Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR101199
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR101199/2
Regeling vervallen per 01-01-2012
Archiefverordening gemeente Eijsden-Margraten 2011
Geldend van 17-05-2012 t/m 31-12-2011 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012
Intitulé
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Eijsden-Margraten 2011)De Raad van de gemeente Eijsden-Margraten;
gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders;
gelet op het advies van de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen, Inwonerszaken en Grondgebiedzaken;
BESLUIT VAST TE STELLEN:
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Eijsden-Margraten 2011)
HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- f.
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
HOOFDSTUK II: DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord de raadscommissie.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK III: NALEVINGSTOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 9
Met het op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de archivaris.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
HOOFDSTUK IV: SLOTBEPALINGEN
Artikel 15
De Archiefverordening gemeente Margraten 2010 en de Archiefverordening Eijsden 2006 worden ingetrokken per 1 juni 2011.
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 2011.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Eijsden-Margraten 2011.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 mei 2011
H.J. Waterborg, J.H.M. Bronckers
Griffier, Voorzitter
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl