Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Dronten houdende regels omtrent klankbordgesprekken (Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Dronten 2019)

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  gesprekken: klankbordgesprekken tussen de raad en de burgemeester;

• b.

  commissie: een commissie die namens de raad de gesprekken voert;

• c.

  commissaris: de commissaris van de Koning van de provincie Flevoland;

• d.

  ambtsperiode: de periode waarvoor de burgemeester is benoemd;

• e.

  betrokkenen: een ieder die inhoudelijk betrokken is of wordt bij een vergadering.

Artikel 2. Algemene bepalingen

• 1.

  De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die jaarlijks gesprekken voert.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.

• 3.

  Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de fractievoorzitters.

• 2.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 3.

  De commissie laat zich informeren door de overige raadsleden.

• 4.

  De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door zijn plaatsvervanger.

• 2.

  De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 5. Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

• 2.

  De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

• 3.

  De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 6. De voorzitter van de commissie

• 1.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

• 2.

  De voorzitter leidt de gesprekken.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. In dat geval is het tweede lid niet van toepassing.

• 5.

  Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.

Artikel 7. Voorbereiding gesprek

• 1.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

• 2.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten vermeld.

• 4.

  Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier mee.

• 5.

  Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8. Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 86 van de Gemeentewet. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De commissie legt bij gesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, en 10 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

• 4.

  De commissie treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit of ontbinding van de commissie van kracht.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op de eventuele externe gespreksleider zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, op betrokkenen en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 9, derde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 9. Het gesprek

• 1.

  Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast.

• 4.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige gesprek.

• 5.

  In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 10. Verslaglegging

• 1.

  Van het gesprek wordt door de griffier een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 3.

  Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 11. Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde (gespreks)verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie in de van gemeentewege gebruikelijke wijze.

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Dronten 2019.