Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eijsden-Margraten houdende regels omtrent Jaarverslag Vergunningen, Toezicht en Handhaving + 2019 Wabo, APV en Bijzondere Wetten

APV Algemene Plaatselijke Verordening

AJZ Algemeen juridische zaken

BOA’s Buitgengewone Opsporings Ambtenaren

BOR Besluit omgevingsrecht

DIV Documentaire Informatievoorziening

DSO Digitaal Stelsel Omgevingswet

FAQ frequently asked questions

KPI’s kritische prestatie factoren

PvA Plan van Aanpak

RO team Ruimtelijke Ordening

RUDZL Regionale Uitvoeringsdienst

VTH Vergunningen, Toezicht en Handhaving

VTH+ Vergunningen, Toezicht en Handhaving en RO

VVTH+ Veiligheid, Vergunningen, Toezicht en Handhaving en RO

UP…. Uitvoeringsprogramma, gevolgd door het betreffende jaartal

Wabo Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

Wpkb Wet private kwaliteitsborging in de bouw

Voor u ligt het jaarverslag VTH+ 2019 waarin verslag wordt gedaan van de uitvoering van de gemeentelijke taken op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en ruimtelijke verzoeken (vandaar het +teken) binnen het fysieke domein.

In 2019 is gewerkt conform het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH 2017-2021. Er is gewerkt aan de doelstellingen uit het Uitvoeringsprogramma VTH 2019 (UP2019) dat het college op 24 juli 2018 heeft vastgesteld en de aanpassingen hierop, die met het jaarverslag VTH 2018 op 20 augustus 2019 zijn vastgesteld.

Verder is in 2019 het Verbeterplan team VTH+ vastgesteld om een evenwichtig team te genereren dat de huidige werkdruk in de hand houdt en ook klaar is voor de toekomstige ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw die in 2021 in werking gaan. Dit plan, dat is opgesteld door een extern aangestelde kwartiermaker, is bedoeld om de beperkte tevredenheid van klanten, bestuurders en medewerkers ten goede te keren. De prioriteit voor 2019 is “in control” komen. Het geen betekent dat de werkvoorraad naar een aanvaardbaar niveau wordt teruggebracht. Vervolgens zal een verbetertraject worden gestart (2020) gevolgd door een traject van ontwikkelen en innoveren (2021). Om het plan te laten slagen zijn kortere lijnen in de aansturing gerealiseerd en gemandateerd aan de kwartiermaker.

Het werken aan de prioriteit “in control” komen betekent dat een aantal doelstellingen uit het UP2019 die betrekking hebben op verbeteren, ontwikkelen en innoveren naar de toekomst zijn doorgeschoven.

In 2019 zijn 2.488 nieuwe hoofdzaken aangemaakt in Squit XO. Dit is een toename van 12% ten opzichte van 2018 (2175 hoofdzaken). In het UP2019 is uitgegaan van de aantallen in 2018. De toename betekent dat de uitgangspunten van het UP2019 ook met 12 % zijn overschreden.

Vergunningen

Het proces van de behandeling van aanvragen brengt met zich mee dat elk jaar werk mee overgaat naar het nieuwe jaar. Op 1 januari van elk jaar is er dus sprake van een werkvoorraad. Gebleken is dat de werkvoorraad op 1 januari 2019 dermate hoog was dat hierdoor vertragingen ontstonden en klanten langer moesten wachten op hun antwoord.

Bij het opstellen van UP2019 is al onderkent dat sprake is van een stijging van het aantal te verwachten aanvragen en is besloten de capaciteit met 0,5 fte uit te breiden voor de jaren 2019 en 2020. Daarnaast heeft er in 2019 een verschuiving van werkzaamheden binnen de Afdeling plaatsgevonden. De werkzaamheden van de RO-medewerkers zijn verschoven richting Vergunningen. Hierdoor is de achterstand die er was ten aanzien van de principeverzoeken teruggebracht naar een aanvaardbaar niveau en is hiermee “in control” gekomen.

Wat betreft het aantal behandelde omgevingsvergunningaanvragen heeft hier ook een stijging van ca. 12% ten opzichte van het UP2019 plaatsgevonden. Namelijk van 255 behandelde aanvragen naar 290 stuks. De werkvoorraad is vrijwel gelijk gebleven. Hetgeen betekent dat hier de status “in control” nog niet is bereikt. De oorzaak hiervan is terug te vinden in de grote uitval van medewerkers. Hoewel naar aanleiding van de uitval van medewerkers extra inhuur heeft plaatsgevonden, is de efficiëntie hiervan niet de volle honderd procent. Dit als gevolg van de inwerktijd in de gemeentelijke werkwijze en processen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het vinden van gekwalificeerd personeel zeer moeilijk is als gevolg van een overbelaste markt.

Ondanks de hoge werkdruk voor het team Vergunningen in 2019 is het aantal vergunningen dat van rechtswege is verleend beperkt gebleven tot 2 stuks. Daarnaast is het gelukt om de afhandelingstermijn van reguliere vergunningen waarbij geen termijnverdaging heeft plaatsgevonden te beperken tot gemiddeld 39 dagen in plaats van de wettelijke 56 dagen. Echter het aantal aanvragen met een verlengingsbesluit bedraagt 25%. Deze verlenging is meestal een gevolg van het niet halen van de termijn door de hoge werkdruk.

Tevens is geconstateerd dat de bestede capaciteit 1.500 uur meer is dan de beschikbare capaciteit.

Toezicht en Handhaving

Een toename in het aantal aanvragen betekent op termijn ook een toename in het aantal uit te voeren controles. Daarom is met de vaststelling van het UP2019 besloten tijdelijk voor 2 jaar één extra fte beschikbaar te stellen voor de werkzaamheden op het gebied van toezicht.

Het “in control” komen betekent voor de werkzaamheden van Toezicht en Handhaving dat de geplande taken van het UP2019 worden uitgevoerd.

Het aantal geplande oplevercontroles die uitgevoerd dienen te worden tijdens de realisatiefase van een (bouw)project zijn niet gehaald. De oorzaak hiervan ligt voornamelijk in het feit dat de vergunninghouders geen melding maken van de aanvang van de bouwwerkzaamheden c.q. de bouwfase waarin het object zich bevindt.

De geplande periodieke controles tijdens de gebruiks- of beheerfase, op het gebied van brandveiligheid en milieu, zijn niet allemaal uitgevoerd. De controles op het gebied van de brandveiligheid worden uitgevoerd door de Veiligheidsregio Zuid Limburg. Zij verdelen de beschikbare tijd tussen de advisering in verband met de vergunningverlening en het toezicht. Door de toename in de advisering, door de toename in aanvragen is het toezicht erbij ingeschoten. De controles op milieugebied worden gedeeltelijk uitbesteed. Het aantal geplande controles op milieugebied is ook niet gehaald. De oorzaak dat het aantal controles niet is gehaald is voornamelijk terug te voeren naar de toename van het aantal behandelde klacht/meldingen. Deze zijn ten opzicht van het UP2019 toegenomen met 30% van 125 naar 163 behandelde meldingen. Verder is de extra beschikbaar gestelde capaciteit slechts ten dele ingevuld door het gebrek aan gekwalificeerd personeel als gevolg van een overbelaste markt. Daarnaast is de ingevulde capaciteit niet volledig inzetbaar door gebrek aan kennis en/of ervaring op het gebied van toezicht en handhaving.

Voor 2020 zal gekozen worden voor een gewijzigde aanpak van het toezicht door de inzet van een extra juridische medewerker. Hierbij wordt al rekening gehouden met de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw. Door deze ontwikkeling zal in de toekomst namelijk een verschuiving richting handhaving plaatsvinden.

APV en Bijzondere Wetten

Bij APV en Bijzondere Wetten is het reguliere werk op dit gebied uitgevoerd. Er zijn een aantal specifieke zaken uitgevoerd op juridisch gebied die extra capaciteit hebben gekost. Daarnaast is extra werkverzet in het kader van 75 jaar bevrijding. Bij het team is sprake geweest van een hoge uitval waardoor het noodzakelijk is geweest om extra capaciteit in te huren. Daarnaast is gebleken dat de kengetallen die worden gehanteerd aanzienlijk lager liggen dan bij vergelijkbare gemeenten.

In het kader van het Verbeterplan is onderzocht om te komen tot een ver(der)gaande deregulering waardoor de meldingsplicht vaker kan worden toegepast. Dit zal in 2020 verder worden uitgewerkt.

In het derde kwartaal van 2019 is de achterstand in aanvragen zodanig teruggebracht dat sprake is van “in control”. De doelstellingen voor 2019 zijn hierdoor niet uitgevoerd.

Verbeterplan VTH+, verbeteren tevredenheid

burgers

Om de tevredenheid van de burgers te verhogen is een directe telefoonlijn naar VTH ingericht. In de ochtenduren kan via een keuzemenu rechtsreeks contact worden opgenomen met de medewerkers van VTH+. In het laatste kwartaal zijn (al) meer dan 600 telefooncontacten geweest. De contacten worden geregistreerd naar o.a. onderwerp, kanaal, herkomst en categorie. Er zijn KPI’s opgesteld hoe snel een klantcontact dient te zijn afgehandeld. Deze nieuwe aanpak is nog vol in ontwikkeling en zal daarom ook in 2020 de nodige aandacht vragen.

Bestuur en management

Om de tevredenheid van het bestuur te vergroten zijn in 2019 dashboards ontwikkeld waarin de uitvoering van het UP te volgen is op het gebied van o.a. ingekomen klantcontacten per soort, verleende vergunningaanvragen, het aantal brandveiligheid-, sloop- en milieumeldingen, het aantal uitgevoerde controles, het aantal klacht/meldingen, het aantal principeverzoeken, het aantal handhavingsverzoeken.

Voor het management zijn de dashboards een groot hulpmiddel bij de sturing op de werkvloer. Er wordt op een eenvoudige manier inzicht verleend in de individuele prestaties en of er gewerkt wordt volgens de werkprotocollen/-instructies.

Ook dit instrument is aan het eind van 2019 nog vol in ontwikkeling en zal in 2020 verder worden gedetailleerd.

Medewerkers

De kwartiermaker heeft een nulmeting uitgevoerd bij de medewerkers. Hieruit kan worden geconcludeerd dat op het gebied van de tevredenheid nog veel te verbeteren valt. Er is een medewerkersdag georganiseerd en uit de verbetervoorstellen van het team zijn een viertal onderwerpen gekozen die in 2020 nader worden uitgewerkt door de medewerkers zelf.

Het Verbeterplan wordt in 2020 voortgezet met het vervolgtraject “Veranderen en groei”. Hiervoor zal begin 2020 een nieuw Plan van Aanpak worden opgesteld. Hierbij zal tevens worden toegewerkt naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw.

Wat betreft de fysieke gesteldheid van de medewerkers is een zeer grote vooruitgang geboekt. Het ziekteverzuim is van 32% in februari 2019 teruggedrongen naar 4,7% in december 2019.

Verder zijn begin 2020 de werkzaamheden van de Veiligheidscoördinator en de BOA’s toegevoegd aan VTH+. Zodoende wordt een duidelijke structuur gecreëerd voor het toezicht en de handhaving van de fysieke leefomgeving.

Gelet op de komst van de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging zal een verdere herstructurering van de Afdeling Fysieke Leefomgeving noodzakelijk zijn.

Aan het einde van dit rapport is in hoofdstuk 6 de benodigde capaciteit voor het UP2019 tegen het licht gehouden van de beschikbare capaciteit in 2019.

Vervolgens is in hoofdstuk 7 een samenvatting van de doelstellingen UP2019 met de resultaten weergegeven. Naar aanleiding van het jaarverslag zijn nieuwe doelstellingen geformuleerd voor 2020. Deze zijn opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2020.

Voor u ligt het Jaarverslag 2019 van de taken en activiteiten op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving (hierna: VTH).

Dit programma geeft een overzicht van de voorgenomen activiteiten van VTH met betrekking tot:

• 1.

  de WABO-activiteiten (bouwen, slopen, strijdig gebruik, uitvoeren van een werk, milieu, monumenten, brandveilig gebruik),

• 2.

  en APV en Bijzondere Wetten.

De activiteiten worden zaakgericht afgehandeld via de zaaksystemen Squit XO (Wabo) en/of Decos Join (APV en bijzondere Wetten).

In het kader van de beleidscyclus zoals opgenomen in het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH Wabo 2017-2021 van 18 juli 2017, dient jaarlijks een Jaarverslag te worden opgesteld en in maart/april aan het college worden aangeboden. Dit Jaarverslag is, in het kader van de planning- en controlcyclus, een instrument om te bepalen of de doelstellingen van het afgelopen jaar zoals opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2019 (UP2019) en de aanbevelingen voor 2019 uit het jaarverslag 2018 zijn behaald. Hierbij word tevens aangegeven wat de benodigde capaciteit en de beschikbare capaciteit is geweest.

Het team VTH heeft al enkele jaren te kampen met een hoge personeelsuitval en een hoge werkdruk door het alsmaar toenemende aantal aanvragen/verzoeken. In 2018 was sprake van een instabiele situatie. Om dit te keren is eind 2018 een extern kwartiermaker aangesteld. Aan de hand van een Verbeterplan wordt gestreefd naar een evenwichtig VTH team dat de huidige werkdruk in de hand houdt en ook klaar is voor de toekomstige ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw die in 2021 in werking gaan. De prioriteit voor 2019 is “in control” komen. De verschillende doelen die in dit kader zijn gesteld in een Plan van Aanpak zullen worden meegenomen in dit Jaarverslag. Door de prioritering van deze doelen zijn een aantal doelstellingen uit UP2019 niet uitgevoerd. Dit is aangegeven in dit Jaarverslag.

Aan de hand van dit Jaarverslag kan een bijstelling van de doelstellingen voor het jaar 2020 en het Integraal Omgevingsbeleidsplan noodzakelijk zijn.

Op 14 april 2016 is de wet Verbetering Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) in werking getreden (Stb. 2016/139). Deze wijziging van de Wabo heeft onder andere tot doel het verbeteren van de kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken. Een en ander is verwerkt in het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH Wabo 2017-2021 van de gemeente Eijsden-Margraten.

Ten aanzien van de activiteiten op het gebied van de Wabo is de verplichting tot het opstellen van een jaarverslag vastgelegd in het Besluit omgevingsrecht (Bor) van 1 juli 2017.

In het genoemde Integraal Omgevingsbeleidsplan zijn de doelstellingen en beleidsuitgangspunten geformuleerd. Deze moeten er toe leiden dat de gemeente Eijsden-Margraten op basis van (bestuurlijk) vastgestelde prioriteiten, planmatig en programmatisch, meetbaar en volgens vaste uitgangspunten en juridische randvoorwaarden haar VTH-taken uitvoert. Hierbij staat de missie van VTH van de gemeente Eijsden-Margraten centraal: ”het leveren van een bijdrage aan de kwaliteit van het leefmilieu c.q. de leefomgeving”.

Het beleid is in principe voor vier jaar vastgesteld, maar kan worden bijgesteld bij onder andere nieuwe inzichten, wijziging in prioritering of wetswijzigingen.

Het Jaarverslag dient ingevolge artikel 7.7 BOR door het college te worden vastgesteld en ter kennisname aan de raad te worden voorgelegd. In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht wordt het vastgestelde jaarverslag tevens ter kennisname voorgelegd aan de Provincie Limburg.

APV – Bijzondere Wetten

In dit Jaarverslag zijn ook de activiteiten opgenomen van VTH die in 2019 zijn uitgevoerd in het kader van de APV en de Bijzondere Wetten (Drank- en horecawetgeving, Wet op de kansspelen, Kinderopvang, Leegstandswet, Wet milieubeheer, Wet geluidhinder, e.d.). Een jaarverslag op dit gebied is niet wettelijk verplicht, maar de resultaten worden in het kader van de volledigheid van de werkzaamheden binnen het team VTH wel in dit Jaarverslag opgenomen.

Indicatoren

In het UP2019 en in de aanbevelingen voor 2019 uit het jaarverslag van 2018, zijn verschillende soorten indicatoren/doelstellingen gedefinieerd die de basis vormen voor dit jaarverslag. Deze indicatoren zijn gemonitord via het Wabo zaaksysteem Squit XO en indien nodig via Excel registraties. Te onderscheiden zijn:

• •

  Inputdoelstellingen: deze doelstellingen hebben betrekking op de inzet van de organisatie uitgedrukt in uren;

• •

  Prestatiedoelstellingen: deze doelstellingen hebben betrekking op de te leveren prestaties van de organisatie, uitgedrukt in aantallen;

• •

  Naleefdoelstellingen: deze doelstellingen hebben betrekking op het naleven van afspraken, zowel intern als extern, uitgedrukt in percentages;

• •

  Leefomgevingsdoelstellingen: deze doelstellingen hebben betrekking op de gewenste kwaliteit van de fysieke woon- en leefomgeving.

In het jaarverslag zijn de resultaten van de doelstellingen voor 2019 opgenomen. Dit jaar zijn er als gevolg van het verbeterplan een drietal verschillende doelstellingen:

• 1

  Doelstelling uit het UP2019, herkenbaar aan de nummering 1 t/m 31

• 2

  Doelstellingen naar aanleiding van het jaarverslag 2018, herkenbaar aan de letters a t/m o

• 3

  Doelstellingen uit Plan van Aanpak van het Verbeterplan VTH+, herkenbaar aan de letter “V”

Of een doelstelling is gehaald is herkenbaar aan de kleurmarkering. Hierbij is rekening gehouden met het percentage “gehaald” en “niet gehaald”.

Een aantal doelstellingen zijn als gevolg van interne ontwikkelingen c.q. het Verbeterplan niet gehaald. Deze zijn als volgt gemarkeerd

Doelstelling die als gevolg van externe ontwikkelingen niet zijn gehaald zijn, zijn aan deze kleurmarkering herkenbaar

Inhoud

In Hoofdstuk 1 is een managementsamenvatting opgenomen.

Hoofdstuk 2 bestaat uit de inleiding.

Hoofdstuk 3 omvat de resultaten op het gebied van de Wabo. In dit hoofdstuk komen achtereenvolgens de onderdelen algemeen, Vergunningen, Toezicht en Handhaving en overige VTH zaken aan de orde.

Hoofdstuk 4 omvat de resultaten op het gebied van de APV en Bijzondere Wetten.

Hoofdstuk 5 omvat algemene zaken die betrekking hebben op VTH.

In hoofdstuk 6 wordt de beschikbare capaciteit in 2019 vergeleken met de uitgevoerde activiteiten .

In hoofdstuk 7 omvat een resumé van de doelstellingen uit 2019.

Bijlage 1 en 2 geven de rekenkundige vergelijking tussen geplande voor de uitvoering (aan de hand van kengetallen) en de werkelijk beschikbare capaciteit weergegeven.

In bijlage 3 is het jaarverslag van de RUD Zuid-Limburg opgenomen.

In bijlage 4 is het jaarverslag van de Dorpsbouwmeester opgenomen.

3.1. Algemeen

3.1.1. Zaakgericht werken

Alle Wabo zaaktypen worden ingevoerd in het geautomatiseerde zaaksysteem Squit XO. Dit systeem is tevens een procesbewakingssysteem waarin alle processtappen worden geregistreerd. Hierin is tevens de legestarievenlijst verwerkt.

Squit XO is gekoppeld aan Decos-Join. In Decos-Join worden de documenten, die in Squit XO worden gegenereerd, opgeslagen. Decos-Join functioneert tevens als archiefsysteem.

Met de digitalisering van het Wabo-vergunningenproces in 2016 en de hieronder vermelde landelijke veranderingen zal ook het Squit XO proces aan veranderingen onderhevig zijn. Dit betekent dat een regelmatige bijscholing in het systeem noodzakelijk blijft. Nieuwe gebruikers krijgen een interne gebruikerscursus en ad hoc ondersteuning.

In het kader van het Verbeterplan VTH is een werkgroep gevormd om het werken conform processen te bevorderen en te stimuleren. Een onderdeel hiervan is het werken met Squit XO. Per werkgebied (vergunningen, toezicht, handhaving, Apv en Administratie) is een programma opgesteld voor de uitvoering.

De uitvoering van het scholingsprogramma was gepland voor het derde en vierde kwartaal van 2019. Echter door het verleggen van de prioriteit binnen het team om “in control” te komen, is de uitvoering slechts gedeeltelijk gerealiseerd. Er zijn werkinstructieboeken gerealiseerd voor de Administratie, het telefoonteam en de behandeling van principeverzoeken.

Voor 2020 zal het scholingsprogramma worden omgevormd naar het nieuwe zaaksysteem Squit 20/20, dat in de loop van dat jaar wordt ingevoerd (doelstelling 2020).

________________________________________

3.1.2. Optimalisering systemen

De koppeling tussen de systemen zorgt nog steeds voor problemen in de uitvoering. In 2017 bij de start van de digitalisering van de werkprocessen bij de vergunningverlening en in 2018 bij de start van het digitale toezicht zijn er grote vertragingen ontstaan bij de invoering door het slecht functioneren van de koppelingen. Dit vergt geduld van de medewerkers maar ook veel tijd bij het applicatiebeheer en de ICT-medewerkers. De outsourcing van de ICT taken speelt niet in het voordeel van deze problematiek.

In 2019 hebben zich nog enkele keren problemen tussen de koppelingen voorgedaan . Deze waren echter snel opgelost.

Het huidige zaaksysteem Squit XO is niet toepasbaar onder de nieuwe Omgevingswet. Daarom is besloten om gezamenlijk met de Provincie Limburg, de RUD’S en ca. 16 Limburgse gemeenten (waaronder de “Lijn 50 gemeenten”) een nieuw zaaksysteem aan te schaffen, genaamd Squit 20/20. In 2019 is door I&A gestart met de inventarisatie en het opstellen van een Plan van Aanpak van de activiteiten die nodig zijn om in 2020 dit systeem goed te kunnen introduceren en in gebruik te kunnen nemen.

________________________________________

3.1.3. Monitoring

Om te bepalen of de doelstellingen worden gehaald worden alle activiteiten die worden uitgevoerd gemonitord. Dit is ook één van de onderdelen om de interne kwaliteit te kunnen borgen.

Veel van deze zaken worden gemonitord via Squit XO. Daar waar dit ontoereikend is, zal extra monitoring moeten plaatsvinden via eigen Excel-registraties. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor een juiste registratie binnen daarvoor van toepassing zijnde systemen. Dit geldt ook voor het opschonen en afhandelen van zaken die gearchiveerd kunnen worden.

Eén van de punten uit het Verbeterplan is het sturen op resultaat. Hiervoor is het noodzakelijk inzicht te hebben in o.a. het gebruik van processen, de resultaten en doorlooptijden. Het is nogal bewerkelijk en kost veel tijd om deze gegevens uit Squit XO te halen. Daarom zijn in samenwerking met I&A dashboards ontwikkeld waarbij de gegevens uit Squit XO makkelijk zijn te raadplegen. Dit op het niveau van hoofdzaken en deelzaken, op teamniveau en op medewerkersniveau.

Op de afdeling is de monitoring zichtbaar gemaakt middels een scherm waarop dagelijks de ontwikkelingen in de realisatie ten opzichte van het programma te zien zijn. Daarnaast kunnen in de toekomst hiermee snel managementrapportages en bestuursrapportages worden gerealiseerd.

In 2020 zal dit systeem nog verder worden geoptimaliseerd (doelstelling 2020).

________________________________________

3.1.4. Wet private Kwaliteitsborging in de bouw (Wpkb)

De laatste stand van zaken omtrent het wetsvoorstel private Kwaliteitsborging in de bouw (Wpkb) is dat deze gelijktijdig met de Omgevingswet in werking zal treden. De voorlopige datum van 1 januari 2021 zal volgens de laatste berichten niet worden gehaald. Een nieuwe datum is nog niet bekend.

In 2019 hebben wij op dit gebied dan ook geen activiteiten uitgevoerd. In 2020 zal een analyse worden uitgevoerd wat de nieuwe werkwijze zal betekenen voor de taken op het gebied van vergunning verlening, toezicht en de handhaving en de personele capaciteit (doelstelling 2020). Tevens zullen in 2020 opleidingen worden gevolgd om de nieuwe werkwijze in de praktijk te kunnen brengen (doelstelling 2020).

De ontwikkelingen op dit gebied worden nauw gevolgd door de Beleidsadviseur.

________________________________________

3.1.5. Wet verbetering Vergunningverlening,Toezicht en Handhaving (VTH)

In 2016 is de Wet verbetering VTH in werking getreden. Hierdoor zal in beeld moeten worden gebracht wat de gemeente doet om de kwaliteit van de werkzaamheden op het gebied van VTH te waarborgen.

Oorspronkelijk was het voorstel om de zogenaamde Kwaliteitscriteria 2.1 verplicht te stellen. Maar het Rijk heeft besloten dat gemeenten en provincies zelf kunnen aangeven hoe ze de kwaliteit van de uitvoering willen waarborgen, waarbij gewerkt wordt volgens de mogelijkheden van "comply or explain" (onderschrijf of leg uit). De waarborging van de kwaliteit van de taken op het gebied van VTH is vastgelegd in het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH Wabo 2017-2021, vastgesteld op18 juli 2017.

In 2019 is gewerkt conform het Integraal Omgevingsbeleidsplan en daarmee wordt de Wet verbetering kwaliteit VTH uitgevoerd. Hieronder zullen een aantal onderdelen van dit proces nader worden behandeld gezien de omvang van de uit te voeren taken.

3.1.5.a Werkprocessen

Zoals opgenomen in de implementatiewijzer van het Integraal Omgevingsbeleidsplan dienen de processen en werkwijzen te worden vastgelegd. Dit is noodzakelijk om een transparant beeld te bieden voor de burgers: het zichtbaar maken hoe de verschillende taken op welke wijze worden uitgevoerd. Daarnaast ontstaat zodoende een handleiding voor de medewerkers met de werkwijzen per zaaktype, met als doel dat de processen door iedereen op dezelfde wijze worden uitgevoerd en het gebruik van Squit XO uniform plaatsvindt. Hierbij is het ook belangrijk dat de verschillende disciplines de juiste plaats krijgen in deze processen. Dit geldt vooral voor de plaats van juridische kennis die vaak te laat wordt ingeschakeld.

In het kader van de her-prioritering door het Verbeterplan zijn werkinstructies opgesteld voor de nieuw ingerichte VTH-frontoffice voor de klantcontacten (zie ook 3.1.5.c) en de behandeling van principeverzoeken. De genoemde doelstelling wordt met de introductie van het nieuwe Squit 20/20 achterhaald. Door het nieuwe programma zullen nieuwe en aangepaste procedurebeschrijvingen en werkinstructies worden opgesteld (doelstelling 2020).

Zoals al onder 3.1.1 is aangegeven is in het kader van het Verbeterplan VTH een projectgroep gevormd om het werken conform processen te bevorderen en te stimuleren. Tijdens de ontwikkelkoersdag in november 2019, die in het kader van het Verbeterplan is georganiseerd, bleek dat werkprocessen een item is dat veel vragen oproept. Welke processen zijn vastgelegd en welke niet, waar zijn ze te vinden, zijn de processen wel duidelijk, etc. De werkgroep heeft rond de vele vragen een Plan van Aanpak opgesteld dat zijn uitvoering krijgt in 2020.

Opgemerkt wordt dat de leden van de werkgroep genoemd in 3.1.1 ook van deze werkgroep deel uit maken.

________________________________________

3.1.5.b Borging van de kwaliteit

Het vastleggen van processen en dergelijke staat niet op zich. Er dient ook sprake te zijn van het bijhouden van wijzigingen en het bewaken van de uitvoering. Hiertoe dient een intern kwaliteitsborgingssysteem te worden opgezet. Dit actiepunt is in 2018 voorgelegd aan de Directie, die op 23 april 2018 hiermee heeft ingestemd. Het Hoofd Fysieke Leefomgeving is aangewezen als de Directievertegenwoordiger in dit proces.

Daarnaast vormen in het kader van het kwaliteitsborgingssysteem de actualiteit van het omgevingsbeleidsplan (wordt nu al meegenomen in het jaarverslag VTH) en de ervaring, kennis en kunde van de medewerker, belangrijke aspecten. Het invoeren van een kwaliteitsborgingssysteem betekent in de praktijk dat gewerkt wordt conform vastgestelde processen.

Het Verbeterplan vormt één van de stappen om te komen tot een kwaliteitsborgingssysteem. Daarvoor is het noodzakelijk om eerst “in control” te komen alvorens te werken aan verandering, groei en ontwikkeling. Het Kwaliteitsborgingssysteem is één van de laatste stappen in dit traject.

In het Plan van Aanpak van de werkgroep processen, genoemd in de vorige paragraaf 3.1.5.a is het opstellen van een kwaliteitsborgingssysteem één van de speerpunten voor het jaar 2020. Daarnaast zijn ook werkgroepen gevormd die hun aandacht richten op respectievelijk kennis en kunde, rollen en verantwoordelijkheden en feedback. In het kader van de kwaliteitsborging zijn al deze aspecten van belang en het systeem vormt dan ook de gemeenschappelijkheid tussen de werkgroepen. In 2020 zal dit nader worden uitgewerkt (doelstelling 2020).

________________________________________

3.1.5.c Traject analyse en verbetering werkprocessen

In 2016 is een traject opgestart in het kader van de procesanalyse en verbeterrichting van het (Wabo)vergunningenproces en het toezicht en handhavingsproces, onder begeleiding van “Submarine”. De situatie in 2016 en een twintigtal verbetermogelijkheden zijn in beeld gebracht.

In onderstaand figuur zijn de actiepunten weergegeven waarbij zij zijn gerangschikt op basis van de moeilijkheidsgraad van implementatie (horizontaal) en impact op het verbeteringsproces (verticaal).

In de afgelopen periode is een aantal van de actiepunten geheel of gedeeltelijk uitgevoerd (gereed 2, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 19, gedeeltelijk gereed 1, 3, 5, 6, 11, 15).

In het kader van het Verbeterplan is een aantal van de nog te realiseren actiepunten weer opgepakt en nader uitgewerkt (zie ook 3.2.5).

Onder de punten 4 en 14 wordt gesproken over een spreekuur en het inhoudelijk voeden van het KCC. Door het inrichten van een directe telefoonlijn naar VTH zijn deze twee openstaande punten aangepakt. De lijn is operationeel vanaf 14 oktober 2019 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. Dit is bekend gemaakt via de plaatselijke bladen en via de gemeentelijke website. Bij telefonisch contact met de gemeente tijdens de ochtend kan men via een keuzenmenu rechtstreeks in contact komen met de medewerkers van VTH. Alle gesprekken, in 2019 400 stuks, worden opgeslagen in de vorm van het zaaktype “klantcontact” in Squit XO. Hierbij wordt het soort onderwerp genoteerd en vindt een classificatie van de vraag plaats. Hiermee wordt in de toekomst een lijst met veel gestelde vragen (FAQ) opgesteld die op de gemeentelijke website zal worden geplaatst (doelstelling 2020).

Alle telefonische vragen die ‘s middags binnenkomen voor VTH worden via de Administratie van VTH omgezet in klantcontacten en komen in de werkvoorraad van de medewerkers ter afhandeling (zie verder onder 3.2.3).

Wat nog open blijft van de trajectanalyse zijn de punten

• 16.

  ambtelijk advies 1x bespreken met portefeuillehouder

• 17.

  rollen en verwachting duidelijk

• 18.

  analyseren en verbeteren deel processen met (externe) adviseurs

• 20.

  vaststellen kaders voor beslissingen in proces.

Deze punten worden opgepakt door de verschillende werkgroepen in het kader van het Verbetertraject in 2020.

________________________________________

3.1.6. Samenwerking Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg

Sinds juli 2013 is de Regionale Uitvoeringsdienst Zuid-Limburg (RUDZL) in werking. De gemeente heeft destijds besloten dat alleen de verplichte basistaken op het gebied van de inrichtingen, vuurwerkopslag en bodem worden neergelegd bij de RUDZL. Hiervoor wordt jaarlijks een werkprogramma vastgesteld waarin de te besteden uren zijn vastgelegd. Er wordt toegezien dat alle begrote uren worden ingezet ten behoeve van de gemeente. Hierdoor is het mogelijk dat ook specialistische taken op het gebied van o.a. geluid, externe veiligheid en bodem, waarvoor binnen de gemeente geen specialistische kennis (meer) aanwezig is, bij de RUDZL, in opdracht, worden uitgevoerd. In bijlage 3 is het jaarverslag van de RUDZL opgenomen en wordt in gegaan op de specifieke taken die in 2019 voor de gemeente Eijsden-Margraten zijn uitgevoerd.

Het werkprogramma 2019 is gebaseerd op de laatste wijzigingen van het Besluit omgevingsrecht van 1 juli 2017. Begin 2019 vielen 68 inrichtingen onder de basistaken en was het werkprogramma begroot op € 102.773,00. Dit bedrag is tevens opgenomen in de begroting 2019.

Jaarlijks wordt in april een conceptbegroting en meerjarenbegroting voorgelegd. De Raad kan vóór 1 juni van betreffend jaar een zienswijze uitbrengen. Op 28 mei 2019 heeft de Raad besloten om de

ontwerpbegroting 2020 en meerjarenraming 2021-2023 aan te nemen en dit middels een zienswijze

kenbaar te maken aan de RUDZL. Hierbij is aangegeven dat de Raad niet accoord is met de jaarlijkse indexering en dat men dient te komen met bezuinigingen.

Geconstateerd is dat de uitvoering van de basistaken veelal verloopt volgens de gemaakte afspraken. Echter er zijn ook een aantal punten van kritiek over de uitvoering van de werkzaamheden door de RUDZL bij enkele (politiek gevoelige) zaken. Deze zaken worden adhoc besproken met de accountmanager van de RUDZL of tijdens het tweemaandelijks accountoverleg. Daarnaast heeft de RUDZL zich als doelstelling gesteld dat de medewerkers meer contacten hebben met de opdrachtgever en meer ten kantore van de opdrachtgever werkzaamheden uitvoeren. Hiervoor hebben wij een werkplek beschikbaar. Hiervan wordt naar onze mening te weinig gebruik gemaakt en daarom is deze doelstelling nog lang niet bereikt.

Inmiddels is begin 2020 overleg geweest met de Directie van de RUDZL over de kwaliteit van de advisering en zal het accountoverleg worden geïntensiveerd.

In de loop van 2019 is een onderzoek uitgevoerd naar de rol van de RUDZL bij de uitvoering van de taken bij de verwijdering van asbest. In het Besluit omgevingsrecht is namelijk aangegeven dat het bedrijfsmatig verwijderen van asbest onder de basistaken valt. Omdat de RUDZL momenteel nog niet beschikt over de benodigde menskracht om al deze taken uit te voeren is met de deelnemende gemeenten afgesproken dat de overheveling van deze asbesttaken geleidelijk zal gebeuren, waarbij op 1-1-2021 de taken geheel zijn overgeheveld. Berekeningen gebaseerd op het aantal sloopmeldingen met betrekking tot het bedrijfsmatig verwijderen van asbest in 2019 tonen aan dat voor deze taak ca. € 22.000,00 noodzakelijk is. Om dit te kunnen opvangen heeft de Raad bij het vaststellen van de begroting 2020 besloten het bedrag voor de basistaken vanaf 2020 te verhogen met € 15.000,00, zodat de basistaken kunnen worden uitgevoerd door de RUDZL.

De RUDZL is ook één van de deelnemers in het traject voor de aanschaf van het nieuwe gezamenlijk zaaksysteem Squit20/20. Voor de toekomst betekent dit dat het uitzetten van opdrachten, het ontvangen van adviezen e.d eenvoudiger zullen worden’, omdat de RUDZL rechtstreeks toegang krijgt tot het zaaksysteem.

________________________________________

3.1.7. Samenwerking Veiligheidsregio Zuid-Limburg

De Veiligheidsregio Zuid-Limburg treedt op als externe adviseur op het gebied van VTH.

In het kader van de brandveiligheid worden Wabo-aanvragen beoordeeld en geeft de Veiligheidsregio een advies op basis waarvan een aanvraag moet worden aangevuld en/of onder welke voorwaarden een vergunning kan worden verleend.

Een andere taak die de gemeente bij de Veiligheidsregio heeft neergelegd is het uitvoeren van toezicht op gebruiksvergunningen/meldingen van bedrijven/gebouwen (zie 3.3.7.b).

Daarnaast treedt de Veiligheidsregio op als adviseur bij evenementen. Hiervoor wordt twee wekelijk een overleg gepland samen met de gemeente en de politie.

De Veiligheidsregio heeft aangegevn een jaarverslag aan te leveren waarin wordt ingegaan op de specifieke taken die in 2019 voor de gemeente Eijsden-Margraten zijn uitgevoerd. Door de Corona pandemie is dit nog niet tot stand gekomen.

Per kwartaal heeft een overleg plaatsgevonden over de voortgang van de werkzaamheden en ter bespreking van eventuele knelpunten. Daarnaast is naar behoefte direct overleg geweest tussen de adviseur van de Veiligheidsregio en de zaakbehandelaars van de gemeente.

________________________________________

3.1.8. Samenwerking in de regio

De gemeenten Vaals, Gulpen-Wittem en Eijsden-Margraten hebben besloten nauw te gaan samenwerken onder de noemer “lijn 50” . Onder andere op het gebied van de Omgevingswet. In 2019 is gestart met een gezamenlijk opleidingstraject waar ook de VTH-medewerkers aan hebben deelgenomen. Daarnaast hebben ook de beide andere gemeenten besloten om over te gaan naar het zaaksysteem Squit20/20 en hier gezamenlijk in op te trekken.

Voor 2019 was gepland om de samenwerking op het gebied van VTH met andere gemeenten vorm te gaan geven. Door de instabiele situatie van het team is besloten om uitvoering te geven aan het Verbeterplan en “in control” te komen. Hierdoor is de samenwerking doorgeschoven naar 2020.

________________________________________

3.1.9. Omgevingswet

In 2014 is het wetsvoorstel Omgevingswet voorgelegd aan de Tweede kamer. Deze wet omvat de regels over het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving. In april 2016 is de Omgevingswet gepubliceerd in het Staatsblad. In oktober 2017 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangegeven dat de datum van inwerkingtreding is verschoven naar 1 januari 2021. De einddatum van de transitie blijft staan op 2029. In 2019 is de datum van inwerkingtreding niet gewijzigd.

Deze nieuwe situatie betekent een enorme verandering voor de werkwijze binnen de gemeente en vergt dan ook een uitgebreide voorbereiding.

In 2019 zijn de voorbereidingen gestart door het opstellen van een plan van aanpak voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem Squit 20/20 en de aansluiting aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Er is een werkgroep uit de VTH-medewerkers samengesteld die als eersten nauw betrokken wordt bij de invulling van de taken rondom de Omgevingswet. Zo moet de gemeente op 1 januari 2021 minimaal in staat zijn om vergunningaanvragen/-meldingen te kunnen ontvangen en te behandelen. Deze werkgroep zal als ambassadeur gaan optreden naar de rest van de collega’s. Het zwaartepunt van de werkzaamheden ligt in 2020 (doelstelling 2020).

3.1.10. Dorpsbouwmeester

Per 1 januari 2019 is een nieuwe Dorpsbouwmeester benoemd voor de uitvoering van de toetsing van aanvragen aan de Welstandsnota. Doordat de nieuwe Dorpsbouwmeester in het verleden was benoemd als plaatsvervanger is hij reeds bekend met de gemeentelijke Welstandsnota en de visies voor de verschillende gebieden. Het college heeft tevens besloten tot het benoemen van een nieuwe plaatsvervangende Dorpsbouwmeester.

De Dorpsbouwmeester heeft een jaarverslag van zijn werkzaamheden opgesteld. Dit jaarverslag is toegevoegd als bijlage 4.

In 2019 zijn 214 adviezen afgegeven door de Dorpsbouwmeester. Sinds 2014 is een teruglopende tendens in het aantal beoordelingen te zien. Dit gaat gelijk op met de tendens waarin plannen bij de eerste beoordeling worden goedgekeurd.

Dit is een gevolg van de duidelijke voorlichting aan de klanten over de eisen waar een plan aan moet voldoen om goedgekeurd te worden.

________________________________________

3.2. Vergunningen

3.2.1 Algemeen

De core business van Vergunningen bestaat uit:

• -

  Het verlenen, weigeren, wijzigen of intrekken van vergunningen;

• -

  Het afhandelen van meldingen;

• -

  Het verlenen van ontheffingen;

• -

  Het behandelen en beantwoorden van principe-, welstand- en informatieverzoeken.

De activiteiten op het gebied van vergunningen zijn te verdelen over een aantal zaaktypen zoals deze zijn opgenomen in Squit XO. De belangrijkste zaaktypen zijn:

• -

  De omgevingsvergunning;

• -

  Het informatieverzoek;

• -

  Het principeverzoek;

• -

  Het welstandsverzoek;

• -

  De melding brandveilig gebruik;

• -

  De melding Activiteitenbesluit;

Begin 2019 is geconstateerd dat de voorraad aan zaken te hoog is om te spreken van een beheersbare werkvoorraad. Het behandelen van vergunningszaken is namelijk een doorlopend proces dat jaar-overschrijdend is. Het proces van de reguliere vergunningverlening bijvoorbeeld heeft een wettelijk termijn van 8 weken. Dit fenomeen betekent dat elk jaar gestart wordt met een werkvoorraad afkomstig uit het verleden. Procedures die gekoppeld zijn aan wettelijke termijnen, de aanvragen om een omgevingsvergunning, hebben de prioriteit gekregen boven andere zaken. Hierdoor is de doorlooptijd van de zaken die niet aan een wettelijke termijn zijn gekoppeld erg lang geworden. Deze twee aspecten en het daarbij komende hoge ziekteverzuim zorgen voor een instabiele situatie. Om deze situatie ten goede te keren is het Verbeterplan opgesteld, met als doel voor 2019 “in control” komen. Het resultaat dient te bestaan uit een beheersbare werkvoorraad en kortere doorlooptijden. Een belangrijke stap in dit proces is de herstructurering van de Afdeling Fysieke Leefomgeving met de samenvoeging van Vergunningen en RO. Dit item, dat ook in het Strategisch Ontwikkelingsplan (SOP) van de Afdeling in 2018 was opgenomen, is overgenomen in het Verbeterplan.

Deze fysieke samenvoeging is in het derde kwartaal van 2019 uitgevoerd. Tevens heeft een herverdeling van taken plaatsgevonden. De zaakverantwoordelijkheid voor aanvragen/verzoeken met het onderdeel “afwijking van het bestemmingsplan” wordt neergelegd bij de RO-specialisten. Zij zijn hiermee geen toetsers meer, zoals in het verleden maar direct ook de zaakbehandelaar en contactpersoon voor de klant. Wachttijden door advisering worden hiermee geminimaliseerd wat ten goede is gekomen aan de doorlooptijden. Daarnaast wordt de werkgroep “Anders durven doen” ingezet om snel tot beslissingen te komen bij aanvragen die afwijken van het bestemmingsplan.

Deze werkgroep gaat uit van de “ja, mits” gedachte uit het coalitieakkoord en de Omgevingswet en toetst op basis van wenselijkheid. Omdat het team VTH+ zich de “ja, mits”-gedachte al snel heeft eigen gemaakt is de toetsing alleen in speciale gevallen uitgevoerd. Het kortsluiten met de bestuurder is wekelijks tijdens het portefeuille-overleg uitgevoerd.

UP2019 versus resultaat

In het UP2019 is aan de hand van de kengetallen de hoeveelheid te verwachten werk berekend. Aan de hand van de resultaten is de inzet in 2019 berekend.

Ten opzichte van het UP 2019 is ca. 2000 uren meer besteed. Dit is een gevolg van de extra inzet van capaciteit om de werkvoorraad te verkleinen en “in control” te komen. Voor 2020 is rekening gehouden met de voortschrijdende trend in toename van het aantal aanvragen dat wordt ingediend als ook de extra werkzaamheden als gevolg van de extra taken op het gebied van het klantcontact.

In de volgende grafiek zijn de resultaten 2019 van de hoofdzaaktypen op het gebied van vergunningen weergegeven ten opzichte van het UP2019. Daarnaast zijn ook de aantallen opgenomen in het UP2020 weergegeven.

Achtereenvolgens zullen de belangrijkste zaaktypen apart worden behandeld.

3.2.2 Zaaktype omgevingsvergunningen

Het aantal ingediende vergunningaanvragen en het aantal behandelde aanvragen neemt sinds de bouwcrisis in de begin jaren van de Wabo nog steeds toe. Hierbij is het jaar 2018 een vreemde eend in de bijt met beduidend minder aanvragen. In 2019 wordt het niveau van 2017 weer bereikt. Het verschil tussen het aantal ingediende aanvragen en het aantal beschikkingen heeft een aantal oorzaken:

• -

  de procedure is jaar-overschrijdend;

• -

  een aantal aanvragen wordt ingetrokken;

• -

  een aantal aanvragen heeft betrekking op vergunningsvrij bouwwerken.

Geconstateerd is dat de werkvoorraad begin 2019 bestaat uit ca. 60 aanvragen. Gelet op de beschikbare capaciteit en het gemiddelde kengetal per omgevingsvergunning bedraagt de beheersbare werkvoorraad 25 aanvragen.

Op 1 januari 2020 was het aantal in behandeling zijnde aanvragen 58 stuks. De doelstelling is dus niet gehaald. Dit heeft een aantal oorzaken:

• -

  In 2019 zijn 55 meer aanvragen ingediend dan gepland in het UP2019;

• -

  Hoge uitval bij de vaste medewerkers;

• -

  De extra ingehuurde capaciteit is niet volledig inzetbaar geweest in verband met inwerkverlies;

• -

  Extra taken voor de zaakverantwoordelijken t.b.v het klantcontact;

Er zijn in 2019 wel 90 vergunningen meer verleend dan waarvan in het UP2019 is uitgegaan.

Voor 2020 betekent dit dat extra inzet noodzakelijk blijft om de werkvoorraad terug te brengen.

________________________________________

Doorlooptijd procedure

Er wordt geen rekening gehouden met de termijnverleningen en wordt dit vanuit een gemiddelde bekeken dan wordt in 2019 ruim voldaan aan de doelstellingen. Echter in 2019 is bij 25% van de procedures sprake geweest van een termijnverlenging. Deze termijnverlenging is weliswaar wettelijk toegestaan maar het moet een uitzondering zijn en geen regel.

________________________________________

Voor de behandeling van enkelvoudige, digitale en ontvankelijke aanvragen is een streeftermijn van 14 dagen gesteld.

Door de uitbesteding van de bouwbesluittoets en de toetsing van de constructiegegevens is dit vrijwel geen haalbare streeftermijn. De afspraak met de externe toetser is dat de toetsing binnen 14 dagen wordt uitgevoerd. Indien een kortere termijn wordt gevraagd zullen de kosten extreem oplopen. Hiervoor is het budget ontoereikend.

In 2020 vallen 62 aanvragen onder deze categorie. Bij 10 procedures (16%) is de streeftermijn gehaald.

________________________________________

Momenteel heeft de klant de mogelijkheid om verschillende producten te kiezen om initiatieven vooraf te bespreken. Je kunt keuze maken uit een principeverzoek, een vooroverleg omgevingsvergunning, vooroverleg welstand en vooroverleg monumenten. Om de keuze te vereenvoudigen is het plan dit terug te brengen naar één zaaktype waarin verschillende keuzemogelijkheden kunnen worden gemaakt door de klant. Echter gelet op de ontwikkelingen naar een nieuw zaaksysteem in 2020 en de inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2021 wordt deze doelstelling niet verder meegenomen.

________________________________________

Als gevolg van de prioritering voor 2019 om de werkvoorraden terug te brengen is minder aandacht besteed aan deze doelstelling. Als sprake is van een beheersbare werkvoorraad zal het minder noodzakelijk zijn om termijnen te verlengen.

De termijnverlengingen worden toegepast in verschillende situaties, de belangrijkste zijn:

• -

  De klant vraagt zelf om een termijnverlegning om stukken aan te vullen om te voorkomen dat de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld;

• -

  De klant krijgt meer tijd om aanvullingen in te dienen;

• -

  Externe adviseurs leveren niet tijdig het advies;

• -

  De procedure kan niet via de mandaatregeling worden behandeld;

• -

  De interne advisering is te laat gestart;

• -

  De interne advisering duurt te lang.

De laatste twee punten zijn interne zaken die we zelf in de hand hebben. Deze punten zijn opgenomen in het PvA van het Verbeterplan om “in control” te komen

Uit analyse van de gegeven over de eerste drie kwartalen ten opzichte van het laatste kwartaal is de termijn waarbinnen de interne deeladviezen zijn uitgezet ingekort van gemiddeld 37 dagen naar 17 dagen. Absoluut gezien blijkt echter nog 72% van de deelzaken te zijn uitgezet na 7 dagen. Hier is dus nog winst te halen. De grote werkvoorraad vormt voor deze procedure intensivering een groot struikelblok. Neemt deze af dan komt ruimte vrij om sneller te kunnen reageren op de nieuwe aanvragen. Een goed overzicht en inzicht op de eigen werkvoorraad en het plannen en prioriteren van activiteiten is hierbij van groot belang. In 2020 dient dan ook aandacht te worden besteed aan deze aspecten per zaakbehandelaar (doelstelling 2020).

Uit analyse van de gegevens over de eerste drie kwartalen ten opzichte van het laatste kwartaal is de gemiddelde doorlooptijd van de deelzaken teruggebracht van 16 dagen naar 12 dagen. Dit is onder de gestelde norm. Absoluut gezien is echter slechts 69% van de deelzaken binnen de norm van 14 dagen. Ook hier is dus nog winst te halen bij de specialisten die de advisering verzorgen (doelstelling 2020).

________________________________________

Gelet op het proces van burgerparticipatie zullen aanvragen voor omgevingsvergunningen, die een grote impact hebben op de omgeving, in een vroeg stadium in het proces nadere aandacht moeten krijgen. In het UP2019 is hiervoor tijd gereserveerd. In 2019 is sprake geweest van een tweetal reeds langlopende bestuurlijk gevoelige procedures. Deze procedures zijn in uitvoering gegeven aan een ingehuurde specialist. Eind 2019 waren deze nog niet afgehandeld.

________________________________________

De laatste jaren is geconstateerd dat het aantal vergunningen, dat als gevolg van beleids- en/of welstandsafwijkingen niet in mandaat kan worden afgehandeld, toeneemt. Hierdoor ontstaat een vertraging in het proces en was het in dergelijke gevallen nodig om de beslistermijn te verlengen.

In het kader van het Verbeterplan is een nieuwe afstemmingsstructuur met de portefeuillehouders gerealiseerd, waarbij bestuurlijk gevoelige zaken en/of bestemmingsafwijkingen eerder worden besproken. Hierdoor is in 2019 het aantal vergunningsverleningsprocedures via het college minimaal geweest.

________________________________________

In navolging op beide voorgaande items dient uiteraard te worden voorkomen dat (reguliere) vergunningen van rechtswege worden verleend. In 2019 is bij twee reguliere procedures de wettelijke termijn van 8 weken overschreden. Bij 290 behandelde aanvragen is dat minder dan 1%.

Aan het college is een toelichting gegeven over de oorzaken van de overschrijdingen. Er was in één geval sprake van gelijktijdig lopende zaken waardoor documenten via het landelijk systeem OLO in de verkeerde zaak zijn toegevoegd. Bij de andere zaak was sprake van termijnoverschrijding veroorzaakt door de grote werkvoorraad en de hierdoor ontstane werkdruk.

________________________________________

Indien sprake is van een uitgebreide procedure wordt de vergunning niet van rechtswege verleend. Er geldt echter een termijn van orde van 180 dagen. Het kan voorkomen dat de procedure langer loopt als gevolg van mogelijke uitgebreide impact (zie hierboven). Echter in normale situaties dient de doorlooptijd van 180 dagen zoveel als mogelijk te worden gerespecteerd en dient een besluit binnen 14 dagen te worden genomen als geen zienswijzen zijn ingediend. In 2019 zijn 15 uitgebreide procedure doorlopen. Hiervan zijn er 5 niet geheel doorlopen omdat de aanvraag is ingetrokken of buiten behandeling is gelaten en bij 1 procedure is een zienswijze ingediend.

Uit de analyse blijkt dat bij alle 5 de procedures ten aanzien van brandveilig gebruik de termijn van 14 dagen is gehaald. De overige procedures hadden betrekking op strijdig gebruik. Omdat bij deze procedure speciale documenten voor het besluit dienen te worden aangeleverd door de aanvrager is de termijn van 14 dagen vrijwel niet haalbaar. Een termijn van 28 dagen is hier redelijk te achten.

________________________________________

Het proces van de vergunningverlening is sinds 2018 geheel gedigitaliseerd. Alleen de verzending door DIV gebeurt nog analoog.

Gelet op de ontwikkelingen ten aanzien van de Omgevingswet en het nieuwe digitale stelsel is in 2019 in dit proces niets gewijzigd. Wat wel gewijzigd is in het proces is de verwerking van analoge documenten. Voorheen werden deze verwerkt/ gedigitaliseerd door de administratie van VTH. De digitalisering van de documenten gebeurt vanaf het laatste kwartaal van 2019 door DIV volgens een gecertificeerde methode. De digitale documenten worden vervolgens verwerkt door de administratie van VTH.

________________________________________

3.2.3 Zaaktypen vooroverleg omgevingsvergunning

Reeds aangegeven is dat het voeren van vooroverleg een belangrijke stap is om de procedures sneller te laten verlopen. Indien in het voortraject duidelijk is wat noodzakelijk is bij de aanvraag wordt voorkomen dat een aanvraag moet worden opgeschort voor aanvullende gegevens.

De werkvoorraad begin 2019 bedraagt 29 aanvragen. In de loop van 2019 zijn 33 aanvragen ontvangen en zijn 52 aanvragen behandeld. Op 1 januari 2020 bedraagt de werkvoorraad 10 aanvragen. Hiermee wordt de doelstelling uit het Verbeterplan gehaald.

3.2.4 Zaaktypen principeverzoek

Een andere vorm van het voorbespreken van een initiatief van een burger is het indienen van een principeverzoek. Hierbij geeft de klant aan wat zijn plannen zijn aan de hand van een beschrijvend formulier met schetstekeningen. Het betreft vrijwel altijd initiatieven die strijdig zijn met het bestemmingsplan. Door de grote werkvoorraad aan vergunningaanvragen is de prioriteit voor de afhandeling van de principeverzoeken naar de achtergrond verschoven. Dit betekent dat klanten lang moeten wachten op het antwoord op hun initiatief. In het Verbeterplan zijn daarom enkele acties opgenomen om hier verandering in te brengen. Eén daarvan is het toevoegen van de RO-medewerkers aan het team VTH met als doel om de achterstand in zaken die strijdig zijn met het bestemmingsplan, zoals de principeverzoeken, weg te werken. Dit is in september 2019 gestart.

Op 1 januari 2019 was de werkvoorraad principeverzoeken 56 stuks. Tot 31 december 2019 is de werkvoorraad teruggebracht naar 15 stuks. Dit betekent dat het totaal afgehandelde principeverzoeken in 2019 104 zaken betrof, een verhoging van 33% ten opzichte van het UP2019.

De doelstelling uit het PvA van het Verbeterplan is hierdoor net niet gehaald. Dit wordt veroorzaakt door het grote aantal nieuwe aanvragen dat in het laatste kwartaal van 2019 is ingediend.

________________________________________

Een andere doelstelling voor 2019 uit het jaarverslag 2018 was het vastleggen van de doorlooptijd van de principeverzoeken :

In het PvA van het Verbeterplan is deze doelstelling aangescherpt.

Doordat de prioriteit voor 2019 het terugbrengen van de werkvoorraad is, heeft dit automatisch invloed op de doorlooptijd. Daarom wordt deze doelstelling doorgeschoven naar 2020.

Verder is in het PvA van het Verbeterplan opgenomen dat initiatiefnemers de keuze moeten krijgen hoe intensief en diepgaand het vooronderzoek naar aanleiding van hun principeverzoek moet worden uitgevoerd. De toetsing kan alleen de bestemmingsplantoets bevatten maar kan ook worden uitgebreid met de noodzakelijk specialistische toetsingen (bodem, milieu, archeologie, parkeren, etc.). De keuze zal van invloed zijn op de doorlooptijd en de legeskosten.

Het voorstel is uitgewerkt en bij het vaststellen van de begroting opgenomen in de tarievenlijst voor 2020.

3.2.5 Zaaktypen informatieverzoek / klantcontact

Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening is het beantwoorden van informatieverzoeken van burgers inzake de mogelijkheden om een bouwplan of wijziging te mogen uitvoeren. De aard van de informatieverzoeken valt binnen de range van zeer eenvoudig tot complex en er komen ca. 800 vragen per jaar binnen. De informatieverzoeken vallen onder de verantwoordelijkheid van de vergunningverleners.

In het Verbeterplan wordt het contact met de klant belicht. De huidige situatie is omslachtig en loopt via verschillende manieren en voor de klant onduidelijke wegen.

Daarnaast is onduidelijk hoeveel klantvragen naar het team komen en over welke onderwerpen het gaat. Dit soort items zijn belangrijk om goed en snel te kunnen inspelen op de klantvraag. Om hier verandering in te brengen is in de loop van tweede helft van 2019 een nieuwe frontoffice ingericht waarbij de klanten direct contact kunnen maken met de zaakbehandelaars (zie ook 3.1.5.c). In de ochtend uren is de frontoffice van VTH rechtstreeks bereikbaar via een telefonisch keuzemenu. Met deze verandering is tevens het nieuwe zaaktype “klantcontact” in het leven geroepen. Werden bij het zaaktype Informatieverzoek alleen de schriftelijke en/of digitale vragen geregistreerd, bij het zaaktype klantcontact worden alle contacten met VTH geregistreerd. Ook de zaken die feitelijk niet voor het team of de gemeente zijn bestemd.

Sinds 20 oktober 2019 is het zaaktype klantcontact in gebruik. Tot eind 2019 zijn 579 klantcontacten geregistreerd.

In het zaaktype worden naast de locatie, de betrokkenen en omschrijving de volgende gegevens geregistreerd:

• -

  Herkomst (in- of extern van de gemeentelijke organisatie)

• in 2019: 87% extern

• -

  Kanaal (telefoon, mail, contactformulier etc);

• -

  Onderwerp Wabo, bestemmingsplan, handhaving, etc)

• -

  Relatie met een bestaande zaak.

  In 2019: 60% nieuwe zaak

• -

  De complexiteit in categorieën( eenvoudig, complex, specialistisch, afspraak).

Aan de verschillende categorieën zijn de prestatienormen gekoppeld, zogenaamde KPI’s, wat betreft de afhandelingstermijn

Cat 1 eenvoudig Afhandeltermijn 2 werkdagen

Cat 2 complex Afhandeltermijn 5 werkdagen

Cat 3 specialistisch Afhandeltermijn 10 werkdagen

Cat 4 afspraak Afhandeltermijn afspraak binnen 10 werkdagen

Uit de analyse blijkt dat de afhandeling nog niet op het niveau is waarbij de KPI’s worden gehaald. Aan de hand van het dashboard is de naleving te monitoren. In het kader van de kwaliteitsborging zal vanaf 2020 worden toegezien op de naleving en worden bijgestuurd.

Vanuit de klantcontacten die betrekking hebben op meldingen van mogelijke overtredingen wordt het zaaktype klacht/melding aangemaakt dat verder wordt behandeld door de toezichthouders (zie 3.3.12).

________________________________________

De klantvragen die via andere kanalen binnenkomen dan de telefoon komen binnen bij DIV die een eerste verdeling maakt. De klantvragen voor VTH worden digitaal doorgestuurd naar de Administratie van VTH. Zij maken dan een zaak aan die zij zelf afhandelen dan wel doorzetten naar één van de zaakbehandelaars. Het komt nog voor dat klantvragen rondzwerven door de organisatie alvorens ze op de juiste plek terechtkomen. Hierbij is het belangrijk om binnen de organisatie duidelijkheid te scheppen welk taakveld welke vragen behandelt zodat fouten worden geminimaliseerd. Over dit aspect zal nauwe samenwerking noodzakelijk zijn tussen de verschillende afdelingen. Dit is één van de onderwerpen die de werkgroep Processen in hun plan van aanpak heeft opgenomen voor 2020.

(doelstelling 2020)

In het Verbeterplan is opgenomen dat op 1 januari 2020 maximaal 10 informatieverzoeken / klantcontacten in behandeling mogen zijn. Dit waren er 35. Gelet op de grote hoeveelheid klantvragen (ca. 40/week) die binnenkomen en de afhandeltermijn van 10 dagen voor de categorieën 3 en 4 wordt de doelstelling niet realistisch geacht. Echter door het naleven van de KPI’s is hier nog een grote winst te behalen. In 2020 zal dan ook worden toegezien op de naleving van de KPI’s via het dashboard en worden bijgestuurd (doelstelling 2020).

________________________________________

Door de verandering van informatieverzoeken naar klantcontacten en de verbeterde registratie van de soort vragen zal het makkelijker worden om op basis hiervan een rubriek “meest gestelde vragen “ op de gemeentelijke website in te richten. Omdat hiervoor eerst voldoende gegevens beschikbaar dienen te zijn, zal dit in 2020 worden uitgevoerd (doelstelling 2020).

________________________________________

Bij vragen voor informatie komt het voor dat onderzoek dient te worden uitgevoerd. Volgens de tarievenlijst mag hiervoor een bedrag in rekening worden gebracht in relatie tot de tijd voor het onderzoek. Daarnaast is onderzocht of voor bepaalde soorten vragen van commerciële bureaus extra leges mogen worden gevraagd. Dit is echter strijdig met het gelijkheidsbeginsel. Bij het opzetten van het klantencontactsysteem is aandacht besteed aan het vragen van leges bij archiefonderzoek.

________________________________________

3.2.6 Zaaktypen vooroverleg welstand / vooroverleg monumentencommissie

Zoals reeds is aangegeven is een vooroverleg van belang om te zorgen dat een procedure van een aanvraag omgevingsvergunning sneller kan verlopen. Door immers al een goedkeuring te hebben van de Dorpsbouwmeester en/of de Monumentencommissie is deze stap al genomen. De laatste jaren is een stijgende tendens waarneembaar.

Op 1 januari 2019 was de werkvoorraad 16 zaken. In het UP2019 zijn 33 zaaktypes gepland. In totaal zijn in 2019 48 zaken afgehandeld. Hierdoor is de werkvoorraad op 1 januari 2020 teruggebracht naar 5 zaken. De achterstand is hiermee weggewerkt.

Het doel voor 2019 was om de behandeling door de Monumentencommissie efficiënter te maken overeenkomstig de aanpak bij de welstandsbehandeling door de Dorpsbouwmeester.

Doordat de prioriteit is uitgegaan naar het inhalen van achterstanden en het beheersbaar maken van de werkvoorraad is aan de realisatie van deze doelstellingen geen aandacht geschonken. Daarnaast zal in het kader van de nieuwe Omgevingswet een herziening van de processen plaatsvinden waarbij dit item zal worden meegenomen.

3.2.7 Zaaktype melding besluit bodemkwaliteit / melding grondverzet

De specifieke taken ten aanzien van de meldingen grondverzet en melding besluit bodemkwaliteit worden behandeld door de (ingehuurde) specialist bodem van het Afdeling Fysieke Leefomgeving en is derhalve niet opgenomen in de UP2019.

In 2019 zijn 17 meldingen grondverzet en 27 meldingen besluit bodemkwaliteit behandeld.

Alle toezichthoudende taken omtrent grondverzet vallen onder de basistaken en zijn ondergebracht bij de RUDZL (zie 3.1.6).

3.3. Toezicht en Handhaving (T&H)

3.3.1 Algemeen

Ook in het kader van Toezicht en Handhaving wordt zaakgericht gewerkt. De belangrijkste zaaktype, zoals die in Squit XO zijn opgenomen, zijn:

• -

  Periodieke controle (tijdens de gebruiks-/beheersfase op gebied van milieu en brandveiligheid);

• -

  Opleveringscontrole (tijdens de realisatiefase n.a.v. vergunningen/meldingen);

• -

  Klacht/melding;

• -

  Handhavingsverzoek;

• -

  Themacontrole;

• -

  Inventariserende controle (bedrijven terreinen);

• -

  Administratieve controles.

Bij de uitvoering en planning van controles speelt de Risico-analyse (bijlage 2) van het Integraal Omgevingsbeleidsplan een grote rol. Hier is bepaald welke activiteiten de grootste risico’s veroorzaken en waar de beschikbare capaciteit aan moet worden besteed. Aan de hand van de resultaten van 2019 zal worden bekeken of een bijstelling van de Risico-analyse dan wel het Integraal Omgevingsbeleidsplan noodzakelijk is (zie verder 3.4.3).

Bij de oplevercontroles zijn het aantal uit te voeren deelcontroles afhankelijk van het soort bouwwerk. Het aantal deelcontroles is vastgelegd in de inspectiematrix kengetallen gebouwen (bijlage 7) van het Integraal Omgevingsbeleidsplan. In het UP2019 wordt het aantal vergunningen en niet het aantal deelcontroles weergegeven. Hierdoor ontstaat een vertekend beeld bij de resultaten. Daarom is het UP2019 omgerekend naar het aantal deelcontroles voor het onderdeel bouwen.

In de onderstaande grafiek zijn de resultaten van 2019 van de hoofdzaaktypen op het gebied van Toezicht en Handhaving weergegeven ten opzichte van het UP2019. Daarnaast zijn ook de aantallen opgenomen in het UP2020 weergegeven.

In het Verbeterplan is als doel opgenomen dat de aantallen controles zoals opgenomen in UP2019 worden gehaald. Dit doel is niet geheel gehaald. De genoemde zaaktypen zullen vanaf paragraaf 3.3.6 apart worden behandeld en zal een en ander worden toegelicht.

________________________________________

Bij het vaststellen van het Integraal Omgevingsbeleidsplan is geconstateerd dat het opleidingsniveau bij de Toezichthouders te beperkt is om integraal toezicht te kunnen uitvoeren.

Er zijn in 2018 en 2019 interne en externe cursussen geweest om hier verandering in te brengen. De werkgroep kennis en vaardigheden zal in 2020 de kennisniveaus van de medewerkers en de benodigde kennis in kaart brengen. Vervolgens kan een persoonlijk opleidingstraject worden samengesteld. Hierbij kan dan tevens rekening worden gehouden met de veranderende taken van de Toezichthouders als gevolg van de Wet private kwaliteitsborging in de bouw (doelstelling 2020).

________________________________________

3.3.2 Digitaal Toezicht en Handhaving

Vanaf 2018 is gestart met de invoering van het digitale toezicht met de tool Squit2Go. Dit “mobiel” programma is gekoppeld aan Squit XO en kan de documenten kopiëren naar een mobiel tablet. Op locatie kunnen de tekeningen geraadpleegd worden en kunnen opmerkingen worden aangebracht. Foto’s kunnen gekoppeld worden en achteraf kan een bezoekrapport worden gegenereerd. Voorwaarde is dat Squit XO goed gevuld is. Gebleken is dat voor met name de milieu- en brandveiligheidscontroles vrij weinig digitale basisgegevens aanwezig zijn. Daarnaast is er nog een groot bestand aan “oude” vergunningen die van voor het digitale tijdperk zijn. De documenten zijn alleen analoog beschikbaar voor de toetsing in het veld. Ook hier is de digitaliseringslag noodzakelijk.

Zoals al in 3.1.2 is aangegeven is het ook hier van belang dat alle koppelingen tussen de systemen optimaal functioneren. De verantwoordelijkheid voor deze taak ligt bij de Toezichthouders.

De periodieke controles zijn uitgevoerd door externe partijen die nog niet werken met Squit2Go. Daarom zijn geen dossiers gedigitaliseerd.

________________________________________

3.3.3 Integrale controle

De oplevercontroles zijn in 2019 integraal uitgevoerd. De verschillende activiteiten waarvoor een vergunning is verleend zijn tijdens de controles meegenomen.

Bij de periodieke milieucontroles uitgevoerd door de extern ingehuurde partij worden tevens aspecten op het gebied van het bouwbesluit (brandveiligheid) en het bestemmingsplan tijdens de controles meegenomen. Bij de periodieke brandveiligheidscontroles door de Veiligheidsregio is nog geen sprake van integraliteit.

In de praktijk blijkt dat het verschil aan integraliteit ligt aan de kennis van de Toezichthouder. In paragraaf 3.2.1, doelstelling i is dit al meegenomen.

________________________________________

3.3.4 Flexteam

Bij de uitvoering van de zaaktypen themacontroles (zie 3.3.10) en inventariserende controles (3.3.11) wordt gebruik gemaakt van een zogenaamd flexteam.

Daarnaast worden medewerkers van Toezicht en Handhaving ingezet bij het flexteam Openbare Veiligheid in verband met hun kennis op het gebied van het Bouwbesluit. In 2019 hebben een viertal van dergelijke acties plaatsgevonden.

________________________________________

3.3.5 Naleefgedrag

Een belangrijke indicator om de naleving van verleende vergunningen of van toepassing zijnde algemene maatregelen van bestuur te meten is het naleefgedrag. Om inzicht te krijgen in het naleefgedrag is door de Toezichthouders per controle nauwkeurig bijgehouden welke overtredingen geconstateerd zijn en wanneer deze verholpen zijn. Per zaaktype zal worden teruggekomen op het naleefgedrag en zullen de top 5 aan overtredingen worden weergegeven.

________________________________________

3.3.6 Bestuurlijke boete

In het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH Wabo 2017-2021 is aangegeven dat de gemeente momenteel nog geen gebruik maakt van het instrument “bestuurlijke boete”. Om dit te kunnen uitvoeren is mogelijk een uitbreiding van de capaciteit noodzakelijk, zowel kwantitatief als kwalitatief. Gelet op het feit dat de “bestuurlijke boete” op het gebied van de BOA’s ligt is in de loop van 2019 dit item overgeheveld naar de Afdeling Openbare Ruimte en heeft VTH de behandeling hiervan losgelaten.

Vanaf 2020 komt de aansturing van de BOA’s bij de Afdeling Fysieke Leefomgeving, onderdeel VTH + te liggen en wordt het onderwerp “bestuurlijke boete” weer opgepakt (doelstelling 2020).

________________________________________

3.3.7 Zaaktype periodieke controle

Periodieke controles vinden plaats op het gebied van milieu en brandveiligheid.

Van deze bedrijven zijn in Squit XO de zogenaamde “locatiedossiers” aangemaakt. Aan de hand van de risicoanalyse en het naleefgedrag wordt bepaald wat de controlecyclus is.

3.3.7.a Milieu

Eind 2019 bestaat het inrichtingenbestand milieu uit 949 inrichtingen.

• -

  65 inrichtingen vallen onder de basistaken en moeten worden behandeld door de RUDZL. Hieronder vallen de 14 vergunningsplichtige inrichtingen (type C) en 51 meldingsplichtige bedrijven (type B+OBM en type B).

• -

  884 inrichtingen vallen onder de thuistaken.

• Hiervan zijn 212 inrichtingen niet meldingsplichtig (type A) en

• 672 inrichtingen meldingsplichtig (type B) ingevolge het Activiteitenbesluit.

De type A-inrichtingen worden, gelet op het geringe risico, niet periodiek gecontroleerd tenzij sprake is van een klachtsituatie. Dit is in 2019 niet voorgekomen.

De jaarlijks uit te voeren controles worden geanalyseerd uit het zaaksysteem en zijn afhankelijk van de laatst uitgevoerde controle. De uitvoering is voor 2/3 uitbesteed aan een externe partij die de meest risicovolle bedrijven controleert.

In 2019 zijn 72 controles uitgevoerd door de externe partij en 9 door de eigen Toezichthouder. Er is geen duidelijke reden waarom niet alle controles zijn uitgevoerd. Het interne toezicht op de voortgang dient beter te worden bewaakt. Dit is door de ingebruikname van het dashboard beter te controleren. Daarnaast is ook hier van belang dat de medewerker inzicht heeft op de eigen werkvoorraad en zijn planning.

Naleefgedrag

Het naleefgedrag blijft rond de 60%. De top 3 overtredingen zijn:

• -

  keuring tanks

• -

  keuring blusmiddelen

• -

  illegale uitbreiding

________________________________________

3.3.7.b Brandveilig gebruik

Eind 2019 zijn 214 gebouwen die meldings- en vergunningsplichtig zijn in het kader van het brandveilig gebruik Bouwbesluit 2012:

• -

  40 gebouwen die 1 maal per jaar gecontroleerd dienen te worden;

• -

  112 gebouwen die 1 maal per 2 jaar gecontroleerd dienen te worden;

• -

  62 gebouwen die 1 maal per 3 jaar gecontroleerd dienen te worden.

Alle overige gebouwen (milieu-inrichtingen) dienen te voldoen aan de regels ten aanzien van brandveiligheid uit het Bouwbesluit 2012.

Controles brandveiligheid worden periodiek uitgevoerd op basis van de prioritering volgens de risicoanalyse uit het Integraal Omgevingsbeleidsplan.

De periodieke controles worden momenteel uitgevoerd door de Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

In 2019 zijn 84 controles uitgevoerd. De reden dat niet alle controles zijn uitgevoerd zijn:

• -

  enkele gebouwen zijn nog niet in gebruik

• -

  contact met de eigenaar/gebruiker was niet mogelijk

• -

  de capaciteit is gebruikt i.v.m. adviesverlening.

Dat de controles niet allemaal uitgevoerd zouden worden is al gebleken bij de voortdurende monitoring die plaatsvindt. Zodra een controlerapport wordt ontvangen wordt dit geregistreerd. Tijdens de kwartaaloverleggen met de leidinggevende is de stand van zaken in de uitvoering een vast terugkerend agendapunt.

________________________________________

Het naleefgedrag ten aanzien van brandveilig gebruik is voor het eerst gemeten in 2019. Op 24 locaties zijn overtredingen geconstateerd. Dit geeft een naleefgedrag van 71%.

De top 3 overtredingen waren:

• -

  het ontbreken van zelfsluitende deur

• -

  onvolledige brandcompartimering

• -

  het ontbreken van een ontruimingsplan

Controles brandveiligheid carnavalslocaties

Jaarlijks worden door de Veiligheidsregio controles uitgevoerd in verband met de carnavalsactiviteiten. In 2019 zijn 4 carnavalsevenementen gecontroleerd. Geconstateerde overtredingen zijn ter plaatse opgeheven en de evenementen zijn doorgegaan.

Controles brandveiligheid campings.

Gepland was in 2019 een inhaalslag uit te voeren bij de campings binnen de gemeente. Binnen de gemeente zijn 9 campings en 8 mini (boerderij)campings gelegen die onder het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen vallen. In dat kader zijn regels gesteld voor onder andere campings, evenementen e.d.

Deze inhaalslag is niet uitgevoerd, omdat hiertoe de capaciteit bij de Veiligheidsregio onvoldoende was.

________________________________________

3.3.8 Zaaktype oplevercontrole

Deze controle vindt plaats naar aanleiding van een recent verleende vergunning of een recent ingediende melding. Indien de te controleren vergunning bestaat uit meerdere activiteiten dan wordt de controle integraal uitgevoerd. In de risico-analyse van het Integraal Omgevingsbeleidsplan is bepaald bij welke vergunningsactiviteiten oplevercontroles worden uitgevoerd.

Hieronder worden de verschillende Wabo-activiteiten apart besproken.

3.3.8.a Bouwen

De controles zijn gericht op veiligheid, zoals constructieve veiligheid, bouwkundige risico’s en brandveiligheid. Het toezicht op Welstand is tevens een aandachtspunt, dit is meer gericht op de leefbaarheid.

Naast de risicoanalyse is per bouwcategorie middels een inspectie matrix vastgelegd op welk moment en hoe vaak een controle dient te worden uitgevoerd. Hierbij is de start en voortgang afhankelijk van de meldingen door de vergunninghouder. In de vergunning is aangegeven hoe vaak en wanneer een melding moet worden gemaakt.

In 2019 zijn 198 deelcontroles uitgevoerd met de activiteit bouwen. In het Up2019 waren 580 deelcontroles gepland. In onderstaande grafiek zijn het resultaat en de planning weergegeven.

De geplande controles zijn niet gehaald. Dit wordt met name veroorzaakt door de vergunninghouders c.q de uitvoerder van de bouw. Er wordt niet gemeld conform de vergunning wanneer een nieuwe bouwfase start.

De controles worden niet op initiatief van de Toezichthouders uitgevoerd omdat veel capaciteit wordt opgeslokt door de vele klacht/meldingen en de aanschrijvingen.

Voor 2020 wordt geadviseerd om een duidelijke prioritering te volgen en ook de slapende vergunningen (waar nog nooit een melding over is ontvangen) te controleren (doelstelling 2020).

Naleefgedrag

Bij de 198 deelcontroles zijn tijdens 13 controles overtredingen geconstateerd. Het naleefgedrag komt hierdoor op 93%. Dit is zeer hoog. 8 overtredingen hadden betrekking op het bouwen in afwijking van de vergunning, 2 overtredingen hadden betrekking op de brandveiligheid. ________________________________________

3.3.8.b Strijdig planologisch gebruik bouwwerken

Meervoudige vergunningen waarbij ook de activiteit bouwen wordt aangevraagd worden integraal gecontroleerd. In 2019 zijn 11 deelcontroles uitgevoerd waarbij strijdigheid met het bestemmingsplan van toepassing was. In het UP 2019 is uitgegaan van 6 grote projecten.

De overige enkelvoudige aanvragen waarbij sprake is van artikel 2.12 eerste lid onder a 1 Wabo (binnenplanse afwijkingen) en onder a 2 (kruimelgevallen) worden niet actief gecontroleerd. Het betreft hier vaak de uitoefening van een beroep aan huis. In de risicoanalyse zijn deze activiteiten als laagste prioriteit ingeschaald.

________________________________________

3.3.8.c Slopen

Er kan sprake zijn van een sloopmelding of een sloopvergunning. Het onderdeel slopen in een vergunning komt vrijwel alleen voor in combinatie met een monument (in 2019 12 keer). Hier gaat het dus met name om controles van de afgegeven sloopmeldingen ingevolge het Bouwbesluit 2012. De sloopmeldingen worden niet actief gecontroleerd, uitgezonderd illegale sloop op basis van een klacht/melding. Ingekomen startmeldingen en asbestvrijverklaringen worden administratief verwerkt. In 2019 zijn 6 initiële controles uitgevoerd en 105 sloopmeldingen administratief verwerkt.

Het toezicht op sloop waarbij asbesthoudend materiaal vrijkomt, behoort tot de basistaken van de RUDZL. De RUDZL beschikt over medewerkers die gecertificeerd zijn om tijdens de sloop waarbij asbest vrijkomt, de locatie te mogen betreden. De gemeente beschikt niet over dergelijke gecertificeerde medewerkers. In het werkprogramma met de RUDZL is hiervoor capaciteit gereserveerd.

In 2019 zijn 3 verdachte zaken met betrekking tot het verwijderen van asbest door de RUDZL behandeld.

________________________________________

3.3.8.d. Uitvoeren van een werk/aanleg

Deze activiteit komt voort uit de bepalingen van het bestemmingsplan. Vaak is deze activiteit noodzakelijk samen met andere activiteiten, zoals kappen van bomen of maken van een uitweg en maakt dan deel uit van een meervoudige vergunning. Bij de bouwcontroles is deze activiteit integraal meegenomen.

________________________________________

3.3.8.e Monumenten

Binnen de gemeente is een groot aantal rijksmonumenten en beeldbepalende panden aanwezig. Deze activiteit maakt vaak onderdeel uit van een meervoudige vergunning en wordt zodoende altijd integraal meegenomen tijdens een controle. Ook sloopactiviteiten bij monumenten vallen hieronder.

Activiteiten ten aanzien van monumenten staan bovenaan in de risicoanalyse en hebben de hoogste prioriteit. Deze vergunningen en/of sloopmeldingen worden actief gecontroleerd, ook indien geen meldingen door de vergunninghouder worden ingediend. Zo nodig worden de controles uitgevoerd samen met een in- of externe specialist op dit gebied.

In het UP2019 is opgenomen dat bij 28 omgevingsvergunningen met de activiteit monumenten gecontroleerd zullen worden.

In 2019 is een aparte filtermap geïnstalleerd om de verleende en eventueel in uitvoering zijnde monumentenvergunningen snel zichtbaar te maken. Momenteel zijn 29 locatie vergunningen actief. Hiervan zijn er in 2019 13 gecontroleerd als gevolg van de extra capaciteit. Uit de controles kan worden geconcludeerd dat de activiteiten minimaal zijn. In de tweede helft van 2019 zijn geen controles meer uitgevoerd vanwege capaciteitsgebrek. Medio 2019 is de extra capaciteit komen te vervallen.

Voor 2020 is het aan te bevelen om een actief controle programma op te zetten, zodat de activiteiten bij de monumenten nauwlettend in de gaten kunnen worden gehouden (doelstelling 2020).

________________________________________

3.3.8.f Brandveilig gebruik

Er kan sprake zijn van een melding of een vergunning brandveilig gebruik.

Als een nieuwe melding of vergunning wordt verleend vindt een opleveringscontrole plaats.

Indien de nieuwe melding of vergunning het gevolg is van een controle en sprake is van legalisatie, wordt Toezicht en Handhaving betrokken bij de toets op volledigheid. Controle achteraf vindt alleen nog plaats indien nog voorzieningen moeten worden getroffen.

In het UP2019 wordt verwacht dat 18 nieuwe zaken met de activiteit brandveilig gebruik gecontroleerd zullen worden. In totaal zijn 22 vergunnings- /meldingszaken brandveilig gebruik afgehandeld. Het betrof 21 wijzigingen van de bestaande situatie en één nieuwe locatie. Deze laatste moet nog worden gerealiseerd. 4 gebouwen zijn gecontroleerd. De overige zaken worden meegenomen in de periodieke controles.

________________________________________

3.3.8.g Milieu

Er kan sprake zijn van een melding Activiteitenbesluit of een vergunning. De activiteiten op het gebied van toezicht en handhaving voor de milieuvergunningen ligt bij de RUDZL. Dit geldt ook voor de oplevercontroles.

Ten aanzien van de meeste meldingen behoren de taken omtrent de meldingen tot de thuistaken. De controles van nieuwe meldingen van nieuwe inrichtingen, worden behandeld als eerste periodieke controle. In 2019 zijn 17 nieuwe inrichtingen opgericht. De meldingen van deze bedrijven worden na indiening gecontroleerd als eerste periodieke controle. In 2019 zijn echter géén eerste controles uitgevoerd. De reden hiervan is het gebrek aan tijd.

________________________________________

3.3.9 Zaaktype administratieve controle

Administratieve controles worden uitgevoerd naar aanleiding van documenten die ten aanzien van de inrichting of activiteiten worden ingediend en komen voor bij:

• -

  Sloopmeldingen: start sloop, asbestvrij verklaringen, stortbonnen. In het UP2019 worden 148 meldingen verwacht die administratief verwerkt moeten worden. Het resultaat betreft 105 administratieve controles;

• -

  Milieu-inrichtingen, bonnen van keuringen, en andere administratieve wijzigingen. Jaarlijks gaat het hierbij om enkele tientallen wijzigingen. In 2019 zijn géén administratieve controles hieromtrent uitgevoerd.

Deze administratieve zaken worden verwerkt door de VTH Administratie.

Verder is in het Integraal Omgevingsbeleidsplan opgenomen dat het inrichtingenbestand actueel dient te blijven. Hiervoor wordt aangegeven dat om de vijf jaar een doorlichting van het Kamer van Koophandel (KvK)-bestand dient te worden uitgevoerd. Naar aanleiding van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2018 is de volgende doelstelling voor 2019 opgesteld

Bovenstaand onderzoek is gestart in 2018 en verder voortgezet in 2019. De kern Sint Geertruid is geheel onderzocht en er zijn geen nieuwe inrichtingen aangetroffen. Voor de kern Margraten is de basis gelegd en is een lijst gefilterd waar locatieonderzoek dient plaats te vinden.

Voor 2020 kan het onderzoek worden voortgezet in Margraten en kunnen de kernen Banholt, Mheer en Noorbeek worden opgepakt (Doelstelling 2020).

________________________________________

3.3.10 Zaaktype themacontrole

Themacontroles worden uitgevoerd naar aanleiding van specifieke thema’s die meestal landelijk worden vastgesteld. Zo zijn er in het verleden controles geweest met thema’s zoals:

• •

  Brandoverslag bij seriebouw met platte daken;

• •

  Plafonds in zwembaden;

• •

  Galerijflats.

In 2019 is naar aanleiding van het verzoek van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een inventarisatie uitgevoerd naar gebouwen met de meest risicovolle gevels ten aanzien van de brandveiligheid. Dit naar aanleiding van de brand in de Grenvell Tower te London.

In opdracht van het Ministerie is een onderzoek uitgevoerd naar de brandwerendheid van gevels.

Geconcludeerd kan worden dat binnen de gemeente geen hoge gebouwen aanwezig zijn die voor nader onderzoek in aanmerking komen, omdat de kritische vloerhoogte niet wordt bereikt. Verder onderzoek in dit kader is dan ook niet noodzakelijk. Het onderzoek is afgesloten.

________________________________________

3.3.11 Zaaktype inventariserende controle

Om adequaat te kunnen reageren op meldingen Activiteitenbesluit en zicht te houden op risicovolle bedrijven dient het bedrijveninformatiesysteem actueel te zijn. Hiertoe is in het Integraal Omgevingsbeleidsplan opgenomen dat er periodiek inventariserende controles worden uitgevoerd op de verschillende bedrijfsterreinen.

De controle van het bedrijventerrein is niet uitgevoerd in verband met een tekort aan capaciteit.

________________________________________

3.3.12 Zaaktype klacht/melding

Klacht/meldingen zijn reacties van derden op mogelijk illegale situaties op het gebied van VTH.

Elke klacht/melding wordt in behandeling genomen. Echter hierbij wordt gewerkt met een prioriteringssysteem. Zodoende worden zaken die een grote impact op de omgeving kunnen hebben direct opgepakt. Geconstateerd wordt dat de laatste jaren het aantal klacht/meldingen sterk is toegenomen.

In het UP2019 is uitgegaan van 100 reguliere en 25 mogelijke illegale bewoning.

Het resultaat is 173 reguliere en 22 mogelijke illegale bewoning. Een toename van 56%

Deze extra klachten leggen een grote druk op de capaciteit van Toezicht en Handhaving, waardoor andere taken niet uitgevoerd kunnen worden.

Een aparte groep vormen de klacht/meldingen met betrekking tot mogelijk illegale bewoning. Hiervoor is vaak extra onderzoek noodzakelijk en dat kan grote gevolgen hebben voor de betrokken bewoners. In het Integraal Omgevingsbeleidsplan wordt geen prioriteit gegeven aan het aspect mogelijk illegale bewoning. Op 5 december 2017 heeft het college, in het kader van de vaststelling van een bestemmingsplan voor een vakantiepark, echter besloten dat er toezicht moet worden uitgevoerd op “illegale bewoning”. Dit betekent dat ten aanzien van dit onderwerp vastgelegde afspraken c.q. beleid dient te worden opgesteld hoe het toezicht en de handhaving dient te worden aangepakt. Gelet op de mogelijke impact voor de overtreders (verlies van woongelegenheid) is de kans op bezwaar en beroep zeer groot. Gelet hierop is een duidelijk beleid hieromtrent van groot belang. Er van uitgaande dat eind 2018 het beleid inzake illegale bewoning is vastgesteld, worden in 2019 de openstaande zaken opgepakt en behandeld.

Er is echter geen beleid vastgesteld. Ondanks dit zijn toch 22 zaken omtrent illegale bewoning opgepakt en afgesloten hetgeen betekent dat een eventuele illegale situatie is opgeheven.

Verdeling van de klacht/meldingen

De meeste klachten hebben betrekking op mogelijk illegale bouw en/of gebruik.

Op de tweede plek staat het aantal klachten over geur. Van de 32 klachten hadden er 20 stuks betrekking op één agrarisch bedrijf in Margraten. Dit bedrijf valt onder de basistaken en de klacht is in behandeling bij de RUD.

Van de totaal 195 afgehandelde klachten hadden er 65 betrekking op bedrijvigheid.

Verder zijn in 2019 afspraken gemaakt (KPI) ten aanzien van het eerste contact met de melder. Dit is gesteld op 3 werkdagen. Om dit te monitoren zijn extra velden toegevoegd in Squit XO. Deze velden worden echter niet consequent ingevuld. In het kader van de kwaliteitsborging zal in 2020 hierop nader worden toegezien.

________________________________________

3.3.13 Zaaktype handhavingsverzoeken

Een handhavingsverzoek is een klacht/melding met een officieel karakter. Voor een handhavingsverzoek geldt een wettelijke behandelingstermijn van 8 weken die eenmalig verlengd kan worden.

Naar aanleiding van een handhavingsverzoek zal altijd een onderzoek plaatsvinden en dient een officieel besluit te worden genomen over het verzoek. Voor 2019 worden ca. 12 handhavingsverzoeken verwacht. Er zijn echter 26 handhavingsverzoeken ontvangen en 17 zaken afgehandeld. Dit is een toename van 40%. Gelet op de wettelijke termijnen legt dit veel druk op de beschikbare capaciteit.

Doelstelling 13 heeft betrekking op de registratie van het eerste contact met de indiener en doelstelling 14 heeft betrekking op het stroomlijnen van ingediende handhavingsverzoeken.

Ten aanzien van doelstelling 13 is een extra veld toegevoegd in Squit XO waarin dit kan worden ingevuld. Doelstelling 14 heeft betrekking op de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Dit is een van de onderwerpen die de werkgroep Processen in het plan van aanpak heeft opgenomen voor 2020.

________________________________________

3.3.14 Zaaktype ongewone voorvallen

Een ongewoon voorval is een gebeurtenis bij een bedrijf waarbij schade voor het milieu of de omgeving optreedt. Deze gebeurtenis is een gevolg van een ongewone situatie zoals bijvoorbeeld een brand of storing in het productieproces als gevolg van uitval van installaties.

In 2019 zijn drie ongewone voorvallen gemeld door het bedrijf EverZinc gelegen aan de Muggenweg te Eijsden. Dit bedrijf is een zogenaamd BRZO-bedrijf en valt onder het Besluit risico zware ongevallen. Het bevoegd gezag is Gedeputeerde Staten van Limburg. De ongewone voorvallen hadden betrekking op het vrijkomen van zinkoxiden als het gevolg van storingen. De voorvallen zijn zoals voorgeschreven gemeld bij het bevoegd gezag. Samen met het bedrijf is onderzoek gedaan naar het voorkomen van dergelijke situaties.

________________________________________

Alle zaken op het gebied van de APV en Bijzondere Wetten (onder andere Drank- en Horecawet, Wet op de kansspelen, Wet milieubeheer, Wet wapens en munitie, Wet kinderopvang) worden afgehandeld in het zaaksysteem Decos-Join.

In 2019 is een vaste medeweker het hele jaar afwezig geweest. Hierdoor was de werkdruk zeer hoog. Er heeft inhuur van extra capaciteit plaatsgevonden. De inhuur is enkel en alleen ingezet om achterstanden weg te werken en de klanten zo snel mogelijk te bedienen. Hierdoor is er weinig tot geen capaciteit geweest om de doelstellingen voor 2019 nader in te vullen.

In het Verbeterplan VTH+ zijn een aantal doelstellingen opgenomen met betrekking tot de werkzaamheden m.b.t de APV en Bijzondere Wetten.

Door de uitval van de vaste medewerker en het feit dat geen beslissingen zijn genomen om medewerkers in dienst te nemen, is het noodzakelijk geweest om de inhuur te continueren.

Er is onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheid om permanente of vergunningen voor een bepaalde tijd af te geven voor jaarlijks terugkerende evenementen zoals carnaval, kermissen, bronk e.d.. Hierdoor zouden een groot aantal evenementen niet elk jaar een vergunning nodig hebben. Het onderzoek bevindt zich in een afrondende fase en zal begin 2020 worden afgerond.

De doelstelling voor 2019 was met name gericht op het “in control” komen waarbij de werkvoorraden te overzien zijn. Dit is ook gelukt. Begin oktober 2019 waren alle achterstanden weggewerkt en is de focus gegaan naar de evenementen voor 2020. De meeste evenementen vinden plaats in het eerste half jaar. Vaak worden aanvragen pas op de laatste minuut ingediend waardoor de behandeling op de laatste minuut moet worden uitgevoerd. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen is voorgesteld om gedifferentieerde legestarieven op te nemen afhankelijk van het tijdstip van indienen van een aanvraag. Dit voorstel is door de Raad niet overgenomen. Het onderzoek ter voorkoming van piekmomenten zal in 2020 worden voortgezet (doelstelling 2020).

4.1 Evenementen

In 2019 is het ingezette traject met de EvenementAssistent voortgezet. Hierin zijn voor 2019 geen veranderingen te verwachten. Voor de evenementenorganisatoren die al eerder gebruik hebben gemaakt van dit systeem zal het melden of aanvragen van een evenement eenvoudiger gaan, aangezien gebruik kan worden gemaakt van de gegevens van eerdere aanvragen die nog in het systeem beschikbaar zijn.

Met het oog op de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet en de aanschaf van een regionaal nieuw zaakprogramma, is dit in de wachtrij gezet. Dit zal dan ook regionaal worden opgepakt in een breder kader. De Veiligheidsregio zal hier nadere aandacht voor vragen.

________________________________________

Een vast onderdeel bij de behandeling van aanvragen voor evenementen is overleg met de politie, brandweer en andere hulpdiensten. Hierbij is het van belang dat alle belangrijke aspecten de revue passeren. Een handig hulpmiddel hierbij is een checklijst.

Door de aandacht voor de werkvoorraden en het gebrek aan capaciteit is deze doelstelling niet gehaald. Deze doelstelling wordt doorgeschoven naar 2020 (doelstelling 2020).

________________________________________

Gebleken is dat bij de uitvoering van de werkzaamheden nog veel tijd nodig was voor de behandeling van de eenvoudige vaak terugkerende evenementen, de zogenaamde A-evenementen. Deze evenementen zijn meldingsplichtig en hiervoor gelden vaak dezelfde basisvoorschriften. Het doel was om een folder op te stellen waarin de standaardvoorschriften en adviezen zijn opgenomen. Deze folder wordt meegestuurd, met de bevestiging van het evenement.

De folder is niet gerealiseerd omdat hiervoor geen capaciteit voor beschikbaar was. Dit zal in 2020 verder worden opgepakt (doelstelling 2020).

________________________________________

In 2019 zijn drie controles uitgevoerd bij evenementen. Het betrof evenementen waarbij risicovolle constructies zoals tenten en podia aanwezig waren. Om de kosten te drukken werken organisaties vaak met geïmproviseerde middelen zoals een podium van palletkisten. De veiligheid komt hierdoor in het gedrang. Geconstateerde tekortkomingen zijn in onderling overleg nog voor de uitvoering van het evenement hersteld.

________________________________________

Verkeerszaken bij evenementen

Bij VTH worden die verkeerszaken behandeld die betrekking hebben op evenementen. Zo kan het noodzakelijk zijn om bepaalde wegen af te sluiten, omleidingen aan te leggen en parkeerverboden in te stellen. Deze zaken worden integraal meegenomen bij het behandelen van de aanvraag. Door toepassing van de EvenementAssistent en het proces van overleggen met de hulpdiensten wordt dit direct met betrokken instanties kortgesloten. Daarnaast heeft Arriva als openbaar vervoerder toegang tot de EvenementAssistent en kan zodoende ook het openbaar vervoer hierop aanpassen. Uiteraard zijn ook zij betrokken bij het overleg als het over specifieke evenementen gaat met grote gevolgen voor hun activiteiten. Om dit soepel te laten verlopen en geen aspecten te vergeten is een protocol hierbij een handig hulpmiddel.

________________________________________

4.2 Drank- en horecavergunningen

Om over een actueel vergunningenbestand te beschikken dient toezicht plaats te vinden. Dit kan worden uitgevoerd door controles ter plaatse of door het uitvoeren van administratieve controles. Voor deze laatste benadering is gekozen. Deze toets kan worden uitgevoerd door de klantadviseurs APV en Bijzondere Wetten. Vervolgens kan aan de hand van de resultaten worden bekeken of nader onderzoek van Toezicht en Handhaving noodzakelijk is.

Door de aandacht voor de werkvoorraden en het gebrek aan capaciteit is deze doelstelling niet gehaald. Deze doelstelling wordt doorgeschoven naar 2020 (doelstelling 2020).

________________________________________

4.3 Stookontheffingen

Ingevolge de Wet milieubeheer is het verboden om afval te verbranden zonder speciale ontheffing. De gemeente Eijsden-Margraten heeft in 2012 een Verordening vastgesteld waarin dit verbod kan worden opgeheven voor het verbranden van snoeiafval en eenmalige vreugdevuren. Hiervoor dient de initiatiefnemer een ontheffing aan te vragen die onder voorwaarden kan worden verleend. Het aantal aanvragen voor ontheffingen in 2019 waren 35 stuks.

De Wet milieubeheer geeft echter aan dat een dergelijke ontheffing pas in werking treedt na afloop van de bezwaartermijn. Dit betekent dat minimaal 6 weken voordat het afval verbrand mag worden, de ontheffing is gepubliceerd. Door de stookontheffingen binnen een termijn van 5 dagen af te handelen KPI) en te publiceren wordt voorkomen dat de geplande activiteit geen doorgang kan vinden.

Van de 35 ingediende aanvragen zijn er slechts enkele binnen de termijn van 5 werkdagen afgehandeld. Door de hoge werkdruk is de aandacht voor deze termijn ondergesneeuwd. In 2020 dient nader aandacht te worden geschonken aan deze KPI (Doelstelling 2020).

________________________________________

4.4 Reclamebeleid

In 2014 is het Reclamebeleid Eijsden-Margraten vastgesteld. In de praktijk ontstaan met name op het gebied van de lokale en regionale reclame vaak knelpunten. Bedrijven die de regionale reclame van evenementen verzorgen claimen hierbij al in het voorjaar de reclamemogelijkheden waardoor voor de reclame van lokale evenementen geen plaats meer is. Om dergelijke knelpunten op te lossen is de noodzaak aanwezig om het Reclamebeleid opnieuw tegen het licht te houden.

Door de aandacht voor de werkvoorraden en het gebrek aan capaciteit is deze doelstelling niet gehaald. Deze doelstelling wordt doorgeschoven naar 2020 (doelstelling 2020).

________________________________________

4.5 Kinderopvang

In het kader van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen heeft de gemeente een taak in het kader van de volledigheidstoets van nieuwe meldingen van locaties en de handhaving.

De GGD bepaalt de goedkeuring van de locaties en voert het toezicht op de locatie uit.

Nieuwe meldingen worden na goedkeuring door de GGD in het landelijk register Kinderopvang geregistreerd. In 2019 zijn 46 zaken rondom kinderopvang, gastouders, peuterspeelzalen behandeld.

Indien overtredingen worden geconstateerd door de GGD, heeft de gemeente de taak handhavend op te treden. In 2019 is dit niet voorgekomen.

5.1 Juridische zaken

Binnen het taakveld VTH worden alle juridische zaken die betrekking hebben op de activiteiten op het gebied van de Wabo, APV en Bijzondere Wetten behandeld door de eigen juridische medewerkers.

In het kader van de wettelijke bezwaarprocedure worden zaken behandeld door de Intergemeentelijke Adviescommissie Bezwaarschriften. De planning van deze commissie en het opmaken van verslagen worden geregeld door de Afdeling Algemeen Juridische Zaken. Omdat dit een cruciale factor is binnen het proces zijn werkafspraken opgesteld, zodat alle besluiten binnen de wettelijke termijn worden genomen.

In de onderstaande grafieken zijn de resultaten van 2019 van de hoofdzaaktypen op het gebied van juridische zaken weergegeven ten opzichte van het UP2019. Daarnaast zijn ook de aantallen opgenomen in het UP2020 weergegeven. Gelet op het feit dat de procedures vaak vele jaren kunnen duren is hierbij uitgegaan van de zaken die in 2019 zijn afgerond.

Uitschieters op het gebied van handhaving in 2019 ten opzichte van het UP 2019 zijn het grote aantal bezwaarschriften en verzoeken om handhaving. Daarentegen zijn in 2019 geen zaken aan de orde geweest met betrekking tot bestuursrechtelijke maatregelen. Dit is mede een gevolg van de extra aandacht op het gebied van mediation, waarbij uiteindelijk de inzet van dit traject niet noodzakelijk was. Voor het UP2020 is het aantal verzoeken om handhaving flink verhoogd, gelet op de aantallen die in 2019 zijn gestart.

Op het gebied van vergunningen is een grote afwijking te zien op in het aantal bezwaarschriften. Daarnaast was het streven om de juridische medewerker sneller te betrekken bij complexe vergunningaanvragen en bij de processen. Echter dit is niet haalbaar geweest. omdat de capaciteit is gehalveerd in de loop van het jaar. De betreffende medewerker heeft taken moeten verrichten voor een ander bedrijfsonderdeel. In de loop van 2020 eindigen deze taken en is de medewerker weer vol beschikbaar voor VTH+.

________________________________________

5.2 Voorlichting en communicatie

In het kader van de dienstverlening is voorlichting en communicatie een belangrijk instrument.

Wat gaan we doen? En wat hebben we gedaan? Wat heeft prioriteit? Vragen die burgers zich stellen. In 2019 is het jaarverslag 2018 gepubliceerd. In verband met het verbetertraject en de prioriteit om “in control” te komen is in 2019 nog geen definitief Uitvoeringsplan 2020 is vastgesteld. Het concept UP2020 was in november 2019 gereed.

________________________________________

5.3 Beleid

In het UP2019 is vermeld dat bij het toepassen van de “bestuurlijke boete” aanpassing van het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH 2017-2021 noodzakelijk zal zijn. De “bestuurlijke boete” is echter nog niet toegepast (zie 3.3.6). Dit betekent dat het Integraal Omgevingsbeleidsplan VTH 2017-2021 in 2019 niet is aangepast.

Juni 2019 is ter verhoging van het veiligheidsniveau op bouw- en slooplocaties besloten de landelijke richtlijn Bouw- en Sloopveiligheid vast te stellen.

Naar aanleiding van een dodelijk ongeval in Den Haag in 2016 heeft de Onderzoeksraad voor de Veiligheid aanbevolen om tot een verbeterd veiligheidsniveau op bouwplaatsen te komen. Hierop hebben gemeenten en Rijk samen met de bouwsector de landelijke richtlijn Bouw- en Sloopveiligheid opgesteld. Middels een brief van 9 april 2019 heeft de VNG ons geadviseerd om de landelijke richtlijn Bouw- en Sloopveiligheid als lokaal beleid vast te stellen, zodat de toepassing hiervan is geborgd.

Na de vaststelling is de risico-analyse toegevoegd aan de toetsing voor de sloopmeldingen en de bouwbesluittoets.

Evaluatie als bedoeld in artikel 7.7, tweede lid.

De evaluatie van het Integraal Omgevingsbeleidsplan naar aanleiding van de activiteiten in 2019 geeft geen aanleiding om het Omgevingsbeleidsplan te wijzigen. De uitvoering van de activiteiten, c.q. doelstellingen in 2019 hebben bijgedragen aan de missie van de gemeente en dragen bij aan een duurzame en veilige leefomgeving waarin burgers en bedrijven goed kunnen wonen, werken en leven.

________________________________________

5.4 Verbeterplan VTH+

De manier van werken en de resultaten die werden geboekt binnen het team VTH waren onder de maat. Vandaar dat er begin 2019 een kwartiermaker VTH is gestart. Deze heeft een Verbeterplan VTH opgeleverd op basis waarvan er een Plan van Aanpak VTH 2019 is opgesteld. Hierin is aangegeven welke stappen het team VTH zou moeten zetten om tot betere prestaties te komen die leiden tot tevreden klanten, medewerkers en bestuurders. De uitvoering van het Verbeterplan kan worden gezien als een pilot voor de nieuwe filosofie waarin vitaliteit, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en wendbaarheid centraal staan. De uitvoering van het Verbeterplan kent een doorlooptijd van anderhalf jaar. Met de uitvoering daarvan is gestart op 1 juli 2019. Het Verbeterplan is opgesplitst in een drietal fasen. Fase I heeft als prioriteit om de basis op orde te hebben en “in control” te zijn. Werkvoorraden dienen handelbaar en overzichtelijk te zijn. In het Plan van Aanpak 2019 zijn concrete doelstellingen voor de tweede helft van 2019 opgenomen. Deze doelstellingen zijn in dit Jaarverslag opgenomen. In de voorgaande paragrafen is al een aantal van deze doelstellingen vermeld bij de bijbehorende thema’s.

Een aantal van de doelstellingen is van algemene aard en zullen hieronder worden besproken:

De legestarieven worden jaarlijks samen met de begroting behandeld in de raadsvergadering van november. Dit betekent dat in september de laatste collegevergadering is waarbij stukken van de begroting dienen te worden behandeld. Gelet op de vertraagde start van het Verbeterplan door het uitblijven van beslissingen is het niet meer mogelijk gebleken om een goed voorstel te kunnen aanleveren. Verder zal ingevolge de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw in 2020 een geheel nieuwe legestarievenlijst moeten worden samengesteld. Deze zal voor de zomer 2020 gereed moeten zijn gelet op de begrotingscyclus.

Het Uitvoeringsplan 2020 was in november 2019 als concept gereed. Het is een discussieonderwerp op management-/directieniveau. Er dienen o.a. beslissingen te worden genomen over de benodigde capaciteit voor de implementatie van de Omgevingswet, de voortzetting van het verbetertraject en de inhuur van capaciteit. Het uitstellen van een besluit hierover betekent wel dat het UP2020 kan worden aangepast aan de hand van de resultaten van 2019 waardoor een betere planning voor 2020 mogelijk is.

Door het uitblijven van beslissingen is ook het PvA voor de tweede fase van het Verbeterplan nog niet gereed.

Fase II heeft als prioriteit ”het verbeteren van het bestaande”. Begin 2020 zijn werkgroepen gevormd die gaan werken aan de processen, opleidingen, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking.

Fase III, voor de tweede helft van 2020, heeft als prioriteit “innoveren en vernieuwen”. De inhoudelijke vorm van dit traject zal afhangen van de ontwikkelingen met betrekking tot de Omgevingswet en de Wet private kwaliteitsborging in de bouw. De minister Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft namelijk aangegeven dat zij in juli 2020 zal aangeven of de nieuwe wetten op 1 januari 2021 zullen worden ingevoerd. Inmiddels is bekend dat de datum van 1 januari 2021 niet haalbaar blijkt. Een nieuwe datum is nog niet genoemd.

Om de voortgang van het verbetertraject te bewaken is een stuurgroep geïnstalleerd die maandelijks over de voortgang is geïnformeerd.

In het Uitvoeringsprogramma 2019 is de planning weergegeven die gebaseerd is op het aantal zaken die in het eerste trimester van 2018 zijn ingekomen c.q. behandeld bij het team Vergunningen. Om de benodigde capaciteit te bepalen zijn vervolgens kengetallen toegepast. Deze kengetallen zijn gebaseerd op landelijke gegevens en bijgesteld op eigen ervaringen. Zodoende is naast het aantal te verwachten zaken de benodigde capaciteit berekend in uren voor 2019. De uit te voeren controles zijn een afgeleide van het aantal zaken bij Vergunningen.

Daarnaast is de beschikbare capaciteit berekend aan de hand van het aantal fte dat aanwezig zal zijn. Hierbij wordt uitgegaan van een netto productiviteit van 1401 uur per fte.

Nu het jaar voorbij is, kan getoetst worden of de geplande zaken al dan niet zijn uitgevoerd en wat de werkelijke beschikbare capaciteit was om deze werkzaamheden uit te voeren.

Deze uitwerking is terug te vinden in de bijlagen 1 en 2 voor respectievelijk Vergunningen en Toezicht & Handhaving. Om de leesbaarheid te vergroten zullen hieronder afgeronde getallen worden gebruikt.

Vergunningen.

Aan de hand van het UP2019 is geconstateerd dat in 2019 voor de behandeling van vergunningszaken, een capaciteitstekort zal optreden van 0,9 fte. Dit capaciteitstekort wordt teruggebracht tot een minimum door het samenvoegen van RO met VTH. Echter omdat deze veranderingsontwikkelingen extra capaciteit vragen is bij het vaststellen van het UP2019 besloten extra capaciteit van 0,5 fte beschikbaar te stellen.

Gedurende het jaar is een grote uitval geweest van bij de vier vergunningverleners als gevolg van ziekte. Deze ziekte-uitval bedroeg (4310-2502) 1808 uren. Daarnaast is de juridisch medewerker voor 50% (700 uren) werkzaam geweest voor de griffie. Deze tekorten zijn ingevuld door tijdelijke medewerkers in dienst te nemen.

Ten opzichte van de geplande werkzaamheden van 19.800 uren is het resultaat in de uitvoering 21.300 uren. Een verschil van 1.500 uren extra werk. Dit is een gevolg van het behandelen van extra zaken om “in control” te komen.

Ten opzichte van de geplande capaciteit van 14.500 uren is de werkelijk beschikbaar capaciteit 19.700 uren. Oftewel een extra inzet van 5.200 uren, zijnde 3,7 fte. Dit is een gevolg van de extra inzet van RO medewerkers en inhuur extra capaciteit in verband met het uitvoering van fase I van het Verbeterplan VTH+.

De beschikbare capaciteit van 19.700 uren is in evenwicht met de geplande werkzaamheden van 19.800 uur. Ten opzichte van de uitgevoerde werkzaamheden 21.300 uren is er feitelijk sprake geweest van een tekort van 1.500 uren oftewel 1 fte extra werk. Met andere woorden met de beschikbare capaciteit is voor 1 fte extra werk verzet.

Toezicht en Handhaving

Aan de hand van het UP 2019 is geconstateerd dat in 2019 bij Toezicht en Handhaving een capaciteitstekort zal optreden van 0,7 fte. Daarnaast is sprake van een kwalitatief capaciteitstekort van 0,3 fte. Bij het vaststellen van het UP2019 is derhalve besloten extra capaciteit van 1 fte beschikbaar te stellen.

De werkzaamheden in het UP2019 waren begroot op 7.000 uren met een geplande capaciteit van 7.400 uren. Het resultaat van de uitgevoerde activiteiten bedraagt 5.700 uren met een werkelijke beschikbare capaciteit van 6.800 uren.

Het blijkt dat het UP2019 en de werkelijke beschikbare capaciteit vrijwel in evenwicht zijn. De geplande activiteiten van het UP 2019 zouden kunnen worden uitgevoerd. Dit is echter niet het geval. Er zijn 5.700 uren uitgevoerd terwijl de beschikbare capaciteit 6.800 uren bedroeg. Dit is een negatief verschil van 1.100 uren. Dit verschil is als volgt te verklaren:

• -

  Per 1 januari 2019 zijn een tweetal extra medewerkers begonnen met geen of weinig ervaring op het gebied van toezicht en handhaving. Hierdoor is de volledige beschikbare capaciteit niet tot volledige inzet gekomen.

• -

  Er is een grote toename van klacht/meldingen en deze vragen extra capaciteit;

• -

  Er is een grote toename van verzoeken om handhaving en bezwaarschriften die juridische capaciteit vragen. Hierdoor is minder tijd beschikbaar voor de juridische begeleiding bij klacht/meldingen en kan niet worden voldaan aan de kengetallen.

• -

  De extra beschikbare capaciteit om tijd vrij te maken om het kwalitatief capaciteitstekort op te heffen is niet beschikbaar geweest. Hierdoor is de ontwikkeling niet positief veranderd.

Gelet op de toekomstige wettelijke ontwikkelingen zal in 2020 een verandering in de samenstelling van het team Toezicht en Handhaving nodig zijn. Hiertoe is begin 2020 al een nieuwe juridisch medewerker aangenomen.

Doelstellingen die in 2019 zijn gehaald zijn gemarkeerd als

Doelstellingen die in 2019 niet zijn gehaald zijn gemarkeerd als

Doelstellingen die in 2019 niet zijn uitgevoerd a.g.v. interne ontwikkelingen c.q. het verbeterplan zijn gemarkeerd als

Doelstellingen die in 2019 niet zijn gehaald, buiten de schuld van VTH zijn gemarkeerd als

Doelstellingen UP2019

Extra doelstellingen uit jaarverslag 2018

Doelstellingen Verbeterplan VTH+