Financiële beheersverordening

Ondertekening

Toelichting op de artikelen

Artikel 2 Programmabegroting

Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting, waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de prestatie- en kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren.

Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Die vaststelling zal voor enkele jaren gelden, bij voorkeur voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.

Een programma is gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken (de beleidsdoelen, inclusief de maatschappelijke effecten), wat gaan we daar voor doen (de prestaties, bestaande uit te leveren goederen en diensten) en wat mag dat kosten? Vooral voor de eerste twee vragen zullen in de praktijk streefwaarden nodig zijn. Aan de hand van die streefwaarden kan de raad zijn kaderstellende functie vervullen. Ook dienen zij om de raad de gelegenheid te bieden zijn controlerende functie in te vullen door de uitkomsten en resultaten van de programma's te beoordelen.

Artikel 3 Producten

De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college - zoals geregeld in het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten " - een productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. In het eerste lid wordt geregeld dat de raad een overzicht van de toedeling van producten aan de programma's ontvangt.

Artikel 4 Kaders begroting

De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 4 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt. Dit vindt plaats bij de Perspectiefnota. Het moment van behandeling en vaststelling van deze kaders wordt geregeld in de Bestuurlijke Planning van de gemeente Ede.

Artikel 5 Uitvoering begroting

In artikel 5 legt de raad het college een aantal prestatie-eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen.

Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de programmabegroting. In dit artikel wordt het budgetrecht tussen de raad en het college verder uitgewerkt. Daarbij worden de financiële grenzen aangeven, waarbinnen het college en de raad opereren. Een belangrijk punt daarbij is wat het (detail) niveau is waarop de raad autoriseert en controleert. Daarbij is de functie van de productraming van belang. Daarin vindt immers de verdere uitwerking van de programma's in producten plaats. In het kader van het sturen op hoofdlijnen is het uitgangspunt dat de raad stuurt op het niveau van de programma's Daarmee wordt bedoeld dat de raad de totale lasten en baten per programma vaststelt. De verdere specificatie van deze totalen is terug te vinden in de productramingen. Het sturen op hoofdlijnen blijft als uitgangspunt gehandhaafd, wat betekent dat de productramingen bij de autorisatie in principe geen rol spelen.

Lid 2 onderdeel c stelt dat aan het wijzigen van de programmabegroting een aantal stappen vooraf gaan, die al dan niet leiden tot een wijziging op programmaniveau. Vanuit het gezichtspunt van de raad zijn er twee belangrijke onderdelen te onderkennen. Ten eerste de exploitatie, waarin alle geraamde lasten en baten van een bepaald jaar zijn opgenomen. Ten tweede de investeringen die uiteindelijk ook tot structurele lasten leiden in de exploitatie, maar op zich jaaroverstijgende eenmalige budgetten vormen.

Voor de exploitatie geldt dat iedere wijziging van de geraamde lasten of inkomsten door de raad moet worden geautoriseerd, mits deze wijziging niet door een wijziging op een ander onderdeel binnen het hetzelfde programma wordt gecompenseerd. Zo zal een wijziging van de inzet van personeel binnen één programma niet leiden tot een wijziging van de programmabegroting. Wordt een deel van het personeel ingezet voor een ander programma dan waarvoor de oorspronkelijke inzet was geraamd, dan leidt dit wel tot een wijziging.

Wijzigingen op de begroting kunnen opgedeeld worden in wijzigingen met een beleidsinhoudelijk karakter en wijzigingen met een beleidsarm karakter:

1. Beleidsinhoudelijke aanpassing van de begroting, nadat het college of de raad een beleidswijziging of aanvullend beleid heeft vastgesteld.

2. Beleidsarme aanpassingen: administratief-technische aanpassingen en geringe beleidsaanpassingen in de praktijk vallend onder de verantwoordelijkheid van de betreffende sector. Onder deze tweede categorie vallen bijvoorbeeld:

• ·

  een verschuiving van een aantal uren / fte van het ene product naar het andere product, mits hiermee niet het afgesproken programmabeleid wijzigt;

• ·

  een verhoging van een subsidie-ontvangst en daartegenover een verhoging van de uitgaven, mits hiermee alleen uitzetting van bestaand beleid wordt geëffectueerd;

• ·

  het opknippen van een beschikbaar krediet in een aantal projecten;

• ·

  de raad heeft een helder besluit genomen (voorstel + dekking), maar er is nog geen bijbehorende begrotingswijziging vastgesteld. Het is hierbij aan te bevelen in het raadsbesluit op te nemen dat de begrotingswijziging bij het eerstvolgende P&C-instrument zal worden overlegd.

Begrotingswijzigingen met een beleidsarm karakter worden achteraf bij het eerstvolgende IBP-instrument door de gemeenteraad (formeel) bekrachtigd (repressief toezicht).

Artikel 6 Interne controle

De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de prestatie-eisen genoemd in artikel 5 zal kunnen voldoen.

De verordening geeft in het eerste en tweede lid aan het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen op het gebied van interne controle, bijvoorbeeld een adequate functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In het derde lid van artikel 6 geeft de raad aan, welke onderzoeken hij nodig acht om de eisen van controle te waarborgen en met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd.

Het vierde en vijfde lid regelt dat het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft en dat de raad over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht.

De genoemde onderzoeken in dit artikel omvatten niet de interne onderzoeken van het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Regels voor deze interne onderzoeken zijn opgenomen in de verordening artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

Artikel 7, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk de aard van de informatie aan die het college standaard dient te verstrekken, evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.

Artikel 7 regelt wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor twee tussenrapportages.

Voor de termijnen waarop de rapportages worden opgesteld en aan de raad worden gepresenteerd, wordt aansluiting gezocht bij de vaststelling van de termijnen in de Bestuurlijke Planning. Bij grote afwijkingen/ calamiteiten wordt niet gewacht tot de eerstvolgende tussenrapportage, maar wordt de raad per ommegaande geïnformeerd.

In het derde lid van het artikel geeft de raad kaders voor de inrichting van de tussenrapportages. In het vierde lid geeft de raad aan waarover zij in elk geval in de tussenrapportages wil worden geïnformeerd. Om de gemeentelijke organisatie niet op te zadelen met een rapportagecircus is het natuurlijk wel zaak, dat de tussenrapportages niet te uitgebreid en overzichtelijk zijn.

Het vijfde lid gaat in op de informatieplicht van het college voor nieuwe, niet expliciet in de begroting opgenomen activiteiten.

De raad autoriseert het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen voor het door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma’s besloten liggen in materiële zin, oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet.

Artikel 8 Jaarstukken

Jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, c.q. de controle van de raad daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.

Artikel 9 De financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders, als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel, buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten. Bedrijfsmiddelen zijn die activa, die voor de normale bedrijfsvoering noodzakelijk zijn en een afschrijvingstermijn hebben van maximaal 7 jaar. Het gaat hierbij met name om voertuigen, computers, hardware en diverse materieel. De sectoren beschikken hiervoor over een jaarlijks budget. Dit budget wordt bij de vaststelling van de programmabegroting geautoriseerd.

Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa zijn te verdelen in immateriële vaste activa en materiele vaste activa. De immateriële vaste activa zijn te verdelen in kosten voor het afsluiten van geldleningen en overige immateriële vaste activa. De materiele vaste activa zijn onder te verdelen in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut.

Het eerste lid bepaalt, dat overige immateriële activa zijnde disagio en kosten voor onderzoek en ontwikkeling lineair worden afgeschreven in 5 jaar. Het tweede lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. De bepaling dat onderzoeks- en ontwikkelingskosten alleen geactiveerd mogen worden indien er een direct verband bestaat met een vast actief in eigendom van de gemeente is gebaseerd op de BBV.

Het derde lid verwijst naar de (laatste) door de raad vastgestelde nota Afschrijvingsbeleid waarin deze afschrijvingstermijnen zijn aangegeven. Afwijken van de genoemde afschrijvingstermijnen kan alleen bij raadsbesluit. Dit besluit kan worden genomen bij het voorstel voor de investering. Er dienen gegronde redenen te zijn. Te denken valt hierbij aan bijzondere investeringen, waarbij de technische of economische levensduur afwijkend is van de vastgestelde termijnen. Voor bedrijfsmiddelen wordt de bevoegdheid om af te wijken van de vastgestelde termijnen overgelaten aan het college. Bij bedrijfsmiddelen gaat het om die investeringen die noodzakelijk zijn voor de normale bedrijfsvoering. Het gaat hierbij met name om voertuigen, computers, hardware en diverse materieel. Sommige van deze activa zijn zo specifiek, dat op basis van deze specifieke kenmerken afwijking van de vastgestelde termijnen mogelijk moet zijn.

Het vierde lid, onderdeel a, geeft een opsomming van de activa van de gemeente, welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met alleen maatschappelijk nut, mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. De praktijk is dat investeringen met een meerjarig nut voor de gemeente geactiveerd en afgeschreven worden in overeenstemming met de door de raad vastgestelde afschrijvingstermijnen. In lid 4 is er voor gekozen om aan te geven wat voor soorten van activa het betreft. Meer gedetailleerd gaat het dan om de zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig groen.

Het vierde lid, onderdeel b, bepaalt dat activa met alleen maatschappelijk nut, onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves in principe geactiveerd worden, maar dat hier bij raadsbesluit van afgeweken kan worden. Activering is nodig indien een gemeente een (aantal) zeer grote investeringen in de openbare ruimte wil uitvoeren. Een gemeente kan bij een dergelijke (meerjarige) investering de begroting meestal niet sluitend krijgen. Dit is echter wel verplicht. Artikel 189 Gemeentewet bepaalt namelijk, dat de begroting in enig jaar in evenwicht is, dan wel evenwicht in de eerstvolgende jaren tot stand wordt gebracht. In een dergelijke situatie is activering van deze investeringen een goede oplossing voor het gelijkmatig verdelen van lasten over de jaren, waarin ook van het maatschappelijke nut wordt genoten. Ook hiervoor worden door de raad de bijbehorende maximale afschrijvingstermijnen bepaald als richtlijn.

Artikel 11 Waardering debiteuren en overige vorderingen

Ieder kwartaal wordt op basis van een risicoclassificatie een overzicht van dubieuze vorderingen opgesteld. Na accordering door de sectorcontroller worden de dubieuze vorderingen verwerkt in een voorziening.

Een overzicht van oninbare vorderingen wordt ieder kwartaal opgesteld. Voorstellen tot het afboeken van oninbare vorderingen boven € 500 worden, met een toelichting ter vaststelling aangeboden aan het college van B&W.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves, terwijl ook de vorming van voorzieningen van invloed is op de omvang van het eigen vermogen. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging, of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad.

Artikel 12 bepaalt, dat het college een overzicht over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad.

Artikel 13 Kostprijsberekening

In artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.

Artikel 13, lid 1 bepaalt, dat naast de direct aan een product toe te rekenen kosten ook de indirecte kosten die samenhangen met de vervaardiging van het product kunnen worden meegenomen voor de kostprijsbepaling. Het toe te rekenen deel van de overhead zal nader bepaald worden in een vast te stellen notitie ‘kostentoerekening’. Zolang deze notitie nog niet is vastgesteld gelden hiervoor de oude regels. Deze houden in dat alleen de overheadkosten van de desbetreffende sector worden toegerekend aan het product. Dit betekent dat de kosten van de sectoren FBB en CZ nog niet worden toegerekend aan de producten én daarmee ook niet in de kostprijsberekening zijn verdisconteerd.

Artikel 229b, lid 2, Gemeentewet stelt, dat bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van de betrokken activa voor bepaling van de geraamde kostprijs en dus voor de bepaling van het tarief of de heffing mogen worden meegenomen. Veel gemeenten hanteren daarnaast het mechanisme van rentetoerekening over de reserves en de voorzieningen aan in gebruik zijnde kapitaalgoederen.

Artikel 13, lid 2 van de modelverordening bepaalt, dat deze beide kosten ook daadwerkelijk worden meegenomen voor de berekening van de geraamde kostprijs. Indien is gekozen voor het systeem van het toerekenen van bespaarde rente dan is het verplicht deze rente als lasten mee te nemen in de kostprijs.

Op grond van lid 2 mogen ook worden meegenomen de kosten compensabele BTW voor rioolrechten en afvalstoffenheffing. Voor de berekening van de rioolrechten wordt rekening gehouden met compensabele BTW. Binnen de afvalstoffenheffing wordt rekening gehouden met een gedeeltelijk compensabele BTW (gebaseerd op het percentage dat al op de afvalstoffenheffing drukte van het BTW-compensatiefonds).

Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. Indien men voor de bouw van een school een lening heeft afgesloten, kan men er voor kiezen de rentelasten op de kosten van het schoolgebouw te laten drukken. Dit wordt in de gemeentelijke boekhouding bereikt door de zogenaamde rente-omslagmethode. Het rentepercentage dat wordt gehanteerd bij de omslagmethode, is van invloed op de kostprijs. Het rentepercentage valt zodoende onder het budgetrecht van de raad.

Daarnaast is bij de rente-omslag van de kapitaallasten toerekening van de bespaarde rente over het eigen vermogen toegestaan. Artikel 13, lid 3 legt het te hanteren rentepercentage voor de omslagrente van de kapitaallasten vast, gebaseerd op de in de gemeente Ede gehanteerde genormeerde renteomslagmethode.

Artikel 14 Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de financieringsfunctie zijn vastgelegd in het treasurystatuut.

Artikel 15 Registratie bezittingen en activa

De achtergrond van dit artikel ligt vooral in de nieuwe waarderingsregels. Activa met een maatschappelijk nut en niet geactiveerde kunstvoorwerpen worden op basis van de nieuwe "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" zo snel mogelijk afgeschreven en staan dan niet meer op de balans. Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.

Artikel 16 Lokale heffingen

Het nieuwe artikel 212 Gemeentewet eist in het tweede lid, onderdeel b, dat de verordening 212 Gemeentewet minimaal de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet en in rekening te brengen heffingen als bedoeld in artikel 15.33 Wet milieubeheer. In de verordening is er voor gekozen om als uitgangspunt van het financieel beleid de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen in het algemeen te verankeren. Het eerste lid van artikel 16 regelt, dat het college periodiek een nota lokale heffingen aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling van de lokale lasten.

Op grond van de vastgestelde nota moeten vervolgens de bijbehorende belastingverordeningen worden aangepast en door de raad worden vastgesteld. De nota bevat eveneens een overzicht van de overige verordeningen, waarin heffingen, tarieven en prijzen zijn vastgelegd. Zo kan de raad op grond van de nota ook de actualisatie van deze verordeningen agenderen.

Artikel 229b Gemeentewet en artikel 15.33 Wet milieubeheer stellen echter randvoorwaarden aan de hoogte van de meeste tarieven en heffingen. Behalve tarieven voor het geven van vermakelijkheden en belastingen mogen de tarieven en heffingen niet het bedrag van de geraamde kostprijs te boven gaan. Voor het vaststellen van de hoogte van de verschillende tarieven en heffingen heeft de raad dus de geraamde kostprijs per tarief c.q. heffing nodig.

In afwijking van de voorgaande alinea is het in een aantal gevallen mogelijk producten en diensten in één verordening op te nemen, waarbij een bepaald product hoger wordt geprijsd dan de geraamde kostprijs, zolang het totaal van de geraamde opbrengst de totale kosten van de in de verordening genoemde producten niet overschrijdt.

Dit is het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening.

Voor inzicht in de hoogte van de baten in begrotingstechnische zin, heeft de raad ook informatie nodig over de geraamde afzet in hoeveelheid. Het derde lid regelt, dat het college de geraamde kostprijs per verordening en de geraamde hoeveelheden per product/ dienst aan de raad verstrekt voor vaststelling van de heffingen, tarieven en prijzen.

Het vierde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de raad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten schrijft de minimumeisen voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:

• a.

  de geraamde inkomsten;

• b.

  het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• c.

  een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

• d.

  een aanduiding van de lokale lastendruk;

• e.

  een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

Daarnaast kan men bijvoorbeeld opnemen:

• f.

  de kostendekkendheid van de rioolrechten, reinigingsheffing en afvalstoffenheffing;

• g.

  de lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudens, meerpersoonshuishoudens en bedrijven;

• h.

  het aantal en het bedrag aan kwijtscheldingen;

• i.

  de waardeontwikkeling van onroerende zaken in de gemeente.

Artikel 17 Weerstandsvermogen

Een gemeente loopt risico’s. Deze risico’s zijn van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico’s kan een gemeente zich verzekeren, maar voor een groot deel zijn de risico’s onverzekerbaar. Daarnaast kiezen gemeenten er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico’s eigenrisicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico’s te verzekeren. De niet verzekerde risico’s hebben, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties. Het is dus zaak voor een gemeente, dat ze zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico’s is echter niet mogelijk. Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Niet verzekerde risico’s die zich voordoen, moet de gemeente opgevangen met het eigen vermogen, door belastingverhoging of door beleidsmatige ombuigingen op de begroting.

het college uiteenzet hoe zij omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Een ander voorbeeld van een regel voor de beheersing van risico’s is, dat er jaarlijks een rentevisie wordt gemaakt, waarmee de gemeente het renterisico op haar leningportefeuille op een aanvaardbaar niveau houdt. Ieder college kan zelf invulling geven hoever hij met deze regels wil gaan. Ten tweede moet het college in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand ervan het gewenste weerstandsvermogen bepalen.

Het tweede lid regelt over welke risico’s en haar financiële consequenties de raad in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken moet worden geïnformeerd. Het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, namelijk:

een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

• a.

  een inventarisatie van de risico’s;

• b.

  het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s;

Voor de speciale aandacht in de verordening kan men denken aan een opsomming van de risico’s zoals:

• a.

  tegenvallende rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;

• b.

  tegenvallende resultaten uit grondexploitatie;

• c.

  tegenvallende realisatie op begrote subsidieverwachtingen;

• d.

  lopende en te verwachten claims van derden;

• e.

  nog niet getaxeerde kosten van (vermoedde) milieuverontreiniging;

• f.

  overschrijding openeinde regelingen en subsidies;

• g.

  dreigend faillissement van verbonden partijen;

• h.

  dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan.

In het onderhavige artikel is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten in een nota. De desbetreffende, volgens het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van de nota. Hoewel niet voor de hand liggend, is het ook mogelijk om niet met een nota te werken, maar om de beleidsmatige contouren en de uitvoering beide in de paragraaf op te nemen. Deze opmerking geldt ook voor de artikelen 18 tot en met 23.

Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen

In artikel 18 stelt de raad regels voor de verantwoordingsinformatie aan de raad over het onderhoud aan kapitaalgoederen. De verantwoordingsinformatie wordt gesplitst. Het eerste en tweede lid regelen, dat er nota’s aan de raad worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën kapitaalgoederen.

Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de raad de kaders voor het toekomstige beleid uiteenzetten. De nota's worden, in overleg met de raad, periodiek geactualiseerd.

Artikel 18, derde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de raad invulling geven aan haar eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf moeten worden vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.

Artikel 19 Financiering

De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 14. Artikel 19 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. In dit artikel wordt dan ook slechts een nota over de bedrijfsvoering ter kennisgeving aan de raad overgelegd.

Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering de raad in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering wordt geïnformeerd. De raad geeft in dit artikel invulling aan haar eigen informatiebehoefte over de middelen bedrijfsvoering.

Men kan hiervoor bijvoorbeeld opnemen:

• a.

  aantal personeelsleden in dienst onderverdeelt naar leeftijd en beloningsschaal;

• b.

  de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;

• c.

  de directe loonkosten;

• d.

  de personeelskosten;

• e.

  de kosten inleenkrachten;

• f.

  de kosten van ingehuurde externen;

• g.

  de huisvestingskosten;

• h.

  de automatiseringskosten;

• i.

  vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke huisvesting, het gemeentelijk materieel en de gemeentelijke automatiseringssystemen.

Artikel 21 Verbonden partijen

Artikel 21 stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. Het eerste lid regelt, dat het deelnemen aan een verbonden partij voor besluitvorming aan de raad wordt aangeboden. De beslissing om al dan niet deel te nemen aan een verbonden partij is vaak sterk afhankelijk van de specifieke situatie op dat moment. Aangezien het vormen van een verbonden partij niet al te vaak optreedt, wordt voorgesteld dit afzonderlijk door de raad te laten besluiten.

Artikel 21, lid 2 regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen de raad in elk geval in de verplichte paragraaf verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd wil worden. Hier kan de raad invulling geven aan haar eigen informatiebehoefte over de verbonden partijen. Wel schrijft het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" enige feiten voor die in de paragraaf moeten worden vermeld, namelijk:

• -

  de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

• -

  de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.

Daar de begroting, jaarstukken en nota's openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden.

We kunnen bijvoorbeeld denken aan het voornemen om een financieel belang af te stoten, hetgeen in bepaalde situaties de onderhandelingspositie van de gemeente aantast. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.

Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.

Artikel 22 Grondbeleid

Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente, door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis. Artikel 22, eerste lid, regelt, dat het college eenmaal per raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

Het tweede lid van artikel 22 schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid, waarover de raad in elk geval in de verplichte paragraaf grondbeleid bij de begroting en jaarstukken moet worden geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan haar eigen informatiebehoefte over het grondbeleid. In het spraakgebruik wordt hieronder ook verstaan de jaarlijkse grondnota. Deze Grondnota wordt betrokken bij het opstellen van de Programmabegroting (voorheen bij de Programmarekening). De Grondnota wordt gebruikt bij het verstrekken van prognoses in de financiële positie van de gemeente én voor het autoriseren van voorgenomen planexploitaties.

Omdat de begroting, jaarstukken en nota's openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.

Artikel 23. Niet verplichte paragrafen

Naast de verplichte paragrafen kunnen er in deze verordening ook niet verplichte paragrafen worden opgenomen. Om hier flexibel mee om te kunnen gaan wordt voorgesteld de niet verplichte paragrafen niet expliciet in de verordening te benoemen, maar te verwijzen naar een ander document waarin de niet verplichte worden uitgewerkt.

Een eerste voorbeeld hiervan is de paragraaf Grote projecten. In de paragraaf grote projecten wordt ingegaan op de stand van zaken van de nieuwe en de lopende meerjarige projecten met een financiële omvang van meer dan € 5 miljoen.

Naar onze overtuiging behoeft geen specifieke beleidsnota over investeringen te worden opgesteld, maar gaat het vooral om zicht op de wijze waarop we met grote meerjarige investeringen (groter dan € 5 miljoen) omgaan. Zowel in het planmatige traject als bij aanbesteding, gunning en realisatie.

Het desbetreffende onderwerp zelf maakt deel uit van een bestuursprogramma. Daarin wordt de wenselijkheid van het doen van investeringen geformuleerd.

Het nut of de noodzaak dit nogmaals in een beleidsnota grote projecten op te nemen is niet aanwezig.

Wel kan de afspraak worden gemaakt dat een investering van € 5 miljoen slaat op een zelfstandig geheel, dat wil zeggen dat de raming van het project € 5 miljoen of meer bedraagt. Partiële financiering, waarvan de som der delen uitkomt boven € 5 miljoen wordt aangemerkt als een zelfstandige grote investering.

Artikel 24. Inrichting administratie

In artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 25, 26 en 27.

Artikel 25 Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten" zijn onder andere waarderingsgrondslagen, indelingen van te onderscheiden kostensoorten en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan de provincie, het rijk, de Europese Unie etc.

Artikel 26 Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan het zich moet houden.

In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 27 Aanbesteding en inkoop

De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten welke een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 27 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets De accountant beoordeeld hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 28 Subsidieverstrekking en steunverlening

Een andere kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. De uitvoering van de subsidieverordening behoeft geen verdere borging in onze organisatie door bijvoorbeeld protocollen. De huidige uitvoeringsregels vormen voldoende achtervang. Naast risicobeheersing is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing. Geëigende maatregelen binnen de huidige processen moeten bijdragen aan een juiste uitvoering van deze regelgeving.

Artikel 29 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 GW opgestelde verordening. Deze oude verordening is op 23 oktober 2003 vastgesteld door de Raad van de gemeente Ede en had als ingangsdatum 15 november 2003.

Artikel 30 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 13 oktober 2005, nr. VR 2005/94