Controleprotocol 2013 accountantscontrole 

Artikel 1. Inleiding

Artikel 213 van de gemeentewet (GW) schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant dient de gemeenteraad duidelijk aan te geven welke wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer, onderwerp van rechtmatigheidcontrole zal zijn.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het normenkader voor een rechtmatigheidcontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving, bijlage 1) en van de gemeente zelf (verordeningen, bijlage 2).

Vanaf 2008 is het Normenkader accountantscontrole vervangen door het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

De gemeenteraad dient voorafgaand aan de werkzaamheden van de accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2013 hier een besluit over te nemen. De controle van de jaarrekening 2013 zal plaatsvinden in de maanden maart en/of april 2014. De interim controle vindt plaats in oktober 2013.

Artikel 2. Samenvatting

Van elke overheid mag worden verwacht dat zij rechtmatig met haar middelen omgaat. Met ingang van de jaarrekening 2004 is de controleverklaring bij de jaarrekening van gemeenten vernieuwd en bevat de controleverklaring een oordeel over de financiële getrouwheid én de rechtmatigheid.

De gemeenteraad heeft in het huidige duale stelsel naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hierbij ondersteund door de externe accountant. Met het controleprotocol 2013 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders Ernst & Young Accountants LLP haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven.

Op basis van de controletolerantie en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de uitgebreidheid van de rapportage bepaald. Gemeenteraden mogen de controletolerantie scherper vaststellen dan de in het BADO ) opgenomen minimumeisen. Voorgesteld wordt om de standaard toleranties voor de controle van en de rapportage over de jaarrekening 2013 van toepassing te verklaren.

Artikel 3. Besluitvormingsproces

De gemeenteraad is opdrachtgever aan de externe accountant, voor de gemeente Echt-Susteren is dit vanaf het dienstjaar 2010 Ernst & Young Accountants LLP. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2013 te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties.

De gemeenteraad wordt hierbij ondersteund door de auditcommissie. De auditcommissie binnen de gemeente Echt-Susteren bestaat uit de raadsleden, de heren Philipsen (voorzitter), Cremers, Cox en de raadsgriffier mevrouw Hermans.

Het functioneren van de auditcommissie is gericht op de bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Overleg en afstemming van de verschillende controleactiviteiten binnen de gemeente (raad, auditcommissie, rekenkamer en college van burgemeester en wethouders) is vanuit een oogpunt van doelmatigheid en transparantie gewenst. Uitgangspunt daarbij is dat overleg en afstemming plaatsvindt met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid.

Artikel 4. Formeel kader voor de controle

Onderstaand wordt het formele kader voor de accountantscontrole weergegeven. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 uit de Gemeentewet (GW) staan hierbij centraal. Inde verordening aangaande de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 GW) regelt een gemeente het gemeentelijke financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening aangaande de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 GW) worden de regels voor de accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd.

De accountantscontrole richt zich op het afgeven van een oordeel over:

• ·

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• ·

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• ·

  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• ·

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• ·

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Aan de hand van het Controleprotocol 2013 wordt de controle-opdracht aan de externe accountant nader geconcretiseerd.

Het Controleprotocol 2013 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2012 zoals deze in juli 2012 door het BBV is gepubliceerd. Het BBV heeft de activiteiten van het PRPG ) over genomen. Die bestaan in hoofdzaak uit het beantwoorden van vragen en het onderhoud van de Kadernota rechtvaardigheid. De Kadernota Rechtmatigheid is bedoeld voor gemeenten en accountants. Het PRPG bestaat niet meer. Het PRPG had de opdracht om zwaarwegende adviezen uit te brengen (aan de wetgever, de provincies, gemeenten, de waterschappen en het NIVRA) over de toepassing van het BADO. De PRPG was een tijdelijk platform ter ondersteuning van de introductie van de rechtmatigheidcontrole. Gemeenten hebben nu een aantal jaren ervaring met rechtmatigheid en de belangrijkste vragen lijken beantwoord. De commissie BBV is verantwoordelijk voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Inhoudelijk is de Kadernota Rechtmatigheid 2012 relevant om het controleprotocol goed te positioneren. Een belangrijke aanvulling in de Kadernota Rechtmatigheid 2012 is de notitie verbonden partijen en aanbesteding van februari 2012. De geïnteresseerde lezer wordt naar deze stukken verwezen.

De Kadernota Rechtmatigheid 2012 en de notitie verbonden partijen en aanbesteding van februari 2012 zijn ter inzage gelegd.

Het bij de controle 2013 te hanteren normenkader (zijnde een overzicht van geldende regelgeving) is vastgelegd in bijlage 1 en 2 bij dit controleprotocol.

Artikel 5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De raad kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeuring van de jaarrekening en de rapportage hierover. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat de externe accountant aan de raad en college altijd datgene zal rapporteren wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht.

Artikel 5.1 Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: De goedkeuringstol e rantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrek e ning maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeel s vorming door de gebruikers kan worden beï n vloed.

De minimumeisen zoals opgenomen in het BADO zijn:

Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Op basis van resultaten en bevindingen uit het verleden en kennis van de huidige stand van zaken is er geen aanleiding de genoemde percentages aan te passen.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement) op basis van de professionele opvattingen van de accountant.

Voor het jaar 2013 worden geen afwijkende controletoleranties toegepast. De controletoleranties zoals genoemd in het BADO zijn van toepassing.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Het financiële volume van de begroting 2013 van de gemeente Echt-Susteren bedraagt € 65,3 miljoen. Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 0,653 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 1,96 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zal aantasten.

De doelstelling van SISA ) is het verminderen van verantwoording- en controlelasten voor gemeenten en provincies. Bovenstaande goedkeuringstoleranties zijn eveneens van toepassing op de SISA bijlage bij de jaarrekening. De controleverklaring is gericht op de jaarrekening inclusief de SISA bijlage.

Artikel 5.2 Rapporteringtoleranties

Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringtolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedr a gen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij ove r schrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindi n gen.

Een lagere rapporteringtolerantie leidt daarom in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de raad worden gebracht. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien.

Ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2013 wordt net als in voorgaande jaren voorgesteld om de rapporteringtolerantie te stellen op € 50.000. Dit wil derhalve zeggen dat afwijkingen ten opzichte van de begroting die meer bedragen dan € 50.000, zowel inkomsten als uitgaven en zowel over- als onderschrijdingen, toegelicht dienen te worden.

Artikel 6. Rechtmatigheid en aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria

In het kader van de rechtmatigheidcontrole kunnen 9 rechtmatigheidcriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer is aanvullend op de Kadernota 2012 het volgende nog van belang.

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Op basis van raadsvoorstellen is het mogelijk om de begroting aan te passen, het beleidsinhoudelijke aspect staat hierbij voorop. Echt-Susteren kent de systematiek dat, indien van toepassing, bij besluitvorming gelijktijdig de begrotingswijziging geacht wordt, vastgesteld te zijn. Hiermee wordt autorisatie gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag.

Aanvullend op de kadernota 2012 wordt de volgende begrotingsafwijking onderkend:

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het gemeentelijke beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij openeinde regelingen worden door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen.

Artikel 7. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 is limitatief gericht op:

Artikel 7.1 De naleving van wettelijke kaders

De wetgeving van toepassing voor de gemeente Echt-Susteren zoals opgenomen in Externe wet- en regelgeving (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Artikel 7.2 De naleving van de volgende kaders

Deze kaders zijn een nadere verplichte invulling van wettelijke bepalingen.

• ·

  De programmabegroting 2013 zoals vastgesteld door de raad op 1 november 2013. Begrotingsoverschrijdingen worden behandeld conform hetgeen onder 5 is vermeld;

• ·

  De financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet (raadsbesluit d.d.13 december 2010. In 2013 is een wijziging voorzien, deze nieuwe verordening is dan geldend);

• ·

  De controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet (raadsbesluit d.d. 25 september 2003);

• ·

  De verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet (raadsbesluit d.d. 25 september 2003).

Artikel 7.3 De naleving van de overige interne regelgeving

De overige kaders zijn opgenomen in Interne regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij de gemeente Echt-Susteren” (bijlage 2 van dit protocol).

Artikel 7.4 Bepalingen zonder financiële gevolgen

Op basis van een inventarisatie is onderzocht aan welke specifieke bepalingen per regelgeving de raad geen financiële gevolgen wil verbinden. Deze bepalingen beïnvloeden derhalve het oordeel van de accountant niet.

• ·

  De bepaling uit artikel 5, lid 2, 4 en 5 van de Verordening leerlingenvervoer 2013.

• ·

  Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen uitsluiten van rechtmatigheid.

Op bovenstaande uitzonderingen kan de volgende toelichting worden gegeven.

• ·

  Bovengenoemde artikelen uit de Verordening leerlingenvervoer 2013 buitenwerking stellen omdat de aanvrager niet altijd voor 1 juni aanvraagt en in kennis wordt gesteld van de verdaging. Dit alles heeft geen financiële consequenties.

• ·

  Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen worden uitgezonderd omdat facturen vooraf of achteraf ontvangen worden. Hierop hebben wij zelf geen zeggenschap of controle, maar deze posten kunnen onze geraamde budgetten verstoren. Wij opteren er derhalve voor om deze in het juiste dienstjaar te verantwoorden.

Tenslotte wordt in dit controleprotocol aandacht besteed aan de Wet openbaarheid publieke topinkomens (WOPT). De WOPT schrijft voor dat gemeentelijke topinkomens, voor zover dit hoger is dan het inkomen van de Minister, opgenomen moeten worden in de jaarrekening. Echt-Susteren kent geen dergelijke inkomens. De WPOT wordt in 2013 vervangen door de WNT (Wet Normering Topinkomens).

Het controleprotocol 2013 omvat alle door de raad vastgestelde gemeentelijke verordeningen welke betrekking hebben op het jaar 2013. Tevens vallen ook onder de reikwijdte alle wijzigingen van interne en externe wetgeving die zich voordoen in 2013 en betrekking hebben op 2013. Deze zullen alsnog meegenomen worden ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2013 en is van toepassing op de jaarrekening 2013.