheer van alle door het Bestuur vastgestelde budgetten en aan wie ter zake krachtens mandaat de bevoegdheid is verleend om in naam van het Bestuur besluiten te nemen. De Hoofdbudgethouder is de Directeur van de Dienst.

• •

  Budgethouder: een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die belast is met het beheer van een of meer door het Bestuur per kostensoort/programmalast/

• •

  Product/project vastgestelde budgetten en aan wie ter zake, krachtens ondermandaat de bevoegdheid is verleend om in naam van het Bestuur besluiten te nemen. De budgethouders zijn de teamleiders.

• •

  Deelbudgethouder: een door een budgethouder aangewezen functionaris die belast is met het beheer van een of meer vastgestelde budgetten. De deelbudgethouder kan iedere andere functionaris binnen de Dienst zijn.

• •

  Budgetbeheerder: degene die door de hoofdbudgethouder of budgethouder is aangewezen om namens deze één of meerdere budgetten te beheren en de eerste (prestatie) akkoordverklaring te plaatsen. De budgetbeheerder kan ten laste van de toegewezen budgetten, binnen de afgesproken kaders, namens de Dienst financiële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen.

Artikel 2 Hoofdbudgethouder

• a.

  Het Bestuur wijst de Directeur van de dienst aan als hoofdbudgethouder voor ieder door het Bestuur vastgesteld budget voor baten en lasten.

• b.

  De hoofdbudgethouder is voor het Bestuur aanspreekbaar en verantwoording schuldig voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• c.

  Alle in de regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.

• d.

  De hoofdbudgethouder ziet erop toe dat door middel van de jaarlijks vast te stellen programbegroting voor alle kostensoorten, programmalasten, producten en projecten budgethouders worden aangewezen. De budgethouders worden vastgelegd in een jaarlijks door de hoofdbudgethouder vast te stellen lijst.

Artikel 3 Budgethouder

• a.

  De budgethouder ontleent zijn/haar bevoegdheid aan het door de hoofdbudgethouder verleende mandaat.

• b.

  Een budgethouder conformeert zich aan de opzet van de indeling van de kostensoorten/programmalasten/producten/projecten.

Artikel 4 Deelbudgethouder

• a.

  De budgethouder kan het aan hem/haar toegekende ondermandaat (gedeeltelijk) doormandateren aan een of meer medewerkers op het hiërarchisch naastlagere niveau.

• b.

  Doormandatering wordt schriftelijk verleend door de budgethouder, waarbij de autorisatie door middel van aanvulling op de parafenlijst wordt vastgelegd.

Artikel 5 Verplichtingen

• a.

  De budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie en interne controle van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van het product/project.

• b.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

• c.

  Verplichtingen mogen alleen aangegaan worden met inachtneming van geldende regelingen van de Dienst. Specifiek wordt hier verwezen naar de financiële verordening en het jaarlijkse mandateringsbesluit.

• d.

  De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de uitgaven en inkomsten die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende.

• e.

  De budgethouder beheert de hem/haar toebedeelde budgetten op basis van de onderliggende producten en het afdelingsplan.

• f.

  De budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af in het kader van de budgetcyclus.

Artikel 6 Overige instructies

• a.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat hij/zij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen, die door hem/haar zijn aangegaan.

• b.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen, etc. en verschaft hieromtrent de nodige informatie. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten/projecten.

• c.

  De budgethouder ziet erop toe dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van verrichte activiteiten.

Artikel 7 Informatie hoofdbudgethouder

• a.

  De Hoofdbudgethouder draagt overeenkomstig de budgetcyclus zorg voor het verstrekken van periodieke informatie aan het Bestuur.

Artikel 8 Condities/beperkingen

• a.

  Bevoegdheden ten aanzien van het budget zijn ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten aanzien van een product/project.

• b.

  Per organisatie-onderdeel en/of per budgethouder kunnen — voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels — aan de uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht.

• c.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden ten aanzien van de budgetten door met instemming van de hoofdbudgethouder aan te wijzen vervangers uitgeoefend.

Artikel 9 Budgetregistratie

De Hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  Een adequate registratie van de budgetten overeenkomstig de opzet van de begroting en eventuele nadere afspraken.

• b.

  Het proces van informatievoorziening in verband met de registratie van budgetten. Een en ander met inachtneming van te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding en de geldende voorschriften.

Artikel 10 Verplichtingen en te ontvangen bedragen

• a.

  De budgethouder autoriseert via het systeem de codering die aangeeft ten laste c.q. ten gunste van welk budget de betalingsopdracht/inningsopdracht moet worden geboekt.

• b.

  De Hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de betalingen en ontvangsten.

• c.

  De uitvoering van de in lid a en b van dit artikel genoemde regels dient te geschieden met inachtneming van de regels zoals die in het kader van de administratieve organisatie en interne controle zijn gesteld.

Artikel 11 Uitzonderingen tekenbevoegdheid

Er zijn twee uitzonderingen op de tekenbevoegdheid.

• a.

  De betalingen aan de hand van het format "Opdracht tot betaling". Dit betreft een volledig voorgecodeerd document dat ondertekend is door de verantwoordelijke eenheidsmanager.

• b.

  Boekingen van memorialen worden door de financiële administratie uitgevoerd in opdracht van de adviseurs bedrijfsvoering van het team Financieel Beheer. Soms verrichten de adviseurs Bedrijfsvoering zelfstandig boekingen van memorialen. Door de teamleider Financieel Beheer vindt hierop lx per 2 maanden een achterafcontrole plaats. De controle is zichtbaar gemaakt door het digitaal ondertekenen van de betreffende boekingen door de teamleider.

Artikel 12 Overige regelingen

De budgethouders dienen tevens rekening te houden met alle overige regelingen die betrekking hebben op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden.

Franeker, 16 oktober 2019

Het Algemee Bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

Mevr. J. Sikkema- Hoekstra

voorzitter

Dhr. M.J. Jellema

secretaris/ directeur