Regeling vervallen per 01-01-2023

Notitie Weerstandsvermogen en Risicomanagement

Geldend van 06-03-2008 t/m 31-12-2022

Intitulé

Notitie Weerstandsvermogen en Risicomanagement

Hoofdstuk 0. Samenvatting

In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is verplicht voorgeschreven dat de paragraaf weerstandsvermogen aandacht besteedt aan de relatie tussen de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. In deze notitie wordt ingegaan op deze wettelijke vereisten èn op de wijze waarop onze gemeente hieraan invulling geeft en verder wenst te geven. Voorts wordt met deze notitie voldaan aan de vereisten van de door de raad vastgestelde financiële verordening van de gemeente Ermelo.

De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de begroting is. Door aandacht voor het weerstandvermogen kan worden voorkomen dat substantiële risico’s dwingen tot extra bezuinigingen en/of noodzaken tot een bijstelling van de uitvoering van de programma’s. Voor het beoordelen van het weerstandsvermogen is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s alsmede de aanwezige weerstandscapaciteit.

Voor de vereiste omvang van de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s blijken in de praktijk geen harde normen voorhanden. Toch is ook in onze gemeente een normering gewenst. De uitkomst van de vergelijking tussen de norm voor weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit voor risico’s geeft informatie over de minimale omvang van de reservepositie.

Daarom wordt in de notitie stilgestaan bij het risicobegrip. Het gestructureerd in beeld brengen van de risico’s is een goed hulpmiddel om per project, activiteit of product de gevolgen voor de gemeente te identificeren. Het is om deze reden dat risicomanagement centraal staat in deze notitie.

Met de toename van de gemeentelijke taken, het steeds complexer worden van de taken, de onderlinge verwevenheid van taken en het aangaan van samenwerkingsverbanden met derden zijn de risico’s voor de gemeente fors gegroeid. Een duurzame verankering van risicomanagement in de organisatie is noodzaak geworden, waarbij het vooral gaat om de vraag wat de gemeente kan doen teneinde de risico’s verder te beheersen en hoe zij dit kan inbedden in de gemeentelijke organisatie.

Met risicomanagement kan een betere beheersing van risico’s gerealiseerd worden doordat vooraf wordt ingespeeld op mogelijke toekomstige ongewenste ontwikkelingen of gebeurtenissen welke kunnen leiden tot kostenverhogingen, tijdsoverschrijdingen en/of kwalitatieve tekortkomingen. Goed uitgevoerd risicomanagement draagt bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen doordat eventuele belemmerende factoren beter kunnen worden beheerst. Duurzaam investeren in risicomanagement draagt tevens bij aan het vergroten van het risicobewustzijn in de gemeentelijke organisatie. Door risicomanagement als onderdeel van het integraal management te beschouwen wordt bevorderd dat bij het besluitvormingsproces een risicoafweging wordt meegenomen. Inbedding in de planning & controlcyclus waarborgt dat het risicomanagement een continu proces is en dat het op de agenda blijft staan. De organisatie kan hierdoor op een gestructureerde wijze de risico's inventariseren, analyseren, beheersen en evalueren, waarbij bepaald wordt welke beheersmaatregelen dienen te worden genomen.

Risicomanagement is een continu proces dat uit een aantal stappen bestaat. Dit begint met het identificeren van de risico‘s. Met behulp van een risico-analyse kan op een systematische wijze inzicht worden verkregen in de onderliggende risico’s. Ook de analyse van de maatregelen om het risico te beheersen behoort tot deze fase. In de volgende stap worden de risico’s beoordeeld en nader geclassificeerd. Ten slotte wordt bepaald welke maatregelen genomen worden teneinde het risico te beheersen en/of verminderen. Het monitoren en rapporteren over de voortgang van de risico’s, en zo nodig bijsturen, is de laatste fase van het proces.

Deze nota formuleert de doelstellingen en beleidskaders die ons college de komende jaren wil realiseren. Wij zijn ons er van bewust dat de invoering van risicomanagement tijd vraagt. Het is een proces dat groeit. Volledige invoering van risicomanagement vraagt ten minste een tijdspanne van 4 tot 5 jaar.

Deze notitie formuleert de volgende beleidsdoelen:

- Voldoen aan wet en regelgeving (Besluit Begroting Verantwoording Gemeenten en Provincies evenals de Financiële Verordening).

Met deze notitie en de paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting wordt daaraan voldaan.

- Een kader bieden met betrekking tot de gewenste hoogte van het weerstandsvermogen.

Voorgesteld wordt een ratio weerstandvermogen na te streven tussen de 1,0 en 1,4 met een waarderingscijfer C, uit de waarderingstabel waarin de verhouding tussen weerstandscapaciteit en weerstandsbehoefte is vastgelegd (blz. 10 van de notitie).

- Systematisch inzicht krijgen in de risico’s die de gemeente loopt.

Dit wordt gerealiseerd door met behulp van het systeem NARIS methodisch de producten en taken op risico’s te onderzoeken, ze vast te leggen en te analyseren.

- Het risicobewustzijn stimuleren en het nemen van maatregelen ter beheersing (voorkomen en/of beperken) van risico’s bevorderen.

Dit wordt gerealiseerd door breed in de organisatie op de werkvloer de risico’s te identificeren en aan de hand hiervan middels analyse de belangrijkste (top 10) risico’s in beeld te brengen en hierover te rapporteren aan gemeenteraad, bestuur en management.

- Vaststellen van beleidskaders voor de berekening van het weerstandsvermogen.

Als beleidskader wordt voorgesteld:

  • 1.

    voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit uit te gaan van de optelsom van de incidentele en structurele weerstandcapaciteit;

  • 2.

    de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen met behulp van risicosimulatie (onderdeel van NARIS);

  • 3.

    de normering van het weerstandsvermogen af te leiden van de weerstandstabel ontwikkelt door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement; met als keuze waarderingscijfer C;

  • 4.

    het risicoprofiel te koppelen aan de planning & controlcyclus, wat voor de gemeenteraad betekent koppeling aan de weerstandsparagraaf in de begroting en de jaarrekening;

  • 5.

    als gevolg van de koppeling aan de planning & controlcyclus aan de gemeenteraad te rapporteren in de programmabegroting, de najaarsnota (alleen significante afwijkingen) en de jaarrekening.

- Introductie en ontwikkeling van risicomanagement.

Met deze notitie en de invoering hiervan na besluitvorming wordt hieraan voldaan.

Hoofdstuk 1. Inleiding

1.1.Algemeen

Met ingang van 2004 zijn de wettelijke voorschriften voor gemeenten veranderd. Konden gemeenten vroeger volstaan met het vermelden van de mogelijke risico’s, thans is het wettelijk vereist dat ook de relatie tussen de risico’s en de aanwezige en potentiële dekkingsmiddelen (de weerstandscapaciteit) wordt belicht.

In de verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen, maar zijdelings ook bij de eveneens verplichte paragraaf bedrijfsvoering, dient hier aandacht aan te worden besteed. Bij beide paragrafen speelt het risicobeleid een rol.

In de bijlagen wordt uitvoerig stilgestaan bij de wettelijke vereisten èn op welke wijze onze gemeente hieraan invulling geeft en verder wenst te geven. Vragen die bij de behandeling van het beoordelen van het weerstandsvermogen aan de orde komen zijn divers van aard. We kunnen er enkele noemen. Wat is het weerstandsvermogen? Hoe bereken je dat? Wat is de gewenste hoogte van het weerstandsvermogen? Kan een gemeente nog op andere wijze tegenvallers opvangen? Hoe kan de gemeente op een realistische wijze een goed beeld krijgen van de risico’s die zij loopt? Wat is eigenlijk een risico? Wat is voor de gemeente een acceptabel risiconiveau? Welke maatregelen kan de gemeente nemen om de risico’s te beheersen? Al deze aspecten komen in de bijlagen van deze notitie ruimschoots aan de orde en zijn bedoeld om de achtergronden van de notitie volledig te begrijpen.

De notitie zelf bevat de doelstellingen die met de introductie van risicomanagement worden nagestreefd en bevat de beleidskaders met betrekking tot het weerstandsvermogen. Tevens worden de voorwaarden en maatregelen aan de orde gesteld die van belang zijn voor het verankeren van het risicomanagement.

1.2.Noodzaak risicomanagement: waar willen we heen

Een stap verder dan het opsommen van risico’s is de invoering van een risicomanagementsysteem, waarbij het vooral gaat om de vraag wat de gemeente kan doen om de risico’s te beheersen en hoe zij dit kan inbedden in de gemeentelijke organisatie. Aan dit aspect besteden wij in deze notitie de nodige aandacht. Natuurlijk kan de gemeente niet alles tegelijk invoeren wat wij in deze nota voorstaan. Wel geeft deze nota de richting aan waar we als gemeente heen willen in de komende jaren.

Met de toename van de gemeentelijke taken, het steeds complexer worden van de taken, de onderlinge verwevenheid van taken en het aangaan van samenwerkingsverbanden met derden zijn de risico’s voor de gemeente fors gegroeid. Het beheersen en spreiden van deze risico’s is dan ook geen vrijblijvende zaak meer. Een duurzame verankering van risicomanagement in de organisatie is noodzaak geworden. Bij risicomanagement komen aspecten aan de orde als:

  • ·

    gaan wij bewust met risico’s om

  • ·

    welke beheersmaatregelen kunnen wij nemen

  • ·

    kunnen wij op mogelijke risico’s anticiperen

  • ·

    kunnen wij risico’s eventueel ombuigen tot kansen

  • ·

    welke risico’s kunnen wij accepteren

Het gaat bij risicomanagement dus om het vinden van de juiste balans tussen risico’s en beheersmaatregelen. Effectief risicomanagement leidt niet alleen tot beheersing van risico’s maar zeker ook tot nieuwe kansen. Risicomanagement behoort dan ook standaard aandachtspunt te zijn van de gemeentelijke organisatie.

1.3.Waar staan we nu: huidige situatie

De gemeente Ermelo onderkent het belang van risicomanagement. Sinds jaren vindt dit zijn weerslag in de risicoparagraaf in de begroting. Echter, tot op heden is nog geen sprake van een gestructureerd proces en organisatiebrede aandacht voor risico’s en risicomanagement. De risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen zijn benoemd slechts gedeeltelijk gekwantificeerd en niet nog op een gestructureerde manier geïnventariseerd.

Daarnaast zijn er vanuit de raad vragen gesteld over de ontwikkeling van de reservepositie van de gemeente Ermelo. Juist omdat Ermelo een dynamisch profiel heeft (denk aan de diverse projecten in de sfeer van de grondexploitatie, openeinde regelingen als Wmo, bijstandsuitkeringen, subsidies etc.) is risicomanagement een belangrijk aspect van de bedrijfsvoering. Het risicomanagement moet als dynamisch instrument geborgd worden in de planning & controlcyclus van de gemeente zodat er gestuurd kan worden op de risico’s die de gemeente loopt. Hierdoor wordt er ook een verbeterslag gemaakt in de onderbouwing van het gemeentelijk weerstandsvermogen.

Wij zijn ons er van bewust dat dit tijd vraagt, het is een proces dat niet direct is te realiseren, veel meer moet gedacht worden aan een groeimodel. Als vervolg en verdere uitwerking van deze notitie zal een stappenplan moeten worden opgesteld. Wij zullen daarbij in eerste instantie klein, pragmatisch en gestructureerd beginnen, het kan altijd verder uitgebouwd worden. Belangrijk is om te realiseren dat risicomanagement tijd en blijvende aandacht van de organisatie en bestuur vraagt. Volledige invoering van risicomanagement vraagt ten minste een tijdspanne van 4 tot 5 jaar.

Voor de huidige raadsperiode betekent dit dat met dit beleid een eerste risicoprofiel wordt opgesteld en er in deze periode gekeken moet worden hoe deze zich ontwikkelt en verhoudt met de beschikbare middelen.

1.4.Weerstandvermogen en risicomanagement

Het is van belang te weten of sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van deze berekening vormt het weerstandsvermogen van de gemeente. Bovendien verschaft die informatie omtrent de noodzakelijke minimale omvang van de reservepositie.

Hoofdstuk 2. Doelstellingen notitie

2.1Doelstellingen van deze notitie

Met deze notitie worden een aantal zaken beoogd:

- Voldoen aan wet en regelgeving (Besluit Begroting Verantwoording Gemeenten en Provincies evenals de Financiële Verordening);

- Een kader bieden met betrekking tot de gewenste hoogte van het weerstandsvermogen;

- Systematisch inzicht krijgen in de risico’s die de gemeente loopt;

- Het risicobewustzijn stimuleren en het nemen van maatregelen ter beheersing (voorkomen en/of beperken) van risico’s bevorderen;

- Vaststellen van beleidskaders voor de berekening van het weerstandsvermogen;

- Introductie en ontwikkeling van risicomanagement.

2.2Realisatie van de doelstellingen

Een succesvolle realisatie van de doelstellingen is sterk afhankelijk van vooral inzicht in en beheersing van de risico’s.

Inzicht

Om de effecten van de risico’s te minimaliseren en de continuïteit in de uitvoering van de programma’s te waarborgen is het van belang inzicht te verschaffen in de risico’s die de organisatie loopt. Dit vereist een integrale aanpak, die zowel de breedte van de organisatie betreft als de brede schakering aan type risico’s. Dat wil zeggen dat niet alleen financiële risico’s moeten worden onderkend, maar ook risico’s op het terrein van bijvoorbeeld milieu, letsel/veiligheid, imago en juridische risico’s.

Inzicht in de risico’s die de gemeente Ermelo loopt begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico’s toenemen. Echter, de interpretatie van wat als een risico dient te worden meegenomen is soms persoonsafhankelijk. Dit moet zoveel mogelijk voorkomen worden door een eenduidig risicomanagementbeleid dat in de hele organisatie uitgedragen wordt.

Om de risico’s in beeld te krijgen en te houden wordt voor de rapportage ervan aangesloten op de bestaande bestuursrapportages van de planning- en controlcyclus. Daarbij wordt gestreefd naar een zo volledig mogelijk en actueel beeld van de belangrijkste risico’s. Dit vereist een transparant en toegankelijk systeem om de risico’s inzichtelijk te krijgen en te houden. Maar tevens vraagt dit om een systematische aanpak, waarbij alle relevante risicogebieden periodiek op eenzelfde manier worden doorgelicht en geschat. In bijlage 3 wordt de methode beschreven hoe de risico’s worden benoemd/gedefinieerd en hoe de risico’s worden gekwantificeerd. Voorts is het noodzakelijk dat de risico’s worden gekoppeld aan een risicoverantwoordelijke in de organisatie. Het college is eindverantwoordelijk.

Het aspect “weerstandsvermogen” is onderdeel van het bredere risicomanagement. Het vormt als ‘beheersmaatregel’ het sluitstuk van risicomanagement, een laatste vangnet om de risicokosten op te vangen. Daarnaast geeft het een indicatie van de financiële gezondheid van de organisatie. Inzicht in het weerstandsvermogen van de gemeente is dus belangrijk om de continuïteit van de organisatie te kunnen garanderen.

Beheersing

Het nemen (en ook naleven) van maatregelen in de bedrijfsvoering en ontwikkelen van processen om risico’s te minimaliseren tegen (maatschappelijk) aanvaardbare kosten vereisen transparante en onderbouwde keuzes. Door het inzicht dat is verschaft in de risico’s, die de organisatie loopt, krijgt men meer zicht op de interne organisatie en (beleids)processen. Door de verwachte risicokosten te analyseren kan een optimale verdeling tussen maatregelen zoals verzekeren, zelf dragen en andere beheersmaatregelen bepaald worden. Hierdoor kan men desgewenst maatregelen ontwerpen om de processen aan te scherpen zodat de organisatie gezond blijft en de kwaliteit van de dienstverlening verder verbetert.

Identificatie en beheersing van de risico’s is in eerste instantie een decentrale verantwoordelijkheid van de het afdelingshoofd. In lijn met de mandatering van beslissingsbevoegdheid over uitvoering van beleid en bedrijfsvoering zijn de afdelingshoofden eerstverantwoordelijk voor het nemen van actie. Elk risico heeft daarmee een “eigenaar” in de organisatie. Daarnaast kunnen door de integrale risicoaanpak tevens organisatiebrede beheersmaatregelen worden ingevoerd.

Van groot belang is risicomanagement te zien als een kans op continuïteit en voortgezette groei in kwaliteit. Risicobeheersing leidt vaak tot (nieuwe) initiatieven en mogelijkheden, mits hierin transparantie en open communicatie wordt betracht.

Hoofdstuk 3. Kaders en maatregelen

Om de gewenste doelen te bereiken dient risicomanagement deugdelijk in de organisatie verankerd te worden. Hiertoe dienen de volgende voorwaarden en maatregelen in acht te worden genomen voor het verankeren en versterken van het risicomanagement.

3.1Organisatie

Kennis

Risicomanagement, onder verantwoordelijkheid van het college, is vanuit de gedachte van integraal management primair een zaak van het lijnmanagement (de afdelingshoofden). Echter voor velen is het een nieuw vakgebied. Voor een effectieve uitvoering is het dan ook van belang dat kennis op het gebied van risicomanagement in de organisatie wordt ingebracht en verdiept. Daarmee is het noodzakelijk om binnen de organisatie een “risicomanagementcoördinator” te benoemen. Hier wordt kennis en kunde gebundeld zodat het management hierover kan beschikken. Naast het adviseren van het lijnmanagement bij hun taken van identificatie en beheersing kan de “risicomanagementcoördinator” een inhoudelijk oordeel geven over het totale gemeentelijke risicoprofiel en de directie hierover adviseren.

Vergroting risicobewustzijn

Om binnen de organisatie risico’s daadwerkelijk te beheersen is vergroting van de bewustwording van risico’s binnen de beleidsvelden van groot belang. Het lijnmanagement moet zich bewust zijn van de risico’s die worden gelopen bij het uitoefenen van de taken binnen hun specifieke beleidsvelden zonder dat dit een verlammende uitwerking krijgt. De wijze waarop actie dient te worden genomen op de risico’s vergt vanzelfsprekend maatwerk per beleidsveld. De “risicomanagementcoördinator” kan het lijnmanagement hierover adviseren. In het regelmatige contact tussen de “risicomanagementcoördinator” en het lijnmanagement zal het risicomanagement dan ook als vast onderwerp ter sprake komen. Bij het opstellen van de verschillende rapportages is dit thema in elk geval een vast agendapunt.

Hulpmiddelen informatievoorziening

Een systematische aanpak van de inventarisatie en beheersing van de risico’s is een belangrijke voorwaarde voor actief risicobeheer. Het is van belang om een actueel beeld te hebben van de risico’s en de beheersmaatregelen. Om deze risico’s te kunnen signaleren en monitoren wordt voorgesteld om NARIS (het risicomanagementinformatiesysteem van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement) in te voeren. Dit instrument dient tevens als hulpmiddel voor het lijnmanagement bij het inventariseren, analyseren en beheersen van de risico’s. De inzet van dit instrument heeft tevens positieve effecten voor het risicobewustzijn in de organisatie.

3.2Proces

3.2.1Weerstandsvermogen

Beschikbare weerstandscapaciteit

Voor de vaststelling van de beschikbare weerstandscapaciteit dient te worden besloten welke componenten worden meegenomen in de berekening. In bijlage 2 is uiteengezet hoe de beschikbare weerstandscapaciteit in Ermelo is opgebouwd. Voorgesteld wordt om uit te gaan van de optelsom van de incidentele en structurele weerstandscapaciteit.

Benodigde weerstandscapaciteit

Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit kan worden uitgevoerd met behulp van een in de praktijk beproefde risicosimulatie (Monte Carlo methode). Dit is een onderdeel van NARIS waarbij gebruik wordt gemaakt van de kansverdelingen en gevolgen zoals die per risico zijn aangegeven. Op basis van de risicosimulatie kan dan worden berekend welk bedrag benodigd is om de geïdentificeerde risico’s in financiële zin af te dekken.

De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de weerstandsparagraaf. Deze wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd en wordt opgenomen in de programmabegroting.

Beoordeling weerstandsvermogen

Het is van belang te weten of sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit.

De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen.

Ratio weerstandsvermogen = beschikbare weerstandscapaciteit/benodigde weerstandscapaciteit

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Ermelo nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel.

Ratio Weerstandsvermogen

Betekenis

A

>2

Uitstekend

B

1,4<X>2,0

Ruim voldoende

C

1,0<X>1,4

Voldoende

D

0,8<X>1,0

Matig

E

0,6<X>0,8

Onvoldoende

F

>0,6

Ruim onvoldoende

De gemeente streeft na om de impact van de risico’s op de bedrijfsvoering te minimaliseren. Dit betekent dat de gemeente Ermelo een weerstandsvermogen nastreeft dat tenminste voldoende is. Dat betekent een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C.

3.2.2Koppeling aan P&C cyclus

Een risicoprofiel is dynamisch. Ieder jaar komen er nieuwe risico’s bij en verdwijnen er weer risico’s. Om een goed en actueel inzicht in het risicoprofiel te hebben en te houden wordt een koppeling met de planning & controlcyclus aangebracht om de activiteiten betreffende risicomanagement te verankeren in de bestaande cyclus. Deze koppeling wordt vormgegeven door de weerstandsparagraaf in de begroting en de jaarrekening. Tweemaal per jaar, voor de jaarrekening en de programmabegroting dient dit risicoprofiel ook daadwerkelijk geactualiseerd te worden en rapporteert het afdelingshoofd over de uitvoering en uitwerking van maatregelen. In de najaarsnota kan volstaan worden met het rapporteren over significante afwijkingen.

Voor het actualiseren van de risicoprofielen wordt gebruik gemaakt van het eerder besproken instrument NARIS. NARIS beschikt tevens over een kennisdatabase met risico’s en maatregelen die bekend zijn in de gemeenten en vervult daarmee een kennismanagementfunctie waardoor niet iedere manager het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. De data in het systeem worden met behulp van een beveiligde internetverbinding uitgewisseld.

Parallel aan de mandaatregeling wordt een bevoegdheidsstructuur opgesteld waarin wordt aangegeven vanaf en tot welke risicoscore de verschillende medewerkers bevoegd zijn om risico’s af te handelen. En dus ook wanneer een risico expliciet gemeld moet worden.

3.2.3Verslaglegging

Door de koppeling van het risicomanagement aan de planning & controlcyclus zal drie keer per jaar over risico’s worden gerapporteerd. In de programmabegroting, de najaarsnota (alleen significante afwijkingen) en de jaarrekening.

In de programmabegroting, in het bijzonder de paragraaf weerstandsvermogen, gaat het om de belangrijkste risico’s die het begrotingsbeeld kunnen verstoren en de verwachte omvang van het weerstandsvermogen. Tevens kunnen hier voorstellen voor beheersmaatregelen worden gedaan. In de najaarsnota wordt ingegaan op de significante afwijkingen ten opzichte van de begroting. In de jaarrekening ten slotte wordt een terugblik gegeven. Dat wil zeggen welke belangrijke risico’s zijn opgetreden en hoe effectief zijn de beheersmaatregelen geweest. De invloed hiervan op het weerstandsvermogen komt tevens in de jaarrekening aan bod.

In principe wordt in deze rapportages een transparant beeld van de risico’s gegeven, tenzij de belangen van de gemeente door de openbaarheid van deze informatie kunnen worden geschaad. Te denken valt aan gevoelige informatie of financiële indicaties van claims die van invloed kunnen zijn op de uitkomsten van het onderhandelingsproces tussen de gemeente Ermelo en derden. In dergelijke gevallen kan de raad vertrouwelijk worden geïnformeerd. De criteria van de Wet Openbaarheid van Bestuur zijn van toepassing.

Naast de reguliere verslaglegging zal ook in de managementoverleggen aandacht zijn voor grote risico’s die zich dreigen te manifesteren. Afdelingshoofden zullen het risicoprofiel bespreken in het voortgangsoverleg met de directie.

Risicoprofielen van grote projecten zijn aan meer verandering onderhevig dan het risicoprofiel in de lijn. Daarom zal daarover een afwijkende rapportage worden gemaakt.

3.2.4Besluitvorming ten aanzien van nieuw beleid

Indien besluitvorming omtrent nieuw beleid plaatsvindt, zal ook rekening gehouden moeten worden met bijbehorende risico’s.

Bij nieuwe collegevoorstellen zal dan ook in voorkomende gevallen een risico-analyse moeten worden uitgevoerd. Hier ligt een taak van de afdelingshoofden erop toe te zien dat in de advisering dit aspect is opgenomen.

Indien door de uitvoering van nieuw beleid het weerstandsvermogen sterk verslechtert, zullen tegelijkertijd maatregelen moeten worden voorgesteld waardoor het weerstandsvermogen weer binnen de door de raad vastgestelde kaders komt. Hierbij dient rekening te worden gehouden dat tussentijdse ontwikkelingen, welke voortvloeien uit bestaand beleid, ook van invloed zijn op het weerstandsvermogen.

De gemeenteraad beslist over het gewenste niveau van het weerstandsvermogen en moet dan ook ingelicht worden mochten er zich zaken voordoen waardoor het niveau van het weerstandsvermogen veranderd. De gemeenteraad beslist uiteindelijk over de aanwending en aanvulling van de weerstandscapaciteit.

Bijlage 1.   Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit

 

De volgens het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandvermogen is een doorontwikkeling van de oude risicoparagraaf uit de Comptabiliteitsvoorschriften 1995. Nieuw is dat thans deze paragraaf ook informatie met betrekking tot de weerstandscapaciteit van een gemeente bevat. De huidige wetgeving legt daarmee voor de paragraaf weerstandsvermogen een duidelijke relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s, alsmede het beleid omtrent beide.

In deze en de volgende bijlage zal nader worden ingegaan op de weerstandscapaciteit. Bijlage 1 zet het theoretische kader uiteen, in bijlage 2 wordt vervolgens de hoogte van de weerstandscapaciteit voor onze gemeente berekend. Het onderdeel risico’s komt in bijlage 3 aan de orde.

 

1.1.      Functie en definitie van het weerstandsvermogen

De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de begroting is. Dit is van belang wanneer er zich substantiële financiële tegenvallers voordoen. Door aandacht voor het weerstandvermogen kan worden voorkomen dat dergelijke tegenvallers dwingen tot bezuinigingen en/of noodzaken tot een bijstelling van de uitvoering van de programma’s

 

Wat is nu het weerstandsvermogen. Gewoonlijk wordt door gemeenten voor het weerstandsvermogen de volgende definitie gehanteerd[1]:

 

Het weerstandsvermogen kan worden gedefinieerd als de mate waarin de gemeente in staat is om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden.

 

Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf (het statisch weerstandsvermogen), het kan ook betrekking hebben op de consequenties voor meerdere begrotingsjaren (het dynamisch weerstandsvermogen).

 

Voor het beoordelen van het weerstandsvermogen is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s alsmede de aanwezige weerstandscapaciteit. Anders gezegd het weerstandsvermogen geeft inzicht in de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s. Het BBV definieert dit als volgt:

 

de weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om tegenvallers te dekken. de risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet anderszins zijn te ondervangen. Reguliere risico’s – d.w.z. risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn – maken geen deel uit van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen.

 

Samenvattend: voor het weerstandsvermogen zijn de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang.

 

1.2.      Weerstandscapaciteit

In het BBV is niet voorgeschreven welke onderdelen tot de weerstandscapaciteit behoren, dit dient door de gemeenten zelf in kaart gebracht te worden. Randvoorwaarde is dat de inzet van deze middelen geen invloed mag hebben op de uitvoering van de programma’s. Gebruikelijk is dat de weerstandscapaciteit wordt bepaald aan de hand van:

  • de onbenutte belastingcapaciteit

  • de algemene reserve(s)

  • de aanwezige stille reserves

  • de post onvoorzien

 

Per onderdeel zal dit nader worden toegelicht.

 

Onder de “onbenutte belastingcapaciteit” wordt verstaan de ruimte die een gemeente nog heeft met betrekking tot de eigen inkomsten van de gemeente zoals de onroerende zaakbelastingen, afvalstoffenheffing, rioolrecht en de niet kostendekkend zijnde leges. Daarbij is het gebruikelijk om aansluiting te zoeken bij de normering conform artikel 12 van de Financiële Verhoudingswet.

 

Het overgrote deel van de algemene reserves wordt in Ermelo gevormd door de reserve Structurele dekkingsmiddelen (SDM). De reserve SDM is bedoeld als algemeen dekkingsmiddel. Daarnaast heeft de reserve SDM een inkomensfunctie. Deze reserve kan incidenteel worden ingezet, mits bij de onttrekking aan de reserve tegelijkertijd middelen worden vrijgemaakt om het gemis aan bespaarde rente structureel op te kunnen vangen.

Sinds 2007 kent de gemeente ook de reserve Incidentele dekkingsmiddelen (IDM). Doel van IDM is het (tijdelijk) wegzetten van voordelen in een reserve waarvan de besteding in een later stadium pas duidelijk wordt, dan wel het (tijdelijk) wegzetten van voordelen in een reserve ter dekking van toekomstige nadelen. Hiermee wordt feitelijk een "spaarpot" gecreëerd, die later zonder budgettaire gevolgen voor de exploitatie gebruikt moet kunnen worden. Deze post kan zonder meer worden ingezet ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

Binnen de bestemmingsreserves wordt in Ermelo de bufferserve onderscheiden. Andere gemeenten rekenen deze reserve echter tot de algemene reserve. Doel van deze reserve is de opvang van onvoorziene, onverwachte en niet te vermijden of te compenseren tegenvallers. Hieronder vallen ook rekeningstekorten en calamiteiten- en (plan)schadevergoedingen. Tegenover de bufferreserve staan geen nadere verplichtingen. Het belangrijkste doel van deze reserve is het bewust opbouwen van een buffer voor het opvangen van niet structurele tegenvallers in de reguliere begroting (exploitatie) en voor calamiteiten. Deze reserve kan eveneens incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

Stille reserves zijn de meerwaarden van activa die te laag of tegen nul zijn gewaardeerd doch direct verkoopbaar zijn indien men dat zou willen. In het geval dat de boekwaarde hoger ligt dan de reële waarde spreken we van een negatieve stille reserve. Gemeenten kennen twee soorten stille reserves: stille reserves in materiële vaste activa en stille reserves in financiële vaste activa.

  • Stille reserves in materiële vaste activa.

De directe verkoopwaarde van de materiële vaste activa kan hoger liggen dan de gehanteerde boekwaarde. In de praktijk laat dit zich echter moeilijk bepalen, zeker voor gemeentelijke activa die niet of nauwelijks verhandelbaar is. Is de activa voorts duurzaam aan de bedrijfsuitoefening dan wel aan de uitvoering van de gemeentelijke taken verbonden, dan kan deze reserve eigenlijk nooit te gelde gemaakt worden. Het is dan ook een wat theoretisch begrip. De gemeente Ermelo bezit slechts een beperkt aantal activa die niet aan de bedrijfsvoering/gemeentelijke taken verbonden zijn. De waarde daarvan is minimaal. Een andere stille reserve is het kunstbezit van de gemeente, ook hiervan is de waarde niet te zeggen.

  • Stille reserves in financiële vaste activa.

De gemeente kent een viertal deelnemingen: BNG, NUON, VITENS en ARN. In de toelichting op de balans wordt voor deze deelnemingen conform de voorschriften de nominale waarde vermeld. Wat de reële waarde c.q. marktwaarde is, valt nauwelijks aan te geven. Niet alle deelnemingen zijn ook verhandelbaar en kunnen dan ook zeker niet worden meegenomen bij het berekenen van de weerstandscapaciteit. Voorts zitten de dividenden die via deze deelnemingen verkregen worden in de begroting verwerkt. Een eventuele verkoop van deze aandelen legt daarmee een structurele last op de begroting waarvoor dekking gezocht moet worden. De hoogte van de stille reserves in financiële vaste activa stellen wij vooralsnog op PM.

 

Wettelijk is voorgeschreven dat de gemeente een post voor onvoorziene uitgaven raamt. De hoogte van de post onvoorzien is door de raad bepaald op € 2 per inwoner (begroting 2007). Jaarlijks wordt een bedrag geraamd van circa € 53.000,00

 

1.3.      Potentiële weerstandscapaciteit

In het BBV wordt bij weerstandscapaciteit gesproken over middelen die kunnen worden vrijgemaakt zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Toch zijn er wel degelijk ook andere middelen aan te wijzen die bij het zich voordoen van grote tegenvallers kunnen worden ingezet, dit heeft echter wel gevolgen voor de begroting of uitvoering van de programma’s.

Wij kennen daarom aan de weerstandscapaciteit een iets bredere definitie toe. In feite kent het weerstandsvermogen verschillende gradaties:

  • 1.

    1.     middelen welke direct kunnen worden ingezet zonder gevolgen voor begroting of programma’s;

  • 2.

    2.     middelen welke eventueel kunnen worden ingezet, maar wel met gevolgen voor begroting of programma’s;

  • 3.

    3.     middelen welke nog verder kunnen worden ingezet door besluiten te heroverwegen of middelen anders in te zetten bij grote calamiteiten of financiële problemen.

 

Naarmate meer potentiële dekkingsmiddelen worden ingezet, zijn de consequenties voor uitvoering van programma’s groter. Achtereenvolgens kunnen de volgende potentiële middelen worden toegerekend aan de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor de uitvoering van de programma’s:

  • het vrij aanwendbare deel van de bestemmingsreserves (1.3.1)

  • enkele voorzieningen (1.3.2)

  • mogelijke kostenreductie (1.3.3)

  • eventuele begrotingsruimte (1.3.4)

  • nadere ombuigingsmogelijkheden (1.3.5)

  • de behoedzaamheidreserve algemene uitkering (1.3.6)

  • het afschrijvingsbeleid (1.3.7)

  • de risicoreserve grondexploitatie (1.3.8)

 

1.3.1.  Het vrij aanwendbare deel van de bestemmingsreserves

 

Een bestemmingsreserve is een reserve waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven[2]. Bestemmingsreserves hebben een expliciet karakter omdat de instelling van dergelijke reserves bewust gekozen is. Deze bestemming zou kunnen impliceren dat dan geen enkele bestemmingsreserve ingezet zou kunnen worden voor de weerstandscapaciteit. Zo zwart wit ligt dit echter niet. Achtereenvolgens zullen alle thans in Ermelo bestaande bestemmingsreserves worden doorlopen op hun inzetbaarheid ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve investeringsfonds I&A

Doel: het egaliseren van de kapitaallasten van investeringen in het kader van I&A, en het brengen van flexibiliteit in het jaarlijkse investeringsniveau ter voorkoming van jaarlijks sterk wisselende kapitaallasten. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid of begroting.

 

  • Bestemmingsreserve egalisatie MJB

Doel: het egaliseren van begrotingstekorten/overschotten uit de onderscheiden jaarschijven van de programmabegrotingen. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor de begroting.

 

  • Bestemmingsreserve aandelen bouwfonds

Doel: het reserveren van de opbrengst uit de verkopen van de aandelen Bouwfonds. Bij de verkoop van het aandelenpakket van het bouwfonds aan ABN-AMRO is een deel van de gelden tegen een gunstige rente ondergebracht bij de BNG. Deze renteopbrengst dient als compensatie van de weggevallen dividendopbrengst van de aandelen. In 2010 vallen de rentedragende gelden vrij. Tot deze tijd zijn deze gelden dus bestemd. Overigens is een deel van de opbrengst niet belegd, maar destijds bestemd voor hoofdwegenstructuur/Randzone. Deze reserve kan niet ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve btw-compensatiefonds (BCF)

Doel: gewenning aan het budgettaire nadeel ten gevolge van de invoering van het BCF per 1-1-2003. Bij de invoering van het BCF werd de gemeente geconfronteerd met een fors nadeel, door het instellen van een reserve kon aan dit nadeel geleidelijk worden gewend. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor de begroting.

 

  • Bestemmingsreserve bovenwijkse voorzieningen

Doel: de reserve is gevormd ter dekking van de kosten van voorzieningen met een bovenwijks karakter. De voorzieningen hebben betrekking investeringen in de openbare ruimte, zoals verkeer, vervoer en riolering. In het kader van de nieuwe Wet ruimtelijke ordening ligt er de plicht een notitie bovenwijkse voorzieningen vast te stellen. Voorwaarde voor het in rekening brengen van een bijdrage is de verplichting tot uitvoering. Daardoor kan deze reserve niet ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve riolering

Deze bestemmingsreserve maakt onderdeel uit van het dekkingsplan behorend bij het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) van Ermelo. Het doel van de reserve is 2-ledig: een spaarelement voor de kapitaallasten van toekomstige (vervangings)-investeringen op basis van het 50-jarig investeringsschema uit het GRP; dekking van de kapitaallasten van het in de riolering geïnvesteerde kapitaal. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid.

 

  • Bestemmingsreserve renteschommelingen

Doel: het opvangen van verschillen tussen de begrote en de werkelijke rente. Het voorkomen van grote fluctuaties tussen de begrote en werkelijke kapitaallasten. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve opdrachten beeldende kunst

Doel: op bepaalde momenten kunnen aanschaffen van kunst c.q. verdelen van opdrachten hiertoe.

Vergroten van de mogelijkheden om kennis te maken met beeldende kunst in de openbare ruimte. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, daar thans nog geen uitgaven bestemd zijn.

 

  • Bestemmingsreserve wijken en platforms

Doel: gelden welke jaarlijks voor de wijkplatforms beschikbaar zijn beschikbaar te houden zodat gespaard kan worden voor grotere projecten. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid.

 

  • Bestemmingsreserve publieksbalie

Doel: deze reserve fungeert als een dekkingsmiddel voor kosten van onderzoek welke plaats vindt naar een publieksbalie in het gemeentehuis. Intern financieringsmiddel. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid.

 

  • Bestemmingsreserve Wmo

Dit is eigenlijk een risicoreserve vergelijkbaar met de bufferreserve, maar dan expliciet voor de Wmo.

Doel: egalisatie van de lasten en als buffer in verband met de onzekerheid van het uitgavenpatroon voor de Wmo.

Via het gemeentefonds wordt jaarlijks een integratie-uitkering beschikbaar gesteld ter dekking van de kosten voor de Wmo. Tevens worden gelden beschikbaar gesteld voor de uitvoeringskosten. Of het totaal aan beschikbare gelden op langere termijn afdoende is, is op dit moment niet aan te geven. Teneinde eventuele tekorten op te kunnen vangen is een bestemmingsreserve ingesteld. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve WWB uitgaven I-deel

Doel: het niet bestede deel van het Wwb-Inkomensdeel welke vrij besteedbaar is beschikbaar te houden voor het Wwb-Inkomensdeel. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit.

 

  • Bestemmingsreserve peuterspeelzaalwerk

Doel: de financiering van de subsidiëring basisvoorziening peuterspeelzaalwerk 2006-2009. Deze reserve kan incidenteel ingezet worden ten behoeve van de weerstandscapaciteit, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid.

 

 

 

 

 

Samenvattend komen we tot het volgende overzicht:

 

Bestemmingsreserve

direct incidenteel inzetbaar

inc. inzetbaar, maar wel met gevolgen voor toekomstig beleid of begroting

geheel niet inzetbaar

bufferreserve

X

 

 

vervangingsfonds I&A

 

X

 

egalisatie MJB

 

X

 

RSBP

 

X

 

aandelen bouwfonds

 

 

X

btw-compensatiefonds

 

X

 

bovenwijkse voorzieningen

 

 

X

riolering

 

X

 

renteschommelingen

X

 

 

opdrachten beeldende kunst

X

 

 

wijken en platforms

 

X

 

publieksbalie

 

X

 

Wmo

X

 

 

WWB uitgaven I-deel

X

 

 

peuterspeelzaalwerk

 

X

 

 

1.3.2.  Voorzieningen

 

Het BBV schrijft uitputtend voor op welke wijze voorzieningen gevormd kunnen worden (artikel 44). Het vormen van voorzieningen is geen vrijblijvende zaak, maar een verplichting. Dit betekent dat een voorziening hoogstens op basis van herberekeningen kan worden afgeroomd. Indien een voorziening buiten het doel waar deze voor gevormd is ingezet wordt (bijvoorbeeld voor calamiteiten), bestaat voor de gemeente de verplichting om bij de jaarrekening de voorziening alsnog op dat peil te brengen waar zij voor bedoeld is. Voorzieningen bieden dan ook geen oplossing bij calamiteiten.

 

1.3.3.  Kostenreductie

 

Efficiencyoperaties en beperking van de kosten kunnen ook toekomstige ruimte scheppen in de begroting. Dit laat zich echter op voorhand moeilijk hard maken.

 

1.3.4.  Begrotingsruimte

 

De meerjarenbegroting van gemeenten moet in evenwicht zijn. Een groot deel van de uitgaven en inkomsten liggen vast, deels vanwege wettelijke taken, deels omdat de gemeente reeds financiële verplichtingen is aangegaan. Als de begroting en meerjarenraming sluit met een positief saldo is sprake van begrotingsruimte. Deze kan worden ingezet voor financiële tegenvallers die zich voorgedaan hebben, en eerst incidenteel zijn afgedekt.

 

1.3.5.  Ombuigingsmogelijkheden

 

In een begroting kan altijd ruimte gecreëerd worden door bezuinigingsmaatregelen of een heroverweging van het (bestaand) beleid. Ombuigingsmogelijkheden zijn vooraf moeilijk te meten, het is meer het resultaat van een bestuurlijk besluitvormingsproces. Desalniettemin, kan altijd bij optredende risico’s tot aanvullende bezuinigingen en/of ombuigingen besloten worden. Binnen het totaal van de begroting kan ook ruimte worden verondersteld. Deze ruimte bestaat uit het feit, dat in geval van calamiteiten taken niet (meer) worden uitgevoerd of worden uitgesteld. Hierdoor vallen uitgaven vrij, die een andere bestemming kunnen krijgen.

 

1.3.6.  Behoedzaamheidreserve algemene uitkering

 

De behoedzaamheidreserve is een bedrag dat jaarlijks door het rijk op de algemene uitkering wordt in gehouden teneinde onderuitputtingen op de rijksbegroting met deze reserve te kunnen verrekenen waardoor dit niet direct vertaald hoeft te worden in een lagere algemene uitkering. In de praktijk komt deze reserve voor een belangrijk deel aan het eind van het boekjaar tot uitkering. Gemeenten houden hier meestal al rekening mee. Zo gaat onze gemeente in de begroting uit van een uitkering van 60%. Indien het rijk een hoger bedrag uitkeert leidt dit tot incidenteel extra financiële ruimte.[3]

 

1.3.7.  Afschrijvingsbeleid

 

Als de gemiddelde afschrijving ten opzichte van de bedrijfseconomisch aanvaarde kaders extreem kort of lang is, duidt dit op ruimteschepping (= het creëren van budgetruimte in de begroting). Binnen de gemeente Ermelo wordt realistisch afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Er wordt voor de diverse activa gewerkt met een door de raad vastgestelde afschrijvingstabel. Er is daarom ook geen bedrag voor dit onderwerp meegenomen. Wel is denkbaar om in bepaalde gevallen bij calamiteiten versneld af te schrijven waardoor structureel ruimte in de begroting kan worden gevonden.

 

1.3.8.  Risicoreserve grondexploitatie

 

De grondexploitatie is geen direct bestanddeel van de exploitatie. Zij is een aparte administratie binnen de gemeenteadministratie. Per complex wordt een exploitatieopzet gehanteerd. De reserve grondexploitatie is gevormd om enerzijds nadelige exploitatiesaldi van niet budgettair neutraal te ontwikkelen complexen te kunnen dekken en dient anderzijds als buffer om de aan grondexploitatie verbonden risico’s op te vangen. Verder worden exploitatielasten van nog niet in exploitatie genomen complexen, die tegen de waarde in het vrije marktverkeer gewaardeerd worden, afgeboekt ten laste van de reserve grondexploitatie. De aan de grondexploitatie verbonden risico’s in aanmerking nemende is een substantiële buffer noodzakelijk. Het is wettelijk niet toegestaan om deze reserve aan te wenden voor andere zaken. Dit betekent dat deze reserve niet kan worden ingezet bij calamiteiten. In de nog uit te brengen notitie grondbeleid zullen onder andere kaders worden gesteld met betrekking tot de maximaal benodigde omvang van deze reserve. Op grond daarvan kan te zijner tijd een eventueel surplus worden afgeroomd en betrokken worden bij de weerstandscapaciteit.

 

1.4.      Incidentele en structurele weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit bestaat dus uit de middelen en de mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet te begroten kosten te dekken. Een onderscheid wordt ook wel gemaakt naar de incidentele en de structurele weerstandscapaciteit.

 

Onder de incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de hoogte van de programma’s.

Onder de structurele weerstandscapaciteit wordt verstaan die middelen die structureel ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de programma’s. De (potentiële) onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn als volgt bepalend voor de incidentele, resp. de structurele weerstandscapaciteit.

 

Onderstaand overzicht laat zien welke middelen bepalend zijn voor de incidentele weerstandscapaciteit en welke onderdelen bepalend zijn voor de structurele weerstandscapaciteit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

bepalend voor incidentele weerstandscapaciteit

bepalend voor structurele weerstandscapaciteit

onbenutte belastingcapaciteit

 

X

algemene reserve(s)

X

 

vrij aanwendbare deel van de bestemmingsreserves

X

 

incidenteel onvoorzien

X

 

structureel onvoorzien[4]

 

X

kostenreductie

 

X

begrotingsruimte

 

X

ombuigingsmogelijkheden

 

X

inzet behoedzaamheidsreserve

X

 

afschrijvingsbeleid herzien

 

X

[1] Handreiking duale begroting, Kader

[2] artikel 43 lid 2 BBV

[3] Deze systematiek wordt met ingang van 2008 gewijzigd waarmee de inhouding van de behoedzaamheidsreserve wordt gehalveerd.

[4] De Gemeente Ermelo kent thans geen post voor structureel onvoorzien.

Bijlage 2.   Berekening weerstandscapaciteit Ermelo

In dit onderdeel wordt de hoogte van de weerstandscapaciteit voor de Gemeente Ermelo berekend. Een splitsing wordt gemaakt naar de incidentele en de structurele weerstandscapaciteit. Voorts is de potentiële weerstandscapaciteit berekend.

 

  • 2.1       Berekening weerstandscapaciteit Ermelo

De gemeente Ermelo gebruikt in eerste instantie de incidentele weerstandscapaciteit om zowel de incidentele als de structurele tegenvallers te dekken. Structurele tegenvallers dienen zoveel mogelijk in de reguliere begroting te worden opgenomen. Mochten zich gedurende het begrotingsjaar structurele tegenvallers voordoen, zonder dat daar afdoende structurele meevallers tegenover staan, dan zullen deze in eerste instantie worden afgedekt via de incidentele weerstandscapaciteit. Vervolgens zal binnen de integrale afweging van het eerstvolgende begrotingsmoment dekking worden gezocht. Als laatste redmiddel fungeert de structurele weerstandscapaciteit.

 

Berekend zijn de incidentele weerstandscapaciteit en de structurele weerstandscapaciteit, waarbij uitgegaan is van de definitie conform de Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten. Dit laatste houdt in dat het inzetten van de weerstandscapaciteit géén gevolgen mag hebben voor de programma’s. Voorts is berekend op welke wijze de weerstandscapaciteit kan worden vergroot (de potentiële weerstandscapaciteit). Hieronder vallen:

  • middelen die eventueel ingezet kunnen worden maar wel met gevolgen voor begroting of programma’s

  • middelen die nog verder ingezet kunnen worden door besluiten te heroverwegen of middelen anders in te zetten bij grote calamiteiten of financiële problemen

Een en ander is berekend uitgaande van de raming naar de stand ultimo 2007, waar nodig zijn enkele aannames gemaakt. De definitieve cijfers zullen in de jaarrekening 2007 worden berekend.

 

  • 2.2       Uitkomsten weerstandscapaciteit

De uitkomsten van deze berekeningen leiden tot de navolgende conclusies:

  • De incidentele weerstandscapaciteit van de exploitatie wordt per ultimo 2007 geraamd op € 53.000,00. De structurele weerstandscapaciteit van de exploitatie wordt per ultimo 2007 geraamd op € 660.000,00.

  • De incidentele weerstandscapaciteit van het vermogen wordt per ultimo 2007 geraamd op € 2.791.000,00. De structurele weerstandscapaciteit van het vermogen wordt per ultimo 2007 geraamd op € 0,00.

  • Extra inzetbaar, maar wel met gevolgen voor begroting en programma’s is een bedrag van € 15.358.000,00

 

De weerstandscapaciteit van de exploitatie wordt berekend door te kijken welke posten binnen de totale lasten/omzet van de gemeente kunnen dienen om risico’s af te dekken.

De weerstandscapaciteit van het vermogen heeft betrekking op die balansposten die kunnen worden ingezet om risico’s af te dekken.

 

Daarmee bedraagt de weerstandscapaciteit voor de gemeente Ermelo de optelsom van de incidentele weerstandscapaciteit, de structurele en de potentiële weerstandscapaciteit. In geld uitgedrukt: € 53.000,00 + € 2.791.000,00 + € 660.000,00 + € 15.358.000,00 is totaal € 18.862.000,00.

 

De gemeente Ermelo heeft nog een zeker potentieel binnen de Onroerende Zaakbelastingen. Er kan over worden gediscussieerd hoe groot dit potentieel is. Aansluiting is gezocht bij de norm voor artikel 12. Aangetekend moet worden dat onder de huidige wetgeving gemeenten hiervoor, onder bepaalde voorwaarden, ontheffing kunnen krijgen bij de provincies. Daarmee is theoretisch een nog groter potentieel beschikbaar. Aangezien de rioolrechten nog niet kostendekkend zijn kan ook hier nog enig potentieel worden gevonden. Het huidig berekende bedrag is een minimum. Het werkelijke bedrag zal hoger liggen.

De potentiële financiële ruimte als gevolg van kostenreducties en/of bezuinigingen is thans niet aan te geven.

De bufferreserve en de reserve incidentele dekkingsmiddelen kunnen zonder problemen als incidentele weerstandscapaciteit worden ingezet. De reserve structurele dekkingsmiddelen niet. Eerst zal bij inzet daarvan dekking gezocht moeten worden voor de wegvallende renteopbrengsten.

Enkele bestemmingsreserves kunnen direct worden ingezet voor de incidentele weerstandscapaciteit, de inzet van andere bestemmingsreserves noodzaken tot een heroverweging van het beleid en/of hebben gevolgen voor de begroting.

Voor enkele financiële activa bestaan stille reserves. De omvang daarvan is echter niet direct te bepalen.

Bijlage 3.   Risico’s

Hebben wij in bijlage 1 en 2 de inventarisatie van de weerstandscapaciteit behandeld, thans wordt de inventarisatie van de risico’s nader belicht.

 

  • 3.1       Afbakening begrip risico

Risico is een wat verwarrend begrip. We werken nu eenmaal allemaal met onzekerheden, maar niet iedere onzekerheid is daarmee gelijk een risico te noemen. Daar komt bij dat iedere organisatie risico’s loopt in de uitvoering van haar taken, welke een normaal onderdeel zijn van de bedrijfsvoering. Ook het gemeentelijk handelen kent diverse risico’s, welke bovendien van gemeente tot gemeente sterk kunnen verschillen. Dit heeft er toe geleid dat gemeenten het risicobegrip zeer verschillend invullen. Om nu toch enige duidelijkheid te scheppen wat nu als een risico ten behoeve van opname in de paragraaf weerstandsvermogen kan worden aangemerkt, dient allereerst te worden vastgesteld wat ònze gemeente nu onder een risico verstaat.

 

Voor een gemeente is het van belang dat de taken conform de op basis van de begroting opgestelde planning binnen het door de raad bepaalde budget worden uitgevoerd, dan wel dat de geraamde inkomsten ook worden behaald. Alles wat dat in de weg staat is in principe een risico.

 

  • Aldus bezien kan als een risico worden beschouwd de onzekerheid over het bereiken van doelstellingen van de organisatie.[1]

  • Meer in de projectcontext kan een risico worden gezien als een factor die de succesvolle realisering van een project in gevaar kan brengen of kan leiden tot kostenoverschrijdingen, tijdsoverschrijdingen en/of kwalitatieve tekortkomingen.[2]

  • Technische en veiligheidsrisico’s worden vaak gedefinieerd conform de ISONORM: Risk can be defined as the combination of the probability of an event and its consequences[3].

  • Van Dale definieert een risico weer wat meer algemener, als het gevaar voor schade of verlies, de gevaarlijke of kwade kans of kansen die zich bij iets voordoen[4]. Dit kan dan weer het gevolg zijn van interne of externe omstandigheden.[5]

  • In art 11 BBV wordt als een risico aangemerkt die risico’s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen en die niet anderszins zijn te ondervangen[6]. Dit betekent dat reguliere risico’s – risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn – hier niet toe worden gerekend. Reden is dat hier verzekeringen voor kunnen worden afgesloten dan wel voorzieningen worden gevormd. Daarentegen dienen positieve risico’s ook meegenomen te worden.

 

Met deze verschillende opvattingen van het risicobegrip kunnen wij niet goed uit de voeten. Zelfs het risicobegrip in het BBV is een vrij vage omschrijving. Bovendien wordt het door het BBV begrensd door reguliere risico’s en te ondervangen risico’s uit te sluiten. Maar wat te doen als niet verzekerd wordt, of geen voorziening is getroffen?

Het bureau NAR[7] onderstreept dat bij een risico tevens sprake moet zijn van een betrokkene, voor wiens rekening de gevolgen komen. Wij sluiten daar volledig bij aan.

 

Bovenstaande in overweging nemende komen wij tot de volgende risicodefinitie:

 

Een risico is een kans op een gebeurtenis met een bepaald gevolg voor een betrokkene, waarbij zowel de gebeurtenis als de uitkomst ervan onzeker is. De uitkomst kan zowel een positief als een negatief gevolg hebben.

 

Een risico bestaat dus uit drie elementen: een kansgedeelte welke de kans weergeeft van een gebeurtenis, een gevolggedeelte welke de schade weergeeft die optreedt bij een bepaald voorval en er moet sprake zijn van een betrokkene.

Zowel de kans dat een gebeurtenis zich voordoet als de mate waarin de gebeurtenis zich voordoet is onzeker. Is het zeker dat de gebeurtenis zich voordoet, dan is het geen risico meer maar moet het in de raming worden opgenomen. Is het gevolg (de gevolgschade) niet berekenbaar, dan spreken we eveneens niet van een risico, maar van een onzekerheid waarmee niets gedaan kan worden.

 

De gevolgen van een risico kunnen echter ook niet-financieel van aard zijn. Echter pas als een risico, hetzij direct hetzij indirect, kan worden herleid tot haar financiële gevolgen is dit voor het weerstandsvermogen relevant.

Het risicobegrip wordt verder begrensd door alleen datgene waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid kan nemen, dat wil zeggen datgene waartoe een gemeente ook actie kan ondernemen of maatregelen kan treffen, aan te merken als een risico[8]. Verder geldt dat enkel die risico’s relevant zijn waarvoor geen maatregelen zijn getroffen, en die voorts van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie[9]. Het is daarom niet zinvol om ieder risico te benoemen. Als ondergrens wordt door ons voorgesteld om uit te gaan van risico’s met een materieel belang van ten minste € 50.000,00.

 

Samenvattend komen we tot het volgende risicobegrip:

 

  • 1.

    Een risico is een kans op een gebeurtenis met een bepaald gevolg voor een betrokkene, waarbij zowel de gebeurtenis als de uitkomst ervan onzeker is;

  • 2.

    waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid kan nemen, dat wil zeggen datgene waartoe een gemeente actie kan ondernemen of maatregelen kan treffen;

  • 3.

    waarvoor geen maatregelen zijn getroffen;

  • 4.

    die een materieel belang heeft van ten minste € 50.000,00;

  • 5.

    en waarbij de uitkomst zowel positief als negatief kan zijn.

 

  • 3.2       Invalshoeken bij de identificatie en classificatie van risico’s

Het gestructureerd in beeld brengen van de diverse risico’s kan een goed hulpmiddel zijn om per project, activiteit of product de gevolgen voor de gemeente te identificeren.

 

  • 3.2.1   Risicocategorieën

 

In de praktijk worden diverse risico-indelingen gevolgd. Toegespitst op de gemeentelijke praktijk kunnen risico’s worden geclassificeerd in een viertal categorieën:

 

I.      Financiële risico’sII.    Externe bedrijfsrisico’sIII.    Interne bedrijfsrisico’sIV.   Omgeving risico's

 

  • Financiële risico’s zijn gebeurtenissen of ontwikkelingen die directe gevolgen hebben voor de vermogenspositie of kasstromen van de gemeente.[10]

  • Externe bedrijfsrisico’s betreffen die gebeurtenissen of ontwikkelingen die afbreuk kunnen doen aan de organisatie. Voorts rekenen wij de samenwerking met derden tot deze categorie.

  • Interne bedrijfsrisico’s zijn die risico’s die samenhangen met de interne bedrijfsvoering en/of processen en daarmee het realiseren van de organisatiedoelstellingen belemmeren. Dit wordt ook wel genoemd de operationele risico’s.

  • Omgevingsrisico’s betreffen die risico’s die kunnen voortkomen uit demografische ontwikkelingen, macro ontwikkelingen, maatschappelijke ontwikkelingen en rampen. Hiertoe worden ook gerekend de bestuurlijke of politieke risico’s.

 

Een opsomming van de meest voorkomende risico’s welke kunnen optreden binnen deze 4 categorieën staan vermeld in bijlage 7.

 

  • 3.2.2   Risicomatrix

 

Met behulp van een zgn. risicomatrix of risicokaart kunnen de risicogebieden (bijvoorbeeld de afzonderlijke producten) worden gekoppeld aan de risicocategorieën.

Daarmee ontstaat een dwarsdoorsnede van de gemeentelijke organisatie op het gebied van de risico’s. In bijlage 8 staat hiervan een mogelijkheid gegeven.

 

  • 3.2.3   identificatie van risico’s

 

Door de risico’s vooraf in beeld te brengen, kan worden getracht om deze door middel van beheersmaatregelen te voorkomen en/of de effecten ervan te verminderen. In bijlage 5 over risicomanagement wordt dit nader uitgewerkt.

 

  • 3.2.4   Analyse en beoordeling van risico’s

 

Een risico-analyse bestaat uit het bepalen van de kans en het schatten van de financiële gevolgen van het risico. Dit is doorgaans niet eenvoudig. Mensen zijn meestal wel goed in staat om de richting van het risico of gevolg aan te geven, maar minder om dit ook te kwantificeren. Een hulpmiddel is dan om met klassen te werken.

 

De kans dat een risico optreedt, kan worden ingedeeld in de risicoklassen:

 

  • zeer groot                           er is een zeer grote kans dat dit risico zich voordoet (>75%)

  • groot                                     de kans is aanwezig dat dit risico zich voordoet (<75% maar meer dan 50%)

  • mogelijk                de kans is aanwezig dat dit risico zich voordoet (<50% maar meer dan 25%

  • onwaarschijnlijk                  het is zeer onwaarschijnlijk dat dit risico zich voordoet (<25%)

  • onbekend                             het is onbekend of dit risico zich zal voordoen

 

Indien het totaal onbekend is of een risico zich voordoet is sprake van maximale onzekerheid. De vraag kan dan gesteld worden of dit risico wel thuis hoort in de opsomming. Daarentegen bij een zeer grote kans dat het risico zich voordoet kan de vraag gesteld worden of dit niet beter in de raming verwerkt kan worden.

 

De financiële gevolgen van een risico, kunnen eveneens worden ingedeeld in klassen, bijvoorbeeld:

 

  • kleiner dan        €   50.000,00

  • meer dan           €   50.000,00         maar minder dan € 100.000,00

  • meer dan           € 100.000,00          maar minder dan € 250.000,00

  • meer dan           € 250.000,00

  • onbekend

 

  • 3.2.5   Risicoprofiel

 

Door het koppelen van de kans aan het financiële gevolg kan het risicoprofiel van de Gemeente Ermelo worden bepaald.

 

Als volgende stap kan de risicoscore voor de gemeente berekend worden. Dit geschiedt door de in kaart gebrachte risico’s nader te kwantificeren door kans en gevolg aan elkaar te koppelen. Door alle risico uit te zetten ontstaat een zgn. risicoscore voor de gemeente. Aan de hand van deze risicoscore kan de gemeente nader beleid bepalen. We treden dan op het terrein van het risicomanagement. In bijlage 5 wordt dit nader uitgewerkt.

 

  • 3.3       Opname van risico’s in begroting en jaarstukken

Welke risico’s moeten nu in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en rekening worden opgenomen? Het BBV schrijft voor dat een zodanig inzicht gegeven wordt in de begroting, de jaarstukken en de productraming en realisatie dat daarmee een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie van de gemeente. Daartoe dienen in een afzonderlijke paragraaf weerstandsvermogen de belangrijkste risico’s vermeld te worden waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie (zie artikelen 3, 9 en 11).

In bijlage 3 is geconstateerd dat alleen die risico’s waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid kan nemen, dat wil zeggen waartoe de gemeente ook actie kan ondernemen of maatregelen kan treffen, aan te merken is als een relevant risico. Voorts is voor een aantal risico’s een voorziening getroffen of ze zijn afgedekt door verzekeringen. Deze risico’s zijn wèl van belang bij de inventarisatie om te beoordelen in hoeverre het risico is afgedekt, maar niet voor het weerstandvermogen. Daarnaast is ook het risico begrensd tot een financieel gevolg van minimaal € 50.000,00.

 

Het is overigens denkbaar dat het voor de positie van de gemeente ten opzichte van een belanghebbende derde niet verstandig is om het betreffende risico uitgebreid in een toelichting te behandelen. Niettemin moet er toch melding van gemaakt worden (aanstippen). Desgewenst kan in een besloten vergadering door het college een nadere toelichting gegeven worden.

 

De functie van de risico’s ten behoeve van de rekening is enigszins afwijkend van die van de begroting[11]. Bij de begroting staat bij de risico-analyse de betrouwbaarheid van het budgettaire resultaat voor het betreffende begrotingsjaar centraal: waardoor kan het budgettair beeld en de uitvoering van de plannen verstoord worden, en ben ik in staat om dit op te vangen? Bij de rekening richt een risico-analyse zich primair op de balans, waarbij vooral de betrouwbaarheid van de waardering van de activa en passiva centraal staat. Het gaat dan primair om de vraag of het weerstandsvermogen voldoende is om de genoemde (toekomstige) risico’s op te vangen.

 

Op dit moment wordt bij de rekening nog niet expliciet aandacht geschonken aan het verloop van de risico’s. Wij zijn van mening dat een vorm van verantwoording van het verloop van in de begroting genoemde risico’s in de toekomst wel een vast onderdeel zou behoren uit te maken van de rekening.

 

De in deze bijlage genoemde zienswijze leidt tot een andere opzet van het onderdeel risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. Het zal enige tijd duren voordat de ideale situatie is bereikt waarin sprake is van volledigheid en aan alle criteria en verwachtingen wordt voldaan. Het is dan ook een groeimodel.

[1] Kerkman febr. 2005

[2] Stam en van Kinderen

[3] ISO/IEC Guide 73 in IRM 2002

[4] Van Dale 13 druk

[5] Adel en Haisma 1995

[6] Handreiking duale begroting, deel I

[7] NAR 2007

[8] Adel en Haisma, 1995

[9] Marsh Risk Consulting

[10] Van Moorsel en Visser, 2003

[11] Lucassen, 1993

Bijlage 4.   Overwegingen met betrekking tot het beleid omtrent de gewenste weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s

 

  • 4.1       Normering algemeen

Het weerstandsvermogen mag zich zowel op gemeentelijk- als provinciaal- als ook op rijksniveau in toenemende aandacht verheugen. Dit heeft vooral te maken met de slagkracht en flexibiliteit van een gemeente. Een gemeente moet bij plotseling voordoende kansen of problemen in staat zijn deze direct op te lossen. Maar hoe groot moet die slagkracht dan zijn? Voor de omvang van de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s blijken in de praktijk geen harde normen voorhanden. Veel gemeenten worstelen dan ook met de vraag hoeveel er "achter de hand gehouden moet worden”. Het BBV komt ook niet veel verder dan de constatering dat gemeenten zelf een beleidslijn moeten formuleren over de in de organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s (toelichting artikel 11 BBV). Doordat de risico’s die gemeenten lopen ook nog eens onderling kunnen verschillen, is het niet mogelijk een algemene norm te stellen voor een goede relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s.

 

Kijken we naar het eigen gemeentebeleid dan zien we dat de afgelopen jaren de jaarrekening toch een beeld laat zien waarin ten aanzien van financiële tegenvallers nauwelijks een beroep is gedaan op de weerstandscapaciteit. De tegenvallers konden grotendeels worden opgevangen binnen de begroting zelf.

Toch is ook in onze gemeente een zekere normering gewenst. In het volgende onderdeel zal hier een aanzet toe worden gegeven.

 

  • 4.2       Normering weerstandsvermogen in Ermelo

Als een niet afgedekt risico zich in de loop van het begrotingsjaar toch voordoet zal deze hoe dan ook door de gemeente opgevangen moeten worden. Elke gemeente staat dus voor de uitdaging niet afgedekte risico’s en de aanwezige opvangcapaciteit op elkaar af stemmen[1]. Hoe groot moet nu de weerstandscapaciteit zijn? Het is aan onze gemeente en daarmee de raad zelf om een beleidslijn te formuleren over de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s.

De weerstandscapaciteit van een gemeente is echter geen constante, het is bovendien een momentopname. Daarnaast kan bij een structureel risico als gevolg van in gang gezette bezuinigingen, afstoten van taken, heroriëntatie van beleid en tariefsverhogingen de beschikbare financiële ruimte en daarmee de weerstandscapaciteit in de tijd zelfs toenemen.

 

  • 4.2.1   Praktijk bij andere overheden

 

Uit een empirisch onderzoek onder gemeenten blijkt dat de volgende normeringen worden gehanteerd[2]:

  • een bedrag per inwoner

  • een percentage van de gemiddelde omzet

  • een percentage van de begroting

  • een percentage van de algemene uitkering

  • een percentage van de algemene middelen

  • berekend op basis van risico’s

Een bedrag per inwoner geeft weliswaar een richting, je mag veronderstellen dat een grotere gemeente meer en grotere risico’s kent dan een kleinere gemeente, maar zegt toch ook weer niet zoveel.

Sommige provincies hanteren voor de beoordeling van het weerstandsvermogen als vuistregel om een bepaald percentage van de algemene middelen aan te houden[3]. Zo wordt bij de provincie Zuid Holland een percentage van 3,5% van de algemene middelen genoemd. Maar dit zegt nog niets. Ook het hanteren van een percentage van de begroting als norm zegt nog niet zoveel.

Het merendeel van deze normeringen heeft geen enkele relatie met het risicoprofiel van de gemeente. Ze zijn dan ook weinig zinvol om als normering te hanteren. Heb je weinig risico’s dan leg je een onnodig beslag op de middelen, heb je veel risico’s dan kunnen deze normeringen wel eens te laag zijn.

 

  • 4.2.2   Relatie weerstandscapaciteit en het risicoprofiel

 

Een betere methode om de hoogte van de weerstandscapaciteit te bepalen is om een relatie te leggen met het risicoprofiel van de gemeente. Als dit risicoprofiel bekend is kan daarmee de gewenste weerstandscapaciteit worden bepaald. Dit kan bijvoorbeeld door af te spreken dat een bepaald percentage van de nog niet afgedekte risico’s opgevangen moet kunnen worden door de weerstandcapaciteit.

Maar welke omvang van de weerstandscapaciteit is wenselijk? Moeten alle risico’s volledig worden afgedekt? Omdat de risico’s zich niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang zullen voordoen, is het niet noodzakelijk en ook niet zinvol om het maximumbedrag volledig af te dekken. Middels statistische analyses zal nader bepaald moeten worden hoeveel noodzakelijk is. Onze gemeente heeft hier nog geen ervaring mee.

Is dit eenmaal berekend dan kan dit vervolgens verder verfijnd worden door zgn. risicosimulaties. Risicosimulatie als instrument voor het weerstandsvermogen is thans in de meeste gemeenten, waaronder ook onze organisatie, nog niet echt goed ontwikkeld.

 

Een andere benaderingswijze is om het weerstandvermogen uit te drukken als een verhoudingsgetal tussen de beschikbare en de benodigde weerstandscapaciteit[4]:

 

Ratio weerstandsvermogen = beschikbare weerstandscapaciteit/benodigde weerstandscapaciteit

 

Een dergelijke ratio is nog niet voor onze gemeente berekend. Het is overigens moeilijk aan te geven welke verhouding gewenst en/of optimaal is. Een te lage weerstandscapaciteit kan er toe leiden dat de financiële positie van de gemeente onder druk komt te staan. Een te hoge weerstandscapaciteit is niet wenselijk omdat dan onnodig middelen worden vastgehouden die ook voor andere zaken kunnen worden ingezet. Voor gemeenten met een geregeld tekort in de jaarrekening zal dit tot een ander antwoord leiden dan gemeenten met een overschot in de jaarrekening. Wel iets om rekening mee te houden is dat in de gemeente Ermelo de afgelopen jaren de begroting flexibel genoeg gebleken is om risico’s welke zich tussentijdse voordeden op te kunnen vangen.

 

Nadat deze berekening is gemaakt kan hier een kwalificatie aangehangen worden. Het ministerie van Binnenlandse Zaken[5] hanteert voor deze ratio een drietal klassen: >2,0; tussen 1,0 en 2,0 en kleiner dan 1,0. Wanneer deze ratio minder dan 1,0 bedraagt, is een gemeente kwetsbaar, de gemeente beschikt dan over onvoldoende middelen om de risico’s af te dekken. Nadeel van deze benadering is de “grofheid” hiervan. Beter is de in de literatuur, maar ook door NAR gehanteerde kwalificatie[6]:

 

 

Ratio Weerstandsvermogen

Betekenis

A

>2

Uitstekend

B

1,4<X>2,0

Ruim voldoende

C

1,0<X>1,4

Voldoende

D

0,8<X>1,0

Matig

E

0,6<X>0,8

Onvoldoende

F

>0,6

Ruim onvoldoende

[1] Handreiking weerstandsvermogen voor raadsleden

[2] Boorsma, Haisma en Moolenaar

[3] Lees: gemeentefondsuitkering en Ozb-opbrengsten

[4] NAR 2007

[5] Handreiking weerstandvermogen voor raadsleden, 2007

[6] NAR 2007

Bijlage 5.   Invoering van Risicomanagement in de gemeente Ermelo

 

  • 5.1       Definitie en onderdelen risicomanagement

 

  • 5.1.1   Waarom risicomanagement

               

Doordat de gemeente continue met risico’s te maken heeft is het noodzakelijk om deze risico’s te beheersen teneinde ongewenste effecten te voorkomen dan wel te verminderen. Een essentiële voorwaarde is dan wel dat deze risico’s tijdig en gestructureerd in kaart gebracht moeten worden. Echter met een opsomming van de risico’s zijn we er nog niet, er zullen ook beheersmaatregelen moeten worden opgesteld teneinde de risico’s te kunnen bijsturen.

Wij achten het van wezenlijk belang dat ook iets met de risico’s gebeurt. Niet de opsomming van de risico’s is voor ons relevant, maar de analyse en het beheersbaar maken van deze risico’s. Dit wordt ook wel risicomanagement genoemd. Met risicomanagement kan een betere beheersing van risico’s gerealiseerd worden doordat vooraf wordt ingespeeld op mogelijke toekomstige ongewenste ontwikkelingen of gebeurtenissen welke kunnen leiden tot kostenverhogingen, tijdsoverschrijdingen en/of kwalitatieve tekortkomingen. Het dwingt de gemeente om van buiten naar binnen te kijken. Het is beter om als organisatie daarin geen afwachtende houding aan te nemen, maar dit als een nieuwe kans en mogelijkheid te beschouwen ter verbetering van het besluitvormings- en bedrijfsvoeringproces.

Goed uitgevoerd risicomanagement draagt bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen doordat eventuele belemmerende factoren beter kunnen worden beheerst. Duurzaam investeren in risicomanagement draagt tevens bij aan het vergroten van het risicobewustzijn in de gemeentelijke organisatie.

 

Wij hechten er aan te vermelden dat dit nu ook al in onze gemeente gebeurt. Managers zijn zich in Ermelo, zo blijkt ook uit de rapportage van de accountant bij de rekening 2006, bewust van risico’s. Toch willen wij een stap verder gaan door dit ook echt in te bedden in de gehele bedrijfsvoering. De gemeente Ermelo kiest daarmee voor een verdere professionalisering en implementatie. Bij projecten in de grondexploitatiesfeer wordt dit overigens al deels toegepast. Ook elders in de organisatie worden al risicomanagementachtige activiteiten uitgevoerd: bepaalde risico’s zijn verzekerd, voor een aantal voorzienbare risico’s is veelal een voorziening getroffen, daarnaast worden bij begroting en rekening risico’s geïnventariseerd en waar nodig maatregelen getroffen.

 

  • 5.1.2   Definitie risicomanagement

 

Risicomanagement wordt veelal omgeschreven als het geheel van maatregelen die de frequentie, kans of waarschijnlijkheid verlagen, dan wel de omvang van de schade beperken die risico’s met zich meebrengen.

 

  • 5.2       De cyclus van risicomanagement

Risicomanagement is een sturingsinstrument, het is het sturen op risico’s bij het gemeentelijk beheer van processen, projecten en producten. Dit is een continu proces dat uit een aantal stappen bestaat. Beter is het dan ook om te praten van een risicomanagementcyclus. Gebruikelijk is om binnen deze cyclus de volgende stappen te onderscheiden:

 

  • 1.

    het identificeren van de risico’s;

  • 2.

    het analyseren van de risico’s;

  • 3.

    het beoordelen van de risico’s;

  • 4.

    het beheersen van de risico’s en het nemen van maatregelen;

  • 5.

    het evalueren, updaten en rapporteren over risico’s.

 

  • 5.2.1   Identificeren van risico’s

 

De organisatie dient periodiek een risico-analyse op te stellen. Dit begint met het identificeren van de risico‘s. Identificatie van risico’s is het onderkennen van de verschillende risicogebieden met hun bijbehorende risico’s: wat kan er fout gaan, wanneer en waar en welke gevolgen heeft dit? De identificatie omvat dus het inventariseren van àlle risico’s die de organisatie loopt. Risicomanagement behelst daarmee meer dan de gebruikelijke opsomming van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. De paragraaf weerstandsvermogen hanteert een “enger” risicobegrip, zij bestaat uit een selectie van alle geïdentificeerde risico’s die de gemeente loopt. Voor een breder gebruik is het zinvol om bij de inventarisatie alle risico’s die relevant zijn voor de gemeentelijke bedrijfsvoering in beeld te hebben. Dat wil zeggen ook die risico’s waarvoor al een voorziening is getroffen of op andere wijze zijn afgedekt zijn relevant. Overigens beperkt risicomanagement zich niet enkel tot de grotere risico’s, alle risicogebieden dienen in beeld gebracht te worden. Ook het identificeren van de positieve risico’s moet niet worden vergeten, immers een gemiste kans is ook een risico.

 

Vanuit verschillende invalshoeken kan een risico worden geïdentificeerd. Deze invalshoeken hebben wij eerder in deze notitie genoemd, het zijn de:

  • financiële risico’s;

  • risico’s samenhangend met interne bedrijfsvoering;

  • risico’s samenhangend met de externe bedrijfsvoering;

  • en omgevingsrisico’s.

 

Aan ieder risico wordt een risico-eigenaar gekoppeld (meestal het afdelingshoofd). Deze is de eerst verantwoordelijke voor dat risico.

 

  • 5.2.2   Analyseren van risico’s

 

De risicoanalyse omvat het schatten van de kans van optreden van het risico en de gevolgen die optreden wanneer het risico zich daadwerkelijk voordoet. Met behulp van een dergelijke analyse kan op een systematische wijze inzicht worden verkregen in de onderliggende risico’s. Ook de analyse van de maatregelen om het risico te beheersen behoort tot deze fase. Vastgesteld moet worden wat de belangrijkste risico’s zijn en waar het verder zinvol is om maatregelen te nemen tegen aanvaardbare kosten. Dit kan zowel direct (op basis van financiële omvang van het risico) als indirect via kansberekening en andere statistische analyses worden bepaald.

 

Wij hebben eerder in deze notitie duidelijk gemaakt dat de functie van een risico-analyse verschillend is voor begroting en rekening. Bij de begroting staat de betrouwbaarheid van het budgettaire resultaat centraal, terwijl bij de rekening de betrouwbaarheid van de waardering van de activa en passiva (de hoogte van het weerstandsvermogen) bepalend is.

 

  • 5.2.3   Beoordelen van risico’s

 

Risicobeoordeling omvat de prioritering van de risico’s. Als hulpmiddel kunnen de risico’s nader worden geclassificeerd. De uitkomst van de analyse kan inzichtelijk worden gemaakt middels een risicomatrix. De risicomatrix is een duidelijk hulpmiddel om alle risico’s per risicogebied te identificeren, en de financiële gevolgen te bepalen.

Daarnaast wordt per risico een tolerantie gebied vastgesteld: wat is nog acceptabel en wat niet.

 

  • 5.2.4   Risicostrategieën, het beheersen van risico’s en het nemen van maatregelen

 

Met risico’s kan op diverse manieren worden omgegaan. Allereerst gaat het om de vraag of het risico voorkomen kan worden. Als dit niet haalbaar is moet getracht worden om het risico beheersbaar te maken.

 

Risicomanagement kan preventief zijn (het beheersen van de oorzaken), dan wel repressief (het beheersen van de gevolgen). De volgende beheersmaatregelen zijn denkbaar:

 

  • risicoacceptatie:

Het is mogelijk om het risico te laten voor wat het is. Dit is denkbaar bij in de praktijk geaccepteerde bedrijfsrisico’s, of omdat anders een taak niet uitgevoerd kan worden, dan wel dat geen enkele beheersmaatregel mogelijk is. De eventuele ongewenste financiële gevolgen van het risico kunnen worden afgedekt zodat de continuïteit van de organisatie niet in gevaar komt. Dit wordt ook wel genoemd risicofinanciering. Als instrumenten van risicofinanciering kunnen worden genoemd:

  • instellen van een bestemmingsreserve

  • instellen van een voorziening[1]

  • contractuele overdracht van het risico

  • afsluiten van verzekeringen

  • opnemen van stelposten

 

  • risicopreventie:

Hierbij wordt de kans/mogelijkheid van het optreden van een bepaald risico opgeheven.

 

  • risicomijdend gedrag:

Een risiconiveau van nul is alleen mogelijk wanneer een bepaalde activiteit niet wordt ondernomen, alleen dan loopt men geen enkel risico. Hiervan kan alleen sprake zijn als het risico te groot is en verder niet is te beheersen door andere maatregelen.

 

  • risicoreductie:

Volledige eliminatie van het risico is meestal de beste oplossing, echter dit is niet altijd haalbaar of gewenst. Beoogd zal dan moeten worden om de kans op optreden van het risico te verkleinen, bijvoorbeeld door het nemen van voorzorgsmaatregelen. Ook kan gedacht worden aan het verminderen van de frequentie waarin het risico optreedt. Bijvoorbeeld door extra opleidingen, procedures, beter materiaal etc.

 

  • overdragen van het risico:

Ook kan men het risico overdragen aan derden die hier beter voor geëquipeerd zijn, bijvoorbeeld asbestsanering. Een andere mogelijkheid is het overdragen van de aansprakelijkheid van het risico aan derden. Door de risico’s (deels) over te dragen neemt weliswaar het risico niet af, maar vermindert wel het gevolg van het risico voor de gemeente.

 

  • schadereductie:

Hierbij wordt beoogd om de gevolgen van optreden van het risico te verkleinen, bijvoorbeeld door het nemen van voorzorgsmaatregelen.

 

Uit de in kaart gebrachte mogelijkheden zullen door de gemeente keuzes gemaakt moeten worden. Een combinatie van deze beheersmaatregelen is uiteraard ook mogelijk. Vanzelfsprekend moeten de gekozen maatregelen dan nog wel worden uitgevoerd.

 

  • 5.2.5   Evalueren, updaten en rapporteren over risico’s

 

Geregeld zal bekeken moeten worden of de gewenste maatregelen ook zijn uitgevoerd en leiden tot het gewenste effect. Zo nodig dient te worden bijgestuurd. Door het verstrijken van de tijd kunnen risico’s veranderen en/of zelfs verdwijnen. Ook kunnen zich nieuwe risico’s voordoen. Hierover dient aan het college en de raad gerapporteerd te worden. Daarbij kan worden aangesloten bij de rapportagemomenten van begroting, najaarsnota en jaarrekening. Door de koppeling van het risicomanagement aan de planning & controlcyclus zal er drie keer per jaar over risico’s worden gerapporteerd. In de programmabegroting, de najaarsnota (alleen afwijkingen) en de jaarrekening.

 

In de programmabegroting, in het bijzonder de paragraaf weerstandsvermogen, gaat het om de mogelijke risico’s die het begrotingsbeeld kunnen verstoren en de verwachte omvang van het weerstandsvermogen. Tevens kunnen hier voorstellen voor beheersmaatregelen worden gedaan.

In de najaarsnota wordt ingegaan op de afwijkingen ten opzichte van de begroting. In principe worden hier alleen significante afwijkingen gemeld.

In de jaarrekening tenslotte wordt een terugblik gegeven. Dat wil zeggen welke risico’s zijn opgetreden en hoe effectief zijn de beheersmaatregelen geweest. De invloed hiervan op het weerstandsvermogen komt tevens in de jaarrekening aan bod.

 

In principe wordt in deze rapportages een volledig beeld van de risico’s gegeven, tenzij de belangen van de gemeente door de openbaarheid van deze informatie kunnen worden geschaad. Te denken valt aan gevoelige informatie of financiële indicaties van claims die van invloed kunnen zijn op de uitkomsten van het onderhandelingsproces tussen de gemeente Ermelo en derden. In dergelijke gevallen kan de raad vertrouwelijk worden geïnformeerd. De criteria van de Wet Openbaarheid van Bestuur zijn van toepassing.

 

Naast de reguliere verslaglegging zal er ook in de managementoverleggen aandacht zijn voor grote risico’s die zich snel dreigen te manifesteren. Afdelingshoofden zullen het risicoprofiel bespreken in het voortgangsoverleg met de directie.

 

Risicoprofielen van grote projecten zijn aan meer verandering onderhevig dan het risicoprofiel in de lijn. Daarom zal daarover een afwijkende rapportage worden gemaakt.

 

  • 5.3       Organisatie van het risicomanagement

Risico’s worden meestal los van elkaar bekeken vanuit de afzonderlijke afdelingen. Door de risico’s in totaliteit en onderlinge samenhang te bekijken en deze ook op directie/bestuurlijk niveau bespreekbaar te maken kan een samenhangend beleid ontstaan over de gehele organisatie. Er wordt in dit verband in de literatuur[2] ook wel gesproken van integraal risicomanagement. Op deze wijze ontstaat niet alleen een volledig overzicht van de risico’s in relatie tot de organisatiedoelstellingen, maar zal dit ook het risicobewustzijn van de organisatie verder vergroten. Belangrijk is om ieders rollen en verantwoordelijkheden binnen het risicomanagement te benoemen. Het is dan ook verstandig om het risicomanagement binnen de organisatie, processen en controlestructuren te verankeren. Risicomanagement dient als een vanzelfsprekend onderdeel van het bedrijfsvoeringproces te worden beschouwd. Hiermee worden niet alleen potentiële gevaren voor de bedrijfsvoering en het uitvoeren van de processen onder de aandacht van het bestuur en het management gebracht, maar kunnen ook mogelijke kansen vroegtijdig worden onderkend.

 

  • 5.3.1   Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

 

De verantwoordelijkheid voor het voorkomen van risico’s is een zaak van de gehele gemeentelijke organisatie. Immers kennis over het optreden van een risico is meestal het beste bekend bij de individuele medewerkers. Daar liggen de kansen om hier iets mee te doen met als mogelijk resultaat een beperking van de negatieve gevolgen en/of het aantal risico’s. Bij de identificatie van het risico is inzicht ontstaan wie de eigenaar van het risico is. Deze is eerstverantwoordelijke voor dat risico. Bij risico’s die clusters of afdelingen overschrijden kan de verantwoordelijkheid hoger in de organisatie worden gelegd. Hoe hoger de risicoscore van een risico is, des te gewenster is het om de verantwoordelijkheid over dit risico hoger in de organisatie te leggen.

Parallel aan de mandaatregeling wordt een bevoegdheidsstructuur opgesteld waarin wordt aangegeven vanaf en tot welke risicoscore de verschillende medewerkers bevoegd zijn om risico’s af te handelen. En dus ook wanneer een risico expliciet gemeld moet worden.

 

  • 5.3.2   Inbedding in bedrijfsvoering en planning- en controlproces

 

In sommige organisaties is één persoon aangewezen die verantwoordelijk is voor het totale risicomanagement van de organisatie (de “risicomanagementcoördinator”). Praktisch gezien wordt het risicomanagement gedelegeerd naar de afdelingshoofden, dit past ook beter bij de huidige besturingsfilosofie van de gemeentelijke organisatie. Immers binnen de besturingsfilosofie van integraal management is het management verantwoordelijk voor de beheersing en borging van de primaire èn de bedrijfsvoeringprocessen. Door risicomanagement als onderdeel van het integraal management te beschouwen wordt bevorderd dat bij het besluitvormingsproces een risicoafweging wordt meegenomen. Door risico’s te koppelen aan een verantwoordelijke als onderdeel van het integraal management wordt het risicomanagement gekoppeld aan de normale processen op de afdeling. Dit biedt tevens als voordeel dat er op centraal niveau in de organisatie inzicht ontstaat in de onderkende risico’s en hun gevolgen.

 

Het totaal van de risico’s dient te worden geanalyseerd teneinde dit voor alle lagen van de organisatie beheersbaar te maken. Hier ligt ook een duidelijke ondersteunende rol voor Planning & Control. Een geregelde en gestructureerde risicorapportage van management aan directie en bestuur biedt ook tal van voordelen:

  • onderlinge afstemming van de risico’s, het leggen van onderlinge verbanden om daarmee fragmentatie te voorkomen;

  • een betere beleidsmatige aansturing en onderlinge coördinatie van alle maatregelen en activiteiten ter beheersing van de risico’s;

  • opsporen van inconsistenties;

  • eliminatie van overlappingen en lacunes;

  • proactieve identificatie van risico’s (immers de directie kijkt mee);

  • bevordering van risicobewustzijn in de organisatie.

 

Door in te haken op de planning & controlcyclus middels begroting, najaarsnota en rekening kan over de risico’s worden gerapporteerd. Ter standaardisering van nieuwe risico’s is een checklist ontwikkeld, zie bijlage 9. Maar ook op bestaand beleid loopt de gemeente risico’s. Het is wenselijk om ook deze risico’s goed in beeld te hebben.

 

Inbedding in de planning & controlcyclus waarborgt dat het risicomanagement een continu proces is en dat het op de agenda blijft staan. De organisatie kan hierdoor op een gestructureerde wijze de risico's inventariseren, analyseren, beheersen en evalueren, waarbij bepaald wordt welke beheersmaatregelen dienen te worden genomen. Dit is essentieel, omdat het risicomanagement te maken heeft met een veranderende omgeving en risico's. In feite fungeert Planning & Control daarbij als coördinator, waarmee ook een duidelijk aanspreekpunt aanwezig is voor de organisatie. Door dit in het periodieke overleg tussen controller en afdelingshoofd op te nemen kan de voortgang worden bewaakt. Voorts zal binnen de afdeling Planning & Control een coördinatie- en informatiepunt worden opgezet.

 

Ook de rol van de accountant zal door de invoering van het risicomanagement veranderen. Hoewel thans al, op verzoek van de raad, in de audit aandacht wordt besteed aan het risicomanagement zal dit in de toekomst zeker veranderen. Waar de accountant zich nu richt op specifieke aandachtsgebieden, ontstaat straks de mogelijkheid een bredere benadering te kiezen.

 

  • 5.3.3   Opleiding en/of training

 

Er zijn diverse bedrijven en opleidingsinstituten die zich met risicomanagement bezig houden. Er zal nog worden bezien of (interne) trainingen, cursussen en opleidingen in het kader van risicomanagement noodzakelijk zijn.

 

  • 5.4       Relatie met bedrijfsvoeringparagraaf

Het is het goed om te realiseren dat een goede bedrijfsvoering meer en meer van belang is voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. Bovendien zijn de externe en interne processen van de gemeente steeds meer met elkaar vervlochten geraakt. In de verplicht voorgeschreven bedrijfsvoeringparagraaf dient daarom inzicht gegeven te worden in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daaronder valt ook de inbedding van het risicomanagement te rekenen.

 

  • 5.5       Paragraaf Weerstandsvermogen in relatie tot risicomanagement

Een deel van de risico’s kan worden afgedekt door specifieke maatregelen, maar niet alle. De gemeente dient middelen te hebben om de financiële gevolgen te kunnen opvangen mochten deze risico’s zich onverhoopt voordoen. Het weerstandsvermogen geeft aldus de relatie aan tussen risico’s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die een gemeente heeft om die niet begrote kosten op te vangen.[3]

Bij de jaarrekening is exact bekend wat deze weerstandscapaciteit is, bij de begroting zal een schatting gemaakt moeten worden. Bij de begroting worden de risico’s op hoofdlijnen geactualiseerd. Bij de jaarrekening wordt over de stand van zaken van deze risico’s verslag gedaan. Bij de najaarsnota wordt over eventuele afwijkingen gerapporteerd.

 

De gemeente kan zelf bepalen welke methoden ze hanteert voor de inventarisatie en kwantificering van risico's. De gemeente bepaalt ook zelf het beleid en de uitgangspunten die zij hanteert om het weerstandsvermogen (de noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico's) vast te stellen. Het totaal van methoden en beleidsuitgangspunten vormt het systeem van risicomanagement. De paragraaf weerstandsvermogen is een afgeleide hiervan. Overigens draagt een goed risicomanagement wel bij aan een kwalitatief goede paragraaf weerstandsvermogen.

 

Voor een goed begrip, in de paragraaf weerstandsvermogen staan dus niet àlle risico’s die de gemeente loopt opgesomd:

  • allereerst schrijft het BBV dit ook niet voor. Enkel die risico’s waarvoor geen voorzieningen of verzekeringen zijn getroffen worden opgesomd;

  • voorts wordt de opsomming begrensd tot de belangrijkste risico‘s;

  • risico’s waarvoor maatregelen zijn genomen behoeven ook niet volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt te worden. Immers door deze maatregelen is de kans van optreden van het risico gereduceerd, dan wel de financiële gevolgen beperkt, waardoor de totale impact veel geringer is geworden.

 

Belangrijk is om te realiseren dat het identificeren van risico’s niet inhoudt dat deze automatisch in de paragraaf weerstandsvermogen terecht komt. Als risico’s onverhoopt toch optreden komen ze in de normale budgetcyclus terecht. Pas als de risico’s niet kunnen worden gecompenseerd binnen de reguliere budgetten en/of algemene dekkingsmiddelen komen ze ten laste van het weerstandsvermogen.

 

  • 5.6       Risicosimulatie

Risicosimulatie kan als een hulpmiddel dienen om de benodigde en gewenste hoogte van het weerstandsvermogen in beeld te brengen. Risicosimulatie kan worden berekend door het toepassen van diverse statistische technieken, desgewenst ondersteunt met software.

 

  • 5.7       Software als hulpmiddel

Het is noodzakelijk om zowel voor de risico-inventarisatie, de simulatie als de berekening van de weerstandscapaciteit gebruik te maken van een geautomatiseerd systeem. Op dit moment zijn er twee softwarepakketten op de markt die mogelijk hierbij ondersteuning geven. De voorkeur wordt aan NARIS gegeven vanwege het beter toepassingsbereik. In bijlage 10 wordt nader ingegaan op dit pakket.

 

  • 5.8       Relatie met rechtmatigheid

De accountant heeft een wettelijke toets ten aanzien van het rechtmatig handelen bij de financiële beheersdocumenten. De interne controle borgt en toetst in hoeverre door de gemeente rechtmatig is gehandeld. In dat kader zijn de risico’s in het Interne Controleplan 2007 geïnventariseerd. Hiervoor zijn beheersmaatregelen opgesteld.

De gegevens die hiermee beschikbaar zijn kunnen prima gebruikt worden in het kader van het risicomanagement. Het is dan ook zinvol om daar aansluiting bij te zoeken. Verder ligt er een relatie tussen risicomanagement, kwaliteitszorg en juridische control.                                                                                                                                                                                                                          

  • 5.9       Risicobeheersing grondexploitatie

Grondexploitatie is bij uitstek het organisatieonderdeel dat te maken heeft met projecten die omgeven zijn met flinke risico’s. De gemeente streeft er naar om deze risico’s zoveel mogelijk af te dekken. Bij grotere projecten maakt een risicoanalyse dan ook deel uit van de bedrijfsvoering, zij het dat dit nog niet methodisch plaatsvindt. Mede in het kader van het projectmatig werken wordt dit verder geprofessionaliseerd.       

[1] Voorzieningen worden o.a. gevormd wegens op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

[2] O.a. Van Moorsel, 2003

[3] Handreiking weerstandvermogen voor raadsleden, 2007

Bijlage 6.   Wettelijk Kader

In deze bijlage wordt het (wettelijk) kader geschetst waarop de notitie berust. Dit bestaat uit een externe (Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies) en een interne component (financiële verordening, de nota’s geldleningen, integraal management en overig).

 

  • 6.1       Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV)

In het BBV is een drietal artikelen gewijd aan de verplicht voorgeschreven paragraaf weerstandsvermogen, dit betreft de artikelen 9,11 en 26.

 

Artikel 9.

1.     In de begroting worden in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, alsmede tot de lokale heffingen.

2.     De begroting bevat ten minste de volgende paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect bij de provincie onderscheidenlijk gemeente niet aan de orde is:

b.    weerstandsvermogen;

e.     bedrijfsvoering;

 

Artikel 9 bepaalt dat in de begroting paragrafen worden opgenomen, waarin de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot de beheersmatige aspecten. Daarbij is bepaald over welke onderwerpen verplicht een paragraaf opgenomen moet worden. Met deze paragrafen is telkens een groot financieel belang gediend. De paragrafen geven daardoor extra informatie voor de beoordeling van de financiële positie op de korte en langere termijn. Eén van de verplicht voorgeschreven paragrafen is de paragraaf Weerstandsvermogen.

 

De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de paragrafen kan overigens per gemeente verschillen. Indien voor een onderwerp een actuele nota bestaat kan in de paragrafen worden volstaan met een korte berichtgeving van de stand van zaken. De paragraaf vervult dan een rol in het de planning & controlproces. Indien echter een actuele nota ontbreekt, dient een uitvoeriger paragraaf te worden gemaakt; de paragraaf vervult dan nadrukkelijker een rol in de kaderstelling binnen de gemeente.  Ons college heeft ervoor gekozen om een aparte beleidsnota bij de paragraaf Weerstandsvermogen te ontwikkelen, conform de wens van de raad.

 

Artikel 11.

1.     Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen:

a.     de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

b.     alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

2.     De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste:

a.     een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

b.     een inventarisatie van de risico’s;

c.     het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

 

Dit artikel schrijft een verplichte indeling van de paragraaf weerstandvermogen voor.

 

Artikel 26.

Het jaarverslag bevat de paragrafen die ingevolge artikel 9 in de begroting zijn opgenomen. Ze bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

 

Artikel 26 ten slotte schrijft voor dat de paragrafen die deel uitmaken van de begroting, ook in het jaarverslag moeten worden opgenomen.

 

Voorts zijn in dit verband nog relevant de artikelen 3 (inzicht in de financiële positie), 14 (paragraaf bedrijfsvoering), 15 (paragraaf verbonden partijen), 16 (risico’s m.b.t. de paragraaf grondbeleid) en 44 (vorming van voorzieningen bij risico’s).

 

Artikel 3.

  • 1.

    De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de productenraming en de productenrealisatie geven volgens normen die voor gemeenten en provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten. In het bijzonder Provinciale Staten en de raad moeten in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen.

  • 2.

    De begroting, de meerjarenraming, de productenraming en de toelichtingen geven duidelijk en stelselmatig de omvang van alle geraamde baten en lasten, alsmede het saldo ervan weer. De begroting geeft tevens duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie.

  • 3.

    De jaarstukken, de productenrealisatie en de toelichtingen geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, alsmede het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar.

 

Artikel 14.

De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

 

Artikel 15.

De paragraaf betreffende de verbonden partijen bevat ten minste:

  • 1.

    de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;

  • 2.

    de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen.

 

Artikel 16.

De paragraaf betreffende het grondbeleid bevat ten minste:

  • 1.

    een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

  • 2.

    een aanduiding van de wijze waarop de provincie onderscheidenlijk gemeente het grondbeleid uitvoert;

  • 3.

    een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • 4.

    een onderbouwing van de geraamde winstneming;

  • 5.

    de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

 

Artikel 44.

  • 1.

    Voorzieningen worden gevormd wegens:

    • 1.

      verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

    • 2.

      op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

    • 3.

      kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

  • 2.

    Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

  • 3.

    Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

 

  • 6.2       Financiële Verordening (art. 212)

De raad heeft op 24 mei 2007 de financiële verordening vastgesteld. Daarin zijn enkele artikelen opgenomen die relevant zijn voor deze nota. Zo stelt de raad, voor zover niet al opgenomen in de betreffende paragraaf, het beleid met betrekking tot een paragraaf of onderdeel daarvan vast. Voorts dienen de algemene dekkingsmiddelen, onvoorzien, alsmede de financiële begroting inzicht te geven in de financiële gevolgen van het beleid voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. Risico´s en het gebrek aan weerstandsvermogen kunnen dat beleid beïnvloeden. Vastgelegd is dan ook dat de raad een nota Weerstandsvermogen met de kaders voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, het weerstandvermogen en het risicobeheer vaststelt. De actualiteit van deze nota wordt jaarlijks getoetst.

 

Van de Financiële Verordening zijn de volgende artikelen relevant:

 

Artikel 3 - Paragrafenindeling

  • 1.

    De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode eventuele aanvullende paragrafen voor de komende raadsperiode vast.

  • 2.

    De raad stelt op voorstel van het college, voor zover niet reeds opgenomen in de paragraaf, het beleid met betrekking tot een paragraaf of onderdeel daarvan vast.

 

Artikel 6 - Meerjarenraming

  • 1.

    De programma’s, de algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien, alsmede de financiële begroting geven inzicht in de financiële gevolgen van het beleid voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.

 

Artikel 1 4 - Weerstandsvermogen

Het college biedt de raad een nota Weerstandsvermogen aan met de kaders voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, het weerstandvermogen en het risicobeheer. Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.

 

  • 6.3       Interne regelgeving

Het college heeft in 2004 de “Notitie Onderzoek Verstrekte geldleningen en garantstellingen” vastgesteld. In deze notitie zijn spelregels benoemd ter beheersing van de risico’s voortvloeiend uit het verstrekken van geldleningen of het garant staan bij geldleningen.

In het advies “Integraal Management” (vastgesteld door het college in 1999) is verwoord dat het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor de beleidsvoorbereiding, -advisering en –uitvoering. Hiertoe rekenen wij ook het risicomanagement.

 

  • 6.4       Overige relevante regelgeving

De bufferreserve is een bestemmingsreserve door de raad vastgesteld met als doel het opvangen van niet voorziene, onverwachte en niet te vermijden of te compenseren tegenvallers. Hieronder vallen ook rekeningstekorten calamiteiten- en (plan)schadevergoedingen. De omvang van deze reserve ligt op maximaal € 70,00 per inwoner, de minimumomvang bedraagt € 45,00 per inwoner. Bij een daling beneden dit bedrag, dient het tekort te worden aangevuld door toevoeging van eventuele incidentele meevallers of een onttrekking uit de Reserve Structurele Dekkingsmiddelen (structurele budgettaire consequenties bij eerstvolgende meerjarenbegroting betrekken) c.q. ten laste van de exploitatie.

 

Artikel 189 Gemeentewet verplicht iedere gemeente een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen in de begroting. De hoogte van de post onvoorzien is door de raad bepaald op € 2,00 per inwoner (begroting 2007).

 

  • 6.5       Rol en bevoegdheden gemeenteraad[1]

De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende taak op het gebied van het weerstandsvermogen. Raadsleden geven dus de kaders aan die richtinggevend zijn voor het beleid. De gemeentelijke bedrijfsvoering en dus ook het risicomanagement en het weerstandsvermogen vallen onder de verantwoordelijkheid van het college. Het college draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de raad vastgestelde kaders. Wel dient het college er voor te zorgen dat de gemeenteraad geïnformeerd wordt over de voortgang. De raad moet controleren of het college binnen deze kaders is gebleven. Dit kan bij de behandeling van de kadernota, begroting, jaarrekening, najaarsnota of tussentijds middels het vragenrecht. Bij de behandeling van de begroting kan de raad nadere kaders stellen die richting geven aan het beleid dat het college moet uitvoeren.

Bij de behandeling van de rekening heeft de raad een controlerende taak of het college bij haar uitvoering binnen de gestelde kaders is gebleven. Voorts heeft de raad de mogelijkheid om een en ander via de Financiële verordening te regelen. Dit is in Ermelo ook gebeurd.

 

  • 6.6       Veranderend toezicht provincie

In de Gemeentewet is opgenomen dat de begroting en begrotingswijzigingen geen goedkeuring meer vooraf behoeven van de provincie. Wel zal de provincie de begroting op een aantal punten nader willen beoordelen. Een van de instrumenten die zij daarvoor gebruikt is de paragraaf weerstandsvermogen. Deze paragraaf geeft de provincie een instrument bij de beoordeling van de financiële positie van de gemeente. Het is dus ook voor de provincie van belang dat de kwaliteit van deze paragraaf hoog is en blijft, en waar nodig verder wordt gezocht naar verbeteringen.

[1] Handreiking Weerstandsvermogen voor raadsleden, 2007

Bijlage 7.         Onderverdeling risico’s naar risicocategorieën

Bijlage 8.         Risicokaart Gemeente Ermelo

Bijlage 9. Checklist inventarisatie risico’s

 

1. Naam van het te rapporteren risico:

 

 

 

 

2.Omschrijving van het risico:

 

Kwalitatieve toelichting

 

 

 

 

 

 

3. Soort van risico

 

Risico’s kunnen worden onderverdeel in hoofdgroepen, deze geven het management een beter beeld waar de risico’s zich voordoen. Kruis aan wat van toepassing is:

 Financieel risicoExtern bedrijfsrisicoIntern bedrijfsrisicoOmgevingsrisico

 

 

4. Waarschijnlijkheid optreden risico

 

De kans dat een risico optreedt, kan worden ingedeeld in de risicoklassen, kruis aan in hoe groot de waarschijnlijkheid is van het optreden van het risico.

 Groot (meer dan 75% kans)Waarschijnlijk (meer dan 25% maar minder dan 75% kans)Klein (minder dan 25% kans)Onbekend

 

 

4. Frequentie optreden risico

 

Een risico kan zich eenmalig voordoen, maar ook vaker naar voren komen. Inzicht hierin vergroot de kans op beheersing van het risico. Kruis aan wat van toepassing is.

 Risico is eenmaligRisico doet zich geregeld voor

 

 

6. Is het een positief of een negatief risico?

 

Geef aan of de financiële gevolgen van het risico volledig negatief of positief voor de gemeente zijn:

 PositiefNegatief

 

 

 

 

7. Financiële gevolgen risico:

 

De financiële gevolgen van een risico, kunnen worden ingedeeld in klassen, geef aan hoe groot u de financiële gevolgen acht als het risico volledig optreedt:

 Klein (minder dan € 50.000)Gemiddeld (meer dan € 50.000 maar minder dan € 100.000)Groot (meer dan € 100.000)Onbekend

 

 

8. Op welke periode heeft het risico betrekking

 

 

 

 

 

9. Termijn waarbinnen duidelijkheid ontstaat over het risico:

 

 

 

 

 

10. Overige ontwikkelingen relevant bij het risico:

 

 

 

 

 

11. Welke acties zijn ondernomen ter financiering van het risico:

 

 De financiële gevolgen van een risico kunnen soms worden gefinancierd. Geef aan of u hiervoor al een van onderstaande maatregelen heeft getroffen:

 aangaan van een verzekeringinstellen van een bestemmingsreserveinstellen van een voorzieningcontractuele afsprakenanders, namelijk………………………………………………………………………

 

 

 

12. Welke acties kunnen nog worden ondernomen ter beheersing van het risico:

 

 

 

 

 

 

 

13. Eventuele kosten bij de acties vermeld onder punt 12:

Bijlage 10. NARIS[1]

 

Het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement heeft een softwareapplicatie ontwikkeld (NARIS) waarmee gemeenten online risico's en beheersmaatregelen met elkaar kunnen delen. Middels NARIS wordt de gemeente continu geattendeerd op nieuwe risico's welke vergelijkbare organisaties hebben gesignaleerd.

 

Risico's, fouten en succesvolle beheersmaatregelen worden op verschillende niveaus binnen de organisaties gemaakt. Met NARIS is het mogelijk om deze informatie op gestructureerde wijze vast te leggen en te centraliseren, zodat de verschillende afdelingen van elkaar kunnen leren.

 

NARIS bevat een centrale database waarin 80% van de bekende risico's en maatregelen voor de gemeentelijke overheid zijn opgenomen. Daarmee beschikt de gemeente direct over een online kennismanagementsysteem op het gebied van risicomanagement om een risicoprofiel voor de gemeente op te stellen.

NARIS biedt inzicht in de belangrijkste risico's van de gemeentelijke organisatie waardoor het mogelijk is om direct maatregelen te treffen. Doordat het systeem alle wijzigingen over risico's en maatregelen vastlegt en archiveert, kan regelmatig de effectiviteit van het gemeentelijk risicomanagementbeleid worden beoordeeld. Voorts biedt het model inzicht in welke maatregelen het meest kosteneffectief zijn, en op welke maatregelen bezuinigd kan worden.

Tevens is het mogelijk om risicosimulaties en gevoeligheidsanalyses uit te voeren en kunnen alle soorten management rapportages gemaakt worden.

 

Een licentie voor het pakket kost circa € 7.500,00 per jaar.

 

Voordelen van NARIS

  • Eenvoud bij het opstellen van risicoprofielen;

  • Betere beheersing van risico’s mogelijk;

  • Gebruiksvriendelijkheid;

  • Lage prijs (circa € 7.500,00 per jaar);

  • Uitgebreide kennisdatabase met risico's en beheersmaatregelen;

  • Bepalen van een risicokaart van de top tien risico's van de gemeentelijke organisatie;

  • Risicosimulatie mogelijk voor het berekenen van het weerstandsvermogen;

  • Risicomatrix om de volledigheid van het gemeentelijk risicoprofiel te beoordelen;

  • Simulaties om risico's in toekomstige plannen te kunnen beoordelen;

  • Mogelijkheid tot het koppelen van risico's aan programma's en processen;

  • Automatisch genereren van managementrapportages;

  • Mogelijkheid tot het exporteren van data naar eigen excelbestanden;

  • Uitbreiding mogelijk tot beheer van verzekeringsportefeuilles en schadeafhandeling.

[1] Toelichting bureau Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement, zie ook www.risicomanagement.nl

Bijlage 10. Geraadpleegde literatuur

                              

Adel en Haisma

Beter Risicomanagement dankzij nieuwe comptabiliteitsvoorschriften

B&G nov. 1999

 

AIRMIC/IRM Alarm

A Risk Management Standard

2002

AON

Risicomanagement als nieuw sturingsinstrument bij gemeentelijk beheer

Famo jaarcongres sept. 2006

Bestuursacademie Nederland

Comptabiliteitsvoorschriften voor gevorderden

 

Boorsma, Haisma en Moolenaar

Gemeentelijk risicomanagement, een empirisch onderzoek

z.j.

FinFun reeks

Weerstandsvermogen gemeenten en provincies

1999

Gemeente de Ronde Venen

Nota risicomanagement en weerstandsvermogen

2005

Gemeente Eemsmond

Nota weerstandsvermogen en risicomanagement

 

Gemeente Veenendaal

Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement

April 2005

Gerritsen

Worstelen en boven blijven, scenario’s voor de weerstandscapaciteit

Famo congres, najaar 2003

Gerritsen

Scenario’s voor de weerstandscapaciteit

B&G sept. 2003

Gerritsen

Actieve houding gewenst van publieke instellingen bij vermogensvorming

B&G nov. 2000

Gerritsen en Haisma

De paragraaf weerstandsvermogen verhoogt de efficiency

B&G sept. 2003

Haisma

Risicomanagement: een bijdrage aan de continuïteit van organisaties in handboek Organisatie-instrumenten

Dec.1999

Haisma

Risicomanagement, wat hoe en waarvoor?

B&G mei/april 2003

Haisma

Financieel weerstandsvermogen berekenen met risicosimulatie

B&G mei/juni 2003

Kluwer

Handboek Begroting en Verantwoording

2007

Kluwer

Weerstandvermogen van de provincie Brabant, in handboek Begroting en Verantwoording

2007

Janse en Schreuders

Risicomanagement in de praktijk bij kleine gemeenten

B&G okt. 2006

Jutte

Amersfoort legt solide basis voor risicomanagement

B&G maart 2006

Kerkman

Risicobeheersing: richtlijnen voor bestuurders

Finance & Control febr. 2005

Lucassen

Risicoparagraaf essentieel voor beoordeling financiële functie

B&G okt.993

Marsh Risk Consulting

Risicoperceptie van gemeentesecretarissen

2004

Marsh Risk Consulting

Risicoradar

 

Ministerie van Binnenlandse Zaken

Begroten en Verantwoorden deel 1

Maart 2002

Ministerie van Binnenlandse Zaken

Handreiking Duale Begroting

Maart 2002

Ministerie van Binnenlandse Zaken

Handreiking Weerstandsvermogen voor raadsleden

Aug. 2007

NAR

Training voor risicomanagement gemeenten

13 en 14 nov. 2007

Provincie Gelderland

Risicoparagraaf gemeenten

Aug.995

Smorenberg

Een norm voor het weerstandsvermogen

B&G okt.2006

Somers

Integraal risicomanagement in Arnhem

Overheidsmngt 5/2006

Stam en van Kinderen

Risicomanagement, Een betere beheersing van projecten

z.j.

Top

Risk management in praktijkboek Financieel Management

Juni 1990

Top

Risicofinanciering in praktijkboek Financieel Management

Juni 1990

Van Dale

Groot woordenboek der Nederlandse taal

13e druk

van Moorsel en Visser

Een theoretisch kader voor integraal risicomanagement

Overheidsmanagement 2003/2

van Opstal en Vermeer

Risico’s onder controle

Sept.2002

van Zwieten

De kunst van het loslaten

Overheidsmngt7/8/2005

Verbeeten

Naar een gegrond risicobeleid, een bedrijfseconomische onderbouwing van de risicoparagraaf

Overheidsmanagement 1998/3

 

 

Bijlage 11.          Verklarende begrippenlijst

 

Benodigde weerstandscapaciteit:

Het bedrag dat benodigd is om de geïdentificeerde risico’s in financiële zin af te dekken. De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de weerstandsparagraaf. Deze wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd en wordt opgenomen in de programmabegroting.

Beschikbare weerstandscapaciteit:

Het bedrag dat beschikbaar is om de geïdentificeerde risico’s in financiële zin af te dekken. De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de weerstandsparagraaf. Deze wordt minimaal jaarlijks geactualiseerd en wordt opgenomen in de programmabegroting.

 

Betrokkene:

De belanghebbende voor wiens rekening de gevolgen van het risico komen.

 

BBV:

De voorschriften die de inrichting van de gemeentelijke boekhouding en de verantwoording ervan vastleggen. De huidige voorschriften zijn vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en

Gemeenten 2004 (BBV).

 

Financiële positie:

Onderdeel van de financiële begroting, tevens de tegenhanger van de balans. De financiële positie van een gemeente geeft de grootte en samenstelling van het vermogen in relatie tot de baten en lasten.

Financiële vaste activa:

Bezittingen die van financiële aard zijn, zoals uitstaande leningen, aandelen in gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen en effecten.

 

Gevolg:

Uitkomst van een bepaalde gebeurtenis. Voor het weerstandsvermogen is het uiteindelijke financiële gevolg van de gebeurtenis relevant.

 

Incidentele weerstandscapaciteit:

Het vermogen om calamiteiten en andere eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen zonder dat dit invloed heeft op de hoogte van de voorzieningenniveaus van de programma’s.

 

Kans:

Waarschijnlijkheid waarin een bepaalde gebeurtenis zich voordoet. Deze wordt gewoonlijk uitgedrukt in een percentage liggend tussen de 0% en 100%.

 

Materiële vaste activa:

Bezittingen die stoffelijk van aard zijn. Bijvoorbeeld gronden, bedrijfsruimten, auto's, computers, etc.

 

Paragrafen:

Een paragraaf geeft volgens het BBV een dwarsdoorsnede van de begroting op financiële aspecten. Het gaat dan om de beleidslijnen van beheersmatige aspecten die belangrijk zijn, financieel, politiek of anderszins. De paragrafen zijn onderdeel van zowel de beleidsbegroting als het jaarverslag.

 

Planning en Controlcyclus:

Planning & control is het interne systeem van beheersing dat gericht is op het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. De instrumenten van de planning (sturing) zoals het meerjarenbeleid, de (meerjaren) begroting zijn gericht op sturen en richting geven aan de organisatie. De instrumenten van de control (beheersing) zoals de tussentijdse rapportages en de jaarrekening zijn bedoeld om de voortgang van de plannen te meten en indien nodig bij te sturen.

 

Programma:

Een samenhangende verzameling van producten, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten, waaraan idealiter indicatoren gekoppeld kunnen worden.

Ratio weerstandsvermogen:

De beschikbare weerstandscapaciteit ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit. Een ratio tussen de 1,0 en 1,4 wordt doorgaans als voldoende beschouwd.

Risico:

  • Een risico is een kans op een gebeurtenis met een bepaald gevolg voor een betrokkene, waarbij zowel de gebeurtenis als de uitkomst ervan onzeker is;

  • waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid kan nemen, dat wil zeggen datgene waartoe een gemeente actie kan ondernemen of maatregelen kan treffen;

  • waarvoor geen maatregelen zijn getroffen;

  • die een materieel belang heeft van ten minste € 50.000,00;

  • en waarbij de uitkomst zowel positief als negatief kan zijn.

 

Risico-analyse:

De risicoanalyse omvat het schatten van de kans van optreden van het risico en de gevolgen die optreden wanneer het risico zich daadwerkelijk voordoet. Ook de analyse van de maatregelen om het risico te beheersen behoort tot deze fase. Vastgesteld moet worden wat de belangrijkste risico’s zijn en waar het verder zinvol is om maatregelen te nemen tegen aanvaardbare kosten. Dit kan zowel direct (op basis van financiële omvang van het risico) als indirect via kansberekening en andere statistische analyses worden bepaald.

 

Risicobeoordeling:

Dit omvat de prioritering van de risico’s. Als hulpmiddel kunnen de risico’s nader worden geclassificeerd. De uitkomst van de analyse kan inzichtelijk worden gemaakt middels een risicomatrix. Daarnaast wordt per risico een tolerantie gebied vastgesteld: wat is nog acceptabel en wat niet.

 

Risicocategorieën:

Vanuit verschillende invalshoeken kan een risico worden geïdentificeerd. Deze invalshoeken zijn de:

  • financiële risico’s;

  • risico’s samenhangend met interne bedrijfsvoering;

  • risico’s samenhangend met de externe bedrijfsvoering;

  • en omgevingsrisico’s.

 

Risico-eigenaar:

Aan ieder risico wordt een risico-eigenaar gekoppeld (meestal het afdelingshoofd). Deze is de eerst verantwoordelijke voor dat risico.

 

Risicofinanciering:

De eventuele ongewenste financiële gevolgen van een risico kunnen worden afgedekt zodat de continuïteit van de organisatie niet in gevaar komt. Als instrumenten van risicofinanciering kunnen worden genoemd het instellen van een bestemmingsreserve of voorziening, de contractuele overdracht van het risico, het afsluiten van verzekeringen en het opnemen van stelposten.

 

Risico-identificatie:

Identificatie van risico’s is het onderkennen van de verschillende risicogebieden met hun bijbehorende risico’s: wat kan er fout gaan, wanneer en waar en welke gevolgen heeft dit? De identificatie omvat dus het inventariseren van àlle risico’s die de organisatie loopt. Ook het identificeren van de positieve risico’s moet niet worden vergeten, immers een gemiste kans is ook een risico.

 

Risicomanagement:

Het geheel van maatregelen die de frequentie, kans of waarschijnlijkheid verlagen, dan wel de omvang van de schade beperken die risico’s met zich meebrengen.

 

Risicomanagementcyclus:

Risicomanagement is een sturingsinstrument, het is het sturen op risico’s bij het gemeentelijk beheer van processen, projecten en producten. Dit is een continu proces dat uit een aantal stappen bestaat.

 

Risicomatrix:

Hulpmiddel om alle risico’s per risicogebied te identificeren, en de financiële gevolgen te bepalen.

Risicoprofiel:

De koppeling van de kans aan het financiële gevolg.

 

Risicosimulatie:

Een hulpmiddel om de benodigde en gewenste hoogte van het weerstandsvermogen in beeld te brengen. Risicosimulatie kan worden berekend door het toepassen van diverse statistische technieken, desgewenst ondersteunt met software.

 

Risicostrategieën:

Het geheel van maatregelen ter beheersing en/of vermindering van risico’s.

 

Stille reserve:

De stille reserve is het verschil tussen de reële waarde van de activa en de boekwaarde. In het geval dat de boekwaarde hoger ligt dan de reële waarde spreken we van negatieve stille reserve.

 

Structurele weerstandscapaciteit:

Hiermee worden de middelen bedoeld die permanent ingezet kunnen worden om tegenvallers in de lopende exploitatie op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van de programma’s.

 

Weerstandscapaciteit (BBV):

De weerstandscapaciteit is het geheel van geldmiddelen (zoals de algemene reserve) waaruit risico’s eventueel bekostigd kunnen worden, zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast behoeven te worden.

In het BBV is niet voorgeschreven welke onderdelen tot de weerstandscapaciteit behoren, dit dient door de gemeenten zelf in kaart gebracht te worden. Randvoorwaarde is dat de inzet van deze middelen geen invloed mag hebben op de uitvoering van de programma’s.

 

Weerstandscapaciteit (Ermelo):

Wij kennen aan de weerstandscapaciteit een bredere definitie toe. De weerstandscapaciteit bestaat in Ermelo uit:

  • de middelen welke direct kunnen worden ingezet zonder gevolgen voor begroting of programma’s;

  • de middelen welke eventueel kunnen worden ingezet, maar wel met gevolgen voor begroting of programma’s;

  • de middelen welke nog verder kunnen worden ingezet door besluiten te heroverwegen of middelen anders in te zetten bij grote calamiteiten of financiële problemen.

 

Weerstandsvermogen:

Het weerstandsvermogen is de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s.