Controleprotocol en toetsingskader voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2010 tot en met 2013 van de gemeente Drechterland

 1.            Inleiding

 

Aan Deloitte Accountants bv is opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

 

Object van controle zijn de jaarrekeningen 2010 tot en met 2013 en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland.

1.1         Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekeningen 2010 tot en met 2013 van de gemeente Drechterland.

1.2         Wettelijk kader

De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.

 

De gemeenteraad heeft op 2 januari 2006 de verordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Drechterland vastgesteld. In bijlage 1 en 2 van dit controleprotocol is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2010.

 

2.         Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

 

Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekeningen over 2010 tot en met 2013 gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

- de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

- het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

- de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe  en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

- het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

- de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

 

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen,waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

3.         Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe en rechtmatige beeld van de jaarrekening

De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzeker­heden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

De goedkeuringstolerantie is daarmee bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Het werken met toleranties betekent dus dat er sprake kan zijn van niet-gecorrigeerde en/of niet-ontdekte fouten. Om deze reden wordt een deel van de goedkeuringstolerantie dan ook door de accountant “achter de hand gehouden” voor het niet onderzochte deel van de jaarrekening. In de praktijk varieert dit van 50 % tot 80 % van de goedkeuringstolerantie. Het verschil tussen de goedkeuringstolerantie en dit bedrag, is dan het bedrag waar de geconstateerde fouten beneden moeten blijven, wil het goedkeurend oordeel bij de jaarrekening niet in gedrang komen.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voort­vloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt.

De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeurings­tolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

 

Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaar- rekening (% lasten)	≤ 1%	>1%<3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3%<10%	≥ 10%	-

 

Genoemde percentages worden toegepast op de geraamde omzet volgens de begrotingen. Op basis van de begroting 2010 van de gemeente zou dit een goedkeuringstolerantie van € 348.000,- betekenen. Indien de accountant een percentage van 50% van dit bedrag “achter de hand houdt” voor het niet onderzochte deel van de jaarrekening, dan zou dit betekenen dat de maximaal toegestane gecumuleerde fout in de jaarrekening, die de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zal aantasten, € 174.000,- bedraagt (€ 348.000,- *50%). Voor onzekerheden is dit een bedrag van circa € 870.000,- (€ 348.000,- x 3 -/- € 174.000,-).

 

Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 zullen de laatstgenoemde bedragen wijzigen, een en ander afhankelijk van de geraamde omzet.

 

Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid > € 25.000,-- rapporteert.

 

 

 4.                  Normstelling rechtmatigheid

 

4.1 Inleiding

 

Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar de Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten (Staatsblad 2002, 68), het NIVRA-discussierapport ‘Financiële rechtmatigheid(scontrole) bij gemeenten en provincies’ de NIVRA Audit Alert 13 (beide te raadplegen via www.nivra.nl), de Kadernota Rechtmatigheid van 10 oktober 2005  en de ledenbrief van de VNG ‘Accountantscontrole 2004’ van 12 augustus 2004 (zie www.vng.nl).

 

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

 

• 1.

  Het begrotingscriterium;

• 2.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

• 3.

  Het voorwaardencriterium.

 

In de volgende paragrafen wordt de normstelling voor de rechtmatigheidscontrole beschreven. In paragraaf 5 wordt aangegeven wordt de reikwijdte van de controle van de accountant ten aanzien van bovengenoemde criteria beschreven.

 

4.2. Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidcontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het BAPG wordt begrotingrechtmatigheid omschreven als:

 

“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

In de vastgestelde Financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet zijn diverse onderdelen nader uitgewerkt. De belangrijkste bepalingen betreffen onder meer de “programma-indeling”, “inrichting begroting en jaarstukken”, “kaders”, “autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen”, “tussentijdse rapportages” en “jaarstukken”.

 

In art. 5 van de verordening ex. art. 212 van de Gemeentewet (hierna : de financiële verordening) is de norm voor begrotingsrechtmatigheid vastgelegd. Deze normen zijn hieronder overgenomen en waar nodig nader uitgewerkt.

 

• De norm voor begrotingsrechtmatigheid ligt op het niveau van overschrijding van de lasten van de programma’s. Indien er overschrijdingen zijn moeten deze worden toegelicht door het college;

• Norm voor begrotingsrechtmatigheid ten aanzien van de balansposten ligt op het niveau van de geautoriseerde bedragen in het onderdeel uiteenzetting van de financiële positie in de begroting. Een toelichting hierop vindt plaats in de toelichting op de balans, waarbij expliciet bij een (verwachte) overschrijding van investeringskredieten wordt stilgestaan.

• Voor het schuiven van budgetten tussen programma’s is toestemming van de gemeenteraad vereist;

• Het college mag binnen de programma’s met budgetten schuiven, mits de lasten van producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen het zelfde programma onder druk komt te staan.

De accountant toetst bovenstaande norm aan de hand van de toelichting in de jaarrekening en stelt daarmee vast of afwijkingen voor het accountantsoordeel rechtmatig of onrechtmatig zijn.

 

Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten noemt in de Kadernota Rechtmatigheid d.d. 1 juli 2008 de volgende mogelijkheden inzake begrotingsoverschrijdingen (en de consequenties daarvan voor het accountantsoordeel):

 

Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend:	Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel	Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel
Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd.		X
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.		X
Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.	X **)
Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding.	X **)
Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen		X
Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar	X	X
Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren	X	X

 

**) Voor dit type begrotingsoverschrijdingen doet het PRPG aan gemeenteraden de suggestie om regels vast te leggen over de vraag of de accountant deze moet meewegen in zijn oordeel. Deze kostenoverschrijdingen zijn strikt formeel onrechtmatig. Er zijn echter verschillende situaties denkbaar waarbij de overschrijdingen binnen het door de raad uitgezette beleid zijn gebleven. In overeenstemming met het BAPG is het dan niet de bedoeling dat de accountant deze overschrijding betrekt bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring kan worden gegeven.

Via het vaststellen van de rekening door de gemeenteraad waarin de begrotingsafwijkingen adequaat zijn toegelicht worden de betreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Indien de raad het niet eens is met de afwijkingen en deze niet autoriseert, dan zijn deze afwijkingen onrechtmatig. Desalniettemin verandert de strekking van de accountantsverklaring niet; deze is immers al afgegeven. Het is mogelijk dat de raad in dit uitzonderlijke geval een indemniteitsprocedure start.

4.3 M&O-criterium

 

Onder misbruik wordt verstaan:

 

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

 

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

 

Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

 

Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten M&O-beleid vastgelegd. De accountant richt zich in zijn controle op:

 

• toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen.

• de accountant zal in zijn onderzoek er vooral op moeten toezien dat het M&O-beleid, gelet op de mogelijkheden die er zijn, voldoende actueel is.

 

Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld. Overkoepelend beleid is nog niet aanwezig. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. 

4.4 Voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:

 

• Algemeen. Dit zijn over het algemeen de begripsbepalingen en slotbepalingen;

• Termijnbepalingen. Dit zijn bepalingen, waarin termijnen zijn gesteld voor betaling, indienen van stukken etc.;

• Administratieve bepalingen. Dit zijn veelal procedurele bepalingen over bijvoorbeeld een incassoprocedure en het voeren van een administratie;

• Bevoegdheden. Dit zijn voorwaarden wie bevoegd is tot het uitvoeren van in de verordening genoemde handelingen en wie hierover besluiten mag nemen;

• Bewijsstukken. Dit kunnen aanvraagformulieren of bewijsstukken die derden moeten kunnen overleggen in het kader van de verordening;

• Recht. In deze bepalingen is aangegeven wie, onder welke voorwaarden recht heeft op bijvoorbeeld een subsidie of vergoeding van de gemeente. Het gaat ten alle tijde om harde bepalingen waarbij 'sanctie' bestaat dat recht wordt ontnomen;

• Hoogte. Hoogte heeft betrekking op tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen. Gaat hier om de spelregels van de berekening;

• Duur. Bij duur gaat het om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode;

• Hardheidsclausules. Veel verordeningen en besluiten geven het College de bevoegdheid om te besluiten over een aanvraag of toekenning indien de verordening hierin niet voorziet.

 

Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige (informele) beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.

 

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. In bijlage 1 en 2 zijn de externe en interne regels opgenomen, die de accountant in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Dit is het normenkader.

 

Dit klinkt eenvoudig, toch zijn er enkele punten van aandacht belangrijk bij het daadwerkelijk kunnen gebruiken van het normenkader bij de rechtmatigheidcontrole. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole moet het worden geoperationaliseerd. Dit gebeurt via een toetsingskader. Bij het toetsingskader is het vooral van belang aan te geven welke bepalingen van de regelgeving uit het normenkader relevant zijn door aan te geven aan welke bepalingen financiële consequenties zitten.

 

Dit proces van kritisch kijken naar de regels heet het operationaliseren van het normenkader en leidt tot het toetsingskader, waarin per verordening de regels met de financiële voorwaarden zijn aangegeven.

 

Mocht evenwel blijken dat de afwijking van formele voorschriften toch financiële consequenties heeft, dan dient het college dit te melden aan de raad en aan de accountant. Een dergelijke aanpak kan slechts tijdelijk zijn, letter en praktijk moeten zo snel als mogelijk is met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Dergelijke interpretabele’ regels zijn in bijlage 5 opgenomen.

 

Met andere woorden de accountant richt zich in zijn controle op de bepalingen van recht, hoogte, duur en betrekt hier de hardheidsclausules bij. Aan afwijkingen van andere bepalingen wordt voor 2010 tot en met 2013 in financiële zin geen nadere (financiële) consequenties verbonden, waardoor deze afwijkingen ook geen invloed kunnen hebben op de strekking van de accountantsverklaring. Dit laat onverlet dat ook aan deze bepalingen moet worden voldaan.

 

 5.         Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

 

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor de kalenderjaren 2010 tot en met 2013 is limitatief gericht op:

 

5.1     de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;5.2       de naleving van de volgende interne kaders:

• de begroting

• financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;

• de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet;

 

en de overige kaders zoals deze in de bijlage 2 zijn opgenomen. Dit betreffen de gemeentelijke verordeningen uitgesplitst per afdeling. Dit laatste voor zover van toepassingen uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

 

Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving (voorwaardencriterium) uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiëlebeheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

 

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten.Uitzondering hierop vormen aanbestedings- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen voorzover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is ( over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

 

Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normen en/of toetsingskader niet juist of compleet is, dan geeft het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf aan welke regels het betreft en hoe zij van het normenkader naar het toetsingskader is gekomen. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

 

De accountantscontrole op getrouwheid voor het kalenderjaar 2010 is gebaseerd op de in de offerte Accountantscontrole 2010 Gemeente Drechterland en bijbehorende documenten, waaronder de brief van Deloitte van 19 januari 2010, raadsbesluit van 9 maart 2010 en de opdrachtbevestiging 2010, alsmede het gestelde in artikel 6 van de financiële verordening Drechterland 2010.

 

 

 

 

6.         Communicatie en periodiek overleg

 

In de verordening ex. artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen:

 

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de controller en/of het hoofd financiën.

 

In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage 3 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

 

7.         Rapportering accountant

 

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

 

Interim-controles

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (indien van toepassing). Deze controle is gericht op de beoordeling van de bedrijfsprocessen die uiteindelijk leiden tot verantwoording van activiteiten, baten en lasten en vorderingen en schulden in de jaarrekening. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (management-letter) uitgebracht. De managementletter is een brief aan het college, die (detail)bevindingen bevat over de uitkomsten van controles van processen en activiteiten, in het bijzonder gesignaleerde risico’s en aspecten van administratieve organisatie en interne controle. De managementletter is bedoeld te wijzen op aandachtspunten in de bedrijfsvoering en geeft beknopte handreikingen voor de verbetering daarvan. De managementletter is vormvrij. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. Dit is een uitwerking van art. 2 lid 3c van de controleverordening.

 

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

 

De volgende onderwerpen worden in ieder geval in het verslag van bevindingen behandeld :

 

• Onderwerpen als aangegeven in het voorgesprek met de raad (zie communicatiematrix);

• Jaarverslaggeving: rapporteringswaardige afwijkingen van het Besluit Begroting en Verantwoording;

• De strekking van de verklaring. Bij afgifte van een anders dan goedkeurende verklaring geeft de accountant een toelichting op de redenen, waaronder bevindingen die de afgesproken goedkeuringstoleranties overschrijden;

• Omissies van enige omvang en opmerkingen die een duidelijke toegevoegde waarde op de informatie in de jaarrekening hebben, maar niet de afgesproken goedkeurings- en rapportagetoleranties overschrijden;

• Relevante observaties bij de verplichte paragrafen in het jaarverslag;

• De vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Hierbij dient op hoofdlijnen aandacht te worden besteed aan de in de managementletter genoemde aspecten

• Onrechtmatigheden in de jaarrekening.

 

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

 

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

In bijlage 4 zijn de rapportagemomenten nader vastgelegd