Instructie voor de hoofden van de provinciale product- en stafgroepen

Artikel 1

Deze instructie is van toepassing op de hoofden van de product- en stafgroepen van de provincie Drenthe.

De hoofden in het kader van deze instructie zijn de hoofden van de Productgroepen Economie, Verkeer en Vervoer, Cultuur en Welzijn, Wegen en Kanalen, Ruimte en Water, Landelijk Gebied, Bodem en Milieubeheer en de Stafgroepen Kabinet,

Personeel en Organisatie, Bestuurs-, Juridische en Concernzaken, Automatisering, Communicatie en Financiën en Control, de Facilitaire Groep en de directeur van het Drents Museum.

Artikel 2

De hoofden handelen overeenkomstig hetgeen over hen en ten aanzien van de aan hun product- of stafgroep opgedragen taken is bepaald in deze instructie of enig

ander wettelijk voorschrift van het Rijk of de provincie.

Artikel 3

1.   De hoofden zijn belast met de algehele leiding van een product- of stafgroep.

     De algehele leiding van de groep omvat onder meer:

a.   het erop toezien dat de bij de groep werkzame leden van het provinciale personeel hun dienst behoorlijk waarnemen en de voor hen geldende voorschriften in acht nemen;

b.   de coördinatie van de werkzaamheden bij de groep;

c.   de aanwending van het aan de groep toegewezen budget, in de rol van (sub)budgethouder.

2.   De hoofden zijn tegenover de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger verantwoordelijk voor een geregeld, doelmatig en doeltreffend functioneren van de groep.

3.   Het hoofd stelt de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger zo spoedig mogelijk in kennis van omstandigheden of voorvallen waardoor de geregelde gang van zaken bij de groep in ernstige mate wordt belemmerd of zou kunnen worden belemmerd.

Artikel 4

De hoofden van de product- en stafgroepen maken deel uit van de Concernstaf.

De hoofden van de productgroepen maken deel uit van het Managementteam.

De bijeenkomsten van de Concernstaf en het Managementteam zijn met name bedoeld om de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger te adviseren bij hun besluitvormingsproces.

Artikel 5

Het hoofd draagt er zorg voor dat de taken, opgedragen aan de groep, op een juiste wijze ten uitvoer worden gebracht.

Hij of zij pleegt zo nodig overleg met de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger en met de leden van het college van gedeputeerde staten die de desbetreffende taken in hun portefeuille hebben.

Artikel 6

Het hoofd geeft de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger ten behoeve van een optimale bedrijfsvoering, gevraagd en ongevraagd adviezen.

Hij of zij bevordert dat voor een zo goed mogelijke vervulling van de taak van het provinciaal bestuur de nodige ambtelijke initiatieven worden ontwikkeld. Waar nodig raadpleegt hij of zij de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger.

Artikel 7

In buitengewone omstandigheden neemt het hoofd, zo nodig in overleg met de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger, de geëigende maatregelen:

a.   ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden bij de groep;

b.   voor de beveiliging, voor zover zulks van hem afhangt, van de zich bij de groep bevindende personen, bescheiden en voorwerpen.

De genomen maatregelen worden zo spoedig mogelijk ter goedkeuring aan gedeputeerde staten voorgelegd.

Artikel 8

Ingevolge het Besluit mandaat en machtigingen kan de directeur-secretaris schriftelijk machtiging verlenen aan de hoofden van product- en stafgroepen om namens gedeputeerde staten handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden. Zulks onder voorwaarde van aantekening op een machtigingenlijst en goedkeuring van gedeputeerde staten.

Artikel 9

Bij ziekte of andere afwezigheid van het groepshoofd wordt deze voor wat betreft de managementtaken horizontaal vervangen door een ander daartoe aangewezen groepshoofd. De inhoudelijke vervanging vindt plaats via verticale vervanging door een daartoe aangewezen ambtenaar van die groep.

Artikel 10

Vakantie en buitengewoon verlof worden de groepshoofden overeenkomstig de daarvoor gestelde regels verleend door de directeur-secretaris of zijn plaatsvervanger.

Artikel 11

Deze instructie treedt in werking op 7 januari 1999, onder gelijktijdige intrekking van de eerder voor de hoofden van dienst vastgestelde instructies.