Controleverordening gemeente Eindhoven

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant:

een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

De leidinggevenden van het accountantskantoor en de controleleiders dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

b. accountantscontrole:

de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• 1.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• 2.

  het rechtmatig totstandkomen van de baten en lasten en balansmutaties;

• 3.

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

• 4.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• 5.

  onrechtmatigheden in de jaarrekening: waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur

worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;

c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

het overeenstemmen van het totstandkomen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

d. jaarrekening:

de concernrekening (gemeenterekening) inclusief de (dienst)rekeningen van de gemeentelijke vakdiensten en de afzonderlijke administraties;

e. jaarrekeningrapport:

de accountantsverklaringen en accountantsverslagen (rapporten van bevindingen) bij de dienstrekeningen, de afzonderlijke administraties en de gemeenterekening.

a. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

b. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountants­controle voor.

c. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen vast. In het Programma van Eisen worden voor de jaarlijkse accountants­controle tenminste opgenomen:

• 1.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• 2.

  de inrichtingseisen voor het jaarrekeningrapport;

• 3.

  de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• 4.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporte­ring;

• 5.

  de uit te voeren deelverklaringen;

• 6.

  de vormgeving aan de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke onder­steuning:

• 7.

  de totstandkoming van het dienstverleningsplan.

d. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecrite­rium de bijbehorende weging vast.

a. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

b. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

c. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

d. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met het jaarrekeningrapport op een zodanig tijdstip aan de raad, dat de jaarrekening uiterlijk vóór 1 juli van het jaar volgend op het jaar, waarop de jaarrekening betrekking heeft door de raad kan worden behandeld.

e. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

a. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbijbehorende werkzaamheden.

b. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

c. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de stadscontroller en het hoofd Financieel Economisch Beleid van de Concernstaf.

a. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

b. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

c. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

a. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voorzover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

b. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

c. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

a. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

b. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de stadscontroller en het hoofd Financieel Economisch Beleid van de Concernstaf dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

c. Het rekeningsrapport wordt voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

d. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het rekeningsrapport met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.