Verordening op de organisatie en het werkgeverschap van de griffie gemeente Druten 2013

Artikel 1 Algemene bepalingen

1.1. begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Raad: de raad van de gemeente Druten;

b.College: het college van de gemeente Druten;

c.Voorzitter: de voorzitter van de raad of rondetafelgesprekken of diens vervanger;

d.Griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

e.Burgerlid: persoon, niet zijnde een raadslid, die op verzoek van de fractie ondersteuning verleent aan de fractieleden en die door de fracties als zodanig is aangewezen;

f.Lid rondetafelgesprekken: de raadsleden en de burgerleden die op grond van artikel 53, tweede lid, deelnemen aan de rondetafelgesprekken;

g.Raadsvergadering: vergadering die debat en besluitvorming door de raad tot doel heeft;

h.Rondetafelgesprekken: een commissie met de status van artikel 82 Gemeentewet, waarbij het vergaren van informatie en oordeelsvorming over raadsvoorstellen centraal staat.

1.2. Algemeen

1.De griffier wordt benoemd door de gemeenteraad.

2.Bij verhindering wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier. De plaatsvervangend griffier wordt benoemd door de raad;

3.Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de griffier en de plaatsvervangend griffier in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of belofte af;

4.De inhoud van de functie van raadsgriffier en de daarbij behorende competenties zijn opgenomen in het document “functiebeschrijving raadsgriffier Druten”.

Artikel 2 Takenpakket van de griffier(s)

Van de griffier worden de volgende inhoudelijke en procesmatige taken verwacht:

2.1. Inhoudelijke en procesmatige ondersteuning en advisering van de raad

1.Het verlenen van inhoudelijke ondersteuning en advisering aan de raad bij het uitvoeren van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende functie;

2.Het adviseren over de organisatie en werkwijze van de raad en de rondetafelgesprekken;

3.Het verlenen van organisatorische ondersteuning en technische bijstand bij het opstellen van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen e.d.

4.Het monitoren van de uitvoering van raadsbesluiten, het bewaken van termijnen en planningen;

5.Het ondersteunen van door de raad ingestelde (onderzoeks)commissies en werkgroepen;

6.Het ondersteunen van het door de raad ingestelde presidium.

7.Het leveren van een bijdrage aan verzoeken om ambtelijke bijstand.

2.2. Bewaken van het duale bestuursmodel

1.Het signaleren van ontwikkelingen op politiek-bestuurlijk gebied en hierover adviseren;

2.Het bijdragen aan de vergroting van de herkenbaarheid van de gemeenteraad;

3.Het stimuleren van de betrokkenheid van de burgers bij de lokale politiek.

2.3. Voeren van het secretariaat van de raad, de rondetafelgesprekken en het presidium

1.Het zorgen voor de voorbereiding van de vergaderingen, opstellen conceptagenda’s ter vaststelling door het presidium;

2.Het ondersteunen van de voorzitter van de raad en rondetafel voorzitters bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen;

3.Het fungeren als aanspreekpunt (voor de leden van) de raad, burgerleden, stroomlijning van de informatievoorziening van en naar de raad en de rondetafelgesprekken, het beantwoorden van procedurele vragen, het coördineren van verzoeken om informatie, het doorleiden van vakinhoudelijke vragen door en naar de ambtelijke organisatie enz;

4.Verantwoordelijk voor adequate informatievoorziening naar de raad.

5.Het bijwonen van de reguliere vergaderingen, verantwoordelijk voor het opstellen van de besluitenlijsten en formuleren van de adviezen van de commissie en de (raads)notulen;

6.Het zorgen voor de beantwoording van vragen van raads- burgerleden.

7.Het inhoudelijk en procedureel op de hoogte zijn van hetgeen in de raad en de rondetafelgesprekken aan de orde komt.

2.4. Verrichten van diverse werkzaamheden

1.Het fungeren als vraagbaak en aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie en de inwoners;

2.Het begeleiden van informatiebijeenkomsten, presentaties, werkbezoeken e.d. ten behoeve van raads- en burgerleden;

3.De zorg voor de informatievoorziening zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie;

4.In de driehoek “burgemeester, secretaris, griffier” mede inhoud geven aan een goede afstemming tussen de verantwoordelijkheden van de raad en die van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeentelijke organisatie;

5.De verdere ontwikkeling en vormgeving van de griffie en de griffiefunctie.

Artikel 3 Rechtspositionele zaken

3.1. Arbeidsvoorwaarden

1.De griffier valt onder de algemene rechtspositieregelingen van de gemeente Druten;

2.In het dagelijks functioneren is de griffier gelijkgesteld aan de rechten en plichten van alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie;

3.De door het college vastgestelde arbeidsvoorwaarden zijn overeenkomstig van toepassing op de griffier, behoudens de bij deze verordening of enig ander besluit van de raad gestelde uitzonderingen;

4.De griffier kan in afwijking van de lokale arbeidsvoorwaarden, afwijkende arbeidstijden vaststellen, voor zover de werkzaamheden van de raad dit noodzakelijk maken;

5.Als compensatie voor het bijwonen van vergaderingen buiten de normale werktijden, voortvloeiend uit de ondersteuning van de raad, heeft de griffier recht op verlof gelijk aan het aantal uren van overwerk.

3.2. Financiën en privaatrechtelijke beslissingen

1.De raad stelt jaarlijks in de programmabegroting de financiële middelen van de raad en de rekenkamercommissie vast;

2.De griffier is budgethouder voor de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamercommissie, met uitzondering van de salarissen en vergoedingen van de raad en de vaste vervangers en die van de griffier;

3.Indien er sprake is van privaatrechtelijke overeenkomsten ten behoeve van de raad of de rekenkamercommissie, dan is de griffier namens de raad de functionaris aan wie het college en de burgemeester respectievelijk het aangaan en het ondertekenen van die overeenkomsten kunnen mandateren.

Artikel 4 De organisatie van de griffier(s)

4.1. Aansturing van de griffier

1.Het presidium is verantwoordelijk voor de aansturing van de griffier;

2.De griffier legt verantwoording af aan de raad over het functioneren van de griffie;

3.De werkgeversrol van de gemeenteraad wordt in praktische zin uitgevoerd door de werkgeverscommissie.

 4.2. Werkgeverscommissie

1.De raad stelt een werkgeverscommissie in met het oog op de uitvoering van werkgeverstaken voor de griffier;

2.De commissie bestaat uit:

Drie fractievoorzitters uit de raad, aan te wijzen door het presidium;

3.De werkgeverscommissie kan worden bijgestaan door de griffier of een door deze aan te wijzen functionaris;

4.De raad geeft toestemming aan de werkgeverscommissie voor het uitoefenen van alle bevoegdheden als bevoegd gezag ten aanzien van de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier en diens plaatsvervanger, zoals bedoeld in artikel 107 respectievelijk 107d lid 1 van de Gemeentewet;

5.Jaarlijks vindt door de werkgeverscommissie met de griffier een functioneringsgesprek plaats.

4.3. Werkverhoudingen naar de organisatie

1.De griffier heeft een zelfstandige rol binnen het gemeentelijke bestel. Dit betekent niet dat hij/zij kan functioneren zonder de ambtelijke organisatie. De griffier en de gemeentesecretaris zorgen voor goede werkverhoudingen tussen de griffie en de gemeentelijke organisatie en maken waar nodig en mogelijk gebruik van kennis en kunde in de gehele organisatie;

2.De organisatie dient zich bewust te zijn van de processturende rol van de griffier in het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. Een tijdige afstemming en wisselwerking zijn hierbij essentieel;

3.De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

4.4. Driehoeksoverleg

1.De burgemeester c.q. voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris hebben een regulier driehoeksoverleg.

2.Tijdens dit overleg wordt de procesmatige voortgang van reguliere werkprocessen besproken en uitgelijnd, worden ontwikkelingen uitgewisseld, vindt afstemming plaats van politiek relevante zaken etc.

3.Allen hebben de verantwoordelijkheid om vanuit de eigen verantwoordelijkheid te bespreken zaken in te brengen.

Artikel 5 Slotbepalingen

• 1.

  De werking van deze verordening wordt periodiek geëvalueerd;

• 2.

  Gevallen waarin deze verordening niet voorziet, worden voorgelegd aan het presidium;

• 3.

  Deze verordening inclusief instructie treedt in werking per 1 juli 2013.