Gemeenschappelijke Regeling Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

• 1.

  ALGEMENE BEPALINGEN

  Artikel 1

  In deze Gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    de regeling: gemeenschappelijke regeling “Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers 2011”;

  • b.

    het Erfgoedcentrum: het openbaar lichaam “Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers” als bedoeld in artikel 2;

  • c.

    de deelnemers: aan de regeling deelnemende gemeenten;

  • d.

    Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland;

  • e.

    de directeur: de in artikel 32, eerste lid van de Archiefwet 1995 bedoelde archivaris die tevens de functie uitoefent van secretaris van de bestuursorganen van deze regeling.

  Artikel 2

  Er is een openbaar lichaam, genaamd “Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers” gevestigd te Doetinchem.

  Artikel 3

  Het Erfgoedcentrum heeft tot doel:

  • a.

    het overeenkomstig de Archiefwet 1995 beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden van de deelnemende en andere overheidslichamen;

  • b.

    het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale

  archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers en andere overheidslichamen als hiervoor genoemd onder a.;

  • c.

    het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord;

  • d.

    het binnen en in het verlengde van de onder a. tot en met c. omschreven doelstellingen,

  ontplooien van activiteiten die direct en aanwijsbaar de financieel-economische positie van het Erfgoedcentrum ten goede komen.

  Artikel 4

  Het Erfgoedcentrum kent de volgende bestuursorganen: een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

• 2.

  ALGEMEEN BESTUUR

  Artikel 5

  • 1.

    De leden en plaatsvervangende leden van het algemeen bestuur worden aangewezen door de gemeenteraden van de gemeenten die tot het aangaan van deze gemeenschappelijke regeling hebben besloten uit de gemeenteraden en colleges van burgemeester en wethouders.

  • 2.

    Iedere gemeenteraad als bedoeld in lid 1 wijst een lid en tevens een plaatsvervangend lid aan.

  • 3.

    De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een periode van vier jaren of

  zoveel korter of langer als nodig is ingeval de betreffende gemeente is betrokken bij een gemeentelijke herindeling als gevolg waarvan voor die gemeente een afwijkende datum is vastgesteld voor het houden van gemeenteraadsverkiezingen; zij treden af op het tijdstip waarop de regulier zittingsperiode van de gemeenteraden dan wel de als gevolg van herindeling afwijkende zittingsperiode afloopt.

  • 4.

    De gemeenteraden beslissen uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode over de in lid 3 genoemde aanwijzing.

  • 5.

    Indien tussentijds een zetel in het algemeen bestuur vacant komt, wijst de betreffende

    gemeenteraad volgens de hierboven omschreven procedure zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

  Artikel 6

  De secretarissen en griffiers van de deelnemers kunnen voor een vergadering van het algemeen bestuur uitgenodigd worden. Zij hebben daarin een raadgevende stem.

  Artikel 7

  Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast, waarbij zoveel mogelijk wordt aangesloten bij hetgeen de Gemeentewet bepaalt ten aanzien van vergaderingen van de gemeenteraad.

  Artikel 8

  • 1.

    Voor zover taken en bevoegdheden in deze regeling niet aan een ander persoon of orgaan

    worden toegekend, berusten deze bij het algemeen bestuur.

  • 2.

    Het algemeen bestuur heeft in ieder geval de volgende taken en bevoegdheden:

  • a.

    het benoemen van leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter;

  • b.

    het vaststellen van de begroting en jaarrekening;

  • c.

    het vaststellen van verordeningen in het kader van het aan het bestuur van de regeling opgedragen archieftaak, inclusief de bevoegdheid om een verordening vast te stellen als bedoeld in artikel 229 van de Gemeentewet.

  • 3.

    Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot:

  • a.

    het beheer van de archiefbewaarplaats;

  • b.

    het beheer van de naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • c.

    het toezicht op het beheer van de niet naar die archiefbewaarplaats overgebrachte

    archiefbescheiden.

  • 4.

    Onder het stellen van regels zijn mede begrepen die voor de vergoeding van kosten met

    betrekking tot de raadpleging van archiefbescheiden.

  • 5.

    Voor 1 juli van elk jaar stelt het algemeen bestuur op voorstel van de directeur een verslag over de werkzaamheden van de dienst in het daaraan voorafgaande kalenderjaar vast. Het verslag wordt vervolgens aan de deelnemende gemeenten, ter attentie van de gemeentelijke bestuursorganen, ter kennisname gezonden.

  Artikel 9

  Het algemeen bestuur kan commissies als bedoeld in artikel 25 Wet gemeenschappelijke regelingen instellen.

• 3.

  DAGELIJKS BESTUUR

  Artikel 10

  • 1.

    Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere leden, allen aangewezen door het algemeen bestuur en bij voorkeur afkomstig uit verschillende gemeenten. De voorzitter en één lid worden uit het algemeen bestuur aangewezen en één lid op voordracht van het bestuur van de Staring Stichting.

  • 2.

    Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men als lid van het

    algemeen bestuur ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur en het laatstgenoemde lid wanneer het algemeen bestuur daartoe op voordracht van het bestuur van de Staring Stichting besluit.

  • 3.

    Het bepaalde in lid 2, is niet van toepassing met betrekking tot de periodieke aftreding zoals

  omschreven in artikel 5, derde lid. In dat geval treden zij af op het tijdstip waarop hun opvolgers de aanwijzing bedoeld in het eerste lid van dit artikel hebben aangenomen.

  Artikel 11

  De secretarissen en griffiers van de deelnemers kunnen voor de vergadering van het dagelijks bestuur uitgenodigd worden. Zij hebben daarin een raadgevende stem.

  Artikel 12

  Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als hij daartoe heeft besloten, dan wel de voorzitter dit nodig oordeelt.

  Artikel 13

  • 1.

    Het dagelijks bestuur stelt in zijn eerste vergadering een reglement van orde vast, waarbij

    zoveel mogelijk wordt aangesloten bij hetgeen de Gemeentewet bepaalt ten aanzien van

    vergaderingen van burgemeester en wethouders.

  • 2.

    Het overeenkomstig het vorige lid vastgestelde reglement wordt in de eerstvolgende

    vergadering van het algemeen bestuur ter kennisneming meegedeeld.

  Artikel 14

  Onverminderd zijn bevoegdheden als bedoeld in artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen behoren tot de taken van het dagelijks bestuur mede:

  • 1.

    het beheer van de activa en passiva van het Erfgoedcentrum, inclusief het dragen van

    verantwoordelijkheid voor een goede en optimale bedrijfsvoering;

  • 2.

    de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt voor de controle op het geldelijk

    beheer en de boekhouding van het Erfgoedcentrum;

  • 3.

    het houden van een voortdurend toezicht op alles wat het Erfgoedcentrum aangaat;

  • 4.

    al hetgeen deze regeling voor het overige aan het dagelijks bestuur opdraagt dan wel door het dagelijks bestuur wenselijk wordt geoordeeld in het kader van een goede en optimale bedrijfsvoering.

  Artikel 15

  Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast ten aanzien van de archiefbescheiden van het Erfgoedcentrum met betrekking tot de zorg, de bewaring en het beheer der bescheiden, evenals die over het toezicht op het beheer daarvan. Daarbij baseert het dagelijks bestuur zich waar mogelijk op ter zake geldende voorschriften zoals deze voor de gemeente Doetinchem zijn of nader zullen worden vastgesteld.

• 4.

  DE VOORZITTER

  Artikel 16

  • 1.

    De voorzitter van het Erfgoedcentrum is voorzitter van het algemeen en het dagelijks bestuur.

  • 2.

    De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen; het algemeen bestuur regelt tevens zijn vervanging.

  Artikel 17

  • 1.

    De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van de bestuursorganen.

  • 2.

    De voorzitter ondertekent de stukken die van de bestuursorganen uitgaan.

  • 3.

    De voorzitter vertegenwoordigt het Erfgoedcentrum in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

  • 4.

    Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een van de deelnemers, die partij is in een

  geding waarbij het Erfgoedcentrum betrokken is, wordt het Erfgoedcentrum door zijn vervanger vertegenwoordigd.

• 5.

  INLICHTINGEN EN VERANTWOORDING

  Artikel 18

  • 1.

    De leden van het dagelijks bestuur zijn, gezamenlijk en ieder afzonderlijk, aan het algemeen

    bestuur verantwoording schuldig voor het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

  • 2.

    Zij geven, gezamenlijk of ieder afzonderlijk, uit eigen beweging dan wel op verzoek van het

    algemeen bestuur of een of meer leden daarvan, aan het algemeen bestuur alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

  • 3.

    De aflegging van verantwoording als bedoeld in het eerste lid, evenals het na voorafgaand

    verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het tweede lid geschieden op de wijze zoals is aangegeven in het reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur.

  • 4.

    Een verzoek om inlichtingen te verschaffen en/of verantwoording af te leggen kan uitsluitend worden geweigerd indien dit in strijd zal zijn met belangen als bedoeld in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur.

  • 5.

    De leden 1 tot en met 4 zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de voorzitter.

  Artikel 19

  • 1.

    Het algemeen en het dagelijks bestuur geven aan de raden van de gemeenten uit eigen

    beweging of op verzoek van de raden of één of meer leden daarvan alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde beleid.

  • 2.

    Een lid van het algemeen bestuur verschaft de gemeenteraad die hem heeft aangewezen alle

    inlichtingen die door dat bestuursorgaan of één of meer leden daarvan worden verlangd.

  • 3.

    De leden van het algemeen bestuur zijn aan de gemeenteraden die hen hebben aangewezen

    verantwoording schuldig voor het door hen in dat bestuur gevoerde beleid.

  • 4.

    Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid evenals het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de wijze zoals die in het reglement van orde is bepaald.

  • 5.

    De verstrekking van inlichtingen kan door het orgaan c.q. degene die deze moet verschaffen

  uitsluitend worden geweigerd indien dit in strijd zal zijn met belangen als bedoeld in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur.

  Artikel 20

  De raden van de gemeenten zijn bevoegd de door hen in het algemeen bestuur benoemde leden tussentijds ontslag te verlenen indien zij het vertrouwen van de raad niet meer bezitten.

• 6.

  DE DIRECTEUR, PERSONEEL EN INRICHTING

  Artikel 21

  • 1.

    De directeur van het Erfgoedcentrum is secretaris van de bestuursorganen en heeft in hun

    vergaderingen een raadgevende stem.

  • 2.

    De directeur wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen op de door het dagelijks bestuur te bepalen wijze.

  Artikel 22

  • 1.

    De directeur is belast met de uitvoering van de in artikel 3 genoemde doelstelling en de

    schriftelijke vormgeving van de uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en tevens met de voorbereiding van de betrokken vergaderingen.

  • 2.

    De directeur medeondertekent alle stukken die van het algemeen bestuur of van het dagelijks bestuur uitgaan.

  • 3.

    Onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur vindt het beheer van de activa en passiva van het Erfgoedcentrum plaats door de directeur. Hij legt daarover jaarlijks voor 1 april

    verantwoording af aan het dagelijks bestuur.

  Artikel 23

  • 1.

    Het in dienst nemen, schorsen en ontslaan van het overige personeel geschiedt op voorstel van de directeur.

  • 2.

    Lid 1 vindt overeenkomstige toepassing ten aanzien van medewerkers die op een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht in dienst zijn van het Erfgoedcentrum.

  Artikel 24

  De instructie voor de directeur en de regelingen voor het beheer van de archiefbewaarplaats van de deelnemers, de naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en de regeling voor het toezicht op het beheer van de niet naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden op voorstel van het dagelijks bestuur vastgesteld door het algemeen bestuur.

  Artikel 25

  • 1.

    De directeur stelt jaarlijks een werkplan voor hem en zijn medewerkers op. Dit werkplan wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld.

  • 2.

    Na vaststelling van dit werkplan wordt het ter kennis gebracht van het algemeen bestuur en de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.”

• 7.

  FINANCIËN

  Artikel 26

  • 1.

    Als grondslag voor het financiële beheer van het Erfgoedcentrum geldt een jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, telkens voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor zij geldt, evenals een vast te stellen rekening, telkens voor 1 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. Deze begroting is mede gebaseerd op het ontvangen van bijdragen van de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, waar het gaat om toe te rekenen kosten voortvloeiend uit de op grond van deze regeling uitoefening van de taken als genoemd in artikel 3 van deze regeling, en daarnaast op het ontvangen van subsidies van andere gemeenten waar het gaat om toe te rekenen kosten voortvloeiend uit de uitoefening van de taken als genoemd in artikel 3 sub c van deze regeling.

  • 2.

    Alvorens tot vaststelling c.q. voorlopige vaststelling van de begroting, een wijziging van die

  begroting of rekening wordt besloten krijgen de gemeenteraden tien (10) weken de gelegenheid eventuele zienswijzen over bedoelde (concept) stukken bij het algemeen bestuur kenbaar te maken, conform de procedure in artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

  3.Bij de aanbieding van de rekening wordt tevens een accountantscontrole-rapport evenals een jaarverslag gevoegd.

  Artikel 27

  • 1.

    In de netto kosten van het Erfgoedcentrum wordt door de deelnemers bijgedragen. De raming en de definitieve vaststelling van de gemeentelijke bijdragen voor een jaar vinden plaats naar rato van het aantal inwoners volgens de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari van het daaraan voorafgaande jaar.

  • 2.

    Het algemeen bestuur bepaalt jaarlijks het bij voorschot verschuldigde aandeel van de deelnemers. Het voorschot wordt vastgesteld op basis van het aantal inwoners van de deelnemers per 1 januari van het voorgaande jaar. De bijdrage moet voor 1 februari van het betreffende jaar worden betaald.

  • 3.

    Uiterlijk binnen drie weken na de besluitvorming door Gedeputeerde Staten over de begroting en de rekening doet het dagelijks bestuur daarvan mededeling aan de deelnemers.

  • 4.

    Verrekening vindt voor zoveel nodig plaats binnen twee maanden na verzending van de in het vorig lid bedoelde mededeling.

  • 5.

    De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat het openbaar lichaam te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

  • 6.

    Indien aan het algemeen bestuur van het openbaar lichaam blijkt dat een deelnemer weigert

  deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het algemeen bestuur onverwijld het verzoek over te gaan tot toepassing van artikel 194 lid 1 Gemeentewet.

  Artikel 28

  • 1.

    Het bepaalde in artikel 35, eerste en derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen is

    niet van toepassing op af- en overschrijvingen op de posten van de begroting, evenals op

    andere ontwerpwijzigingen voor zover daaruit geen verhoging van de deelnemersbijdragen voortvloeit.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur biedt een voorstel tot af- en overschrijvingen of tot een andere wijziging bedoeld in het eerste lid uiterlijk drie weken voor de voorgenomen datum van vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

  • 3.

    Een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt direct na vaststelling aan de deelnemers

    gezonden.

  Artikel 29

  Het algemeen bestuur kan met inachtneming van de artikelen 21, 24 en 25 van de Wet gemeenschappelijke regelingen voor de leden van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en in te stellen commissies, een regeling voor een onkostenvergoeding respectievelijk voor het bijwonen van vergaderingen vaststellen.

• 8.

  TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING

  Artikel 30

  • 1.

    De toetreding van bestuursorganen van andere gemeenten of andere gemeenschappelijke

    regelingen is mogelijk. Aan een dergelijke toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden.

  • 2.

    Toetreding van bestuursorganen van andere gemeenten of gemeenschappelijke regelingen

    geschiedt, na advies van het algemeen bestuur, bij besluit van de bestuursorganen van de

    deelnemende gemeenten.

  • 3.

    Als gemeenschappelijke regelingen, als hiervoor bedoeld, toetreden, worden onder gemeenten c.q. gemeenteraden en de colleges van burgemeester en wethouders zoals vermeld in deze gemeenschappelijke regeling tevens verstaan de bevoegde bestuursorganen van de

    toetredende openbare lichamen.

  Artikel 31

  • 1.

    Elk der deelnemers kan uit de gemeenschappelijke regeling treden met ingang van een

    begrotingsjaar, mits de opzeggende deelnemer het besluit daartoe tenminste 1 jaar voordien ter kennis heeft gebracht van de overige deelnemers.

  • 2.

    Ingeval van uittreding als bedoeld in het vorig lid, stelt het algemeen bestuur, in overleg met de gemeenteraden tenminste twee maanden voor het tijdstip van uittreding, een regeling vast ten aanzien van de financiële gevolgen van uittreding.

  • 3.

    De uittredingsregeling omvat de vergoeding van de kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van de uittreding.

  • 4.

    De uittreding komt eerst tot stand, nadat de deelnemers aan de verplichtingen, voortvloeiende uit de in lid 2 en 3 bedoelde regeling hebben voldaan.

  Artikel 32

  • 1.

    Een wijziging van de regeling, anders dan in geval van uittreding en/of toetreding en de

    opheffing daarvan kan slechts geschieden, na advies van het algemeen bestuur, bij besluit van de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.

  • 2.

    De deelnemers verbinden zich in geval van opheffing van het openbaar lichaam een

    liquidatieplan op te stellen dat voorziet in de verplichting van de deelnemers alle rechten en verplichtingen van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

9.SLOTBEPALING

Artikel 33

• 1.

  De regeling treedt in werking met ingang van (datum ).

• 2.

  Bekendmaking en registratie van de regeling vindt plaats onmiddellijk nadat van alle

  deelnemende gemeentebesturen bericht is ontvangen inzake besluitvorming tot deelname aan deze regeling.

• 3.

  De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

• 4.

  De regeling kan worden aangehaald als “Regeling Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

  2011”.

• 5.

  Het dagelijks bestuur is belast met de bekendmaking van de regeling.

• 6.

  Het gemeentebestuur van Doetinchem is belast met het zenden van de regeling aan het college van Gedeputeerde Staten.

Vastgesteld 01 – 07 - 2011 in werking treding 01-07-2011

Vastgesteld 1e wijziging 27 – 03 - 2013 in werking treding 01-10-2012

Vastgesteld 2e wijziging 27 – 06 - 2013 in werking treding 01-07-2013

Vastgesteld 3e wijziging 14 – 12 - 2016 in werking treding 01-01-2017