Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR609820
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR609820/1
Regeling vervallen per 04-06-2021
Archiefverordening 2018
Geldend van 03-05-2018 t/m 03-06-2021
Intitulé
Archiefverordening 2018De raad van de gemeente Dronten,
gelezen het voorstel van het college van 16 november 2017, no. B17.002804;
en gezien het advies van de raadscommissie van 12 april 2018 ;
en gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, en
gelet op de artikelen 3 en 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Het Flevolands Archief;
Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop.
B E S L U I T:
Vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop.
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1 Definities
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
- c.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
archivaris: de op basis van de Gemeenschappelijke Regeling Het Flevolands Archief genoemde gemeentearchivaris;
- e.
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
- f.
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren
en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de
duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven
bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer
van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn
verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen
vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten
aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe
aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten
aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de
archivaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling wijst de archiefbewaarplaats van Het Flevolands Archief aan als archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 10 Toezichthouder
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien
van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en
deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het
toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een
goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben
toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de
archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd
worden.
Artikel 14 In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het
toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en
wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en
voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of
krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de
wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit
over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van
burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn
opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over
het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris
aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 18 Intrekking
De Archiefverordening gemeente Dronten 2011 wordt ingetrokken.
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 20 Naamgeving
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Dronten 2018.
Ondertekening
Besloten in de openbare vergadering van 26 april 2018.
Dronten, 26 april 2017,
De raad voornoemd,
D. Petrusma MMC mr. A.B.L. de Jonge
griffier voorzitter
Toelichting
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en
verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische
archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit
Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de
gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e- depot.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
b. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meerinformatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens,die wordenontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente.
Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papierendocumenten zou gaan.
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen,zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. In geval van eenmandaat blijft het college zorgdrager, ook in geval van een private partij beperkt tot dearchiefbescheiden over uitvoering van gemeentelijke taken. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door
dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voorprivaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.
c. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conformde wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onderarchiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheeren de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
e. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitalearchiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 2
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.
Artikel 8
Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
Artikel 9
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Artikel 15 en 16
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Artikel 16
Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl