Leidraad communicatie en participatie in de openbare ruimte

Deel

In april 2011 heeft de gemeenteraad van Eemnes de nota ‘Burgerparticipatie in de BEL-gemeenten vastgesteld’. De gemeenteraad heeft aangegeven dat burgerparticipatie structureel en duurzaam onderdeel moet worden van het gemeentelijk beleidsproces. Er is behoefte aan toepassing van een vaste methodiek, op basis waarvan zowel voor het gemeentebestuur als voor burgers op structurele en heldere wijze een afweging plaatsvindt hoe, op welk moment en volgens welke procedure en met welke invloed de burger bij het beleidsproces van de gemeente wordt betrokken.

Deze leidraad is een uitwerking daarvan op het specifieke werkterrein van beheer en inrichting van de openbare ruimte. Daarmee wordt vastgelegd welke vorm van participatie in dit soort gevallen plaatsvindt en welke stappen daarbij worden doorlopen.

Het beheer en de inrichting van de openbare ruimte is bij de BEL Combinatie ondergebracht bij het team Openbare Ruimte. Zij zijn verantwoordelijk voor uitvoering van beleid (aanleg, beheer en onderhoud) op het gebied van wegen, voetpaden, riolering, fietspaden, speelplaatsen en openbaar groen. Allemaal onderwerpen die grote impact hebben op de directe leefomgeving van omwonden en waarbij participatie op eenduidige wijze kan worden ingericht.

Participatievormen

In de nota Burgerparticipatie wordt een aantal onderwerpen, methodes en spelregels toegelicht. Op hoofdlijnen zijn de werkzaamheden van het team Openbare Ruimte in te delen in vier categorieën:

1. Reconstructie en nieuwe aanleg van groen en/of speelvoorzieningen.

2. Reconstructie en nieuwe aanleg van wegen, fiets- en voetpaden.

3. Regulier onderhoud aan openbare ruimte (snoeiwerkzaamheden, kappen van bomen, rioolwerkzaamheden).

4. Onderwerpen die een algemeen belang dienen en bedoeld zijn voor een groot deel van het dorp (bijvoorbeeld een jongeren ontmoetingsplek en verkeersmaatregelen).

Bij deze vier categorieën passen drie verschillende vormen van participatie. Voor categorie 3 en 4 wordt dezelfde vorm van participatie gehanteerd.

Ad1) Reconstructie van groen en/of speelvoorzieningen

Vanwege de grote impact die verandering in de openbare ruimte met zich meebrengen is draagvlak het belangrijkste doel van de participatie. Daarom is gekozen voor een grote betrokkenheid en invloed van bewoners. De gekozen participatievorm wordt coproduceren.

Ad2) Reconstructie van wegen, fiets- en voetpaden

Bij reconstructies en nieuwe inrichting van wegen, fiets- en voetpaden ligt het resultaat in bijna alle gevallen vast. Het gaat om bestaande situaties, waarbij voor participanten weinig keuzevrijheid is. Om die reden wordt voor dit soort werkzaamheden de participatievorm adviseren gekozen.

Ad3 en 4) Regulier onderhoud en onderwerpen van algemeen belang

In dit geval gaat het om werkzaamheden die grote impact hebben op leefomgeving. Onderhoud wordt gepleegd volgens vastgestelde beheerplannen en onderhoudsplannen. In gevallen die een algemeen belang dienen, liggen de politieke kaders vast. De gekozen participatievorm binnen die kaders is adviseren. Daarin legt de gemeente een aantal alternatieven voor over de (gevolgen van de) uitvoering van het beleid en bespreekt deze met de participanten. De rol die de participant hier krijgt is die van adviseur. Hij adviseert de gemeente dan niet over het onderwerp, maar over de gevolgen ervan.

Aan de slag

De nota Burgerparticipatie neemt de tien spelregels van de Nationale Ombudsman ten aanzien van participatie over (paragraaf 2.4 van de nota). Die spelregels worden hieronder concreet uitgewerkt in een stappenplan. Allereerst moet worden bepaald in welke bovengenoemde categorie werkzaamheden die uitgevoerd worden, of het plan dat gemaakt wordt zich bevindt. Dat bepaalt de participatievorm en het daarmee samenhangende stappenplan.

Het stappenplan is in de bijlage te vinden.

2 Het participatieproces coproduceren wordt als volgt ingericht:

2.1 Onderwerp

Aan omwonenden wordt gevraagd binnen de bestaande kaders (beschikbare ruimte, budget en beleidsdoelstellingen) mee te denken over de manier waarop de ruimte wordt ingericht. De gemeente stelt de kaders en is verantwoordelijk voor het definitieve besluit omtrent de gekozen inrichting. Daarbij wordt het resultaat van de participatie zwaar meegewogen.

Participatie wordt altijd ingericht middels één of meerdere bijeenkomst met bewoners en andere belanghebbenden. De gemeente benadert deze groepen zo direct mogelijk, bij voorkeur schriftelijk.

2.2 Ambtelijke voorbereiding

Voor aanvang van de eerste bijeenkomst moeten de volgende zaken worden voorbereid:

• Locatieschets (groot formaat voor toelichting en kleine formaten om mee te kunnen geven aan participanten).

• Opsomming van randvoorwaarden uitgewerkt op papier. Deze randvoorwaarden worden tijdens de eerste bijeenkomst besproken en vastgesteld. Dat voorkomt dat er achteraf onduidelijkheden over ontstaan. Ook deze krijgen participanten op papier mee naar huis.

• Doelstellingen uitgewerkt op papier. Wat moet het resultaat zijn van de werkzaamheden en wat moet het resultaat zijn van de participatie.

• Voor het participatietraject wordt een specifiek e-mailadres aangemaakt. Op deze manier wordt de communicatie gebundeld.

2.3 Rol portefeuillehouder en politiek

De portefeuillehouder is betrokken bij het participatieproces. Hij is in ieder geval aanwezig bij de eerste bijeenkomst van het proces en eventueel ook bij vervolgbijeenkomsten. Hij wordt actief op de hoogte gebracht van de voortgang en resultaten van de participatie. Hij is geen deelnemer aan de participatie, maar stelt zich op als procesbegeleider. Het traject wordt overgelaten aan de participanten. Wel kan hij (politieke) vragen beantwoorden.

Raadsleden en andere leden van het college van B&W mogen als toehoorder aanwezig zijn bij participatietrajecten. Zij kunnen echter nooit de rol van participant vervullen.

2.4 Belanghebbenden

Direct aanwonenden worden schriftelijk uitgenodigd te participeren. Via een bericht in De Rotonde en op de website van Eemnes worden ook overige belanghebbenden uitgenodigd. Uitgangspunt daarbij is: liever te veel uitgenodigd dan te weinig.

Direct aanwonenden zijn:

• Mensen die zicht hebben op de locatie;

• Mensen van wie redelijkerwijs aangenomen kan worden dat ze gebruik maken van de locatie;

• Specifieke doelgroepen voor wie de locatie wordt ingericht (bijvoorbeeld jongeren/ouderen/mensen met een beperking, bedrijfsleven, etc.).

Uitgangspunt is deze criteria ruim te hanteren. Liever teveel mensen uitgenodigd, dan te weinig.

Specifieke doelgroepen worden indien nodig actief geworven voor participatie. Dat kan onder andere via (sport)verenigingen, scholen, belangenverenigingen en jongerenwerker.

2.5 Proces

• Omwonenden worden schriftelijk uitgenodigd te participeren. Dit gebeurt uiterlijk twee weken voor aanvang van het participatietraject. Overige belanghebbenden worden via De Rotonde en de website van de gemeente Eemnes uitgenodigd.

• Deelnemers wordt gevraagd hun naam en e-mailadres op een intekenlijst te plaatsen, zodat bij de gemeente bekend is met wie het participatieproces wordt doorlopen. Afgesproken wordt de communicatie voor het participatieproces via e-mail te laten verlopen.

• De gemeente licht de kaders en het onderwerp toe. Documenten die gebruikt worden, worden ter beschikking gesteld aan participanten.

• Aan deelnemers wordt gevraagd op welke manier zij binnen de gestelde kaders de inrichting zouden willen zien. Dit hoeft geen democratisch proces te zijn. Verschillende meningen kunnen naast elkaar bestaan. De werkvorm waarin dit gebeurt hangt af van het aantal participanten (zie hoofdstuk 4).

• Er worden afspraken gemaakt over de vervolgstappen.

o De gemeente maakt op basis van de input een (of meerdere) conceptplan(nen) en legt deze in een volgende bijeenkomst voor aan de participanten.

o Tweede bijeenkomst volgt binnen vier weken na de eerste. (Hiermee wordt voortgang in het traject geboekt, waardoor het voor participanten interessant blijft om mee te doen.)

o In de tweede bijeenkomst komt een toelichting op het ontwerp, waarin uitgelegd wordt op basis van welke input het ontwerp tot stand is gekomen. Indien bepaalde inbreng niet meegenomen kon worden, wordt dit gemotiveerd.

o Op basis van de reacties op het ontwerp volgen eventuele vervolgafspraken over extra bijeenkomsten. Of er wordt een planning weergegeven wanneer gestart wordt met de werkzaamheden.

• De gemeente stelt een verslag (op hoofdlijnen) op met de resultaten van de bijeenkomst. Deze wordt gemaild aan de participanten.

• In het advies aan het bestuursorgaan worden de resultaten van de participatie bekend gemaakt (verslag als bijlage).

• Het definitieve besluit wordt bekend gemaakt aan de participanten. Waar dit afwijkt van hetgeen uit de participatie naar voren is gekomen, wordt dat gemotiveerd. Indien dat op veel punten het geval is, gebeurt dat tijdens een bijeenkomst waar mogelijkheid is tot toelichting en discussie. Het bestuursorgaan krijgt de gelegenheid zijn afwegingen en besluit kenbaar te maken aan de participanten.

• Direct omwonenden worden geïnformeerd over het resultaat van het participatietraject en over de start en duur van de werkzaamheden. In die correspondentie wordt verwezen naar een contactpersoon bij de gemeente voor meer informatie.

• Het resultaat van de participatie wordt toegelicht in een bericht in de gemeentelijke publicatie in De Rotonde en een nieuwsbericht op de website.

• Tussen de afronding van het participatietraject en de start van de werkzaamheden zit maximaal vier maanden. Lukt dit niet, bijvoorbeeld vanwege aanbestedingen, of vorstperiodes, dan worden participanten daarover geïnformeerd. Voor de start van de werkzaamheden worden omwonenden schriftelijk geïnformeerd over de aanpak en duur van de werkzaamheden (inclusief contactpersoon). Bij de start wordt een persbericht opgesteld (met foto!) waarin de werkzaamheden worden beschreven en het resultaat van het participatietraject. Dit bericht wordt ook geplaatst op de gemeentelijke website en in De Rotonde.

• Bij uitgebreide participatietrajecten (meer dan twee bijeenkomsten, of een looptijd van langer dan zes maanden) wordt na oplevering het participatietraject geëvalueerd. In die evaluatie worden in ieder geval de volgende punten betrokken:

o Kwaliteit van het participatieproces

 Was er voldoende ruimte voor inbreng?

 Wat heeft de gemeente met die inbreng gedaan?

 Zijn de gemaakte afspraken nagekomen?

 Was vooraf duidelijk wat van u werd verwacht?

 Bent u tevreden over het proces?

 Wat vond u van de begeleiding gedurende het proces?

o Kwaliteit van het geleverde werk

 Komt het resultaat overeen met hetgeen in het proces is afgesproken?

 Liep u – als gebruiker van het gebied - gedurende de werkzaamheden tegen problemen aan?

 Zijn er zaken die u anders zou willen zien?

3 Het participatieproces adviseren wordt als volgt ingericht:

Onderwerp

Aan omwonenden wordt uitgelegd op welke manier uitvoering gegeven wordt aan de werkzaamheden. Het algemeen belang wordt onder de aandacht gebracht. Er wordt aangegeven dat participatie is bedoeld om advies te krijgen over de uitvoering van het werk, om de overlast te beperken en om hierover concrete afspraken te maken. Dit is om in overleg met omwonenden een zo goed mogelijk resultaat te behalen, gegeven de politieke keuze. Indien mogelijk wordt door de gemeente verschillende varianten ontwikkeld die aan de participanten kunnen worden voorgelegd.

Ambtelijke voorbereiding (zie 2.2)

Rol portefeuillehouder en politiek (zie 2.3)

Belanghebbenden

Direct aanwonden worden schriftelijk uitgenodigd te participeren. Via een bericht in De Rotonde en op de website van Eemnes worden ook overige belanghebbenden uitgenodigd (zie 2.4).

Proces

• Omwonenden worden schriftelijk uitgenodigd te participeren. Dit gebeurt uiterlijk drie weken voor aanvang van het participatietraject. Overige belanghebbenden worden via De Rotonde en de website van de gemeente Eemnes uitgenodigd.

• Deelnemers wordt gevraagd hun naam en e-mailadres op een intekenlijst te plaatsen, zodat bij de gemeente bekend is met wie het participatieproces wordt doorlopen. Afgesproken wordt de communicatie voor het participatieproces via e-mail te laten verlopen.

• De gemeente licht het onderwerp toe. Het is wenselijk dat een portefeuillehouder aanwezig is tijdens de bijeenkomst, om het besluit toe te lichten. Ook kan hij de gemaakte afspraken bekrachtigen.

• De gemeente licht toe welke maatregelen genomen kunnen worden om de gevolgen zoveel mogelijk ingeperkt te zien. Aan deelnemers wordt gevraagd hierop te reageren en andere mogelijkheden aan te dragen.

• Er worden afspraken gemaakt over de vervolgstappen. (Extra bijeenkomst, wijze van terugkoppeling, evaluatie.)

• De gemeente stelt een verslag (op hoofdlijnen) op met de resultaten van de bijeenkomst. Deze wordt voorgelegd aan de participanten.

• In het advies aan het bestuursorgaan worden de resultaten van de participatie bekend gemaakt (verslag als bijlage).

• Het definitieve besluit wordt bekend gemaakt aan de participanten. Waar dit afwijkt van hetgeen uit de participatie naar voren is gekomen, wordt dat gemotiveerd. Indien dat op veel punten het geval is, gebeurt dat tijdens een bijeenkomst waar mogelijkheid is tot toelichting en discussie. Het bestuursorgaan krijgt de gelegenheid zijn afwegingen en besluit kenbaar te maken.

• Direct omwonenden worden geïnformeerd over het resultaat en over de start en duur van de werkzaamheden.

• Het resultaat van de participatie wordt toegelicht in een bericht in de gemeentelijke publicatie in De Rotonde en een nieuwsbericht op de website.

• Bij uitgebreide participatietrajecten (meer dan twee bijeenkomsten, of een looptijd van langer dan zes maanden) wordt na oplevering het participatietraject geëvalueerd. In die evaluatie worden in ieder geval de volgende punten betrokken:

o Kwaliteit van het participatieproces

 Was er voldoende ruimte voor inbreng?

 Wat heeft de gemeente met die inbreng gedaan?

 Zijn de gemaakte afspraken nagekomen?

 Was vooraf duidelijk wat van u werd verwacht?

 Bent u tevreden over het proces?

 Wat vond u van de begeleiding gedurende het proces?

o Kwaliteit van het geleverde werk

 Komt het resultaat overeen met hetgeen in het proces is afgesproken?

 Liep u – als gebruiker van het gebied - gedurende de werkzaamheden tegen problemen aan?

 Zijn er zaken die u anders zou willen zien?

4 Verschillende werkvormen

Voor het participatietraject kunnen verschillende werkvormen worden gebruikt. Welke werkvorm wordt ingezet hangt af van het aantal deelnemers en het soort participatie.

4.1 Coproductie in werkgroep

Voor coproductie kunnen het best werkgroepen worden gevormd. Vanaf 15 participanten worden de mensen verdeeld in groepen om gezamenlijk tot een voorstel te komen. Bij minder dan 15 is het aantal deelnemers beperkt genoeg om het onderwerp plenair te behandelen.

Zorg voor voldoende begeleiders tijdens de bijeenkomst. De inleiding gebeurt plenair. Daarna verdeelt de gemeente de mensen in een werkgroep en vraagt ze om het resultaat plenair terug te koppelen. Eventueel kan de terugkoppeling in een volgende bijeenkomst. De participanten kunnen dan hun plan thuis uitwerken en met de achterban bespreken.

Het resultaat van de werkgroep hoeft geen democratisch proces te zijn. De werkgroep kan verschillende voorkeuren uitspreken. De gemeente neemt uiteindelijk het besluit.

4.2 Advies plenair

Bij de participatievorm advies kan het best gewerkt worden met plenaire bijeenkomsten. Er moet een gezamenlijk idee uitkomen hoe de gevolgen zo goed mogelijk beperkt kunnen worden. Het gezamenlijk delen van ervaringen en verwachtingen sluit daar het best bij aan.

Bij advies kan het ook zinvol zijn om als gemeente actief deskundigen te betrekken in de participatie. Denk aan bijvoorbeeld politie, belangenverenigingen, etc. Deze kunnen vanuit het algemeen belang redeneren en op die manier meedenken over oplossingen.

5 Rol van communicatie

Een succesvol participatietraject is een samenspel tussen het team Openbare Ruimte en Communicatie. Communicatie vervult de volgende rol:

• Adviseren over doelgroepen (omwonenden en belanghebbenden).

• In overleg met Openbare Ruimte opstellen van doelstellingen participatietraject.

• In overleg met Openbare Ruimte opstellen van uitnodigingsbrief/tekst website/tekst Rotonde.

• Adviseren over begeleiding van de bijeenkomsten.

• In overleg met Openbare Ruimte opstellen van informatiebrief over start werkzaamheden.

• In overleg met Openbare Ruimte opstellen en verzenden persbericht, inclusief afspraken met fotograaf.

• Adviseren over en ondersteunen bij vorm, inhoud en uitvoering van evaluatie.