Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Eemnes

Artikel 1.1 Naleven van wet- en regelgeving

De gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers.

De Gemeente streeft elk jaar naar een goedkeurende accountantsverklaring op het gebied van rechtmatigheid. Inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij.

Artikel 1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non- discriminatie

De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 3 wordt dit nader ingevuld.

Artikel 1.3 Toepassen van een aanbestedingshandboek

Om het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de twee bovengenoemde uitgangspunten te voldoen, dient bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) gebruik te worden gemaakt van het nog door het college vast te stellen inkoop- en aanbestedingshandboek.

Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures. Het kan gaan om precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, omdat de Gemeenten bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vinden.

Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen.

Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn:

• een stappenplan voor het aanbestedingsproces;

• invulling van de verschillende typen van marktbenadering;

• richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie;

• de te hanteren selectie- en gunningcriteria;

• de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning.

Het handboek dient aangepast te worden op de ontwikkelingen binnen de gemeente Eemnes en op externe ontwikkelingen, zoals de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet.

Artikel 2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn.

Artikel 2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers

De gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers kan worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

Artikel 2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers

Opdrachtnemers van de gemeente worden tevens geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Zo worden discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken niet getolereerd.

Artikel 2.4 Duurzaam inkopen

In het Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007 – 2011 is de afspraak opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015. De gemeente Eemnes streeft ernaar om hieraan te voldoen.

De gemeente gaat steeds duurzamer inkopen. Bij elke aanbesteding worden duurzaamheidaspecten opgenomen, zowel bij selectie- als bij gunningcriteria. Dit proces zal worden voortgezet en uitgebreid. Na 2 jaar wordt geëvalueerd hoe duurzaamheid binnen de gemeentelijke inkooppraktijk is geïmplementeerd en hoe de doelstellingen in de toekomst kunnen worden gehaald.

Daarvoor wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming als een toetsend criterium voor de betreffende aanbesteding.

Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen:

• bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; duurzame gunningcriteria van iSGV en/of VNG worden waar mogelijk toegepast;

• in de programma’s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen;

• duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria;

• duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract.

Artikel 3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures

Voordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een (Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de behoefte te vervullen. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vigerende drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering.

Waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van de gemeente over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De gemeente Eemnes wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld.

In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen

Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q. meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de mandaatregeling bevoegd persoon of college beslist dat er sterke, bijzondere argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn:

• bij specialistische producten;

• bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen;

• bij een complex uitvoeringsproces;

• bij marktomstandigheden;

• bij verwevenheid met parallelle processen;

• indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

• bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen.

Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld, worden getoetst door de medewerker inkoop en worden goedgekeurd door de directeur (voor de BEL Combinatie) of het college van b&w (voor de gemeenten). Van de aanbestedingsprocedure (onder de Europese drempelbedragen) kan alleen worden afgeweken indien hiervoor goedkeuring is verkregen van het college van B&W.

Artikel 3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria

Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld.

Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures.

De gemeente hanteert standaard selectiecriteria, die vast worden gelegd in het inkoop- en aanbestedingshandboek. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen) geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente en de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat.

Gunningcriteria

Gunning vindt altijd plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij

naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken en dergelijke.

Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige beoordelingssystematiek. Hiervoor worden modellen ontwikkeld die zoveel mogelijk worden toegepast bij openbare en Europese aanbestedingsprocedures. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die het BAO hiervoor geeft.

Artikel 3.3 Omgang met leveranciers

Voorkomen van afhankelijkheid

De gemeente vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom hanteert ze als stelregel dat de omzet van de voorgaande 3 jaren, die een opdrachtnemer bij de gemeente realiseert, niet groter mag zijn dan gemiddeld 30% van zijn jaaromzet. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien de gemeente om wat voor reden dan ook als klant wegvalt.

Daarnaast wordt een leverancier hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële opdrachtgevers aan te kunnen trekken.

Alle leveranciers hebben gelijke kansen

Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert de gemeente de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De gemeente Eemnes steekt nadrukkelijk in op een actieve stimulering van de lokale economie. In het belang van bijvoorbeeld de werkgelegenheid is deze stimulering van harte gewenst. Daar waar de gemeente in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid het lokale bedrijfsleven een impuls kan en mag geven, zal zij dit niet nalaten. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt daarom indien mogelijk, tenminste één lokale opdrachtnemer uitgenodigd offerte in te dienen.

Lokale leveranciers worden bij de verdere selectie en gunning niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wèl streeft de gemeente ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Evaluatie leveranciers en groslijsten

De gemeente streeft naar een periodieke evaluatie van opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging of opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt), maar kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden.

Om hieraan vorm te geven wordt gewerkt met zogenaamde groslijsten. Op deze groslijsten moeten opdrachtnemers worden vermeld, die hun kwaliteit hebben bewezen.

Artikel 3.4 Gebruik van inkoopvoorwaarden

Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de gemeente Eemnes van toepassing verklaard en/of wordt door haar een (concept)contract opgesteld. Ook deze inkoopvoorwaarden worden tussen de drie BEL gemeenten en de BEL Combinatie zoveel mogelijk geharmoniseerd. De inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingshandboek.

Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn (te toetsen door medewerker inkoop en juridische adviseur), kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst.

Artikel 4.1 Inkoopsynergie

Gezamenlijk optreden naar de markt

De gemeente Eemnes en de andere BEL gemeenten en de BEL Combinatie zijn autonome en zelfstandige aanbestedende diensten in de zin van de wet. Toch is hun samenwerking mede gericht op het realiseren van schaalvoordelen en zullen waar mogelijk hun gelijksoortige inkoopbehoeften zoveel moegelijk clusteren als dit wenselijk is vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Bovendien kan door clustering een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door de BEL Combinatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:

• de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een (gemeentebrede) bundeling voordelen zal opleveren;

• de aard van het product: afdelingoverstijgende inkopen (die voor meerdere organisatieonderdelen van belang zijn en door meerdere organisatieonderdelen worden ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair, gereedschap) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het afdelingspecifieke inkopen. Men moet er wel mee rekening houden, dat een inkoop afdelingoverstijgend kan worden.

Om tot een optimale clustering te kunnen komen zullen de organisatieonderdelen (voor zover te overzien) elk jaar in januari een bestedingsoverzicht voor het komend jaar overleggen aan de medewerker inkoop. Hierin staan verwachte inkoopbehoeften vermeld, voorzien van een indicatie van de (financiële) omvang. Hiermee wordt bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld kunnen worden aanbesteed, en eventuele risicovolle aanbestedingen tijdig zijn gesignaleerd door de medewerker inkoop.

Na signalering van mogelijkheden tot clustering wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van brede raamcontracten. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren.

De medewerker inkoop adviseert in samenspraak met de interne afnemer(s), met de betrokken afdelingsmanager(s) omtrent clustering van inkopen. Het college of de directeur van de BEL Combinatie zijn hierin besluitvormend. De medewerker inkoop coördineert de clustering na positieve besluitvorming.

Bij gezamenlijk optreden zijn de drie BEL gemeenten verplicht zich te committeren aan de uitkomst.

Regionale inkoopsamenwerking

Naast gemeentebrede samenwerking zoekt de gemeente ook actief naar regionale inkoopsamenwerking, in principe in BEL verband.

Er wordt momenteel onderzocht of er voldoende voordelen voor de BEL-gemeenten zijn om zich aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking Gewest Gooi en Vechtstreek (iSGV). Bij deelname aan regionale inkoopprojecten conformeren wij ons voor die projecten aan het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van het iSGV. Aan deze samenwerking nemen alle gemeenten en het Gewest in het Gooi en de Vechtstreek deel met uitzondering van de gemeente Muiden en de BEL gemeenten en de BEL Combinatie. U zal in 2011 een voorstel voor die intergemeentelijke samenwerking worden voorgelegd.

Artikel 4.2 Hanteren van een standaardwerkwijze

Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de gemeente ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden.

Deze werkwijze wordt vastgelegd in het door het college vast te stellen inkoop- en aanbestedingshandboek met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken.

Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijze zijn:

1. standaardmodellen voor offerteaanvragen en selectiedocumenten;

2. standaardmodellen voor externe communicatie;

3. standaardmodellen voor offertebeoordeling;

4. standaardopbouw dossiervorming;

5. gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken.

Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Zo zal informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen op eenduidige wijze worden geregistreerd en toegankelijk worden gemaakt via standaardrapportages. De precieze invulling hiervan moet nog worden ontwikkeld.

Artikel 4.3 Rol van de medewerker inkoop

De medewerker inkoop heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en controlerende taak.

Elk organisatieonderdeel kan contact opnemen met de medewerker inkoop om advies te vragen over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende afdeling te beperkt is om een inkoop- of aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, dan kan de medewerker inkoop capaciteit of hulpmiddelen beschikbaar stellen om te ondersteunen.

De ondersteuning van de medewerker inkoop is niet enkel vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk die het bedrag van € 50.000,– overstijgt, moet vooraf worden aangemeld bij de medewerker inkoop. Op deze manier wordt het overzicht over de inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden geborgd.

Periodiek zal de medewerker inkoop in samenwerking met de administratie, vooruitlopend op de accountantscontrole, toetsen op naleving van dit beleid door:

• toetsing van aanbestedingsdossiers;

• toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie.

Artikel 4.4 Herijking inkoop- een aanbestedingsbeleid

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera.) als interne factoren (verdere professionalisering).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Eemnes wordt daarom elke drie jaar geëvalueerd en zonodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De medewerker inkoop heeft hierin een initiërende rol.

De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien.

Artikel 4.5 Inkoopactieplan

Jaarlijks wordt door de medewerker inkoop een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan. De medewerker inkoop heeft hierin een signalerende, coördinerende en adviserende functie naar de overige organisatieonderdelen.

Noodzakelijke aanpassingen gedurende de loop van het jaar worden gemeld bij het college, c.q. de directeur van de BEL Combinatie. Dezen geven aan bij welk inkoop/aanbestedingstraject zij vanaf de start moeten worden betrokken. Hierbij hebben zij de mogelijkheid te beslissen over het kwaliteits- en kwantiteitsniveau en andere inkoopvoorwaarden.