Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen

Ondertekening

Toelichting bij het Reglement BRP Emmen

Algemeen

Op grond van de Wet Basisregistratie personen (Wet BRP) op die in werking is getreden op 6 januari 2014 heeft de gemeenteraad van Emmen een verordening voor gegevensverstrekking uit de BRP vastgesteld. Deze verordening regelt de verstrekking aan organen van de gemeente Emmen en aan derden. De raad heeft in de verordening vastgelegd dat het college deze verstrekkingen nader bepaalt.

Het college regelt in het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen Emmen de voorwaarden en wijze van verstrekking van gegevens uit de basisregistratie aan organen van de gemeente en aan categorieën van derden.

Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.

Het reglement is verdeeld in hoofdstukken. Naast de algemene bepalingen (hoofdstuk 1) wordt ingegaan op de verstrekking aan organen van de gemeente (hoofdstuk 2) en de verstrekking aan derden (hoofdstuk 3). Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 een aantal voorwaarden geregeld die algemeen geldend zijn. Hoofdstuk 5 bevat de slotbepalingen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

De belangrijkste begrippen uit dit reglement worden verklaard. Een aantal begrippen zijn integraal overgenomen uit artikel 1 van de Wet basisregistratie personen (BRP).

Artikel 2 Verstrekkingen aan organen van de gemeente

De systematische verstrekking van gegevens aan organen van de gemeente, voorheen binnengemeente-lijke afnemers genoemd, wordt geheel overgelaten aan de gemeente zelf, binnen de kaders van de Wet BRP (artikel 3.8). Onder organen van de gemeente worden in dit kader ook verstaan de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. Diverse samenwerkingsverbanden zijn mogelijk. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn dit: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan of een centrumgemeente.

Op basis van de bestaande afspraken worden in bijlage 1 bij dit reglement de organen van de gemeente genoemd aan wie gegevens worden verstrekt. Daarbij wordt aangegeven welke gegevens het betreft, voor welke doel die gegevens verstrekt worden en op welke wijze dat plaatsvindt.

Artikel 3 Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Voorwaarde is dat er met de betreffende afdeling een ‘convenant inzage BRP’ is gesloten en dat betrokkene een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 4 Authentieke gegevens en verplicht gebruik

Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.

Artikel 5 Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.

Artikel 6 Verstrekking aan derden

Hoewel de gegevens in de basisregistratie in de eerste plaats bestemd zijn voor overheidsorganen, kunnen in bepaalde gevallen ook gegevens aan derden worden verstrekt. Als een derde werkzaamheden verricht met een gewichtig maatschappelijk belang en voor die werkzaamheden gegevens uit de basisregistratie nodig heeft, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt. De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. Dit reglement voorziet in de aanwijzing van deze derden. Daarmee voldoet de gemeente Emmen aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP.

Maatschappelijk belang en categorieën van derden

Wanneer de wetgever niet heeft voorzien in het aanwijzen van lokale derden, is het college bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang aan te wijzen en categorieën van derden te bepalen die deze werkzaamheden uitvoeren. Door het bepalen van categorieën wordt voorkomen dat een te limitatieve opsomming bepaalde derden uitsluit. Hierdoor is het artikel meer gericht op mogelijke toekomstige aanpassingen van de derden aan wie gegevens kunnen worden verstrekt in het licht van zich wijzigende maatschappelijke behoeften. Dat alles natuurlijk met behoud van een goede bescherming van de persoonlijke levenssfeer als essentiële randvoorwaarde.

Het bepalen van de categorieën is gebaseerd op:

a. artikel 3.9 van de Wet BRP;

b. voortzetting van de bestaande afspraken zoals vastgelegd in het vorige reglement;

c. het advies van de adviescommissie Identiteiten en Producten van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken, vastgelegd in het ‘Schema schriftelijke gegevensverstrekking BRP 2017’.

Uitzonderingen

Alleen over inwoners van de gemeente Emmen mogen gegevens worden verstrekt aan deze derden. Gegevensverstrekking aan derden vindt niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad. Voorts worden aan derden nooit gegevens verstrekt als de ingeschrevene om geheimhouding heeft verzocht, tenzij hij daarvoor toestemming geeft.

Bijlage

In de bijlage bij dit artikel wordt een opsomming gegeven van de categorieën derden, welke gegevens zij mogen krijgen en op welke wijze die gegevens verstrekt kunnen worden. Als categorieën van derden overeenkomstig artikel 6 lid 1 van het Reglement BRP Emmen zijn aangewezen:

• •

  Organisaties met een maatschappelijke, filantropisch of ideëel doel; Denk hierbij aan: Fondsverwervende organisaties, ouderenorganisaties.

• •

  Organisaties die op basis van een samenwerkingsverband of –overeenkomst taken uitvoeren, met een publiekrechtelijk doel, ten dienste van de publiekrechtelijke taken of in opdracht van de gemeente Emmen; Denk hierbij aan: Woningbouwcorporaties, Area reiniging,

• •

  Zorg- en welzijnsorganisaties Denk hierbij aan: Instellingen of organisaties ten behoeve van maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, migrantenorganisaties (bijv. Stichting vluchtelingenwerk).

Artikel 7 Beperking van de verstrekking van gegevens aan derden

Op grond van de Wet BRP is bepaald dat burgers het recht hebben om “verstrekkingsbeperking” (artikel 3.21 wet BRP) aan te vragen. De burger heeft het recht om in de door de wet aangewezen gevallen, geen verstrekking van zijn gegevens aan derden te laten plaatsvinden. Vaak gaat het hier om het adres van betrokkene.

De verstrekking aan overheidsorganen kan niet worden tegengegaan. Het doel van de BRP is namelijk het verstrekken van persoonsgegevens aan overheidsorganen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Het voorkomen van verstrekking zou deze doelstelling teniet doen.

In bepaalde gevallen moet de gemeente een belangenafweging maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene. Het gaat dan om een verstrekking aan een derde die uit hoofde van ambt of beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden is belast, of aan een derde aan wie de gegevens moeten worden verstrekt omdat dat is voorgeschreven in een algemeen verbindend voorschrift. Deze belangenafweging is procedureel vastgelegd in het Handboek Beveiliging Burgerzaken (hoofdstuk Privacy).

Artikel 8 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van de klant en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Zo nodig kan een controle met het Convenant Inzage BRP duidelijkheid bieden. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).

Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.

Artikel 9 Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarom al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Artikel 10 Aantekeningen

Bij verstrekkingen aan organen van de gemeenten en aan derden moet rekening worden gehouden met aantekeningen die de ingeschrevene op zijn persoonsgegevens heeft staan (art. 3.10 Wet BRP), om te zorgen dat de ontvanger zorgvuldig kan omgaan met de gegevens.

Het gaat hier over de aantekening:

a. dat een gegeven onjuist is of strijdig met de Nederlandse openbare orde;

b. dat een gegeven in onderzoek is geplaatst;

c. dat de betrokkene geen ingezetene (meer) is;

d. betreffende een beperking van de verstrekking aan derden (zie artikel 7 van dit reglement).

Artikel 11 Beveiliging

Door in dit artikel een verwijzing naar het Besluit BRP en het Handboek Beveiliging Burgerzaken op te nemen, wordt verzekerd dat bij het verstrekken van gegevens acht wordt geslagen op de voorschriften ten aanzien van de beveiliging daarvan.

De hier bedoelde maatregelen omvatten ten minste:

a. maatregelen gericht op personen die werkzaam zijn voor de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

b. maatregelen gericht op de toegang tot gebouwen en ruimten waar in de basisregistratie opgenomen gegevens aanwezig zijn;

c. maatregelen gericht op een deugdelijke werking en beveiliging van de apparatuur en programmatuur;

d. maatregelen voor het geval de geheimhouding of integriteit van in de basisregistratie opgenomen gegevens is geschaad;

e. maatregelen bij calamiteiten.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

Het college beslist in onvoorziene gevallen. In die situaties dat het reglement geen duidelijkheid biedt of aan een verzoeker gegevens uit de basisregistratie mogen worden verstrekt, zal de privacybeheerder BRP, die voor uitvoering van het reglement zorg draagt, een besluit vragen van het college als verantwoordelijke voor het beheer en de bijhouding van de basisregistratie.

Artikel 13 Wijzigingen

Dit reglement kan slechts worden gewijzigd door de beheerder. Deze bepaling is nodig om te voorkomen dat door anderen dan de beheerder van de basisregistratie wijzigingen in het reglement worden aangebracht waardoor er oncontroleerbaar verschil ontstaat met de autorisaties zoals door de beheerder verleend.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

Het reglement treedt op dezelfde dag in werking als de verordening waar hij uit voortvloeit. Bij een wijziging treedt het reglement in werking op de dag van het besluit van burgemeester en wethouders.