Beleidsregel uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen provincie Drenthe

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Op 14 december 2016 hebben Provinciale Staten de Algemene subsidieverordening Drenthe 2017 (ASV 2017) vastgesteld. Deze subsidieverordening is gebaseerd op het Rijksbreed subsidiekader. Belangrijke uitgangspunten van het Rijksbreed subsidiekader zijn, naast proportionaliteit en sturen op hoofdlijnen en prestaties, dat er bij subsidieverlening wordt uitgegaan van vertrouwen naar de aanvrager en een administratieve lastenvermindering voor de aanvrager.

Artikel 1.11 van de ASV 2017 biedt Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om standaardberekeningswijzen vast te stellen ter bepaling van uurtarieven en de daarbij te hanteren kostenbegrippen, op grond waarvan het subsidiebedrag kan worden bepaald. De Beleidsregel uniforme kostenbegrippen en berekeningswijzen subsidies provincie Drenthe is daar een uitwerking van.

De voorliggende beleidsregel is gebaseerd op de in december 2009 door het Rijk vastgestelde Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, in het bijzonder aanwijzing 19.

Artikelsgewijs

Artikel 1, Begripsbepalingen

Een belangrijk uitgangspunt van het nieuwe subsidiekader is het uniformeren en vereenvoudigen van het subsidieproces. De begripsbepaling in het kader van de berekening van uurtarieven dient hieraan bij te dragen. Voor zover de begripsbepalingen verdere uitleg nodig hebben, volgt hierna een toelichting.

Lid a: aantal direct productieve uren per jaar

Als de subsidieaanvrager een andere rekenmethode hanteert dan de subsidieverlener voorschrijft, of de productieve uren niet onderbouwt, wordt uitgegaan van 1.650 uur voor een fulltime dienstverband.

Lid b: afschrijvingskosten

Ten aanzien van de kostensoort ‘machines en apparatuur’ is afschrijving van toepassing. Kosten voor machines en apparatuur mogen niet dubbel worden opgenomen. Deze begripsbepaling dient als kader zodat dubbele afschrijving niet mogelijk is.

Lid d: directe kosten

Belangrijke voorwaarde voor het opvoeren van kosten van bestaande machines en apparatuur is dat het de normale bestendige systematiek binnen de organisaties is en dat deze kosten apart worden geadministreerd (bijvoorbeeld in de vorm van tijdschrijven). Kosten van machines en apparatuur die specifiek voor het project worden aangeschaft, worden in de begroting opgenomen onder ‘machines en apparatuur’. Ook voor de kosten van (software)licenties geldt dat deze naar evenredigheid aan de subsidiabele activiteit mogen worden toegerekend.

Ook voor kosten voor te gebruiken materialen en hulpmiddelen die in het project worden verbruikt, maar niet specifiek voor het project zijn aangeschaft, geldt dat het een belangrijke voorwaarde is dat het een normale bestendige methodiek binnen de organisatie is dat deze kosten apart worden geregistreerd. De kosten van materialen en hulpmiddelen die specifiek voor het project worden aangeschaft, worden in de begroting opgenomen onder ‘kosten materialen en hulpmiddelen’.

Artikel 2, Toepassingsbereik

Deze beleidsregel is alleen van toepassing op project- en incidentele subsidies. Daarmee worden de boekjaar- en begrotingssubsidies buiten het bereik van deze beleidsregel gehouden. De reden hiervoor is dat de systematiek van aanvraag en vaststelling van de boekjaar- en begrotingssubsidies op dit moment geen verdere regelgeving vereist.

Artikel 3, Doel

De provincie Drenthe kiest ervoor om in haar subsidiebeleid aansluiting te zoeken bij het Rijksbreed subsidiekader. Om hier verder invulling aan te geven is deze beleidsregel geschreven.

Artikel 4, Berekeningswijzen uurtarieven

De hoogte van het te verlenen subsidiebedrag wordt berekend op basis van een begroting van de kosten, die nodig zijn voor de uitvoering van het subsidieproject. De hoofdregel voor het in aanmerking komen van kosten voor subsidie is dat het gaat om kosten die redelijkerwijs moeten worden gemaakt om de activiteiten in het project uit te voeren en dat de kosten rechtstreeks verbonden zijn aan deze activiteiten. Deze beleidsregel levert drie standaardmethoden om uit te rekenen hoe hoog de kosten van een project zijn. De subsidieverlener bepaalt vooraf (bij de opstelling van nadere subsidieregelingen) welke methode(n) dient (dienen) te worden gehanteerd door de subsidieontvanger. Dat kan inhouden dat wordt toegestaan dat de subsidieontvanger zelf een keuze maakt uit de berekeningsmethoden van de uurtarieven, maar bijvoorbeeld ook dat maar één methode door de subsidieverstrekker wordt toegestaan.

Derde lid: integrale kosten

De eerste berekeningswijze gaat uit van een uurtariefbepaling op basis van een integrale kostprijsberekening. De integrale kostensystematiek is een manier om de directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeids- of machine-uren. Van deze systematiek mag alleen gebruik worden gemaakt voor de berekening van de subsidiabele kosten indien deze stelselmatig wordt gebruikt in de organisatie van de aanvrager. Het is dus niet de bedoeling dat de integrale kostensystematiek wordt opgezet alleen voor het aanvragen van subsidies bij de provincie Drenthe.

Indien de aanvrager bij het indienen van de subsidieaanvraag niet aannemelijk kan maken dat zijn organisatie beschikt over een integrale kostensystematiek, zal deze gebruik dienen te maken van (een van) de twee andere berekeningsmethoden. De provincie zal vooraf beoordelen of de door de organisatie gehanteerde integrale kostensystematiek bruikbaar is voor de tariefberekening van het project. Afgesproken integrale tarieven op basis van de aangeleverde gegevens worden verwerkt in de subsidieverleningsbeschikking.

In het geval dat projectsubsidies € 125.000,-- of meer bedragen kunnen achteraf in de vaststellingsovereenkomst alsnog andere tarieven worden vastgesteld als de verstrekte gegevens achteraf anders blijken te zijn dan vooraf aangegeven.

De subsidiabele projectkosten bestaan bij de integrale kostensystematiek uit:

• •

  het aantal eenheden van de kostendragers, te vermenigvuldigen met het berekende tarief voor de kostendragers (kostendragers zijn bijvoorbeeld personeelskosten, apparaat-uren of eenheden materiaal);

• •

  aan derden betaalde kosten voor zover deze geen deel uitmaken van de berekende tarieven voor kostendragers;

• •

  eventueel niet-verrekenbare/niet-compensabele btw.

  • •

Vierde lid: kosten per kostendrager

Bij het hanteren van de tweede berekeningswijze wordt door de subsidieverstrekker een vast opslagpercentage voorgeschreven voor de berekening van de indirecte loonkosten. Dit opslagpercentage wordt toegepast op de directe loonkosten.

Door de directe loonkosten te vermeerderen met een vooraf vastgesteld opslagpercentage en vervolgens te delen door het aantal productieve uren van de direct betrokken personen, worden de loonkosten per uur berekend.

Bij de systematiek van loonkosten met een vaste opslag bestaan de subsidiabele projectkosten uit:

• •

  directe loonkosten (te vermeerderen met een vaste opslag ten behoeve van de indirecte kosten)

• •

  kosten van gebruik machines en apparatuur

• •

  kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen

• •

  aan derden betaalde kosten

• •

  eventueel niet-verrekenbare/niet-compensabele btw

Vijfde lid: gebruik vastgesteld uurtarief

De derde berekeningswijze gaat uit van een door de subsidieverstrekker vastgesteld uurtarief per gewerkt projectuur. In dit tarief zijn zowel de directe als de daaraan toegerekende indirecte kosten opgenomen. Deze methode wordt toegepast indien sprake is van arbeidskosten. Arbeidskosten zijn kosten van eigen arbeid van een zelfstandige ondernemer die niet als loonkosten zijn aan te merken. Deze methode zal in eerste instantie gebruikt worden wanneer de subsidie wordt aangevraagd door een zelfstandige zonder personeel. De hoogte van het vaste uurtarief kan per subsidieregeling worden vastgesteld.

Bij de vaste-uurtarief-systematiek bestaan de subsidiabele projectkosten uit:

- vast uurtarief (te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de direct betrokken personen ten behoeve van een activiteit hebben gemaakt)

- kosten van gebruik machines en apparatuur

- kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen

- aan derden betaalde kosten

- eventueel niet-verrekenbare/niet-compensabele btw

Zesde lid: vast uurtarief bij incidentele subsidies

Bij alle incidentele subsidies wordt het vaste uurtarief gehanteerd van 50 euro. Dit om het voor zowel de subsidieverlener als de subsidieontvanger eenvoudig en snel duidelijk te maken wat de subsidiabele kosten zijn voor incidentele subsidies. De hoogte van het uurtarief is bepaald door een vergelijking te maken naar wat een redelijk uurtarief is binnen verschillende sectoren. Soms zullen de kosten lager uitvallen, soms hoger. In alle gevallen wordt toch uitgegaan van 50 euro per uur. Wanneer dit onwenselijk lijkt, kan uitgeweken worden naar het vaststellen van een subsidieregeling waarin een ander uurtarief wordt vastgesteld.

Artikel 5, Inwerkingtreding en citeertitel

De invoering van deze beleidsregel hangt samen met de invoering van de nieuwe ASV 2017, die vanaf 1 januari 2017 in werking zal treden.