Verordening op de bezwaarschriften Samenwerkingsverband Noord-Nederland

Artikel 1

In deze Verordening wordt verstaan onder:

a.   de wet: de Algemene wet bestuursrecht;

b.   bestuursorgaan: het orgaan van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) dat dient te beschikken op een bezwaarschrift ingediend ingevolge de wet;

c.   de commissie: de externe adviescommissie voor behandeling van bezwaren tegen beschikkingen uitgaande van het SNN.

Artikel 2

1.   Er is een commissie voor de bezwaarschriften als bedoeld in artikel 7:13 van de wet.

2.   Zij is belast met het adviseren over bezwaarschriften op grond van de wet die zijn ingediend tegen besluiten van de bestuursorganen van het SNN.

Artikel 3

1.   De commissie bestaat uit 5 leden en een of meer plaatsvervangende leden.

2.   De leden en de plaatsvervangende leden van de commissie worden benoemd en ontslagen (al dan niet op eigen verzoek) door het dagelijks bestuur.

3.   Uit en door de leden wordt een voorzitter benoemd.

4.   De leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn voor het provinciaal bestuur van Fryslân, Groningen of Drenthe, dan wel werkzaam zijn voor het SNN.

Artikel 4

1.   De leden van de commissie worden benoemd voor een gelijke periode als de zittingsduur van de colleges van gedeputeerde staten.

2.   De leden van de commissie kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit schriftelijk in bij het dagelijks bestuur van het SNN.

3.   Aftredende of ontslag nemende leden blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 5

Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd vanuit het SNN dat zorg draagt voor de benoeming van 1 (of meer) ambtelijke secretaris(sen).

Artikel 6

1.   De commissie vergadert eens per maand of zoveel minder of meer als dit op grond van de ingediende bezwaren noodzakelijk is.

2.   De commissie beraadslaagt met 3 leden; voor het houden van een vergadering is het vereist dat ten minste 2 (plaatsvervangende) leden aanwezig zijn.

Artikel 7

Een lid van de commissie neemt niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift waarin deze op enigerlei wijze een persoonlijk belang heeft.

Artikel 8

1.   Binnen 1 week na ontvangst van het bezwaarschrift wordt de ontvangst daarvan schriftelijk bevestigd.

2.   Zo mogelijk minimaal 2 weken voor de hoorzitting wordt de indiener van het bezwaarschrift door de ambtelijk secretaris opgeroepen. In deze oproep wordt gewezen op de mogelijkheid nadere stukken in te dienen, dat de stukken ter in-zage liggen en dat de behandeling geschiedt door een commissie op grond van artikel 7:13 van de wet.

Artikel 9

Wanneer het bezwaarschrift is ingediend na afloop van de in de wet gestelde termijn, stelt de ambtelijk secretaris de indiener in de gelegenheid aan te tonen dat hij redelijkerwijs niet geoordeeld kan worden in verzuim te zijn geweest.

Artikel 10

De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden.

Artikel 11

1.   De voorzitter beslist of belanghebbenden buiten elkaars aanwezigheid gehoord dienen te worden.

2.   De voorzitter is belast met de goede gang van zaken tijdens de vergadering en beslist in voorkomende gevallen over alle kwesties inzake de orde van de vergadering.

Artikel 12

1.   De ambtelijk secretaris stelt aan de commissie plaats en tijdstip van de vergaderingen voor waarin belanghebbende en vertegenwoordigers van het bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich in persoon of bij gemachtigde door de commissie te doen horen.

2.   De commissie beslist bij meerderheid naar aanleiding van het voorstel van de secretaris.

Artikel 13

1.   De in artikel 6 bedoelde vergadering is openbaar.

2.   De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig oordeelt of dit door een of meer belanghebbenden wordt verzocht en de voorzitter zich daarmee kan verenigen. De commissie beslist of de behandeling met gesloten deuren zal worden voortgezet. Blijven de deuren gesloten, dan wordt hiervan en van de reden daarvoor aantekening gemaakt in het verslag van de vergadering.

Artikel 14

Het advies van de commissie:

a.   bevat de gronden waarop het steunt;

b.   wordt zo mogelijk bij unanimiteit vastgesteld;

c.   bevat bij gebreke van unanimiteit een vermelding van de stemverhouding;

d.   wordt door de voorzitter en de ambtelijk secretaris ondertekend;

e.   wordt zo mogelijk 4 weken na de vergadering uitgebracht.

Artikel 15

Deze verordening is niet van toepassing op bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van het bestuursorgaan, genomen op grond van rechtspositionele regelingen, dan wel besluiten die anderszins de rechtspositie van personen in dienst van het bestuursorgaan betreffen.

Artikel 16

1.   De commissie stelt jaarlijks een verslag van haar werkzaamheden op en doet dit toekomen aan het bevoegd orgaan.

2.   Het verslag is openbaar en bevat geen tot individuele bezwaarden te herleiden gegevens.

Artikel 17

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de bezwaarschriften SNN.

TOELICHTING VERORDENING OP DE BEZWAARSCHRIFTEN SNN

INLEIDING

Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) doet per jaar enige duizenden subsidiebeschikkingen uitgaan. Tegen deze komen jaarlijks ongeveer 100 bezwaarschriften binnen. Tot medio 2000 werden de indieners van bezwaren bestuurlijk gehoord door een of meer bestuurders van de Bestuurscommissie Economische Zaken, de gedeputeerden.

Met ingang van de nieuwe gemeenschappelijke regeling die op 30 juni 2000 in werking is getreden, is het dagelijks bestuur de instantie die beslist op het bezwaar.

Deze heeft besloten tot instelling van een externe adviescommissie. Hierbij is tevens aangegeven dat de werkwijze van de commissie in een reglement zal worden vastgelegd.

Per 15 september 2000 zijn 3 personen als lid en 2 personen als plaatsvervangend lid benoemd van de externe adviescommissie voor behandeling van bezwaren tegen beschikkingen uitgaande van het SNN.

Deze is met ingang van november 2000 aangevangen de indieners van bezwaren te horen. Teneinde de commissie te voorzien van een juridisch fundament is een reglement opgesteld. Het reglement is in het juridisch beraad reeds voorgelegd aan de juristen van de 3 noordelijke provincies.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Het bestuursorgaan is op dit moment het dagelijks bestuur, gezien het feit echter dat dit niet altijd zo geweest is en derhalve ook in de toekomst aan veranderingen onderhevig kan zijn, is gekozen voor een meer algemene formulering.

Artikel 2

De commissie is naast het adviseren tevens belast met het horen van de indieners van de bezwaarschriften. Deze taak staat echter reeds afdoende omschreven in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Artikel 3

De commissie heeft uiteraard conform artikel 7:13 van de Awb ten minste 5 leden. Verder is gekozen voor een systeem van plaatsvervangende leden die de leden volledig kunnen vervangen. Het dagelijks bestuur benoemt de leden en kan deze ook uit hun functie ontheffen indien daar aanleiding toe is. Uiteraard kunnen de leden te allen tijde op eigen verzoek ontslagen worden (zie artikel 4, tweede lid).

Er is in de commissie gekozen voor een systeem waarbij de voorzitter als "primus inter pares" opereert; er wordt door het dagelijks bestuur dan ook geen vaste voorzitter benoemd. Het voorzitterschap rouleert eveneens als dat van het SNN over een vaste periode.

Met het laatste lid wordt belangenverstrengeling voorkomen. Tevens kan in een individueel geval een lid (te) dicht betrokken zijn bij een bepaalde casus. Hiertoe is artikel 7 in de verordening opgenomen.

Artikel 4

Er is gekozen voor een benoeming over dezelfde periode als die van gedeputeerde staten, zijnde 4 jaar. De commissieleden kunnen na deze 4 jaar herbenoemd worden.

Artikel 5

Tot 31 december 2000 werden de juridische zaken ten behoeve van het SNN uitgevoerd door een jurist in dienst bij een van de 3 provincies. Vanaf 1 januari 2001 is de juridische advies- en controlfunctie van het SNN ondergebracht bij de organisatie zelf. Hier vanuit wordt dan ook voorzien in het secretariaat van de commissie.

Artikel 6

De commissie beraadslaagt met een frequentie die afhangt van het aantal bezwaren die tegen het SNN worden ingediend. Op dit moment is dit eens per maand. Ten minste 2 leden dienen deel te nemen aan de beraadslagingen teneinde te komen tot het advies naar aanleiding van een ingediend bezwaar. Voor het horen kan conform artikel 7:13, derde lid, desnoods worden volstaan met 1 lid. Gebruikelijk is echter dat de commissie voltallig hoort; bij tijdig doorgegeven verhindering van een lid kan een plaatsvervangend lid worden ingezet. Slechts bij hoge uitzondering zal het horen met 2 leden (of 1) geschieden.

Artikel 7

Het is aan de leden zelf aan te geven dat zij in een bepaalde zaak niet als lid kunnen optreden. Onder persoonlijk belang dient ook een indirect persoonlijk belang te worden verstaan in die zin dat ook zaken die de werkgever, familie en/of vrienden van een commissielid betreffen, niet door deze kunnen worden behandeld.

Artikel 8

Conform artikel 6:14 van de Awb behoort de ontvangst van het bezwaar schriftelijk bevestigd te worden. Over het algemeen kan dit binnen 1 of 2 dagen; mochten er echter (bijvoorbeeld over de status van de brief of de ontvankelijkheid) problemen rijzen dan kan dit langer duren. In ieder geval dient inzender binnen 1 week antwoord te verkrijgen.

Artikel 9

Indien een bezwaarschrift na de termijn van zes weken wordt ontvangen; is het niet noodzakelijk dat de commissie zich hierover buigt alvorens de secretaris conform artikel 6:11 van de Awb indiener in de gelegenheid stelt eventuele bijzondere omstandigheden aan te voeren.

Artikel 10

De administratieve verwerking van de bezwaren en de bewaking van termijnen wordt door de ambtelijk secretaris verzorgd. Deze stelt ook het zittingsrooster op en voert hierover overleg met de leden.

Artikel 11

De voorzitter is belast met al hetgeen tijdens de zitting aan de orde kan komen. Over het algemeen zal het bij subsidiebesluiten niet veel voorkomen dat belanghebbenden buiten elkaars aanwezigheid gehoord dienen te worden; uitgesloten is dit niet. Bij een verzoek op grond van de Wet openbaarheid bestuur kan dit allicht voorkomen.

Artikel 12

De ambtelijk secretaris stelt het zittingsrooster op en voert hierover overleg met de leden.

Artikel 13

Evenals rechtszaken zijn zittingen van de adviescommissie in beginsel openbaar. Het kan echter voorkomen dat indiener van het bezwaar geen publiek bij de zitting wenst of dat andere belangen verhinderen dat de zitting door eenieder kan worden bijgewoond. De voorzitter neemt het initiatief de deuren te sluiten; uiteindelijk beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.

Artikel 14

Het advies van de commissie bevat uiteraard de redenen van het al dan niet gegrond achten van het bezwaar. Over het algemeen zal het besluit op bezwaar van het dagelijks bestuur voor wat betreft de motivering kunnen volstaan met een verwijzing naar het advies van de commissie, indien besloten wordt dit over te nemen.

Gestreefd wordt naar unanimiteit van de commissie. Slechts in uitzonderlijke gevallen zal dit niet kunnen worden bereikt. In tegenstelling tot rechterlijke uitspraken wordt hier dan wel melding van gemaakt.

Artikel 15

De commissie behandelt alle bezwaarschriften die tegen het SNN worden ingediend, behalve die welke rechtspositionele aangelegenheden van het eigen personeel betreffen; daartoe is een aparte adviescommissie ingesteld.

Artikel 16

Teneinde het dagelijks bestuur van informatie te voorzien, alsmede teneinde de organisatie in staat te stellen kennis te nemen van de mate en aard van de ingekomen bezwaarschriften en naar aanleiding daarvan eventuele beleidsaanpassingen te verrichten, brengt de commissie jaarlijks verslag uit.