Regeling vervallen per 01-01-2017

Financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten 2013

Geldend van 10-01-2013 t/m 31-12-2016 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2013

Intitulé

Financiële verordeningGemeente Eijsden-Margraten

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op het advies van de raadscommissie Algemene Zaken en Middelen;

Besluit:

vast te stellen de Financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten 2013.

Hoofdstuk 1. INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

  • b.

    Beleidsveld: eenheid waarin programma’s in zijn onderverdeeld, als zodanig door het college bepaald.

  • c.

    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Eijsden-Margraten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • d.

    Financiële administratie:Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Eijsden-Margraten, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • -

      de financieel-economische positie;

    • -

      het financiële beheer;

    • -

      de uitvoering van de begroting;

    • -

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • -

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • e.

    Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • f.

    Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van de gemeente Eijsden-Margraten.

  • g.

    Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende nationale en Europese wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

  • h.

    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • i.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Hoofdstuk 2. BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1. De raad stelt bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een nieuwe of gewijzigde programmabegroting vast.

  • 2.

    • a.

      De raad stelt per programma vast:de beoogde maatschappelijke effecten (“wat willen we bereiken”); 

    • b.

      de uit te voeren activiteiten (“wat doen we ervoor”); 

    • c.

      de baten en lasten (“wat mag het kosten”).

  • 3. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de uit te voeren activiteiten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de beoogde (maatschappelijke) effecten, de uitgevoerde activiteiten, de baten en lasten en de investeringen ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de raming ingedeeld naar programma’s.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investering per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

  • 4. Afwijkingen groter dan 2 % per beleidsveld, met dien verstande dat de 2 % afwijking meer bedraagt dan € 20.000 (zowel lasten als baten) dienen te worden toegelicht in de jaarrekening.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1. Het college biedt jaarlijks een nota aan over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

  • 2. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7.

  • 3. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

  • 3. Indien gewenst geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen of nader over geïnformeerd wil worden.

  • 4. Indien het college voorziet dat een investeringskrediet dreigt te worden overschreden (> 2 % met een minimum van € 20.000), wordt dit door het college in de bestuursrapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen (> 2 % met een minimum van € 20.000), legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 6. Bij overschrijding van een geautoriseerd budget doet het college de raad vooraf, voor het aangaan van verplichtingen, bij afzonderlijk raadsvoorstel of bij tussenrapportage een voorstel voor het bijstellen van het budget, indien de overschrijding per beleidsveld meer dan 2 % bedraagt, met dien verstande dat de afwijking meer bedraagt dan € 20.000.

  • 7. Het college is bevoegd verwachte overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit de post onvoorzien en achteraf bij tussentijdse bestuursrapportages te melden, voor zover het geen beleidswijziging betreft.

Artikel 6. Tussentijdse bestuursrapportage en informatie

  • 1. Het college informeert de raad door middel van twee bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

  • 2. De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3. Afwijkingen groter dan 2 % per beleidsveld (zowel lasten als baten), met dien verstande dat de 2 % afwijking meer bedraagt dan € 20.000 dienen te worden toegelicht in de bestuursrapportage. De rapportage gaat in op afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke ramingen.

  • 4. Beleidsmatig (Wat doen we ervoor?) rapporteren ontwikkelingen/afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting.

  • 5. Rapporteren voortgang lopende investeringen/projecten

Artikel 7. Jaarstukken

  • 1. Het college legt, uiterlijk per de hiervoor wettelijk gestelde termijn, verantwoording af over de uitvoering van de programma's.

  • 2. In de verantwoording geeft het college aan:

    • -

      de maatschappelijke effecten (“wat hebben we bereikt”);

    • -

      de uitgevoerde activiteiten (“wat hebben we daarvoor gedaan”);

    • -

      de baten en lasten (“wat heeft het gekost”);

    • -

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:

  • -

    Aankopen en verkopen van goederen en diensten (voor een bedrag groter dan € 20.000), voor zover deze niet zijn opgenomen in de door de raad vastgestelde begroting;

  • -

    het verstrekken van langlopende geldleningen, zoals opgenomen in het treasurystatuut;

  • -

    elk nieuw besluit tot garant- of borgstelling groter dan € 20.000.

Hoofdstuk 3. FINANCIEEL BELEID

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar de nota waardering en afschrijving vaste activa aan.

  • 2. De nota behandelt:

    • -

      definitie van de investeringen;

    • -

      de minimum grenzen voor activering;

    • -

      wijze van waardering (investeringen, reserves, bijdragen van derden;

    • -

      wijze van afschrijven en afschrijvingstermijnen;

    • -

      de ingangsdatum (datum van aanschaf of vervaardiging) van de investering ter bepaling van de start van de afschrijvingen.

  • 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding vast.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een kadernota over de reserves en voorzieningen aan de raad aan.

  • 2. De nota behandelt:

    • -

      de vorming, besteding en hoogte (saldi) van reserves;

    • -

      de vorming, besteding en hoogte (saldi) van voorzieningen;

    • -

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de

      voorzieningen.

      Jaarlijks in de programmabegroting wordt een financiële staat van reserves en voorzieningen bijgevoegd, met daarbij het meerjarenperspectief.

  • 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding vast.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid getroffen op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 12. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Eijsden-Margraten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de

gemeentelijke tarieven voor belastingen, retributies, leges en prijzen voor

gemeentelijke diensten.

Artikel 14. Financieringsfunctie

  • 1. Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling van de raad.

  • 2. Bij gewijzigde wetgeving of indien interne organisatorische maatregelen hiertoe aanleiding geven draagt het college zorg voor aanpassing van het treasurystatuut.

  • 3. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van;

    • -

      de kasgeldlimiet;

    • -

      de renterisico norm;

    • -

      de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 15. Paragrafen

Voor de procedures en de informatievoorziening inzake de paragrafen worden de wettelijke artikelen in het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd.

HOOFDSTUK 4. FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • -

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

  • -

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enz.;

  • -

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • -

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • -

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • -

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 17. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • -

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

  • -

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 18. Interne controle

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat de interne controle, d.w.z. de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen, in de reguliere werkprocessen wordt geïntegreerd. Een en ander onder meer ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

  • 2. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

  • 3. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 19. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt ervoor dat binnen de gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken.

HOOFDSTUK 5. FINANCIELE ORGANISATIE

Artikel 20. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • -

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;

  • -

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • -

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • -

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diverse onderdelen van de gemeentelijke organisatie;

  • -

    de te maken afspraken met de diverse onderdelen van de gemeentelijke organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

  • -

    De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productrealisatie.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

  • 1. Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten en legt deze ter kennisname voor aan de raad.

  • 2. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met nationale wet- en regelgeving en de regels ter zake van de Europese Unie.

  • 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding vast.

HOOFDSTUK 6. SLOTBEPALINGEN

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2013.

De financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten 2011, vastgesteld per 22 maart 2011 wordt per 1 januari 2013 ingetrokken.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten 2013”.

Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 18 december 2012

de griffier, de voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet, D.A.M. Akkermans