Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede houdende regels omtrent het college van burgemeester en wethouders Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Geldend van 07-06-2018 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede houdende regels omtrent het college van burgemeester en wethouders Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

collegeleden: de burgemeester en de wethouders.

de voorzitter: de burgemeester en de waarnemend burgemeester (loco-burgemeester).

de secretaris: de gemeentesecretaris en de waarnemend secretaris (loco-secretaris).

de bestuurssecretaris: een ambtenaar die ondersteuning verleent tijdens de vergaderingen en aan andere werkzaamheden van het college.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Besluiten tijdens collegereces

Het college verleent één of meer van zijn leden mandaat om spoedeisende besluiten te kunnen nemen tijdens het kerst- en zomerreces.

Hoofdstuk 2. Voorbereiding van collegevergaderingen

Artikel 4 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht voor bespreking van een onderwerp met een spoedeisend karakter, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De bestuurssecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 5 Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de loco-secretaris.

Artikel 6 Agenda

  • 1. De agenda wordt 24 uur voor aanvang van de vergadering ter beschikking gesteld aan de collegeleden. De afzonderlijke agendapunten en de bespreekstukken worden op vrijdag ter beschikking gesteld via het digitale zaaksysteem.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk de dag voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 7 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Hoofdstuk 3. Werkwijze collegevergadering

Artikel 8 Vergaderorde

  • 1. De collegevergadering bestaat uit de besluitvormende vergadering en aansluitend de inforonde.

  • 2. In de besluitvormende vergadering vindt beraadslaging plaats en worden besluiten genomen.

  • 3. In de inforonde kunnen collegeleden informatie en meningen uitwisselen over actuele onderwerpen. Hieruit kunnen instructies volgen voor de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding van collegevoorstellen.

Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Bij de vergadering is de bestuurssecretaris aanwezig die zorg draagt voor de verslaglegging van de vergadering, de publicatie van de openbare besluitenlijst en de doorgeleiding van stukken naar de gemeenteraad. De bestuurssecretaris is werkzaam onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

Artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering

De voorzitter kan - al dan niet op voorstel van een wethouder - besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 11 Stemmingen

  • 1. Indien geen collegeleden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een collegelid bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. Indien een collegelid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot twee personen en de stemmen staken, beslist het lot.

  • 5. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 12 Verslag en besluitenlijst

  • 1. De bestuurssecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging over geheime agendapunten;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld op de openbare besluitenlijst als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Er wordt een besluitenlijst opgesteld. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Hoofdstuk 4. Parafenbesluit

Artikel 13 Parafenbesluit buiten vergadering

  • 1. Het college kan buiten de vergadering besluiten nemen op basis van een parafenbesluit. Een parafenbesluit is een besluit waarmee collegeleden zich akkoord verklaren door het plaatsen van hun paraaf.

  • 2. De bestuurssecretaris zendt het concept-parafenbesluit aan alle collegeleden. Indien een collegelid binnen 24 uur na verzending kenbaar maakt bespreking te verlangen, dan wordt het voorstel voor beraadslaging en besluitvorming geagendeerd in de eerstvolgende collegevergadering.

  • 3. Een parafenbesluit komt tot stand indien:

    • a.

      geen van de collegeleden bespreking heeft verlangd binnen de in het tweede lid vermelde termijn; én

    • b.

      een meerderheid van de collegeleden zich akkoord heeft verklaard met het concept-parafenbesluit.

  • 4. In afwijking van het derde lid komt een parafenbesluit direct tot stand indien alle collegeleden zich akkoord hebben verklaard met het concept-parafenbesluit.

  • 5. De bestuurssecretaris vermeldt op het parafenbesluit wanneer het tot stand is gekomen.

Artikel 14 Openbaarmaking parafenbesluit

De bestuurssecretaris draagt zorg voor openbaarmaking van genomen parafenbesluiten via de besluitenlijst. Openbaarmaking blijft achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 15 Elektronisch parafenbesluit

Een parafenbesluit kan elektronisch worden vastgesteld. In dat geval plaatsen de collegeleden een elektronische handtekening om zich akkoord te verklaren met het concept-parafenbesluit.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 16 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking in het Gemeenteblad.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 29 mei 2018, zaaknummer 92510.

Jeroen van Delden

de secretaris,

Leon Meijer

de loco-burgemeester.

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. De vervangingsregeling zelf wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad.

Artikel 3 Besluiten tijdens collegereces

In artikel 56 van de Gemeentewet is bepaald dat het college in zijn vergaderingen slechts kan beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Dit quorum is tijdens de vakantieperiode doorgaans niet aanwezig. Om deze reden heeft het college een kerst- en zomerreces, waarbij er in beginsel geen besluiten worden genomen.

In spoedeisende gevallen kan het noodzakelijk zijn dat er in deze periode toch besluiten worden genomen namens het college. In deze regeling wordt daarom bepaald dat het college tijdens het kerst- en zomerreces aan één of meer van zijn leden mandaat verleend om besluiten te nemen. Mandaatverlening aan collegeleden is mogelijk, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet (zie artikel 168 Gemeentewet). De bepaling in dit reglement van orde is zelf geen mandaatbesluit: dat zal telkens door het college worden vastgesteld voorafgaand aan het reces.

Het college acht het in beginsel meer wenselijk om gebruik te maken van een dergelijk ‘vakantiemandaat’ boven de regeling uit artikel 56 van de Gemeentewet. Dit vraagt namelijk dat er eerst een vergadering wordt gehouden - waarin wordt geconstateerd dat er geen quorum is - en dat de burgemeester vervolgens een tweede vergadering belegt. Onduidelijk is of deze tweede vergadering direct na de eerste vergadering kan plaatsvinden (vergelijk ten aanzien van vergaderingen van verenigingen de conclusie van de Advocaat-Generaal bij de Hoge Raad van 14 juli 2006, ECLI:NL:PHR:2006:AX3225). Het is voor de vergaderpraktijk van het college niet efficiënt als er een langere periode moet zitten tussen de oproep voor de eerste en tweede vergadering (aangezien het college altijd op een vaste dag vergadert). Tegelijkertijd is onzekerheid over de geldigheid van besluiten met een korte termijn tussen de eerste en tweede vergadering niet wenselijk.

Artikel 4 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

Artikel 5 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 6 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement en in de instructie voor de gemeentesecretaris.

In dit artikel wordt aangegeven dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. In de Edese praktijk wordt hieraan feitelijk invulling gegeven door de bestuurssecretaris, die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 6 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 8 Vergaderorde

De collegevergadering bestaat uit een besluitvormend en een informatief deel. In het besluitvormende deel worden besluiten genomen en wordt beraadslaagd over te nemen besluiten. Ook parafenbesluiten waarvoor bespreking wordt verlangd worden geagendeerd voor de besluitvormende vergadering.

Na het besluitvormend deel vindt de zogenaamde inforonde plaats. In de inforonde kunnen de collegeleden informatie of standpunten uitwisselen over actuele ontwikkelingen in hun portefeuilles. Dit overleg is een belangrijk instrument voor de bevordering van de eenheid van het collegebeleid. Daarnaast kan het college instructies meegeven aan de ambtelijke organisatie voor de uitwerking van collegevoorstellen. Hierdoor kan worden aangesloten bij de informatiebehoefte van het college.

Artikel 9 en 10 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 11 Stemmingen

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Staken de stemmen over andere voorstellen dan de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen dan beslist de stem van de burgemeester op grond van artikel 59, tweede lid, van de Gemeentewet.

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekent gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Artikel 12 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de bestuurssecretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de bestuurssecretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Een dergelijke regeling is ten tijde van het tot stand komen van dit reglement niet vastgesteld. Wel is tussen raad en college de volgende werkafspraak gemaakt:

  • •

    Raadsleden en fractievolgers ontvangen wekelijks de besluitenlijst van het college, inclusief geheime besluiten. In zeer bijzondere gevallen kan van verstrekking worden afgezien in het openbaar belang.

  • •

    Als één of meer raadsleden meer informatie willen over een genomen besluit, dan wordt het onderliggende collegevoorstel verstrekt. Vanwege de bescherming van de privacy worden persoonsgegevens onleesbaar gemaakt, waaronder ook de namen van behandelend ambtenaren.

  • •

    De aantekeningen van de inforonde worden niet verstrekt aan raadsleden of fractievolgers.

In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 13 Parafenbesluit buiten vergadering

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. De Raad van State heeft de eerder genoemde uitspraak nogmaals bevestigd in een uitspraak van 21 maart 2007, zaaknr. 200602267/1.

Er is bewust gekozen voor een korte termijn van 24 uur na verzending waarbinnen de collegeleden bespreking kunnen verlangen. Het parafenbesluit wordt namelijk in de Edese praktijk alleen gebruikt in spoedeisende situaties. In andere gevallen worden besluiten geagendeerd voor de wekelijkse collegevergadering. Daarom is ook voorzien in de mogelijkheid om het besluit direct te laten vaststellen, indien alle collegeleden zich akkoord verklaren met de inhoud door het plaatsen van hun paraaf.

Artikel 14 Openbaarmaking parafenbesluit

Volgens artikel 60, eerste lid, van de Gemeentewet gaat het college over tot openbaarmaking van de besluitenlijst van zijn vergaderingen. Omdat parafenbesluiten buiten de collegevergadering worden genomen, is dit artikel niet rechtstreeks van toepassing. Het is daarom via dit artikel in het reglement van orde van toepassing verklaard. Voor de uitzondering op de verplichting tot openbaarmaking is aangesloten bij de tekst van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 15 Elektronisch parafenbesluit

Het gebruik van de elektronische weg neemt een steeds grotere rol in binnen de gemeentelijke praktijk. Omdat het parafenbesluit wordt gebruikt in spoedeisende situaties, is het wenselijk om op te nemen dat het elektronisch kan worden vastgesteld. Het voordeel van de elektronische weg is immers dat collegeleden tegelijkertijd zich akkoord kunnen verklaren met het voorstel en dat dit middel tijd- en plaats onafhankelijk is.

Wel zal de omgeving waarbinnen het elektronisch parafenbesluit tot stand komt voldoende beveiligd moeten zijn, zodat zeker is dat alleen de collegeleden zelf hun elektronische handtekening kunnen plaatsen. Denkbaar is bijvoorbeeld een zaaksysteem waarin collegeleden inloggen door middel van een persoonlijk wachtwoord en waarin alle handelingen worden bijgehouden door een digitaal logboek.