Instructies provinciesecretaris bij Organisatiebesluit, Overzicht interne ondermandaten en Vertegenwoordiging in rechte

Instructies van de provinciesecretaris bij het Organisatiebesluit

1. ALGEMEEN

Vooraf

Overal waar in deze instructies termen staan als ‘hij’ of ‘zijn’ kan natuurlijk ook worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.

Ambtelijk mandaat

In het Organisatiebesluit is een ambtelijk mandaat opgenomen, waardoor Gedeputeerde Staten (GS) niet alle beslissingen zelf hoeven te nemen. Bepaalde, vooral routinematige besluiten kunnen worden genomen door gemandateerden. Dit ambtelijke mandaat heeft gevolgen voor de ondertekening van stukken. In deze Instructies wordt uitgelegd hoe en door wie stukken moeten worden ondertekend.

Begrenzing beslissingsbevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen

Het komt voor dat op zich routinematige besluiten grote financiële transacties tot gevolg hebben. De hoogte van de financiële transactie kan een reden zijn om besluitvorming hierover op een hoger hiërarchisch niveau te laten plaatsvinden. Daarom wordt op grond van artikel 14, lid 5, van het Organisatiebesluit het mandaat aan de teammanagers voor beslissingen die leiden tot een verplichting beperkt tot een maximum van € 1.000.000,-- per aangegane verplichting.

Dit betekent dat bij beslissingen die een bedrag van € 1.000.000,-- te boven gaan, de provinciesecretaris ondertekent.

Voor het uitzetten en aantrekken van gelden met inachtneming van het Financieringsstatuut provincie Drenthe gelden andere bedragen (zie bijlage 1 Ondermandaten).

Besluiten inzake Wet openbaarheid van bestuur ( Wob )

Alle beslissingen op ingekomen Wob-verzoeken worden ter besluitvorming voorgelegd aan GS.

Vooraf informeren leden van GS

Alle verplichtingen van ten minste € 300.000,-- die binnen ambtelijk mandaat worden aangegaan, worden vooraf gemeld aan de verantwoordelijke bestuurlijke portefeuillehouder.

Voor subsidies geldt het volgende:

De leden van het college van GS worden wekelijks via het portefeuillehoudersoverleg geïnformeerd over alle ingekomen subsidieaanvragen en alle voorgenomen weigeringen die onder een regeling vallen. In uitzonderlijke gevallen kan de portefeuillehouder de aanvraag ter besluitvorming aan GS voorleggen.

Alle subsidieaanvragen die niet onder een subsidieregeling vallen (incidentele subsidies) of subsidieaanvragen die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen, worden aan GS ter besluitvorming voorgelegd.

In gevallen waarin GS in vergadering al hebben ingestemd met de ontvanger, de periode, het bedrag en het doel van de subsidie, kan de verlening van de subsidie in mandaat plaatsvinden door het team Subsidies & Inkoop of, indien het subsidies betreft in het kader van de Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe, door de Regiomanager.

Boekjaarsubsidies worden - vóór verlening - via een (verzamel)nota aan GS voorgelegd. In deze nota wordt inzicht gegeven in de hoofdzaken/speerpunten van de te verlenen boekjaarsubsidies.

De overige subsidieaanvragen kunnen in ambtelijk mandaat worden afgedaan.

2. CONCERNLIJN ONDERTEKENING STUKKEN

Aanhef, titel(s), initialen en achternaam van de ondertekenaar(s). De titels worden vermeld voor zover zij die heeft (hebben). Ondertekening geschiedt dan als volgt:

N.B.

Bij de adressering en de aanhef van een stuk (zoals een brief) wordt of worden, voor zover bekend, ook de eventuele titel(s) van de geadresseerde vermeld.

Ondertekening:

Onderscheid kan worden gemaakt tussen de ondertekening van stukken die van GS uitgaan:

• A.

  op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen of

• B.

  op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen.

Ad A. Beslissingen door GS genomen

Volgens de Provinciewet moeten de stukken die van GS uitgaan op grond van beslissingen die door GS zelf zijn genomen (dus niet in mandaat), worden ondertekend door de CvdK als voorzitter van GS en altijd worden meeondertekend door de (plaatsvervangend) secretaris. De ondertekening van stukken die uitgaan van GS geschiedt dan als volgt:

• a.

  door de CvdK of bij zijn afwezigheid door een van de gedeputeerden in de hoedanigheid van voorzitter van GS en

• b.

  door de provinciesecretaris of bij zijn afwezigheid door de plaatsvervangend secretaris in de hoedanigheid van secretaris van GS.

Uitzondering:

In de gevallen waarin de CvdK en de gedeputeerden niet in de gelegenheid zijn de uitgaande stukken te ondertekenen, heeft de CvdK op grond van artikel 19, lid 4, van het Organisatiebesluit de ondertekening opgedragen aan de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris tekent dan alleen.

Onder dergelijke stukken staat alleen de aanduiding ‘secretaris’ met de naam van secretaris of zijn plaatsvervanger.

Ad B. Beslissingen in mandaat genomen

De ondertekening van stukken die uitgaan van GS op grond van beslissingen die in mandaat zijn genomen, geschiedt als volgt:

• a.

  Ondertekening door teammanagers

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening teammanager>

<naam teammanager,>

teammanager <naam team voluit>

• b.

  Ondertekening door provinciesecretaris

Als stukken ondertekend worden door de provinciesecretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie geldt een soortgelijke opzet. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening provinciesecretaris>

<naam provinciesecretaris,>

provinciesecretaris

Ook bij vervanging van de provinciesecretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur van de ambtelijke organisatie door een directeur wordt onder het stuk het voorgaande vermeld. De directeur zet dan op het stuk zijn handtekening bij de naam van de provinciesecretaris, met daarbij de aanduiding “i.o.” (in opdracht).

• c.

  Ondertekening door concernprogrammamanager of concernprojectleider

Ondertekening van stukken met betrekking tot concernprogramma's en concernprojecten gebeurt namens GS onder de naam van de desbetreffende concernprogrammamanager of concernprojectleider, met vermelding van de naam van het concernprogramma/concernproject. De ondertekening ziet er dan als volgt uit:

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening concernprogrammamanager of concernprojectleider>

<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>

concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> / concernprojectleider <naam concernproject voluit>

• d.

  Ondertekening door directeur of concerncontroller

Als stukken ondertekend worden door de directeur of concerncontroller ziet de ondertekening er als volgt uit:

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening directeur of concerncontroller>

<naam directeur of concerncontroller,>

directeur / concerncontroller

• e.

  Ondertekening door specifieke gemandateerde medewerkers

Ook als een beslissing in ondermandaat is genomen door een gemandateerde medewerker in geval van een specifiek ondermandaat, wordt de naam van de teammanager, concernprogrammamanager van het concernprogramma of concernprojectleider van het concernproject opgenomen. De medewerker zet dan bij de ondertekening zijn handtekening bij de naam van de teammanager, de concernprogrammamanager of de concernprojectleider, met daarbij de aanduiding ‘i.o.’ (in opdracht). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening medewerker met aanduiding ‘i.o.’>

<naam teammanager,>

teammanager <naam team voluit>

Of

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening medewerker met aanduiding ‘i.o.’>

<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>

concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> /

concernprojectleider <naam concernproject voluit>

• f.

  Ondertekening bij afwezigheid

Het principe van de ondertekening bij afwezigheid verandert niet. Als de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende collega de brief onder de naam van de afwezige collega. De vervangende collega zet dan bij de handtekening de aanduiding ‘b.a.’ (bij afwezigheid). De ondertekening ziet er dan als volgt uit:

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>

<naam teammanager,>

teammanager <naam team voluit>

Of

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>

<naam concernprogrammamanager of concernprojectleider,>

concernprogrammamanager <naam concernprogramma voluit> / concernprojectleider <naam concernproject voluit>

Of

Gedeputeerde Staten van Drenthe,

namens dezen,

<handtekening vervangende collega met aanduiding ‘b.a.’>

<naam directeur of concerncontroller,>

directeur / concerncontroller

N.B.

Het gaat hierboven over stukken die van GS uitgaan. Het kan ook voorkomen dat stukken uitgaan vanuit een andere organisatie dan de provincie Drenthe (bijvoorbeeld het Overlegorgaan Nationaal Park Dwingelderveld), waarvan een medewerker van de provincie bijvoorbeeld uit hoofde van zijn functie secretaris is. In dat geval tekent de medewerker als secretaris van de andere organisatie (mee) als vertegenwoordiger van die organisatie en dus niet namens GS. De medewerker als secretaris van de andere organisatie doet dit op briefpapier van de desbetreffende organisatie, dus niet op briefpapier van de provincie Drenthe.