Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur

Geldend van 15-06-2016 t/m heden

Intitulé

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur

De raad van de gemeente Ermelo;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 oktober 2015, nr. 15030851;

gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur” (ook wel genoemd: Doelmatigheidsverordening gemeente Ermelo)

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • b.

    doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoek

  • 1. Het college doet elk jaar tenminste één (evaluatie)onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, dit wordt aangekondigd in de bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarstukken.

  • 2. Per onderzoek wordt globaal aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek;

    • b.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • c.

      de onderzoeksmethode

    • d.

      de doorlooptijd van het onderzoek;

    • e.

      de wijze van uitvoering.

Artikel 3 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarstukken en indien daar aanleiding toe is in de bestuursrapportages, over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 4 Rapportage en gevolgtrekking

De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat ten minste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 5 Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2016.

  • 2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur”, vastgesteld door de raad op 19 februari 2004.

Artikel 6 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Doelmatigheidsverordening gemeente Ermelo 2015”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 17 december 2015.
griffier, voorzitter,

Toelichting

Toelichting op de artikelen van de Onderzoeksverordening.

Artikel 2 Onderzoeken

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Door de raad aangedragen onderzoeken kunnen hierin worden meegenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • c.

    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • d.

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 3 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 4 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag, via de bedrijfsvoering paragraaf wordt de raad geïnformeerd. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering.

Artikel 5 Inwerkingtreding

De verordening treedt in werking per 1 januari 2016, tot die datum is de oude verordening nog van kracht.

Artikel 6 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam aangegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.