Aanbestedingsbeleid werken

2.1, Voorbereiding op de aanbesteding

De kenmerkende onderdelen van een uit te voeren project moeten leiden tot een gefundeerde keuze van de aanbestedingsvorm. Deze kenmerkende onderdelen zijn de volgende.

1.   Programma van eisen.

2.   Marktanalyse of marktconsultatie.

3.   Risicomanagement.

4.   Contractvormen.

In de navolgende paragrafen worden deze onderdelen besproken.

Met gebruikmaking van de eerste drie genoemde kenmerkende onderdelen wordt een aanbestedingsplan opgesteld, zodat de contractvorm en de aanbestedingswijze bepaald kunnen worden. Het aanbestedingsplan wordt in hoofdstuk 4 nader toegelicht.

Programma van eisen (PVE)

Om de wensen in beeld te brengen, wordt in de initiatieffase een PVE opgesteld. In het PVE wordt duidelijk beschreven wat er met het project gerealiseerd moet worden en dit wordt in een later stadium gebruikt om aan een opdrachtnemer duidelijk te maken wat hij na opdrachtverlening moet gaan doen.

Marktanalyse of marktconsultatie

Voordat gestart wordt met het aanbestedingstraject is het belangrijk inzicht te hebben in de markt. Indien nodig kan aan de hand van een marktanalyse en/of een marktconsultatie het PVE verder worden vormgegeven.

Risicomanagement

Risicomanagement is een belangrijk onderdeel in het aanbestedingstraject. Het houdt in dat risico¿s worden geïnventariseerd die kunnen ontstaan tijdens de voorbereiding en uitvoering van een aanbesteding; vervolgens wordt onderzocht hoe deze risico¿s kunnen worden beperkt door beheersmaatregelen.

Risico¿s bestaan niet alleen uit technische of financiële risico¿s, maar ook uit organisatorische, logistieke, maatschappelijke, politieke en personele risico¿s.

Contractvormen

Op het gebied van contractvormen wordt onderscheid gemaakt in traditionele en geïntegreerde contractvormen (ook wel "innovatieve" contracten genoemd).

Kenmerkend voor de traditionele contractvorm, met de Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV 1989) als belangrijkste uitgangspunt, is dat de opdrachtgever zelf het ontwerp en bestek ontwikkelt en aanbesteedt en de laagste inschrijver (aannemer) selecteert die het werk vervolgens uitvoert.

Bij een geïntegreerd contract (GC) (met integratie van ontwerp en uitvoering) wordt in een eerder stadium van een project gebruikgemaakt van de kennis en kunde van de inschrijver, waarbij in het algemeen op de economisch meest voordelige aanbieding wordt geselecteerd. Bij deze contracten is de Modelbasisovereenkomst met bijbehorende Uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contracten 2005 (UAV-GC 2005) van toepassing.

Naast de traditionele en geïntegreerde contractvormen (die in verschillende varianten mogelijk zijn) is er ook een mengvorm mogelijk.

Hierna volgt een overzicht van de veel voorkomende contractvormen.

Traditioneel contract (bestek)

De opdrachtgever ontwikkelt zelf het ontwerp en het bestek volgens de RAW-systematiek. De UAV 1989 wordt van toepassing verklaard.

Daar waar het doelmatig is, kan worden overwogen omvangrijke bestekken op te delen in percelen. In geval van inschrijving in percelen, moet in het bestek en in de bekendmaking worden opgenomen:

a.   of voor elk perceel afzonderlijk kan worden ingeschreven;

b.   of voor een aantal samengevoegde percelen kan worden ingeschreven;

c.   of alleen voor het totaal van de percelen kan worden ingeschreven.

Geïntegreerde contracten (GC)

Hierbij wordt in een eerder stadium van een project gebruikgemaakt van de kennis en kunde van de inschrijver, waarbij in het algemeen op de economisch meest voordelige aanbieding wordt geselecteerd.

In de initiatieffase worden de wensen in beeld gebracht. Deze worden opgenomen in een Functioneel PVE (FPVE), ook wel functioneel specificeren genoemd. Functioneel specificeren is het stellen van eisen aan mogelijke oplossingen zonder een invulling te geven aan de oplossing. Het laatste wordt dan overgelaten aan de inschrijver.

Drie verschillende varianten die in de GC denkbaar zijn, zijn:

-     alleen PVE

-     een PVE en een voorlopig ontwerp

-     een PVE, een voorlopig ontwerp en een definitief ontwerp

Voor de navolgende contractvormen wordt de vraagspecificatie gebruikt en wordt veelal de UAV¿GC 2005 van toepassing verklaard.

-     Design & Construct

De opdrachtgever koopt een kant-en-klaar en van tevoren gedefinieerd product.

-     Design, Build, Maintain

Een variant op Design en Construct, waarbij de opdrachtnemer eveneens verantwoordelijk is voor het onderhoud van het object voor een bepaalde periode.

-     General Contracting

Een vorm waarbij de gehele organisatie van een project aan een opdrachtnemer wordt overgedragen tegen een van tevoren bepaald maximumbudget.

-     Bouwteam

Het ontwerp van een project wordt door de overheid in samenwerking met de private sector uitgevoerd.

-     Publiek-private samenwerking (PPS)

Wanneer private partijen risicodragend investeren in projecten is er sprake van een PPS-constructie.

Bij het toepassen van een niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie), zie hoofdstuk 3 voor de verschillende vormen van aanbesteden, bij GC's wordt navolgend schema toegepast.

Bron: CROW publicatie 212: UAV-GC: ruim baan voor innovatieve contracten.

Bij het toepassen van een openbare procedure bij GC's gelden de punten 1.4 tot en met 1.8 waarbij in de bekendmaking wordt aangeven dat het om een openbare procedure gaat.

3.1, Algemeen

De provincie Drenthe heeft in 2005 het Aanbestedingsreglement werken 2004 (ARW 2004) van toepassing verklaard. In het ARW 2004 zijn de verhoudingen tussen de opdrachtgevers en aannemers in de precontractuele fase van het bouwproces vastgelegd.

In het ARW 2004 zijn zowel voor de nationale aanbesteding als voor de Europese aanbesteding de volgende aanbestedingsvormen opgenomen:

-     openbare procedure (openbare aanbesteding)

-     niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie)

-     onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

-     onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

-     concessieovereenkomst

-     experimenteren

Tevens is in het ARW 2004 in het geval van de nationale aanbesteding de onderhandse procedure opgenomen.

In de paragrafen 3.2 tot en met 3.7 zijn de voor ons relevante procedures beschreven zoals in het ARW 2004 zijn opgenomen.

Indien de situatie daar aanleiding toe geeft, en met dien verstande dat dit niet is opgenomen in het ARW 2004, kan voor een enkelvoudige uitnodiging worden gekozen. Deze vorm is in paragraaf 3.8 beschreven.

3.2, Openbare procedure (openbare aanbesteding)

Bij een openbaar aan te besteden werk, worden in het bestek eenduidige en objectieve, op het werk toegesneden, eisen en criteria (zie paragraaf 4.3) opgenomen met als doel een aannemingsbedrijf te contracteren dat aan alle gestelde eisen en criteria voldoet.

Bekendmaking

De bekendmaking van een openbare aanbesteding wordt opgesteld aan de hand van de standaardbekendmaking. Volgens artikel 4.5.7 van het ARW 2004 moeten in de bekendmaking of het selectiedocument alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een gegadigde of inschrijver moet voldoen, alsmede de gegevens die moeten worden overgelegd om in aanmerking te kunnen komen voor de opdracht van het werk, opgenomen worden.

De in de bekendmaking en het bestek opgenomen eisen, criteria en gegevens mogen niet bij de Nota van inlichtingen worden gewijzigd.

Verstrekken van gegevens

De inschrijver die voor de opdracht van het werk in aanmerking komt, moet op verzoek de gegevens als genoemd in de bekendmaking en in het bestek verstrekken. Dit kan achterwege blijven ingeval de inschrijver deze gegevens recentelijk (in de laatste drie maanden) aan de provincie heeft verstrekt. De bij het inschrijvingsbiljet gevoegde verklaring inzake inschrijvingsvereisten dient inzicht te geven of de inschrijver aan alle maatschappelijke eisen voldoet.

3.3, Niet-openbare procedure (aanbesteding met voorafgaande selectie)

Een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor een aantal gegadigden tot inschrijving kan worden uitgenodigd. In de bekendmaking moet het aantal uit te nodigen gegadigden of een minimum- en maximumaantal worden aangegeven.

Het houden van dit soort aanbestedingen dient beperkt te blijven tot complexe werken die, naast de gestelde ervaringseisen en omzeteisen, nog een breed scala van andere geschiktheideisen (waarbij het gelijkheids- en non-discriminatiebeginsel in acht moeten worden genomen) noodzakelijk maken. Indien deze procedure wordt toegepast, dient bij de nationale aanbesteding het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden ten minste drie te bedragen. In het ARW 2004 is hiervoor geen minimum opgenomen. Bij de Europese aanbesteding dient het aantal tot inschrijving uit te nodigen gegadigden ten minste vijf te bedragen (ARW 2004: artikel 3.1.5.).

3.4, Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij eenieder zich als gegadigde kan aanmelden, waarna de aanbesteder met een aantal door hem gekozen gegadigden onderhandelt en de contractuele voorwaarden vaststelt.

Net als de in paragraaf 3.3 beschreven niet-openbare procedure geldt dat het houden van dit soort aanbestedingen beperkt dient te blijven tot complexe werken die, naast de gestelde ervaringseisen en omzeteisen, nog een breed scala van andere geschiktheideisen (waarbij het gelijkheids- en non-discriminatiebeginsel in acht moeten worden genomen) noodzakelijk maken.

3.5, Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een aanbesteding waarbij de aanbesteder met een of meer door hem gekozen gegadigden onderhandelt en de contractuele voorwaarden vaststelt. Deze procedure kan alleen worden toegepast in de in het ARW 2004 omschreven gevallen (bijvoorbeeld wanneer bij een openbare aanbesteding geen passende inschrijvingen zijn gedaan).

3.6, Onderhandse procedure (onderhandse aanbesteding)

Een aanbesteding volgens de onderhandse procedure is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd.

Bij het uitnodigen van ondernemingen voor een onderhandse procedure gelden de volgende uitgangspunten.

-     In afwijking van het ARW 2004 dienen er, in plaats van twee bedrijven, minimaal drie bedrijven te worden uitgenodigd. Het maximaal uit te nodigen bedrijven is, zoals in het ARW 2004 is aangegeven, in de regel ten hoogste zes.

-     Er dienen bedrijven te worden uitgenodigd die voor de uitvoering van het werk geschikt worden geacht, waarbij het uitgangspunt is dat de bedrijven op de Shortlist preferente aannemers (zie paragraaf 3.8) staan. Afhankelijk van het soort en de grootte van het werk kan hiervan worden afgeweken en kunnen bijvoorbeeld ook startende ondernemingen en kleine en middelgrote bedrijven worden uitgenodigd.

Argumenten om te kiezen voor deze vorm van aanbesteding kunnen onder andere zijn:

-     bij specialistische producten

-     bij een complex uitvoeringsproces

-     bij verwevenheid met parallelle processen

3.7, Experimenteren

Het ARW 2004 biedt de aanbesteder de mogelijkheid om met het oogmerk om doelmatiger aan te besteden bij wijze van experiment af te wijken van de in het ARW 2004 beschreven procedures.

De wettelijke voorschriften en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden bij het experiment in acht genomen. De aanbesteder beschrijft de experimentele procedure in de bekendmaking en motiveert het beoogde doel en de wijze waarop hij dit doel verwacht te bereiken. Nadat het experiment voltooid is, publiceert de aanbesteder een evaluatie en stelt deze beschikbaar aan alle gegadigden en inschrijvers.

Voor projecten waarbij grote juridische risico¿s kunnen optreden en waarbij bijvoorbeeld de standaardprocedures niet leiden tot het gewenste resultaat, kan voor deze aanbestedingsvorm gekozen worden. Deze keuze wordt aan gedeputeerde staten (GS) voorgelegd.

3.8, Enkelvoudige uitnodiging

Om de markt te stimuleren behoort een enkelvoudige uitnodiging tot een keuze-mogelijkheid. Een enkelvoudige uitnodiging is een uitnodiging aan één natuurlijke of rechtspersoon, waarna een opdracht gegeven kan worden.

De enkelvoudige uitnodiging kan worden toegepast bij werken/projecten waarbij:

a.   dwingende spoed is vereist; of:

b.   specialistische kennis c.q. vaardigheden zijn vereist; of:

c.   hoge voorbereidingskosten of technische moeilijkheden kunnen ontstaan bij een keuze van een andere aannemer.

Voor de enkelvoudige uitnodiging kan alleen een aannemer uitgenodigd worden die reeds werken/projecten van een openbare aanbesteding bij de provincie Drenthe heeft aangenomen en derhalve voorkomt op de Shortlist preferente aannemers. Een uitzondering hierop is wanneer bij specialistische producten de opdracht - vanwege het ontbreken van concurrenten - slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kan worden toevertrouwd.

Het bedrijf/de aannemer wordt geselecteerd uit een aan te leggen en actueel te houden lijst van bedrijven/aannemers, de zogenaamde Shortlist preferente aannemers (zie bijlage 2).

Met de aannemer, voorkomend op de Shortlist preferente aannemers, wordt vervolgens onderhandeld op basis van (de eenheidsprijzen van) de eerdere inschrijving, het zogenoemde "ijkwerk".

Van werken vanaf € 100.000,-- wordt de gunning van de enkelvoudige uitnodiging gepubliceerd in een landelijk verspreid vakblad of een voor iedereen toegankelijk elektronisch medium (op dit moment www.aanbestedingskalender.nl). Hierbij wordt de naam van de inschrijver vermeld waaraan de opdrachtgever heeft gegund.

Door middel van een waarderingslijst (zie bijlage 1) kan een inschrijver, aan wie een werk is gegund na een openbare aanbesteding bij de provincie Drenthe, aan de Shortlist preferente aannemers worden toegevoegd.

Voor de waarderingslijst geldt de volgende procedure.

-     De waarderingslijst wordt alleen ingevuld na een openbare aanbesteding bij de provincie Drenthe en na een eerste uitnodiging via de Shortlist preferente aannemers. De ingevulde waarderingslijsten en de Shortlist preferente aannemers zijn niet openbaar.

-     De waarderingslijst wordt na goedkeuring (oplevering) van het werk ingevuld door de Directie UAV en wordt door het productgroepshoofd vastgesteld.

-     Na vaststelling van de waarderingslijst wordt de aannemer informatie verstrekt over de eventuele plaatsing op de Shortlist preferente aannemers. Na het besluit om de aannemer wel of niet op de Shortlist preferente aannemers te plaatsen, kan de aannemer bij gedeputeerde staten een verzoek tot heroverweging indienen.

-     Na plaatsing op de Shortlist preferente aannemers (de waardering dient minimaal een zeven te zijn) met datum en besteksnummer kan een aannemer maximaal twee keer worden benaderd voor een werk.

-     Na goedkeuring (oplevering) van een eerste vervolgwerk wordt de waarderingslijst opnieuw ingevuld. Wanneer dit een te laag eindcijfer oplevert wordt de aannemer van de Shortlist preferente aannemers verwijderd.

-     Een uitnodiging aan een aannemer vanaf de Shortlist preferente aannemers is gekoppeld aan het soort werk, het gebied en het tijdstip van het vorige werk dat door de desbetreffende aannemer is uitgevoerd.

-     Wanneer een aannemer drie jaar op de Shortlist preferente aannemers staat, volgt automatische verwijdering van de Shortlist preferente aannemers, tenzij hij in de tussentijd opnieuw "op de openbare markt" een werk aanneemt.

4.1, Opstellen aanbestedingsplan

Wanneer het (F)PVE, de marktanalyse/-consultatie en risico¿s eenduidig in beeld zijn gebracht, wordt het aanbestedingsplan opgesteld. Hierin wordt onder andere bepaald hoe de opdracht eventueel wordt opgedeeld (of niet), voor welke contractvorm wordt gekozen en welke aanbestedingsvorm wordt gevolgd.

4.2, Keuze contractvorm en aanbestedingsvorm

De keuze hangt met name samen met de eigen wensen die uit het (F)PVE, de marktanalyse/-consultatie en risico¿s zijn gekomen. Dat betekent dat met name de karakteristieken van het project van belang zijn.

De afgelopen jaren wordt er naast de traditionele contractvorm ook gebruikgemaakt van de geïntegreerde contractvormen. ook wel "innovatieve" contracten genoemd (zie ook paragraaf 2.1, onder Contractvormen). Voor projecten die hiervoor geschikt worden geacht, zal vaker gebruik worden gemaakt van geïntegreerde contractvormen.

Afhankelijk van de raming van het werk wordt bepaald of er nationaal openbaar aanbesteed of op een andere manier aanbesteed dient te worden. Indien de raming boven de Europese drempel ligt (tot en met 31 december 2005 is dit € 5.923.624,--) moet gebruik worden gemaakt van de Europese aanbesteding.

Bij een nationale aanbesteding wordt door de provincie Drenthe als norm de openbare aanbesteding aangehouden. Wanneer dringende en goedgemotiveerde redenen aanleiding geven tot een andere vorm van aanbesteding (bijvoorbeeld de onderhandse en de enkelvoudige uitnodiging) wordt het volgende gehanteerd:

1.   een werk met een raming beneden de € 500.000,--: beslissing bij het productgroepshoofd;

2.   een werk met een raming boven de € 500.000,--: beslissing gedeputeerde staten.

De vorm van elke aanbesteding moet voorgelegd worden aan het productgroepshoofd.

4.3, Eisen en criteria

Bij de projecten (werken) wordt onderscheid gemaakt tussen enkelvoudige en samengestelde werken en deze werken kunnen ook nog eens gecompliceerd zijn.

Voor al deze vormen van aanbesteding met de diverse soorten projecten moeten proportionele eisen en transparante criteria worden gesteld.

Ten aanzien van de volgende onderwerpen worden eisen gesteld:

-     ervaringseis zowel van de individuele inschrijver als van de eventueel te vormen combinatie

-     omzeteis zowel van de individuele inschrijver als van de eventueel te vormen combinatie

-     beschikken over een kwaliteitscertificaat

-     niet in staat van faillissement of liquidatie verkeren

-     bereidverklaring tot afgeven bankgarantie

-     verklaring inzake inschrijvingsvereisten

-     aanvullende eisen, bijzondere omstandigheden

-     aanvullende eisen, technische bekwaamheden

Criteria:

-     de laagste prijs; of

-     de economisch meest voordelige aanbieding (prijs en kwaliteit) en de uit de inschrijvingsstaat te herleiden verrekenprijzen

De beschrijving van deze eisen en criteria worden per project opgenomen in het bestek en/of vermeld in de bekendmaking.

Een nadere duiding en weging van andere omgevings- en technische factoren die een rol spelen in de vraag- en selectietechniek is afhankelijk van het soort project. Zodoende wordt in het aanbestedingsplan per project een afweging gemaakt.

Hierdoor kunnen ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld het inzetten van leerlingen in de Bouwsector (leerlingbouwplaatsen), als pilot in het contract worden opgenomen. In een periodiek overleg (bijvoorbeeld één keer per jaar) met de "Initiatief commissie" van het Infrahuis Noord worden ontwikkelingen en het aanbestedingsbeleid in het algemeen de komende jaren geëvalueerd.

4.4, Publicatiebeleid rond aanbestedingen

Bekendmaking van openbare aanbestedingen

Nationale openbare aanbestedingen worden zoals omschreven in het ARW 2004 bekendgemaakt in een landelijk verspreid vakblad en indien nodig geacht tevens in een regionaal dagblad. In deze bekendmaking wordt voor verdere inhoudelijke informatie verwezen naar een voor iedereen toegankelijk elektronisch medium (op dit moment www.aanbestedingskalender.nl). Door het landelijk verspreid vakblad worden de drie laagste inschrijvingen van de openbare aanbesteding openbaar gemaakt. Belanghebbenden kunnen het proces-verbaal van aanbesteding, die door de opdrachtgever wordt opgemaakt, in het provinciehuis te Assen inzien of tegen werkelijke kosten een afschrift hiervan verkrijgen.

Voor Europese aanbestedingen geldt de procedure zoals die in het ARW 2004 is beschreven.

Bekendmaking van onderhandse aanbestedingen

Bij onderhandse aanbestedingen wordt aan drie (het ARW 2004 gaat uit van twee) of meer natuurlijke of rechtspersonen een uitnodiging tot inschrijving verstuurd. Onderhandse aanbestedingen worden voor- en/of achteraf niet gepubliceerd.

Bekendmaking van enkelvoudige uitnodigingen

Zoals beschreven in paragraaf 3.8 wordt in de beschreven uitzonderingssituatie een aannemer, die op de Shortlist preferente aannemers is opgenomen, uitgenodigd om op het werk in te schrijven. Van werken vanaf € 100.000,-- wordt de gunning van de enkelvoudige uitnodiging gepubliceerd in een landelijk verspreid vakblad of een voor iedereen toegankelijk elektronisch medium (op dit moment www.aanbestedingskalender.nl). Hierbij wordt de naam van de inschrijver vermeld waaraan de opdrachtgever heeft gegund.

8.1, Geschillen tijdens de aanbestedingsprocedure

Voor werken die volgens het ARW 2004 worden aanbesteed, worden geschillen tijdens de aanbestedingsprocedure, conform artikel 4.39.1 van het ARW 2004, voorgelegd aan de burgerlijk rechter.