Verordening op de Auditcommissie gemeente Dordrecht

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

• 1.

  Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie, met een brede samenstelling

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de auditcommissie;

  • b.

    de raad: de gemeenteraad;

  • c.

    de adviescommissie: een commissie als bedoeld in artikel 82 lid 1 van de Gemeentewet, anders dan de auditcommissie zelf;

  • d.

    commissielid: een door de raad benoemd persoon, niet zijnde raadslid, die mede uitvoering geeft aan de taken van een adviescommissie;

  • e.

    fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en commissies gemeente Dordrecht;

  • f.

    de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad

  • g.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • h.

    de accountant: de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Dordrecht 2003 bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • i.

    de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

  • j.

    de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2 Doel

• 1.

  De commissie heeft als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid en de financiële aspecten die ermee samenhangen (Planning en Control-cyclus).

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

• 3.

  De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de verantwoording.

• 4.

  De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop de raad en de adviescommissie sturing geven en in relatie daarmee met de verantwoording door het college van haar activiteiten en prestaties.

• 5.

  De commissie bepaalt per raadsperiode vanuit welke rolopvatting wordt geacteerd, legt dat schriftelijk vast en communiceert daarover met de raad.

• 6.

  De commissie stelt zich tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van iedere raadsperiode.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2.

  Per raadsperiode benoemt de commissie onderwerpen en speerpunten die worden opgenomen in het werkprogramma van de commissie. De commissie stelt het werkprogramma vast en stuurt het ter informatie naar de raad.

• 3.

  De commissie is een aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie. De commissie bevordert de afstemming van de onderzoeken van de rekenkamer, het college, de accountant, het onderzoekcentrum Drechtsteden en van alle andere relevante onderzoeken.

• 4.

  De commissie adviseert de raad over onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur ex artikel 213a Gemeentewet en over de kwaliteit van rapportages aan de raad in het kader van de Planning en Control-cyclus en de daarbij behorende eventuele verbetermogelijkheden.

• 5.

  De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:

  • a.

    de aanwijzing alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

  • b.

    het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag;

  • c.

    het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder 5a bedoelde accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college;

• 6.

  De commissie is bevoegd aan de raad voorstellen uit te brengen over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen en deze te voorzien van een ontwerp van een door de raad te nemen besluit.

• 7.

  In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant.

• 8.

  de commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

Artikel 4 Accountant en Accountantscontrole

• 1.

  De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde taak wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    het adviseren over het controleprotocol;

  • b.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    het zijn van een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen.

  • d.

    Het zijn van een overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking;

  • g.

    het zijn van een afstemmingsoverleg over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers;

  • h.

    het adviseren aan de gemeenteraad naar aanleiding van de onder sub a tot en met g genoemde activiteiten.

• 3.

  De commissie kan aan de accountant en aan het college verzoeken aan haar opgave te verstrekken van alle door hem/haar uitgevoerde onderzoeken voor/ten behoeve van de gemeente Dordrecht of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Dordrecht deel uitmaakt.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming

• 1.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

  • a.

    De commissie bestaat uit raadsleden en/of commissieleden.

  • b.

    Per fractie kan één raadslid of commissielid benoemd worden in de commissie. Van de fractie die de voorzitter van de commissie levert kan een tweede raadslid of commissielid worden benoemd in de commissie.

  • c.

    Per fractie kan tevens een plaatsvervangend lid worden benoemd.

  • d.

    De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

  • e.

    Alleen raadsleden kunnen worden aangewezen tot voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.

• 2.

  De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het college, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant of de rekenkamer vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn.

• 3.

  De commissie kan besluiten in afwijking van hetgeen bepaald in de voorgaande leden twee voorzitters aan te wijzen (duo-voorzitterschap). De voorzitters leiden in dat geval beurtelings de vergaderingen. In vergaderingen waarin benoemde voorzitters niet de voorzittersrol vervullen, nemen zij als lid deel. Het eventuele extra benoemde lid van de desbetreffende fractie neemt in dat geval geen deel als lid Over de taken en de verantwoordelijkheden zoals genoemd in artikel 7, lid 2, 3 en 4 maken de voorzitters onderling nadere afspraken. Deze afspraken worden gedeeld met de leden van de commissie.

Artikel 6 Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de raadsperiode, bij ontslag als lid van de raad of bij ontslag als commissielid, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 2.

  De fractie kan verzoeken om vervanging van haar vertegenwoordiger in de commissie. De raad verleent het zittende lid ontslag en benoemt het nieuwe commissielid.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7 Taak voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    het voorbereiden van de agenda;

  • b.

    het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen;

  • d.

    het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • e.

    het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

• 3.

  De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie;

• 4.

  De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in de adviescommissie, in de raad alsmede extern

• 5.

  De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een secretaris/adviseur en een plaatsvervanger aan.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of indien tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, doch tenminste zes maal per jaar.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van de raad, het college en de directie.

• 5.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen of gedeelten daarvan wordt alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raadsleden en commissieleden.

Artikel 9 Besluitvorming

• 1.

  Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 2.

  De voorzitter heeft geen stemrecht.

• 3.

  De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 4.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 5.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden.

Artikel 10 openbaarheid en geheimhouding

• 1.

  De commissie vergadert in het openbaar;

• 2.

  De artikelen 19 en 21 tot en met 23, van de Gemeentewet zijn op de commissie van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd, worden alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raadsleden en commissieleden.

Artikel 11 Informeren en adviseren van de raad

• 1.

  De commissie informeert en adviseert de raad via de adviescommissie.

• 2.

  De commissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad.

• 3.

  Op verzoek van de adviescommissie geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de adviescommissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking in het Gemeenteblad onder intrekking van de Verordening op de Auditcommissie gemeente Dordrecht, laatstelijk gewijzigd op 10 mei 2016.

Artikel 13Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de Auditcommissie gemeente Dordrecht.”