Organisatiereglemnnt prolander

Geldend van 19-03-2016 t/m heden

Intitulé

Organisatiereglemnnt prolander

Inhoud

HOOFDSTUK I, BEGRIPSBEPALI NG

Artikel 1, Begripsbepaling

a. GR PROLANDER: de gemeenschappelijke regeling Prolander;

b. PROLANDER: de bedrijfsvoeringorganisatie zoals bedoeld in artikel2, eerste lid van de GR PROLANDER;

c. Deelnemers: de deelnemers aan de GR PROLANDER;

d. Bestuur: het bestuur, zoals bedoeld in artikel6 van de GR PROLANDER;

e. Voorzitter: de voorzitter, zoals bedoeld in artikel12 van de GR PROLANDER

f. Raad van advies: de adviescommissie zoals bedoeld in artikel13 van de GR PROLANDER;

g. Bestuursopdracht: het door het bestuur aangegeven kader voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid voor PROLANDER;

h. Directeur: de directeur of zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel15 van de GR PROLANDER;

i. Managementteam: Overlegorgaan bestaande uit de directeur, programmamanager(s) en de teamleiders;

j. Team: elk organisatieonderdeel binnen PROLANDER dat wordt aangestuurd door een teamleider, die op grond van dit reglement een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de directeur heeft;

k. Teamleider: Verantwoordelijk leidinggevende van een team;

l. Programmamanager: stuurt de programmaorganisatie operationeel aan

m. Projectleider: Stuurt de projectorganisatie operationeel aan

n. Project: Een specifieke opgave van de bedrijfsvoeringorganisatie met een uniek en tijdelijk karakter.

o. Budgethouder: medewerker van PROLANDER aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten en/of om inkomsten te realiseren;

p. Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving;

q. Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

r. Prestatieovereenkomst (PPO): is een document waarin wordt vastgelegd welke prestaties in een bepaald jaar worden geleverd en welke middelen hiervoor beschikbaar zijn (instrumenten, geld en menskracht).

De PPO heeft een wederzijds verplichtend karakter en geeft bindende afspraken weer voor de opdrachten van de provincie aan Prolander.

HOOFDSTUK II, STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 2, Organisatieonderdelen

1. De indeling van Prolander organisatie behoort tot de bevoegdheid van het bestuur.

2. De hoofdstructuur bestaat uit een directeur, programmamanager(s) en teams.

Artikel 3, Doelen en taken

1. De directeur bepaalt, binnen de door het bestuur gestelde kaders en dit reglement, de doelen en taken van de teams en de inhoud van de projecten en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

HOOFDSTUK III, AANSTURING

Artikel 4, Raad van Advies

1. Er is een raad van advies, bestaande uit de twee verantwoordelijke managers van beide provincies

2. De raad van advies voert overleg met de directeur over de afstemming op bedrijfsvoeringniveau van de door de bedrijfsvoeringorganisatie uit te voeren taken en over de uitvoering van de opdrachten.

3. De raad van advies kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan de colleges over de jaarstukken, overige documenten uit de planning- en controlcyclus, en over de wijze waarop de bedrijfsvoeringorganisatie de opdrachtnemersrol voor de provincies uitvoert.

Artikel 5, Aansturing

1. De directeur stuurt de programmamanager(s), en teamleiders aan.

2. De teamleider stuurt de medewerkers in het team hiërarchisch aan.

3. De programmamanager stuurt de projectleiders functioneel aan.

4. Iedereen die niet valt onder een teamleider wordt aangestuurd door de directeur.

5. In het managementteam vindt de onderlinge afstemming plaats tussen teamleiders onderling en teamleiders, programmamanagers en de directeur.

Artikel 6, Managementteam

1. Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan Prolander opgedragen taken voeren de directeur, programmamanagers en de teamleiders regelmatig gezamenlijk overleg in het managementteam.

2. Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur heeft het managementteam de verantwoordelijkheid voor:

a. een goede afstemming met de deelnemende partijen in de GR Prolander;

b. het realiseren van het organisatiebeleid van Prolander, de producten en diensten met de inzet van daartoe beschikbare middelen;

c. de ontwikkeling en vormgeving van het middelenbeleid van Prolander.

HOOFDSTUK IV, FUNCTIONARISSEN

Artikel 7, Directeur

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het bestuur draagt de directeur met in achtneming van de door het bestuur vastgestelde kaders en met als uitgangspunt dat daarbij wordt uitgegaan van integraal management, als zijnde de totale verantwoordelijkheid van directeur voor beleidsuitvoering en aanwending van middelen bij het realiseren van een product of dienst, in ieder geval zorg voor:

a. aansturing en beheer van de ambtelijke organisatie; de directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de programmamanagers, teamleiders, de concerncontroller en waar nodig de projectleiders en medewerkers om de kwaliteit van het Prolander beleid en de samenhang van het beleid, zoals door het bestuur vastgesteld, te verzekeren;

b. vaststelling van de structuur van de ambtelijke organisatie;

c. geven van richtlijnen voor de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen en werkwijzen;

d. geven van richtlijnen voor de uitvoering van het middelenbeleid en het toedelen van middelen;

e. ondersteuning bestuur;

f. (integrale) strategieontwikkeling;

g. bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie;

h. definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van projecten.

2. De directeur heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

3. De directeur is voor de ambtelijke organisatie het eerste aanspreekpunt voor het bestuur.

4. De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 8, Teamleider

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt de teamleider, met inachtneming van de vastgestelde kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a. hiërarchische aansturing en beheer van het team;

b. ontwikkeling van de langetermijnvisie voor en de kwaliteit van het team;

c. tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van het bestuur en/of directeur en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid;

d. advisering van het bestuur en/of directeur op het terrein van het team;

e. participatie in het management van Prolander;

f. levering van bijdragen aan relevante beleidsgebieden in en buiten de Prolander;

g. dagelijkse leiding, sturing en coaching van de medewerkers in het team in directe samenhang met beleids- en/of werkprocessen;

Artikel 9, werkzaamheden concerncontrollersfunctie

1. De directeur kan een functionaris aanwijzen die verantwoordelijk wordt gesteld voor de uitvoering van werkzaamheden verband houdend met de concerncontrollersfunctie. Met in achtneming van de Prolander kaders en richtlijnen, kan deze functie de onderstaande werkzaamheden bevatten:

a. advisering van de directeur over optimale besturing van de gehele organisatie;

b. advisering over de kwaliteit en doelmatigheid van de organisatie;

c. advisering over het afleggen van rekenschap over doelrealisatie, middelengebruik en het voldoen aan wet- en regelgeving;

d. functionele afstemming tussen alle controltaken in de organisatie.

2. De functionaris kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de directeur, inzake de in het eerste lid genoemde onderwerpen rechtstreeks aan het bestuur informatie en adviezen geven.

3. De functionaris kan de verantwoordelijkheid worden toegekend voor het ontwerpen en bewaken van het managementcontrolsysteem: het geheel van maatregelen en systemen dat redelijke zekerheid moet bieden dat de gestelde doelen worden bereikt en dat verantwoording wordt afgelegd.

Artikel 10, Programmamanager

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur, draagt de programmamanager, met in acht-neming van het bestuur vastgestelde kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a. uitvoering van het programma, het behalen van de in de prestatieovereenkomst overeengekomen en gedefinieerde doelen;

b. definiëring in de prestatieovereenkomst van doelen, resultaten, middelen, inspanningen en risico's;

c. sturing op doelbereik, risico's, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

d. operationele aansturing van de projectleiders;

e. rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan de opdrachtgever over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van de opdrachtgever en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

Artikel 11, Projectleider

1. Onder verantwoordelijkheid van de programmamanager draagt de projectleider, met in achtneming van de door het bestuur vastgestelde kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a. definiëring binnen het project van doelen, resultaten, middelen, inspanningen en risico's;

b. uitvoering van het project, het behalen van de in het projectopdracht overeengekomen en gedefinieerde doelen;

c. sturing op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

d. operationele aansturing van de projectorganisatie;

e. rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan de programmamanager over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van de programmamanager en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

2. De projectleider is het aanspreekpunt voor de programmamanager, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een medewerker.

HOOFDSTUK V, VERVANGING

Artikel 12, Vervanging

1. Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals aangegeven in het tweede lid tot en met het vierde lid;

2. De directeur wordt vervangen door een daartoe door de directeur aangewezen functionaris;

3. De programmamanagers worden horizontaal vervangen of door een teamleider;

4. De teamleiders worden horizontaal vervangen;

5. De concerncontroller wordt vervangen door een daartoe door de directeur aangewezen functionaris;

6. Indien langdurige vervanging nodig is, beslist de directeur over de vervanging met uitzondering van langdurige vervanging van de directeur; dan beslist het bestuur.

HOOFDSTUK VI, FINANCIEEL BEHEER EN BEDRIJFSVOERING

Artikel 13, Administratie

1. Onder de financiële administratie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van eigendommen, vorderingen, schulden en het eigen vermogen van Prolander.

2. De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat in ieder geval:

a. de wettelijke voorschriften, waaronder het Besluit begroting en verantwoording en de informatie voor derden, kunnen worden nageleefd;

b. wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en controle en afstemming van de informatievoorziening op de behoeften in de organisatie ten aanzien van de operationele bedrijfsvoering en de documenten uit de planning en controlcyclus.

3. De budgethouders verstrekken terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de financiële administratie.

4. De directeur kan bij onenigheid over de verantwoording van financiële stromen per geval of in het algemeen, een aanwijzing geven aan budgethouders en/of de financiële administratie over de administratieve vastlegging en verantwoording.

5. De directeur draagt er zorg voor dat de budgethouders een juiste, volledige en actuele informatievoorziening over de budgetuitputting van de aan hen toegekende budgetten ontvangen.

6. De directeur en de teamleiders verstrekken terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de personeels- en salarisadministratie.

Artikel 14, Organisatiebeleid

1. Voor de ontwikkeling van het organisatiebeleid van Prolander kan het bestuur, gehoord de raad van advies, bestuursopdrachten aan de directeur geven.

2. De begroting en de programmaraming gegeven het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van uitvoeringsbeleid van de Prolander.

3. De directeur draagt de zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 15, Mandaat & Ondermandaten

1. De artikelen aangaande de mandaten en ondermandaten zijn vastgelegd in het mandaatbesluit Prolander.

Artikel 16, Budgettoedeling

1. Op basis van het bestuur vastgestelde begroting stelt het bestuur het uitvoeringsprogramma en zo mogelijk een productenraming vast en mandateert uitvoering en beheer aan de directeur.

2. De directeur is hoofdbudgethouder.

3. De directeur stelt de administratieve wijzigingen in de Productenraming vast.

4. Administratieve wijzigingen zijn begrotingswijzigingen binnen de Begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de Begroting.

5. De beslissingsbevoegdheden inzake een en hetzelfde budget worden niet gemandateerd aan meerdere budgethouders.

6. Het gestelde onder het derde tot en met het vijfde lid is voor de onder programma's en projecten vallende specifieke opgaven, zoals bedoeld in artikel 3, vertaald naar de situatie van een programma en project, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17, Budgethouder

1. Het bestuur kan bij specifieke budgetten aangeven dat ten laste van deze budgetten verplichtingen kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd van tevoren voorgelegd aan het bestuur.

2. Met uitzondering van spoedeisende gevallen mogen verplichtingen slechts worden aangegaan als een budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling van de organisatie of het team.

3. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken, diensten en leveringen door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van de organisatie en het team, het verleende mandaat en het aanbestedingsbeleid voor diensten en leveringen en voor werken. Hierbij is het aanbestedingsbeleid van de provincie Drenthe van toepassing.

4. De budgethouder heeft op grond van de toegekende inkomstenbudgetten een taakstellende opdracht tot het verwerven en/of factureren van inkomsten.

Artikel 18, Verantwoording

1. Elke programmamanager, teamleider en projectleider legt aan de directeur verantwoording af over de uitvoering van de Productenraming c.q. de projectopdracht en de uitputting van beschikbaar gestelde budgetten en investeringskredieten. Op basis van deze verantwoording legt de directeur verantwoording af aan het bestuur. De programmamanagers, teamleiders en projectleiders leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de directeur aan.

2. Aanbieding door bestuur van de jaarstukken van Prolander over het gevoerde beheer aan het bestuur, impliceert decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, met uitzondering van later in rechte gebleken onregelmatigheden.

HOOFDSTUK VII, SLOTBEPALINGEN

Artikel 19, Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dít reglement of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directeur. Het spreekt voor zich dat de directeur zo nodig, bijvoorbeeld in situaties die politiek-bestuurlijk gevoelig zijn, beslist in overleg met het bestuur.

Artikel 20, Inwerkingtreding/citeertitel

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking en kan worden aangehaald als Organisatiereglement Prolander.