Algemene Subsidieverordening Dongeradeel 2013

Ondertekening

TOELICHTING

ALGEMENE TOELICHTING

De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) kent in titel 4.2 een uitgebreide regeling voor subsidieverstrekking door bestuursorganen. Deze biedt gemeenten veel vrijheid bij de invulling van hun lokale subsidiebeleid. Omdat er bij gemeenten toch behoefte bleek aan enige houvast heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een model voor een nieuwe Algemene Subsidieverordening (hierna: ASV) ontworpen.

Bij de ontwikkeling van de modelverordening is nadrukkelijk gekeken naar deregulerings-mogelijkheden binnen het subsidieproces. Voor de vermindering van de administratieve en bestuurlijke lasten is op rijksniveau een kader ontwikkeld door het ministerie van Financiën. De VNG heeft in dit kader aanknopingspunten gevonden om te verwerken in het opstellen van de modelverordening

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• c.

  subsidie:

  Artikel 4:21, lid 1 Awb verstaat onder subsidie: “de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.”.

• d.

  eenmalig subsidie

  Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Bijvoorbeeld een subsidies voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, die afhankelijk is van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.

  Een bijzondere vorm van eenmalige subsidies betreft de waarderingssubsidies. Dat zijn eenmalige subsidies, waarmee het gemeentebestuur de waardering voor de activiteiten van de subsidieontvanger wil uitdrukken. Het weigeren van een dergelijk subsidie bekent, dat het gemeentebestuur een negatief oordeel heeft over de specifieke activiteit als zodanig. Over de activiteiten van de subsidieaanvrager in het algemeen zegt de specifieke weigering niets. Dit verschil moet duidelijk in de beschikking terugkomen.

  Waarderingssubsidies mogen naar eigen wens van de ontvanger worden besteed en kunnen dus zowel worden gestoken in de reguliere activiteiten van de ontvanger als in extra activiteiten. Hiermee wordt nog steeds recht gedaan aan de reden, dat subsidies worden verstrekt: het bevorderen van bepaalde voor de gemeente, dan wel haar ingezetenen positieve doelen. De besteding van een waarderingssubsidie staat ter vrije keuze van de ontvanger. Daar uit volgt, dat voor de besteding ervan geen verantwoording nodig is en dat de verlening en de vaststelling van het subsidie in één beschikking wordt afgegeven. Hiermee worden onnodige administratieve en bestuurlijke procedures voorkomen. Overigens kunnen wel achtereen-volgens meerdere “eenmalige” waarderingssubsidies worden verstrekt.

• e.

  jaarlijks subsidie

  Een jaarlijks subsidie wordt bij voorkeur voor meerdere jaren wordt verleend en heeft veelal betrekking op de voortdurende activiteiten van een instelling. In de Model-ASV is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste vier jaren worden verstrekt.

  Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijks subsidie te verstrekken. Voor de periode van 4 jaar is gekozen, omdat deze termijn én aansluit bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én het een goede termijn lijkt om te bezien of eerder vastgestelde beleidsdoelen nog gelden en, zo ja, of die met de verstrekte subsidies worden gediend.

  Als het subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen. In deze verordening is er bewust niet voor gekozen het regime van afdeling 4.2.8 van de Awb in zijn geheel van toepassing te verklaren op de jaarlijkse subsidie. Afdeling 4.2.8 biedt een regeling voor subsidies waarbij het bestuursorgaan financieel en beleidsmatig sterk betrokken is, hetgeen zeker niet bij iedere door gemeenten verstrekte jaarlijkse subsidie het geval is.

  Bovendien kunnen bij jaarlijkse subsidies in de subsidiebeschikking zeer goed afspraken op dit punt worden vastgelegd. Juist bij jaarlijkse subsidies is de aard en grootte van de instelling en de hoogte van het subsidie bepalend voor de omvang van aanvullende afspraken.

• f.

  subsidieplafond

  Artikel 4:22 Awb verstaat onder subsidieplafond het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift.

Artikel 2 Reikwijdte verordening

In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt. Uit een oogpunt van overzichtelijkheid is er voor gekozen om de beleidsterreinen in te delen naar de gemeentelijke programmabegroting. Er is een uitzondering gemaakt voor de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, omdat deze verordening een eigen subsidieregime kent.

Niettemin blijft het uitgangspunt om zo veel mogelijk op te nemen in deze algemene verordening. Zowel burger als bestuur zijn zo in staat om zonder zich teveel in onderliggende zaken als beleidsregels en raadsbesluiten te verdiepen, na te gaan of en onder welke voorwaarden subsidieverstrekking mogelijk is.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is het niet te vermijden, dat onderdelen worden uitgewerkt in door burgemeester en wethouders vast te stellen nadere regels in de zin van artikel 156, lid 1 van de gemeentewet. Voor de inhoud van die nadere regels geeft de algemene subsidieverordening de respectieve kaders aan. Ook die systematiek draagt bij aan het beperken van de administratieve lasten in het subsidieproces.

Artikel 3 Algemene bevoegdheden college

Het artikel regelt in algemene zin de bevoegdheden van burgemeester en wethouders. Waar het gaat om de meer specifieke collegebevoegdheden, is dat bij het betreffende artikel opgenomen.

Het eerste lid noemt expliciet “besluiten over het verstrekken van subsidies” om aan te geven, dat de collegebevoegdheid zich uitstrekt over het gehele subsidieproces, dus ook over zaken als bevoorschotting, lagere subsidievaststelling, terugvordering en dergelijke.

Het college neemt daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht.

Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen.

Het gaat hier om het zogenaamde begrotingsvoorbehoud. Artikel 4:34 Awb bevat regels over de toepassing ervan.

Het begrotingsvoorbehoud wil het probleem oplossen, dat het soms onvermijdelijk is om subsidies te verlenen ten laste van een nog niet vastgestelde of goedgekeurde gemeentebegroting.

Als het college er gebruik van maakt, dan is het in de eerste plaats nodig om die bevoegdheid met name te noemen in de verleningsbeschikking in de vorm van een opschortende of van een ontbindende subsidievoorwaarde.

Bij een opschortende voorwaarde krijgt de subsidieverlening pas werking als de gemeente-begroting is vastgesteld of goedgekeurd. Het gebruik maken van een opschortende voorwaarde is praktisch als er vooruitlopend op de vaststelling of goedkeuring van de gemeentebegroting, geen bevoorschotting plaats vindt.

Zijn er, voorafgaand aan de vaststelling of goedkeuring van de gemeentebegroting, al wel voorschotten verleend dan ligt een ontbindende voorwaarde voor de hand.

In de situatie, dat de gemeentebegroting niet of met een ontoereikend subsidiebudget is vastgesteld c.q. goedgekeurd treedt de voorwaarde in werking en kan het college terugkomen op de subsidieverlening.

Wel moet in dat geval het college binnen 4 weken na de datum van besluit tot vaststelling of goedkeuring van de gemeentebegroting de subsidieontvanger er schriftelijk van op de hoogte stellen, dat de voorwaarde, die in de verleningsbeschikking was opgenomen, nu rechtskracht heeft gekregen. Laat het college deze melding na, dan bepaalt lid 3 van artikel 4:34 Awb, dat het begrotingsvoorbehoud van rechtswege is vervallen.

De beschikking om subsidie te verlenen vervalt niet; daar is een aparte intrekkingsbeschikking wegens veranderde omstandigheden voor nodig. Het moment dat de intrekking van kracht wordt hangt af van de historie van de subsidieverlening.

Werd de activiteit in het voorafgaande begrotingsjaar ook gesubsidieerd dan is intrekking alleen mogelijk met inachtneming van “een redelijke termijn” ; in andere gevallen is intrekking met onmiddellijke werking of met terugwerkende kracht mogelijk (art. 4:48, lid 1. onder e. Awb). Het begrotingsvoorbehoud geldt overigens alleen ten opzichte van de begroting; niet voor latere wijzigingen daarvan.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 Awb en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 Awb.

Artikel 4 Subsidieaanvrager

Er is voor gekozen dat subsidies vanaf € 5.001 alleen aangevraagd kunnen worden door rechtspersonen omdat de verantwoording van die subsidies een wat stringenter regime kent dan de boekhouding van natuurlijke personen. Door middel van de nadere regels uit lid 2 kan het college van dit uitgangspunt afwijken.

Artikel 5 Subsidieplafond

In de Awb zijn in de artikel 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een subsidieplafond gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 5 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. Voor het instellen van een subsidieplafond is wel een apart besluit noodzakelijk. Bij het vaststellingsbesluit wordt ook de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekendgemaakt.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt met ingang van de periode waarop deze betrekking heeft. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering enkel kunnen worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Dit vloeit voort uit de imperatieve tekst uit artikel 4:25, lid 2 van de Awb.

Indien het voor subsidie beschikbare bedrag in de gemeentebegroting is opgenomen, zonder dat de bedragen als subsidieplafonds zijn gepubliceerd, kan het college de verplichte weigeringsgrond volgens artikel 4:25, lid 2 Awb niet hanteren. Formeel gezien is er namelijk niet sprake van een subsidieplafond. De weigeringsbeschikking zal dan op een andere motivering moeten zijn gebaseerd.

Het derde lid voorziet in nadere regels over de wijze van verdeling van de beschikbare middelen. In de praktijk zijn de verdeelregels gebaseerd op:

• -

  het principe van wie het eerst komt het eerst maalt:

  Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Wanneer de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de datum waarop de aanvraag is aangevuld.

• -

  het tendersysteem:

  Het rangschikken van de te honoreren aanvragen op een prioriteitenlijst. De volgorde op die lijst wordt in aflopend gewicht bepaald door bijvoorbeeld toetsingscriteria of bijvoorbeeld door het voldoen aan beleidsdoelen. De toetsingscriteria en de beleidsdoelen moeten wel vastgelegd zijn in de nadere regels.

• -

  een verdeling naar rato:

  Het subsidieplafond wordt uitgedrukt in een percentage van alle te honoreren subsidiebedragen. Vervolgens wordt het subsidie berekend met toepassing van dit verdeelpercentage.

Artikel 6 Bij aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Als de gemeente het aanvraagformulier ook digitaal beschikbaar heeft gesteld voldoet een digitale aanvraag ook aan de eis, dat een aanvraag schriftelijk moet worden ingediend.

Het tweede lid onder d. sluit met betrekking tot de stand van de egalisatiereserve aan op artikel 4:72 Awb, dat geschreven is voor per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen (afdeling 4.2.8 Awb).

Het college kan volgens het vijfde lid nadere regels te stellen ten aanzien van de door de aanvrager over te leggen gegevens. Het college kan op die manier de verstrekking van gegevens per beleidsterrein regelen. Daarbij is het uitgangspunt om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden.

Ten opzichte van waarderingssubsidies - eenmalige subsidies waar geen verantwoordings-eisen aan gesteld worden - kan bijvoorbeeld zonder bezwaar worden volstaan met het indienen van minder dan de standaard te overleggen gegevens.

Artikel 8 Beslistermijn

De Awb kent geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht. Indien deskundigen of een commissie moet worden geraadpleegd over de kwaliteit van de subsidieaanvragen, wordt deze beslistermijn tot tweeëntwintig weken verlengd. De beslistermijn is met 13 weken aan de ruime kant. Voor de beoordeling van complexe subsidieaanvragen heel redelijk; voor afhandeling van een eenvoudig besluit tot subsidievaststelling zeer ruim.

De keuze voor de termijn heeft echter verband met de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, die op 1 oktober 2009 in werking is getreden. Door deze wet lopen bestuursorganen die zich niet aan de termijnen houden het risico met een dwangsom te worden geconfronteerd. De wet bepaalt dat de overheid tijdig dient te beslissen op een aanvraag. Tijdig betekent: binnen de geldende termijn, dus binnen de termijn van artikel 8 ASV. Een beslissing moet zo nodig kunnen worden afgedwongen. Onder bepaalde voorwaarden kan de gemeente de beslistermijn verlengen.

Hiervan is sprake als:

• a.

  de gemeente de aanvrager verzoekt om de aanvraag aan te vullen door meer informatie te verschaffen;

• b.

  de gemeente wacht op informatie uit het buitenland;

• c.

  de aanvrager schriftelijk instemt met uitstel;

• d.

  de vertraging de schuld is van de aanvrager, bijvoorbeeld als hij steeds opnieuw vraagt om uitstel van aan te leveren gegevens of de dag voor de beslistermijn afloopt een dik pak met aanvullende gegevens opstuurt.

• e.

  de gemeente is door overmacht niet in staat is te beslissen. Er moeten dan wel abnormale en onvoorziene omstandigheden zijn, waarop de gemeente geen invloed heeft, zoals het volledig afbranden of onder water lopen van het gemeentehuis.

Uitgangspunt is, dat de gemeente de aanvrager direct meedeelt, dat de beslistermijn is opgeschort en dat er een termijn gesteld wordt, waarbinnen het college alsnog een beslissing zal nemen.

Bij complexe subsidieaanvragen, waarvan het zeker is dat deze meer tijd zullen vergen dan de standaardtermijn, ligt geven de nadere regels uit lid 1 de mogelijkheid om te bepalen hoe en onder welke voorwaarden het risico van een termijnoverschrijding kan worden beperkt.

Artikel 9 Weigeringsgronden

Ook in de Awb komen weigeringsgronden voor. Deze artikelen luiden:

Artikel 4:25 Algemene wet bestuursrecht:

• 1.

  Een subsidieplafond kan slechts bij of krachtens wettelijk voorschrift worden vastgesteld.

• 2.

  Een subsidie wordt geweigerd voor zover door verstrekking van de subsidie het subsidieplafond zou worden overschreden. 1 )

• 3.

  Indien niet tijdig, dan wel in bezwaar of beroep of ter uitvoering van een rechterlijke uitspraak omtrent verstrekking wordt beslist, geldt de verplichting van het tweede lid slechts voor zover zij ook gold op het tijdstip, waarop de beslissing in eerste aanleg werd genomen of had moeten worden genomen.

Artikel 4:35 Algemene wet bestuursrecht:

• 1.

  De subsidieverlening kan in ieder geval worden geweigerd indien een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat:

  • a.

    de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;

  • b.

    de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

  • c.

    de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

• 2.

  De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager:

  • a.

    in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid, of

  • b.

    failliet is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

De opsomming van de diverse situaties, waarin een aanvraag om subsidie kan worden geweigerd is bedoeld om de subsidieaanvrager een helder kader te bieden. Ook als de weigering een vervolg krijgt in bezwaar- en beroepsprocedures is deze transparantie gewenst.

1 ) De tekst van artikel 4:25 Awb, lid 2 is in deze toelichting gecursiveerd. De omstandigheid, dat door verstrekking van het subsidie het subsidieplafond zou worden overschreden is namelijk een verplichte weigeringsgrond.

Artikel 11 Wet Bibob

Het artikel verwijst naar artikel 3 van de Wet BIBOB, dat luidt als volgt:

• 1.

  Voor zover bestuursorganen bij of krachtens de wet daartoe de bevoegdheid hebben gekregen, kunnen zij weigeren een aangevraagde beschikking te geven dan wel een gegeven beschikking intrekken, indien ernstig gevaar bestaat dat de beschikking mede zal worden gebruikt om:

  • a.

    uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten, of

  • b.

    strafbare feiten te plegen.

• 2.

  Voor zover het ernstig gevaar als bedoeld in het eerste lid, aanhef en onderdeel a, betreft, wordt de mate van het gevaar vastgesteld op basis van:

  • a.

    feiten en omstandigheden die erop wijzen of redelijkerwijs doen vermoeden dat de betrokkene in relatie staat tot strafbare feiten als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a,

  • b.

    ingeval van vermoeden de ernst daarvan,

  • c.

    de aard van de relatie en

  • d.

    de grootte van de verkregen of te verkrijgen voordelen.

• 3.

  Voor zover het ernstig gevaar als bedoeld in het eerste lid, aanhef en onderdeel b, betreft, wordt de mate van het gevaar vastgesteld op basis van:

  • a.

    feiten en omstandigheden die erop wijzen of redelijkerwijs doen vermoeden dat de betrokkene in relatie staat tot strafbare feiten die zijn gepleegd bij activiteiten die overeenkomen of samenhangen met activiteiten waarvoor de beschikking wordt aangevraagd dan wel is gegeven,

  • b.

    ingeval van vermoeden de ernst daarvan,

  • c.

    de aard van de relatie en

  • d.

    het aantal van de gepleegde strafbare feiten.

• 4.

  De betrokkene staat in relatie tot strafbare feiten als bedoeld in het tweede en derde lid, indien:

  • a.

    hij deze strafbare feiten zelf heeft begaan,

  • b.

    hij direct of indirect leiding geeft dan wel heeft gegeven aan, zeggenschap heeft dan wel heeft gehad over of vermogen verschaft dan wel heeft verschaft aan een rechtspersoon in de zin van artikel 51 van het Wetboek van Strafrecht die deze strafbare feiten heeft begaan, of

  • c.

    een ander deze strafbare feiten heeft gepleegd en deze persoon direct of indirect leiding geeft dan wel heeft gegeven aan, zeggenschap heeft dan wel heeft gehad over, vermogen verschaft dan wel heeft verschaft aan betrokkene, of in een zakelijk samenwerkingsverband tot hem staat.

Het opnemen van de weigeringsgrond volgens artikel 3 van de wet Bibob voorkomt dat het college gehouden is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het college geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de natuurlijke of om de rechtspersoon van de aanvrager. De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de ministers van Veiligheid en Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het college heeft hier de bevoegdheid gekregen die goedkeuring te vragen. De bepaling strekt ertoe inzichtelijk te maken voor zowel bestuur als aanvrager van een subsidie in welke gevallen en voor welke (onderdelen van) beleidsdoelen een toetsing aan de Wet Bibob kan plaatsvinden.

Artikel 12 Verlening

In artikel 4:37 van de Awb staan de standaardverplichtingen vermeld die het college bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kan opleggen. Er kan maatwerk worden gevonden door een differentiatie te maken tussen verplichtingen die worden gesteld aan eenmalige en jaarlijkse subsidies.

Via lid 1 wordt het degene aan wie de subsidie is toegekend van meet af aan duidelijk aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Vaak zal bij kleinere subsidies het stellen van verplichtingen voor de subsidieontvanger niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien.

In gevallen dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zullen dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn. Een uitputtende opsomming in de verordening van alle mogelijke aan een subsidieontvanger op te leggen verplichtingen komt de overzichtelijkheid, noch de doelmatigheid van de verordening ten goede.

Bij de in het tweede lid te stellen verplichtingen kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het college voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 van de Awb.

Het is van belang voor de verantwoording dat op een heldere manier wordt aangegeven wat met de verlening van de subsidie wordt verlangd.

Artikel 13 Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen voorschotritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft dus geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het voorschotritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is overeenkomstig artikel 15 verplicht melding te maken van omstandigheden, die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. De subsidieverstrekker kan vervolgens, indien nodig, het voorschotritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Met de algemene formulering van dit artikel is de mogelijkheid open gelaten om, zonder dat daartoe wijziging van de verordening noodzakelijk is, recht te doen aan de wijziging van de voorschotregeling, die beslag heeft gekregen met de invoering van de vierde tranche Awb. Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats, zie artikel 4:87, lid 1 van de Awb.

Artikel 14 Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies vanaf € 50.000, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 15 Meldingsplicht

De meldingsplicht is een uitvloeisel van het vertrouwensbeginsel dat ten grondslag ligt aan de Model-ASV en dat zich onder andere uit in het niet-standaard verantwoording afleggen voor subsidies tot en met € 5.000, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht.

In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten.

Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Artikel 16a Verplichtingen voor de subsidieontvanger: algemeen

Lid 2 verwijst voor subsidies vanaf € 50.001 naar artikel 4:71 van de Awb. Op grond van dat artikel behoeft de subsidie-ontvanger de toestemming van (i.c.) het college voor:

• a.

  het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;

• b.

  het wijzigen van de statuten;

• c.

  het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden;

• d.

  het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;

• e.

  het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;

• f.

  het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidie-ontvanger zich verbindt tot zekerheidsstelling met inbegrip van zekerheidsstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;

• g.

  het vormen van fondsen en reserveringen;

• h.

  het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de subsidie-ontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties;

• i.

  het ontbinden van de rechtspersoon;

• j.

  het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling.

Burgemeester en wethouders beslissen binnen vier weken op de aanvraag om toestemming. Dit besluit kan éénmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Op het artikel is § 4.1.3.3 van Awb van toepassing. Dat betekent, dat de toestemming wordt geacht te zijn verleend als het college niet binnen 4 weken (of 8 bij verdaging) op de aanvraag heeft beslist.

Artikel 16b Verplichtingen voor de subsidieontvanger: Verklaring Omtrent het Gedrag

Ter bescherming van personen onder de 16 jaar regelt dit artikel het vereiste van een Verklaring Omtrent het Gedrag indien de wettelijke verplichting voor het bezit ervan nog niet bestaat. Ter beperking van de administratieve lasten is het VOG-vereiste uitgewerkt in een verplichting voor de subsidieontvanger. Via de nadere regels kunnen burgemeester en wethouders de categorieën van subsidieontvangers aanwijzen op wie het VOG-vereiste van toepassing is.

Artikel 17 Verantwoording subsidies tot en met € 5.000

Kenmerkend voor subsidies tot en met € 5.000 is dat deze op basis van vertrouwen worden verleend. Er wordt niet meer standaard om verantwoording gevraagd. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de ontvanger bij niet-nakoming van de verplichtingen. Een meer risicogeoriënteerde aanpak betekent ook een zekere risicoacceptatie. Belangrijk hierbij is dat incidenten niet gelijk tot een systeemaanpassing zouden moeten leiden. De verantwoordingsfocus bij kleine subsidies ligt op het leveren van de activiteit of dienst in plaats van op de kosten. Hierdoor kan het ook voorkomen, dat de werkelijke kosten uiteindelijk lager zijn dan het subsidiebedrag.

Verder wordt het bedrag in één termijn verstrekt en hoeft de subsidieontvanger geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard. Bij de beschikking uit het eerste lid, onderdeel a. worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

Bij de beschikking uit het eerste lid, onderdeel b. wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. Het subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor 13 weken na afloop van de activiteit, te reageren.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling is er juridisch meer mogelijkheid om op te treden indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken. Deze steekproef zal altijd binnen vijf jaar na de (ambtshalve) vaststelling worden verricht. Voor deze termijn is gekozen omdat conform artikel 4:49, lid 3 van de Awb na 5 jaar een subsidie-vaststelling niet meer kan worden gewijzigd of ingetrokken.

N.B.

Het gemeentelijke mandaatbesluit 2012 geeft de beleidsambtenaar de bevoegdheid om besluiten te nemen ten aanzien van subsidies tot € 5.000. Volgens artikel 3 van de mandaatregeling wordt onder het nemen van besluiten – onder meer - ook verstaan het uitreiken van ontvangstbevestigingen, het verdagen of uitstellen van beschikkingen, het verzoeken om nadere informatie, het voeren van correspondentie, het aan de beschikking verbinden van verplichtingen voor de subsidie-ontvanger, het bekendmaken van besluiten, het toezenden van besluiten aan instanties, waar de verplichting daartoe in wetgeving is opgenomen en het doen van alle voorbereidingshandelingen voor de totstandkoming van de beschikkingen.

Artikel 18 Verantwoording subsidies vanaf € 5.001 tot en met € 50.000

In dit artikel is bepaald op welke wijze de subsidieontvanger het verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 12, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt. Wanneer de activiteit niet zal plaatsvinden of niet heeft plaatsgevonden schrijft artikel 4:48 van de Awb intrekking of wijziging van de beschikking voor.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Ook hier kan het college bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hun verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt. Bij dit laatste kan worden gedacht aan de huurkosten van een gebouw. De verantwoorde besteding van de subsidie blijkt dan immers al uit het feit, dat het betreffende gebouw in gebruik is bij de subsidieontvanger.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Artikel 19 Verantwoording subsidies vanaf € 50.001

Bij subsidies vanaf € 50.001 wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Indien er wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn om ook de accountant te consulteren.

In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:

• 1.

  een getrouwheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 2.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 3.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een assurance-rapport bij het activiteitenverslag.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting is geregeld dat ook alternatieve verantwoordings-bewijzen kunnen worden gevraagd. Dat doet recht aan het uitgangspunt dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten staan tot de hoogte van het subsidiebedrag.

Artikel 20 Vaststelling

Uitgangspunt van de subsidieverordening is om geen hogere wetgeving te herhalen. Een nadeel daarvan is dat de werking van i.c. artikel 4:46 Awb niet in artikel 20 ASV zichtbaar wordt. Artikel 4:46 bepaalt, dat het bestuursorgaan het subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vaststelt. Behalve dit besluit - vaststelling op hetzelfde bedrag – is alleen een vaststellingsbesluit voor een lager bedrag dan de subsidieverlening mogelijk.

Een subsidie kan lager worden vastgesteld indien:

• a.

  de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden;

• b.

  de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

• c.

  de subsidie-ontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid, of

• d.

  de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidie-ontvanger dit wist of behoorde te weten.

Voor zover het subsidiebedrag afhankelijk is van de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, worden kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk kunnen worden beschouwd bij de vaststelling van de subsidie niet in aanmerking genomen.

Artikel 4:46 Awb biedt geen rechtsgrond voor subsidievaststelling op een hoger bedrag. Dat kan alleen als de subsidieontvanger een herzieningsverzoek ex artikel 4:6 Awb indient, waarin de subsidie-ontvanger nieuwe feiten of omstandigheden naar voren moet brengen.

Volgens de jurisprudentie mag het college zo’n herzieningsverzoek toewijzen na de afweging of de ASV zich er niet tegen verzet en als derden door een hogere subsidievaststelling niet in hun belangen worden getroffen en als het hoger uitvallen van het subsidiebedrag bij de subsidieverlening niet was te voorzien.

De aanvraag tot subsidievaststelling moet worden getoetst aan de inhoud van de verlengingsbeschikking. Er mogen dus achteraf geen eisen aan de activiteit worden gesteld, die niet in de verleningsbeschikking waren opgenomen. In de jurisprudentie is uitgemaakt, dat het gedeeltelijk uitvoeren van een activiteit niet automatisch recht geeft op een gedeeltelijk subsidie.

Als zich de situatie onder c. voordoet volgt subsidievaststelling voor het bedrag dat overeenkomt met de juiste gegevens.

Bij d. gaat het om vergissingen van het bestuursorgaan, die kenbaar moeten zijn voor de ontvanger. Lagere vaststelling als de fout voor de ontvanger niet kenbaar was is niet toegestaan. In zo’n situatie volgt het besluit om met inachtneming van een redelijke termijn het subsidie in de toekomst te beëindigen.

Volgens het derde lid kan het college in aanvulling op de subsidieverordening categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie het subsidie wordt vastgesteld, zonder dat hiervoor de subsidieontvanger een aanvraag moet indienen. Dat beperkt de administratieve lasten voor zowel de subsidieaanvrager als voor de subsidiegever.

Artikel 21 Te laat ingediende aanvraag vaststelling subsidie

In het eerste lid is geregeld dat als er binnen de daarvoor geldende termijn geen aanvraag of een incomplete aanvraag tot subsidievaststelling door het college is ontvangen, het college aan de subsidieontvanger een rappel stuurt om de aanvraag in te dienen dan wel compleet te maken.

Ingevolge het tweede lid kan het college de subsidie vaststellen op een bedrag van maximaal 95% van het bedrag dat zou zijn vastgesteld bij een tijdige dan wel complete indiening van de aanvraag.

In het derde lid wordt aangegeven dat aanvragen tot definitieve vaststelling die veel te laat worden ingediend – te weten meer dan acht weken na het verstrijken van de termijn uit het rappel – door het college buiten behandeling kunnen worden gesteld. Het college behoudt hierbij wel haar bevoegdheid om de aanvraag ambtshalve vast te stellen.

Artikel 22 Ambtshalve vaststelling

Dit artikel bepaalt dat het college de verleende subsidie ambtshalve kan vast stellen indien de termijn uit het rappel zoals bedoeld in artikel 21, lid 1 is verstreken.

Op grond van het tweede lid kan het college de subsidie lager vast stellen, te weten op maximaal 95% van het bedrag waarop de subsidie bij een tijdige indiening van de aanvraag zou zijn vastgesteld.