Verordening ambtelijke bijstand

Geldend van 19-04-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven maakt bekend dat de raad van de gemeente Eindhoven;

gelet op het bepaalde in artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

gelet op het feit dat de raad op 7 oktober 2002 de Regeling informatie, advies en ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad heeft vastgesteld;

dat de bestaande praktijk en de model verordening van de VNG aanleiding geeft om de regeling op onderdelen te wijzigen;

tijdens de raadsvergadering van 9 april 2019 onder gelijktijdige intrekking van de Regeling informatie, advies, en ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad van 7 oktober 2002 heeft vastgesteld de navolgende:

Verordening ambtelijke bijstand

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

- Ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

- Ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

- Document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

- Portefeuillehouder: het lid van het college waaraan blijkens het collegebesluit inzake portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging binnen het college de aangelegenheid waarover een beslissing moet worden genomen meer in het bijzonder is toevertrouwd.

Artikel 2. Verzoek om informatie

  • 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de Gemeentewet is opgelegd.

  • 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

  • 2. De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder in willigen.

  • 3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

    • a.

      naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of;

    • b.

      dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

  • 4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

  • 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

  • 1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

  • 2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6. Intrekking oude verordening

De Regeling informatie, advies en ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad (2002) wordt ingetrokken.

Artikel 7. Inwerkingtredingen citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking ervan.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand.

Ondertekening

Eindhoven,

Het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven,

,burgemeester

,secretaris

Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen. Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand.

De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in veel gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

In de praktijk richt de griffier zich in de regel tot de bestuursadviseur van de portefeuillehouder. In het merendeel van de verzoeken om ambtelijke ondersteuning is er geen weigeringsgrond aan de orde. In deze gevallen organiseert de bestuursadviseur de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1.Begripsbepalingen

Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag van het college valt op grond van artikel 160 van de wet, en de medewerkers van de griffie, die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet).

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. In het eerste lid is voor de goede orde toegevoegd dat het uitsluitend gaat om documenten waarop geen geheimhouding rust. De griffier moet immers zelf een opgelegde geheimhouding in acht nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de griffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt vervolgens de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de griffier en via de secretaris gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3.Verzoek om ambtelijke bijstand

Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de griffier met de secretaris over de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beslissen of één van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet (vierde lid). Het vijfde lid regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester ook hier een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken ambtelijke bijstand

In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat hem op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.