Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ede houdende regels omtrent bijstand en ondersteuning Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Ondertekening

Toelichting artikelsgewijs

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

Als het gaat om bijstand als bedoeld onder c van lid 1 zal de praktijk aangeven of het verzoek direct door de secretaris kan worden ingewilligd. Bij omvangrijke bijstand zal de secretaris overleg plegen met het college beslissen.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en desgewenst ook met het betrokken raadslid en het college). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, wordt de zaak aan de burgemeester voorgelegd.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over de inhoud van het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 7

Lid 1

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.

Lid 2

De fractieondersteuning bestaat uit een vast en variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 8

Voorheen werd het toezicht op de bestedingen van de fracties uitgevoerd door het presidium. De wens van het presidium om nadere regels te kunnen stellen over de uitgaven waarvoor de bijdrage mag worden gebruikt noodzaakt tot oprichting van een aparte bestuurscommissie waaraan deze raadsbevoegdheid kan worden overgedragen. De fractievoorzitters hebben stemrecht in de commissie. De plaatsvervangend voorzitter van de raad heeft dat niet, tenzij hij tevens fractievoorzitter is.

De werkwijze van de commissie vindt verder plaats op de wijze zoals bepaald door de Gemeentewet. De verantwoording aan de raad is ingevuld door de verplichting om de raad te informeren over genomen besluiten. Gelet op het beperkte werkterrein van de commissie Financiële Controle is er niet voorzien in aanvullend toezicht (naast de bevoegdheid van de raad tot schorsing en vernietiging op basis van artikel 85 van de Gemeentewet). De commissie kan met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet geheimhouding opleggen. In dergelijke stukken hebben raadsleden inzage, zodat ook voor geheime stukken de verantwoording aan de raad is gewaarborgd.

Artikel 9

De fracties hebben vrijheidom keuzes te maken voor de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning binnen de kaders van de verordening en de regels gesteld door het presidium.

Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan het raadswerkzaamheden.

Het is uitdrukkelijk uitgesloten dat:

• -

  met de fractiebijdrage verkiezingsactiviteiten worden gefinancierd;

• -

  raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

Het presidium kan nadere regels stellen over de besteding van de fractieondersteuning om duidelijk te maken welke kosten daaruit wel en niet kunnen worden bestreden.

Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderende verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die ontstaan tijdens de zittingsperiode geen vast bedrag ontvangen. Het bedrag per lid ontvangen zij wel.

De desbetreffende fractie is ervoor verantwoordelijk dat het terugstorten binnen één maand na het verzoek daartoe van de griffier plaatsvindt.

Artikel 11

Lid 1

Fracties verantwoorden jaarlijks de besteding van de fractiebijdrage over een kalenderjaar. Bij de verantwoording wordt gebruik gemaakt van een uniform formulier. Aan dit uniforme formulier worden door de fracties belegstukken voor uitgaven boven € 100,-- toegevoegd.

Om een goede verantwoording mogelijk te maken heeft elke fractie de beschikking over één bankrekening waar de te ontvangen fractiebijdrage op wordt gestort en betalingen ten laste hiervan worden verricht.

Lid 2

Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd of wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Aan een besluit tot terugvordering moet altijd eerst een besluit tot (lagere) vaststelling of intrekking van de subsidie voorafgaan.

Artikel 13.

Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Bij de invoering van het recht op fractieondersteuning (amendement-De Cloe c.s.) is niet stilgestaan bij de verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt dat dit een juiste wijze van handelen is. Wij hebben derhalve besloten in de verordening een extra artikel toe te voegen, waarin het verkrijgen van fractieondersteuning gelijk wordt gesteld aan het verkrijgen van subsidie.

Naar zijn aard leent de bijdrage voor fractieondersteuning zich niet voor een evaluatierapport als bedoeld in artikel 4:24 van de Awb. De doeltreffendheid en effectiviteit van de subsidie vertaalt zich in het optreden van de fractie in de raad. Het rapporteren over de kwaliteit van het optreden van een fractie zou een dermate politiek karakter krijgen dat ervan wordt afgezien.