Archiefverordening Gemeente Drimmelen 2015

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder:

• a)

  archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

• b)

  archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats(en);

• c)

  archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december 2012, nr. 26238;

• d)

  archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• e)

  archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; belast met het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden;

• f)

  beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• g)

  beheerder: gemeentesecretaris;

• h)

  beheeromgeving: stichting Mommerskwartier, gevestigd te Tilburg;

• i)

  besluit: Archiefbesluit 1995;

• j)

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drimmelen;

• k)

  e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

• l)

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden;

• m)

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• n)

  ordeningssysteem is de informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• o)

  wet: Archiefwet 1995;

• p)

  zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995.

Artikel 2

Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven , zoals gedefinieerd in de archiefwet.

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats. hierbij tevens begrepen een e-depot. Het college draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden volgens de archiefwet worden bewaard.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel c.q. voor voldoende middelen voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

Het college draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, zijn verbonden.

Artikel 7

Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Het college overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen.

Artikel 8

De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en deze verordening, alsmede de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften, het besluit Informatiebeheer.

Artikel 9

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan.

Artikel 11

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 12

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

• 1.

  Opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatorische eenheid als bedoeld in Organisatieverordening Drimmelen of overdracht van één of meer taken aan een (privaatrechtelijke) rechtspersoon of ander overheidsorgaan;

• 2.

  Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• 3.

  Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een documentair informatiesysteem;

• 4.

  Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

• 5.

  Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 13

Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris.

Artikel 14

De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht over de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 16

De beheertaak van de archivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat:

• 1.

  Formele opname in de archiefbewaarplaats.

• 2.

  Formeel beheer van de overgebrachte archieven en collecties.

• 3.

  Toe- en afwijzen van een verzoek tot raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden voor zover de bevoegdheid in de akten van overbrenging bij de archivaris is belegd.

• 4.

  Formeel uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties hebben overgedragen.

• 5.

  Verstrekken van gewaarmerkte afschriften van authentieke akten.

• 6.

  Opstellen en ondertekenen van akten van overbrenging van archieven

• 7.

  Het opstellen van een lijst van de te vernietigen archiefbescheiden, die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het daadwerkelijk vernietigen.

• 8.

  Het opstellen en ondertekenen van besluiten van vernietiging uit en vervreemding van overgebrachte archieven.

• 9.

  De archivaris stelt jaarlijks een lijst op van de door de gemeenten en particuliere eigenaren overgebrachte nieuwe archieven en collecties.

• 10.

  De archivaris ziet er op toe dat de uitbestede archiefbeheer werkzaamheden door de stichting op een juiste wijze, overeenkomstig het bedrijfsplan, worden uitgevoerd; hij kan hiertoe adviezen en dwingende aanwijzingen geven.

• 11.

  De archivaris is ook bevoegd tot het vaststellen van mandaat in het geval van 3, 6-8.

Artikel 18

De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college over het formele beheer van de overgebrachte archiefbescheiden en collecties.

Artikel 20

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Gemeente Drimmelen 2015.