Beleidsregels op basis van de Algemene Subsidieverordening 2010

1. Ten aanzien van de egalisatiereserve

Gesubsidieerde instellingen zijn gehouden een egalisatiereserve te vormen om schommelingen in de exploitatie op te kunnen vangen. Reservevorming is toegestaan tot een maximum van 10 procent van de subsidie van het desbetreffende subsidiejaar verhoogd met de met gesubsidieerde activiteiten samenhangende inkomsten. De reservering wordt besteed binnen de doelstellingen van de instelling en uitsluitend voor direct met de gesubsidieerde producten samenhangende uitgaven.

De reserve wordt gevormd uit voordelige exploitatieresultaten. Nadelige exploitatieresultaten worden ten laste gebracht van de reserve.

Bij de inkomsten die samenhangen met de gesubsidieerde producten, moet gedacht worden aan b.v.: verhuuropbrengsten; deelnemersbijdragen; incidentele of structurele subsidies van derden; sponsorbijdragen. Deze inkomsten zijn direct gerelateerd aan de gesubsidieerde producten en ook als zodanig zichtbaar in de financiële verantwoording van de instelling.

Berekening 10 procent maximum

De berekening van “10 procent van de subsidie van het desbetreffende subsidiejaar verhoogd met de met gesubsidieerde activiteiten samenhangende inkomsten” werkt als volgt:

Gemeentelijk verleend subsidiebedrag jaar x A

Met de gesubsidieerde producten samenhangende inkomsten. B

Totaal C

Maximaal toegestane reserve in jaar x = 10 % van C (A plus B)

Voor de duidelijkheid voegen wij hier aan toe dat het dus niet zo is dat jaarlijks 10 procent gereserveerd mag worden en er dus een reserve van de optelsom van steeds opnieuw 10 procent per jaar kan ontstaan. Bedoeld is dat in enig jaar het saldo van de egalisatiereserve op 31 december nooit hoger mag zijn dan 10 procent.

Verrekening met subsidie

Het bedrag waarmee het maximum van de egalisatiereserve wordt overschreden wordt in mindering gebracht op de vast te stellen subsidie van het jaar waarin de overschrijding is ontstaan.

2. Ten aanzien van de bestemmingsreserves en voorzieningen

Bestemmingreserves zijn specifieke reserves, waaraan vooraf een bestemming is gegeven. Voorbeelden van bestemmingsreserves zijn:

- Reserve ten behoeve van kleine inventaris (vervanging);

- Reserve ten behoeve van bepaalde omschreven, niet reguliere, activiteiten en/of ten behoeve van een specifiek doel (bijvoorbeeld jubilea);

Bestemmingreserves kunnen worden gevormd uit positieve exploitatiesaldi.

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de instelling, gevormd met het oog op toekomstige verplichtingen of nog niet bestede, van derden verkregen, middelen waarop een specifieke betalingsverplichting rust of moet worden terugbetaald. De hoogte van de voorziening moet corresponderen met de toekomstige verplichting. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen van vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen. Voorzieningen kunnen louter wordenaangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd via een dotatie uit de exploitatie en dienen o.a. tot gelijkmatige verdeling van de lasten.

Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Voorbeelden van voorzieningen zijn:

- Niet reguliere personele verplichtingen die sterk fluctueren (ziektevervanging, wachtgeldverplichting, reorganisatiekosten e.d.);

- Belastingverplichtingen;

- Te verwachten schadeclaims van derden;

- Groot onderhoud en renovaties.

3 Ten aanzien van de planmatige onderbouwing en toestemming van het college

Voor alle instellingen geldt dat aan de hoogte van bestemmingsreserves en voorzieningen geen maximum is gesteld. De hoogte van reserves moet in redelijke relatie staan tot het totaal aan lasten van de instelling en de voorzieningen moeten een duidelijke relatie hebben met de te verwachten risico’s en uitgaven. Indien een organisatie met een jaarlijkse subsidie bestemmingsreserves of voorzieningen vormt dan wel in stand houdt, moet bij de subsidieaanvraag of subsidieafrekening (afhankelijk van het moment van vorming) een plan worden gevoegd. In dat plan staat minimaal opgenomen:

-Welke bestemmingreserves/voorzieningen, met welke oogmerken gevormd zijn of gevormd worden;

-De gewenste maximale omvang per bestemmingsreserve/voorziening;

-De verwachte storting en/of onttrekking uit iedere bestemmingsreserve/voorziening.

Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen. De vorming en instandhouding van bestemmingsreserves en voorzieningen behoeft de instemming van het college.

4. Ten aanzien van de term accountantsverklaring

De term accountantsverklaring is vanaf 15 december 2010 gewijzigd in de term controleverklaring. Aangezien de term ‘accountantsverklaring’ een verzamelbegrip is geworden voor alle verklaringen van een accountant, kan deze term in de ASV 2010 gehandhaafd blijven. Echter, daar waar met betrekking tot de gemeentelijke subsidieverstrekking de term ‘accountantsverklaring’ wordt gebruikt zal in de praktijk normaliter de term ‘controleverklaring’ bedoeld worden. Het wijzigen van de term ‘accountantsverklaring’ in de term ‘controleverklaring’ doet inhoudelijk niets af aan de essentie van de opdracht die de accountant uitvoert en de mate van zekerheid die hij als uitkomst van die werkzaamheden verstrekt.

5. Ten aanzien van de soorten controleverklaringen

Er bestaan drie soorten controleverklaringen: met een goedkeurend oordeel, met een oordeelonthouding en met een afkeurend oordeel. In de praktijk zal de gemeente een goedkeurend oordeel verlangen. Wanneer dit niet het geval is, kan de gemeente niettemin positief besluiten, wanneer de oordeelsonthouding danwel het afkeurend oordeel voldoende wordt gemotiveerd.

Epe, 24 oktober 2012

Burgemeester en wethouders van Epe,

de burgemeester, de secretaris

Ir. H. van der Hoeve MPA mw. C. Kats