Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Dronten houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening Auditcommissie Dronten 2018)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: de in de Controleverordening 2016 bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b.

  advies: advies van de commissie aan de raad;

• c.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  commissie: de auditcommissie;

• e.

  controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• f.

  controleverordening: de Controleverordening 2016;

• g.

  de commissievergadering: de bijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op besluitvorming in de raadsvergadering;

• h.

  raad: de gemeenteraad;

• i.

  voorzitter: de voorzitter van de commissie.

Artikel 3. Taken en bevoegdheid

De commissie is belast met:

• a.

  advisering over de planning- en control instrumenten;

• b.

  advisering over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, derde lid, van de Controleverordening 2016 en bereidt het aanbestedingstraject voor;

• c.

  overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant en de raad een voorstel te doen ten aanzien van een contract met een accountant voor het aanbestedingstraject;

• d.

  het jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole voeren van afstemmingsoverleg met de accountant, met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening 2016;

• e.

  advisering van de raad over het vast te stellen controleprotocol;

• f.

  het overleg met de accountant over het verslag van bevindingen betreffende de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening 2016, en het uitbrengen van een advies hierover;

• g.

  adviseren over en evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• h.

  adviseren over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten;

• i.

  het verschaffen van inzicht aan de raad inzake de aanbevelingen van de in onderdeel h van dit artikel genoemde rapporten;

• j.

  mogelijke advisering over taken zoals de onderzoeken van college en rekenkamer.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit raadsleden en burgerraadsleden.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie.

• 3.

  Iedere fractie kan één (burger)raadslid voordragen, welke in voorkomende gevallen kan worden vervangen door een (burger)raadslid van dezelfde fractie.

• 4.

  De leden van de commissie kiezen uit hun midden een voorzitter. De griffier van de raad of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

• 5.

  De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 6.

  Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de directeur van vakgebied Bedrijfsvoering, een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de raadsgriffier en de accountant.

Artikel 5. Zittingsduur

• 1.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 2.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt door:

  • a.

    indien het lid een raadslid is: het verlies van hoedanigheid als raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • b.

    indien het lid een burgerraadslid is: het verlies van hoedanigheid als burgerraadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6. Taken van de voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt, in afstemming met het presidium, zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van zorgvuldige advisering over commissieaangelegenheden.

• 2.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7. Vergaderingen, quorum en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zoveel maal als de commissie nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

• 2.

  De vergadering van de commissie zal slechts doorgang vinden indien tenminste de helft plus één van de door de raad benoemde leden aanwezig is.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt. Raadsleden die dat wensen, kunnen als toehoorder bij de commissie aansluiten.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris van de commissie. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 5.

  Het vastgestelde verslag wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de leden van de raad en op verzoek aan het college. De verslagen zijn op de griffie in te zien.

• 6.

  De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de raad.

• 3.

  Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Intrekken oude verordening

De verordening op de Auditcommissie 2015 van 24 september 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Dronten 2018”.

• 2.

  De verordening treedt de dag na de bekendmaking in werking.