Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Dordrecht

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b. commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet;

c. adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris en griffier die de commissie van informatie voorzien;

d. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland;

e. griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

f. wethouder: lid van het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 35

Gemeentewet;

g. gemeentesecretaris: de op grond van artikel 102 Gemeentewet door het college benoemde

functionaris;

h. voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld onder b van dit artikel;

i. handreiking: Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van mei 2016.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in.

2. De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek.

3. De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel van de raad over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1. De commissie wordt samengesteld uit de leden van het presidium.

2. Bij langdurige ziekte of - afwezigheid van een commissielid wordt deze vervangen door het plaatsvervangend lid van het presidium.

3. De commissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. Bij diens afwezigheid treedt de plaatsvervangend voorzitter op als contactpersoon naar buiten.

5. De gemeenteraad benoemt de adviseurs van de commissie en kan zich door hen laten adviseren.

6. Een adviseur is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

1. De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de griffier en de gemeentesecretaris.

2. De griffier is secretaris van de commissie.

3. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

4. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

Artikel 5 Voorbereiding gesprek

1. Leden van de commissie, eventuele adviseurs en burgemeester krijgen de gelegenheid om het verslag van het vorige gesprek in te zien.

2. De leden van de commissie , de burgemeester en eventuele adviseurs krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

Artikel 6 Quorum

1. Met het oog op de gewenste afspiegeling van de raad vindt het gesprek alleen dan plaats wanneer ten minste de helft plus 1 van de leden van de commissie aanwezig zal zijn.

2. Bij te veel afmeldingen stelt de griffier alle betrokkenen daarvan per ommegaande in kennis; betrokkenen ontvangen vervolgens zo spoedig mogelijk een nieuwe uitnodiging.

Artikel 7 Het gesprek

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

3. De voorzitter leidt het gesprek, tenzij de commissie besluit zich te laten bijstaan door een externe gespreksleider.

4. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

5. Het gestelde in lid 4 is eveneens van toepassing op eventuele adviseurs, indien zij daartoe door de voorzitter worden uitgenodigd.

6. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

7. De gemeenteraad kan voor agendering van het gesprek het onder lid 6 gestelde specificeren.

Artikel 8 Verslaglegging

1. Het verslag wordt door de griffier in conceptvorm opgesteld. Het bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld (op hoofdlijnen) van het besprokene.

2. Het verslag dient door de voorzitter van de commissie en de burgemeester te worden ondertekend, waardoor het verslag wordt vastgesteld.

3. Een lid van de commissie kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan.

4. De burgemeester kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met een specifiek onderdeel van het verslag.

5. Een afschrift van het verslag met eventuele aantekening wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 9 Geheimhouding

De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Artikel 10 Archivering

De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

Artikel 11 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Dordrecht.