Verordening voor informatie en opinierondes Drimmelen 2011

Ondertekening

Toelichting op de verordening voor informatie- en opinierondes

In december 2008 heeft de gemeenteraad besloten tot een aangepaste vergaderwijze. Dit betekent dat de op grond van artikel 82 eerste lid, Gemeentewet, ingestelde vergadering komen te vervallen. Er is voor gekozen de verordening op de vergadering te laten vervallen en een nieuwe verordening vast te stellen die de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de informatie- en opinierondes regelt. Deze verordening voorziet hierin.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2

De bevoegdheid tot instelling van informatie- en opinierondes ligt bij de raad.

Artikel 3

De taken van met name de opinierondes sluiten aan bij de taken van raadscommissies die zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. Hieraan is toegevoegd de mogelijkheid tot verkennende, kaderstellende en meningsvormende discussies.

Artikel 4

De raad bepaalt de samenstelling van de opinierondes. De leden behoeven geen raadslid te zijn. Men dient echter wel lid te zijn van de politieke partij.Op grond van het vierde lid moeten leden voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de vergadering bepaalt het vierde lid de plaatsvervanging. Deze regeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste lid benoemde leden.

Artikel 5

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een vergadering raadslid moet zijn. Dit artikel wordt hier analoog toegepast. Dit betekent dat ervoor wordt gekozen om de (plaatsvervangende) voorzitters van de informatie- en opinierondes door de raad te laten benoemen. De voorzitter neemt geen deel aan de discussie. Op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn/haar taak als (technisch) voorzitter en zijn/haar tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de vergadering. Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden van de opinie- en informatierondes in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.

Artikel 6

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een vergadering eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een vergadering kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.

Artikel 7

Iedere vergadering wordt ondersteund door de (plv.) griffier als secretaris.

Artikel 8

De vergadering kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij/zij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In de regel zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de vergadering. Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om het presidium een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de vergadering het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig.

Artikel 9

Veelal zullen de vergaderingen plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Men vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Deze keuzes zijn aan de raad voorbehouden. Indien de vergadering een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op informatie- en opinierondes. Dit betekent dat de vergaderingen in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een vergadering of de voorzitter beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is.

Artikelen 10, 11, 12, 13.

Deze artikelen spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting

Artikel 14

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Artikel 16 voorziet hierin voor de informatie- en opinierondes. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de vergadering over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15

Deze bepaling regelt het spreekrecht. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een vergadering. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een vergadering aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere vergadering aangaat, ligt het voor de hand dat de secretaris de betreffende persoon naar de juiste vergadering verwijst. In het vijfde lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. De secretaris bewaakt de juiste toepassing van dit artikel.

Artikel 16

Per 1-1-2008 is overgestapt op digitale verslaglegging met een besluitenlijst. De besluitenlijst wordt zo mogelijk tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging dient bij de secretaris te worden ingediend. Het is aan de voorzitter om, gehoord de gemaakte geluidsopnamen, te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. De verantwoordelijkheid voor de besluitenlijst ligt bij de secretaris op grond van het vijfde lid.

Artikel 17

Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.

Artikelen 18 en 19

Deze artikelen strekken ertoe te benadrukken dat een vergadering op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden.

Artikel 20

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende vergadering. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de vergadering.

Artikel 21

Het eerste lid verzekert dat leden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn/haar betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van vergadering. Hierdoor zijn leden niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als burgerleden/niet-raadsleden. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij/zij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij/zij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem/haar uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn/haar gedrag kan hem/haar de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.

Artikel 22

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Dit artikel wordt in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op leden van de vergadering en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat de vergadering bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 8, 9, 19 en 20 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 23

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij/zij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een vergadering anders beslist. Een vergadering neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen.

Artikel 24

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een vergadering moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de vergadering anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze verordening dat de besluitenlijst van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier. De vergadering beslist over het openbaar maken van deze besluitenlijst.

Artikel 25

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen de vergadering kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van de vergadering, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de vergadering opleggen. Overigens kan de vergadering ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 26

Zoals uit de eerdere toelichting kan de raad de geheimhouding die de vergadering aan de raad oplegt, opheffen. In deze verordening is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 27

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor informatie- en opinierondes voorziet het derde lid hierin.

Artikel 28

Aangezien de vergaderingen in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikelen 29 en 30

Deze artikelen behoeven geen toelichting.