Controleverordening 2019 gemeente Eindhoven

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. accountant:

een door de raad benoemde accountantsorganisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

2. accountantscontrole:

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten;

4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

5. onrechtmatigheden in de jaarrekening:

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

6. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

3. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

4. deelverantwoording:

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De raad, of een door de raad benoemde commissie, stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen vast. In het Programma van Eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

1. de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties bij de controle van de jaarrekening;

2. de inrichtingseisen voor hetverslag van bevindingen;

3. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij behorende toe te passen omvangbases, goedkeuringstoleranties en rapportagetoleranties;

de vormgeving aan de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning;

de totstandkoming van het dienstverleningsplan.

4. De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad (of een door de raad benoemde commissie)voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met het jaarrekeningrapport op een zodanig tijdstip aan de raad, dat de jaarrekening uiterlijk vóór 1 juli van het jaar volgend op het jaar, waarop de jaarrekening betrekking heeft door de raad kan worden behandeld.

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de portefeuillehouder financiën, en een ambtelijke vertegenwoordiging waaronder in ieder geval de financieel verantwoordelijk directieraad-lid en het sectorhoofd Control.

Artikel 5. Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen (voor zover deze niet onder de jaarrekeningcontrole vallen) bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die (kunnen) leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan in ieder geval het financieel verantwoordelijke directieraad-lid en het sectorhoofd Control.

3. Het (concept-)verslag van bevindingen en de (concept-) controleverklaring wordt voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt overige rapportages met het college, voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.

5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het (concept) verslag van bevindingenmet (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Met het inwerking treden van deze verordening wordt de verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Eindhoven, vastgesteld op 3 november 2003, ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2020, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening vanaf het verslagjaar 2019.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening 2019 gemeente Eindhoven”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 26 november 2019