Regeling vervallen per 01-01-2012

Verordening fractie-ondersteuning 2010

Geldend van 01-01-2012 t/m 31-12-2011

Intitulé

Verordening fractie-ondersteuning 2010

De raad van de gemeente Echt-Susteren,

Gelezen het voorstel van de griffie van 31 augustus met nummer 12318;

gelet op het bepaalde in art 33 derde lid Gemeentewet;

Besluit:

Vast te stellen de navolgende Verordening fractie-ondersteuning 2010:

Artikel 1

  • 1. De fracties/politieke groeperingen, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de raad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie/politieke groepering.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel per fractie/politieke groepering en een variabel deel voor elke fractie/politieke groepering per raadszetel.

  • 3. Conform de in lid 2 opgenomen verdeelsleutel wordt daadwerkelijk uitgekeerd naar rato van het voor dat jaar beschikbare budget.

  • 4. De bedragen voor het vaste en het variabele deel worden jaarlijks in mandaat door het seniorenconvent bepaald in zijn laatste vergadering van elk kalenderjaar, op basis van het in de begroting van het daarop volgende jaar opgenomen budget.

Artikel 2

  • 1. Fracties/politieke groeperingen besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie/politieke groepering op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    c. giften;

    d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

  • 3. De toegestane besteding van de fractiegelden is uitgewerkt in de nadere bepalingen behorende bij deze verordening. Deze bepalingen worden geacht integraal onderdeel van deze verordening uit te maken en kunnen in mandaat door het seniorenconvent worden aangepast en of gewijzigd.

Artikel 3

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt niet eerder dan na indiening van de verantwoording zoals genoemd in art. 6 lid 1 als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt ter grootte van het aantal raadzetels per fractie x het variabele deel.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Indien het voorschot niet volledig wordt besteed, dient het resterende bedrag te worden teruggestort ten gunste van de algemene reserve.

Artikel 4

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie/politieke groepering ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie/politieke groepering wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie/politieke groepering verdeeld over de betrokken fracties/politieke groeperingen naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3. Bij splitsing van een fractie/politieke groepering wordt het aan de oorspronkelijke fractie/politieke groepering verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 5

  • 1. Indien de bijdrage als bedoeld in art. 1 lid 2 niet volledig wordt besteed, vervalt de aanspraak op het restantbedrag en vloeit dit terug in de algemene reserve.

Artikel 6

  • 1. Elke fractie/politieke groepering legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.

  • 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    a. de uitgaven van een fractie/politieke groepering die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    b. de wijziging van de reserve;

    c. de resterende reserve;

    d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 7

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2010

  • 2. Op die dag vervallen de art. 8 t/m 13 van de Verordening Ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning zoals vastgesteld op 14 februari 2008.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad d.d. 30 september 2010.

De raad voornoemd,

de griffier, de burgemeester,

mr. M.M.W.H.Y. Hermans, D.A.M. Akkermans.

Nota-toelichting: Nadere bepalingen m.b.t. art. 2 van de Verordening Fractie-ondersteuning 2010

Bij het declareren van bepaalde uitgaven onder de noemer fractiegelden, dient voldoende recht te worden gedaan aan enerzijds de verordening op de fractieondersteuning (op basis waarvan de fracties bepaalde onkosten vergoed kunnen krijgen), en anderzijds het rechtspositiebesluit raadsleden (op basis waarvan de raadsleden bepaalde onkosten dienen te betalen uit hun maandelijkse vaste onkostenvergoeding).

Over deze beide regelingen onderstaande informatie.

  • 1.

    Verordening op de fractieondersteuning

    • -

      > dus gelden voor de fracties

In 2003 is door het toenmalige convent afgesproken, dat het budget bedoeld is voor bijvoorbeeld (niet limitatief):

  • ·

    Inhuren van externe deskundigen, voor advies of contra-expertise

  • ·

    Fractieondersteuning in de vorm van secretariële, procesmatige of inhoudelijke ondersteuning

  • ·

    Faciliteiten voor fractiesecretariaat en fractieondersteuners

  • ·

    Het doen van onderzoek

  • ·

    Het opzetten en onderhouden van een website, waarmee een fractie zich aan de inwoners van de gemeente presenteert (geen verkiezingscampagne), haar standpunten verwoordt en burgers laat meepraten over actuele onderwerpen

  • ·

    Het organiseren van bijeenkomsten voor burgers in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden (geen verkiezingscampagne), waaronder zaalhuur, advertenties en organisatie;

  • ·

    Het houden van spreekuur voor burgers

  • ·

    Het geven van voorlichting aan burgers over actuele onderwerpen

    • 2.

      Onkostenvergoeding op basis van het rechtspositiebesluit

      • -

        > dus gelden voor de raadsleden

Naast de verordening op de fractieondersteuning, die dus de gelden die aan een fractie worden toegekend regelt, bestaat er het rechtspositiebesluit voor raadsleden, op grond waarvan de raadsleden

een vaste maandelijkse onkostenvergoeding ontvangen voor hun raadswerk.

Uitgangspunt is dat uitgaven, die vallen onder deze vaste onkostenvergoeding, niet mogen worden bekostigd uit de fractiegelden. Het is dus belangrijk dat er geen overlap bestaat tussen de verordening Fractieondersteuning en het rechtspositiebesluit.

N.a.v. dit rechtspositiebesluit is er een ministeriële circulaire “onkostenvergoeding wethouders en raadsleden en vergoeding raadsleden en leden van gemeentelijke commissies” verschenen. Uit de daarbij behorende bijlage “opbouw onkostenvergoeding” blijkt waar deze onkostenvergoedingen voor gebruikt dienen te worden.

Onder de onkostenvergoeding vallen de volgende posten:

a. Representatie Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties.

  • b.

    Vakliteratuur Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken.

  • c.

    Contributies (verenigingen) Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.

  • d.

    Telefoonkosten De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding.

  • e.

    Bureaukosten en porti Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken.

  • f.

    Giften Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit.

  • g.

    Fractiekosten Bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend.

  • h.

    Representatieve ontvangsten aan huis Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.).

  • i.

    Excursies Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten).

    • 3.

      Gemaakte afspraken binnen het convent d.d. april 2010 m.b.t. de toepassing van de onkostenvergoeding/fractiegelden

      Algemeen:

      • ·

        op de facturen wordt de omschrijving van de prestatie (dienst of goed) waarvoor de uitgaven zijn gedaan in relatie tot de context van de bijdrage van de fractieondersteuning (bijvoorbeeld kosten voor consumpties, kopieerwerk, portokosten) duidelijk aangegeven. Deze uitgaven vallen indien zij binnen de fractie dan wel op individuele basis zijn gemaakt onder de onkostenvergoeding voor raadsleden. Indien zij daarentegen samenhangen met door de fractie georganiseerde themabijeenkomsten, vallen zij onder de verordening fractiegelden: dit dient dus duidelijk te blijken uit de in te dienen facturen;

      • ·

        bij de uitgaven wordt een adequate onderbouwing gegeven in de vorm van facturen, bankafschriften en andere bescheiden, zoals kopieën van geplaatste advertenties en rekeningafschriften. Bij te declareren consumpties moet duidelijk zijn waar deze consumpties, wanneer en in het kader van welke activiteit genuttigd zijn;

      • ·

        facturen van bedrijven dienen te zijn voorzien van een BTW nummer;

      Specifiek:

      • ·

        Enveloppen, kopieerwerk en portokosten vallen indien zij op individuele basis t.b.v. het raadswerk worden gemaakt onder het rechtspositiebesluit (bureaukosten en porti). Indien zij daarentegen samenhangen met georganiseerde bijeenkomsten of het geven van voorlichting aan burgers is er sprake van kosten voor de gehele fractie gezamenlijk in het kader van haar volksvertegenwoordigende taak en mogen deze kosten worden bestreden uit het fractiebudget.

      • ·

        Kosten voor cadeaus, boekenbonnen, bloemen enz. vallen indien het cadeaus voor fractieleden zijn niet onder de verordening (er is geen sprake van uitgaven ter versterking van de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad) en voor zover het cadeaus naar externe relaties betreft onder de posten ´representatie´ of ´giften´ uit de bijlage onkostenvergoeding bij het rechtspositiebesluit en daarmee evenmin onder de verordening. Alleen als er sprake is van een vergoeding aan bijvoorbeeld sprekers/deskundigen tijdens themabijeenkomsten of vergaderingen kan dit bekostigd worden uit het fractiebudget;

      • ·

        Kosten voor zaalhuur vallen onder de verordening, omdat zij ofwel zijn gemaakt t.b.v. bijeenkomsten met burgers (volksvertegenwoordiging) ofwel t.b.v. fractievergaderingen (raadswerk, fractieondersteuning) en mogen daarmee worden bekostigd uit het fractiebudget.

      • ·

        Consumpties, waarvoor op individuele basis kosten zijn gemaakt vallen onder de onkostenvergoeding voor raadsleden: hieraan mag het fractiebudget niet worden besteed. Indien zij daarentegen samenhangen met door de fractie georganiseerde themabijeenkomsten of fractievergaderingen, vallen zij wel onder het fractiebudget. Uit de bonnetjes moet blijken waar en wanneer consumpties zijn genuttigd.

      • ·

        Het fractiebudget is niet bedoeld voor de financiering van verkiezingsprogramma´s, een duidelijke omschrijving per uitgave maakt transparant in hoeverre iets wel of niet kan worden toegelaten; geconstateerd moet worden dat activiteiten van fracties wel altijd een bepaalde uitstraling hebben op potentiële kiezers;

      • ·

        Ledenwerving is iets anders dan een verkiezingscampagne. Deze

        • laatste is gericht op het werven van kiezers, eerstgenoemde op het binnenhalen van ondersteuners, fractieassistenten of potentiële raadsleden. Kosten voor ledenwerving zijn wel geoorloofd, kosten voor verkiezingscampagnes niet.

        • ·

          Advertenties op lokale TV en in lokale dag- of huis-aan-huisbladen, kerstwensen of bekendmakingen van bijeenkomsten mogen wel (volksvertegenwoordiging en organiseren bijeenkomsten met burgers); verkiezingscampagnes mogen niet worden gedeclareerd.

        • ·

          Hetzelfde geldt voor het maken van foldermateriaal: duidelijk dient te worden gemaakt voor welk doel de folders zijn gemaakt (op factuur of d.m.v. meezending 1 exemplaar van de folder).

        • ·

          Opleiding van raad- en commissieleden vallen buiten de verordening; scholing van fractieondersteuners en raadsleden in opleiding kan daarentegen wel uit het budget voor fractieondersteuning worden bekostigd.

        Deze nadere bepalingen behoren bij de Verordening Fractie-ondersteuning 2010, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van Echt-Susteren van 30 september 2010.