Verordening regelende de taken, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de commissies van voorbereiding aan de raad en overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (Structuurverordening raadscommissie 2010)

1.1 De commissies hebben tot taak de besluitvorming van de raad voor te bereiden en/of met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester overleg te plegen in zaken de gemeente betreffende.

1.2 De commissies worden zoveel mogelijk ingedeeld op basis van de portefeuilleverdeling onder de leden van het college van burgemeester en wethouders, met dien verstande dat uitgangspunt is dat de onderwerpen die tot dezelfde portefeuille behoren in één en dezelfde commissie worden behandeld.

1.3 Het seniorenconvent heeft tot taak met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester overleg te plegen in aangelegenheden van importantie die de reikwijdte van de commissies te boven gaan.

2 In beginsel worden financiële zaken, welke in de gemeentebegroting zijn opgenomen, of passend voorkomen op het in uitvoering zijnde gedeelte van het meerjarenschema, behandeld in de commissie tot wier taak het onderwerp waarop deze financiële zaken betrekking hebben, behoort.

3 Een commissie is ten alle tijde bevoegd eigener beweging adviezen te geven en voorstellen te doen betreffende de haar opgedragen taak

1 De leden van de commissies zijn raadsleden. Het aantal raadsleden per commissie, de voorzitter niet meegerekend wordt bepaald op 1 lid per fractie. De leden worden door de fracties zelf aangewezen.

2 In afwijking van het gestelde in lid 1. kan een fractie van 2 personen en 1 persoon, per fractie in totaal maximaal 1 commissielid benoemen die geen lid is van de raad (burgercommissielid). Een burgercommissielid dient te voldoen aan de vereisten die de Gemeentewet aan raadsleden stelt. Bovendien moet zijn/haar naam voorkomen op een der kandidatenlijsten voor de laatstgehouden verkiezing van de gemeenteraad van Eemnes.

3 Het seniorenconvent bestaat uit de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad.

4 De voorzitter van de raad is voorzitter van het seniorenconvent.

5 De raad benoemt uit zijn midden de voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters van de commissies, met die restrictie dat:

- een raadslid van slechts één van genoemde commissies als voorzitter kan worden

benoemd.

6 a. De leden van de commissies kunnen zich incidenteel door een ander raads- of burgercommissielid laten vervangen.

b. De leden van het Seniorenconvent kunnen zich niet door een burgerlid laten vervangen.

c. De leden van de commissies kunnen zich voorts bij zwangerschap, bevalling of ziekte, waarbij een langere afwezigheid dan acht weken is te verwachten, laten vervangen. Vervanging geschiedt overeenkomstig de wettelijke regeling “Regeling van de tijdelijke vervanging van leden van de Tweede en Eerste Kamer der Staten Generaal, de provinciale staten en de gemeenteraden wegens zwangerschap en bevalling of ziekte”.

7 Op initiatief van de voorzitter dan wel op initiatief van tenminste twee leden van de commissie kunnen voor één of meerdere vergaderingen c.q. agendaonderwerpen één of meer leden van het college van burgemeester en wethouders en één of meer ambtenaren en/of externe deskundigen worden uitgenodigd.

8 Het in een commissie benoemde raadslid kan in geval van externe vertegenwoordiging in dit externe gremium uitsluitend worden benoemd, wanneer het belang dat behartigd wordt tevens valt onder het belang dat door de commissie, waarin dit lid zitting heeft, wordt behartigd.

1 De zittingsduur van de commissieleden is gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad.

2 De commissieleden worden bij het begin van een nieuwe zittingsduur als bedoeld onder 1, zo spoedig mogelijk door de eigen fractie aangewezen.

3 Iemand die de hoedanigheid verliest op grond waarvan hij in de commissie is benoemd, houdt onmiddellijk op zitting te hebben in de commissie.

1 De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering, het tijdens de vergadering handhaven van de orde en het hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

2 Onverminderd het vorenstaande en het bepaalde in artikel 9 is de functie van voorzitter beperkt tot die van het ‘technisch’ voorzitten van de vergadering. Hij neemt geen deel aan de inhoudelijke bespreking en het bepalen van standpunten.

1 De functies van secretaris van de commissies worden vervuld door de griffier. De griffier kan het secretariaat van een of meerdere commissies overdragen aan een waarnemend griffier.

2 De griffier is secretaris van het seniorenconvent.

3 De griffier en de waarnemend griffiers regelen bij verhindering of afwezigheid onderling de vervanging.

1 De (voorlopige) agenda’s voor de commissievergaderingen worden opgesteld met inachtneming van het bepaalde in artikel 3a van het Reglement van orde voor de raad.

2 Voorts vergadert elke commissie zo dikwijls als dit door de voorzitter wordt nodig geoordeeld, of door tenminste twee leden schriftelijk en met opgave van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd. Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij gehouden binnen veertien dagen, nadat het verlangen daartoe ter kennis van de voorzitter is gebracht.

3 De voorzitter bepaalt dag en uur der vergadering, waarbij zoveel mogelijk wordt gewerkt via een vast vergaderrooster.

4 De voorzitter roept de commissieleden schriftelijk tot de vergadering op. De oproeping vermeldt zoveel mogelijk de zaken, waarvoor de vergadering wordt belegd.

5 Een van een lid afkomstig voorstel moet tenminste vijf werkdagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk, ondertekend door de voorsteller, worden ingediend bij de voorzitter.

6 Het voorstel wordt door de voorzitter zo spoedig mogelijk in afschrift aan de leden toegezonden en op de agenda van de eerstkomende commissievergadering geplaatst.

7 De commissie bepaalt de tijd en wijze van behandeling van het voorstel.

1 Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, liggen gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage.

2 De voorzitter heeft het recht om op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur te beslissen dat bepaalde stukken niet door een ieder zijn in te zien.

3 De voorzitter maakt van de vergaderingen en de geagendeerde onderwerpen tijdig melding in een openbare kennisgeving.

4 Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

5 Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1 De commissie mag niet beraadslagen noch overleg plegen indien, behalve de voorzitter, niet tenminste de helft van het aantal commissieleden is opgekomen.

2 Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen drie werkdagen een nieuwe vergadering, waarin de alsdan aanwezige leden, ongeacht hun aantal, tot beraadslaging en overleg bevoegd zijn.

1 De vergaderingen zijn openbaar. Van het houden van de vergadering wordt op de gebruikelijke wijze in de gemeente openbaar kennis gegeven.

2 De deuren worden gesloten, wanneer het door tenminste twee commissieleden wordt gevorderd of de voorzitter het nodig oordeelt. De vergadering beslist of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd. Over de zaken in een besloten vergadering behandeld, kan tevens een standpunt worden ingenomen.

3 De leden van de raad zijn te allen tijde bevoegd tot het bijwonen van besloten vergaderingen van commissies, waarvan zij geen lid zijn, en zijn daarbij toehoorders. De griffier en de waarnemend griffiers zijn eveneens te allen tijde bevoegd besloten vergaderingen van de commissie bij te wonen.

1 Tijdens de openbare commissievergadering is er voor de burgers gelegenheid om een nieuw onderwerp, idee of voorstel op de politieke agenda te plaatsen, met uitzondering van onderwerpen die privé-belangen betreffen, klachten en bezwaren en onderwerpen die een wijziging van het beleid betreffen, dat al in een vergevorderd stadium van ontwikkeling of reeds in uitvoering is.

2 Het initiatiefvoorstel wordt tenminste 12 dagen voor de commissievergadering schriftelijk ingediend en toegelicht. Voorafgaand daaraan kan overleg plaatsvinden met de commissiesecretaris om na te gaan of de vraag past binnen het taakveld/onderwerpen van de commissie.

3 De secretaris van de betreffende commissie zendt een kopie van het ingediende voorstel uiterlijk 5 dagen voor de vergadering naar de commissieleden, eventueel voorzien van een toelichting van de voorzitter.

4 Het initiatiefvoorstel wordt als eerste inhoudelijke punt op de agenda van de vergadering geagendeerd. Per vergadering worden op volgorde van ontvangst maximaal twee initiatiefvoorstellen geagendeerd.

5 De commissiesecretaris nodigt degene die het voorstel heeft gedaan uit voor de vergadering, tijdens welke hij de gelegenheid krijgt het voorstel kort toe te lichten.

6 Per fractie wordt (in maximaal twee termijnen) een reactie gegeven, waarna de voorzitter de reactie samenvattend verwoordt.

7 Deze reactie houdt in een voorstel aan de raad inzake het wel of niet plaatsen van het initiatiefvoorstel op de agenda.

1 Tijdens de openbare commissievergadering is er voor burgers gelegenheid tot het stellen van vragen over gemeentelijk beleid en/of de uitvoering daarvan met uitzondering van onderwerpen die privé-belangen betreffen en klachten en bezwaren.

2 De vraag wordt tenminste 12 dagen voor de commissievergadering schriftelijk ingediend en toegelicht. Voorafgaand daaraan kan overleg plaatsvinden met de commissiesecretaris om na te gaan of de vraag past binnen het taakveld/onderwerpen van de commissie.

3 De secretaris van de betreffende commissie zendt een kopie van de ingediende vraag uiterlijk 5 dagen voor de vergadering naar de commissieleden, eventueel voorzien van een toelichting van de voorzitter.

4 De ingediende vragen worden aan het begin van de vergadering geagendeerd. Per vergadering worden maximaal twee vragen geagendeerd.

De commissiesecretaris nodigt de vragensteller uit voor de vergadering, welke tijdens de vergadering de gelegenheid krijgt de vraag kort toe te lichten.

5 Per fractie wordt (in maximaal twee termijnen) een reactie gegeven, waarna de voorzitter het antwoord samenvattend verwoord.

1 Bij een openbare commissievergadering biedt de voorzitter de aanwezigen op de publieke tribune vóór de behandeling van een agendapunt de gelegenheid over dat agendapunt het woord te voeren.

2 De voorzitter kan de spreektijd van degene die het woord wil voeren beperken tot 5 minuten

3 De voorzitter kan in overleg met de commissie het spreken in twee of meer termijnen toestaan.

4 Degenen die het woord wensen te voeren, dienen dit bij de aanvang van de openbare vergadering aan de voorzitter kenbaar te maken onder opgave van het desbetreffende agendapunt. Dit kan ook daarna geschieden, mits de commissie daarmee instemt.

1 De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering en zorgt voor de handhaving van de orde in die vergadering.

2 De voorzitter kan de commissie voorstellen een commissielid of een andere aanwezige, die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, voor de duur van de vergadering de toegang te ontzeggen.

3 Bij herhaling van de in lid 2 bedoelde gedragingen kan de voorzitter de commissie voorstellen het commissielid of een andere aanwezige voor bepaalde tijd, doch niet langer dan vijf vergaderingen, de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

4 Over de in lid 2 en 3 bedoelde voorstellen wordt niet beraadslaagd. Bij aanneming van het voorstel moet de persoon die het aangaat, de vergadering onmiddellijk verlaten. Bij weigerachtigheid doet de voorzitter hem of haar verwijderen.

1 Een commissie kan een of meer leden van het college van burgemeester en wethouders en personen in dienst van de gemeente uitnodigen haar vergadering bij te wonen en hen om inlichtingen vragen, welke betrekking hebben op het werkterrein van de commissie.

2 Een commissie kan ook andere dan de in lid 1. bedoelde personen uitnodigen haar vergaderingen bij te wonen en kan hen om inlichtingen vragen. Indien daar kosten aan zijn verbonden, komen deze ten laste van de gemeente Eemnes.

1 Alle stukken, welke van een commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

2 De secretaris maakt van elke vergadering van de commissie een ontwerpverslag, hetwelk de commissie in haar eerstvolgende vergadering ter vaststelling wordt aangeboden. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht van de raad en burgemeester en wethouders.

1 De verordening wordt aangehaald als "Structuurverordening raadscommissies gemeente Eemnes 2010".

2 Bij geschillen omtrent de uitleg en toepassing van deze verordening beslist de raad.

1 Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking.

2 Op dat moment vervalt de Structuurverordening raadscommissies 2006;