Organisatiebesluit provincie Drenthe 2014

PREAMBULE

Voor ligt het Organisatiebesluit provincie Drenthe 2014 (inclusief het hierbij horende en in dit Organisatiebesluit opgenomen Mandaatbesluit). Dit Organisatiebesluit vindt een wettelijke basis in de Provinciewet, waarin onder andere is bepaald dat:

-    gedeputeerde staten in een instructie nadere regels stellen over de bevoegdheden van de secretaris (artikel 100, tweede lid);

-    gedeputeerde staten de vervanging van de secretaris (bij de provincie Drenthe vervuld door de directeur-secretaris) regelen (artikel 103, eerste lid);

-    gedeputeerde staten regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van de provincie met uitzondering van de organisatie van de Griffie (artikel 158, eerste lid).

Het eerste Organisatiebesluit dateert van 2008, opgesteld bij de overgang van een kleine afdelingenstructuur naar een directiemodel met grotere afdelingen, onderverdeeld in teams. Het verving diverse losse besluiten over de werking van de organisatie. Ook regelt het besluit het omgaan (in bevoegdheden) van tijdelijke werkverbanden als programma's en projecten.

In 2011 is het Organisatiebesluit aangepast als gevolg van het verder samenvoegen van afdelingen en enkele kleinere structuuraanpassingen.

Bij het opstellen van het nieuwe Organisatiebesluit 2014 is uitgegaan van de overkoepelende visie op de werkwijze in de organisatie, zoals beschreven in het Besturings- en managementconcept en de Directiebrief 2013.

De missie van de organisatie is om de ambities van het Drentse bestuur waar te maken, zo goed mogelijk - gefocust op de bestuurlijke speerpunten - en zo doelmatig mogelijk. Met een moderne bedrijfsvoering. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op orde heeft maar vooral ook ondernemend en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeftes van bestuur, partners en burgers.

Belangrijk principe in de genoemde Directiebrief 2013 is het verder versterken van het collegiaal en integraal werken en het samen optrekken met externe partners in diverse netwerken. Doel: een adaptieve organisatie die in netwerken excelleert. Gebaseerd op het hebben van goede relaties en zakelijkheid in resultaatgerichte afspraken.

Het concernmanagementteam (CMT) krijgt een grotere collectieve verantwoordelijkheid in de realisatie van de begroting en de ontwikkeling van de organisatie. Het ambtelijk opdrachtgeverschap ligt daarbij bij de leden van het CMT. De uitvoering van beleid zal meer in horizontale verbanden en in het bijzonder programmatisch en projectmatig plaatsvinden.

Deze focus van de ambtelijke top op de concernrol heeft als consequentie dat de managers niet meer sturen op het niveau van afdelingen maar, met een wisselende portefeuille, op brede thema's en prioritaire projecten. Door de intensivering op de concerninzet van managers is een tweede (plaatsvervangend) directeur niet meer nodig. Ook een vaste clustering van teams in afdelingen past niet in deze ontwikkelingen.

Teams vormen de basis van de organisatiestructuur: met daarbinnen zoveel mogelijk uitvoeringsvrijheid op basis van de professionaliteit van de medewerkers. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden zo laag mogelijk belegd. Het werk is leidend. En dat moet goed worden uitgevoerd. De medewerkers staan hierin centraal. Zij staan zelf voor de kwalitatieve inhoud en de goede uitvoering en denken mee met de leidinggevenden en opdrachtgevers. Inzet, flexibiliteit, kennis en kunde van medewerkers moeten daarvoor op een hoog peil staan. Sturen op een goede uitvoering, het halen van de aan het team opgedragen prestaties en coaching, dat is de integrale verantwoordelijkheid van de teamleider.

De belangrijkste verschillen van dit besluit ten opzichte van het oude besluit:

-    een beschreven verantwoordelijkheid van het CMT (artikel 3);

-    afdelingen vervallen, de functie (afdeling)manager en hoofd ook;

-    de functie concernmanager wordt beschreven;

-    concernmanagers zijn opdrachtgevers en hebben een ambtelijke portefeuille;

-    de functie teamleider is herschreven, focus op resultaat en teamontwikkeling

-    geen plaatsvervangend directeur in dit model;

-    de functionaris medewerker is ook in de artikelen opgenomen;

-    positionering programma's en projecten.

HOOFDSTUK I, BEGRIPSBEPALING

Artikel 1, Begripsbepaling

a.   Directie: de directeur tevens secretaris als bedoeld in de artikelen 97 tot en met artikel 103 van de Provinciewet. Titel: directeur-secretaris (DS).

b.   Ambtelijke portefeuille: elk samenstel van teams, concernprogramma's en concernprojecten binnen de ambtelijke organisatie van de provincie dat wordt aangestuurd door een concernmanager.

c.   Team: elk organisatieonderdeel binnen de organisatie dat wordt aangestuurd door een teamleider, die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

d.   Budgethouder: medewerker van de provincie aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten en/of om inkomsten te realiseren.

e.   Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

f.   Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

HOOFDSTUK II, STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2, Organisatieonderdelen

1.   De ambtelijke organisatie van de provincie is, afgezien van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen, ingedeeld in een directie, een concernmanagementteam (CMT) en teams.

2.   [Vervallen.]

3.   Naast de in het eerste en tweede lid aangeduide organisatieonderdelen kunnen er tijdelijk concernprogramma's en concernprojecten zijn.

4.   Een ambtelijke portefeuille bestaat uit meerdere teams en optioneel tevens uit concernprogramma's en concernprojecten. De verdeling naar ambtelijke portefeuille is afgeleid van de vigerende opgaven voor de organisatie. Een ambtelijke portefeuille is gekoppeld aan een concernmanager.

5.   De ambtelijke organisatie als geheel wordt geleid door een directie; elke ambtelijke portefeuille wordt beheerd door een concernmanager; elk team heeft een teamleider; elk concernprogramma heeft een programmamanager; elk concernproject heeft een projectleider.

Artikel 3, Doelen en taken

1.   De directie bepaalt, binnen de door gedeputeerde staten (GS) gestelde kaders, de doelen en taken van de concernmanagers en van de teams. Tevens van de concernprogramma's en de concernprojecten, voor zover de directie de rechtstreekse opdrachtgever is. De directie draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

2.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie, draagt het concernmanagementteam (CMT) collectief de zorg voor de concernbrede strategische ontwikkeling van beleid en de beleidsuitvoering op hoofdlijnen, zoals de ambtelijke voorbereiding en -uitvoering van de volledige Programmabegroting. Het betreft ook de zorg voor de gewenste ontwikkeling van de organisatie als geheel, waaronder het beheer. Dit CMT bestaat uit de directie, de concernmanagers en een directiesecretaris.

3.   De concernmanager bepaalt, binnen de door de directie gestelde kaders en richtlijnen, de doelen en taken van de teams, concernprogramma's en concernprojecten binnen de aan hem toegewezen ambtelijke portefeuille en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

4.   De directie bepaalt, met inachtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, en dit besluit, de doelen en taken van de concerncontroller en van de directiesecretaris en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

5.   Een concernprogramma betreft een specifieke opgave van de organisatie. Het gaat om een beperkt aantal complexe, integrale, politiek gevoelige, collegebrede, portefeuille- en teamoverstijgende doelgerichte opgaven met veel betrokkenen die een uniek, meerjarig en tijdelijk karakter hebben.

6.   Een concernproject betreft een specifieke opgave van de organisatie. Het gaat om een of een beperkt aantal portefeuille- dan wel teamoverstijgende resultaatgerichte opgaven die een uniek en tijdelijk karakter hebben en/of een hoog risicoprofiel.

7.   Een concernprogramma behoeft een Programmacontract tussen de directie of een concernmanager en de programmamanager.

HOOFDSTUK III, AANSTURING

Artikel 4, Aansturing (hiërarchisch, tenzij anders vermeld)

1.   De directie stuurt de concernmanagers en de concerncontroller aan.

2.   De concernmanager stuurt de teamleiders binnen een ambtelijke portefeuille aan.

3.   De teamleider stuurt de medewerkers in het team aan.

4.   De programmamanager stuurt de programmaorganisatie operationeel aan.

5.   De projectleider stuurt de projectorganisatie operationeel aan.

6.   Iedereen die niet valt onder een concernmanager of teamleider wordt aangestuurd door de directie.

HOOFDSTUK IV, FUNCTIONARISSEN

Artikel 5, Directie

1.   Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van GS draagt de directie met in achtneming van de provinciale kaders in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing en beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen; de directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de concernmanagers, de concerncontroller en waar nodig andere medewerkers om de kwaliteit van het provinciaal beleid en de samenhang van het provinciaal beleid te verzekeren;

b.   vaststelling van de ambtelijke portefeuille- en teamstructuur van de ambtelijke organisatie; inclusief de mogelijkheid tot tijdelijke aanpassing van (de werking van) de organisatiestructuur en de aansturing in bijzondere omstandigheden of ter voorbereiding op mogelijke toekomstige situaties;

c.   geven van richtlijnen voor de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen en werkwijzen en de aansluiting daarvan op de externe omgeving van de provincie;

d.   geven van richtlijnen voor de uitvoering van het middelenbeleid en het toedelen van middelen;

e.   ondersteuning provinciebestuur;

f.    borgen van de (integrale) strategieontwikkeling;

g.   bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie;

h.   definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van door de directie zelf aan te sturen concernprogramma's en concernprojecten.  

2.   De directie heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

3.   De directie regelt de onderlinge taakverdeling tussen de directie en de concernmanagers, passend binnen de kaders van dit besluit.

4.   De directie is het eerste aanspreekpunt voor GS.

5.   De directie wordt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangemerkt.

Artikel 6, Concernmanager

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een concernmanager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing als opdrachtgever van een ambtelijke portefeuille van teams, concernprogramma's en concernprojecten;

b.   ontwikkeling van de langetermijnvisie voor (onderdelen van) het beleid en de kwaliteit van een ambtelijke portefeuille en zorg voor de vertaling hiervan naar de beleidsvormende- en beleidsuitvoeringsprocessen;

c.   tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid;

d.   (concernbrede) advisering van bestuur en/of directie;

e.   participatie in het strategisch management (CMT) van de provincie;

f.    levering van bijdragen aan relevante beleidsgebieden in en buiten de provincie, waaronder het beheren van externe relaties.

2.   De concernmanager is bij formulering en evaluatie van strategie en bestuursopdrachten eerste aanspreekpunt voor de bestuurlijke portefeuillehouder en/of de directie, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een teamleider en/of medewerker.

Artikel 7, Concernmanager tevens belast met rijkstaken

Een daartoe door GS aangewezen concernmanager draagt tevens zorg voor de ambtelijke ondersteuning met betrekking tot de rijkstaken van de commissaris van de Koning (cvdK).

Artikel 8, Teamleider

1.   Onder de verantwoordelijkheid van een concernmanager draagt de teamleider, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   realisatie (als opdrachtnemer) van de aan het team opgedragen prestaties door de integrale aansturing en beheer van het team;

b.   dagelijkse leiding, sturing en coaching van de medewerkers in het team in directe samenhang met beleids- en/of uitvoerende werkprocessen;

c.   waar nodig stimulering en coördinatie van beleidsontwikkeling en implementatie van beleid, ook in samenhang met andere beleidsterreinen en externe organisaties;

d.   ontwikkeling van kwaliteit en inzetbaarheid van (leden van) het team;

e.   tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van de directie, concernmanager en het bestuur.

2.   De teamleider kan voor informatie over de procesmatige uitvoering van bestuursopdrachten, met medeweten van de concernmanager, aanspreekpunt zijn voor de bestuurlijke en ambtelijke portefeuillehouder en/of de directie en kan zich laten bijstaan door een medewerker.

Artikel 9, Concerncontroller

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt de concerncontroller, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   advisering van de directie en de concernmanagers (in het CMT) over optimale besturing van de gehele organisatie;

b.   advisering over de kwaliteit en doelmatigheid van de organisatie;

c.   advisering over het afleggen van rekenschap over doelrealisatie, middelengebruik en het voldoen aan wet- en regelgeving;

d.   functionele afstemming tussen alle controltaken in de organisatie;

e.   eventueel, als opdrachtgever, aansturing van concernprojecten.

2.   De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de directie, inzake de in het eerste lid genoemde onderwerpen rechtstreeks aan GS informatie en adviezen geven.

3.   De concerncontroller is verantwoordelijk voor het ontwerpen en bewaken van het managementcontrolsysteem: het geheel van maatregelen en systemen dat redelijke zekerheid moet bieden dat de gestelde doelen worden bereikt.

Artikel 10, Programmamanager en projectleider

1.   Onder de verantwoordelijkheid van een ambtelijke opdrachtgever, zijnde de directie of een concernmanager, draagt de programmamanager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   uitvoering van het concernprogramma, het behalen van de in het Programmacontract overeengekomen en gedefinieerde doelen;

b.   definiëring in het Programmacontract van doelen, middelen en inspanningen;

c.   sturing op doelbereik, risico's, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

d.   operationele aansturing van de programmaorganisatie;

e.   rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan bestuur en de opdrachtgever over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

f.    levering van een bijdrage aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch en projectmatig werken en het bedrijfsmatige beheer binnen en tussen concernprogramma's.

2.  De programmamanager kan voor informatie over de uitvoering van bestuursopdrachten, met medeweten van de concernmanager, aanspreekpunt zijn voor de bestuurlijke portefeuillehouder en/of de directie en kan zich laten bijstaan door een programmamedewerker.

3.   [Vervallen.]

4. Als sprake is van een concernproject waar de directie, een concernmanager of de concerncontroller rechtstreeks opdrachtgever van is, is het in dit besluit gestelde over de programmamanager/het concernprogramma, vertaald naar de situatie van een concernproject, van overeenkomstige toepassing op de projectleider/het concernproject.

5.  Als sprake is van een project waar de directie of een concernmanager niet rechtstreeks opdrachtgever van is, geldt het gestelde onder het eerste lid niet, maar is sprake van een project dat binnen de reguliere verantwoordelijkheden van de overige in dit besluit genoemde functionarissen valt.

Artikel 11, Medewerker

1.   Onder de verantwoordelijkheid van zijn of haar direct leidinggevende draagt de medewerker met in achtneming van het verkregen mandaat en de provinciale kaders en richtlijnen in ieder geval zorg voor:

a.   uitvoering van resultaatafspraken die gemaakt zijn met een teamleider of een projectleider, vastgelegd in een individueel werkplan en indien van toepassing in een projectplan;

b.   ontwikkeling in de eigen functie- en persoonsgebonden kwaliteit en de kwaliteit die nodig is om provinciale doelstellingen, doelgericht, doelmatig en rechtmatig te realiseren in lijn met de functiebeschrijving, het competentieprofiel en het loopbaanpotentieel, tenminste vastgelegd in een individueel werkplan;

c.   rapportage aan de direct leidinggevende of projectleider;

d.   pro actieve advisering aan leidinggevenden over verbetering van beleid en beleidsuitvoering;

e.   beheren van interne en externe relaties, tenminste nodig voor het bereiken van de aan medewerker opgedragen werkzaamheden.

2.   De medewerker is voor informatie over de inhoudelijke beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering, met medeweten van de leidinggevende of projectleider, aanspreekpunt voor de bestuurlijke en ambtelijke portefeuillehouder en/of de directie.

HOOFDSTUK V, VERVANGING

Artikel 12, Vervanging

1.   Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals aangegeven in het tweede lid tot en met het zesde lid.

2.   De concernmanagers en de teamleiders worden horizontaal vervangen.

3.   De secretaris wordt vervangen door een daartoe door GS aangewezen concernmanager.

4.   De directie wordt vervangen door een daartoe door de directie aangewezen concernmanager.

5.   De concerncontroller wordt vervangen door een daartoe door de concerncontroller aangewezen functionaris.

6.   De programmamanager wordt vervangen door een daartoe door de opdrachtgever van het concernprogramma aangewezen functionaris

7.   De directie is, met uitzondering van de vervanging van de secretaris, bevoegd af te wijken van het bepaalde in het tweede lid tot en met het zesde lid en anders te besluiten over de vervanging.

8.   Indien langdurige vervanging nodig is, beslist de directie over de vervanging, met uitzondering van:

a.   langdurige vervanging van de secretaris; dan beslissen GS;

b.   langdurige vervanging van een teamleider; dan beslist de verantwoordelijk concernmanager.

HOOFDSTUK VI, FINANCIEEL BEHEER EN BEDRIJFSVOERING

Artikel 13, Administratie

1.   Onder de financiële administratie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van eigendommen, vorderingen, schulden en het eigen vermogen van de provincie.

2.   De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat in ieder geval:

a.   de wettelijke voorschriften, waaronder het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en de informatie voor derden (IV3), kunnen worden nageleefd;

b.   wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en controle en afstemming van de informatievoorziening op de behoeften in de organisatie ten aanzien van de operationele bedrijfsvoering en de documenten uit de planning- en controlcyclus.

3.   De budgethouders verstrekken periodiek dan wel terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de financiële administratie.

4.   De directie kan bij onenigheid over de verantwoording van financiële stromen per geval of in het algemeen, een aanwijzing geven aan budgethouders en/of de financiële administratie over de administratieve vastlegging en verantwoording.

5.   De budgethouders ontvangen een juiste, volledige en actuele informatievoorziening over de budgetuitputting van de aan hen toegekende budgetten.

6.   De teamleiders, de concernmanagers en de directie verstrekken periodiek dan wel terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de personeels- en salarisadministratie.

Artikel 14, Beleidsvoorbereiding

1.   Voor de beleidsvoorbereiding geven GS bestuursopdrachten aan de directie.

2.   De Begroting en de Productenraming geven het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3.   De directie draagt de zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

4.   Via mandaat draagt de directie de concernmanagers het opdrachtgeverschap op van de bestuursopdrachten. Of in voorkomende gevallen aan programmamanagers of projectleiders.

Artikel 15, Mandaat cvdK en GS

1.   De directie heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die GS onderscheidenlijk de cvdK kunnen nemen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) of tenzij:

-     bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

-     bij of krachtens dit besluit anders is bepaald, of;

-     GS of de cvdK in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken.

2.   De concernmanagers en de concerncontroller hebben een algemeen mandaat tot het nemen van beslissingen die GS onderscheidenlijk de cvdK kunnen nemen voor zover het de hun regarderende organisatieonderdelen c.q. de concerncontrol betreft en tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Awb of tenzij:

-     bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

-     bij of krachtens dit besluit anders is bepaald;

-     GS of de cvdK in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken, of;

      -     het een beslissing betreft die tot gevolg heeft dat beschikbaar gestelde bud- getten, zoals aangegeven in de programma's in de Begroting, worden overschreden.

3.   De directie, de concernmanagers en de concerncontroller hebben geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de cvdK die zijn geregeld in diens ambtsinstructie; alleen de daartoe aangewezen concernmanager, als geformuleerd in artikel 7, is hiertoe bevoegd.

4.   De programmamanagers hebben een in het Programmacontract vastgesteld mandaat tot het nemen van beslissingen aangaande het concernprogramma.

Artikel 16, Beperkingen

1.   De directie, de concernmanagers, de concerncontroller en de programmamanagers leggen een voorgenomen beslissing, met uitzondering van spoedeisende gevallen, in ieder geval voor aan GS als:

a.   de beslissing afwijkt van algemeen provinciaal beleid;

b.   de gemandateerde/ge(vol)machtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek gevoelige onderwerpen.

2.   Het algemeen mandaat aan de directie, de concernmanagers en de concerncontroller heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Awb, geen betrekking op beslissingen tot:

a.   het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

b.   het nemen van een beslissing ten aanzien waarvan is bepaald dat het met een versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

c.   het vernietigen van of het (gedeeltelijk) onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

3.   Met uitzondering van handelingen van informatieve en/of administratieve aard en met uitzondering van spoedeisende gevallen strekt het algemeen mandaat aan de directie, de concernmanagers en de concerncontroller zich voorts in elk geval niet uit over beslissingen:

a.   die leiden tot vaststelling of wijziging van provinciaal beleid;

b.   tot het vaststellen van beleidsregels als bedoeld in titel 4.3 van de Awb;

c.   op bezwaarschriften waarbij wordt afgeweken van het advies van de hoor- en adviescommissie;

d.   tot (het voordragen ter) benoeming van bestuurders in functies en commissies;

e.   tot het voeren van rechtsgedingen;

f.    waarbij de functie of de persoon van een gemandateerde direct of indirect enig persoonlijk belang heeft;

g.   tot het vaststellen van stukken die van GS of van de cvdK uitgaan en aan provinciale staten (PS) en/of aan een statencommissie zijn gericht;

h.   tot het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij voor uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

i.    die overschrijding van beschikbaar gestelde budgetten tot gevolg hebben.

4.   De uitzonderingen, zoals bedoeld in het derde lid, onder h en i, zijn niet van toepassing als het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van PS, GS of de cvdK.

5.   Het algemeen mandaat aan de concernmanagers en de concerncontroller heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Awb, tevens geen betrekking op beslissingen tot:

a.   het opleggen van disciplinaire strafmaatregelen en/of formele berispingen;

b.   het opleggen van ontslag anders dan op eigen verzoek;

c.   het sluiten van een beëindigingovereenkomst;

d.   het vaststellen van een functiebeschrijving;

e.   het vaststellen van een functiewaardering;

f.    het nemen van besluiten op grond van het beleidskader Omgaan met veranderen.

Artikel 17, Vertegenwoordiging van GS in rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij mediationbijeenkomsten

1.   De individuele leden van GS, de directie, de concernmanagers, en de programmamanagers, voor zover het hun ambtelijke portefeuille of concernprogramma regardeert, zijn gemachtigd om in voorkomende gevallen GS in rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen.

2.   De directie en de concernmanagers zijn bevoegd schriftelijk machtiging te verlenen aan medewerkers, respectievelijk medewerkers in hun ambtelijke portefeuille om GS in rechte en de cvdK in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen. Zij stellen een lijst op van personen aan wie een dergelijke machtiging is verleend.

Artikel 18, Ondermandaat binnen en buiten de provinciale organisatie

1.   De directie, de concernmanagers, de concerncontroller en de programmamanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

2.   De directie verleent ondermandaat, volmacht en machtiging aan medewerkers buiten de ambtelijke organisatie voor het nemen van beslissingen namens GS en de vertegenwoordiging van GS in rechte en de cvdK in en buiten rechte voor zover dat voortvloeit uit een door GS en/of de cvdK goedgekeurde werkwijze.

3.   De directie, de concernmanagers, de concerncontroller en de programmamanagers kunnen bij uitzondering, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.  

4.   In gevallen waarin de te nemen beslissing voor discussie vatbaar is, wordt geen ondermandaat verleend beneden het niveau van teamleider of projectleider.

5.   De gemandateerde is verantwoordelijk voor de taakuitvoering en de financiële beheersing van de begrotingsuitvoering met de toegekende budgetten.

Artikel 19, Algemene instructies met betrekking tot de uitoefening van bevoegdheden

De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende (onder)volmachten of machtigingen geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht, alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

Artikel 20, Tekenbevoegdheid

1.   Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet zoals bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens GS dan wel de cvdK.

2.   Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de desbetreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

3.   GS staan op grond van artikel 59a van de Provinciewet de cvdK toe de ondertekening van stukken die uitgaan van GS op te dragen aan de directie of een of meerdere medewerkers.

Artikel 21, Registratie van mandaten en tekenbevoegdheid

1.   Algemene mandaten en ondermandaten, inclusief ondertekeningsmandaten, worden geregistreerd.

2.   Deze registratie betreft zowel de inhoud als de aan het mandaat gekoppelde functies c.q. namen.

3.   De directie draagt zorg voor bekendmaking en terinzagelegging van de mandaatregistraties.

4.   Algemene verdere ondermandaten, als bedoeld in artikel 18, worden toegezonden aan de directie.

Artikel 22, Controle en verantwoording

1.   De gemandateerde stelt GS dan wel de betrokken portefeuillehouder(s) in kennis van krachtens (onder)mandaat genomen beslissingen waarvan hij moet aannemen dat kennisneming door GS of de betrokken portefeuillehouder(s) van belang is.

2.   De betrokken portefeuillehouder kan zich door de gemandateerde laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

Artikel 23, Budgettoedeling

1.   Op basis van de door PS vastgestelde Begroting stellen GS de primaire Productenraming en een Uitvoeringsprogramma vast en mandateren uitvoering en beheer aan de directie. De directie mandateert het opdrachtgeverschap aan de concernmanagers, tenzij de directie zelf het opdrachtgeverschap bij een concernprogramma en/of concernproject wil uitoefenen.

2.   De directie is hoofdbudgethouder.

3.   De directie wijst de prestaties uit het Uitvoeringsprogramma met bijbehorende budgetten en investeringskredieten uit de Productenraming toe aan de teamleiders, programmamanagers en de concerncontroller.

4.   De directie stelt de administratieve wijzigingen in de Productenraming vast.

5.   Administratieve wijzigingen zijn begrotingswijzigingen binnen een programma of prioriteit uit de Begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de Begroting.

6.   De directie kan de toekenning van beschikbare budgetten aan teams, concernprogramma's en concernprojecten opschorten tot het moment dat concrete (deel)plannen zijn voorgelegd en goedgekeurd.

7.   De beslissingsbevoegdheden inzake een en hetzelfde budget worden niet gemandateerd aan meerdere budgethouders.

Artikel 24, Budgethouder

1.   GS kunnen bij specifieke budgetten aangeven dat ten laste van deze budgetten verplichtingen kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van GS. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd van tevoren voorgelegd aan GS.

2.   Met uitzondering van spoedeisende gevallen mogen verplichtingen slechts worden aangegaan als een budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling van het team of het concernprogramma.

3.   De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken, diensten en leveringen door een budgethouder vinden plaats binnen de kaders van de organisatie, het team of concernprogramma, het verleende mandaat en het aanbestedingsbeleid voor diensten en leveringen en voor werken.

4.   De budgethouder heeft op grond van de toegekende inkomstenbudgetten een taakstellende opdracht tot het verwerven en/of factureren van inkomsten.

Artikel 25, Verantwoording

1.   Elke teamleider, de concerncontroller en waar nodig elke programmamanager legt aan de directie verantwoording af over de uitvoering van het Uitvoeringsprogramma, de Productenraming c.q. het Programmacontract en de uitputting van beschikbaar gestelde budgetten en investeringskredieten. Elke concernmanager legt aan de directie verantwoording af over de (ontwikkeling) van het doelbereik en de kwaliteit binnen de eigen ambtelijke portefeuille. Op basis van deze verantwoording legt de directie verantwoording af aan GS. De teamleiders, de concerncontroller en de programmamanagers leveren hiertoe periodiek en tijdig de benodigde informatie aan de directie aan. De directie vraagt advies van het CMT, een concernmanager en/of de concerncontroller.

2.   Aanbieding door GS van de jaarstukken van de provincie over het gevoerde beheer aan PS, impliceert decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, met uitzondering van later in rechte gebleken onregelmatigheden.

HOOFDSTUK VII, SLOTBEPALINGEN

Artikel 26, Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de directie.

Artikel 27, Inwerkingtreding/citeertitel

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2014, na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst, en kan worden aangehaald als Organisatiebesluit provincie Drenthe 2014.

TOELICHTING

BIJ ORGANISATIEBESLUIT PROVINCIE DRENTHE 2014

Algemeen

Het Organisatiebesluit bevat op hoofdlijnen een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de ambtelijke organisatie van de provincie Drenthe op generiek niveau. Het Organisatiebesluit zet eerst de algemene lijnen van de inrichting van de organisatie uiteen op basis van het gevoerde organisatiebeleid, als samengevat in de preambule. Daarna wordt ingegaan op de spelers in de organisatie en volgt een nadere uiteenzetting naar taken.

In dit Organisatiebesluit is opgenomen het Mandaatbesluit. Het Mandaatbesluit betreft een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden op specifiek (lees: functie) niveau en betreft een nadere uitwerking van het Organisatiebesluit binnen de bevoegdheden van de cvdK, GS en de DS. Deze kunnen, elk voor zich voor zover bevoegd, de betrokken onderdelen uit het Mandaatbesluit vaststellen. Het Mandaatbesluit volgt het gedachtegoed van het Besturings- en managementconcept en dit Organisatiebesluit.

Feitelijk wordt in het Mandaatbesluit uitgegaan van "trapsgewijs" mandaat. In dit Organisatiebesluit zelf is het door GS dan wel de cvdK of de directie verleende algemeen mandaat aan de directie, de concernmanagers en de concerncontroller opgenomen; de programmamanagers hebben een in het Programmacontract vastgesteld mandaat tot het nemen van beslissingen aangaande het concernprogramma. Op grond hiervan kunnen zij ondermandaat verlenen. Voor de door de directie, concernmanagers, concerncontroller en teamleiders (na verkregen ondermandaat) en/of programmamanagers verleende ondermandaten aan medewerkers, de vertegenwoordiging in rechte bij (hoor)zittingen van een bij de wet ingesteld orgaan en bij bijeenkomsten inzake mediation en de door de DS verleende ondermandaten aan externen (zoals de griffier van PS en functionarissen van externe partijen die namens GS taken kunnen oppakken) is, uit praktische overwegingen, naast dit Organisatiebesluit een afzonderlijke overzicht opgesteld. Het gaat hierbij ten tijde van het opstellen en wijzigen van dit Organisatiebesluit om het overzicht Interne ondermandaten, vertegenwoordiging in rechte en externe ondermandaten.

Zaken die de administratieve organisatie en procedures betreffen, zaken die vanzelfsprekend zijn bij een professionele taakinvulling en praktische zaken (zoals werkafspraken) zijn niet in het Organisatiebesluit opgenomen. Dit zijn zaken die in de staande organisatie thuishoren en zo nodig beleidsmatig of procesmatig, bijvoorbeeld als instructie bij het Mandaatbesluit, ingevuld kunnen worden. De directie stelt de nadere instructies bij het Mandaatbesluit vast.

Nadere opmerkingen bij artikelen in het Organisatiebesluit

De artikelen in het Organisatiebesluit worden in principe geacht voor zichzelf te spreken. Ter verduidelijking volgt hierna nog bij een aantal artikelen een nadere opmerking.

Overal waar in dit Organisatiebesluit termen staan als "hij" of "zijn" kan natuurlijk ook worden gelezen "zij" of "haar". Overal waar "provincie" staat, wordt de provincie Drenthe bedoeld.

HOOFDSTUK I, BEGRIPSBEPALING

Artikel 1, Begripsbepaling

Bij de definiëring van het begrip directie staat dat het gaat om de directeur tevens secretaris (met als titel directeur-secretaris (DS)) als bedoeld in de Provinciewet. Als in het Organisatiebesluit een passage alleen voor de DS als directeur (in principe aangeduid als DS) of voor de DS als secretaris geldt, wordt deze specifiek daarbij genoemd.

HOOFDSTUK II, STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2, Organisatieonderdelen

In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in een directie, een concernmanagementteam (CMT: bestaand uit de directie, de concernmanagers en de directiesecretaris) en in teams. Tevens beschikt de organisatie over programmamanagers en projectleiders die ingezet worden op concernprogramma's of concernprojecten.

Uitgezonderd van dit besluit zijn de inrichting van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen. Het stellen van regels voor de organisatie van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen behoort namelijk tot de bevoegdheid van PS.

Artikel 3, Doelen en taken

De teamleiders maken, onder verantwoordelijkheid van de concernmanagers op basis van de Programmabegroting een Uitvoeringsprogramma en een Producten(budget)raming waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke (sub)doelen, resultaten en taken het team de komende periode gaat werken. Ook de concerncontroller maakt vanuit zijn eigenstandige positie in de organisatie een dergelijk plan. Deze plannen worden met een advies van het volledige CMT aan de directie voorgelegd. De door de directie vastgestelde plannen van de teams gelden als ijkpunt voor de reikwijdte van de doelen en taken van de teams. Ofwel: de beleidsvelden waarop de teams actief zijn, zijn af te leiden uit de plannen. In dit besluit wordt wat betreft doelen en taken dan ook volstaan met het verwijzen naar de desbetreffende plannen. De plannen kunnen in overleg met de directie gewijzigd worden. De doelen en taken van een concernprogramma, en daarmee de specifieke opgave van de organisatie wat dit betreft, blijken uit het bijbehorende Programmacontract. De programmamanagers maken op basis van dit contract programmawerkplannen waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke resultaten het concernprogramma gaat werken. De door het college vastgestelde Bestuursopdracht is uiteraard het kader hiervoor.

Artikel 3, tweede lid, Doelen en taken van het concernmanagementteam

Bij de aansturing, de strategische ontwikkeling van beleid en organisatie en het beheer van de ambtelijke organisatie kan de directie onder andere gebruikmaken van het concernmanagementteam (CMT). Dit CMT bestaat uit de DS, de concernmanagers en een directiesecretaris. De concerncontroller is agendalid en kan door de directie voor een bijeenkomst van het CMT worden uitgenodigd, eventueel op eigen verzoek. Het CMT heeft, ten tijde van het samenstellen van dit Organisatiebesluit en onder de verantwoordelijkheid van de directie, tot taak om zorg te dragen voor advies over concernbrede strategiebepaling, zowel beleidsinhoudelijk als voor de ontwikkeling van de organisatie, de voorbereiding en uitvoering van de volledige Begroting en de onderlinge afstemming en advisering tussen concernmanagers, de directie en zo nodig andere functionarissen.

De directiesecretaris is primair belast met de zorg voor een goede procesgang en (proces)inhoudelijke advisering aan de directie en het CMT, de besluitvorming en de borging daarvan. Te denken valt aan het toetsen op integraliteit van adviezen en de beslisrijpheid van stukken voor het CMT. De directiesecretaris ondersteunt het strategisch management van de provincie. Hij is hiertoe lid van het CMT.

HOOFDSTUK III, AANSTURING

Artikel 4, Aansturing

Met aansturing wordt in dit Organisatiebesluit, daar waar het begrip "aansturing" niet verder is gespecificeerd, in principe hiërarchische aansturing bedoeld.

De concerncontroller heeft een eigenstandige positie. Daarom is in het eerste lid apart genoemd dat de directie ook de concerncontroller aanstuurt. De concerncontroller stuurt zelf niet rechtstreeks hiërarchisch medewerkers aan, maar stuurt functioneel en/of operationeel aan via de reguliere organisatie zoals in dit besluit geschetst. Dit principe geldt ook voor de programmamanagers en projectleiders.

HOOFDSTUK IV, FUNCTIONARISSEN

Artikelen 5 tot en met 11, Functionarissen algemeen

In het Organisatiebesluit zijn niet specifiek aparte artikelen opgenomen over GS. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuurders zijn wettelijk bepaald, dan wel vloeien automatisch voort uit de bepalingen in dit Organisatiebesluit, inclusief het Mandaatbesluit, het Besturings- en managementconcept en/of de functiebeschrijvingen van de betrokkenen.

Bij deze artikelen over de hoofdtaken van de in de ambtelijke organisatie onderscheiden functionarissen wordt genoemd dat de provinciale kaders en (met uitzondering bij de directie) richtlijnen in acht moeten worden genomen. Met provinciale kaders worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door PS, GS en/of de directie. Met richtlijnen worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door de directie, een concernmanager en/of de concerncontroller. Uiteraard geldt bij dit alles dat ook wettelijke bepalingen in acht moeten worden genomen. Waar staat dat een functionaris zorg draagt voor bepaalde taken, wordt tevens bedoeld dat deze functionaris dan ook daarvoor verantwoordelijk is.

Waar staat dat de desbetreffende functionaris eerste aanspreekpunt is (voor GS, de portefeuillehouder en/of de directie), wordt uiteraard bedoeld dat deze aanspreekpunt is voor onderwerpen die zijn kennis en/of bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen.

Artikel 5, Directie

Gezien de definiëring van het begrip "directie" in artikel 1 kan de directie in dit artikel worden beschouwd als een functionaris; gelezen kan hier feitelijk worden: DS, tevens secretaris als bedoeld in de Provinciewet". In het eerste lid, onder b, staat dat de directie de ambtelijke portefeuille- en teamstructuur van de ambtelijke organisatie vastlegt. In praktijk gebeurt dit in een organigram dat door de directie wordt vastgesteld. Daarbij heeft de directie de mogelijkheid om gedurende een tijdelijke periode de organisatie(structuur) voor te bereiden op bijvoorbeeld uitplaatsing van organisatieonderdelen als gevolg van of voorbereiding op mogelijke externe en interne ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een tijdelijke aanpassing in (de werking van) de organisatiestructuur of in de aansturing. Ook kan het zijn dat door bijvoorbeeld het vertrek van een leidinggevende tijdelijk een aanpassing van de organisatiestructuur en/of de aansturing nodig is. Het spreekt voor zich dat de directie hier slechts in uitzonderingsgevallen en verantwoord gebruik van maakt, uiteraard in overleg met het college van GS en de Ondernemingsraad.

Artikel 5 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de directie. Op grond van het tweede lid van artikel 100 van de Provinciewet stellen GS een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris. Met dit besluit wordt hier invulling aan gegeven.

Wat betreft een toelichting op het definiëren van concernprogramma's en concernprojecten door de directie en het opdrachtgeverschap hiertoe door de directie (of concernmanager dan wel concerncontroller, de laatste alleen wat betreft concernprojecten) wordt verwezen naar de toelichting hierna onder het kopje Programmamanager en Projectleider (artikelen 10 en 11).

Artikel 6, Concernmanager

Artikel 6 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie concernmanager. Daarbij wordt aangegeven voor welke verantwoordelijkheidsgebieden hij valt onder de directie.

Belangrijk is dat de concernmanager zich inzet voor het bereiken van concernbrede doelen en vanuit een rol als opdrachtgever er op toeziet dat de teams en concernprogramma's in zijn ambtelijke portefeuille, ook kwalitatief, bijdragen aan het geheel; ook aan de ontwikkeling van de organisatie. De Programmabegroting is daarbij kaderstellend. 

Overeenkomstig het eerste lid, onder e, participeert de concernmanager in het strategisch management van de provincie. De concernmanager is hiertoe lid van het CMT. Zie hiervoor ook de toelichting over het CMT bij artikel 3 over de doelen en taken van het CMT.

Artikel 7, Concernmanager tevens belast met rijkstaken

In principe heeft de concernmanager tevens belast met rijkstaken in dit besluit gelijke taken als de andere concernmanagers. Hij draagt tevens zorg voor de (eventueel door hem gemandateerde) ambtelijke ondersteuning met betrekking tot de rijkstaken van de cvdK. In de regel is koppeling aan een ambtelijke portefeuille met andere bestuurlijk georiënteerde taken te prefereren.

Artikel 8, Teamleider

Artikel 8 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie teamleider. Daarbij wordt aangegeven voor welke verantwoordelijkheidsgebieden hij hiërarchisch valt onder de betreffende concernmanager.

Belangrijk is dat de teamleider de integrale verantwoordelijkheid heeft voor het bereiken van de prestaties/resultaten opgedragen vanuit de directie en via het opdrachtgeverschap van de concernmanager en voor het juiste beheer van middelen en personeel.

De teamleider is primair belast met de ontwikkeling (via sturing en coaching) van de teamprestaties en daarmee de medewerkers in zijn team en het borgen van kennis en kunde. Die borging beperkt zich niet tot de werkprocessen binnen het team. De inzetbaarheid van medewerkers voor werkzaamheden buiten het team (als in projecten) is van belang.

Artikel 9, Concerncontroller

In de praktijk rapporteert de concerncontroller altijd met medeweten van de betrokkenen. Van de concerncontroller wordt verwacht dat hij directie en concernmanagers pro actief adviseert op het terrein van beheersing van de strategische risico's.

Artikelen 10, Programmamanager en Projectleider

In de artikelen 5 en 6 over de hoofdtaken van de directie, resp. de concernmanagers is bepaald dat deze zorg dragen voor onder andere definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van concernprogramma's en concernprojecten. Bij deze concernprojecten gaat het overigens niet om projecten die vallen binnen een programma uit de begroting (deze projecten maken deel uit van de staande organisatie), maar om eigenstandige concernprojecten waar de directie of concernmanager rechtstreeks opdrachtgever van is. Ook de concerncontroller kan overigens als opdrachtgever van concernprojecten fungeren. Als het bestuur (in het geval van een door het bestuur als zodanig beoordeeld project met een hoog risicoprofiel) en/of de directie (naar verwachting in praktijk in een beperkt aantal gevallen) besluit tot aansturing van een dergelijk project, is het gestelde over de programmamanager en concernprogramma's in dit Organisatiebesluit van overeenkomstige toepassing op de projectleider en concernprojecten waar de directie rechtstreeks opdrachtgever van is, uiteraard waar nodig vertaald naar de specifieke situatie van een concernproject.

We spreken van een concernprogramma om verwarring te voorkomen met het begrip programma uit de Begroting. In de Begroting is dit een ordeningsprincipe. Een concernprogramma is een tijdelijke organisatievorm.

Ter verduidelijking van het verschil tussen een concernprogramma en een concernproject het volgende. Bij een concernprogramma vindt sturing plaats op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang; beoordeling vindt vooral plaats op het bereiken van doelen. Bij een concernproject vindt sturing plaats op resultaten, risico's en middelen; beoordeling vindt vooral plaats op basis van geleverde resultaten.

Er is voor gekozen in dit besluit niet de vorm vast te leggen op welke wijze de opdrachtgever tot definiëring en opdrachtgeverschap van concernprogramma's (en dus ook concernprojecten) komt. In praktijk komt het erop neer dat hiervoor het volgende proces kan worden doorlopen.

Voorstellen voor een concernprogramma kunnen vanuit verschillende hoeken komen. De directie stelt vervolgens na consultatie van GS, de concerncontroller (waar nodig), en het CMT vast of er sprake is van een concernprogramma en wat in hoofdlijnen de inhoud daarvan is.

Een concernprogramma heeft een Programmacontract nodig tussen de directie en de programmamanager, afgestemd met GS. In een Programmacontract staan onder andere de beoogde doelen van het concernprogramma, de (organisatie van) benodigde en de in te zetten capaciteit, geld en tijd en de bevoegdheden van de programmamanager. De directie kan een concernmanager aanwijzen als ambtelijk opdrachtgever.

De programmamanager is opdrachtnemer en draagt zorg voor de uitvoering van het concernprogramma. Het Programmacontract geeft hierbij kaders en richtlijnen. De programmamanager geeft operationeel leiding aan de programmaorganisatie, rapporteert over de voortgang en legt besluiten over bijstellingen voor aan bestuur en opdrachtgever (in een driehoeksoverleg). Indien nodig kunnen (tijdelijk) verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de staande organisatie, bij contract, worden overgedragen aan het concernprogramma.

Binnen het concernprogramma en concernproject wordt gewerkt volgens een door de directie vastgelegde methodische aanpak.

In artikel 10, eerste lid onder f, is bepaald dat een (indien nodig daartoe door de directie specifiek aangewezen) programmamanager een bijdrage levert aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch werken en het bedrijfsmatig beheer binnen en tussen concernprogramma's.

Artikel 11, Medewerker

Feitelijk zijn alle personen die bij de provincie Drenthe werken medewerkers (met een vaste of tijdelijke aanstelling conform de Collectieve Arbeidsovereenkomst Provincies) van de provincie Drenthe. Dit artikel geldt dus ook voor de specifiek in dit besluit genoemde functionarissen.

Het spreekt voor zich dat elke medewerker, onder verantwoordelijkheid van de functionaris die hem aanstuurt, met inachtneming van het mandaat en de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg draagt voor de voorbereiding, uitvoering en/of evaluatie van productie, beleidsontwikkeling en/of implementatie van beleid en voor zijn eigen persoonlijke ontwikkeling in relatie tot zijn (toekomstige) werkzaamheden bij de provincie Drenthe. Het individueel werkplan (IWP) speelt hierbij een belangrijke rol.

Medewerkers worden nadrukkelijk uitgenodigd via dialoog mee te denken over kwesties waar leidinggevenden de verantwoordelijkheid voor dragen.

HOOFDSTUK V, VERVANGING

Artikel 12, Vervanging

Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals in dit artikel aangegeven.

Bij de vervanging van de DS dient nadrukkelijk onderscheid gemaakt te worden tussen de DS als directeur (van de ambtelijke organisatie) en de DS als secretaris (als rechtstreeks ondersteuner van GS).

-    De vervanger van de DS als directeur is een concernmanager. De volgorde van vervanging hiertoe wordt door de directeur aangewezen.

-    De vervanger van de DS als secretaris is een daartoe door GS aangewezen concernmanager. Volgens artikel 103, eerste lid, van de Provinciewet hebben GS de bevoegdheid de vervanging van de secretaris te regelen. GS nemen daartoe een separaat besluit.

Wat betreft de concerncontroller is bepaald dat deze bij afwezigheid wordt vervangen door een daartoe door de concerncontroller aangewezen functionaris. In praktijk is dit waarschijnlijk de medewerker die functioneert als assistent-controller. 

Voor alle vervangingen geldt dat deze dienen te worden vastgelegd en bijgehouden.

HOOFDSTUK VI, FINANCIEEL BEHEER EN BEDRIJFSVOERING

Algemeen

In het algemeen geldt dat als er in dit besluit wordt gesproken over bijvoorbeeld het verstrekken van gegevens en stukken en het afleggen van verantwoording etc. dat er in principe van uitgegaan kan worden dat dit dient te gebeuren richting de hiërarchisch bovengeschikte functionaris (voor zover niet anders is bepaald in dit besluit en bijvoorbeeld in procedures en richtlijnen) en uiteindelijk aan het bestuur.

Artikel 13, Administratie

Het instellen van een zelfstandig verantwoordelijke functionaris voor de organisatie en het (doen) bijhouden van de administratie, i.c. de comptabele, is niet meer in een financiële verordening Drenthe voorgeschreven. De financiële administratie is ondergebracht bij een ondersteunend team en is daarmee tot op zekere hoogte onafhankelijk van de beleidsvormende- of beleidsuitvoerende teams. De objectiviteit is verder gewaarborgd doordat in dit artikel is opgenomen dat meningsverschillen tussen de concernmanager belast met de aansturing van dit team en de budgethouders over de administratieve verwerking van financiële stromen kunnen worden beslecht door de directie.

Artikel 14, Beleidsvoorbereiding

In artikel 14 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie. Voor de beleidsvoorbereiding geven GS bestuursopdrachten aan de directie. In praktijk gaat het hierbij in principe om bestuursopdrachten voor nieuwe, grote beleidszaken en grote complexe, risicovolle projecten en dus niet voor lopend, bestaand beleid. Uiteraard dient (de voorbereiding van) het gehele beleid van de provincie binnen de provinciale kaders en richtlijnen, conform de reguliere processen in de organisatie, opgepakt en uitgezet te worden.

Artikel 16, Beperkingen

In het vijfde lid van dit artikel zijn beperkingen opgenomen wat betreft het algemeen mandaat aan de concernmanagers, programmamanagers en de concerncontroller. Het gaat hier om dusdanig zware verantwoordelijkheden dat deze bij de directie horen te liggen. Uiteraard zal de directie deze waar nodig in overleg met de betrokken concernmanager oppakken. In praktijk zal de uitvoering van deze verantwoordelijkheden veelal door de betrokken concernmanager worden voorbereid, maar de directie neemt uiteindelijk het besluit hierover en voert deze verantwoordelijkheden formeel uit.

In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld in geval van nood, onvoorziene omstandigheden waarop snel gereageerd moet worden, is het mogelijk dat een beslissing door de tijdsdruk niet vooraf aan GS kan en hoeft te worden voorgelegd. Uiteraard dient dan wel achteraf verantwoording te worden afgelegd en dienen GS (waar nodig) nog op de hoogte te worden gebracht. De betrokken functionaris zorgt dan achteraf nog voor een correcte afhandeling van zaken.

Het in het eerste lid, onder a, genoemde algemeen provinciaal beleid betreft provinciaal beleid zoals bijvoorbeeld vastgelegd in door GS en PS vastgestelde beleidskaders en richtlijnen.

Artikel 18, Ondermandaat binnen en buiten de provinciale organisatie

De concernmanagers, de concerncontroller en de programmamanagers kunnen financiële ondermandaten toekennen aan teamleiders of specifieke medewerkers binnen hun ambtelijke portefeuille of concernprogramma. Teamleiders kunnen dit niet. Op deze wijze wordt getracht het aantal budgethouders beperkt te houden. Met het verstrekken van een ondermandaat wordt de eindverantwoordelijkheid niet overgedragen.

Artikel 23, Budgettoedeling

Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de teams over de te leveren prestaties (in het Uitvoeringsprogramma als onderdeel van het teamwerkplan) en de daarvoor beschikbare middelen (Productenraming).

Bij dit artikel kan nog worden opgemerkt dat aan een concernprogramma in praktijk geen personeelsbudgetten worden toegekend; deze blijven bij de staande organisatie. Wel kunnen aan een concernprogramma specifieke budgetten worden toegekend ter uitvoering van het concernprogramma zelf. Als dit laatste het geval is, zal dit in het Programmacontract moeten worden opgenomen. Het Programmacontract is (met inachtneming van de bestuursopdracht) leidend voor eventuele budgettoedeling aan het betreffende concernprogramma.

Artikel 25, Verantwoording

De wijze en frequentie van de rapportage over het bereiken van resultaten, het doelbereik, de voortgang van de activiteiten, de benutting van middelen en de ontwikkeling van teams en medewerkers worden, waar nodig in overleg met degene die rapporteert, vastgesteld door degene aan wie wordt gerapporteerd, echter binnen de geldende concernkaders, zoals tenminste de geldende Financiële verordening.

HOOFDSTUK VII, SLOTBEPALINGEN

Artikel 26, Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de directie. Het spreekt voor zich dat de directie zonodig, bijvoorbeeld in situaties die politiek-bestuurlijk gevoelig zijn, beslist in overleg met GS.

Artikel 27, Inwerkingtreding/citeertitel

In dit artikel zijn de datum van inwerkingtreding en de citeertitel van dit besluit opgenomen.