Verordening op de commissie cultuurhistorie Doetinchem 2011

1. Het college stelt een commissie in en benoemt de leden.

2. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid van een tweede termijn van drie jaar. Die termijn gaat in nadat het college akkoord is gegaan met de verlenging.

3. Om te voorkomen dat de zittingstermijn van de leden van de oorspronkelijke commissie gelijktijdig afloopt en daarmee alle ervaring tegelijk vertrekt, wordt bij de installatie van de leden van de oorspronkelijke commissie afgeweken van het bepaalde in lid 2. De zittingstermijn van de leden van de oorspronkelijke commissie bedraagt twee en een half, drie, drie en een half en vier jaar.

4. Indien door overlijden, ziekte of anderszins een lid de zittingstermijn niet vol kan maken en er daardoor een situatie ontstaat waarin teveel leden tegelijk de commissie verlaten, kan in afwijking van het bepaalde in lid 2 de zittingstermijn met maximaal twee keer een half jaar worden verlengd.

5. Het bepaalde in lid 2, lid 3 en lid 4 is niet van toepassing voor de leden van de buitenring. Deze worden benoemd door het college na aanwijzing van één of meer betrokken lokale verenigingen.

1. De commissie adviseert gevraagd en ongevraagd over de toepassing van de wet, de verordening en het gemeentelijk beleid ten aanzien van cultuurhistorie en monumenten voor zover deze taken niet worden waargenomen door een monumentdeskundige binnen de commissie welstand en monumenten.

2. De commissie is onafhankelijk en onpartijdig en brengt adviezen uit die zijn gebaseerd op vakinhoudelijke expertise en waarmee het behoud en de ontwikkeling van cultureel erfgoed als hoogste doel wordt nagestreefd.

3. De leden van de commissie spannen zich in om zoveel mogelijk op de hoogte te zijn van actueel gemeentelijk, regionaal en landelijk beleid ten aanzien van de cultuurhistorie en ruimtelijke ontwikkelingen zodat de adviezen eigentijds zijn.

4. Bij aanwijzing van een zaak of terrein tot gemeentelijk of rijksmonument is het college gehouden advies in te winnen bij de commissie.

5. De commissie brengt advies uit over de wijze van prioritering van aangevraagde subsidies en over de omvang van het te besteden budget voor subsidiëring van de kosten van het in stand houden van monumenten. Hetzelfde geldt voor de laagrentende leningen die in het kader van een stimuleringsregeling door de gemeente verstrekt worden. Ook hiervoor geldt dat deze taak kan worden overgenomen door de commissie welstand en monumenten.

1. De commissie bestaat in principe uit een voorzitter, secretaris, drie vakspecialisten (binnenring) en enkele lokale specialisten (buitenring), waaronder vertegenwoordigers van de historische gemeentelijke verenigingen. Incidenteel kan extra kennis ingezet worden, afhankelijk van de benodigde expertise.

2. De leden van de binnenring worden door het college benoemd op grond van hun kennis en ervaring op het gebied van één van de deeldisciplines van het cultureel erfgoed, te weten archeologisch erfgoed, historisch (steden)bouwkundig erfgoed en historisch landschappelijk erfgoed. Van de voorzitter en de secretaris wordt niet verwacht dat zij uitgebreide specialistische kennis hebben, maar zij worden wel geacht over globale kennis te beschikken op minimaal één van de genoemde terreinen. Ook wordt van hen verwacht dat zij goed op de hoogte zijn van wetgeving en beleid aangaande de cultuurhistorie.

3. De leden van de buitenring worden benoemd op voordracht van de cultuurhistorische verenigingen die zij vertegenwoordigen. Er wordt verwacht dat deze leden met name beschikken over lokale en eventueel ook regionale kennis op eerder genoemde vlakken.

4. Een lid van de commissie mag geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de raad of het college. Een lid van de commissie moet volkomen onafhankelijk zijn en de schijn van mogelijke afhankelijkheid en partijdigheid voorkomen.

5. Het bepaalde in lid 4, eerste zin, geldt niet voor de secretaris. Van de secretaris wordt verwacht dat deze zo veel mogelijk objectief is tijdens vergaderingen van de commissie.

6. Een lid van de commissie dat werkzaamheden verricht of heeft verricht waardoor zijn onafhankelijkheid en of onpartijdigheid in het geding zou kunnen komen, neemt geen deel aan de vergaderingen van de commissie voor zover de commissie advies uitbrengt dat één of meer raakvlakken heeft met die werkzaamheden.

1. De voorzitter en zijn/haar plaatsvervanger worden door het college benoemd op grond van globale kennis over cultuurhistorie en cultuurhistorisch erfgoed en gedegen kennis wat betreft de in artikel 4, lid 2 genoemde wet- en regelgeving en beleid. Van de voorzitter wordt ook verwacht dat hij/zij leidinggevende capaciteiten heeft en een bruggenbouwer is.

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering;

• b.

  het bevorderen van goede relaties binnen de vergadering en daarbuiten, tussen commissieleden en ambtenaren, burgers en andere partijen;

• c.

  het in overleg met de secretaris bepalen van de agenda;

• d.

  het doen naleven van deze verordening;

• e.

  hetgeen deze verordening hem/haar verder opdraagt.

1. Ter ondersteuning van de commissie fungeert een ambtenaar als secretaris. Het college beslist welke ambtenaar deze functie vervult. Als het ambtelijk apparaat niet kan voorzien in een ambtenaar met voldoende kennis als geschetst in artikel 4, dan kan het college tijdelijk een externe kracht benoemen tot secretaris en moet in de tussentijd naar een definitieve invulling van de vacature worden gezocht.

2. De secretaris is iedere vergadering aanwezig.

3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door het college aangewezen persoon.

4. De secretaris bereidt de vergaderingen voor, zoekt alle benodigde informatie bij elkaar, maakt verslag van de vergaderingen en legt adviezen en uitspraken van de commissie vast op papier. De secretaris zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig alle informatie hebben, voor en na de vergaderingen en onderhoudt de contacten tussen commissie en burgers en tussen commissie en het ambtenarenapparaat.

1. Een commissielid houdt op lid te zijn van de commissie indien hij/zij niet meer voldoet aan de in artikel 4 gestelde eisen of als zijn of haar zittingstermijn is verlopen.

2. Het college kan een lid ontslaan als deze onvoldoende kennis blijkt te beschikken over het hem/haar toegeschreven terrein, als het lid geen, weinig of nauwelijks constructieve inbreng heeft binnen de vergadering van de commissie en wegens onoorbaar gedrag.

3. Leden en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

4. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist het college zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van het bepaalde in artikelen 4 en 5.

1. Het college verplicht zich tot een adequate vergoeding voor de vakspecialisten (binnenring).

2. Het college verplicht zich tot de uitkering van presentiegeld aan de lokale specialisten (buitenring).

1. De commissie vergadert vier keer per jaar op - in de decembermaand van het daaraan voorafgaande jaar - vastgestelde vergaderdata. Over tussentijdse adviesverzoeken wordt voor zover mogelijk per e-mail advies uitgebracht. De voorzitter oordeelt in samenspraak met de secretaris of dergelijke vragen afgehandeld kunnen worden per e-mail.

2. Indien mocht blijken dat de in lid 1 genoemde vergaderfrequentie niet voldoende is om adequaat op alle vragen te kunnen reageren, wordt eerst overlegd met de beleidsadviseur cultuurhistorie en monumenten of er toereikend budget is om meer vergaderingen te organiseren. Mocht dat niet het geval zijn, dan moet aan het college worden voorgelegd of er meer budget kan worden vrijgemaakt voor een uitbreiding aan vergaderingen.

3. De voorzitter kan na overleg met de secretaris een dag en aanvangsuur bepalen en een vergaderplaats aanwijzen. Locatie en tijdstip moeten dusdanig zijn dat er sprake is van laagdrempeligheid voor burgers, ambtenaren en andere geïnteresseerden.

1. De secretaris zendt namens de voorzitter ten minste veertien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van stukken die op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur moeten worden geheim gehouden, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 11, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

1. Voordat de schriftelijke oproep voor een vergadering wordt verzonden, stelt de voorzitter de agenda van de vergadering voorlopig vast.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Wanneer de commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij om nadere inlichtingen of advies vragen. Dit signaal moet bij voorkeur ruim voorafgaand aan de vergadering worden gegeven om onnodig tijdverlies te voorkomen.

5. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. De commissie maakt via een schriftelijke notitie kenbaar aan het ambtenarenapparaat en aan de burgers op welke wijze stukken die betrekking hebben op de agenda aangeleverd moeten worden.

2. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in het stadhuis ter inzage gelegd. De secretaris maakt namens de voorzitter van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, als bedoeld in artikel 13. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en op de internetsite van de gemeente.

3. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het stadhuis gebracht.

4. Indien voor stukken op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding is opgelegd, verblijven deze stukken in afwijking van het eerste lid bij de secretaris. De secretaris verleent leden van de commissie inzage in stukken als bedoeld in de eerste zin.

1. Een vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan leden en belanghebbenden door aankondiging in Doetinchems Vizier en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:

• a.

  datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.

1. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de secretaris door ondertekening vastgesteld.

2. Van de leden van de binnenring wordt verwacht dat zij tijdens iedere vergadering aanwezig zijn. De aanwezigheid van de leden van de buitenring wordt in overleg tussen de voorzitter en de leden bepaald.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, (minimaal drie leden met stemrecht), bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van een nieuwe schriftelijke oproep is gelegen.

1. Na de opening van een vergadering kunnen aanwezige burgers gedurende in totaal maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit waartegen een bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 48 uur voor de aanvang van een vergadering aan de secretaris. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van deze volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

1. De ontwerpnotulen van een vergadering worden binnen een week na die vergadering aan de leden toegezonden. Na verwerking van de reacties van de commissieleden en na goedkeuring door de voorzitter stuurt de secretaris de ontwerpnotulen aan de personen die het woord gevoerd hebben. Indien nodig volgen daarna nog laatste aanpassingen.

2. Bij het begin van een vergadering worden, zo mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De notulen bevatten in ieder geval:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris, de ter vergadering aanwezige leden en overige aanwezige sprekers. Afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met daarbij vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;

• d.

  een samenvatting van het advies aan het college;

• e.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van de personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 22 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

4. De secretaris stelt de notulen op.

5. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. Na de schorsing worden de beraadslagingen hervat.

2. Als de beraadslaging niet tot een unaniem standpunt van de commissie leidt, dan wordt er een stemming gehouden. De stemming mag uitsluitend plaats hebben als er een oneven aantal leden van de binnenring aanwezig is en als dat aantal de meerderheid van de commissie betreft.

3. De vakspecialisten (binnenring) hebben stemrecht.

4. De lokale specialisten (buitenring) hebben geen stemrecht.

5. De voorzitter en de secretaris hebben geen stemrecht.

6. De commissie besluit bij absolute meerderheid van stemmen.

7. Bij staking van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

1. De commissie kan bepalen dat anderen dan leden van de commissie mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een ander lid van de commissie genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

3. Personen die in aanmerking kunnen komen voor deelname aan de beraadslaging zijn de beleidsambtenaar cultuurhistorie en monumenten, beleidsadviseurs overige terreinen zoals stedenbouw en landschap, vakspecialisten op het gebied van de cultuurhistorie of ruimtelijke inrichting en direct betrokkenen zoals eigenaren.

4. Personen met andere dan zuiver inhoudelijke inbreng zijn uitgesloten van deelname aan de beraadslaging.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

2. Indien de commissie een advies aan het college uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

3. Adviezen worden schriftelijk uitgewerkt door de secretaris en na instemming van de commissieleden ondertekend door de voorzitter.

4. Adviezen worden zo spoedig mogelijk doch uiterlijk twee weken na de vergadering toegezonden aan de beleidsadviseur cultuurhistorie en monumenten en aan directbetrokkenen.

1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

2. De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage bij de secretaris.

3. Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze notulen. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

4. Voor de afloop van een besloten vergadering beslist de commissie of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders en vertegenwoordigers van de pers die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij/zij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot vergaderingen ontzeggen.