Organisatieverordening gemeente Doesburg

Geldend van 01-01-1996 t/m heden

Intitulé

Organisatieverordening gemeente Doesburg

De raad van de gemeente Doesburg;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 november 1995;

gelet op de Gemeentewet;

besluit

tot vaststelling van een Organisatieverordening gemeente Doesburg (inclusief de instructie van de gemeentesecretaris)

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2

  • b.

    Afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;

  • c.

    Managementteam: het overleg- en coördinatieorgaan, genoemd in artikel 15.

HOOFDSTUK 2 DE TAAKTOEWIJZING

Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie bestaat uit:

  • a.

    de afdeling Bestuurszaken, die werkzaamheden verricht op het gebied van onderwijs, welzijn, algemene zaken, openbare orde en veiligheid, sociale zaken, minderhedenbeleid, werkgelegenheid en economische zaken;

  • b.

    de afdeling Ruimtelijk Beheer, die werkzaamheden verricht op het gebied van volkshuisvesting, ruimtelijke ordening, civiele techniek, verkeer, milieu en beheer en onderhoud;

  • c.

    de afdeling Financiën, die werkzaamheden verricht op het gebied van financiën, publiekscontacten, burgerzaken en automatisering;

  • d.

    de stafafdeling Personeel en Organisatie, die werkzaamheden verricht op het gebied van personeelszaken, interne zaken en kabinetszaken.

Artikel 3 Inrichting van afdelingen

  • 1. Burgemeester en wethouders regelen zo nodig, op voorstel van het managementteam, de structuur van elke afdeling.

Artikel 4 Taakafbakening tussen afdelingen

  • 1. Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het managementteam met inachtneming van artikel 3 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast.

  • 2. Op voorstel van het managementteam kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.

  • 3. Burgemeester en wethouders kunnen besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat. Het beheer van zo' n verband wordt opgedragen aan een projectleider. Tot het instellen van zo 'n verband en het aanstellen van een projectleider wordt niet besloten dan nadat het managementteam is gehoord.

Artikel 5

  • 1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

  • 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt, wijzen burgemeester en wethouders op voorstel van het managementteam een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

HOOFDSTUK 3 DE GEMEENTESECRETARIS

Artikel 6 Verhouding tot de gemeenteraad

  • 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.

  • 2. Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen.

  • 3. Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen.

  • 4. De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen; de Wet openbaarheid van bestuur is van overeenkomstige toepassing.

  • 5. Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid eveneens van overeenkomstige toepassing.

  • 6. Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

  • 7. De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad.

  • 8. De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raad.

Artikel 7 Verhouding tot burgemeester en wethouders en de burgemeester

  • 1. De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

  • 2. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders en de burgemeester ten behoeve van de door dat college respectievelijk door hem te nemen besluiten.

  • 3. Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van eventueel door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde richtlijnen.

  • 4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

  • 5. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

  • 6. Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

  • 7. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

Artikel 8 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

  • 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er vanuit gaan dat deze primair berust bij de afdelingshoofden.

  • 2. Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

  • 3. De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen. De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

  • 4. Hij heeft het recht bij alle hoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

  • 5. Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

  • 6. Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de afdelingshoofden de nodige maatregelen.

  • 7. Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

  • 8. In overleg met de afdelingshoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

  • 9. Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

  • 10. Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de afdelingshoofden.

  • 11. Hij kan vergaderingen op afdelingen bijwonen.

  • 12. Hij is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden.

  • 13. De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

  • 14. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

    • a.

      een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

    • b.

      het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

    • c.

      een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

    • d.

      de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden afdelingen;

    • e.

      een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

    • f.

      het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Artikel 9 Verticale en horizontale coördinatie

De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

HOOFDSTUK 4 HET AFDELINGSHOOFD

Artikel 10 Verhouding tot de afdeling

  • 1. Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

  • 2. Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding en de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

  • 3. Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door het diensthoofd is vastgesteld.

  • 4. Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

  • 5. Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend werkoverleg.

  • 6. Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zo nodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is verantwoordelijk voor de beoordeling van zijn personeel. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

  • 7. Het afdelingshoofd neemt als adviseur of anderszins deel aan vergaderingen van (delen van) de raadscommissie(s) voor het werkterrein van de afdeling.

  • 8. Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel 11 Advisering

  • 1. De afdelingshoofden z i.jn ervoor verantwoordelijk dat bij burgemeester en wethouders ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:

    • a.

      de rechtmatigheid;

    • b.

      de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

    • c.

      de doelmatigheid;

    • d.

      de juistheid van de te volgen procedure;

    • e.

      toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

  • 2. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de bij of krachtens deze verordening vastgestelde regels.

Artikel 12

  • 1. Inhoudelijke advisering is in eerste instantie de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Yanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

  • 2. Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

  • 3. Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het managementteam.

  • 4. Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

Artikel 13

  • 1. Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan de andere afdeling.

  • 2. De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste afdeling, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

  • 3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

  • 4. Een afdeling kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het managementteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

  • 5. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

Artikel 14 Vervanging

Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris het afdelingshoofd waar.

HOOFDSTUK 5 OVERLEGVORMEN

Artikel 15 Managementteam

  • 1. Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de afdelingshoofden. Dit overleg vindt plaats in het managementteam.

  • 2. Het managementteam wordt gevormd door de hoofden van de afdelingen alsmede de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is voorzitter. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

  • 3. De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel wekelijks plaats.

  • 4. De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van het afdelingshoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.

  • 5. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen.

  • 6. De leden worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een door het lid in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris/voorzitter is de loco-secretaris.

  • 7. Het managementteam draagt zorg voor:

    • -

      de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;

    • -

      de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven

    • -

      de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

    • -

      de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

    • -

      de informatieuitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

    • -

      de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;

    • -

      de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;

    • -

      tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;

    • -

      overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn.

  • 8. Het managementteam draagt tevens zorg voor:

    • -

      afdelingsoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en

    • -

      afdelingsoverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

  • 9. Het in het achtste lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

    • -

      aangeven van langere-termijnontwikkelingen;

    • -

      advisering over bestuursopdrachten;

    • -

      coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

    • -

      vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen van de ambtelijke organisatie.

  • 10. Het in het achtste lid, sub b, vermelde taakgebied, bevat onder andere als deeltaken:

    • -

      advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid , zoals het personeelsbeleid, financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

    • -

      coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

    • -

      bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

    • -

      advisering aan burgemeester en wethouders over het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden (projectorganisatie);

    • -

      sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;

    • -

      planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen; verantwoordelijkheid voor de structuur van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;

    • -

      zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.

  • 11. Omtrent de in het negende en tiende lid genoemde taken brengt het managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

  • 12. Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.

  • 13. De leden van het managementteam streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het managementteam ontbreekt, wordt bij volstrekte meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

  • 14. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het managementteam.

Artikel 16 Werkoverleg

  • 1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt werkoverleg gevoerd.

  • 2. Het werkoverleg heeft tot taak:

    • a.

      doorkoppeling van het besprokene in het managementteam en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;

    • b.

      planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;

    • c.

      het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

    • d.

      het bespreken van personele en organisatiezaken de afdeling betreffende;

    • e.

      overige zaken.

  • 3. Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

  • 4. Het werkoverleg vindt minimaal éénmaal per vier weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de afdeling, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.

  • 5. Het afdelingshoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen. In overleg kan besloten worden het voorzitterschap per vergadering te rouleren.

  • 6. Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de leden van het managementteam krijgen een kopie van het verslag.

Artikel 17 Overleg afdelingshoofd met portefeuillehouder

  • 1. Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

    • -

      wat in het managementteam, werkoverleg en in het bestuur besproken of besloten is;

    • -

      het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

    • -

      de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;

    • -

      bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

    • -

      het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille;

    • -

      het werkprogramma, het beleidsplan en de lijst van toezeggingen.

  • 2. Het overleg vindt minstens éénmaal per twee weken plaats, bij voorkeur wordt van te voren een agenda gemaakt.

  • 3. Afdelingshoofd en portefeuillehouder spreken af of en wanneer van het overleg een afsprakenlijst wordt verstrekt aan de gemeentesecretaris en zo nodig aan de andere afdelingshoofden.

Artikel 18 OVerleg burgemeester en wethouders - afdelingshoofden

Eénmaal per kwartaal vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en het managementteam over met name algemene beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.

HOOFDSTUK 6 BESTUURSOPDRACHTEN

Artikel 19

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen zo nodig, op voorstel van het managementteam, nadere regels vast voor de inhoud.

HOOFDSTUK 7 MANDATERING EN DELEGATIE EN UITOEFENING VAN BESTUURSBEVOEGDHEID

Artikel 20

  • 1. Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door hen of hem aan te wij zen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.

  • 2. Het afdelingshoofd adviseert via het MT aan het college over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.

  • 3. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

  • 4. Burgemeester en wethouders verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan nededeling aan de raad.

HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN

Artikel 21

Deze verordening kan worden aangehaald als de "Organisatieverordening gemeente Doesburg”.

Artikel 22

  • 1. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders (die daarover overleg voeren met de raadscommissie voor Bestuurs- en Organisatiezaken).

  • 2. De instructie voor de gemeentesecretaris vastgesteld d.d. 28 juli 1933 wordt ingetrokken.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1996.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Doesburg in zijn openbare vergadering van 21 december 1995.
De secretaris, De voorzitter,