Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2015

1. Het college mandateert, met in achtneming van het bepaalde in deze regeling, haar budget- en kredietverantwoordelijkheid aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd zijn budget- en kredietverantwoordelijkheid door te mandateren aan één of meer afdelingshoofden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur doet hiervan schriftelijke mededeling aan het college.

3. In afwijking van lid 2 kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, ten behoeve van een op zijn voorstel door het college van burgemeester en wethouders ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of programmamanager aanwijzen als budget- en kredietverantwoordelijke. De gemeentesecretaris/algemeen directeur doet hiervan schriftelijk mededeling aan het college.

4. De functie van budget- en kredietverantwoordelijke is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

5. De budget- en kredietverantwoordelijke kan budget- en kredietbeheerders aanwijzen en draagt hiermee het beheer van de budgetten en kredieten over.

6. De budget- en kredietverantwoordelijke verstrekt de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de gemeentecontroller en het college van burgemeester en wethouders op hun verzoek alle informatie over het beheer van aan hem toegekende budgetten en kapitaalkredieten.

7. De budget- en kredietverantwoordelijke legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college van burgemeester en wethouders over de besteding van de onder hem vallende budgetten en kapitaalkredieten (inclusief de aangegane verplichtingen) en de uitvoering van de hieraan verbonden taakstellingen.

De budget- en kredietverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen van 5% of meer ten opzichte van de op productniveau vastgestelde budgetten respectievelijk het afzonderlijke krediet met een minimum van € 10.000,00 voor budgetten en kredieten. Budget- en kredietafwijkingen < 5%, maar groter dan € 50.000,00 worden gerapporteerd.

8. De budget- en kredietverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer.

9. De budget- en kredietverantwoordelijke van wie het budget of krediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is eindverantwoordelijk voor de totstandkoming van het collegevoorstel waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven. De budget- en kredietverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk om in overleg met Financiën dekking te zoeken en aan te geven. De volgorde voor het zoeken van dekking is als volgt:

• -

  Binnen de budgetten van de budgetverantwoordelijke/ budgetbeheerder

• -

  Binnen de budgetten van de afdeling

• -

  Binnen de budgetten van de portefeuillehouder

• -

  Binnen de beschikbare algemene (dekkings)middelen

• -

  Ongedekt

1. De budget- en kredietbeheerder is de door een budget- en kredietverantwoordelijke schriftelijk aangewezen medewerker aan wie het beheer van budgetten en kapitaalkredieten is opgedragen. Van deze aanwijzingen wordt een overzicht bijgehouden.

2. Indien geen medewerker is aangewezen is de budget- en kredietverantwoordelijke tevens budget- en kredietbeheerder.

3. De budget- en kredietbeheerder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan het aan hem toevertrouwde budget danwel krediet dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer.

4. De budget- en kredietbeheer dien te allen tijde inzicht te kunnen geven in door hem aangegane financiële verplichtingen.

5. De functie van budget- en kredietbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

6. Een budget- en kredietbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budget- en kredietbeheerders en/of budget en kredietverantwoordelijken over budgetcompensatie.

1. Bij afwezigheid van de budget- en kredietverantwoordelijke worden de aan hem opgedragen bevoegdheden in het kader van budget- en kredietbeheer uitgeoefend door diens plaatsvervanger. De plaatsvervanger is aangewezen in de vervangingsregeling gemeentesecretaris/algemeen directeur en afdelingshoofden, waarbij horizontale vervanging het uitgangspunt is.

2. Bij afwezigheid van de budget- en kredietbeheerder wordt teruggevallen op de budget- en kredietverantwoordelijke.

1. Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het budget ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.

2. Indien geen toereikend budget aanwezig is, kan door de budget- en kredietverantwoordelijke dan wel het college van burgemeester en wethouders besloten worden tot budgetcompensatie.

3. De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar. Voor zover resterende budgetten in een volgend begrotingsjaar alsnog aangewend moeten worden, wordt bij de aanbieding van de jaarrekening tevens de bijbehorende begrotingswijziging voor het begrotingsjaar volgend op het afgesloten boekjaar aangeboden, waarin het voorstel wordt gedaan om deze bedragen beschikbaar te houden. De volgende voorwaarden zijn van toepassing om budgetten aan te wijzen waarvoor restanten mogen worden gebruikt voor uitvoering van de bij die budgetten behorende taak:

• a.

  Het, voor de uitvoering van een specifieke taak, begrote bedrag is (deels) ongebruikt, én

• b.

  Het budgetrestant bedraagt minimaal € 10.000,00, én

• c.

  De budgetverantwoordelijke/budgetbeheerder toont aan dat de taak in het boekjaar niet (volledig) is uitgevoerd, én

• d.

  De budgetverantwoordelijke/budgetbeheerder toont aan dat de taak in het, op het boekjaar volgende, jaar daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden

4. Na 1 augustus van een jaar worden er geen nieuwe incidentele budgetten meer in de lopende begroting verwerkt. Zij worden dan in de begroting van het komende begrotingsjaar opgenomen. De enige uitzondering hierop is wanneer wetgeving daartoe dwingt, wanneer de rechtmatigheidsverklaring in het geding komt of wanneer het ongewenste financiële gevolgen heeft.

1. Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het krediet ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt en door de raad is geautoriseerd.

2. In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel dat de hoogte van een kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan de raad geen kapitaalkrediet worden gevraagd.

3. De kosten die worden gemaakt om de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf te onderzoeken komen te allen tijde ten laste van de exploitatiebegroting.

4. Indien geen toereikend krediet aanwezig is kan, op advies van de budgetverantwoordelijke, door het college aan de raad een aanvullend krediet worden gevraagd. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt.

5. Volledig ongebruikte kredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij de raad voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.

6. Restantkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke / kredietbeheerder het team financiën daarom heeft verzocht. Restantkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restantkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan. De budget- en kredietverantwoordelijke dient het verzoek uiterlijk in januari van het nieuwe boekjaar in.

7. Na realisatie van het kapitaalgoed wordt het betreffende kapitaalkrediet ultimo boekjaar afgesloten en resterende overschotten vallen vrij.

1. Daar waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

2. Vanuit praktische overwegingen wordt deze beslissingsbevoegdheid gemandateerd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de gemeentecontroller.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2016.

2. De “regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2006” (b&w-besluit 11 december 2006) vervalt.