Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Duiven houdende regels omtrent de instructie voor de griffier (Instructie voor de griffier gemeente Duiven 2019)

Ondertekening

Toelichting op de instructie voor de griffier gemeente Duiven 2019

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid de agendacommissie. De agenda van de Politieke Avond wordt door de Agendacommissie vastgesteld. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Daarnaast heeft de griffie een voorbereidende en adviserende rol richting de diverse commissies en werkgroepen van de raad die actief zijn. Over de verdeling tussen griffier en plaatsvervangend griffier in de ondersteuning van de diverse commissies en werkgroepen maken de griffier en plaatsvervangend griffier werkafspraken, zo nodig in afstemming met de werkgeverscommissie of het seniorenconvent.

Artikelen 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt de besluitenlijst en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 5. Ondersteuning Agendacommissie en Seniorenconvent

Voor de Agendacommissie en het Seniorenconvent als belangrijke instituten van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De agendacommissie bestaat uit de tafelvoorzitters en de burgemeester als raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester. In het seniorenconvent kunnen organisatorische en inhoudelijke zaken aan de orde komen die het raadswerk betreffen. Elk van de genoemde instituten worden in beginsel door de griffier ondersteund.

Artikel 6. Driehoeksoverleg

Voor de voorbereiding en uitvoering van veel besluiten zijn raad, college en ambtelijke organisatie afhankelijk van elkaar. Ook in de ondersteuning van de raad wordt regelmatig een beroep gedaan op de ambtelijke organisatie, denk hierbij aan beantwoording van technische/schriftelijke vragen of aan ambtelijke bijstand. Voor de afstemming van dit samenspel en overleg over de procedurele gang van zaken is het driehoeksoverleg bedoeld waarin de griffier overlegt met de burgemeester en de gemeentesecretaris. In de regel vindt het driehoeksoverleg een keer in de twee weken plaats.

Artikel 7. Organisatie griffie

Ook de plaatsvervangers vallen onder het gezag van de griffier, voor wat betreft hun werkzaamheden voor de griffie. Deze specificatie is opgenomen aangezien de tweede plaatsvervangend griffier ook werkzaam is voor de ambtelijke organisatie.

De griffie is budgethouder van de budgetten van de raad en de griffie. Instelling en verantwoording hierover vindt plaats in de reguliere P&C cyclus van de gemeente.

Artikel 8. Verhindering en vervanging

In de regel vervangt de eerste plaatsvervangend griffier de griffier bij afwezigheid. Daar beide functionarissen een deeltijd betrekking hebben zal vervanging in en verdeling van de dagelijkse werkzaamheden wekelijks aan de orde zijn. De termijn van zeven dagen doelt op langere periodes van afwezigheid (vakanties of andere (privé)omstandigheden) waarbij de griffier niet beschikbaar is.