Regeling vervallen per 15-06-2016

Notitie Rentebeleid gemeente Ermelo

Geldend van 11-06-2009 t/m 14-06-2016

Intitulé

Notitie Rentebeleid gemeente Ermelo

HOOFDSTUK 1

ALGEMENE INLEIDING EN SAMENVATTING

Rente is een begrip dat op veel aspecten binnen de gemeentelijke huishouding betrekking heeft. Het gemeentebestuur van Ermelo wenst die aspecten in een notitie samengebracht te zien, waarbij tevens enkele specifieke, meer Ermelose zaken aan de orde moeten komen. Dit als voortvloeisel uit een toezegging van het college van Burgemeester en Wethouders aan de raad.

Het doel van deze notitie is dan ook:

- inzichteljk te maken waar en op welke wijze rente invloed heeft binnen de gemeentelijke huishouding;

- aandacht te schenken aan het huidige algemene rentebeleid in de gemeente Ermelo, alsmede aan enkele zaken die specifiek voor de gemeente Ermelo gelden;

- daar waar nodig te komen met aanbevelingen, teneinde het rentebeleid in de gemeente Ermelo verder vorm te geven.

Bestuur en Management Consultants is gevraagd deze informerende en richtinggevende notitie op te stellen.

In deze notitie wordt op diverse plaatsen gewerkt met gegevens uit de begroting 1997. Ten tijde van het opleveren van het concept van deze notitie (mei 1997) waren dat de meest recente gegevens. Bespreking van deze notitie heeft plaatsgevonden in december 1997. Voor zover noodzakelijk, is deze notitie aangevuld met cijfers uit de begroting 1998.

Hoofdstuk 2 van deze notitie bevat een overzicht van de conclusies en aanbevelingen. De conclusies en aanbevelingen zijn 1 op 1 uit de afzonderlijke hoofdstukken overgenomen. Tevens is een algehele slotconclusie opgenomen die ingaat op de mate waarin deze notitie voldoet aan de gestelde doelstelling. Deze algehele slotconclusie luidt:

'Geconcludeerd kan worden dat door middel van deze notitie het rentebeleid in de gemeente Ermelo verder vorm wordt gegeven. Aandacht is besteed aan de wisselwerking tussen rente en alles wat zich daaromheen begeeft in de gemeentelijke huishouding. Ook is ingegaan op die zaken waarvoor speciale aandacht is gevraagd en zijn aanbevelingen gedaan en 1 of keuzemogelijkheden aangedragen. Het is nu aan de gemeente Ermelo een vervolg te geven op deze richtinggevende notitie.'

In hoofdstuk 3 wordt aandacht besteed aan rente in zijn algemeenheid en aan de invloed van rente op de gemeentelijke huishouding. Dit als een soort inleiding op de daarop volgende hoofdstukken, waarin wordt ingegaan op:

- rente en reserves en voorzieningen (hoofdstuk 4);

- rente en treasury (hoofdstuk 5);

- rente en investeren (hoofdstuk 6).

Behalve dat die onderdelen op zich worden behandeld, zal ook naar de samenhang daar tussen worden gekeken. Ook zal de algemene theorie naast de dagelijkse praktijk in de gemeente Ermelo worden gezet, gevolgd door conclusies en aanbevelingen.

Daarnaast zal meer in het bijzonder worden ingegaan op enkele specifieke zaken waarvoor afzonderlijke aandacht is gevraagd: de reserve SDM, beschikkingen over/toevoegingen aan reserves en voorzieningen, een reserve rentefluctuaties en Revu. Voorzover er aanleiding kan zijn een beleidswijziging voor te stellen, worden ook de consequenties daarvan weergegeven. Dit uiteraard weer gevolgd door conclusies en aanbevelingen.

In hoofdstuk 7 van de notitie is een begrippenkader opgenomen, waarin een definitie wordt gegeven van een aantal gebruikte termen, alsmede een korte toelichting daarop.

HOOFDSTUK 2

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Conclusies en aanbevelingen rente en reserves en voorzieningen (hoofdstuk 4).

Op basis van deze notitie kan worden gesteld dat de gemeente Ermelo een actief reserve-en voorzieningen beleid voert. Daarmee wordt bedoeld dat op gezette tijden de reserves en voorzieningen worden doorgelicht.

Ook is de gemeente Ermelo alert op de risico's die schuil gaan in het structureel aanwenden van de rente-opbrengsten van reserves en voorzieningen. Dit getuige het feit dat bijzondere aandacht is gevraagd voor de reserve SDM en de consequenties van het (extra) aanwenden van deze en andere reserves en voorzieningen.

Gelet op de inmiddels toegenomen omvang van de reserve SDM en de invloed daarvan op de gewone dienst, is het van belang spelregels te formuleren die een stabiel gebruik van de reserve bevorderen. In deze notitie worden daarvoor handreikingen gedaan. Aan de hand van een cijfervoorbeeld wordt inzichteljk gemaakt dat een extra aanwending van de reserve SDM gevolgen heeft voor de rente-opbrengsten van de gewone dienst.

Verder worden in deze notitie algemene richtlijnen geformuleerd die gehanteerd kunnen worden bij het voeden of aanwenden van reserves en voorzieningen. Daarnaast worden vier methoden uitgewerkt die alle in meer of in mindere mate bewerkstelligen dat de invloed van fluctuaties in de rente worden opgevangen.

Tenslotte wordt aandacht besteed aan de reserves van de Revu. Een drietal alternatieven wordt aangedragen om de rentevergoeding aan de Revu meer in overeenstemming te laten zijn met de rente-opbrengsten die terzake door de gemeente kunnen worden gerealiseerd.

Aanbevelingen:

1) Doorgaan met het huidige beleid om:

- continu zorg te dragen voor een actuele stand van de noodzakelijke

reserves en voorzieningen en daarbij overigens wel in voldoende mate aandacht te schenken aan de relevante elementen die in deze notitie zijn geformuleerd (zie 4.3.4);

- minimaal één keer per vier jaar binnen de gemeenteraad een fundamentele discussie te voeren over het aantal en de omvang van de

noodzakelijk geachte reserves en voorzieningen.

2) De functie, voeding en aanwending van de reserve SDM vaststellen op de

manier zoals is omschreven in paragraaf 4.3.2 en de minimale stand van de

reserve SDM te stellen op f 30 mijoen en de maximale stand op f 33 mijoen.

3) De naam van de reserve 5DM wijzigen in bijvoorbeeld reserve vastgelegd

vermogen, teneinde de beperkte bestedingsvrjheid van deze reserve nog meer tot uitdrukking te brengen.

4) Een eventueel besluit tot het tussentijds aanwenden van de reserve 5DM tegelijkertijd te voorzien van een dekkingsplan voor de wegvallende middelen, zodat:

a) direct zichtbaar wordt wat de consequenties zijn van een tussentijdse aanwending;

b) de raad als beleidsbepalend orgaan dan kan aangeven op welke wijze in de deklting moet worden voorzien.

5)Algemene richtlijnen vaststellen met betrekking tot het toevoegen aan en het aanwenden van reserves en voorzieningen.

6) Afhankelijk van de mate waarin de invloed van de rente op de gewone dienst moet worden beperkt, een keus te maken uit de aangedragen methodieken (in totaal 4 stuks), waarvan er drie werken via het instellen van een reserve rentefluctuaties.

7) Nader onderzoeken of via een wijziging van de gemeenschappelijke regeling de rentevergoeding aan de Revu aangepast kan worden, dan wel een keus te maken uit de twee andere alternatieven die zijn aangedragen om de rentevergoeding aan de Revu meer in lijn te brengen met de vergoeding die de gemeente terzake ontvangt.

Conclusies en aanbevelingen rente en investeringen en afschrijvingen (hoofdstuk 5)

Geconcludeerd kan worden dat er op het gebied van treasury al de nodige stappen zijn gezet. Zo vindt het betalingsverkeer op gezette tijden plaats via telebankieren, hetgeen op zich als efficiënte methode van betalen kan worden beschouwd. Het werken met een raamovereenkomst met de BNG heeft zowel voor- als nadelen. Voordeel is dat deze constructie weinig aandacht vraagt van het personeel van de gemeente; de liquiditeitspositie automatisch wordt bewaakt en met inachtnemîng van bepaalde marges ook automatisch wordt geregeld. De marges die daarbij van toepassing zijn kunnen worden gezien als een vergoeding aan de bank voor de dienstverlening. Een (klein) nadeel is dat de raamovereenkomst de vrijheid van de gemeente beperkt om, ook weer met inachtneming van bepaalde marges, elders dan bij de BNG geldzaken te doen.

Het aantal bankrekeningen is beperkt tot vier; deze worden regelmatig, al dan niet automatisch, afgeroomd. De noodzaak om uit een oogpunt van klantvriendeljkheîd een girorekening aan te houden is recentelijk achterhaald; via de betaalopdrachten van de giro kan nu ook worden overgeboekt naar bankrekeningen. Door middel van een raadsbesluit is het college gemachtigd binnen bepaalde voorwaarden gelden uit te zetten en aan te trekken. De mogelijkheid tot het uitzetten van gelden is beperkt tot publiekrechteljke lichamen en die instellingen die vallen onder het toezicht van de Wet toezicht kredietwezen. Daarin komen ook instellingen voor die verhoudingsgewijs klein van omvang en vrij onbekend zijn. Met een liquiditeitsplanning wordt thans slechts globaal gewerkt.

Ten aanzien van het beheer van de huidige leningenportefeuille wordt een actief renterisicobeheer gevoerd. Van alle aangegane langlopende geldleningen is bekend wanneer en tegen welke voorwaarden deze voor vervroegde aflossing in aanmerking komen. De eerstkomende jaren is vervroegde aflossing niet mogelijk.

Mede vanwege het feit dat er naar verwachting geen noodzaak is op middellange termijn (5 jaar) nieuwe geldleningen aan te trekken, wordt verder momenteel ook minder aandacht besteed aan de toekomstige leningenportefeuille.

De verordeningen die op het gebied van de administratieve Organisatie in de gemeente Ermelo worden toegepast zijn nog niet aangepast aan de bepalingen van de nieuwe Gemeentewet. Wel is in 1997 een le concept besproken in de commissie ABZ.

Op basis van het vorenstaande kan tot de volgende aanbevelingen worden gekomen:

1) In een volgende raadsbesluit de mogelijkheid tot het uitzetten van gelden te beperken tot circa 5 grote, bekende instellingen.

2) De rekening bij de Postbank opheffen.

3) Nader onderzoeken of het zinvol is een lîquiditeitsprognose te introduceren teneinde bij het liquiditeitsbeheer met die prognose rekening te houden

(afweging kosten en baten).

4) De rentevisie formeel laten vastleggen door het bestuur, waarbij onder meer aandacht wordt geschonken aan:

a) de visie op de rente-ontwikkeling op de korte-middellange termijn, dit onder meer met het oog op het uitzetten van overtollige geldmiddelen;

b) de wenselijkheid/mogelijkheid om nu reeds geldleningen aan te gaan teneinde daarmee te zijner tijd andere geldleningen vervroegd af te lossen en zodoende in de toekomst een lastenbeperking zeker te stellen;

5) De verordeningen als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet door de raad vast laten stellen.

Conclusies en aanbevelingen rente en treasury (hoofdstuk 6)

Het afschrijvingsbeleid dat binnen de gemeente Ermelo wordt toegepast is duidelijk en op orde. Deze conclusie is gebaseerd op de volgende zaken:

- Lineaire afschrijving is de norm, een enkel uitzondering daargelaten.

- Vervangingsinvesteringen zijn over het algemeen tijdig in beeld, maar worden niet eerder gepleegd dan wanneer dit technisch of economisch noodzakelijk is.

- Op het merendeel van de gepleegde investeringen wordt afgeschreven, waardoor ook voor de vervanging op termijn middelen in de begroting beschikbaar zijn.

Dit betekent echter niet dat er in het huidige beleid geen ruimte meer zou zijn voor verdere verbeteringen. Door middel van het introduceren van een afschrjvingstabel kan bewerkstelligd worden dat binnen de gemeente voor dezelfde soort investeringen uniforme afschrijvingstermijnen worden gehanteerd.

Ingaande 1997 is, mede op basis van ervaringen uit het verleden, besloten op nieuwe investeringen eerst af te gaan schrijven in het jaar na oplevering/jaar na afsluiting van het krediet. Deze wijziging doet meer recht aan de feitelijke situatie.

De percentages die in de begroting 1997 zijn gehanteerd voor bespaarde rente, nieuwe investeringen en het financieringsoverschot verhouden zich redelijk tot elkaar en sluiten op zich goed aan bij de methodiek die in deze notitie uiteen is gezet.

Aanbevelingen:

1) Overgaan tot het introduceren van een afschrijvingstabel.

2) Doorgaan met de algemene regel om op nieuwe investering pas af te gaan schrijven in het jaar na oplevering/jaar na afsluiten van het krediet en voor

langlopende investeringstrajecten een praktische oplossing te kiezen in overleg tussen de vakafdelingen en de afdeling Financiën.

3) Vooralsnog doorgaan met de huidige verhouding tussen het bespaarde

rentepercentage, de rente voor nieuwe investeringen en de rente over het

financieringsoverschot, tenzij de verhoudingen in de markt zodanig wijzigen dat ook het gemeentelijk beleid daarop moet worden aangepast.

Slotconclusie

Doelstelling van deze notitie is:

- inzichteljk te maken waar en op welke wijze rente invloed heeft binnen de gemeentelijke huishouding;

- aandacht te schenken aan het huidige algemene rentebeleid in de gemeente Ermelo, alsmede aan enkele zaken die specifiek voor de gemeente Ermelo gelden;

- daar waar nodig te komen met aanbevelingen, teneinde het rentebeleid in de gemeente Ermelo verder vorm te geven.

Geconcludeerd kan worden dat deze notitie voldoet aan de doelstelling. Aandacht is besteed aan de wisselwerking tussen rente en alles wat zich daaromheen begeeft in de gemeentelijke huishouding. Ook is ingegaan op die zaken waarvoor speciale aandacht is gevraagd en zijn aanbevelingen gedaan en/of keuzemogelijkheden aangedragen. Het is nu aan de gemeente Ermelo een vervolg te geven op deze richtinggevende notitie.

HOOFDSTUK 3

RENTE EN DE INVLOED DAARVAN BINNEN DE GEMEENTELIJKE HUISHOUDING

A) Rente

Binnen iedere huishouding speelt de rente op gezette tijden een rol. Daarbij maakt het geen verschil of het nu gaat om een gemeentelijke-, een bedrijfs- of een privé-huishouding. Het belang dat daarmee gemoeid is hangt veelal af van de omvang van de geldbedragen die in die huishouding omgaan. Voor gemeenten vormt de rente een belangrijke factor, die dageljks op de één of andere wijze aan de orde komt.

Rente kan worden gezien als de kostprijs van geld en bestaat uit een drietal componenten:

a) een vergoeding voor het lenen van geld;

b) een vergoeding voor het risico dat terzake wordt gelopen (komt het geld wel terug?);

c) een vergoeding voor de te verwachten inflatie.

Binnen de gemeentelijke huishouding vervult de rente ook nog een functie als reken-instrument. Dit komt met name aan de orde bij het verdelen van de financierings- en investeringslasten. Een rol daarbij spelen de aangegane geldleningen, de reserves, de investeringen en de rente-ontwikkeling. De plaats waar al die zaken samen komen staat ook wel bekend als de rente-omslag. In het vervolg van deze notitie zal daaraan nadere aandacht worden geschonken.

Gesteld kan worden dat het centrale thema in deze notitie het rentebeleid is. Rentebeleid kan worden geformuleerd als het beleid dat door de gemeente is geformuleerd danwel wordt gehanteerd bij aspecten waarbij rente een rol speelt.

B) De invloed van rente binnen de gemeentelijke huishouding

Zoals gesteld heeft rente heeft alles met geld te maken. Het innen van belastingen, het aantrekken en uitzetten van gelden, het doen van investeringen en het vormen van reserves; steeds komt de rente daarbij (indirect) om de hoek kijken.

Om nu die verschillende raakvlakken overzichtelijk in beeld te brengen, is in deze notitie gekozen voor een enigszins geclusterde opzet. Dat wil zeggen dat enkele hoofdthema's zijn geformuleerd waarbinnen de diverse raakvlakken tot uitdrukking zijn gebracht. De volgende hoofdthema's zijn ontleend aan de onderzoeksopdracht:

- rente en reserves en voorzieningen;

- rente en treasury;

- rente en investeren.

Bij alle thema's zullen algemene aspecten aan de orde komen en zal worden ingegaan op de relatie met rente. Bij het eerste thema (reserves en voorzieningen) zal ook aandacht worden besteed aan enkele specifieke zaken waarvoor door de gemeente Ermelo bijzondere aandacht is gevraagd. Het gaat dan om: beschikkingen over/toevoegingen aan reserves en voorzieningen, een reserve rentefluctuaties en Revu.

C) Integraal rentebeleid

Hiervoor is aangegeven dat in deze notitie ingegaan zal worden op rente in relatie tot bepaalde onderwerpen, bijvoorbeeld treasury.

Integraal rentebeleid is echter meer. Het kan worden gezien als het rentebeleid dat ten aanzien van alle denkbare aspecten binnen de gemeente wordt gevoerd. Daarbij gaat het dus niet om één facet, maar om al die facetten gezamenlijk. Binnen de context van deze notitie derhalve: het rentebeleid met betrekking tot reserves en voorzieningen, met betrekking tot treasury en met betrekking tot investeren.

Integraal rentebeleid is pas optimaal ontwikkeld als de gemeente op al deze terreinen een samenhangend rentebeleid heeft geformuleerd en in de praktijk ook toepast. Voor alle duidelijkheid: integraal rentebeleid zegt niets over de juistheid van dat beleid, voor zover daarover althans een objectief oordeel mogelijk is. Wel geeft integraal rentebeleid een antwoord op de vraag in hoeverre de gemeente een visie heeft op rente in de breedste zin van het woord en die visie ook op papier heeft vastgelegd. Het rentebeleid behoeft niet per sé in 'zware' of speciale notities te zijn beschreven, maar kan ook vorm krijgen in bijvoorbeeld de begroting of jaarrekening.

HOOFDSTUK 4

RENTE EN RESERVES EN VOORZIENINGEN

4.1 Inleiding op reserves en voorzieningen

In juni 1993 is in Ermelo een notitie verschenen over de bespaarde rente. In die notitie is ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de reserves en voorzieningen van de gemeente. Vanwege het feit dat per 1januari 1995 de Nieuwe Comptabiliteits Voorschriften (NCV) in werking zijn getreden, is het zinvol de notitie van juni 1993 te actualiseren en te bezien in hoeverre de gekozen uitgangspunten gecontinueerd moeten worden.

In de NCV is er geen sprake meer van fondsen en wordt het onderscheid tussen reserves en voorzieningen en de verwerking daarvan in de financiële administratie beter geregeld.

Voor het instellen van of het instandhouden van een reserve of voorziening dienen goede gronden aanwezig te zijn. Dit om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is. Aan de andere kant moet er ook voor worden gewaakt dat de financiële positie door optredende risico's waarvoor onvoldoende dekkingsmiddelen voorhanden zijn, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet worden afgestemd op het doel wat ermee gediend moet worden.

Door de raad van de gemeente Ermelo is meer dan eens de vraag gesteld wat de noodzakelijke stand (minimale/maximale hoogte) van de verschillende reserves en voorzieningen zou moeten zijn. Ook de reserve Structurele Dekkings Middelen (S.D.M.) is op gezette tijden onderwerp van discussie. In het vervolg van deze nota zal daaraan aandacht worden besteed.

4.2 Uiteenzetting van reserves en voorzieningen

4.2.1 Reserves

Volgens de NCV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrjfseconomisch gezien vrij zijn te bestemmen. Reserves ontstaan als gevolg van de resultaatbestemming. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen algemene reserves en bestemmingsreserves. Daarnaast zijn er nog de zogenaamde stille reserves, die te beschouwen zijn als een aparte categorie.

Algemene reserve (in Ermelo 2enaamd: reserves met een alEemene bestemmin

Tot de algemene reserve worden gerekend alle reserves, niet zijnde een bestemmingsreserve.

De algemene reserve wordt gebruikt voor het opvangen van risico's in algemene zin, zoals een tekort op de rekening, vertraging in de realisatie van ombuigingsmaatregelen, alsmede als sluitstuk voor het opvangen van risico's, waarvoor geen bestemmingsreserve is gevormd. Bij het bepalen van de minimale en maximale omvang van de algemene reserve dient hier dan ook rekening mee te worden gehouden.

(In Ermelo worden hiertoe gerekend: de reserve SDM, algemene reserve en de algemene bufferreserve).

Bestemmingsreserves

Zodra de gemeenteraad aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven of een reserve gebonden is door voorwaarden gesteld door een geldgever (legaat, subsidie, rijksbijdrage) is er sprake van een bestemmingsreserve.

Tot de bestemmingsreserves worden derhalve gerekend:

- reserves waaraan door de gemeenteraad een bepaalde bestemming is gegeven;

- nog niet bestede van derden verkregen middelen onder stringente condities voor de richting van de aanwending (bijvoorbeeld legaten voor kunstaankoop);

- de egalisatierekeningen, die dienen om ongewenste schommelingen in tarieven op te vangen;

- de egalisatierekeningen die dienen om éénmalig ontvangen investeringsbijdragen gedurende de gebruiksduur van het investeringsgoed in jaarlijkse termijnen ten gunste van de exploitatie te laten komen.

Bedrjfseconomisch gezien is het niet juist de laatste drie bestemmingsreserves tot het eigen vermogen te rekenen. Desalniettemin geven de NCV aan dat dit toch moet gebeuren. Daarmee is een verdere opsplitsing van de reserves voorkomen en is beoogd het geheel niet nodeloos ingewikkeld te maken.

Volgens de NCV moeten activa, waarvan de actuele waarde hoger is dan de boekwaarde, apart zichtbaar worden gemaakt op de balans. Het verschil tussen deze twee grootheden is de zogenaamde 'stille reserve'.

Dit voorschrift is overigens beperkt tot de zogenaamde 'niet-bedrijfsgebonden activa', zoals niet tot de openbare dienst bestemd onroerend goed (bijvoorbeeld huizenbezit). Dit soort reserves kunnen ontstaan doordat de boekwaarde te laag is ten opzichte van de actuele waarde, omdat bij de waardering moet worden uitgegaan van de verkrijgings- of vervaardigingsprjs van het investeringsgoed.

Rente van reserves

Reserves genereren rente-opbrengsten. Die kunnen zowel intern als extern worden gerealiseerd. In het eerste geval is de reserve belegd op een manier die opbrengsten oplevert. In het tweede geval is sprake van besparingen op rentebetalingen aan derden. Het bestaan van een reserve beperkt dan de noodzaak tot financiering met rentedragend vreemd vermogen, waardoor geen rentebetalingen aan derden behoeven plaats te vinden.

Voor gemeenten is het toegestaan om rente toe te rekenen aan reserves, omdat dit recht doet aan het karakter van de bestedingshuishouding van een gemeente en omdat de jaarrekening bij de overheid op dit punt een ander doel heeft dan in het bedrijfsleven. Uit bedrijfseconomisch oogpunt is de toerekening van rente aan reserves echter niet juist omdat het niet in het stelsel van baten en lasten past. Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek staat rentetoerekening ten laste van het resultaat dan ook niet toe. Zoals gesteld is voor gemeenten in dit geval een uitzondering gemaakt.

Het primaire doel van de jaarrekening bij de overheid is inzicht te geven in de besteding van de collectieve middelen (openbare kostenindicatie van overheidstaken). Een dergelijke oordeelsvorming wordt verstoord indien de kostprijs wordt beïnvloed door de mate waarin eventueel niet-rentedragend vermogen beschikbaar is. Het is dan ook gebruikelijk aan alle overheidstaken kapitaallasten toe te rekenen op basis van het voor elke taak vastgelegde vermogen, ongeacht de herkomst van dat vermogen. Dit vraagt om de toepassing van een rekenrente (rente-omslag), waarin een vergoeding zit voor niet-rentedragend vermogen.

In het vervolg van deze notitie zal op de rente van reserves nog worden teruggekomen.

4.2.2 Voorzieningen

Volgens de NCV is een voorziening een deel van het vermogen dat is afgezonderd waarbij het gaat om:

- verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar welke omvang wel redeljkerwijs kan worden ingeschat;

- verplichtingen en verliezen waarvan op de balansdatum de omvang wel kan worden ingeschat, maar het tijdstip waarop niet;

- uitgaven die zich in een volgend jaar zullen voordoen, maar waarvan de oorsprong in het lopende jaar of een daaraan voorafgaand jaar ligt en de voorziening moet dienen tot een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal

jaren.

De bedrijfseconomie beschouwt de vorming van voorzieningen als onderdeel van de resultaatbepaling. Hiermee wordt bedoeld dat voorzieningen een kostenfactor zijn. Voorzieningen zijn te beschouwen als latente verplichtingen en worden tot het vreemd vermogen gerekend. Het gaat dus om een schatting van voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip nog onzeker zijn. De kosten hangen samen met een voorafgaande periode.

Op grond van de NCV is het niet toegestaan rente toe te rekenen aan voorzieningen (een enkele uitzondering daargelaten). Voorzieningen moeten precies dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen of risico's. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico's waarvoor ze zijn ingesteld.

Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien dus uitsluitend voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau. De overige mutaties bestaan alleen uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld. Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn in beginsel dan ook niet nodig en gewenst, tenzij de voorziening tegen contante waarde is gewaardeerd.

Een voorziening is tegen contante waarde gewaardeerd als bij de instelling van de voorziening wordt uitgegaan van een lagere waarde dan de waarde die de voorziening over enige tijd moet hebben. Deze lagere waarde is gelijk aan de werkelijke waarde minus de rente die in de îoop der tijd - tot het moment van betalen - aan de voorziening wordt toegevoegd.

Belangrijk uitgangspunt van de NCV is dat aan iedere voorziening een onderbouwing ten grondslag moet liggen. Daarnaast is het van belang dat, als onderdeel van de cyclus (meerjaren)begroting, voortgangsnota's en jaarrekening, er periodiek een prognose wordt gegeven van de ontwikkeling van reserves en voorzieningen.

4.2.3 Functies van reserves en voorzieningen

Er zijn vier functies te noemen, te weten:

a) de bufferfunctie;

b) de bestedingsfunctie;

c) de financieringsfunctie;

d) de inkomensfunctie.

Ad a) De bufferfunctie

De algemene reserve (in Ermelo: reserves met een algemene bestemming) dient als buffer om in bepaalde (onvoorziene) omstandigheden te kunnen worden ingezet. Dit geldt in feite ook voor de bestemmingsreserves met een risicomotief en voor de voorzieningen met uitzondering van de voorzieningen die zijn ingesteld om de lasten gelijkmatig over een aantal begrotingsjaren te verdelen (onderhoudvoorzieningen). Deze laatste categorie behoort tot de voorzieningen met een bestedingsfunctie.

Ad b) De bestedinesfunctie

Alle overige reserves en voorzieningen zijn in het leven geroepen voor een bepaald doel, dus kennen een bestedingsfunctie.

Ad c) De financieringsfunctie

De reserves en voorzieningen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel. De aanwezigheid van reserves en voorzieningen in de vorm van liquide middelen beperkt het beroep op de geld- en kapitaalmarkt.

Ad d) De inkomensfunctie

De inkomensfunctie van reserves en voorzieningen kan op twee manieren gestalte krijgen. Ten eerste door de reserves en voorzieningen rentedragend uit te zetten bij een bankinstelling, waardoor rente-inkomsten worden gegenereerd. Met die inkomsten kunnen vervolgens weer uitgaven worden gedekt.

Ten tweede door voor de financiering van kapitaaluitgaven gebruik te maken van de reserves en voorzieningen. Daardoor wordt bespaard op de aan derden te betalen rentekosten (zie hiervoor onder Ad c). Het is gebruikelijk dat voor deze 'bespaarde rentekosten' een fictieve last in de begroting wordt opgenomen (door middel van de zogenaamde rente-omslag). Op die manier worden de producten (functies) met rente belast, als zouden de investeringen toch volledig extern zijn gefinancierd. Er ontstaat echter tegelijkertijd een rentebate van dezelfde omvang, wat beschouwd kan worden als een stukje inkomen.

4.2.4 Randvoorwaarden instellen reserves en voorzieningen

Om de gemeenteraad het budgetrecht volledig te laten uitoefenen, zal het instellen/opheffen van reserves en voorzieningen bij raadsbesluit dienen plaats te vinden. Het is aan te bevelen bij het instellen in te gaan op:

- het doel van de reserve of voorziening;

- de huidige stand van de reserve of voorziening;

- de aanwending van de bespaarde rente van de reserve of voorziening (gesplitst in inflatie- en overige rente);

- de wijze waarop de reserve of voorziening als zodanig wordt gevoed/ aangewend;

- de maximale en minimale hoogte ervan;

- de bestedingsraming voor de komende jaren.

Voor bestemmingsreserves die op grond van het afkoopmotief worden ingesteld vervallen de twee laatstgenoemde punten, omdat de omvang en de besteding rechtstreeks voortvloeien uit de uit de afkoop voortvloeiende verplichting. Voor bestemmingsreserves en voorzieningen die zijn ingesteld met het oog op het egaliseren van in de toekomst per jaar fluctuerende kosten (bijvoorbeeld als gevolg van meeijarig cyclisch onderhoud) speelt in principe de maximale hoogte en de maximale duur geen rol.

De bestedingsraming is vooral van belang voor het bepalen van de omvang van bestemmingsreserves met een spaarmotief en voor bestemmingsreserves en voorzieningen die op grond van een kostenegalisatiemotief worden ingesteld.

Tenslotte kan men ten aanzien van de duur en omvang van de reserves of voorzieningen het volgende stellen.

Reserves, niet zijnde algemene reserves, dienen zoveel mogelijk beperkt te blijven tot concreet en binnen afzienbare tijd te realiseren bestemmingen tot een van tevoren afgesproken omvang, welke afhankelijk is van het motief voor de instelling.

Voor bestemmingsreserves en voorzieningen met een egalisatiemotief is de omvang afhankeljk van de door de gemeenteraad geaccordeerde meerjarige bestedingsramingen, welke onder andere gebaseerd zijn op meeijarige onderhoudsplanningen. Dat kan inhouden dat de reserves en/of voorzieningen van deze categorie op een zeker moment een negatieve stand hebben.

Toevoegingen blijven achterwege op het moment dat de maximale oi~vang is bereikt. De maximale omvang kan door de raad wel jaarlijks worden aangepast aan het gewijzigde loon- en prijspeil. Nadat de bestemming is gerealiseerd wordt een reserve met een eventueel restant opgeheven.

Voorzieningen dienen conform artikel 61 van de NCV te worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, dat wil zeggen rekening houdend met eventueel opgetreden wijzigingen in het prijspeil moet het risico c.q. de verplichting of het verlies er volledig mee kunnen worden afgedekt.

Voorzieningen worden vanzelfsprekend opgeheven door de raad wanneer de bestemming vervalt of is gerealiseerd.

4.2.5 De relatie tussen bespaarde rente en reserves en voorzieningen

In paragraaf 4.2.3 is onder kopjes c en d ingegaan op de financierings- en inkomstenfunctie van reserves. Daarbij is aangegeven dat over het totale vermogen - vreemd en eigen - rente wordt betaald/berekend. De gemeenteraad bepaalt in principe of en welk deel van de aan eigen reserves en voorzieningen toegerekende rente voor directe besteding wordt aangewend danwel aan de reserves wordt toegevoegd. Hier is een waarschuwing op zijn plaats. Een waarschuwing in tweeërlei opzicht.

In de eerste plaats dient men zich er van bewust te zijn, dat de rente-inkomst wegvalt bij besteding van de reserve. Bij geheel of gedeeltelijke aanwending van de reserves heeft dit direct een nadelig effect op de begroting. Bij een tijdelijk karakter van een reserve is aanwending van de rente hiervan voor structurele exploitatie-uitgaven in theorie niet gewenst. Immers de beschikbaarheid van de reserve als financieringsbron houdt op als de reserve wordt besteed voor het doel waarvoor deze is aangelegd. De rente dient daarom bij voorkeur te worden aangewend ter dekking van incidentele uitgaven, tenzij de reserve een structureel karakter heeft.

Ten tweede moet worden bedacht, dat rente in principe minder geschikt is als structurele inkomstenbron. De moeilijk te voorspellen fluctuaties kunnen direct ongewenste gevolgen hebben voor het begrotingsbeeld. Bij sterk dalende rente kan dit namelijk leiden tot aanzienlijk lagere rente-opbrengsten. Weliswaar staan daar dan ook weer voordelen tegenover.

Die voordelen bestaan uit een verlaging van het rente-omslag percentage, waardoor ook een verlaging van de kapitaallasten op zal treden. Ander voordeel is dat nieuw aan te trekken leningen goedkoper worden. Bestaande leningen echter niet. Aflossing van bestaande leningen is meestal niet direct in één keer mogelijk of aantrekkeli~jk; een en ander is afhankelijk van de leningsvoorwaarden. De vraag wat de effecten zijn van een rentewijziging is niet eenduidig te beantwoorden en afhankelijk van de verhoi~ding tussen de verschillende financieringsmiddelen, de boekwaarde van de investeringen en de gehanteerde rente-percentages.

4.3 Reserves en voorzieningen in de gemeente Ermelo

De basis voor het reserve- en voorzieningenbeleid in Ermelo is gelegen in de notitie bespaarde rente van juni 1993. Via de verschillende begrotingen en jaarrekeningen die daarna zijn gevolgd, zijn enkele nieuwe reserves en voorzieningen gevormd en zijn andere weer verdwenen. Voorts heeft de raad zich meermaals uitgesproken tot een terughoudende opstelling om nieuwe reserves en voorzieningen in te stellen.

Momenteel wordt door de afdeling financiën een onderzoek gedaan naar de noodzakelijke hoogte van de thans aanwezige reserves en voorzieningen. Dit gebeurt in nauw overleg met de desbetreffende afdelingen. Doel daarvan is onder andere de mogelijkheden van beoordeling en afweging voor de gemeenteraad te versterken, bijvoorbeeld door voor de diverse reserves en voorzieningen bestedingsprogramma's met tijdsplanningen in beeld te brengen. Uit een voorlopige tussenstand kan worden opgemaakt dat de noodzakelijke stand van een aantal voorzieningen moeilijk te geven is. De verwachting is dat in de eerste helft van 1998 dit onderzoek afgerond kan zijn. Het onderzoek van de afdeling financiën richt zich op alle reserves en voorzieningen, met uitzondering van de reserve Structurele Dekkings Middelen (SDM).

Teneinde doublures te voorkomen zal in deze notitie geen aandacht worden geschonken aan de onderbouwing van de noodzakelijke hoogte van de betreffende reserves en voorzieningen. Kortheidshalve wordt verwezen naar het onderzoek van de afdeling financiën. Wel zal in paragraaf 4.3.1 in het kort worden ingegaan op het verschil tussen de reserve SDM, de algemene reserve en de bufferreserve. Daarnaast zal uitgebreid worden ingegaan op de reserve SDM. Dat gebeurt in de paragrafen 4.3.2 en 4.3.3.

Wat betreft eventuele stille reserves kan nog het volgende worden opgemerkt. In Ermelo is nog niet geïnventariseerd of en tot welke omvang er sprake is van stille reserves. Uit informatie van de afdeling Financiën is gebleken dat het streven er op is gericht de aanwezigheid van stille reserves voor het eerst zichtbaar te maken in de jaarrekening 1997.

4.3.1 Onderscheid tussen de reserve 5DM. de algemene reserve en de bufferreserve

Aan de hand van de volgende toelichtingen zal het onderscheid tussen de reserve SDM, de algemene reserve en de bufferreserve zichtbaar worden gemaakt. Ook zal daarbij worden aangegeven wat de omvang van die reserves is.

De reserve SDM

Deze reserve SDM wordt gebruikt om de gewone dienst van inkomsten te voorzien. Jaarlijks komt 1/40 deel van de omvang van deze reserve plus de bespaarde rente op de gewone dienst beschikbaar. De reserve wordt gevoed door de bespaarde (boven het inflatie percentage) van andere reserves en voorzieningen en door eventuele tussentijdse toevoegingen, zoals een positief rekeningsaldo. Een negatief rekeningsaldo komt ten laste van de bufferreserve. Feitelijk is de reserve 5DM vastgelegd vermogen, omdat tussentijdse beschikkingen leiden tot een structurele verlaging van de op de gewone dienst geraamde inkomsten.

Stand 31 december 1995 f 31.446.530,

Stand 31 december 1996 f 32.129.743,

De algemene reserve

De algemene reserve dient ter dekking van de onderdelen automatisering en sociale vernieuwing, alsmede voor de overlopende budgetten (t/m 1996). In 1996 was ook nog sprake van een dekking voor een in de begroting 1996 geraamd incidenteel tekort. In de komende jaren zal de algemene reserve worden afgebouwd en vervolgens worden opgeheven. De functie van deze reserve wordt overgenomen door de reserve 5DM.

Stand 31 december 1995 f 1.293.542,

Stand 31 december 1996 f908.621,

De bufferreserve

De bufferreserve dient om risico's en/of incidentele tegenvallers (calamiteiten) op te vangen. De omvang wordt bepaald door een gemeentelijke norm van minimaal 7% en maximaal 10% van de totale begrotingsomzet. In de notitie bespaarde rente (juni 1993) zijn 'spelregels' opgenomen hoe te handelen bij een te lage c.q. te hoge stand.

Stand 31 december 1995 f 5.514.836,

Stand 31 december 1996 f 5.126.806,

4.3.2 Reserve Structurele Dekkings Middelen (SDM~

De reserve SDM is ingesteld op grond van de notitie bespaarde rente d.d. juni 1993. In de vorige paragraaf is reeds een korte toelichting op de belangrijkste aspecten van deze reserve gegeven.

De volgende gegevens completeren het beeld:

Doel

: Het in stand houden van een structurele inkomstenbron voor de gewone dienst.

Stand per 31 december 1996

: f 32.129.743,—.

Bespaarde rente

: Volledig naar de gewone dienst (inflatie en overige rente).

Voeding

: a) Rente boven inflatie van overige reserves en voorzieningen, behalve fonds riolering en reserve afkoop onderhoud graven.

b) Infiatierente van de volgende voorzieningen: voorziening onderhoud wegen, voorziening gladheids­bestrijding, voorziening onderhoud automatisering, voorziening dubieuze debiteuren, voorziening eigen risico verzekeringen, fonds schilderwerk private accommodaties.

c) Overige: eventuele rekeningoverschotten (bij afzonderljk besluit te bepalen).

Aanwending

: Naast volle bespaarde rente van de reserve ook 1/40 deel van het saldo aan het begin van elk jaar van deze reserve naar de gewone dienst.

Minimale hoogte

: f 30 mijoen (zie onderstaand de nadere toelichting).

Maximale hoogte

: f 33 mijoen (zie onderstaand de nadere toelichting).

Nadere toelichting

Het verloop van de reserve SDM is de afgelopen jaren als volgt geweest:

Stand 1 januari 1994

f 23,8 miljoen

Bij:

Bespaarde rente per 1 januari 1994

f 0,7 miljoen

Saldo jaarrekening 1994 

f 1,3 miljoen

Verbouw gemeentehuis ten laste van algemene reserve 

f 2,1 miljoen

Toevoeging voorz. quartair wegenfonds 

f 0,6 miljoen

Afrek. wet uitk. wegen prov. Gelderland 

f 0,4 miljoen

gelden bouwexpl.verordening

f 0,4 miljoen

Diverse kleinere toevoegingen

f 0,2 miljoen

Totaal bij

f 5,7 miljoen

Af:

Beschikking 1/40 deel per 1 januari 1994

f 0,6 miljoen

Inhuur personeel

f 0,2 miljoen

Diverse kleinere beschikkingen 

f 0,5 miljoen

Totaal af

f 1,3 miljoen

Sinds 1 januari 1995

f 28,2 miljoen

Bij:

Bespaarde rente per 1 januari 1995

0,9 miljoen

Saldo Bosbad

0,6 miljoen

Overschot begroting 1995

(naar aanleiding van voor- en najaarsnota)

0,5 miljoen

Saldo jaarrekening 1995

1,9 miljoen

Diverse kleinere toevoegingen 

0,2 miljoen

Totaal bij

4,1 miljoen

Af:

Privatisering woonruimteverdeling

0,1 miljoen

Beschikking 1/40 deel per 1 januari 1995

0,7 miljoen

Totaal af

0,8 miljoen

Stand 1 januari 1996

31,5 miljoen

Bij:

Bespaarde rente per 1 januari 1996

0,9 miljoen

Overschot begroting 1996

(naar aanleiding van voor- en najaarsnota)

0,7 miljoen

Opheffing voorziening herverdeling gemeentefonds

0,8 miljoen

Opheffing reserve Houtdorper en Speulderveldheide

0,2 miljoen

Diverse kleinere toevoegingen

0,2 miljoen

Totaal bij

2,8 miljoen

Af:

Privatisering woonruimteverdeling

0,1 miljoen

Subsidie DVS '33

0,3 miljoen

Beschikking ten behoeve van voorziening dubieuze debiteuren

0,3 miljoen

Begrotingstekort 1996

(naar aanleiding van najaarsnota 1996)

0,5 miljoen

Beschikking voordeel voorjaarsnota 1996

0,2 miljoen

Beschikking 1/40 deel per 1 januari 1996 

0,8 miljoen

Totaal af

2,2 miljoen

Stand per 1 januari 2007

32,1 miljoen

Uit bovenstaande opsomming blijkt, dat de reserve SDM over de jaren 1994 tot en met 1996 per saldo is toegenomen met f 8,3 mijoen (gemiddeld f 2,8 mijoen per jaar), ondanks een structurele uitname (voor het 1/40 deel) van gemiddeld 0,7 mijoen per jaar.

Voor een evenwichtig begrotingsbeeld is het van belang de structurele opbrengst van deze reserve zo stabiel mogelijk te houden. Dit kan onder andere worden bevorderd door de reserve alleen aan te wenden op de wijze zoals hiervoor is omschreven. Tussentijdse beschikkingen hebben direct invloed op de bestedingsmogeljkheden in de volgende jaren. In de volgende paragraaf zal aangegeven worden wat die gevolgen zijn.

Teneinde de beperkte bestedingsvrjheid van deze reserve nog meer tot uitdrukking te brengen, zou de naamgeving van deze reserve aangepast kunnen worden. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een naam als 'reserve vastgelegd vermogen'.

De voorgestelde minimale en maximale stand van de reserve SDM is als volgt te onderbouwen.

De reserve SDM is ingesteld om een structurele inkomstenbron voor de gewone dienst te realiseren. Structureel kan ook worden uitgelegd als stabiel. Daarvan uitgaande is het van belang, de stand van de reserve niet al te veel te laten fluctueren. Dit betekent dat de gewenste minimale en maximale stand zich rondom het huidige niveau zouden moeten begeven. Op basis van de stand per 31 december 1996 van f 32,1 mijoen, zou gekozen kunnen worden voor een speelruimte van plus of min 5%. Inclusief afrondingen naar beneden komt dan een minimale stand van f 30 mijoen en een maximale stand van f 33 mijoen naar voren. De minimale stand plus 10 % is dan weer f 33 miijoen.

De gehanteerde minimale en maximale bedragen behoeven niet als vast of star te worden gezien. Aanpassing van deze bedragen als gevolg van inflatie (2% van f 30.000.000,— is wel f 600.000,—) of andere ontwikkelingen/omstandigheden is denkbaar.

Consequentie van het maximaliseren van de reserve SDM is evenwel dat een andere bestemming wordt gegeven aan de bedragen die het maximum te boven gaan. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door deze te gebruiken als algemeen dekkingsmiddel. Gelet op het onzekere karakter van eventuele overschotten op de reserve SDM ligt het daarbij meer voor de hand te kiezen voor incidentele uitgaven dan voor structurele uitgaven.

Voor een juist beeld van de stand van de reserve SDM is het overigens van belang deze reserve 'clean' te houden. Dat wil bijvoorbeeld zeggen, dat de egaliserende werking van de jaarschijf van de meerjarenbegroting niet meer via SDM zou moeten lopen, maar buiten SDM wordt gehouden.

4.3.3 Consequenties van het extra aanwenden van reserves en voorzieningen voor de reserve SDM

In de vorige paragraaf is gesteld dat heeft het extra aanwenden van reserves en voorzieningen consequenties heeft voor de opbrengsten van de SDM in volgende jaren. Aan de hand van de volgende voorbeelden zal dit inzichteljk worden gemaakt. Allereerst wordt een voorbeeld besproken waarin een extra aanwending van de reserve SDM aan de orde is. Daarna zal een voorbeeld worden besproken waarin sprake is van een onttrekking aan andere reserves en voorzieningen, met daarbij de gevolgen voor de bestedingsmogeljkheden van de reserve SDM.

1 Een extra aanwending van de reserve SDM

Het beleid is dat aan de reserve SDM jaarlijks 1/40 deel wordt onttrokken. Elke f 1.000.000,— aan extra (incidentele) onttrekkingen aan de reserve SDM betekent op de gewone dienst een structureel nadeel van 8% (1/40 deel is 2,5%, plus rente begroting 1997 is 5,5%, totaal 8 %), oftewel f 80.000,— per jaar bij de rentestand van de begroting 1997.

(Op basis van de begroting 1998 zou dit 6% oftewel f 60.000,— zijn.)

II Een aanwending van andere reserves en voorzieningen die in relatie staan tot de reserve

In paragraaf 4.3.2. is bij het onderdeel voeding van de reserve SDM onder de punten a en b aangegeven welke reserves en voorzieningen (althans de rente daarvan) in relatie staan tot de reserve SDM. Stel: de stand van de onder punt a en b genoemde reserves wordt verminderd met f 1.000.000,—. Dit betekent dan een mindere storting in de reserve SDM van f 55.000,— (5,5%, op basis cijfers begroting 1997). Voor het eerst volgende jaar levert dat een structureel verlies op van 8% (5,5% + 1/40 deel) van f 55.000,— is f 4.400,—. Indien rekening wordt gehouden met de toevoeging van de inflatie wordt de rekensom als volgt: 3,5% van f 1.000.000,— is f 35.000,— minder aan storting in de reserve SDM. De gevolgen voor de gewone dienst bedragen dan: 6% (3,5% + 1/40 deel) van f 35.000,— is f 2.100,— (cijfers begroting 1997).

Samengevat betekent een onttrekking uit reserves van f 1 .000.000,= voor de gewone dienst op basis van de cijfers uit de begroting 1997 een structureel verlies van:

- f 80.000,— —--—--———-——----——> bij aanwending van de reserve SDM

- f 4.400,— -----—-—---——----——---> bij overige reserves en voorzieningen die een relatie hebben met de reserve SDM indien geen rekening wordt gehouden met inflatie

- f 2.100,— -----—-—-———-—--------> bij overige reserves en voorzieningen die een relatie hebben met de reserve SDM indien wel rekening wordt gehouden met inflatie

Uit deze voorbeelden blijkt dat het tussentijds aanwenden van de reserve SDM, maar ook het aanwenden van andere reserves en voorzieningen met een relatie naar de reserve SDM, gevolgen heeft voor de bestedingsmogeljkheden in de volgende jaren. In feite kan het tussentijds aanwenden van de reserve SDM worden gezien als het aangaan van nieuwe verplichtingen zonder dat daarvoor in de begroting dekking is aangegeven. Met het oog op een gezond financieel beleid en de afwegingsfunctie van de raad, zou het te overwegen zijn als een eventueel besluit tot het tussentijds aanwenden van de reserve SDM tegelijkertijd wordt voorzien van een dekkingsplan voor de wegvallende middelen.

Door aldus te handelen:

a) wordt direct zichtbaar wat de consequenties zijn van een tussentijdse aanwending;

b) kan de raad dan als beleidsbepalend orgaan aangeven op welke wijze in de dekking moet worden voorzien.

4.3.4 Beschikkingen over/toevoe2in2en aan reserves en voorzieningen

Het beschikken over/toevoegen aan reserves en voorzieningen kan niet zomaar gebeuren; daarvoor zijn besluiten en spelregels nodig. Onder paragraaf 4.2.4 van dit hoofdstuk zijn wat dit betreft randvoorwaarden geformuleerd. Op grond van de bepalingen in de Gemeentewet en de NCV staat de raad in deze centraal (budgetrecht).

Dit betekent dat de raad besluit tot het instellen van reserves en voorzieningen. Ook is het van belang dat de raad daarbij ingaat op:

- het doel van de reserve of voorziening;

- de huidige stand van de reserve of voorziening;

- de aanwending van de bespaarde rente van de reserve of voorziening (gesplitst in inflatie- en overige rente);

- de wijze waarop de reserve of voorziening als zodanig wordt gevoed/ aangewend;

- de maximale en minimale hoogte ervan;

- de bestedingsraming voor de komende jaren.

Gesteld kan worden dat in Ermelo de reserves en voorzieningen alleen krachtens raadsbesluit worden ingesteld/opgeheven. Aan de andere elementen wordt niet in alle gevallen evenveel aandacht besteed. Dit blijkt uit het onderzoek dat momenteel door de afdeling Financiën wordt verricht naar onder meer de noodzakelijke hoogte van een aantal voorzieningen. Het verdient aanbeveling voortaan bij het instellen van reserves en voorzieningen in voldoende mate aandacht te schenken genoemde elementen.

Op het moment dat van alle reserves en voorzieningen de achterliggende elementen bekend zijn, zijn daarmee ook de spelregels gecreëerd voor het omgaan met die reserves en voorzieningen. Met name de volgende punten zullen in de dagelijkse praktijk een rol spelen:

a) de aanwending van de bespaarde rente van de reserve of voorziening (gesplitst in inflatie- en overige rente);

b) de wijze waarop de reserve of voorziening als zodanig wordt gevoed/ aangewend;

c) de maximale en minimale hoogte ervan.

De punten a en c kunnen zonder meer door Burgemeester en Wethouders worden toegepast bij het opstellen van de begroting en jaarrekening. Het college voert in die gevallen het door de raad vastgestelde beleid uit. De raad accordeert het beleid van het college door middel van de vaststelling van de begroting/jaarrekening. Bij punt b liggen de zaken iets genuanceerder.

Alhoewel voor het voeden en aanwenden van reserves en voorzieningen geen exacte bepalingen zijn gesteld, kan daarvoor wel een algemene gedragslijn worden geformuleerd. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen reserves en voorzieningen.

Als het gaat om het voeden of aanwenden van reserves kan het college allereerst terugvallen op de NCV en voorts op de regels die door de raad zijn vastgesteld. Mochten die regels geen oplossing bieden, dan zal de handeling van het college gebaseerd moeten zijn op een raadsbesluit. Immers, de reserves worden gerekend tot het eigen vermogen en de raad bepaalt de hoogte van die reserves (algemene en bestemmingsreserves) op grond van het budgetrecht. Dit betekent dat ook de wijze waarop de voeding van reserves plaatsvindt door de raad moet zijn geaccordeerd. Als sluitstuk van deze regel kan het saldo van de jaarrekening worden gezien, waarover ook afzonderlijke besluitvorming door de raad moet plaats vinden. Hetzelfde kan worden gesteld bij het aanwenden van reserves.

Als het gaat om het voeden of aanwenden van voorzieningen kan het college wederom allereerst terugvallen op de NCV en voorts op de regels die door de raad zijn vastgesteld. Mochten die regels geen oplossing bieden, dan zal het college naar eigen inzicht moeten handelen. Immers: voorzieningen hebben betrekking op risico's en verplichtingen. De last is voorzienbaar, alleen de hoogte en het tijdstip zijn nog onzeker. Het is de taak van het college hieromtrent een inschatting te maken. Verantwoording wordt dan afgelegd bij de behandeling van de jaarstukken. Meestal is dit de jaarrekening en in sommige gevallen de begroting en de voor- en najaarsnota's. Via de vaststelling van deze stukken stemt de raad al dan niet in met het door het college gevoerde beheer.

4.3.5 Reserve rentefluctuaties

In de onderzoeksopdracht wordt specifieke aandacht gevraagd voor het instellen van een reserve rentefluctuaties. Dit zou dan tot doel moeten hebben de invloed van fluctuaties in de rente op te vangen. Enerzijds via de rente-omslag, anderzijds via de bespaarde rente over het werkelijke saldo van de reserve SDM per 1 januari, heeft de rente invloed op het saldo van de gewone dienst. Het gaat dus om het vinden van een methode waarbij het (bespaarde) rentepercentage zo stabiel mogelijk kan worden gehouden. De rente-omslag is de plek waar de berekening plaats vindt van de rente die over de boekwaarde van de investeringen moet worden omgeslagen. Dit is dan ook het uiteindelijke doel van het bepalen van de renteomslag.

Dat daarbij ook baten (vergoeding voor eigen financieringsmiddelen) een rol spelen, spreekt voor zich, maar dat is in dit kader 'slechts' een onderdeel/afgeleide van de kern waar het bij de rente-omslag om draait. De reserve rentefluctuaties is dan ook benaderd vanuit deze optiek. Op de rente-omslag hebben verschillende elementen betrekking. In paragraaf 6.2 wordt dit uiteen gezet.

Wat betreft de werking van deze reserve kunnen verschillende methodieken worden gevolgd. Ter illustratie worden vier mogelijkheden genoemd, waarbij als basis-rente wordt uitgegaan van 7%. De eerste drie mogelijkheden werken met een reserve rentefluctuaties. Eventuele verschillen met de basis-rente worden via deze reserve verrekend. De vierde mogelijkheid werkt niet volgens dit principe, maar daarbij komen mutaties in de werkelijke rente gefaseerd tot uitdrukldng. Een toelichting op de verschillende methodieken, die zowel op begrotings- als op rekeningsbasis kunnen worden toegepast.

1) De eerste is dat gewerkt wordt met een vast rente-percentage. Vast wil in dit verband zeggen: vast gedurende een langere tijd (reeks van jaren, bijvoorbeeld 10 of 20). Alle afwijkingen ten opzichte van dit percentage worden verrekend met de reserve rentefluctuaties, waardoor de invloed van de rente op de gewone dienst constant is. Alleen bij een eventuele herziening van het vaste rentepercentage treedt een effect voor de gewone dienst op.

2) Een tweede methode is dat gewerkt kan worden met verschillende bandbreedtes. Stel dat gekozen wordt voor een bandbreedte van 2%. Zolang de werkelijke rente zich tussen de 5 en 9% begeeft worden afwijkingen verrekend met de reserve rentefluctuaties. Slechts afwijkingen die verder gaan dan die 2% hebben voor het meerdere invloed op de gewone dienst. In deze situatie vormt de rente geen constante, maar wel een stabiele factor.

3) De derde methode werkt eveneens met een bandbreedte maar heeft alleen een omgekeerd effect. Daarbij wordt er van uitgegaan dat alle afwijkingen tot bijvoorbeeld 2% invloed hebben op de gewone dienst, maar afwijkingen die daarboven komen worden voor het meerdere verrekend met de reserve rentefluctuaties. In die situatie is de rente variabel tussen bepaalde grenzen en komen schommelingen tot die grenzen tot uitdrukking in de gewone dienst.

4) Een vierde methode is die van een gemiddelde over een reeks van jaren, waarbij jaarlijks een nieuw gemiddelde wordt berekend. Bij aanvang van een nieuw jaar vervalt dan de rente over het oudste jaar, terwijl de rente van het nieuwe jaar daarvoor in de plaats komt. Via de spreiding over meerdere jaren komt het verloop in de rente gefaseerd/via een buffer tot uitdrukking. Een stijgende of dalende rente heeft daardoor een beperkte invloed op de begroting. Zoals gesteld wordt bij deze vierde methode dus geen gebruik gemaakt van een reserve rentefluctuaties.

Schematisch weergegeven:

Invloed van rente op gewone dienst bij methode

Rente

1

2

3

4

boven 9%

geen

wel

geen

beperkt

7 tot 9%

geen

geen

wel

beperkt

7% (basisrente)

geen

geen

wel

beperkt

S tot 7%

geen

geen

wel

beperkt

onder 5%

geen

wel

geen

beperkt

Methode 1 beantwoordt volledig aan de vraagstelling van de gemeente Ermelo; alle afwijkingen ten opzichte van de basis-rente worden verrekend met de reserve rentefluctuaties. Methode 2 beantwoordt eveneens aan de vraagstelling, doch doet dit in mindere mate; geringe afwijkingen hebben geen invloed, maar sterke afwijkingen hebben wel invloed op de gewone dienst. Ook methode 3 voldoet aan de vraagstelling, zij het dat daar sterke afwijkingen juist geen en geringe afwijkingen juist wel invloed hebben op de gewone dienst. Methode 4 tenslotte voldoet door de schoksgewijze opvang van schommelingen ook aan de vraagstelling; mutaties in de rente komen afhankelijk van de spreidîngsperiode tot uitdrukking.

Het is nu afhankelijk van de vraag in welke mate en op welke wijze de gemeente Ermelo wenst dat de invloed van renteschommelingen op de gewone dienst ondervangen moet worden. Wordt een volledige uitschakeling van alle rentefluctuaties gewenst, dan is alleen methode 1 geschikt. Wenst de gemeente Ermelo de invloed te beperken tot bepaalde grenzen, dan kan een keus gemaakt worden uit methode 2, 3 of 4. Op welk van deze drie methoden de keus dan valt is afhankelijk van de mate waarin en de wijze waarop de rente-invloed uitgesloten moet worden.

Geconcludeerd kan worden dat methode 1 volledig tegemoet komt aan de vraagstelling van de gemeente Ermelo en in die zin als 'ideaal-oplossing' kan worden gezien. De keus voor een andere methode is echter eveneens goed mogelijk.

Wat betreft de omvang van de bij de methoden 1 tot en met 3 in te stellen reserve rentefluctuaties speelt de risicofactor van een eventueel te lage renteraming een rol. De risico's, en daardoor de omvang van de reserve, houden immers nauw verband met de hoogte van het rentepercentage dat als basis wordt gehanteerd. Een laag basispercentage betekent grote risico's en een hoog basis-percentage kleine risico's.

Voor de berekening van het te hanteren basisrente-percentage zijn twee elementen van belang: de periode waarover de berekening plaatsvindt (de spreiding) en de rente (eventueel als afgeleide van een geldlening met een bepaalde looptijd).

Wat betreft de periode waarover de berekening plaatsvindt kan gesteld worden dat die niet te kort moet worden genomen. Zo zijn gevallen bekend die uitgaan van het meest recente gemiddelde op langlopende geldleningen over de afgelopen twee jaar. In tijden van een lage rentestand, zoals momenteel het geval is, kan de vraag gesteld worden of dit een reële en stabiele basis is. Een percentage dat het gemiddelde vormt over een reeks van meerdere jaren is over het algemeen meer representatief. Daarbij kan gedacht worden aan een spreiding over bijvoorbeeld 10 jaar, waarin positieve maar ook negatieve uitschieters beter geëgaliseerd worden.

Op de vraag welke rente (eventueel als afgeleide van een geldlening met een bepaalde looptijd) moet worden genomen zijn ook verschillende antwoorden denkbaar. Bijvoorbeeld:

de wettelijke rente, rente van een kortlopende geldiening of de rente van een langlopende geldlening. Het verdient de voorkeur hierbij het gemiddelde rentepercentage te berekenen over geldleningen met een lange looptijd, bijvoorbeeld 10 of 20 jaar. Over het algemeen sluit een dergelijke periode redelijk tot goed aan bij de gemiddelde looptijd van de investeringen die zijn gepleegd en waarvoor normaal gesproken financieringsmiddelen moeten worden aangetrokken.

Samengevat derhalve: uitgaan van een basis-rente die behoort bij een geldlening met een looptijd van 10 of 20 jaar en die rente jaarlijks bijstellen aan de hand van de ontwikkelingen over de afgelopen 10 jaar.

4.3.6 Revu

Op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen is een regionale vuilstort gerealiseerd (Revu). De gemeente Ermelo voert de administratie van de Revu. In de gemeenschappeljke regeling is vastgelegd, dat de overtollige middelen van de Revu bij de gemeente Ermelo worden belegd. Als vergoeding hiervoor geldt een rentepercentage dat gelijk is aan het bespaarde rentepercentage van de desbetreffende jaarbegroting van de gemeente Ermelo. Deze bepaling is ver in het verleden tot stand gekomen. Bij de toen voorziene ontwikkeling van de Revu was nog geen sprake van forse reserves, maar van geringe, tijdelijk overtollige financieringsmiddelen. Als gevolg van gewijzigde omstandigheden heeft de Revu de laatste jaren veel geld moeten reserveren ten behoeve van nazorgverplichtingen. Dit bedrag is medio 1997 opgelopen tot circa f 10 mijoen. Het bespaarde rentepercentage bedraagt voor 1996 6,5% en voor 1997 5,5%.

De gemeente Ermelo heeft zelf voldoende financieringsmiddelen, waardoor de gelden van de Revu bij de bank zijn uitgezet. In 1997 is daarvoor een vergoeding ontvangen van circa 3,5%. Als de gelden voor langere termijn zouden zijn uitgezet (bijvoorbeeld vijf jaar), had de vergoeding ongeveer 5% kunnen bedragen.

Het gevolg hiervan is duidelijk. De gemeente is verplicht aan de Revu een rente te vergoeden die hoger ligt dan de rente die de gemeente kan ontvangen. De vraag is nu hoe hiermee in de toekomst kan worden omgegaan. Daarvoor kunnen de volgende oplossingen worden aangedragen:

1) De meest voor de hand liggende oplossing is een wijziging van de gemeenschappelijke regeling te bewerkstelligen. Deze wijziging zal dan moeten bestaan uit een aanpassing van de rente die gehanteerd wordt ingeval door de Revu gelden worden belegd bij de gemeente Ermelo. Daarvoor zijn ook gegronde redenen aanwezig, gelet op de gewijzigde omstandigheden met betrekking tot de nazorg. Niet meer uitgegaan zou dan moeten worden van het bespaarde rente-percentage van de gemeente, maar van de rente die kan worden verkregen ingeval de gelden bij een bank worden uitgezet. Door de regel wordt in dergelijke gevallen uitgegaan van de rente-percentages van de BNG. De looptijd die in dit geval kan worden gehanteerd is een kwestie van nadere uitwerking. Overigens is niet nader onderzocht in hoeverre de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling bereid zijn terzake tot een aanpassing van de regeling over te gaan.

2) Als oplossing 1 niet mogelijk is, zou overwogen kunnen worden het bespaarde rentepercentage van Ermelo in neerwaartse zin aan te passen. Twee varianten zijn daarbij mogelijk:

a) Alleen voor de Revu-gelden gaan werken met een afwijkend (lager) percentage aan bespaarde rente. Onbekend is in hoeverre dit zich verdraagt met de bepalingen van de gemeenschappelijke regeling. Voor de overige eigen financieringsmiddelen treedt er geen wijziging op. Belemmeringen van deze methodiek richting de NCV worden niet voorzien.

b) Zowel voor de Revu-gelden als voor alle andere eigen financieringsmiddelen gaan werken met een afwijkend (lager) percentage aan bespaarde rente. Daarmee is een oplossing gecreëerd voor het gemeentelijk verlies op de Revu-gelden. Tegelijkertijd daalt automatisch het bespaarde rente-percentage voor de gehele gemeentelijke begroting, hetgeen ook gevolgen met zich mee brengt. Per saldo heeft toepassing van deze methodiek een gunstig effect voor de gemeente, aangezien aan de Revu dan minder rente behoeft te worden vergoed dan thans het geval is.

4.4 Conclusie en aanbevelingen

Op basis van de voorgaande paragrafen kan worden gesteld dat de gemeente Ermelo een actief reserve- en voorzieningen beleid voert. Daarmee wordt bedoeld dat op gezette tijden de reserves en voorzieningen worden doorgelicht.

Ook is de gemeente Ermelo alert op de risico's die schuil gaan in het structureel aanwenden van de rente-opbrengsten van reserves en voorzieningen. Dit getuige het feit dat bijzondere aandacht is gevraagd voor de reserve SDM en de consequenties van het (extra) aanwenden van deze en andere reserves en voorzieningen.

Gelet op de inmiddels toegenomen omvang van de reserve SDM en de invloed daarvan op de gewone dienst, is het van belang spelregels te formuleren die een stabiel gebruik van de reserve bevorderen. In deze notitie worden daarvoor handreikingen gedaan. Aan de hand van een cijfervoorbeeld wordt inzichteljk gemaakt dat een extra aanwending van de reserve SDM gevolgen heeft voor de rente-opbrengsten van de gewone dienst.

Verder worden in deze notitie algemene richtlijnen geformuleerd die gehanteerd kunnen worden bij het voeden of aanwenden van reserves en voorzieningen. Daarnaast worden vier methoden uitgewerkt die alle in meer of in mindere mate bewerkstelligen dat de invloed van fluctuaties in de rente worden opgevangen.

Tenslotte wordt aandacht besteed aan de reserves van de Revu. Een drietal alternatieven wordt aangedragen om de rentevergoeding aan de Revu meer in overeenstemming te laten zijn met de rente-opbrengsten die terzake door de gemeente kunnen worden gerealiseerd.

Aanbevelingen:

1) Doorgaan met het huidige beleid om:

- continu zorg te dragen voor een actuele stand van de noodzakelijke

reserves en voorzieningen en daarbij overigens wel in voldoende mate aandacht te schenken aan de relevante elementen die in deze notitie zijn geformuleerd (zie paragraaf 4.3.4);

- minimaal één keer per vier jaar binnen de gemeenteraad een fundamentele discussie te voeren over het aantal en de omvang van de

noodzakelijk geachte reserves en voorzieningen.

2) De functie, voeding en aanwending van de reserve SDM vaststellen op de

manier zoals is omschreven in paragraaf 4.3.2. en de minimale stand van de reserve SDM te stellen op f 30 mijoen en de maximale stand op f 33 mijoen.

3) De naam van de reserve SDM wijzigen in bijvoorbeeld reserve vastgelegd vermogen, teneinde de beperkte bestedingsvrijheîd van deze reserve nog meer tot uitdrukking te brengen.

4) Een eventueel besluit tot het tussentijds aanwenden van de reserve SDM

tegelijkertijd te voorzien van een dekkingsplan voor de wegvallende middelen, zodat:

a) direct zichtbaar wordt wat de consequenties zijn van een tussentijdse aanwending;

b) de raad als beleidsbepalend orgaan dan kan aangeven op welke wijze in de dekking moet worden voorzien.

5)Algemene richtlijnen vaststellen met betrekking tot het toevoegen aan en het aanwenden van reserves en voorzieningen.

6) Afhankelijk van de mate waarin de invloed van de rente op de gewone dienst moet worden beperkt, een keus te maken uit de aangedragen methodieken (in totaal vier stuks), waarvan er drie werken via het instellen van een reserve rentefluctuaties.

7) Nader onderzoeken of via een wijziging van de gemeenschappelijke regeling de rentevergoeding aan de Revu aangepast kan worden, dan wel een keus te maken uit de twee andere alternatieven die zijn aangedragen om de rentevergoeding aan de Revu meer in lijn te brengen met de vergoeding die de gemeente terzake ontvangt.

HOOFDSTUK 5

TREASURY

5.1Inleiding op treasury

Binnen de gemeente gaan veel geldmiddelen om, zowel aan de inkomsten- als aan de uitgavenkant. Het beheersen van die middelen brengt kosten en risico's met zich mee. Treasurybeleid richt zich daar op.

Als doelstelling voor het treasurybeleid kan worden geformuleerd:

- het minimaliseren van de kosten en de risico's verbonden aan het beheer van de geldstromen en geldmiddelen;

- het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten en opeisbare geldmiddelen.

Binnen het treasurybeleid kunnen de volgende taakgebieden worden onderscheiden:

- financiering;

- renterisicobeheer;

- betalingsverkeer;

- geldstroombeheer;

- liquiditeitenbeheer (inclusief debiteuren-/crediteurenbeheer);

- saldobeheer;

- controle en administratieve organisatie.

Treasurytaken kunnen op verschillende plaatsen binnen een organisatie worden ondergebracht. Een belangrijke voorwaarde voor een goed treasurybeheer is een adequate informatievoorziening.

Uit het vorenstaande blijkt dat over treasury veel valt te zeggen. In de volgende paragraaf wordt getracht de 'rode draad' daarvan weer te geven.

5.2 Treasurybeleid

5.2.1 Financiering

Voor het doen van uitgaven hebben gemeenten financieringsmiddelen nodig. Afhankelijk van de liquiditeitspositie kan het zijn dat de gemeente deze middelen moet aantrekken. Dit kan via de geld- en kapitaalmarkt. Op de geldmarkt gaat het om schulden met een looptijd korter dan twee jaar; op de kapitaalmarkt bedraagt de looptijd langer dan twee jaar. De voorschriften die terzake voor de gemeenten gelden zijn te vinden in de Wet financiering lagere overheid (Wet Filo) en het daarbij behorende Besluit leningvoorwaarden lagere overheid (Bllo).

Instrumenten van de geldmarkt zijn rekening-courant, call- of daggeld en kasgeld of deposito.

Voor gemeenten is het belangrijkste instrument op de kapitaalmarkt de onderhandse geld-lening. Deze kunnen worden ingedeeld naar looptijd, aflossingsschema en wijze van uitgifte.

Vanwege de hoge kredietwaardigheid van gemeenten is de rente veelal gerelateerd aan de rente op staatsleningen.

5.2.2 Renterisicobeheer

Het minimaliseren en beheersen van renterisico's door het actief inspelen op rente-ontwikkelingen is het doel van renterisicobeheer.

In de tijd gezien blijkt dat de rente grote schommelingen kan vertonen; de ontwikkeling van de rente is met veel onzekerheden omgeven en van veel factoren afhankelijk. Door actief op rente-ontwikkelingen in te spelen is het mogelijk de rentekosten, ten opzichte van de huidige situatie, op lange termijn te beperken en daardoor een rentewinst zeker te stellen. Bedacht dient wel te worden dat het kiezen voor zekerheid echter ook een prijs heeft. Pas achteraf kan worden beoordeeld in hoeverre het anticiperende beleid vruchten heeft afgeworpen.

Renterisicobeheer is zowel mogelijk op een bestaande leningenportefeuille als bij nieuw te sluiten leningen.

Voor het actief bewaken van de rentelasten van de bestaande leningenportefeuille is het van belang, dat inzicht bestaat in de samenstelling c.q. opbouw van de portefeuille en de condities van de afzonderlijke leningen, zoals de periode waarover de rente gefixeerd is en de mogelijkheden en condities van vervroegde aflossing.

Voor het rentebeheer van in de toekomst te sluiten leningen wordt inzicht verlangd in omvang verloop en samenstelling van de toekomstige financieringsbehoefte.

Voor het beperken of uitsluiten van renterisico's bestaan instrumenten. Deze instrumenten kunnen worden aangeduid als traditioneel of modern.

Tot de traditionele rente-instrumenten worden de volgende gerekend:

consolidatie van korte schuld;

vervroegde aflossing;

keuze van leningcondities.

Moderne instrumenten voor renterisicobeheer staan bekend onder de verzamelnaam derivaten. Met behulp van derivaten kunnen toekomstige rente-niveaus worden gefixeerd. Het gebruik van derivaten brengt echter ook specifieke en in sommige gevallen ook aanzienlijke risico's met zich mee.

Deze dienen te worden beheerst tegen de achtergrond van de publieke functie van de overheid. Daarnaast is voor het werken met derivaten voldoende deskundigheid vereist. In een circulaire d.d. 15 februari 1995 worden door het ministerie van Financiën aanbevelingen gedaan voor een verantwoord gebruik van derivaten.

Een actief renterosicobeheer kan worden gevoerd op basis van een rentevisie. Hiermee wordt bedoeld een geformaliseerde verwachting van het toekomstige renteverloop, zowel op de geld- als kapitaalmarkt. De voorspellende waarde van een renteverwachting neemt af naar-mate de betrokken periode verder in de toekomst ligt.

5.2.3 Betalingsverkeer en celdstroombeheer

Sinds het ontstaan van het betalingsverkeer hanteren banken de valutering. De valutadag is de eerste dag waarover de bank rente berekent over de mutatie. Overboeken kan gepaard gaan met een renteverlies voor beide partijen. Het bedrag staat dan enige dagen bij de banken. Het renteverlies dat hierdoor optreedt is niet zichtbaar en heeft het karakter van indirecte kosten.

Enkele jaren geleden zijn banken ertoe overgegaan kosten voor het verrichten van betaal-handelingen in rekening te brengen. Dit is de tarifering van het betalingsverkeer.

Om kosten van het betalingsverkeer te beperken is het een vereiste dat men een efficiënte rekening-structuur kiest. Daarnaast moet voortdurend de afweging gemaakt worden of het aanbeveling verdient van andere betaal- en incasso-instrumenten gebruik te maken.

5.2.4 Liquiditeitenbeheer en saldobeheer

Doel van het liquiditeitenbeheer is het minimaliseren van de rente-lasten en het maximaliseren van de rente-opbrengsten. Dit doel kan men verwezenlijken door dagelijkse saldoregulatie en een betrouwbare liquiditeitsplanning.

Onder liquiditeiten wordt in dit verband verstaan:

- posities op bankrekeningen;

- contant geld.

De rekeningen die worden aangehouden bij banken kan men het best onderbrengen in een zogenaamd rentecompensatiecircuit. Uit een oogpunt van kostenminimalisatie is het nodig dat de posities (saldi) op de bankrekeningen dagelijks worden bewaakt. Dit saldobeheer is een taak van de afdeling financiën. Het saldobeheer is erop gericht:

- de saldi op de bankrekeningen zo dicht mogelijk bij nul te brengen;

- tegengestelde saldi tussen bankcircuits zoveel mogelijk te voorkomen.

Om deze doelstellingen te realiseren dienen overschotten (creditposities) dagelijks te worden afgeroomd en uitgezet op de geldmarkt. Tekortposities (debetstanden) moeten worden aangezuiverd met op de geldmarkt aangetrokken kasgeldleningen. Bij een perfect uitgevoerde saldoregulatie is er dagelijks een nulstand op de bankrekeningen.

Omdat er niet voorziene posten kunnen zijn en omdat het gebruikelijk is om bij geldmarkttransacties bedragen af te ronden, is het praktisch onmogelijk om de ideale situatie te bereiken. Afwijkingen van de ideale positie geven een 'verlies'. 'Winst' is in deze benadering niet mogelijk.

De mogelijkheid bestaat om voor het liquiditeitenbeheer een raam-overeenkomst met een bank af te sluiten. Dit betekent dat met de bank afspraken zijn gemaakt over het automatisch uitzetten/aantrekken van kort geld tegen daggeld tarieven in het geval de rekening-courant bepaalde debet- of creditgrenzen overschrijdt. Daarmee is voor de gemeente rentewinst te behalen zonder dat dit gepaard gaat met personele inzet. Als tegenprestatie geldt dat de saldi binnen die grenzen worden verrekend tegen een rente die iets beneden de rekening courant-rente ligt. Daarin zit de winst voor de bank. Wanneer de gemeente denkt aan het aantrekken of uitzetten van geld voor een langere termijn is de gemeente gebonden aan de bank in het geval de aanbieding van een andere bank niet substantieel voordeliger is.

Voor een actief liquiditeitenbeheer is een goed inzicht in heden en toekomst van de liquiditeitsontwikkeling noodzakelijk. Het doel van de liquîditeitsplanning is inzicht te krijgen in welke periode liquiditeitstekorten en liquiditeitsoverschotten ontstaan. De liquiditeitsprognose komt daar tot stand waar de kennis over de liquiditeitsstromen het grootst is.

Richtlijnen voor het opzetten van een liquîditeitsplanning:

Een liquiditeitsplanning bevat tenminste de grootste kasstromen.

De te hanteren planningshorizon is afhankelijk van de planbaarheid van de opgenomen kasstromen. Indien er zekerheid bestaat over stromen in de toekomst, kan men deze in de definitieve planning opnemen.

De mate van detaillering kan groter zijn in het eerste deel van de planning.

In dit verband is het ook van belang aandacht te schenken aan het tijdig innen van vorderingen. Ook het tijdig opleggen van belastingaanslagen valt hieronder. Onnodige achterstanden op deze punten leiden namelijk tot extra rentekosten of derving van opbrengsten.

5.2.5 Controle en administratieve Organisatie

Diverse voorvallen in de financiële wereld hebben aangetoond dat de risico's van de treasury groot zijn. Dit geldt niet alleen voor het bedrijfsleven, maar ook voor gemeenten. Het is niet overdreven te stellen dat verkeerde inschattingen op dit punt de gemeente veel geld kunnen kosten.

De Organisatie van de activiteiten die gericht zijn op de beheersing van de geldstromen moet worden afgestemd op de risico's die voortvloeien uit foutief handelen. Daartoe is het noodzakelijk dat een op de risico's toegesneden organisatorisch kader wordt vastgesteld. Het gaat dan over controle en administratieve Organisatie.

Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet zijn twee verordeningen verplicht.

In de verordening als bedoeld in artikel 212 stelt de raad regels vast met betrekking tot de Organisatie van de administratie en het beheer van de vermogenswaarden. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan. De administratie en het beheer worden verricht door ambtenaren, niet zijnde de gemeentesecretaris.

Door middel van de controle-verordening (artikel 213) stelt de raad regels vast met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden. Deze regels dienen onder meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst. De regels voorzien in de aanwijzing van een of meer accountants.

Het college van Burgemeester en Wethouders moet, ingevolge de Gemeentewet, verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over het door haar uitgevoerde beleid. Daartoe zal zij op haar beurt willen beoordelen wat de resultaten zijn van het gebruik van de gedelegeerde bevoegdheden. Deze bevoegdheden zijn gedelegeerd in het financiële beleid en de doelstellingen van de gemeente (organisatie-verordening). Via de inrichting van de organisatie wordt de effectieve en efficiënte realisatie van de doelstellingen mogelijk gemaakt. Door het benoemen van cruciale processen is het mogelijk deze inzichteljk te maken en de procedures en richtlijnen zodanig te ontwerpen dat verantwoording en controle effectief is.

Er kunnen dan twee controleprocessen worden onderscheiden:

- interne controleproces;

- externe controleproces.

Het interne controleproces is erop gericht het college van Burgemeester en Wethouders te informeren of de activiteiten conform de administratief-organisatorische doelstellingen worden afgewikkeld. Systematisch moet gecontroleerd worden of de benodigde gegevens tijdig, juist en volledig verwerkt worden. Voorts is het van belang de administratieve verwerkingsprocessen in de analyse te betrekken.

Het externe controleproces wordt uitgevoerd door de externe accountant als onderdeel van zijn certificerende functie ten aanzien van de jaarrekening. De verantwoordelijkheden van de accountant zijn vastgelegd in procedures omtrent de controle van de jaarrekening. Het specifieke karakter van de treasury-activiteiten en de mogelijke gevolgen hiervan voor de gemeentelijke activiteiten heeft invloed op de controle van de externe accountant. Deze zal er niet aan ontkomen de verschillende treasury- activiteiten in zijn controleprogramma op te nemen.

De risico's van de treasury-activiteiten kunnen worden onderscheiden in algemeen en bijzonder.

algemene risico's:

- er is geen relatie tussen de activiteiten van de gemeente en de treasury-activiteiten;

- gering aantal medewerk(st)ers maakt adequate functiescheiding moeilijk;

- transacties worden gekenmerkt door hoge snelheid van besluitvorming en uitvoering en de betrokken bedragen zijn groot van omvang;

- waardebepaling van de posities van de treasury is arbitrair en vaak kan alleen de treasury-afdeling deze beoordelen.

bijzondere risico's:

- foutieve handelingen;

- fraude;

- speculatie;

- onvoldoende kennis van instrumenten en markten.

Gezien de risico's is het duidelijk dat de eerder genoemde maatregelen een preventief karakter zullen hebben. Achteraf zal via incidentele controles moeten worden vastgesteld of het systeem van preventieve maatregelen het gewenste resultaat oplevert.

5.3 Treasury in de gemeente Ermelo

In deze paragraaf zal een beeld worden gegeven van treasury in de gemeente Ermelo. Daarbij is getracht de indeling van paragraaf 5.2 zoveel mogelijk te volgen.

5.3.1 Financiering

De liquiditeitspositie van de gemeente Ermelo is momenteel zodanig, dat sprake is van een overschot aan financieringsmiddelen. In hoofdzaak wordt dit veroorzaakt door de vermogenspositie van de gemeente. In grote lijnen betekent dit dat de som van eigen en vreemd vermogen (geldleningen, reserves en voorzieningen) groter is dan de boekwaarde van de investeringen. Ook recente investeringen (bijvoorbeeld de uitbreiding van het gemeentehuis) zijn gedaan met eigen financieringsmiddelen. Het lenen van gelden is momenteel derhalve niet nodig.

Op basis van een ruwe liquiditeitsprognose verwacht de gemeente de komende jaren geen behoefte te hebben aan nieuwe financieringsmiddelen. Gelet op het recente rente-niveau en de verwachtingen daaromtrent, heeft de gemeente de onlangs vrijgekomen flnancieringsmiddelen voor een lagere tijd uitgezet. Om dit mogelijk te maken is in oktober 1996 een raadsbesluit genomen waarin één en ander wordt afgedekt.

In het raadsbesluit is vastgelegd dat alleen geld uitgezet mag worden bij publiekrechteljke lichamen en bij banken, die vallen onder het toezicht van de Wet toezicht kredietwezen. Achterliggende gedachte van die bepaling is dat extra zekerheid wordt verkregen over de terugbetaling aan de gemeente te zijner tijd.

5.3.2 Renterisiscobeheer

De gemeente voert ten aanzien van de bestaande leningenportefeuille een actief renterisicobeheer. In het verleden zijn reeds hoogrentende geldleningen afgelost op het moment dat daartoe de mogelijkheden aanwezig waren. Van de resterende geldleningen wordt bewaakt wanneer deze voor vervroegde aflossing in aanmerking komen. Dit blijkt onder meer uit de jaarrekening 1995. Daarin staat het volgende.

'Eind 1995 bedroeg de som van de bestaande geldleningen f 38,2 mijoen. Daarvan is f 22,4 mijoen rechtstreeks doorgeleend aan woningbouwcorporaties. Daannee komt een bedrag van f 1S,8 mijoen voor rekening van de gemeente. Laatstgenoemd bedrag is het resultaat van acht geldleningen. Vervroegde aflossing daarvan is de komende jaren niet mogelijk'.

De goedkoopste van die 8 leningen is een lening met een rente van 4,8%; de restant hoofdsom bedraagt f 75.000,— (dit is tevens de laagste restant hoofdsom). De duurste lening kent een rente van 8,7% met een restant hoofdsom van f 4,2 mijoen (dit is tevens de hoogste restant hoofdsom). Vervroegde aflossing van laatstgenoemde lening is mogelijk in 2001 tegen een boete van 5% (een en ander op basis stand medio 1997).

Vanwege het feit dat er naar verwachting geen noodzaak is op middellange termijn (vijf jaar) nieuwe geldleningen aan te trekken, wordt verder momenteel ook minder aandacht besteed aan de toekomstige leningenportefeuille.

De gemeente is er geen voorstander van nu reeds geldleningen aan te gaan (met een lage rente) om daarmee te zijner tijd andere geldleningen (met een hogere rente) vervroegd af te lossen.

In de gemeente Ermelo is tot nu toe geen gebruik gemaakt van derivaten.

5.3.3 Geldstromen en betalingsverkeer/liquiditeitenbeheer en saldobeheer

De geldstromen lopen in Ermelo via drie instellingen. Dit zijn de Postbank, de Rabobank en de BNG.

Bij de Postbank wordt één rekening aangehouden welke dient als ontvangstrekening. Op deze rekening komen kleine bedragen binnen. De rekening wordt aangehouden uit een oogpunt van klantvriendeljkheid (betalingsmogeljkheid bieden aan mensen die alleen giro hebben).

Sinds enige tijd is het echter ook mogelijk met de girobetaalopdrachten betalingen over te maken op bankrekeningen, waarbij het gironummer van de bank niet meer opgegeven hoeft te worden. Het saldo van de girorekening wordt regelmatig overgeboekt naar één van de andere rekeningen van de gemeente, om op die plaats meer rentedragend te worden gemaakt.

Bij de plaatselijke Rabobank wordt eveneens één rekening aangehouden. Deze rekening dient als betaal- en ontvangstrekening en wordt onder andere aangehouden met het oog op de kasfunctie. De betalingen hebben met name betrekking op voorschotten Sociale Zaken en de ontvangsten op stortingen Burgerzaken, Beheerscommissie Accommodaties, Calluna en particulieren. Het saldo op deze rekening wordt wekelijks automatisch afgeroomd naar de rekening bij de BNG.

In de gemeentelijke organisatie is een kas aanwezig bij de afdeling Burgerzaken, Calluna, Dialoog en Leemkuul. In 1998 worden pin- en chipautomaten ingevoerd.

Bij de BNG worden één rekening aangehouden, die is gesplitst in een hoofdrekening en een nevenrekening voor ontvangsten Sociale Zaken. De hoofd- en nevenrekening zijn gekoppeld als het gaat om de saldo-bepaling en de daaruit voortvloeiende renteberekening. De gemeente heeft een raam-overeenkomst met de BNG afgesloten. Dit betekent onder andere dat met de bank afspraken zijn gemaakt over het automatisch uitzetten/aantrekken van kort geld. Het reguliere betalingsverkeer van de gemeente vindt via deze rekeningen plaats. Dit gebeurt door middel van telebankieren. Bij betalingen van grote omvang wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde spoed-circuit. Voor de Algemene Dienst vindt normaal gesproken twee keer per week een betalingsronde plaats en voor de Revu één keer per week. De betalingen worden gevaluteerd en door de regel wordt niet eerder betaald dan nodig is, maar uiteraard wel op tijd.

Voor het bepalen van de ontwikkeling van de dagelijkse financieringspositie wordt niet gewerkt met een liquiditeitsplanning. Dit gebeurt wel bij het aantrekken en uitzetten van gelden voor een langere periode, zij het dan uiteraard op een wat globale manier. Het prognosticeren van de dagelijkse financieringsbehoefte is tot op heden niet opgepakt in verband met de raam-overeenkomst met de BNG en een over het algemeen redelijk stabiele ontwikkeling van die financieringspositie. De gemeente acht het wellicht wel wenselijk om hiertoe over te gaan, maar vraagt zich af of de noodzaak daartoe aanwezig is (afweging nut en offer).

5.3.4Controle en administratieve organisatie

De verordeningen die terzake in de gemeente Ermelo worden toegepast zijn nog niet aangepast aan de bepalingen van de nieuwe Gemeentewet. Wel is in 1997 een le concept besproken in de commissie ABZ.

Op het punt van de richtlijnen met betrekking tot de interne controle is in juli 1993 aan het college van Burgemeester en Wethouders gerapporteerd. Op dat moment zijn verbeteringen doorgevoerd. Sindsdien wordt in samenwerking met de accountant gewerkt aan verdere verbeteringen. Het valt buiten het bestek van deze notitie hier verder aandacht aan te besteden.

5.4Conclusie en aanbevelingen

Geconcludeerd kan worden dat er op het gebied van treasury al de nodige stappen zijn gezet. Zo vindt het betalingsverkeer op gezette tijden plaats via telebankieren, hetgeen op zich als efficiënte methode van betalen kan worden beschouwd. Het werken met een raamovereenkomst met de BNG heeft zowel voor- als nadelen. Voordeel is dat deze constructie weinig aandacht vraagt van het personeel van de gemeente; de liquidîteitspositîe automatisch wordt bewaakt en met inachtneming van bepaalde marges ook automatisch wordt geregeld. De marges die daarbij van toepassing zijn kunnen worden gezien als een vergoeding aan de bank voor de dienstverlening. Een (klein) nadeel is dat de raam-overeenkomst de vrijheid van de gemeente beperkt om, ook weer met inachtneming van bepaalde marges, elders dan bij de BNG geldzaken te doen.

Het aantal bankrekeningen is beperkt tot vier; deze worden regelmatig, al dan niet automatisch, afgeroomd. De noodzaak om uit een oogpunt van klantvriendeljkheid een girorekening aan te houden is recentelijk achterhaald; via de betaalopdrachten van de giro kan nu ook worden overgeboekt naar bankrekeningen. Door middel van een raadsbesluit is het College gemachtigd binnen bepaalde voorwaarden gelden uit te zetten en aan te trekken. De mogelijkheid tot het uitzetten van gelden is beperkt tot publiekrechtelijke lichamen en die instellingen die vallen onder het toezicht van de Wet toezicht krediet-wezen. Daarin komen ook instellingen voor die verhoudingsgewijs klein van omvang en vrij onbekend zijn.

Met een liquidîteitsplanning wordt thans slechts globaal gewerkt.

Ten aanzien van het beheer van de huidige leningenportefeuille wordt een actief renterisicobeheer gevoerd. Van alle aangegane langlopende geldleningen is bekend wanneer en tegen welke voorwaarden deze voor vervroegde aflossing in aanmerking komen. De eerstkomende jaren is vervroegde aflossing niet mogelijk.

Mede vanwege het feit dat er naar verwachting geen noodzaak is op middellange termijn (5 jaar) nieuwe geldleningen aan te trekken, wordt verder momenteel ook minder aandacht besteed aan de toekomstige leningenportefeuille.

De verordeningen die op het gebied van de administratieve organisatie in de gemeente Ermelo worden toegepast zijn nog niet aangepast aan de bepalingen van de nieuwe Gemeentewet. Wel is in 1997 een le concept besproken in de commissie ABZ.

Op basis van het vorenstaande kan tot de volgende aanbevelingen worden gekomen:

1) In een volgende raadsbesluit de mogelijkheid tot het uîtzeUen van gelden te beperken tot circa vijf grote, bekende instellingen.

2) De rekening bij de Postbank opheffen.

3) Nader onderzoeken of het zinvol is een liquiditeitsprognose te introduceren teneinde bij het liquiditeitsbeheer met die prognose rekening te houden (afweging kosten en baten).

4) De rentevisie formeel laten vastleggen door het bestuur, waarbij onder meer aandacht wordt geschonken aan:

a) de visie op de rente-ontwikkeling op de korte-middellange termijn, dit onder meer met het oog op het uitzetten van overtollige geldmiddelen;

b) de wenselijkheid/mogelijkheid om nu reeds geldleningen aan te gaan teneinde daarmee te zijner tijd andere geldleningen vervroegd af te lossen en zodoende in de toekomst een lastenbeperking zeker te stellen;

5)De verordeningen als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet door de raad vast laten stellen.

HOOFDSTUK 6

INVESTEREN EN KAPITAALLASTEN

6.1 Inleiding op investeren en kapitaallasten

De uitgaven van een gemeente kunnen worden onderscheiden in exploitatie-uitgaven en investeringsuitgaven. Door de regel bestaan de exploitatie-uitgaven uit posten die jaarlijks terugkomen en worden bekostigd uit jaarlijkse inkomsten. De investeringsuitgaven kennen een meer incidenteel of periodiek karakter, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Daardoor wordt veelal afgeschreven op dergelijke investeringen. Daarmee zijn echter weer rentekosten gemoeid vanwege het feit dat voor het betalen van de investeringen financieringsmiddelen benodigd zijn. Die middelen kan de gemeente al op de bank hebben staan of moeten van derden worden aangetrokken. Rente en afschrijving gezamenlijk vormen de kapitaallasten van een investering.

Afschrijven is een economische begrip dat zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid wordt toegepast. De bepalingen daaromtrent zijn onder meer te vinden in Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (bedrijfsleven) en in de Gemeentelijke Comptabiliteitsvoorschriften 1995 (gemeenten). Tussen beide 'bronnen' bestaan verschillen en overeenkomsten. In het kader van deze rapportage zal daaraan geen aandacht worden besteed. Zijdelings komen enkele algemene- en begripsbepalingen rondom afschrijvingen en afschrijvingsmethodîeken aan bod. Centraal zullen echter staan de rentekosten die het gevolg zijn van investeren en afschrijven.

6.2 Uiteenzetting van investeren en kapitaallasten

In de inleiding is aangegeven dat op investeringen veelal worden afgeschreven vanwege het feit dat het nut van die investering zich over meerdere jaren uitstrekt. Onder afschrijven wordt verstaan: het in de boekhouding tot uitdrukking brengen van een waardevermindering. De waardevermindering kan technisch of economisch van aard zijn en bijvoorbeeld worden veroorzaakt door slijtage (een machine die 'op' is) of veroudering (computers die nog niet 'op' zijn, maar toch al moeten worden vervangen omdat nieuwe software dit vereist).

De afschrijving wordt administratief geboekt; er gaat geen geld uit de gemeentekas. Dit komt tot uitdrukldng door op de exploitatie-begroting en op de balans de afschrijvingen op de desbetreffende activa in mindering te brengen. Activa is de vakterm voor bezittingen in de vermogenssfeer.

Bij het doen van investeringen is met betreklting tot de kapitaallasten het volgende van belang:

over welk bedrag wordt afgeschreven;

volgens welk systeem wordt afgeschreven;

over welke termijn wordt afgeschreven;

welke rente is terzake van toepassing.

6.2.1 Afschrijven

In de Comptabiliteitsvoorschriften is voorgeschreven dat afschrij ving plaats moet vinden op basis van historische kostprijs. Over de methode van afschrijving wordt in de voorschriften niets vermeld. De gemeente is dus vrij in de afschrijvingsmethode, maar dient daarin wel een bestendige gedragslijn te volgen. Alhoewel in theorie meerdere afschrijvingsmethoden zijn ontwikkeld, worden er in de praktijk twee als gangbaar beschouwd. Dit zijn de lineaire en de anuitaire afschrijving.

De methode van lineaire afschrijving houdt in dat jaarlijks een vast bedrag wordt afgeschreven. Dit heeft als consequentie dat het totale bedrag van rente en afschrjving (kapitaallast) jaarlijks zal dalen. Immers, de afschrijvingscomponent blijft jaarlijks gelijk en door de verlaging van de boekwaarde met het afschrjvingsbedrag zal de rentecomponent jaarlijks dalen. De daling van de kapitaallasten wordt veelal gebruikt om de (op termijn) stijgende onderhoudslasten te compenseren.

De methode van annuitair afschrijven heeft als consequentie dat het totale bedrag van rente en afschrjving jaarlijks gelijk is. Binnen de annuiteit zal jaarlijks de stijging van de afschrijvingscomponent gelijk zijn aan de daling van de rentecomponent.

Per saldo is de annuitaire afschrjvingsmethodîek een fractie duurder dan de lineaire methodiek.

Bij activering van een investering behoort de afschrijvingstermijn overeen te komen met de levensduur. Hoewel deze regel op het eerste gezicht makkelijk hanteerbaar is, zijn enkele kanttekeningen wel van belang. In de eerste plaats is levensduur niet altijd zo'n objectief gegeven als het lijkt. Zo kan er bijvoorbeeld verschil bestaan tussen de technische en de economische levensduur. Ten tweede wordt de keuze van de afschrijvingstermijn wel eens gekoppeld aan de budgettaire ruimte. In een krappe financiële situatie kan het verleidelijk zijn te kiezen voor een langere afschrjvingstermijn dan feitelijk reëel is. Om gelegenheidsredeneringen als deze tegen te gaan is het gebruik van een afschrijvingstabel aan te bevelen.

In een dergelijke tabel is voor iedere voorkomende investering voorgeschreven welke afschrijvingstermijn moet worden gehanteerd. Een ander doel van een afschrijvingstabel is het bewerkstelligen van uniforme afschrijvingstennijn voor dezelfde soort investeringen voor de gehele gemeente.

Extra afschrijvingen mogen op grond van de NCV onder bepaalde voorwaarden plaatsvinden. Het gaat dan om situaties waarin nieuwe inzichten zijn ontstaan in de technische en/of economische levensduur van activa. Deze extra afschrijvingen zijn feitelijk zelfs voorgeschreven op grond van het stelsel van baten en lasten.

Binnen gemeenteland kwam het in het verleden wel eens voor dat extra afschrijvingen werden gedaan om een voordelig rekeningsaldo weg te werken. Op grond van artikel 30 van de NCV is dit niet meer toegestaan.

6.2.2 Rente van investeringen/rente-omslag

In het voorafgaande is gesteld dat door het doen van investeringen een beslag wordt gelegd op financieringsmiddelen (vermogensbeslag). Dit kunnen eigen financieringsmiddelen zijn of middelen van derden. Hoe dan ook: er is geld nodig om de investering te kunnen betalen. Financieren legt beslag op vermogen; dit brengt kosten met zich mee: rente. Bij gemeenten worden de rentekosten die aan investeringen worden toegerekend door de regel vastgesteld door middel van de zogenaamde omslagrente. De omslagrente werkt globaal als volgt.

Allereerst wordt bepaald wat de boekwaarde is van de investeringen die in het verleden zijn gedaan. Daar tegenover wordt gezet welke financieringsmiddelen beschikbaar zijn om die investeringen te financieren. Het gaat dan om de aangetrokken geldleningen (middelen van derden) en reserves en voorzieningen (eigen financieringsmiddelen). De rente van de aangetrokken geldleningen ligt vast, terwijl de rente van de reserves en voorzieningen zelf moet worden bepaald. Per saldo ontstaat aldus een financieringsoverschot of een financieringstekort. Vervolgens zal (ook zelf) moeten worden bepaald wat de rentebaten of rentekosten zijn, die gepaard gaan met de zojuist berekende financieringspositie.

Aldus ontstaat een berekening van de rente die over de boekwaarde van de investeringen moet worden omgeslagen.

Uit het vorenstaande kan worden afgeleid dat, naast het rentepercentage, de rentekosten van een investering afhankelijk zijn van de volgende factoren:

a) hoogte investeringsbedrag (blijft hier verder buiten beschouwing);

b) afschrijvingstermijn en -methodiek (blijft ook verder buiten beschouwing);

c) aangetrokken financieringsmiddelen derden (blijft ook verder buiten beschouwing);

d) eigen financieringsmiddelen (zie de thans volgende toelichting);

e) financieringstekort of -overschot (zie de thans volgende toelichting).

Bovengenoemde factoren spelen zowel bij de begroting als bij de jaarrekening een rol. Vanwege het feit dat het hier gaat om een beleidsnotitie, zullen de hierna te behandelen punten d) en e) worden bezien vanuit een begrotingssituatie.

6.2.3 Eigen financierin~smiddelen

De eigen financieringsmiddelen bestaan uit de reserves en voorzieningen. In hoofdstuk 4 is daar reeds op ingegaan. De reserves en voorzieningen van de gemeente zijn in het verleden gevormd. Dit kan bewust (sparen voor latere tijden) of onbewust (overschot aan het eind van een boekjaar) zijn gebeurd. Die reserves en voorzieningen staan niet afzonderlijk op de bank, maar maken onderdeel uit van het totale financieringsplaatje van de gemeente. Aan de hand van een voorbeeld zal dit worden toegelicht.

Stel: er is een reserve van f 1 mijoen gevormd voor de uitbreiding van het gemeentehuis. Vervolgens moet voor de reconstructie van een weg een investering van f 1 miijoen worden gedaan. Aangezien de gemeenten de object-financiering al lang achter zich hebben gelaten, wordt dit bedrag niet geleend van de bank, maar gebruikt om de aannemer van de wegreconstructie mee te betalen. Het saldo op de bank is in die situatie nihil. Beide zaken (de investering voor de weg en de reserve voor het gemeentehuis> blijven echter wel afzonderlijk in de boeken staan, waarbij dus ook de rente een rol blijft spelen.

Deze oplossing is voordeliger dan wanneer het geld voor de reconstructie van de weg van de bank zou zijn geleend. Immers, aan de ene kant wordt dan geld uitgeleend aan de bank (de reserve voor het gemeentehuis) en aan de andere kant wordt geld geleend van de bank (voor de weg). Het verschil tussen beide rentepercentages is altijd in het voordeel van de bank en dus in het nadeel van de gemeente. Vandaar dat de gemeente in situaties waarin dit mogelijk is, als 'eigen bank' optreedt en het verschil dus binnen de gemeente blijft. De vraag is nu welke rente moet worden gehanteerd in het geval sprake is van het gebruik van eigen financieringsmiddelen. In principe zijn daarbij twee uitersten mogelijk: of de niet benodigde reserves vormen het vertrekpunt (situatie 1), of de niet benodigde leningen van derden (situatie II).

Situatie I

Als de niet benodigde reserves het vertrekpunt vormen betekent dit dat voor de bespaarde rente het percentage wordt gehanteerd dat verkregen zou zijn wanneer de middelen extern (dus bij de bank) zouden zijn belegd.

Situatie II

Als de niet benodigde geldleningen het vertrekpunt vormen, dan betekent dit dat wordt uitgegaan van het percentage dat normaal gesproken aan de bank betaald zou moeten worden voor het aantrekken van een langlopende geldlening.

In situatie 1 is het rentepercentage lager dan in situatie II.

Welk vertrekpunt verdient nu de voorkeur? Het antwoord daarop is geheel afhankelijk van de filosofie die de gemeente op dit punt hanteert. Wel kan in zijn algemeenheid worden gesteld dat wanneer de niet benodigde reserves (situatie 1) het vertrekpunt vormen er verhoudingsgewijs sprake is van:

een lage rentebijschrijving van de reserves is (beperkte groei);

een laag bedrag voor in principe incidentele uitgaven;

lage financieringskosten;

lage kapitaallasten.

Indien de geldleningen (situatie II) het vertrekpunt vormen geldt het omgekeerde.

Als nu wordt gekeken welke methodiek theoretisch gezien het meest zuiver kan worden geacht, dan kunnen de niet benodigde geldleningen (situatie II) als vertrekpunt worden genomen. Bespaarde rente wil immers zeggen: een besparing op de rente kosten, die normaal gesproken aan derden betaald hadden moeten worden. Dit komt tot uitdrukking door uit te gaan van de niet benodigde geldleningen. Nadeel van die situatie is wel dat verhoudingsgewijs hogere financieringskosten optreden. Voordeel is dat er verhoudingsgewijs ook een hoger bedrag voor incidentele uitgaven beschikbaar is.

Naast deze theoretische benadering is echter ook een praktische optie mogelijk. De nadruk daarvan ligt minder op de rentebijschrijving voor reserves en de incidentele uitgaven, maar meer op de lage financieringskosten en de verhoudingsgewijs lage kapitaallasten. In dat geval wordt dus gekozen voor de niet benodigde reserves (situatie 1).

De keus tussen beide opties is alleen mogelijk voor zover de interne financieringsmiddelen ook als zodanig worden gebruikt. Op het moment dat een financieringsoverschot ontstaat treedt een andere situatie in werking. Dan zal (althans wat betreft het deel dat daadwerkelijk als financieringsoverschot aanwezig is) gerekend moeten worden met het rentepercentage dat verkregen kan worden wanneer de gelden bij een bank worden uitgezet. Dit kan dus lager zijn dan het bespaarde rente-percentage.

6.2.4 Financieringstekort of -overschot

Naast het bespaarde rente-percentage is ook het percentage van belang voor het financieringstekort of -overschot.

Als met inbegrip van de eigen financieringsmiddelen er nog sprake is van een financie ringstekort kan hier op verschillende manieren mee worden omgegaan. Grofweg worden in de praktijk drie methoden onderscheiden:

1) Financiering met kort geld, hetgeen tot lage rentekosten leidt. Op begrotingsbasis brengt dit de minste lasten met zich mee.

2) Financiering met lang geld, hetgeen tot hoge rentekosten kosten leidt. Op begrotingsbasis brengt dit de meeste lasten met zich mee.

3) Financiering met kort geld voorzover het gaat om het bedrag dat binnen de kasgeldlimiet valt en voor het meerdere financiering met lang geld. Op

begrotingsbasis brengt dit de meest reële lastenberekening met zich mee.

Gesteld kan worden dat methode 1 enigszins risicovol is, terwijl methode 2 omschreven kan worden als het meest voorzichtig. Methode 3 wordt wel beschouwd als het meest zuiver.

Ingeval van een financieringsoverschot kan worden aangesloten bij hetgeen hieromtrent is gesteld in deze paragraaf onder het kopje 'eigen financieringsmiddelen' (laatste gedeelte).

6.3 Investeren en kapitaallasten in de gemeente Ermelo

In Ermelo wordt over het algemeen lineair afgeschreven. Wordt gekozen voor een afschrijving tegen een vast rentepercentage, dan is de gemeente op grond van de gebruikte programmatuur genoodzaakt af te schrijven op annuitaire basis. Mede daardoor vindt in uitzonderingsgevallen een afschrijving plaats op basis van annuiteiten.

Door de regel zijn de vervangingsinvesteringen tijdig in beeld. Tot vervanging wordt pas overgegaan wanneer dit echt nodig is.

Volgens mededeling zijn in het verleden wel eens investeringen ten laste van reserves gebracht. Mede door de komst van de NCV is dit thans in veel mindere mate het geval, waardoor ook voor de vervanging te zijner tijd middelen in de begroting beschikbaar zijn. Met een afschrjvingstabel wordt nog niet gewerkt; de te hanteren afschrijvingstermijn wordt veelal bepaald in overleg tussen de vakafdelingen en de afdeling Financiën. Voor langlopende investeringstrajecten wordt meestal een praktische oplossing gekozen in overleg tussen de vakafdelingen en de afdeling Financiën.

Tot en met 1996 was het gebruikelijk bij nieuwe investeringen in het jaar van aanschaf te rekenen met een halfjaar afschrijving. Ingaande de begroting 1997 is dit gewijzigd door pas af te schrijven op een investering na het jaar van oplevering/jaar na afsluiting van het krediet.

Het bespaarde rentepercentage is in de begroting 1997 gesteld op 5,5.. Dit is 1% lager dan het percentage voor nieuwe investeringen (6,5). Het financieringsoverschot is uitgezet tegen een rente van 5%. In de begroting 1998 zijn deze percentages als volgt: bespaarde rente 3,5%, nieuwe investeringen 5%, uitzetten financieringsoverschot 3,5%.

6.4 Conclusie en aanbevelingen

Het afschrijvingsbeleid dat binnen de gemeente Ermelo wordt toegepast is duidelijk en op orde. Deze conclusie is gebaseerd op de volgende zaken:

- Lineaire afschrijving is de norm, een enkel uitzondering daargelaten.

- Vervangingsinvesteringen zijn over het algemeen tijdig in beeld, maar worden niet eerder gepleegd dan wanneer dit technisch of economisch noodzakelijk is.

- Op het merendeel van de gepleegde investeringen wordt afgeschreven, waardoor ook voor de vervanging op termijn middelen in de begroting beschikbaar zijn.

Dit betekent echter niet dat er in het huidige beleid geen ruimte meer zou zijn voor verdere verbeteringen. Door middel van het introduceren van een afschrijvingstabel kan bewerkstelligd worden dat binnen de gemeente voor dezelfde soort investeringen uniforme afschrijvingstermijnen worden gehanteerd.

Ingaande 1997 is, mede op basis van ervaringen uit het verleden, besloten op nieuwe investeringen eerst af te gaan schrijven in het jaar na oplevering/jaar na afsluiting van het krediet. Deze wijziging doet meer recht aan de feitelijke situatie.

De percentages die in de begroting 1997 zijn gehanteerd voor bespaarde rente, nieuwe investeringen en het financieringsoverschot verhouden zich redelijk tot elkaar en sluiten op zich goed aan bij de methodiek die in deze notitie uiteen is gezet.

Aanbevelingen:

1) Overgaan tot het introduceren van een afschrijvingstabel.

2) Doorgaan met de algemene regel om op nieuwe investering pas af te gaan schrijven in het jaar na oplevering/jaar na afsluiten van het krediet en voor langlopende investeringstrajecten een praktische oplossing te kiezen in overleg tussen de vakafdelingen en de afdeling Financiën.

3) Vooralsnog doorgaan met de huidige verhouding tussen het bespaarde rentepercentage, de rente voor nieuwe investeringen en de rente over het financieringsoverschot, tenzij de verhoudingen in de markt zodanig wijzigen dat ook het gemeentelijk beleid daarop moet worden aangepast.

HOOFDSTUK 7

BEGRIPPENKADER

Afschrijven

Onder afschrijven wordt verstaan: het in de boekhouding tot uitdrukking brengen van een waardevermindering. De waardevermindering kan technisch of economisch van aard zijn en bijvoorbeeld worden veroorzaakt door slijtage (een machine die 'op' is) of veroudering (computers die nog niet 'op' zijn, maar toch al moeten worden vervangen omdat nieuwe software dit vereist).

Algemene reserve

Tot de algemene reserve worden gerekend alle reserves, niet zijnde een bestemmingsreserve.

De algemene reserve wordt gebruikt voor het opvangen van risico's in algemene zin, zoals een tekort op de rekening, vertraging in de realisatie van ombuigingsmaatregelen, alsmede als sluitstuk voor het opvangen van risico's, waarvoor geen bestemmingsreserve is gevormd.

Annuitaire afschrjving

De methode van annuitair afschrijven heeft als consequentie dat het totale bedrag van rente en afschrjving jaarlijks gelijk is. Binnen de annuiteit zal jaarlijks de stijging van de afschrijvingscomponent gelijk zijn aan de daling van de rentecomponent.

Bespaarde rente

Rente die betrekking heeft op de inzet van eigen financieringsmiddelen waardoor wordt bespaard op de aan derden te betalen te betalen rentekosten.

Bestemmingsreserves

Zodra de gemeenteraad aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven of een reserve gebonden is door voorwaarden gesteld door een geldgever (legaat, subsidie, rijksbijdrage) is er sprake van een bestemmingsreserve.

Tot de bestemmingsreserves worden gerekend:

- reserves waaraan door de gemeenteraad een bepaalde bestemming is gegeven;

- nog niet bestede van derden verkregen middelen onder stringente condities voor de richting van de aanwending (bijvoorbeeld legaten voor kunstaankoop);

- de egalisatierekeningen, die dienen om ongewenste schommelingen in tarieven op te vangen;

- de egalisatierekeningen die dienen om éénmalig ontvangen investeringsbijdragen gedurende de gebruiksduur van het investeringsgoed in jaarlijkse termijnen ten gunste van de exploitatie te laten komen.

Bedrijfseconomisch gezien is het niet juist de laatste drie bestemmingsreserves tot het eigen vermogen te rekenen. Desalniettemin geven de NCV aan dat dit toch moet gebeuren. Daarmee is een verdere opsplitsing van de reserves voorkomen en is beoogd het geheel niet nodeloos ingewikkeld te maken.

Doelstelling liquiditeitenbeheer en saldobeheer

Doel van het liquiditeitenbeheer is het minimaliseren van de rente-lasten en het maximaliseren van de rente-opbrengsten. Dit doel kan men verwezenlijken door dagelijkse saldoregulatie en een betrouwbare liquiditeitsplanning.

Onder liquiditeiten wordt in dit verband verstaan:

- posities op bankrekeningen;

- contant geld.

Het saldobeheer is erop gericht:

- de saldi op de bankrekeningen zo dicht mogelijk bij nul te brengen;

- tegengestelde saldi tussen bankcircuits zoveel mogelijk te voorkomen.

Doelstelling renterisicobeheer

Het minimaliseren en beheersen van renterisico's door het actief inspelen op renteontwikkelingen is het doel van renterisicobeheer.

Eigen financieringsmiddelen

Reserves en voorzieningen.

Financieringsoverschot

De som van financieringsmiddelen (eigen of van derden aangetrokken) is groter dan de boekwaarde van de investeringen.

Financieringstekort

De som van financieringsmiddelen (eigen of van derden aangetrokken) is kleiner dan de boekwaarde van de investeringen.

Gewone dienst

Dat onderdeel van de gemeentebegroting, waarin de lasten en baten van de jaarlijks terugkerende activiteiten worden opgenomen. De term gewone dienst is afkomstig uit het verleden. In de NCV wordt gesproken over de raming van baten en lasten.

Lineaire afschrijving

De methode van lineaire afschrijving houdt in dat jaarlijks een vast bedrag wordt afgeschreven. Dit heeft als consequentie dat het totale bedrag van rente en afschrijving jaarlijks zal dalen. Immers, de afschrjvingscomponent blijft jaarlijks gelijk en door de verlaging van de boekwaarde met het afschrjvingsbedrag zal de rentecomponent jaarlijks dalen.

NCV

Nieuwe Comptabiliteits Voorschriften (1995).

Rente

Rente kan worden gezien als de kostprijs van geld en bestaat uit een drietal componenten:

a) een vergoeding voor het lenen van geld;

b) een vergoeding voor het risico dat terzake wordt gelopen (komt het geld wel terug);

c) een vergoeding voor de te verwachten inflatie.

Rente-omslag

De rente-omslag is een berekening van de rente die over de investeringen moet worden omgeslagen. Door het doen van investeringen wordt een beslag gelegd op financieringsmiddelen (vermogensbeslag). Dit kunnen eigen financieringsmiddelen zijn of middelen van derden. Hoe dan ook: er is geld nodig om de investering te kunnen betalen. Financieren legt beslag op vermogen; dit brengt kosten met zich mee: rente. Bij gemeenten worden de rentekosten die aan investeringen worden toegerekend door de regel vastgesteld door middel van de zogenaamde omslagrente. De omslagrente werkt globaal als volgt.

Allereerst wordt bepaald wat de boekwaarde is van de investeringen die in het verleden zijn gedaan. Daar tegenover wordt gezet welke financieringsmiddelen beschikbaar zijn om die investeringen te financieren. Het gaat dan om de aangetrokken geldleningen (middelen van derden) en reserves en voorzieningen (eigen financieringsmiddelen). De rente van de aangetrokken geldleningen ligt vast, terwijl de rente van de reserves en voorzieningen zelf moet worden bepaald. Per saldo ontstaat aldus een financieringsoverschot of een financieringstekort. Vervolgens zal (ook zelf) moeten worden bepaald wat de rentebaten of rente-kosten zijn, die gepaard gaan met de zojuist berekende financieringspositie. Aldus ontstaat een berekening van de rente die over de investeringen moet worden omgeslagen.

Reserves

Volgens de NCV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die bedrijfseconomisch gezien vrij zijn te bestemmen. Reserves ontstaan als gevolg van de resultaatbestemming. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen algemene reserves en bestemmingsreserves. Daarnaast zijn er nog de zogenaamde stille reserves, die te beschouwen zijn als een aparte categorie.

Stille reserves

Volgens de NCV moeten activa, waarvan de actuele waarde hoger is dan de boekwaarde, apart zichtbaar worden gemaakt op de balans. Het verschil tussen deze twee grootheden is de zogenaamde 'stille reserve'.

Dit voorschrift is overigens beperkt tot de zogenaamde 'niet-bedrjfsgebonden activa', zoals niet tot de openbare dienst bestemd onroerend goed (bijvoorbeeld huizenbezit). Dit soort reserves kunnen ontstaan doordat de boekwaarde te laag is ten opzichte van de actuele waarde, omdat bij de waardering moet worden uitgegaan van de verkrijgings- of vervaardigingsprjs van het investeringsgoed.

Treasurybeleid

Het beleid dat zich richt op het beheersen van de geldmiddelen. Doelstelling van het treasurybeleid is:

- het minimaliseren van de kosten en de risico's verbonden aan het beheer van de geldstromen en geldmiddelen;

het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten en opeisbare geldmiddelen.

Voorzieningen

Volgens de NCV is een voorziening een deel van het vermogen dat is afgezonderd waarbij het gaat om:

- verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar welke omvang wel redeljkerwijs kan worden ingeschat;

- verplichtingen en verliezen waarvan op de balansdatum de omvang wel kan worden ingeschat, maar het tijdstip waarop niet;

- uitgaven die zich in een volgend jaar zullen voordoen, maar waarvan de oorsprong in het lopende jaar of een daaraan voorafgaand jaar ligt en de voorziening moet dienen tot een gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal

jaren.

De bedrijfseconomie beschouwt de vorming van voorzieningen als onderdeel van de resultaatbepaling. Hiermee wordt bedoeld dat voorzieningen een kostenfactor zijn. Voorzieningen zijn te beschouwen als latente verplichtingen en worden tot het vreemd vermogen gerekend. Het gaat dus om een schatting van voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip nog onzeker zijn. De kosten hangen samen met een voorafgaande periode.