Aanbestedingsbeleid Diensten en Leveringen 2013

1, LEESWIJZER

De inkoopbeleidsnota is als volgt opgebouwd.

• •

  Hoofdstuk 3 beschrijft de inkoopfunctie in algemene zin. De belangrijkste processen en dimensies worden kort toegelicht. Dit hoofdstuk vormt een theoretisch kader.

• •

  Hoofdstuk 4 beschrijft de inkoopwaarden en -normen van de provincie Drenthe. Hier wordt beschreven wat de provincie Drenthe wenst te bereiken, welke ambities zij daarbij heeft, hoe deze met elkaar samenhangen.

• •

  Hoofdstuk 5 beschrijft de inrichting van de inkoopfunctie voor de provincie Drenthe. Dit zijn de organisatorische randvoorwaarden om professioneel in te kunnen kopen.

• •

  Hoofdstuk 6 beschrijft het aanbestedingsproces en de onderliggende deelprocessen. Per proces en deelproces wordt beschreven hoe keuzes worden gemaakt en vastgelegd.

• •

  Hoofdstuk 7 besteedt aandacht aan diverse aanbestedingsaspecten zoals aanbestedingsdocumenten, aanbestedingsvormen en door de provincie gehanteerde drempelbedragen.

• •

  Hoofdstuk 8 beschrijft de meest voorkomende, door de provincie gebruikte aanbestedingsvormen.

• •

  Hoofdstuk 9 beschrijft de inwerkingtreding

Als bijlage is een begrippenkader en lijst met gehanteerde afkortingen toegevoegd.

2, ALGEMENE INLEIDING

Dit Aanbestedingsbeleid Diensten en Leveringen geeft de kaders aan waarbinnen overheidsgelden van de provincie Drenthe op objectieve, transparante, proportionele en non-discriminatoire wijze worden aanbesteed, zodat voldaan wordt aan de eisen van behoorlijk bestuur en wetgeving. Het aanbestedingsbeleid draagt bij aan een maatschappelijk verantwoorde, doelmatige, doeltreffende en rechtmatige bedrijfsvoering en aan het transparant, integer en efficiënt verlopen van aanbestedingsprocessen. Toepassing van het beleid beperkt de juridische en financiële risico's.

3, DE INKOOPFUNCTIE BELICHT

3.1, Het domein van de inkoopfunctie

Het inkoopbeleid geeft richting aan de inkoopfunctie. De inkoopfunctie is het geheel aan activiteiten, inclusief de bijbehorende organisatie, processen, mensen en middelen gericht op het tot stand brengen van leveringen, diensten en werken door leveranciers aan de provincie. Kortom alles waar een externe factuur tegenover staat.

Het beleid vormt het kader waarbinnen publieke gelden van de provincie Drenthe, op objectieve, transparante en non-discriminatoire wijze worden besteed, zodat voldaan wordt aan de eisen van behoorlijk bestuur en wetgeving.

Het inkoopbeleid draagt bij aan een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige bedrijfsvoering en aan het transparant, integer en efficiënt verlopen van inkoopprocessen. Naleving van het beleid leidt tot minimalisering van juridische en financiële risico's en optimalisering van de gewenste leveranciersprestaties.

Het domein van de inkoopfunctie is in onderstaande figuur uitgebeeld.

Figuur 1, De inkoopfunctie (dit figuur is hier niet opgenomen, maar te vinden op ww.drenthe.nl, loket, Provinciale bladen 2013, nummer 10)

3.2, De deelprocessen binnen de inkoopfunctie

De strategische (deel)processen

a. Strategische agenda MT: Instemmen met voorstellen van de afdeling Management Ondersteuning met betrekking tot inkoopbeleidskaders, toewijzen inkooppakketten aan contracteigenaren/budgethouders en het vaststellen van inkoopinstrumenten.

b. Inkooppakketstrategie: Provinciebreed bepalen van inkoopbehoeften per pakket en vaststellen op welke wijze de provincie hierin voorziet.

De tactische (deel)processen

a. Voorbereiden: Het formuleren van de aanbestedingsstrategie op basis van vraag en aanbod.

b. Specificeren: Het opstellen van de offerteaanvraag, het Programma van Eisen (in voorkomende gevallen) en het concept­contract.

c. Selecteren: Het aanvragen van offertes, het selecteren van leveranciers en het beoordelen van offertes.

d. Contracteren: Het onderhandelen met leveranciers (indien toegestaan) en het afsluiten en laten registreren van het contract.

e. Contractmanagement: Het managen van de leveranciersprestaties, het toepassen en evalueren van het contract, het afhandelen van restpunten / overdracht bij contractbeëindiging.

De operationele (deel)processen

a. Registeren en beheren: Het vastleggen van aanbestedingsinformatie, contractinformatie en leveranciersprestaties, het signaleren van actiepunten.

b. Bestellen: Het binnen de overeengekomen condities afroepen van de benodigde producten en diensten.

c. Bewaken: Het controleren van de individuele bestelling en de individuele factuur, het inhoudelijk bewaken van het contract.

3.3, De dimensies van de inkoopfunctie

Om inkoopprocessen goed te laten verlopen dienen op verschillende dimensies van de inkoopfunctie passende condities tot stand te komen. Ze zijn randvoorwaardelijk.

De dimensies van de inkoopfunctie

a. Inkoopbeleid: Deze dimensie richt zich op richtinggevende en kaderstellende aspecten rond de inkoopfunctie in het algemeen en inkooppakketten in het bijzonder.

b. Mensen: Deze dimensie richt zich op het ontwikkelen van en beschikken over de juiste inkoopcompetenties en inkoopformatie. Cultuur vormt hierbij een belangrijk onderdeel.

c. Middelen: Deze dimensie richt zich op ondersteunende instrumenten voor de uitvoering van de inkoopfunctie.

d. Organisatie en processen: Deze dimensie richt zich op de verdeling van taken en de inrichting van inkoopprocessen. Deze dimensie wordt ook wel structuur genoemd.

4, UITGANGSPUNTEN INKOOP

De provincie Drenthe koopt duurzaam in en streeft naar het creëren van maatschappelijke waarde tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding. Daarbij handelt zij rechtmatig, integer en transparant. Goed ingerichte inkoopprocessen waarborgen dat inkoop bijdraagt aan de continuïteit van de bedrijfsvoering. In dit hoofdstuk beschrijft de provincie het door haar gewenste aanbestedingsgedrag, haar ambities en hoe ze tot bepaalde keuzes komt.

4.1, Duurzaam

De definitie die de provincie Drenthe bij duurzame inkoop hanteert is: ‘het toepassen van duurzaamheidscriteria in alle fasen van het inkoopproces'. De provincie Drenthe hanteert hierbij de productgroepcriteria die door EZ/PIANOo  beschikbaar worden gesteld en past deze toe bij selectie- en gunningcriteria of als conformiteiteisen. De provincie Drenthe draagt bij aan het verminderen van uitstoot van broeikasgassen en het ontwikkelen van innovatieve duurzame technologie.

De provincie Drenthe heeft zich als doel gesteld om in 2015 100% duurzaam in te kopen.

Deze ambitie vergt dat bij alle inkooptrajecten met een waarde van meer dan € 50.000,-, relevante en beschikbare duurzaamheidsaspecten worden gehanteerd bij het definiëren van selectie- en gunningcriteria.

4.2, Maatschappelijke waarde

4.2.1, Leerwerkplekken

De provincie Drenthe wenst jongeren enthousiast te maken voor technische beroepen en ambachtelijke opleidingen en arbeidsmogelijkheden voor kansarmen te stimuleren. De provincie heeft hier een aanjaagfunctie en waar mogelijk zal dit vanuit inkoop worden ondersteund.

In principe lenen bouw- en infraprojecten zich voor leerwerkplekken waarmee de keuze voor technische beroepen kan worden gestimuleerd. Bij dergelijke projecten bekijkt de provincie per aanbesteding in relatie tot de behoefte, de mogelijkheden voor leerwerkplekken en of eisen gesteld kunnen worden aan het aantal door de leverancier beschikbaar te stellen leerwerkplekken. Ook zal bij aanbestedingen waar nuttig en mogelijk, de inzet van kansarmen bij de uitvoering van een opdracht worden meegewogen bij de beoordeling van offertes.

Ook mondiaal wenst de provincie Drenthe zich maatschappelijk verantwoord op te stellen. De provincie weert producten die door middel van kinderarbeid tot stand zijn gekomen en creëert vraag naar minder milieubelastende producten en werkwijzen.

4.2.2, Social Return

Social return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De provincie Drenthe hecht waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Door het opnemen van social return, in de vorm van eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, beoogt de provincie hieraan een bijdrage te leveren. Bij aanbestedingen met een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempel wordt bepaald of en hoe invulling kan worden gegeven aan social return.

4.2.3,    Sociale voorwaarden

Voor de toepassing van sociale voorwaarden handelt de provincie Drenthe conform artikel 2.81 Aanbestedingswet. Artikel 2.81 zal, wanneer daar naar het oordeel van de provincie Drenthe aanleiding toe is, bij aanbestedingen worden toegepast als bijzondere voorwaarde.

Als uitgangspunt geldt hierbij dat er gerede aanleiding is te twijfelen aan de arbeidsomstandigheden in de productieketen.

4.3, Doeltreffend

Inkooptrajecten moeten leiden tot de juiste leveringen, in de juiste hoeveelheid op het juiste moment, op de juiste plaats, tegen passende voorwaarden. De provincie Drenthe zorgt voor een goede en tijdige voorbereiding en kiest weloverwogen de juiste aanbestedingsprocedure. De provincie Drenthe biedt leveranciers gelijke kansen met mogelijkheden voor het MKB en de regionale economie.

4.4, Doelmatig

De behoefte van de provincie Drenthe aan een inkoopoplossing, en de vorm van die inkoopoplossing, wordt objectief bepaald. Om schaalvoordelen te realiseren kijken we ook over de grenzen heen van afdelingen, eenheden en projecten, evenals over de grenzen van de provincie Drenthe als geheel. Waar zinvol en mogelijk zoekt de provincie Drenthe inkoopsamenwerking met andere overheidsinstanties. De provincie Drenthe beperkt de administratieve lasten van offertetrajecten. De provincie Drenthe streeft efficiency na, zowel intern als voor leveranciers. Zij doet dit in alle fasen van de tactische en operationele inkoopprocessen. Digitalisering helpt daarbij.

4.5, Rechtmatig

De provincie Drenthe is betrouwbaar, integer, efficiënt en professioneel zakelijk.

Leveranciers worden gelijk behandeld en niet gediscrimineerd. De provincie Drenthe volgt de drempelbedragen bij het bepalen van een passende mate van openbaarheid voor het publiceren van opdrachten. De eisen en inkoopvoorwaarden die de provincie stelt dienen relevant, proportioneel en eenduidig te zijn. Het beoordelen van offertes gebeurt objectief en transparant.

4.6, Integer

De provincie Drenthe wenst alleen zaken te doen met betrouwbare en integere leveranciers en kan een beroep doen op de wet BIBOB. Wanneer er bij potentiële gegadigden voor opdrachten belangenverstrengeling dreigt te ontstaan kan de provincie in voorkomende gevallen van de leveranciers zekerheden vragen ter voorkoming van belangenverstrengeling. Deze situatie kan ontstaan wanneer partijen betrokken zijn bij de voorbereiding van opdrachten waarvoor zij mogelijk zelf potentieel gegadigde zijn.

Iedere medewerker van de provincie Drenthe die met inkopen en aanbesteden te maken heeft stelt zich integer op conform de gedragscode ambtelijke integriteit (GS besluit maart 2003) Belangenverstrengeling moet worden voorkomen.  Binnen de provincie Drenthe dient iedereen die betrokken is bij het inkopen zijn verantwoordelijkheid te dragen en anderen op hun verantwoordelijkheid aan te spreken. Een goede scheiding van taken is vereist. De integrale manager is eindverantwoordelijk voor de gevolgde aanpak en gemaakte keuzen.

4.7, Transparant

De provincie Drenthe wenst transparant te handelen zodat zij eenvoudig voor haar handelen verantwoording kan afleggen, maar ook om te kunnen leren van eerdere ervaringen en zich continu te verbeteren. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen de strategische, tactische en operationele deelprocessen van de inkoopfunctie.

4.8, Waarborging continuïteit

De inkoopfunctie is zo ingericht dat de bedrijfsvoering van de provincie Drenthe optimaal wordt ondersteund en rekening houdt met specifieke kenmerken van provinciale afdelingen, eenheden en projecten. De provincie Drenthe hecht er grote waarde aan dat de afdelingen, eenheden en projecten in open coördinatie samenwerken zodat de rechtmatigheid, doelmatigheid en continuïteit zijn gewaarborgd en de provincie Drenthe eenduidig naar buiten treedt als aanbestedende dienst.

De continuïteit van de bedrijfsvoering is het beste gewaarborgd als alle fasen van het inkoopproces goed worden doorlopen. De provincie zal strategieën voor inkooppakketten ontwikkelen en vervolgens in het verlengde daarvan aanbestedingstrategieën voor specifieke inkoopbehoeften formuleren.

Het beleid is om aanbestedingen vroegtijdig voor te bereiden zodat een hoge kwaliteitsstandaard wordt bereikt en aanbestedingen tijdig zijn afgerond, dus vóór het moment dat een behoefte aan een levering zich concreet voordoet.

De Provincie Drenthe wenst te sturen op zaken die er toe doen. Naarmate afbreukrisico's toenemen, zullen procedures uitgebreider zijn en zal meer expertise via multidisciplinaire samenwerking worden ingezet. Het realiseren van het inkoopbeleid is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Hierbij zijn rollen en taken verdeeld binnen het concept van integraal management.

Aanbestedingen dienen tijdig voorbereid te worden zodat contracten zijn gesloten voordat de feitelijke behoefte zich voordoet.

5, INRICHTING VAN DE INKOOPFUNCTIE

De vormgeving vindt plaats binnen de structuren als vastgelegd in het Organisatiebesluit Provincie Drenthe 2008 en het Besturings- en Managementconcept (2007). Aan de orde komen de dimensies van de inkoopfunctie. Het betreft hier inkooporganisatie, mensen en middelen. Het inkoopbeleid is in het vorige hoofdstuk beschreven.

5.1, Organisatie

Deze dimensie richt zich op de structuur van de inkoopfunctie. De verdeling van taken en de inrichting van strategische, tactische en operationele inkoopprocessen.

5.1.1, Besturingsconcept van integraal management

De provincie Drenthe benadert de inkoopfunctie integraal waarbij de inkoopprocessen op alle niveaus van de organisatie zijn ingericht en waarbij sprake is van een doeltreffende rol- en taakverdeling met een helder onderscheid en zonder overlappingen. Deze taakverdeling leidt tot functiescheiding, zodat de integriteit is gewaarborgd, diverse deskundigheden worden ingebracht en beleid en uitvoering in hun onderlinge samenhang aandacht krijgen. Er zal worden gewerkt met inkooppakketten waarvoor een visie wordt ontwikkeld in de vorm van een inkooppakketstrategie. Hierin is aangegeven op welke wijze de provincie met het realiseren van de beleidsdoelstellingen, in relatie tot het desbetreffende inkooppakket omgaat. De afdeling Management Ondersteuning rapporteert betreffende de realisatie van de doelstellingen en is verantwoordelijk voor de hierbij benodigde ondersteuning.

5.1.2, Strategische planning en control

Aanbestedingen worden vroegtijdig voorbereid zodat een hoge kwaliteitsstandaard wordt bereikt en aanbestedingen tijdig zijn afgerond.

Om deze tijdigheid te waarborgen prognosticeert de provincie Drenthe haar inkoopbehoeften op basis van aflopende contracten, bestedingsplannen, inzicht in de technische en economische levensduur van systemen, gebouwen en installaties. De afdeling Management Ondersteuning levert inzicht in het aflopen van de contracten. Afdelingen en eenheden leveren vakinhoudelijke informatie. Dit vormt input voor het formuleren van inkooppakket strategieën en het maken van een aanbestedingskalender. Hierop zijn in ieder geval alle Europese aanbestedingen vermeld.

Jaarlijks vindt onder verantwoordelijkheid van de accountant een financiële audit plaats betreffende de naleving van de wet en regelgeving. De inkoopadviseur vervult geen controlerende, maar een adviserende rol. Deze taken worden gescheiden uitgevoerd.

5.1.3, Multidisciplinaire aanpak

Bij belangrijke inkooptrajecten wordt via een multidisciplinaire aanpak, eventueel met andere belanghebbende afdelingen, een aanbesteding goed voorbereid. Dit vindt plaats in de vorm van een aanbestedingsstrategie. Deze aanbestedingsstrategie ligt in het verlengde van de inkooppakketstrategie.

In de aanbestedingsstrategie komen de volgende onderwerpen aan de orde

• •

  welke prestaties leveranciers dienen te leveren

• •

  welke contractvorm en voorwaarden daarbij het beste passen

• •

  hoe er concurrentie gesteld wordt (aanbestedingsprocedure)

• •

  hoe en door wie leveranciersprestaties worden bewaakt

• •

  hoe het contractmanagement wordt georganiseerd

5.1.4, Inkoop coördinatie

Passende coördinatiemechanismen dienen ervoor te zorgen dat de inkoopbedrijfsvoering efficiënt verloopt, schaalvoordelen worden gerealiseerd en de rechtmatigheid en eenheid van de provincie als één aanbestedende dienst naar buiten toe, is gewaarborgd. Daartoe worden strategische, tactische en operationele deelprocessen voor de inkoop ingericht. Uitgangspunt hierbij is dat de organisatie ontzorgt wordt. Dit betekent dat Europese aanbestedingen door de inkoopadviseur worden begeleid en uitgevoerd en dat de ambtelijke organisatie bij meervoudig onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen gefaciliteerd wordt met een gedigitaliseerd systeem waarbij templates beschikbaar worden gesteld en het inkoopproces met behulp van een gedigitaliseerde workflow wordt doorlopen.

5.2, Mensen

5.2.1, Arbeidscapaciteit

Mede met behulp van de door de afdeling Management Ondersteuning op te stellen aanbestedingskalender en de aard en complexiteit van de daarin opgenomen aanbestedingen, raamt de provincie Drenthe de noodzakelijke inkoopcapaciteit. De provincie Drenthe wenst de formatie voor inkoopadviseurs beperkt te houden en gebruik te maken van beschikbare inkoopcapaciteit binnen de organisatie, dan wel deze extern te betrekken door inkoopsamenwerking te zoeken met andere provincies of overheden respectievelijk deze capaciteit in te huren. Daarbij zal de regie op het extern betrekken van inkoopcapaciteit centraal zijn georganiseerd bij de afdeling Management Ondersteuning.

5.2.2, Kennisuitwisseling

In kwalitatieve zin dient tussen de afdelingen, eenheden en projecten, kennis en ervaring rond voorgenomen, lopende en uitgevoerde inkooptrajecten, evenals ervaringen rond (bepaalde) leveranciers uitgewisseld te worden. Zo ontstaat een lerende organisatie. Ook zal de provincie Drenthe initiatieven nemen om kennisuitwisseling met andere provincies en overheden tot stand te brengen. De afdeling Management Ondersteuning initieert en begeleidt dit.

Om kennis uit te wisselen tussen de afdelingen, eenheden en projecten zal een vakberaad inkoop worden ingesteld. Dit vakberaad bespreekt onder meer inkoopontwikkelingen, inkoopprestaties, prestaties van leveranciers en de naleving van het inkoopbeleid. Het initiatief van het vakberaad komt vanuit de afdeling Management Ondersteuning. De deelnemers komen uit diverse geledingen van de provincie en de accountteams. Zo kan dit vakberaad mede worden samengesteld uit de leden van het begeleidingsteam dat een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van dit inkoopbeleidsplan, evenals uit een aantal contract- of pakketeigenaren en/of gebruikers.

Om de formatie voor inkoopadviseurs beperkt te houden en inkoopactiviteiten in de lijn te kunnen laten uitvoeren investeert de provincie extra in ondersteunende instrumenten die via Huisnet beschikbaar komen. Hier over meer bij de dimensie Middelen.

5.2.3, Cultuur

Gedrag en houding van medewerkers zijn belangrijke aspecten bij de daadwerkelijke realisatie van het inkoopbeleid. Een belangrijke voorwaarde voor succes wordt gevormd door een cultuur waarbij ontschotting, integraal denken en kostenbewustzijn hand in hand gaan. Het benoemen van pakketeigenaren voor pakketten die ten behoeve van meerdere afdelingen worden ingekocht, vergt een blik over de eigen afdeling heen.

5.3, Middelen

5.3.1,    Vastleggen, meten en registreren van prestaties

De afspraken over te realiseren beleidsdoelstellingen, zoals op het gebied van duurzaamheid, doelmatigheid en rechtmatigheid worden ambtelijk gerapporteerd en geëvalueerd.

Periodiek zal de provincie Drenthe een meting uitvoeren om te bepalen in welke mate de (inkoop) beleidsdoelstellingen zijn gerealiseerd. Zo zal gemonitord worden in welke mate er duurzaam is ingekocht, de mate waarin rechtmatig is inkocht, welke kostenreducties zijn gerealiseerd en of de inkoopprocessen voldoen aan de eisen van transparantie. De afdeling Management Ondersteuning stelt jaarlijks een inkoopjaarverslag op.

Op diverse niveaus worden inkoopprestatie indicatoren geformuleerd en vastgelegd.

a. Op het niveau van het MT worden prestatie indicatoren vastgelegd in het inkoopbeleid.

b. Op inkooppakketniveau worden prestatie indicatoren met afdelingsmanagers en hoofden van eenheden vastgelegd.

c. Op contractniveau worden prestatie indicatoren vastgelegd in de aanbestedingsstrategie en de overeenkomst met de leverancier.

d. Op het leveranciersniveau worden de te realiseren leveranciersprestaties geregistreerd.

5.3.2, Contractbeheer

Ter vergroting van het inzicht in voorziene en gerealiseerde inkoopuitgaven zorgt de provincie Drenthe voor de invoering van een contractbeheersysteem. Binnen dit systeem worden de inkoopdossiers door de afdeling Management Ondersteuning digitaal geregistreerd, worden taken aan verschillende medewerkers van de afdeling Management Ondersteuning toegewezen, worden signaleringen afgegeven en kunnen managementoverzichten gegenereerd worden.

Bestedingsplannen, contracten en facturen worden voorzien van kostensoorten. Het contractbeheer wordt dusdanig ingericht dat duurzaamheidaspecten zijn te registreren. Daardoor kan beter op de inkoopfunctie worden gestuurd. Boekingsdiscipline is daarbij essentieel. Om hier eenduidigheid en zorgvuldigheid te waarborgen zal het toekennen van kostensoorten binnen de provincie Drenthe centraal vanuit de afdeling Management Ondersteuning plaatsvinden.

5.3.3, Inzicht in inkoopuitgaven

De provincie Drenthe zal periodiek, doch minimaal 1 keer per jaar, een financiële analyse uitvoeren naar de inkoopuitgaven. Bij deze analyse wordt onder meer gelet op rechtmatigheidrisico's, schaalvoordelen en de mate waarin duurzaam is ingekocht. Essentieel daarbij is dat de boekingsdiscipline op het gebied van inkoopuitgaven groot is. Vooral vervuiling op leveranciersnamen en kostensoorten zal worden voorkomen door unieke leverancierscodes toe kennen en centraal kostensoorten te koppelen aan inkoopbehoeften / uitgaven. De afdeling Management Ondersteuning zal hierin een centrale rol hebben.

5.3.4, Digitalisering

Het tactisch/operationele inkoopproces is gedigitaliseerd en er vindt digitaal dossiervorming plaats. Het digitale systeem biedt hulpmiddelen om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen, templates voor offerte aanvragen, standaard inkoopvoorwaarden en hulpmiddelen om leveranciersprestaties te evalueren. Het contentbeheer voor deze hulpmiddelen ligt bij de afdeling Management Ondersteuning.

Ook de factuurafhandeling is gedigitaliseerd en contractinformatie wordt digitaal opgeslagen en toegankelijk worden gemaakt in het contractbeheersysteem.

6, AANBESTEDINGSPROCES

6.1, Strategische deelprocessen

De provincie Drenthe onderscheidt de volgende strategische deelprocessen

• •

  Het vaststellen van het inkoopbeleid

• •

  Algemene inkoopdoelstellingen.

Het vaststellen van inkooppakketten en toewijzen aan "inkooppakket eigenaren". De afdeling Management Ondersteuning doet een voorstel wie voor welke pakketten verantwoordelijk is en bespreekt dit met de betreffende afdelingsmanagers of hoofden eenheden. De inkooppakketeigenaar, meestal een afdelingsmanager of hoofd eenheid, is verantwoordelijk voor het managen van het inkooppakket en het formuleren en laten uitvoeren van een inkooppakketstrategie.

De inkoopadviseur vanuit de afdeling Management Ondersteuning adviseert het betrokken management op basis van zijn inkoopexpertise en zijn inzicht in historische en voorgenomen inkoopuitgaven van de provincie Drenthe.

6.2, Tactische deelprocessen

De tactische deelprocessen richten zich op het uitvoeren van aanbestedingen.

• •

  Voorbereiden en specificeren: In dit deelproces worden het aanbestedingsplan en functionele en technische eisen opgesteld. Het gaat hier om objectieve specificaties waar de levering of dienst aan moet voldoen.

• •

  Selecteren: In dit deelproces worden offertes aangevraagd en vergeleken. Leveranciers dienen gelijke kansen te hebben. In de offerte aanvraag dient duidelijk te zijn waarop de offerte wordt beoordeeld. Dit kan op basis van de Economische Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of op basis van de laagste prijs. Bij Europese aanbestedingen wordt altijd op basis van EMVI aanbesteed.

• •

  Contracteren: Ieder contract heeft een contracteigenaar. In de regel is dit een budgethouder. Deze contracteigenaar sluit de overeenkomst en is verantwoordelijk voor een juiste naleving van de overeenkomst door de provincie en de leverancier.

6.2.1, Voorbereiden en specificeren

Deze fase vormt de voorbereiding op de aanbesteding. De provincie stelt in deze fase voor opdrachten met een geraamde waarde van €50.000 of meer een aanbestedingsplan op, dat later wordt vertaald in een aanbestedingsleidraad/offerteaanvraag met pakket van eisen.

In het aanbestedingsplan wordt onder andere beschreven of en hoe de opdracht in percelen wordt opgedeeld voor welke contractvorm wordt gekozen en welke aanbestedingsvorm wordt gevolgd. De specifieke eigenschappen van de levering of dienst zijn daarbij een bepalende factor. Hierbij wordt onder andere acht geslagen op de marktsituatie (naar aanleiding van een marktanalyse of -consultatie), het al of niet samenvoegen van opdrachten, de uitsluitingsgronden, de inhoud van en het aantal te stellen geschiktheidseisen, de te stellen termijnen, de gunningscriteria, een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving en de voorwaarden van de overeenkomst.

Risicomanagement vormt een ander belangrijk onderdeel van het aanbestedingsplan. Het houdt in dat risico's worden geïnventariseerd die kunnen ontstaan tijdens de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Vervolgens wordt onderzocht hoe deze risico's kunnen worden beperkt door beheersmaatregelen. Het gaat daarbij niet alleen om technische of financiële risico's maar ook om organisatorische, logistieke, maatschappelijke, politieke en personele risico's.

Daarnaast wordt voor meervoudig onderhandse aanbestedingen in het aanbestedingsplan gemotiveerd hoe de keuze voor de geselecteerde leveranciers tot stand is gekomen.

6.2.2, Selecteren

Nadat de aanbesteding heeft plaatsgevonden volgt de selectiefase. Dit is de fase waarin de provincie uit verschillende inschrijvingen de beste aanbieding selecteert op basis van de in de aanbestedingsstukken vastgestelde selectie- en gunningscriteria.

De levering of dienst wordt uitsluitend opgedragen aan de inschrijver die aan de vermelde criteria voldoet. In de Aanbestedingswet is vastgelegd dat bij opdrachten die worden aanbesteed, elke inschrijver gelijktijdig en schriftelijk in kennis wordt gesteld van de voorgenomen gunning. In deze berichtgeving zijn de gronden van de gunningsbeslissing gemotiveerd weergegeven en wordt vermeld aan welke inschrijver de provincie voornemens is te gunnen.

Aan het voornemen tot gunning kunnen geen rechten worden ontleend. Bij aanbestedingen van leveringen en diensten met een geraamde waarde die hoger is dan de Europese aanbestedingsdrempel hanteert de provincie Drenthe een standstill-periode. Indien binnen een termijn van 20 kalenderdagen (Alcatel-termijn) een kort geding aanhangig is gemaakt tegen het voornemen tot gunning, mag er niet worden overgegaan tot gunning van de opdracht. De provincie moet de uitkomst van het kort geding afwachten voordat overgegaan kan worden tot definitieve gunning, tenzij een zwaarwegend belang gunning noodzakelijk maakt.

6.2.3, Contracteren

Als uitgangspunt geldt dat de mededeling, waarin de levering of dienst wordt gegund, schriftelijk wordt verzonden. Na de (definitieve) gunning wordt het definitieve contract opgesteld en ondertekend door de (gemandateerd) budgethouder. De contractafspraken worden door de afdeling Management Ondersteuning geregistreerd in het contractbeheersysteem.

6.3, Operationele deelprocessen

De operationele deelprocessen richten zich op de periode nadat een aanbesteding is afgerond. De provincie Drenthe zorgt vooral met betrekking tot deze deelprocessen voor functiescheiding en wel zo dat de goedkeurende functie, de bestellende functie, de ontvangende functie (ontvangstcontrole) en de betalende functie bij voorkeur bij verschillende functionarissen is belegd.

Bestellen. Het gaat hier om een opdracht tot levering waarmee de feitelijke verplichting tot stand komt.

Bewaken. De contracteigenaar, zijnde de budgethouder, is verantwoordelijk voor het contractmanagement, het bewaken van de leveranciersprestaties, het evalueren van de overeenkomst, het tijdig opzeggen van een overeenkomst en het initiëren van een nieuwe aanbesteding. De afdeling Management Ondersteuning bewaakt de gemaakte afspraken en rapporteert aan de contracteigenaar over de voortgang.

Nazorg. Hiertoe hoort het erop toezien dat als een overeenkomst met een leverancier wordt beëindigd hij ook aan zijn overdrachtsverplichtingen voldoet, dit wordt vastgelegd en de nakoming wordt bewaakt. Verder hoort hier de evaluatie van de samenwerking en het contract bij en de vastlegging hiervan in het contractbeheersysteem. De verantwoordelijkheid voor de nazorg ligt primair bij de contracteigenaar, de uitvoering vindt plaats door de afdeling Management Ondersteuning.

7, AANBESTEDINGSASPECTEN

7.1, Aanbestedingsdocumenten

7.1.1, Bestek/Offerteaanvraag/Pve

Bevat een nauwkeurige beschrijving van de levering of dienst. Het betreft:

alle relevante inlichtingen met betrekking tot de uitvoering en het verloop van de opdracht;

de rechten en plichten van de verschillende partijen;

en de eisen en criteria waaraan de ondernemer moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor gunning van de opdracht.

7.1.2, Aankondiging

De aankondiging van een openbare aanbesteding wordt opgesteld aan de hand van het daartoe door midel van het elektronische systeem voor aanbestedingen beschikbaar gestelde formulier. In de Aanbestedingswet opgenomen technische, organisatorische en financieel-economische eisen dienen in de aankondiging of het selectiedocument te worden opgenomen.

Voor de in de hoofdstukken 8.2 en 8.3 beschreven openbare en niet-openbare aanbestedingsprocedure geldt dat de aankondiging plaatsvindt op een voor iedereen toegankelijk elektronisch medium. Op dit moment is dat www.tenderned.nl. Heeft het werk een geraamde waarde boven de Europese drempel, dan verstuurt TenderNed deze aankondiging automatisch door naar TED (Tenders Electronic Daily), het aankondigingenplatform van alle Europese aanbestedingsopdrachten binnen de Europese Unie.

Voor de in de paragraaf 8.4 beschreven onderhandse aanbestedingsprocedure geldt dat onderhandse aanbestedingen voor- en achteraf niet worden bekendgemaakt.

7.1.3, Proces-verbaal van aanbesteding

Van de feitelijke aanbesteding wordt een proces-verbaal van aanbesteding opgemaakt. Het proces-verbaal bevat de gegevens als bedoeld in art. 2.132 van de Aanbestedingswet.

7.1.4, Nota van inlichtingen

De Nota van inlichtingen inschrijvingsfase / aanmeldingsfase wordt uiterlijk 6 dagen voor de feitelijke inschrijving of aanmelding aan de gegadigden verstuurd te worden. Deze dient ter verduidelijking, aanvulling of wijziging van de aanbestedingsstukken en tot beantwoording van de vragen die schriftelijk of tijdens een inlichtingenbijeenkomst mondeling zijn gesteld. De eisen en criteria in de aankondiging en de aanbestedingsstukken dienen onderling overeen te stemmen en mogen niet in de Nota van Inlichtingen worden gewijzigd.

De Nota van inlichtingen inschrijvingsfase / aanmeldingsfase wordt, ook indien er door de gegadigden geen vragen zijn gesteld, te allen tijde verstuurd.

7.2, Drempelbedragen en keuze voor aanbestedingsvormen

Welke aanbestedingsvorm wordt gehanteerd is in eerste instantie afhankelijk van de raming van de waarde van de opdracht en de soort opdracht. De provincie hanteert voor leveringen en diensten de volgende drempelbedragen. Verder wordt voor de keuze van de aanbestedingsvorm acht geslagen op de transactiekosten voor zowel provincie als inschrijver, het aantal potentiële inschrijvers, gewenste eindresultaat, complexiteit van de opdracht en het karakter van de markt.

• •

  Bij een opdracht met een raming beneden de € 50.000,-  wordt schriftelijk één natuurlijke of rechtspersoon tot inschrijving uitgenodigd.

• •

  Bij een opdracht met een raming tussen € 50.000,- en € 150.000,- worden schriftelijk minimaal 3 natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving uitgenodigd.

• •

  Bij een opdracht met een raming tussen € 150.000,- en de Europese aanbestedingsdrempel wordt nationaal aanbesteed of er worden schriftelijk minimaal 3 en maximaal 5 natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving uitgenodigd. Als uitgangspunt geldt dat het streven moet zijn  gericht op het maximum van 5.

• •

  Bij een opdracht met een raming vanaf de Europese aanbestedingsdrempel wordt de opdracht Europees openbaar of Europees niet openbaar (met voorselectie) aanbesteed (voor het actuele Europese drempelbedrag wordt verwezen naar http://www.europadecentraal.nl/onderwerpen/aanbestedingen/drempelbedragen)

Bovengenoemde bedragen gelden als uitgangspunt bij het aanbesteden van leveringen en diensten. De provincie behoudt zich het recht voor om, bijvoorbeeld wanneer de aard van de opdracht hiertoe aanleiding geeft, af te wijken van dit uitgangspunt (met uitzondering van opdrachten met een raming boven de Europese aanbestedingsdrempel).

Een voorstel tot afwijking wordt ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten voorgelegd wanneer er sprake is van:

• •

  dwingende spoed, door een niet aan de provincie toe te rekenen onvoorziene gebeurtenis, die bij niet tijdige oplossing tot nadelige gevolgen leidt;

• •

  vereiste specialistische kennis c.q. vaardigheden;

• •

  hoge voorbereidingskosten of onaanvaardbaar hoge kosten bij de keuze voor een andere Opdrachtnemer;

• •

  mogelijke technische moeilijkheden bij de keuze van een andere ondernemer;

• •

  het specifieke karakter van de producten;

• •

  het complexe uitvoeringsproces en/of verwevenheid met parallelle processen;

en op grond van een of meer van deze redenen een enkelvoudige aanbesteding wenselijk wordt geacht.

Afwijken van het uitgangspunt, zonder voorafgaand formeel afwijkingsverzoek aan GS, is alleen toegestaan wanneer volgens het drempelbedrag meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, maar een enkelvoudig onderhandse aanbesteding wenselijk wordt geacht omdat slechts één leverancier in staat is in de gewenste dienst of levering te voorzien vanwege een uitsluitend recht of monopoliepositie (er is feitelijk slechts één leverancier).

Indien deze situatie zich voordoet zal de verantwoordelijke portefeuillehouder door de behoeftesteller met een kort memo geïnformeerd worden. Hierin wordt de opdracht beschreven en aangegeven waarom alleen de betreffende leverancier in staat is in de behoefte te voorzien.

7.3, Uitgesloten opdrachten voor diensten

Het beleid is niet van toepassing op opdrachten voor diensten:

• •

  betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende rechten hierop;

• •

  betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal door televisieomroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd;

• •

  betreffende spraaktelefonie, telex, mobiele radiotelefonie, oproep- en satellietdiensten;

• •

  betreffende arbitrage en bemiddeling;

• •

  van juridische aard;

• •

  inzake financiële diensten betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale banken verleende diensten;

• •

  inzake tewerkstelling, plaatsing van personeel, detachering en personeelsverschaffing;

• •

  voor onderzoek en ontwikkeling op het gebied van wetenschap en hoogwaardige technologie, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel toekomen aan de provincie voor gebruik ervan in de uitoefening van haar werkzaamheden en voor zover de dienstverlening volledig door de provincie wordt beloond.

7.4, Eisen en criteria

Voor alle aanbestedingsprocedures moeten bij het formuleren van de eisen en criteria de in het aanbestedingsrecht geldende algemene beginselen van onder andere gelijkheid, non-discriminatie, proportionaliteit en transparantie in acht worden genomen. De beschrijving van de eisen en criteria wordt per project opgenomen in de aanbestedingsstukken en vermeld in de aankondiging. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen selectiecriteria en gunningcriteria.

7.4.1, Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver, zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening, moet voldoen. Binnen de selectiecriteria wordt onderscheid gemaakt tussen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.

De provincie mag de selectiecriteria alleen gebruiken voor het beoordelen van de inschrijver, niet voor het beoordelen van de inschrijving. De provincie kan bij het verzoek tot deelneming of de inschrijving op de aanbesteding een door de ondernemer aan te leveren Eigen Verklaring verlangen, waarin de ondernemer dient aan te geven of de uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn en of hij voldoet aan gestelde geschiktheidseisen en/of selectiecriteria (bij een niet-openbare procedure). De uitsluitingsgronden zijn opgenomen in artikel 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet. In de uitsluitingsgronden worden criteria aangegeven op basis waarvan de provincie inschrijvers mag uitsluiten van opdrachten.

Aan de hand van de geschiktheidseisen, die de provincie zelf moet bepalen, wordt beoordeeld of de inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. De inschrijver wordt beoordeeld op technische bekwaamheid en (voldoende) financiële draagkracht.De provincie kan de juistheid nagaan van de gegevens of inlichtingen in de eigen verklaring van de ondernemer wiens inschrijving voor opdrachtverlening dan wel deelname aan de inschrijvingsfase in aanmerking komt. Aan de desbetreffende ondernemer kan worden verzocht om onderbouwing van de inhoud van zijn eigen verklaring door middel van het overleggen van de door de provincie te geven bewijsmiddelen.

7.4.2, Gunningscriteria

Gunningscriteria worden alleen gebruikt voor het beoordelen van de inschrijving op de opdracht, niet voor het beoordelen van de inschrijver. Een opdracht voor een levering of dienst wordt gegund op basis van een van de volgende gunningscriteria.

• •

  De laagste prijs, of;

• •

  Emvi: de economisch meest voordelige inschrijving

Standaard wordt bij alle nationale en Europese aanbestedingen emvi gehanteerd. Afwijking hiervan is alleen dan mogelijk indien dit in de aanbestedingsstukken wordt gemotiveerd.

Bij het gunningscriterium Emvi bepaalt de provincie haar keuze op grond van een weging van de scores die zijn verkregen op meerdere (sub)criteria. Te denken valt aan criteria als prijs, kwaliteit en levertijd. De provincie specificeert in de aankondiging of het aanbestedingsstukken welk relatief gewicht aan elk van de door hem gekozen criteria wordt toegekend.

7.5, Integriteit

De provincie kan, indien zij daartoe aanleiding ziet een onderzoek instellen naar de integriteit van de gegadigde in het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur (Wet Bibob). De Wet Bibob beoogt te voorkomen dat onder meer door aanbestedingen van overheidsopdrachten de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde `criminele' activiteiten faciliteert.

Alleen bij opdrachten die nationaal of Europees worden aanbesteed, wordt aan de geselecteerde ondernemers dan wel de ondernemers aan wie de provincie voornemens is te gunnen gevraagd een een gedragsverklaring aanbesteden (artikel 4.1 Aanbestedingswet) aan te leveren.

7.6, Geschillen en onregelmatigheden

Indien een ondernemer wenst te klagen over een concrete aanbesteding of een onderdeel daarvan, kan hij een klacht indienen bij het Klachtenmeldpunt aanbesteden van de provincie (zie betreffende aanbestedingsstukken). Indien hij zich niet kan verenigen met de afhandeling van de klacht, kan hij de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts (artikel 4.27 Aanbestedingswet) verzoeken te bemiddelen en te adviseren. Voor de wijze van inrichting en de werkwijze van het Klachtenmeldpunt wordt verwezen naar het door het Ministerie van EL&I vastgestelde document ‘Klachtenregeling Aanbesteden'.

8, AANBESTEDINGSVORMEN

8.1, Algemeen

In de Aanbestedingswet zijn zowel voor de nationale aanbesteding als voor de Europese aanbesteding diverse aanbestedingsvormen opgenomen De voor de provincie relevante en meest toegepaste procedures worden hieronder beschreven.

8.2, Openbare procedure (openbare aanbesteding)

Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder mag inschrijven.

8.3, Niet openbare procedure (met voorafgaande selectie)

Een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen. Aan de hand van de selectiecriteria en het gunningscriterium die voorafgaand aan de procedure worden bepaald, wordt een aantal gegadigden door de provincie geselecteerd. Zij worden vervolgens uitgenodigd tot inschrijven.In de aankondiging van een niet-openbare procedure wordt óf het aantal uit te nodigen gegadigden óf een minimum- en maximumaantal aangegeven.

8.4, Onderhandse procedure (meervoudig onderhandse aanbesteding)

Een aanbesteding volgens de onderhandse procedure is een aanbesteding die niet algemeen bekendgemaakt wordt en waarvoor een beperkt aantal natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd. Voor deze procedure worden minimaal 3 en maximaal 5 ondernemers uitgenodigd om in te schrijven. Provincie Drenthe streeft er naar bij al haar meervoudig onderhandse aanbestedingen voor diensten en leveringen minimaal één Drentse gegadigde uit te nodigen offerte in te dienen. Het Drentse MKB wordt hiermee nóg meer betrokken bij onze aanbestedingen.

8.5, Enkelvoudige aanbestedingsprocedure

De enkelvoudige aanbestedingsprocedure is niet in de Aanbestedingswet opgenomen. Een enkelvoudige aanbesteding is een aanbesteding die niet algemeen wordt bekendgemaakt en waarbij 1 natuurlijke of rechtspersoon tot inschrijving wordt uitgenodigd. Voor de enkelvoudig onderhandse aanbesteding wordt gekozen als de opdracht een geraamde waarde van beneden de € 50.000,- heeft. Komt de geraamde waarde boven dit bedrag uit, maar is er sprake van een van de argumenten genoemd in paragraaf 7.2 (zoals dwingende spoed), dan mag voor deze aanbestedingsprocedure worden gekozen.

9, SLOTBEPALINGEN

9.1, Inwerkingtreding

Het onderhavige beleid treedt in werking op 1 april 2013, met inachtneming van het bepaalde in paragraaf 9.2

9.2, Overgangsperiode

Voor projecten die voor 1 april 2013 zijn aangekondigd of waar een verzoek tot inschrijving is gedaan gelden de huidige beleidsregels Nota inkoopbeleid 2009-2011, Professioneel inkopen 2009 en verder (30 november 2009) en Aanbestedingsbeleid voor diensten en leveringen (22 maart 2005). 

Bijlage 1 Begripsomschrijvingen

In dit aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: