Treasurystatuut provincie Drenthe 2012

1.1 Algemeen

Artikel 216 van de Provinciewet verplicht de provincie bij verordening regels op te stellen voor de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan. Het Treasurystatuut heeft tot doel in overeenstemming met de Wet Fido de bestuurlijke kaders aan te geven van Provinciale Staten van Drenthe, waarbinnen het College van Gedeputeerde Staten de financiële vermogenswaarden, financiële geldstromen, financiële posities en de hieraan verbonden risico's kan besturen en beheersen. Het statuut geeft de beleidsmatige nfrastructuur voor het uitoefenen van de treasuryfunctie en heeft als oogmerk de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren, het verantwoordingsproces transparant te maken en de professionaliteit van de treasuryfunctie te vergroten. Bij sterk veranderde omstandigheden, zoals een wijziging in de Wet Fido, kan het statuut wederom aanpassing vereisen.

1.2 Missie en doelstelling treasurybeleid

Het treasurybeleid is gericht op het minimaliseren van financiële risico's en binnen de geldende kaders een zo optimaal mogelijk rendement behalen. Het treasurybeleid heeft de volgende doelstellingen:

- Het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde financiële middelen;

- Het minimaliseren van financiële risico's zoals liquiditeit-, krediet-, rente-, valuta-, koers-, solvabiliteitsrisico;

- Het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten tegen de scherpst mogelijke condities; . Het opzetten en onderhouden van een goede en efficiënte financiële infrastructuur; o Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

- Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido en het statuut;

- Meewerken aan een vermogensbeheer met aandacht voor duurzaam enmaatschappelijk verantwoord beleggen

Het treasurybeleid wordt uitgevoerd binnen de in de Wet Fido verankerde randvoorwaarden

- Niet speculeren;

- Geen handel in vorderingen met uitzondering van obligaties;

- Geen 'near-banking'. Dit houdt in geen opnames van geldleningen om deze vervolgens te beleggen met als doel het genereren van inkomsten.

2.1 Planning & Controlcyclus

De provincie Drenthe gebruikt de planning en controlcyclus voor het afleggen van verantwoording over haar gevoerde treasurybeleid.

Doel van de treasuryonderdelen in de planning en controldocumenten is enerzijds het vaststellen van de beleidskaders, zodat financiële en interne risico's beheerst worden. Anderzijds moet betrouwbare, dat wil zeggen juiste, tijdige en volledige, evenals relevante informatie aan het bestuur verstrekt worden. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en worden de Provinciale Staten in staat gesteld om toezicht te houden (controlerende taak) op de resultaten van het treasurybeleid. Middels deze cyclus kunnen Provinciale Staten het beleid sturen en bijstellen.

ln het voorjaar verschijnt de Voorjaarsnota waarin het meerjarenbeleid wordt uitgewerkt. Hierin worden eventueel vervroegde aflossingen aangegeven, de verwachte renteopbrengsten opgenomen en een rentevisie voor de lange termijn.

Uit het meerjarenbeleid in de Voorjaarsnota wordt de Begroting afgeleid. Hierin staat de Financieringsparagraaf opgenomen. Deze paragraaf geeft aan welke beheersmaatregelen de provincie heeft getroffen ten aanzien van de financierings- en de beleggingsactiviteiten. De paragraaf wordt als integraal onderdeel van de begroting vastgesteld door Provinciale Staten volgens de normale besluitvormingsprocedure. ln de Financieringsparagraaf komen de volgende zaken aan de orde:

- Alle interne en externe ontwikkelingen die voor het komende jaar van belang zijn met betrekking tot de liquiditeitspositie, het aantrekken en uitzetten van gelden en de toekomstige financiële risicoposities;

- De stand van zaken in de leningenportefeuille waaruit ook blijkt bij welke marktrente welke leningen vervroegd aflosbaar zijn en hoe de renterisiconorm zich in de komende jaren zal ontwikkelen;

- De kasgeldlimiet conform Wet Fido en Ruddo;

- De renterisiconorm conform Wet Fido en Ruddo;

- Een lange termijn liquiditeitsprognose en een rentevisie.

ln de Bestuursrapportages worden de actualisatie van de renteresultaten op de geld- en kapitaalmarkt en de verantwoording over het gevoerde beleid in de betreffende periode opgenomen.

ln de Jaarstukken die in het voorjaar verschijnen, wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde treasurybeleid van het voorgaande jaar. Deze realisatie wordt getoetst aan de Financieringsparagraaf zoals die in de begroting is opgenomen evenals aan het onderhavige statuut.

2.2 Overige rapportages

Actieplan

Wekelijks wordt een actieplan 1) van de treasury transacties aan de daarvoor bevoegd leidinggevende (zie bijlage ll) ter fiattering aangeboden.

1) Het actieplan is een document waarin het saldo van de desbetreffende dag staat, de in- en uitgaande geldstromen voor de komende week, de eventueel uit te zetten middelen en op basis daarvan het te verwachten eindsaldo.

3.1 Het uitzetten/aantrekken van liquide middelen bij financiële ondernemingenen

3.1.1 Geld-enkapitaalmarkttransacties

Het uitzetten/aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt geschiedt op basis van

- De liquiditeitenprognose;

- De rentevisie;

- Analyse van de portefeuille;

- Het renterisico.

Bij het uitvoeren van geld- en kapitaalmarkttransacties geldt:

- Om de marktconformiteit van financieringen en uitzettingen te waarborgen, voor te betalen rentepercentages, provisies, (boete-) clausules bijvervroegde aflossing, vraagt de provincie minimaal 3 concurrerende offertes op. Hiermee wordt bereikt dat de provincie een goed beeld heeft van de op dat moment marktconforme tarieven en voorwaarden op de financiële markt en kan op basis daarvan een afgewogen keuze worden gemaakt. Deze tarieven worden vastgelegd door de medewerker die belast is met treasurywerkzaamheden;

- Het voeren van een actief risicobeheer (voor beschrijving zie 3.2).

- De korte termijn risico's worden begrensd door de kasgeldlimiet volgens norm in de Wet Fido;

- De lange termijn risico's worden begrensd door de renterisiconorm volgens de norm in de Wet Fido;

- Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren.

Voor het aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt worden aan tegenpartijen geen andere beperkingen gesteld dan dat zijvan goede naam en faam dienen te zijn. Het aantrekken van gelden is door Provinciale Staten gemandateerd aan Gedeputeerde Staten conform art. 105 en 152 van de Provinciewet.

3.2 Risicobeheer

Risicobeheer is een belangrijk onderdeel binnen de treasuryfunctie. Onder risicobeheer wordt verstaan inzicht krijgen in de omvang van het risico,de gevolgen van dat risico afwegen en indien nodig beheersmaatregelen treffen. Conform de Wet Fido dienen uitzettingen uit hoofde van financiering een prudent karakter te hebben. Onder prudent wordt verstaan behoedzaam en voorzichtig.

3.2.1 Liquiditeitsrisico

Het interne liquiditeitsrisico bestaat uit opportuniteitskosten als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitsprognose en meerjarenplanning. Hierdoor hadden gelden achteraf voor een langere periode tegen een hogere rente uitgezet kunnen worden of had minder geld uitgezet moeten worden of voor een kortere periode. Het beheersen van het liquiditeitsrisico heeft hoge prioriteit bij het beheer van de liquide middelen. De provincie Drenthe wil tijdig voldoen aan haar betalingsverplichtingen dan wel niet onnodig geld aantrekken.

Richtlijnen:

- Ter beperking van het interne liquiditeitsrisico worden betalingen en ontvangsten boven de € 100.000 zo vroeg mogelijk door de beleidsafdelingen gemeld aan de medewerker belast met treasury;

- De medewerker die belast is met treasury doet voorstellen voor het aantrekken of uitzetten van tijdelijk overtollige liquide middelen;

- Een goede liquiditeitsprognose dient bewaakt en gevoed te worden door de afdelingen van de provinciale organisatie .

3.2.2 Kredietrisico

Het kredietrisico heeft betrekking op de mogelijkheid dat een tegenpartij, waarbij uitzettingen uitstaan, failliet gaat waardoor de hoofdsom verloren gaat.

Richtlijnen en regelgeving:

- Het uitzetten van gelden vindt plaats conform bepalingen in Wet Fido en Ruddo

- ln verband met de mogelijkheid van verlaging van de credit rating is het wenselijk om afspraken te maken met de tegenpartijwaarin directe opeisbaarheid van de uitgezette middelen in die situatie wordt geregeld;

- lndien de rating van een geldnemer daalt beneden de gestelde kredietwaardigheideisen zal onderzocht moeten worden op welke termijn de afgesloten overeenkomst kan worden beëindigd en tegen welke kosten, bijvoorbeeld een boete. Er zal een afweging door Gedeputeerde Staten worden gemaakt van het risico dat men loopt qua tegenpartij en de kosten;

3.2.3 Renterisico

Renterisico wordt gedefinieerd als het gevaar van ongewenste veranderingen van (financiële) resultaten van de provincie als gevolg van rentefluctuaties. Omdat renteontwikkelingen niet geheel voorspelbaar zijn, kunnen renterisico's nooit volledig worden uitgesloten. Om de renterisico's te kunnen beheersen en reduceren tot aanvaardbare proporties worden de volgende richtlijnen en technieken toegepast

- Renterisico's op de netto vlottende schuld zijn begrensd tot de normen van de kasgeldlimiet van de Wet Fido en Ruddo;

- Renterisico's op de vaste schuld zijn begrensd tot de normen van de renterisiconorm van de Wet Fido en Ruddo;

- Bij het uitzetten en aantrekken van gelden wordt gestreefd naar een stabiel rentelastenniveau. Tevens wordt gestreefd naar een zodanige samenstelling van de financiële portefeuille dat met zekere regelmaat leningen c.q. uitzettingen vervallen. Deze vervallende gelden kunnen dan voor heruitzettingen c.q. herfinancieringen of investeringen worden gebruikt;

- Afstemming op de liquiditeitsprognose beoogt bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn. Nieuwe uitzettingen (aantrekkingen) worden afgestemd op de bestaande financiële positie de liquiditeitsprognose en de rentevisie;

- Door spreiding aan te brengen in de rentetypische looptijd (de periode dat de rente van een uitzetting vast is) van uitzettingen, wordt de invloed van een rentedaling op de renteresultaten gespreid over meerdere jaren. Deze spreiding is slechts mogelijk indien uit de liquiditeitsprognose blijkt dat middelen gedurende een langere periode beschikbaar zijn. De provincie streeft naar spreiding in de rentetypische looptijd van leningen en uitzettingen waarbij de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende leningen en uitzettingen wordt afgestemd op de actuele rentestand.

Ter minimalisering van rentekosten c.q. optimalisering van rentebaten worden de volgende maatregelen genomen:

- De rentevisie wordt gebaseerd op informatie van drie financiële ondernemingen die aan de minimale kredietratingseis zoals beschreven in 3.2.2. voldoen;

- De rentevisie wordt in de jaarstukken getoetst met de werkelijke renteontwikkelingen;

- De looptijd en de rentevastheid van de nieuwe opnames c.q. uitzettingen worden afgestemd op de actuele rentestand: bij een hoge rentestand is het aantrekkelijk de looptijd van de opname en de periode van de rentevastheid zo beperkt mogelijk te houden (omgekeerd voor uitzettingen); bij een lage rentestand zijn opnames met een lange looptijd en/of met een lange periode van rentefixatie aantrekkelijk (omgekeerd voor uitzettingen);

- Bij een verwachte rentestijging wordt voor een korte termijn uitzetting gekozen, omdat deze op de vervaldatum immers herbelegd kan worden tegen een hogere rente (omgekeerd voor opname);

- Bij een verwachte rentedaling wordt voor een lange termijn uitzetting gekozen, omdat deze op de vervaldatum immers herbelegd moet worden tegen een lagere rente (omgekeerd voor opname);

- Leningen met een relatief hoge rente worden in tijden van lage rente vervroegd afgelost, waarna deze worden vervangen door leningen met een lagere rente. Vervroegde aflossing vindt plaats indien de te betalen boeterente lager is dan de contante waarde van het verschil tussen de contractrente en de op dat moment geldende (lagere) marktrente voor de resterende looptijd.

3.2.4 Koersrisico

Het koersrisico is het risico dat de uitzettingen in waarde verminderen door ongunstige koers c.q. renteontwikkelingen. Koersrisico's worden bij voorkeur vermeden.

Richtlijnen:

- Uitzettingen cq. beleggingen vinden alleen plaats in producten waarvan de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd is;

- Uitzettingen cq. beleggingen vinden alleen plaats in vastrentende waarden;

- Ter beperking van het koersrisico wordt uitsluitend belegd in de volgende producten: daggeld, deposito's, spaarrekeningen, commercial paper, certificates of deposit, obligaties, floating rate notes, medium term notes en garantieproducten waarvan de hoofdsom (nominale waarde) gegarandeerd is.

3.2.5 Valutarisicobeheer

Valutarisico's worden in de provincie uitgesloten door alleen transacties aan te gaan dan wel garanties te verlenen in euro valuta.

3.3 Cashmanagement(geldstromenbeheer)

Het geldstromenbeheer omvat al die activiteiten die nodig zijn voor een efficiënt betalingsverkeer om liquiditeiten over te boeken, zowel binnen de provincie zelf als tussen de rovincie en derden (betalingsverkeer). Hiermee wordt voorkomen dat de provincie tijdelijk middelen aan moet trekken (c.q. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) om de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren.

Doelstellinqen:

- Het liquiditeitsgebruik beperken door de geldstromen op elkaar en op de liquiditeitsprognose af te stemmen. Het uitgangspunt is dat de liquiditeitspositie toereikend is, zodat verplichtingen tijdig worden nagekomen;

- Het zorgdragen voor voldoende dagelijks opvraagbare liquiditeiten (op basis van de liquiditeitsprognose) om te garanderen dat korte termijn verplichtingen nagekomen worden;

- Het minimaliseren van de externe kosten (valutadagen, te betalen provisie, kosten voor betalingsverkeer en datacommunicatiekosten) van het verwerken van de geldstromen;

- Het minimaliseren van de interne handelingskosten van het venruerken van de geldstromen.

Richtliinen:

- De in- en uitgaande geldstromen worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd;

- Bij het uitvoeren van het betalingsverkeer wordt gekozen voor de veiligste en meest betrouwbare instrumenten, welke daarbinnen tevens zo goedkoop en efficiënt mogelijk dienen te zijn;

- Het betalingsverkeer wordt voor zover mogelijk geconcentreerd bij één bank, bij voorkeur de huisbankier, om kosten laag te houden.

3.4 Relatiebeheer

Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met financiële ondernemingen waarmee in het kader van de uitvoering van het treasurybeleid contacten worden onderhouden.

Doelstellinqen:

- Het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities op producten en diensten geleverd door vermogenverschaffers, instítutionele beleggers, banken, makelaars, etc.;

- Het zorgdragen voor een permanente beschíkbaarheid van bancaire en financiële diensten tegen vooraf overeengekomen condities.

3.5 Publieke taak

Gedeputeerde Staten kunnen in uitoefening van haar publieke taak gelden tegen bepaalde voorwaarden uitzetten bijeen onderneming om hiermee een voor de provincie Drenthe gewenst beleidsdoel te kunnen behalen. Het besluit om een lening of een garantie in het kader van de publieke taak te verstrekken berust bij Provinciale Staten. ln de praktijk gaat het uitzetten, lenen of garanderen in het kader van de publieke taak vaak om instellingen met een maatschappelijk nut (van belang voor de samenleving) die in de reguliere markt geen of moeilijk geld kunnen lenen. De instelling betaalt wanneer geld van de provincie wordt geleend een lagere rente dan marktconform en de provincie derft rentebaten. Voor het uitzetten (aantrekken) van fiquide middelen bijoverige overheden gelden dezelfde uitgangspunten als beschreven in dit hoofdstuk. De betrokken beleidsafdeling moet verplicht advies bij treasury vragen ter voorbereiding van hun besluit.

4.1 Taakverdeling en functiescheiding

Om de uitgangspunten van risicobeheersing en optimalisatie van het resultaat te realiseren, zijn in overeenstemming met de Financiële verordening van de provincie Drenthe en rekening houdend met de gewenste functiescheiding aan de diverse functionarissen verantwoordelijken bevoegdheden (zie bijlage 1 en2) toegekend.

De uitvoering van de treasuryactiviteiten vindt plaats binnen de afdeling Management Ondersteuning en kent een duidelijke functiescheiding tussen de uitvoerende taak, de administrerende taak en de controlerende taak.

De medewerker belast met treasurywerkzaamheden bereidt, binnen de gestelde kaders en limieten, transacties voor. Daarnaast heeft deze medewerker een adviserende taak met betrekking tot het treasurybeleid. Alle boekingen in de administratie worden uitgevoerd door een administratieve medewerker niet zijnde de medewerker belast met treasury.

4.2 Procedureschema's en AO treasury

De afdeling Management Ondersteuning beschikt over een op dit treasurystatuut gebaseerde AO waarin alle procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom treasury zijn vastgelegd.

4.3 lnterne controle

Controle op de uitvoering van het beleid vindt plaats middels de planning & controlcyclus (zie 2.1) en de treasurycommissie (zie bijlage 1).

ln het kader van de rechtmatigheid vinden naast de reguliere controles, interne controle plaats in het kader van de planning en controlcyclus.

lnformatie betreffende de beleidsplannen wordt vastgelegd in de Financieringsparagraaf in de begroting, de uitvoering van het beleid wordt beschreven in de jaarstukken. Bij elke rapportage vinden bewaking en eventuele bijstelling van de paragraaf plaats.

De medewerker belast met treasurywerkzaamheden draagt et zorg voor dat van alle treasury gerelateerde plannen, nota's en besluiten zorgvuldig dossiers worden aangelegd.

Om een correcte wijze van interne controle zeker te stellen, wordt de medewerker belast met treasury nooit betrokken bij het feitelijk administratief vastleggen van transacties, posities en de interne controle.

4.4 Externe controle

Provinciale Staten zijn opdrachtgever voor het uitvoeren van de externe controle. De jaarlijkse externe controle maakt deel uit van de jaarstukken controle door de accountant.

Bijlage I Verantwoordelijkheden

2)  Samenstelling: portefeuillehouder Financien, portefeuillehouder Verkeer en Vervoer, directeur (plv. secretaris, voorzitter), Afdelingsmanager Management Ondersteuning (secretaris), medewerker belast met treasurywerkzaamheden. Frequentie: ten minste tweemaal per jaar komt de Treasurycommissie bijeen.

Bijlage II Bevoegdheden

Bijlage III Begrippenkader

Bijlage lV    Ratings

De kredietwaardigheid van een (financiële) onderneming speelt een belangrijke rol in de prijs die de (financiële onderneming) moet betalen voor het aantrekken van vreemd vermogen (bijvoorbeeld obligaties) en bij het afsluiten van derivatencontracten. Een mindere kredietwaardigheid betekent een hogere prijs (rentevergoeding).

ln principe is een credit rating een inschatting van de kans op een eventuele wanbetaling bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier (obligaties, Medium Term Notes, Commercial Paper enz.).

Ratings worden toegekend op aanvraag door de onderneming. De rating agency stelt daarop een comité samen (bestaande uit specialisten), dat de rating zal gaan bepalen. Dit onderzoek duurt drie tot zes maanden, in welke periode de aanvrager tevens gedurende enkele dagen door het comité wordt bezocht. Door interviews en presentaties met het topmanagement wordt een beeld van de organisatie verkregen. De uiteindelijke rating is dan ook gebaseerd op meer informatie dan hetgeen publiekelijk bekend is. Na bekendmaking van de rating zal de rating agency blijvend contacten onderhouden met de onderneming en deze één of twee keer per jaar bezoeken teneinde zich op de hoogte te houden van alle relevante ontwikkelingen. Daarnaast publiceren ratingbureaus landenratings. De landenrating meet de relatieve kredietwaardigheid van ondernemingen die in het land gevestigd zijn.

Enkele bekende rating-agency's zijn Standard & Poors (S&P), Moody's en Fitch.

Bijlage IV Ratings

N.b. de - en + ratings (bijv. AA-) geven aan dat de rating naar beneden (-) of naar boven ( + ) neigt.