Regeling vervallen per 15-06-2016

Nota Reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2004

Geldend van 05-11-2009 t/m 14-06-2016

Intitulé

Nota Reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2004

§ 0. Inleiding

Reserves en voorzieningen vormen een belangrijk onderdeel van de financiële huishouding van de gemeente Ermelo en maken in die zin deel uit van de diverse begrotingen en jaarrekeningen.

De wijze waarop reserves en voorzieningen in Ermelo worden ingezet vindt zijn basis in de “Nota onderzoek naar de reserves en voorzieningen in Ermelo” en de “Notitie afroming reserves en voorzieningen”. Deze stammen uit respectievelijk 1999 en 2000 en zijn geënt op het “Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995”.

Dit “Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995” is per 1 januari 2004 vervallen, onder gelijktijdige invoering van het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 2004” (hierna: “BBV”).

Dit noodzaakt ons om te bezien of, en zo ja in hoeverre, het gemeentelijke reserve- en voorzieningenbeleid moet worden aangepast.

Bij het opstellen van de u voorliggende nota is gebruik gemaakt van het BBV, de van de rijksoverheid ontvangen toelichting op de herziene wettelijke voorschriften en overige beschikbare informatie (o.a. cursus BBV en de vraag- en antwoordrubriek van het Ministerie van Biza).

In deze nota zal in paragraaf 1 aandacht worden besteed aan de, op reserves en voorzieningen betrekking hebbende, wetsartikelen uit het BBV.

Paragraaf 2 gaat in op de functies van- en het onderscheid tussen reserves en voorzieningen en behandelt een aantal specifieke onderwerpen (negatieve voorzieningen, bespaarde rente, etc.).

Paragraaf 3 somt de eisen van het BBV op, zoals die gelden voor reserves en voorzieningen, en zet deze eisen af tegen de huidige reserves en voorzieningen van onze gemeente.

In paragraaf 4 wordt ingegaan op de vraag wanneer een reserve of voorziening kan/moet worden ingesteld, hoe mutaties in reserves en voorzieningen moeten worden aangebracht en door wie dat dan kan/moet gebeuren. Tevens wordt in deze paragraaf ingegaan op de onderbouwing van reserves en voorzieningen.

In paragraaf 5 komen de budgettaire gevolgen van de noodzakelijke bijstellingen aan de orde.

De nota wordt afgesloten met een samenvatting van de, op grond van het BBV te ondernemen, met onze portefeuille van reserves en voorzieningen (paragraaf 6) samenhangende, acties.

§ 1 Wetgeving

Het BBV heeft ook voor de reserves en voorzieningen van gemeenten gevolgen. Deze gevolgen worden in de paragrafen 2, 3, 4 en 5 nader toegelicht en afgezet tegen onze huidige reserves en voorzieningen. Alvorens daartoe over te gaan worden in deze paragraaf de relevante artikelen uit het BBV kort behandeld. In bijlage 1 is de exacte tekst van de relevante artikelen opgenomen.

Artikel 11: weerstandsvermogen

Dit artikel definieert het weerstandsvermogen van de gemeente als de relatie tussen enerzijds de weerstandscapaciteit, dat wil zeggen de financiële middelen van de gemeente (o.a. de reserves), en de risico´s die de gemeente loopt, en waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen zijn afgesloten, anderzijds. Centraal staat de vraag in hoeverre de gemeente niet begrote kosten en de financiële gevolgen van risico´s die zij loopt kan opvangen.

Artikel 17: het overzicht van baten en lasten

Onder lid b tot en met e wordt aangegeven dat het overzicht van baten en lasten, de baten, de lasten het saldo per programma of programmaonderdeel, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het bedrag voor onvoorzien bevat. Zij vormen samen het resultaat voor bestemming. Vervolgens dient de gemeente aan te geven welke bedragen aan reserves worden ontrokken of toegevoegd en voor welke programma’s. Na deze toevoegingen en onttrekkingen volgt het resultaat na bestemming. Door deze methode wordt voor de raad inzichtelijk gemaakt hoeveel aan reserves wordt ontrokken of toegevoegd, zonder dat dit haar budgetrecht aantast. Overheden moeten bij de begroting kunnen bepalen of ze reserves willen vormen voor de toekomst of gevormde reserves willen benutten. Door de onttrekkingen en toevoegingen apart zichtbaar te maken wordt het inzicht in de begroting en financiële positie verbeterd. Het gaat hierbij dus om de reserves en niet om de voorzieningen.

Artikel 20: de uiteenzetting van de financiële positie

De bedoeling van artikel 20 is dat er bij de begroting separaat inzicht wordt geboden in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

Artikel 27: programmarekening

Dit artikel is de tegenhanger van artikel 17. Artikel 17 heeft betrekking op de begroting. Artikel 27 heeft betrekking op de rekening. Ook in de rekening is de weergave van een resultaat voor bestemming en een resultaat na bestemming nu voorgeschreven.

Artikel 41: vaste passiva

De artikelen 41 tot en met 45 hebben betrekking op de zogenaamde vaste passiva op de balans. De vaste passiva bestaan uit het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden.

Artikel 42: eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming, volgend uit de programmarekening. Het resultaat na bestemming moet afzonderlijk zichtbaar op de balans worden gepresenteerd.

Artikel 43: reserves

In de balans worden de reserves onderscheiden naar:

  • 1.

    de algemene reserve;

  • 2.

    bestemmingsreserves die dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die aan derden in rekening worden gebracht, maar die niet specifiek besteed hoeven te worden;

  • 3.

    overige bestemmingsreserves

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Artikel 44: voorzieningen

Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • 1.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker, doch redelijkerwijs te schatten is;

  • 2.

    op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde verwachtingen, verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

  • 3.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Artikel 45: rentetoevoeging

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan. In § 2.3 wordt hierop nader ingegaan.

Artikel 51 en 54: de toelichting op de balans: reserves

In artikel 51 is bepaald dat in de toelichting op de balans onder andere moet worden aangegeven welke reserves beschikbaar zijn om investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut te dekken.

Artikel 54 schrijft voor welke gegevens per reserve in de toelichting op de balans moeten worden verstrekt. Zo moet van elke reserve de aard en reden worden vermeld en moeten de stortingen in en onttrekkingen aan de reserves worden toegelicht.

Per reserve moet bovendien het verloop gedurende het jaar in een overzicht worden weergegeven. Daarbij moet apart zichtbaar worden gemaakt welke toevoegingen of onttrekkingen er via de resultaatbestemming bij de programmarekening zijn geweest, en welke verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd er hebben plaatsgehad. Deze laatste bepaling is geheel nieuw en vloeit voort uit de verplichting dat activa voor het bruto bedrag van de investeringen moeten worden geactiveerd. Dat wil zeggen dat reserves niet meer zoals in het verleden direct in mindering mogen worden gebracht op activa. Een uitzondering hierop vormen de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut (zie ook de toelichting bij artikel 62). Bij deze investeringen mogen reserves in mindering worden gebracht op het bedrag van de bruto-investering. Een eventueel restant (de netto investering) wordt dan nog geactiveerd.

Artikel 55: de toelichting op de balans: voorzieningen

In de toelichting op de balans worden de aard en de reden van elke voorziening en de wijzigingen daarin toegelicht.

Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken onder andere de ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen.

Artikel 62: investeren en reserves

Lid 3 van dit artikel bepaalt dat reserves in mindering mogen worden gebracht op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Alle overige investeringen moeten bruto geactiveerd worden en mogen dus niet ten laste van een reserve gedekt worden. In § 2.2.1.1 wordt hierop nader ingegaan.

Artikel 76: de overgangsregeling

Dit artikel bevat in lid 2 een overgangsbepaling die aangeeft dat investeringen die tot 1-1-2004 ten laste van een reserve zijn gebracht niet met terugwerkende kracht weer als boekwaarde behoeven te worden opgevoerd. De betreffende reserves behoeven derhalve niet gecorrigeerd te worden.

De overgangsbepaling heeft slechts betrekking op boekwaarden die op 1-1-2004 reeds aanwezig zijn en is dus niet van toepassing op lopende investeringen c.q. in het meerjareninvesteringsplan opgenomen investeringen.

Samenvattend kan worden geconcludeerd dat in het BBV nauwkeuriger dan in het “Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995” is bepaald wanneer sprake is van een reserve of voorziening en ook nauwkeuriger is omschreven hoe reserves en voorzieningen cijfermatig gepresenteerd moeten worden.

§ 2 Reserves en voorzieningen nader bekeken

§ 2.1 Functies van reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen moeten altijd een doel dienen. Naast het doel hebben reserves en voorzieningen ook een bepaalde functie. In zijn algemeenheid worden in de literatuur vijf verschillende functies onderscheiden, te weten:

1) Bufferfunctie

De reserves en voorzieningen vormen een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. De reserves en voorzieningen maken het mogelijk noodzakelijke financiële aanpassingen niet schoksgewijs te laten verlopen.

2) Bestedingsfunctie

Met uitzondering van de algemene reserve zijn alle overige reserves en voorzieningen in het leven geroepen om bepaalde (meestal incidentele) uitgaven te doen.

3) Financieringsfunctie

De reserves en voorzieningen worden gebruikt als eigen financieringsmiddeI. De aanwezigheid van reserves en voorzieningen in de vorm van liquide middelen beperkt het beroep op de geld- en kapitaalmarkt. Hiermee wordt dus bespaard op het betalen van rente op afgesloten leningen.

4) Inkomensfunctie

Reserves en voorzieningen kunnen, wanneer zij in liquide vorm aanwezig zijn, rentedragend worden uitgezet bij een bankinstelling. Hierdoor worden rente-inkomsten gegenereerd. Ook kan bij de financiering van kapitaaluitgaven gebruik worden gemaakt van reserves en voorzieningen. Hierdoor kan bespaard worden op aan derden te betalen rentekosten.

5) Egalisatiefunctie

De reserves en voorzieningen kunnen ook een egalisatiefunctie hebben. Dit betekent dat lasten en baten over de jaren heen regelmatig ten laste/ten gunste van de exploitatiebegroting kunnen worden gebracht. Hierdoor worden extreme pieken en dalen in het begroting en rekening vermeden.

§ 2.2 Onderscheid reserve en voorziening

Evenals de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 maken ook de nieuwe voorschriften (BBV) onderscheid tussen reserves en voorzieningen. Onder de oude comptabiliteitsvoorschriften bleek er onduidelijkheid te zijn over de afbakening tussen reserves enerzijds en voorzieningen anderzijds. Daarom is binnen het BBV het onderscheid beter aangegeven. Criterium is nu het antwoord op de vraag of de raad de bestemming van een bepaald bedrag nog kan wijzigen. Zolang de bestemming veranderd kan worden is er sprake is van een (bestemmings)reserve. Zodra dit niet meer kan, is er sprake van een voorziening. In bijlage 2 is een stroomschema opgenomen aan de hand waarvan kan worden bepaald of onder het BBV sprake is van een reserve of een voorziening.

Voorzieningen behoren tot het vreemde vermogen omdat aan voorzieningen een concrete verplichting ten grondslag ligt.

De aanwending van reserves is vrijblijvender, omdat de raad een besluit kan nemen over een andere aanwending.

In de onderstaande tabel zijn de verschillen tussen een reserve en een voorziening op een rij gezet:

Reserve

Voorziening

Ontstaanswijze

Wordt gevormd door bestemming van het rekeningresultaat

Wordt gevormd door het nemen van een last in de exploitatierekening

Bestedingsrichting

Is vrij besteedbaar

Heeft een verplichte bestedingsrichting

Vermogensvorm

Behoort tot het eigen vermogen

Behoort tot het vreemd vermogen

§ 2.2.1 Reserves

De reserves worden onderscheiden in algemene reserves en bestemmingsreserves. Onder de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 werden die reserves tot de bestemmingsreserves gerekend, waaraan de raad een bepaalde bestemming had gegeven. Daarnaast behoorden ook de nog niet bestede middelen verkregen van derden met een specifieke bestemming en de egalisatiefondsen tot de bestemmingsreserves. In het BBV worden de nog niet bestede middelen van derden, die specifiek moeten worden besteed, tot de voorzieningen gerekend. Ook de egalisatiefondsen behoren, met uitzondering van de reserves voor tariefegalisatie, nu tot de voorzieningen.

§ 2.2.1.1 Economisch nut/maatschappelijk nut

In tegenstelling tot de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 geeft het BBV nadere regels voor het activeren van uitgaven. Zo is nu onder andere bepaald dat investeringen die resulteren in kapitaalgoederen met een economisch nut (het goed is verhandelbaar en/of genereert inkomsten) bruto geactiveerd moeten worden. Er mag dan dus geen directe dekking plaatsvinden door te beschikken over een reserve.

(Bestemmings-)reserves die zijn bedoeld voor dekking van uitgaven voor kapitaalgoederen met economisch nut moeten daarom een andere functie krijgen.

In Ermelo zal de bestemmingsreserve riolering (riolering is een kapitaalgoed met economisch nut omdat er inkomsten mee gegenereerd kunnen worden) een andere functie moeten krijgen. Uitgaven voor de riolering werden tot 1-1-2004 rechtstreeks ten laste van deze reserve gebracht. Dit is nu niet meer toegestaan.

Investeringen in riolering moeten geactiveerd worden en de jaarlijkse waardevermindering moet in de vorm van afschrijvingslasten op de exploitatie tot uitdrukking worden gebracht.

Wij beraden ons inmiddels op de functie van de bestemmingsreserve riolering en zullen uw raad separaat over de uitkomst hiervan berichten.

Naast kapitaalgoederen met economisch nut onderscheid het BBV ook kapitaalgoederen met maatschappelijk nut. Hiermee wordt gedoeld op goederen waarvoor geen markt is. Voorbeelden hiervan zijn wegen, bruggen en openbaar groen.

Bij kapitaalgoederen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte is directe dekking door ineens te beschikken over een reserve wel toegestaan.

§ 2.2.1.2 Stille reserves

Het kan voorkomen dat de boekwaarde van een activum lager is dan de daadwerkelijke economische waarde van dat activum. Bij herwaardering zou een herwaarderingsreserve ter grootte van het verschil tussen de boekwaarde en de actuele waarde ontstaan. Zonder herwaardering spreken we van een stille reserve.

Stille reserves moeten worden onderscheiden van geheime reserves. In tegenstelling tot een stille reserve is een geheime reserve niet uit de balans of de toelichting daarop af te leiden. Het betreffende activum komt dan immers in het geheel niet op de balans voor.

Stille en geheime reserves kunnen ontstaan wanneer de bezittingen van de gemeente niet (geheel) worden gewaardeerd of niet tegen de economische waarde worden gewaardeerd.

Omdat het BBV strengere eisen stelt aan het activeren van gemeentelijke uitgaven dan de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 zullen stille en geheime reserves vanaf 1-1-2004 minder snel ontstaan. Er mag in de meeste gevallen immers nog slechts bruto geactiveerd worden. Ook onder het BBV is de aanwezigheid van stille en geheime reserves evenwel nog steeds toestaan.

Een bijzondere categorie activa waarin stille reserves aanwezig kunnen zijn, is de categorie financiële vaste activa. Met de invoering van het BBV zullen gemeenten een verbeterd inzicht moeten geven in de omvang en samenstelling van hun financiële vaste activa. Het gaat dan om de aandelen in gemeenschappelijke regelingen, de deelnemingen en het effectenbezit. Onder het BBV moet aan deze deelnemingen aandacht worden geschonken in de paragraaf “Verbonden partijen”.

De inventarisatie van stille reserves heeft in 1995 zeer globaal plaatsgevonden en is beperkt gebleven tot de zogenaamde niet-bedrijfsgebonden activa (activa die kunnen worden afgestoten zonder dat het functioneren van de gemeentelijke organisatie in het geding komt). Geconcludeerd werd destijds dat de meest evidente stille reserves zich voordoen op de volgende beleidsvelden: sport, verblijfsrecreatie, dagverblijven, sociaal-culturele activiteiten, woonwagencentrum, akkerbouw- en grasland en bouwterreinen.

Artikel 63, lid 1 BBV staat herwaardering van activa tegen een hogere actuele waarde dan de boekwaarde in de weg. Een stille reserve kan dus niet worden weggeboekt.

Artikel 11, lid 2 BBV geeft aan dat de paragraaf “Weerstandsvermogen” een inventarisatie bevat van de weerstandscapaciteit van de gemeente. De gemeentelijke reservepositie speelt hierbij nadrukkelijk een rol. In activa besloten stille reserves staan als zodanig niet op de balans. Voor het weerstandsvermogen kunnen ze echter wel een rol spelen. Met name activa met stille reserves die liquide gemaakt kunnen worden (verkoop) zijn van belang omdat deze in voorkomende gevallen kunnen bijdragen aan het oplossen van financiële problemen. Wij zijn voornemens het weerstandsvermogen van onze gemeente nader te analyseren. Daarbij zullen de, voor de bepaling van de weerstandscapaciteit relevante, stille reserves zo mogelijk worden betrokken.

Omdat oude boekwaarden niet met terugwerkende kracht gecorrigeerd behoeven te worden (overgangsregeling BBV) zullen de op 1-1-2004 bestaande geheime en stille reserves ongewijzigd (kunnen) blijven.

§ 2.2.1.3 Negatieve reserves

Reserves vormen, tezamen met het rekeningresultaat, het eigen vermogen van gemeenten.

Omdat een nadelig rekeningresultaat na bestemming wordt onttrokken aan de algemene reserve(s) kan (kunnen) algemene reserve(s) (theoretisch) een negatief saldo hebben.

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. In deze definitie ligt besloten dat een bestemmingsreserve niet negatief kan zijn. Het gaat immers om aanwezige financiële middelen die door de raad geoormerkt worden.

Wanneer in een bestemmingsreserve een nadelig saldo dreigt te ontstaan, bijvoorbeeld omdat realisatie van het bestemmingsdoel meer kost dan er in de bestemmingsreserve aan financiële middelen beschikbaar is, zal extra moeten worden gedoteerd. De raad zal dan aanvullende financiële middelen moeten bestemmen. In § 4.1.2.1 is aangegeven hoe dit moet plaatsvinden.

§ 2.2.2 Voorzieningen

Voorzieningen maken onderdeel uit van het vreemd vermogen. Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • 1.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker, doch redelijkerwijs te schatten is;

  • 2.

    op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • 3.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. (Door de gemeente ontvangen subsidies van de provincie, specifieke uitkeringen van het Rijk en gemeentelijke heffingen waartegenover een individuele tegenprestatie van de gemeente staat: de zogenaamde rechten) Het vormen van dit soort voorzieningen is specifiek voor gemeenten. De reden hiervoor is dat de gemeenten relatief veel heffingen van burgers kunnen vragen en bijdragen van andere overheden krijgen voor specifieke doelen. Het nog niet bestede deel van deze middelen aanmerken als reserves zou de suggestie wekken dat de raad vrij is in het veranderen van de aanwendingsrichting van deze middelen. Dit is echter niethet geval. De middelen dienen of voor een specifiek doel te worden aangewend of te worden teruggegeven en worden daarom onder de voorzieningen opgenomen.

Nieuw is dat de aanwending van voorzieningen niet meer via de exploitatie mag lopen. Lasten moeten met ingang van 1-1-2004 rechtstreeks ten laste van een voorziening worden gebracht. Slechts de stortingen in voorzieningen mogen als last op de exploitatie drukken. In § 4.1.1 wordt hierop nader ingegaan.

De van derden verkregen middelen die specifiek moeten worden besteed zijn te onderscheiden van de zogenaamde nog te betalen bedragen en schulden omdat bij nog te betalen bedragen en schulden geen onzekerheid bestaat over de omvang en het tijdstip van opeisbaar worden.

Evenals onder de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 is het ook onder het BBV verboden aan voorzieningen rente toe te voegen.

§ 2.2.2.1 Negatieve voorzieningen

Gelet op de inhoud van artikel 44, waarin wordt aangegeven waarvoor voorzieningen gevormd dienen te worden, kunnen voorzieningen normaliter niet negatief zijn. Immers, voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor achterliggende verplichtingen en risico’s. Ook voorzieningen die onder de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 nog onder de bestemmingsreserves vielen kunnen normaal gesproken alleen positief zijn.

De enige uitzondering wordt gevormd door voorzieningen die gevormd zijn uit de opbrengsten van heffingen (bijvoorbeeld rioolrechten): deze voorzieningen mogen een negatief saldo hebben. Reden voor deze uitzondering is dat tarieven van deze heffingen vaak geëgaliseerd worden: er wordt gewerkt met tarieven die gemiddeld genomen voldoende zijn voor het dekken van (kapitaal)lasten voortvloeiend uit investeringen e.d., zodat de tarieven geen jaarlijkse schommelingen kennen. De investeringen kunnen ongelijkmatig over de in de berekeningen betrokken periode gespreid zijn, terwijl de uit geëgaliseerde tarieven voortkomende opbrengsten gedurende deze periode voldoende zijn om de lasten te dekken. In dit geval kan het voorkomen dat gedurende een beperkt aantal jaren binnen die periode de aan dit doel gekoppelde voorziening een negatieve stand te zien geeft.

Op 1-1-2004 kent onze gemeente een vijftal voorzieningen met een negatief saldo. Het saldo van deze voorzieningen zal, gelet op het BBV, nog in 2004 op minimaal € 0,-- gebracht moeten worden. Het gaat om de volgende voorzieningen:

  • ·

    Voorziening onderhoud sportcomplex Calluna

  • ·

    Voorziening woningen ROA

  • ·

    Voorziening fonds collectieve voorzieningen voor gehandicapten

  • ·

    Voorziening overig onderhoud De Leemkuul

  • ·

    Voorziening overig onderhoud De Dialoog

§ 2.2.2.2 Arbeidskostengerelateerde verplichtingen

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen met jaarlijks vergelijkbaar (over een periode van 4 jaar te bekijken) volume mag geen voorziening worden gevormd. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten met een voorspelbaar gelijkmatig patroon zoals vakantiegelden.

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen met niet vergelijkbaar volume moet een voorziening worden ingesteld.

De gemeente Ermelo kent momenteel een tweetal arbeidskostengerelateerde voorzieningen, te weten de voorziening pensioenverplichtingen wethouders en de voorziening adv- en verlofsparen.

In de toelichting op de BBV is betreffende het spaarverlof het volgende opgemerkt:

“Het spaarverlof is een relatief nieuw HRM-instrument. Hoeveel gebruik hiervan zal worden gemaakt, zal pas na verloop van tijd duidelijk worden. Voor de eerst komende jaren ligt een groei van het spaarverlof in de rede. Indien daarvan uitgegaan wordt, moet er een voorziening worden getroffen. Bepalend hiervoor is immers het ongelijkmatige karakter van de verplichtingen en de ongelijkmatigheid door de veronderstelde en moeilijk te voorspellen groei.”

Voor Ermelo betekent dit dat de inmiddels getroffen voorziening in tact kan blijven.

Ten aanzien van de voorziening pensioenverplichtingen wethouders wordt in de toelichting op het BBV opgemerkt dat het ongelijkmatige karakter van de verplichting bepalend is. Als de verplichting (de daadwerkelijke pensioenuitbetaling) jaarlijks van een vergelijkbaar volume is, mag geen voorziening worden ingesteld. Treedt er een jaarlijkse fluctuatie op dan moet een voorziening worden ingesteld.

Tot slot speelt mee of er een verzekering is afgesloten. Als de verzekering voor pensioenen van wethouders de verplichtingen volledig dekt, is er geen reden om ook nog eens een voorziening te treffen.

Voor Ermelo betekent bovenstaande dat de inmiddels bestaande voorziening in tact kan blijven. Immers, Ermelo is een relatief gezien nog jonge gemeente waarin de pensioenverplichtingen nog geruime tijd zullen oplopen voordat er een constant niveau zal worden bereikt. Ook is er, in afwachting van landelijke ontwikkelingen, (nog) geen verzekering afgesloten.

In onze gemeente behoeven op dit moment bovendien geen nieuwe voorzieningen op grond van arbeidskostengerelateerde verplichtingen te worden gecreëerd.

§ 2.2.2.3 Grondexploitatie

Op dit moment kent de gemeente Ermelo een algemene reserve grondexploitatie. Doel van deze reserve is toekomstige exploitatietekorten binnen objecten van het grondbedrijf op te vangen.

Om te kunnen bepalen of op grond van het BBV sprake is van een reserve of van een voorziening is van belang of deze toekomstige exploitatietekorten onzeker, doch redelijkerwijs te schatten zijn. Zo ja, dan moet daarvoor op grond van artikel 43, lid 1a BBV een voorziening worden gecreëerd. Zo nee, dan kan de huidige reserve een reserve blijven.

Wij zijn thans doende met een financiële herijking van de grondexploitatie. Deze herijking maakt deel uit van een in 2004 separaat aan uw raad uit te brengen nota “Grondbeleid”. Aangezien wij eerst na afronding van deze nota de toekomstige exploitatietekorten op een aantal objecten uit de grondexploitatie kunnen prognosticeren dient de huidige reserve grondexploitatie voorlopig een reserve te blijven.

Mocht te zijner tijd blijken dat er op de huidige objecten in het grondbedrijf per saldo een tekort zal ontstaan dan zullen wij dit tekort in de vorm van een voorziening afdekken. De huidige reserve grondexploitatie zal daartoe in een voorziening grondexploitatie worden omgezet.

§ 2.3 Bespaarde rente

Bespaarde rente is een voorbeeld van baten en lasten die in het bedrijfsleven niet voorkomen. Momenteel is het zeer gebruikelijk dat gemeenten bespaarde rente berekenen. Ook Ermelo hanteert deze systematiek. Reden om bespaarde rente over de eigen financieringsmiddelen te berekenen is dat deze dienen als financieringsbron. De beschikbaarheid van eigen financieringsmiddelen vermindert immers de behoefte aan rentedragend vreemd vermogen, waardoor de rentekosten worden verlaagd. Dit werkt door in het resultaat van de exploitatie. Indien het uitgangspunt is dat de financieringswijze in beginsel geen rol mag spelen bij de kostprijsberekening van een gemeentetaak rekenen gemeenten aan elke taak de kosten toe die samenhangen met het beslag op het gehele vermogen. Het onderscheid tussen eigen en vreemd vermogen speelt hierbij geen rol. Ook Ermelo volgt deze werkwijze en werkt daarom met de zogenaamde totaalfinanciering. Het gevolg van deze lijn is dat in de regel ook rente wordt berekend over de ter financiering ingezette eigen financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen). In de kostensfeer is dus sprake van rentelasten over het vermogen. Daar staat tegenover de rentevergoeding over ditzelfde vermogen. Dit blijft uiteraard binnen de eigen organisatie. Tegenover de rentelasten staan dus de renteopbrengsten over de reserves en voorzieningen.

Het BBV laat de mogelijkheid open om (een deel van) de opbrengst uit de toerekening van bespaarde rente niet ten gunste te laten komen van de exploitatie maar toe te voegen aan het vermogen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen reserves en voorzieningen. Toevoeging van de bespaarde rente aan de desbetreffende reserve is nog steeds toegestaan, maar dient, zoals alle mutaties in de reserves, nu plaats te vinden via de resultaatbestemming.

In artikel 45 van het BBV staat expliciet beschreven dat rentetoevoegingen aan voorzieningen niet zijn toegestaan. Reden is dat voorzieningen naar beste schatting dekkend dienen te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s.

Er zijn echter twee uitzonderingen. Indien sprake is van een voorziening, waarvan het saldo tegen contante waarde is berekend, zijn jaarlijkse toevoegingen in verband met de contantewaarde-rente wel toegestaan. Deze zijn immers nodig om de voorziening op de juiste hoogte te houden. Ook in het geval het Rijk rentebijschrijving eist, is sprake van een storting ten laste van de exploitatie die nodig is om de voorziening op peil te houden en is de storting daarom toegestaan. Deze toevoeging moet plaatsvinden ten laste van het desbetreffende programma of product.

De gemeente Ermelo kent een drietal situaties waarbij de rente aan de betreffende reserve wordt toegevoegd, te weten bij de reserve riolering, de reserve uitbreiding begraafplaats en de reserve bovenwijkse voorzieningen (onderdeel onbelaste stortingen).

Door de nieuwe regelgeving moet de bespaarde rente over deze reserves met ingang van 1-1-2004 dus ten laste komen van de resultaatbestemming.

In de onderstaande tabel is weergegeven hoe de bespaarde rente in de begroting moet worden verwerkt.

Product/kostenplaats

Nrs.

Lasten

Baten

A

Kostenplaats kapitaallasten: rente

5990103/42201

Resultaatbepaling: totale bespaarde rentelast over de eigen financieringsmiddelen (zie staat reserves en voorzieningen)

B

Product overige algemene dekkingsmiddelen: beleggingen en geldleningen

6770304/82200

Resultaatbepaling: bespaarde rentebate die ten gunste van de exploitatie wordt gebracht

C

Product overige algemene dekkingsmiddelen: reserves en voorzieningen

6771122/86000

Resultaatbestemming: bespaarde rentebate die wordt bijgeschreven op de reserves

Onderdeel C zit op dit moment als het saldo van de onderdelen A en B (en dus niet expliciet) in de begroting verwerkt. Met ingang van 1-1-2004 moet dit onderdeel expliciet onder het resultaatbestemmende deel van de begroting worden opgenomen. De begroting moet op dit punt derhalve worden aangepast.

§ 2.4 De staat van reserves en voorzieningen en de toelichting op de balans

Voor reserves en voorzieningen geldt dat in de toelichting op de balans moet worden vermeld welke reserves beschikbaar zijn om investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut te dekken. Op dit moment kennen wij daarvoor drie reserves:

  • ·

    Bestemmingsreserve Parallelweg

  • ·

    Bestemmingsreserve 2e verbindingsweg

  • ·

    Bestemmingsreserve aankopen/opdrachten beeldende kunst

De aanwending van deze reserves moet apart zichtbaar worden gemaakt in de staat van reserves en voorzieningen. Dit is nieuw ten opzichte van de situatie voor 1-1-2004.

Eveneens nieuw voor de staat van reserves en voorzieningen zijn de volgende voorschreven kolommen:

  • ·

    Bij reserves: mutaties uit hoofde van de resultaatbestemming bij de programmarekening;

  • ·

    Bij reserves: mutaties uit hoofde van de bestemming van het resultaat van het voorgaande boekjaar;

  • ·

    Bij voorzieningen: de vrijval als gevolg van te groot gebleken saldi van voorzieningen;

  • ·

    Bij voorzieningen: de aanwendingen voor het doel waarvoor de voorzieningen zijn ingesteld.

Geconcludeerd kan worden dat in de staat van reserves en voorzieningen niet meer volstaan kan worden met een kolom “vermeerderingen” en een kolom “verminderingen”. De huidige staat van reserves en voorzieningen zal in overeenstemming met het BBV moeten worden gebracht.

§ 2.5 De egalisatie van baten en lasten

Daar waar voor 1-1-2004 sprake was van egalisatiereserves is nu veelal sprake van egalisatievoorzieningen.

De enige uitzondering hierop vormt de situatie waarin schommelingen in een belastingtarief moet worden opgevangen. In dit geval is sprake van een bestemmingsreserve.

Omdat er bij de egalisatie van baten en lasten onder het BBV zowel sprake kan zijn van een reserve als van een voorziening hebben wij in bijlage 2 een stroomschema opgenomen aan de hand waarvan snel kan worden bepaald of sprake is van een reserve of van een voorziening.

§ 3 Gevolgen van de wijziging van de voorschriften

§ 3.1 De toetsing van reserves en voorzieningen aan de voorschriften

In de onderstaande tabel is aangegeven welke van onze huidige reserves en voorzieningen op grond van het BBV moeten worden aangepast. In de tabel is tevens de reden van de aanpassing opgenomen.

Nr.

Huidige naam reserve / voorziening

Her-noe-men in alge-mene reser-ve

Her-noe-men in be-stem-mings-reser-ve

Omzet-ten in reser-ve

Omzet-ten in voorzie-ning

Huidi-ge gebruik is niet meer toege-staan

Voor-zie-ning mag geen nega-tief saldo heb-ben

Be-stem-mings-re-serve mag geen nega-tief saldo heb-ben

De aan-wen-ding van de voor-ziening mag niet meer via de exploi-tatie lopen

Rente-toe-voe-ging moet via de resul-taat-be-stem-ming lopen

1

Structurele dekkingsmiddelen

x

2

Algemene buffer reserve

x

3

Egalisatiereserve Meerjarenbegroting

x

4

Reserve rekeningsaldo bestemmende posten

x

5

Reserve opbrengst bouwfondsaandelen

x

6

Reserve bovenwijkse voorzieningen: a. onbelaste stortingen

x

x

7

Reserve bovenwijkse voorzieningen: b. belaste stortingen

x

8

Reserve BTW compensatiefonds

x

9

Voorziening 2e verbindingsweg

x

x

x

10

Voorziening Parallelweg

x

x

11

Voorziening aankopen/opdrachten beeldende kunst

x

x

12

Reserve WVG

x

13

Algemene reserve grondexploitatie

x?

x?

14

Bestemmingsreserve riolering

x?

x

x?

15

Bestemmingsreserve afvalstoffen

x

16

Reserve uitbreiding begraafplaats

x

17

Reserve monumentenbeleid

x

18

Reserve stimulering ROA

x

19

Voorziening onderhoud sportcomplex Calluna

x

20

Voorziening woningen ROA

x

21

Voorziening fonds collectieve voorzieningen voor gehandicapten

x

22

Voorziening overig onderhoud De Leemkuul

x

23

Voorziening overig onderhoud De Dialoog

x

24

Voorziening pensioenverlichting wethouders

x

25

Voorziening vervangingsinvesteringen i&a

x

26

Voorziening renteschommelingen

x

27

Voorziening breedtesport

x

Toelichting

Nrs. 1 t/m 13

Het BBV geeft aan dat er op de balans twee soorten reserves voorkomen: de algemene reserves en de bestemmingsreserves. Ontbreekt een expliciet door de raad aangegeven bestemming dan is sprake van een algemene reserve.

Wanneer de raad delen van de algemene reserve heeft afgezonderd en bestemd, is sprake van een bestemmingsreserve.

Het ligt voor de hand bij de naamgeving van reserves aan te sluiten bij de in het BBV gemaakte onderscheid tussen algemene reserves en bestemmingsreserves.

Nr. 6

Rentetoevoeging aan reserves dient via de resultaatbestemming te verlopen.

Nr. 9

Bestemmingsreserves mogen niet langer een negatief saldo kennen.

Nrs. 9 t/m 11

Voorzieningen waaruit investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden gedekt moeten worden hernoemd in bestemmingsreserves.

Nr. 13

Indien de algemene reserve grondexploitatie als functie krijgt het opvangen van toekomstige exploitatietekorten binnen de huidige objecten van de grondexploitatie en indien deze toekomstige tekorten nu redelijkerwijs te schatten zijn, zal de reserve moeten worden omgezet in een voorziening. Is dit niet mogelijk dan is sprake van een bestemmingsreserve.

Nr. 14

Investeringen met economisch nut mogen niet meer ten laste van een voorziening of een reserve worden gedekt.

Wanneer de huidige bestemmingsreserve riolering gebruikt gaat worden om schommelingen in kapitaallasten te egaliseren is sprake van een (kapitaallasten)voorziening. De huidige rentebijschrijving is dan niet meer toegestaan.

Wordt in de toekomst het rioolrecht ingevoerd en als voedingsbron gebruikt dan is sprake van “middelen van derden die specifiek moeten worden besteed”. Ook dan is er sprake van een voorziening en mag er geen rente meer worden bijgeschreven.

Wanneer de bestemmingseserve riolering een reserve blijft zal de rentebijschrijving via de resultaatbestemming moeten lopen.

Nrs. 15 t/m 18

Reserves, gevormd in verband met een betalingsverplichting aan derden of uit middelen van derden die specifiek moeten worden besteed, moeten worden omgezet in voorzieningen.

Bij de nummers 15 en 16 is sprake van voeding door storting van verontreinigingsrechten respectievelijk door storting van begraafrechten.

De huidige rentebijschrijving op de reserve uitbreiding begraafplaats komt te vervallen.

Nrs. 19 t/m 23

Voorzieningen mogen, met uitzondering van de voorzieningen die gevormd zijn uit opbrengsten van heffingen, niet langer een negatief saldo kennen.

Nrs. 24 t/m 27

De aanwending van voorzieningen mag niet meer via de exploitatie lopen.

De uit de tabel voortvloeiende herschikking zal plaats vinden in de staat van reserves en voorzieningen en zal vervolgens worden verwerkt in de begroting 2004 (najaarsnota) en de programmabegroting 2005-2008. Voor een bijgesteld overzicht van de reserves en voorzieningen wordt verwezen naar bijlage 3.

De financiële gevolgen van de in de tabel aangegeven aanpassingen zullen in 2004 bij najaarsnota worden verwerkt.

§ 3.2 Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen van de gemeente is de weerstandscapaciteit van de gemeente in relatie tot niet begrote kosten en financiële risico´s, waarvoor geen voorziening is getroffen of een verzekering is afgesloten.

Reserves spelen een belangrijke rol bij de bepaling van de zogenaamde incidentele weerstandscapaciteit. De incidentele weerstandscapaciteit wordt gevormd door dat deel van het vermogen waarmee calamiteiten en eenmalige financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit invloed heeft op het bestaande takenpakket en voorzieningenniveau van de gemeente. Dit vermogen wordt gevormd door de reserves (eigen vermogen).

Omdat voorzieningen (vreemd vermogen) niet tot de incidentele weerstandscapaciteit worden gerekend heeft een verschuiving tussen een reserve enerzijds en een voorziening anderzijds dus gevolgen voor de incidentele weerstandscapaciteit van de gemeente.

Omdat in de tabel van paragraaf 3.1 is aangegeven dat drie voorzieningen moeten worden omgezet in een reserve wijzigt de incidentele weerstandscapaciteit als volgt:

In reserves om te zetten voorzieningen

Saldo 1-1-2004

Voorziening 2e verbindingsweg

-738.328

Voorziening Parallelweg

912.739

Voorziening aankopen/opdrachten beeldende kunst

98.813

Per saldo groei incidentele weerstandscapaciteit

273.224

De voorziening 2e verbindingsweg wordt een bestemmingsreserve met een negatief saldo. In § 2.2.1.3 is aangegeven dat dit niet is toegestaan. Daarom zal dit negatieve saldo moeten worden opgeheven. In § 4.1.2.1 is aangegeven hoe dit kan gebeuren.

In de tabel van paragraaf 3.1 is eveneens aangegeven dat vier reserves moeten worden omgezet in een voorziening. Dit heeft op de incidentele weerstandscapaciteit het volgende effect:

In voorzieningen om te zetten reserves

Saldo 1-1-2004

Bestemmingsreserve afvalstoffen

471.190

Reserve uitbreiding begraafplaats

296.191

Reserve monumentenbeleid

114.572

Reserve stimulering ROA

74.432

Per saldo krimp incidentele weerstandscapaciteit

956.385

Geconcludeerd kan worden dat door de herschikking van onze huidige reserves en voorzieningen een verschuiving optreedt van eigen vermogen naar vreemd vermogen.

§ 4 Procedures

In deze paragraaf wordt ingegaan op de vraag wie reserves en voorzieningen mag instellen, wie reserves en voorzieningen kan/mag muteren, hoe dit moet gebeuren en wanneer een reserve of voorziening moet c.q. mag worden ingesteld.

§ 4.1 Autorisatie en rechtmatigheid

Sinds de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur dient de accountant in zijn accountantsverklaring, naast een oordeel over het getrouwe beeld, ook een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening uit te spreken. Het begrip “rechtmatigheid” duidt in dit verband op de mate waarin het door het bestuur (college van burgemeester en wethouders) gevoerde financiële beheer in overeenstemming is met de bestaande wet- en regelgeving. Het begrip “regelgeving” omvat ook de door de raad vastgestelde financiële verordeningen en beleidsregels.

Onder andere met het oog op de toetsing van de rechtmatigheid van vermogensmutaties stellen wij voor de instelling van een reserve of voorziening een expliciet raadsbesluit verplicht. In het raadsbesluit wordt van de betreffende reserve of voorziening een onderbouwing gegeven. De onderbouwing vindt plaats op een zogenaamd onderbouwingsformulier en heeft onder andere betrekking op het doel, de voeding, het maximumsaldo en bestedingsplan van de betreffende reserve of voorziening. In bijlage 4 is een een blanco voorbeeld van een onderbouwingsformulier opgenomen.

De raad stelt ook onder het BBV voorzieningen en reserves in.

De beslissing om aan een reserve of voorziening te doteren blijft eveneens aan de raad toekomen.

Bij onttrekkingen aan reserves en voorzieningen ligt de zaak genuanceerder. Dat geldt ook voor het wijzigen van begrote stortingen tijdens een boekjaar. Daarover in de volgende paragrafen meer.

§ 4.1.1 Voorzieningen

Via de vaststelling van de programma´s besluit de raad tot dotaties aan- en het instellen van voorzieningen. Het doteren aan- en het instellen van voorzieningen bepaalt derhalve het exploitatieresultaat: het doteren en instellen loopt via de resultaatbepaling.

Uitgaven worden in voorkomende gevallen rechtstreeks afgeboekt van een voorziening en dus niet als last, waar tegenover een onttrekking aan een voorziening staat, begroot. Onttrekkingen aan voorzieningen blijven daarmee buiten de resultaatbepaling. Dotaties aan voorzieningen behoren daarmee vanaf 1-1-2004 op de gewone dienst te staan, terwijl de onttrekkingen aan voorzieningen op de kapitaaldienst moeten worden opgenomen.

In de onderstaande tabel is een en ander schematisch weergegeven:

Werkwijze

Exploitatiebegroting/-rekening (GD)

Balans (KD)

Niet meer toegestaan

-A (Storting in de voorziening)

B (Onttrekking aan de voorziening)

-B (Last)

------------------------------------------------ +

-A

Wel toegestaan

-A (Storting in de voorziening)

B (Onttrekking aan de voorziening)

-B (Last)

----------------------------------------------- +

0

De lasten van het onderhoud aan gemeentelijke gebouwen worden in de begroting 2004-2007 reeds volgens de toegestane werkwijze ten laste van de betreffende onderhoudsvoorzieningen gebracht.

Bij een aantal andere voorzieningen is dit thans nog niet het geval. In de begroting 2004-2007 staan onttrekkingen aan de volgende voorzieningen geraamd:

  • 1.

    Voorziening winstuitkering NUON

  • 2.

    Voorziening afgeloste leningen

  • 3.

    Voorziening renteschommelingen

  • 4.

    Voorziening vervangingsinvesteringen I&A

  • 5.

    Voorziening pensioenverplichting wethouders

  • 6.

    Voorziening breedtesport

Bij de voorzieningen met de nummers 1 en 2 is sprake van het opvangen van toekomstig lagere baten. Een bijstelling van de huidige werkwijze is daarom niet nodig.

Bij de voorzieningen met de nummers 3 t/m 6 moeten concrete lasten worden opgevangen. De huidige onttrekkingen aan de betreffende voorzieningen mogen niet meer via de exploitatie lopen, maar moeten rechtstreeks in de betreffende voorzieningen (via de kapitaaldienst) plaatsvinden.

Bij deze voorzieningen zal de huidige begroting dus aan de nieuwe werkwijze moeten worden aangepast.

§ 4.1.1.1 Negatieve voorziening: begrotingswijziging

Wanneer een voorziening onvoldoende saldo heeft om een uitgaaf te dekken moet het restant worden gedekt door ten laste van een programma een extra storting in de voorziening te doen, zodat de uitgaaf alsnog geheel ten laste van de voorziening kan worden gebracht zonder dat in de voorziening een negatief saldo ontstaat.

Als het totaal geautoriseerde lastenbedrag van het betreffende programma hierdoor lopende het jaar wordt overschreden, is er een door de raad vast te stellen begrotingswijziging nodig (artikel 18 BBV).

Als het totaal geautoriseerde lastenbedrag van het programma niet wordt overschreden is er in principe geen door de raad geautoriseerde begrotingswijziging nodig (tenzij er sprake is van een belangrijke beleidswijziging). In dit geval kan het college van burgemeester en wethouders of een ambtenaar krachtens mandaat extra doteren aan de voorziening en daar budget voor vrijmaken door met budgetten te schuiven (“budgetcompensatie”). In artikel 6, lid 8 van de door ons vastgestelde “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2004” is evenwel bepaald dat bij budgetcompensatie geen mutaties in voorzieningen betrokken mogen zijn. Dit betekent dat voor bijstelling van begrote stortingen in voorzieningen in onze gemeente altijd een raadsbesluit noodzakelijk is.

In Ermelo vormt de najaarsnota het laatste moment waarop de begroting integraal kan worden bijgesteld. Bijstellingen van begrote dotaties aan voorzieningen die na de najaarsnota nog moeten plaatsvinden kunnen nog tot en met het einde van het lopende boekjaar in de begroting worden doorgevoerd. Het wijzigen van de begroting, nadat het boekjaar is geëindigd, is niet toegestaan. Een en ander impliceert dat na de najaarsnota voor bijstelling van een begrote dotatie aan een voorziening:

  • ·

    nog tijdens het lopende boekjaar de raad een separaat besluit (begrotingswijziging) moet nemen, of

  • ·

    na afloop van een boekjaar de bijstelling van de dotatie via de jaarrekening aan de raad ter besluitvorming moet worden voorgelegd.

§ 4.1.2 Reserves

Het rechtstreeks, dat wil zeggen via de programma´s, aan reserves doteren of onttrekken van middelen is niet meer toegestaan. Dotaties en onttrekkingen vinden plaats via het overzicht van baten en lasten, na berekening van het exploitatieresultaat.

Mutaties in reserves (instellen, stortingen en onttrekkingen) kunnen slechts met medewerking van de raad tot stand komen.

Het is mogelijk dat de raad in de loop van het jaar een aparte beslissing neemt over reservevorming of mutaties daarin. Via het resultaatbestemmende deel van de begroting kunnen ook tijdens een boekjaar mutaties in reserves worden aangebracht.

§ 4.1.2.1 Negatieve reserve: begrotingswijziging

In § 2.2.1.3 is aangegeven dat algemene reserves een negatief saldo mogen hebben.

Anders is dit bij bestemmingsreserves. Wanneer bij de realisatie van het bestemmingsdoel blijkt dat het saldo van een bestemmingsreserve ontoereikend is kan maximaal het in de betreffende reserve aanwezige saldo aan de reserve onttrokken worden. De na onttrekking aan de bestemmingsreserve nog te vinden dekking van het restant bedrag kan op drie manieren worden gevonden:

  • ·

    in de exploitatie (binnen de programma’s);

  • ·

    door aanwending van de betreffende bestemmingsreserve die vanuit een andere reserve met een extra storting op een toereikend saldo wordt gebracht;

  • ·

    door aanwending van een algemene reserve.

Omdat mutaties in reserves altijd via de resultaatbestemming plaats moeten vinden en de raad het resultaat bestemt moet een, na de najaarsnota noodzakelijk gebleken, bijstelling van een begrote dotatie of onttrekking aan een reserve plaatsvinden door:

  • ·

    nog tijdens het lopende boekjaar de raad daartoe een separaat besluit (begrotingswijziging) te laten nemen, of

  • ·

    na afloop van een boekjaar de bijstelling van de dotatie of onttrekking via de jaarrekening aan de raad ter besluitvorming (bij de bestemming van het rekeningresultaat) voor te leggen.

§ 4.1.3 Samenvattend

Samenvattend ontstaat nu het volgende beeld:

Voorzieningen

Reserves

Instellen

Raad / via resultaatbepaling

Raad / via resultaatbestemming

Storten

Raad / via resultaatbepaling

Raad / via resultaatbestemming

Onttrekken

Raad/college/ambtenaar / rechtstreeks t.l.v. voorziening

Raad / via resultaatbestemming

Wijzigen van een begrote storting

Raad / via resultaatbepaling

Raad / via resultaatbestemming

Wijzigen van een begrote onttrekking

N.v.t.

Raad / via resultaatbestemming

§ 4.2 Wanneer reserves en voorzieningen instellen?

In het stelsel van baten en lasten dat gemeenten kennen moeten lasten genomen worden in het jaar waarop zij betrekking hebben.

Voorzieningen geven een schatting van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan de omvang op balansdatum min of meer onzeker doch te schatten is, en die oorzakelijk samenhangen met de periode voortafgaande aan die datum. In deze definitie ligt besloten dat voorzieningen ten laste van de periode waarin het risico of de verplichting ontstaat gevormd moeten worden. Omdat een voorziening het geschatte risico of de geschatte verplichting precies moet afdekken is er bij de in de voorziening te storten bedragen in principe geen keuzemogelijkheid. Uitzondering hierop vormen voorzieningen die dienen voor een gelijkmatige verdeling van lasten.

Uit de definitie vloeit ook voort dat voorzieningen moeten worden opgeheven wanneer de voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen niet meer bestaan.

Behalve voor voorzienbare lasten moet er op grond van het stelsel van baten en lasten ook een voorziening worden ingesteld bij baten die specifiek moeten worden besteed. Deze baten worden in de exploitatie verantwoord in het jaar waarin zij worden ontvangen en vervolgens, in de vorm van een last op de exploitatie, gestort in een voorziening. In het jaar van daadwerkelijke besteding vindt deze besteding plaats ten laste van de voorziening en is deze niet meer in de exploitatie zichtbaar.

Deze werkwijze dient overigens ook gevolgd te worden voor voorzienbare lasten: de stortingen drukken op de exploitatie en de te zijner tijd te dragen last uit hoofde van het risico of de verplichting wordt direct ten laste van de voorziening gebracht.

Het BBV onderscheid een viertal situaties waarvoor een voorziening moet/kan worden gevormd. In onderstaande tabel is aangegeven wanneer de instelling van een voorziening verplicht is.

Voorziening voor:

Instellen?

Art. 44, lid 1a BBV

Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker doch redelijkerwijs te schatten is

Verplicht.

Art. 44, lid 1b BBV

Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten

Verplicht.

Art. 44, lid 1c BBV

Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren

Niet verplicht.

Art. 44, lid 2 BBV

Van derden verkregen middelen die specifiek moeten worden besteed

Verplicht.

Indien in de gevallen als bedoeld in lid 1a en 1b de omvang redelijkerwijs niet valt in te schatten komen de verplichtingen/verliezen in aanmerking voor vermelding in de paragraaf “Weerstandsvermogen” (onderdeel inventarisatie risico's). In dat geval wordt er geen voorziening gevormd.

In lid 1c gaat het over (toekomstige) lasten waar de gemeente niet “onderuit” kan. Hierbij valt met name te denken aan het cyclisch onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen. Het vormen van een voorziening is in dit geval niet verplicht; er kan ook voor gekozen worden de ongelijkmatig gespreide lasten in de komende begrotingsjaren voor de te verwachten bedragen in de meerjarenraming op te nemen. Als de ongelijkmatig gespreide lasten als een bezwaar worden gezien kan er voor gekozen worden (mits wordt voldaan aan de twee genoemde eisen in artikel 44, lid 1c) om via een jaarlijkse dotatie in een voorziening de lasten te spreiden. In dat geval worden de feitelijke bestedingen direct ten laste van de voorziening gebracht. De jaarlijkse dotatie zal in principe een gelijk bedrag zijn, de voorziening is immers bedoeld om ongelijkmatig gespreide lasten te voorkomen.

Om voor de bij lid 2 bedoelde middelen van derden te kunnen bepalen of deze in een reserve of een voorziening moeten worden vastgelegd moet worden bepaald of deze middelen een specifiek bestedingsdoel hebben. Daarvan is sprake indien:

  • ·

    bij heffingen: de middelen hun oorsprong vinden in zogenaamde retributies. Dit zijn heffingen waarvoor de gemeente een individuele tegenprestatie moet leveren. Voorbeelden hiervan zijn rioolrechten, marktgelden, begraafrechten, reinigingsrechten, brandweerrechten en leges.

  • ·

    bij specifieke uitkeringen en subsidies: de bestedingsrichting voor de middelen juridisch afdwingbaar is.

In deze gevallen zal op grond van artikel 44, lid 2 BBV een voorziening moeten worden gecreëerd.

In alle andere gevallen zal op grond van artikel 43, lid 1 BBV een bestemmingsreserve moeten worden ingesteld.

Bij voorzieningen vinden de stortingen en onttrekking plaats via de resultaatbepaling. Dat wil zeggen dat de mutaties in de voorzieningen moeten worden begroot en via de programma’s lopen.

Bij reserves vinden de mutaties plaats via de resultaatbestemming. Nadat het resultaat is bepaald is het aan de raad om het resultaat een bestemming te geven. Hier is dus duidelijk sprake van een keuzemogelijkheid: de instelling van reserves en de mutaties hierin zijn nimmer verplicht voorgeschreven.

§ 4.3 Onderbouwingen

In reserves en voorzieningen worden financiële middelen vastgelegd. Voor deze vastlegging moeten goede argumenten bestaan omdat de financiële middelen ook voor andere bestedingsdoeleinden kunnen worden aangewend. Daarom is het noodzakelijk de reserves en voorzieningen jaarlijks kritisch te bekijken op noodzaak en omvang. De noodzaak en omvang van reserves en voorzieningen stoelt op zogenaamde onderbouwingen die per reserve/voorziening beschikbaar zijn.

Omdat de rechtmatigheidstoets met ingang van boekjaar 2004 nadrukkelijk onderdeel van de accountantsverklaring uitmaakt hebben wij inmiddels een traject gestart dat uiterlijk 31-12-2004 zal resulteren in volledig actuele onderbouwingen van onze reserves en voorzieningen. De rechtmatigheidstoets van de vermogensmutaties kan dan plaatsvinden aan de hand van deze actuele onderbouwingen.

In de onderbouwing van een reserve of voorziening is onder andere bepaald welk minimum/maximum saldo die reserve of voorziening moet/mag hebben. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de rekening het actuele saldo getoetst aan het in de onderbouwing vermelde minimum/maximum saldo. Wanneer het actuele saldo boven het maximum saldo ligt wordt de voorziening of reserve afgeroomd. Wanneer het actuele saldo onder het minimum saldo ligt wordt bijgestort.

Voor voorzieningen geldt dat voorafgaand aan de toetsing moet worden bepaald of het voorgeschreven saldo nog steeds precies de onderliggende verplichting dekt en dat de, uit de toetsing voortvloeiende, storting of onttrekking moet worden meegenomen bij de resultaatbepaling.

Bij reserves moet de, uit de toetsing voortvloeiende, storting of onttrekking worden meegenomen bij de resultaatbestemming. § 5 Budgettaire gevolgen

In bijlage 5 zijn de budgettaire gevolgen van de te verrichten aanpassingen in onze portefeuille van reserves en voorzieningen berekend. Deze budgettaire gevolgen ontstaan uit drie soorten mutaties:

  • 1.

    het op peil brengen van voorzieningen die ontstaan door herbestemming van reserves;

  • 2.

    het vervallen van rentebijschrijving op reserves als gevolg van de omzetting van deze reserves in voorzieningen;

  • 3.

    het opheffen van negatieve saldi van voorzieningen en bestemmingsreserves op 1-1-2004.

Samengevat ontstaat het volgende nadeel:

Nadeel

1

Herbestemming van de bestemmingsreserve riolering

pm.

1

Herbestemming van de algemene reserve grondexploitatie

pm.

2

Vervallen rentebijschrijving bestemmingsreserve riolering a.g.v. omzetting in voorziening

pm.

2

Vervallen rentebijschrijving reserve uitbreiding begraafplaats a.g.v. omzetting in voorziening

-14.825

3

Opheffen van het negatief saldo van de voorziening 2e verbindingsweg

pm.

3

Opheffen van de negatieve saldi voorzieningen algemene dienst

36.292

3

Opheffen van de negatieve saldi voorzieningen beheerscommissie accommodaties

6.332

Totaal

27.799

De inzet van de bestemmingsreserve riolering wordt op dit moment nader door ons bekeken. Wij komen hier separaat bij uw raad op terug.

De risico´s binnen de grondexploitatie worden op dit moment door ons geïnventariseerd. De uitkomst van deze inventarisatie zullen wij aan uw raad presenteren. Aan de hand van de inventarisatie zullen wij bepalen wat de functie van de huidige algemene reserve grondexploitatie zal moeten zijn, of er sprake is van een reserve of een voorziening, en wat het gewenste minimumsaldo van deze reserve/voorziening moet bedragen. Wij komen hier separaat bij uw raad op terug.

De hernoeming van reserves in voorzieningen heeft een budgettair effect omdat op voorzieningen geen rente mag worden bijgeschreven. De huidige rentebijschrijving valt derhalve ten gunste van de exploitatie vrij.

Het opheffen van het negatieve saldo in de nieuwe bestemmingsreserve (was een voorziening) 2e verbindingsweg kan budgettair neutraal geschieden. Wij komen hier separaat bij uw raad op terug.

Geadviseerd wordt de budgettaire gevolgen van de opheffing van de negatieve saldi van de voorzieningen van de beheerscommissie accommodaties binnen de begroting van de beheerscommissie op te vangen. Over de wijze waarop dit mogelijk is zullen wij uw raad separaat adviseren.

§ 6 Advies

Geadviseerd wordt:

Hernoemen

  • ·

    De “Reserve structurele dekkingsmiddelen” te hernoemen in “Algemene reserve structurele dekkingsmiddelen”;

  • ·

    De “Algemene buffer reserve” te hernoemen in de “Bestemmingsreserve algemene buffer”;

  • ·

    De “Egalisatiereserve meerjarenbegroting” te hernoemen in “Bestemmingsreserve egalisatie meerjarenbegroting”;

  • ·

    De “Reserve rekeningsaldobestemmende posten” te hernoemen in “Bestemmingsreserve rekeningsaldobestemmende posten”;

  • ·

    De “Reserve opbrengst bouwfondsaandelen” te hernoemen in “Bestemmingsreserve opbrengst bouwfondsaandelen”;

  • ·

    De “Reserve bovenwijkse voorzieningen” te hernoemen in “Bestemmingsreserve bovenwijkse voorzieningen”;

  • ·

    De “Reserve BTW compensatiefonds” te hernoemen in “Bestemmingsreserve BTW compensatiefonds”;

  • ·

    De “Reserve WVG” te hernoemen in “Bestemmingsreserve WVG”;

  • ·

    De “Algemene reserve grondexploitatie” vooralsnog te hernoemen in “Bestemmingsreserve grondexploitatie” en te zijner tijd aan de hand van de nog in 2004 te verschijnen nota grondbeleid te toetsen of de reserve moet worden omgezet in een voorziening;

  • ·

    De “Reserve uitbreiding begraafplaats” te hernoemen in “Voorziening uitbreiding begraafplaats”;

  • ·

    De “Reserve monumentenbeleid” te hernoemen in “Voorziening monumentenbeleid”;

  • ·

    De “Reserve stimulering ROA” te hernoemen in “Voorziening stimulering ROA”;

  • ·

    De “Bestemmingsreserve afvalstoffen” te hernoemen in “Voorziening afvalstoffenheffing”;

  • ·

    De “Voorziening 2e verbindingsweg” te hernoemen in “Bestemmingsreserve 2e verbindingsweg”;

  • ·

    De “Voorziening Parallelweg” te hernoemen in “Bestemmingsreserve Parallelweg”;

  • ·

    De “Voorziening aankopen/opdrachten beeldende kunst” te hernoemen in “Bestemmingsreserve aankopen/opdrachten beeldende kunst”;

  • ·

    De hernoeming van de bovenstaande reserves en voorzieningen bij najaarsnota 2004 door middel van een begrotingswijziging formeel vast te leggen, waarbij voor de hernoemde reserves en voorzieningen op de kapitaaldienst nieuwe nummers worden aangemaakt.

Rentetoevoeging

  • ·

    De toevoeging van de bespaarde rente aan de “Bestemmingsreserve bovenwijkse voorzieningen” via de resultaatbestemming te laten plaats vinden;

  • ·

    De toevoeging van de bespaarde rente aan de “Bestemmingsreserve uitbreiding begraafplaats” te laten vervallen;

  • ·

    De toevoeging van de bespaarde rente aan de “Bestemmingsreserve riolering” via de resultaatbestemming te laten plaats vinden;

  • ·

    De gewijzigde werkwijze van de rentetoevoeging mee te nemen bij (de begrotingswijziging van de) najaarsnota 2004.

Huidig gebruik

  • ·

    Het gebruik van de “Bestemmingsreserve riolering” nog in 2004 in overeenstemming met het BBV te brengen;

  • ·

    De lay-out van de staat van reserves en voorzieningen aan te passen aan de, in artikel 54 en artikel 55 van het BBV gestelde, eisen.

Negatief saldo

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Voorziening onderhoud sportcomplex Calluna” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Voorziening woningen ROA” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Voorziening fonds collectieve voorzieningen voor gehandicapten” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Voorziening overig onderhoud De Leemkuul” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Voorziening overig onderhoud De Dialoog” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het negatieve saldo van de “Bestemmingsreserve 2e verbindingsweg” per 1-1-2004 op te heffen;

  • ·

    Het budgettaire effect van de opheffing van genoemde negatieve saldi mee te nemen bij najaarsnota 2004.

Onttrekkingen aan voorzieningen

  • ·

    De onttrekking(en) aan de voorziening pensioenverplichting wethouders niet meer via de exploitatie (gd) te laten lopen en lasten rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening (kd) te brengen;

  • ·

    De onttrekking(en) aan de voorziening vervangingsinvesteringen I&A niet meer via de exploitatie (gd) te laten lopen en lasten rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening (kd) te brengen;

  • ·

    De onttrekking(en) aan de voorziening renteschommelingen niet meer via de exploitatie (gd) te laten lopen en lasten rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening (kd) te brengen;

  • ·

    De onttrekking(en) aan de voorziening breedtesport niet meer via de exploitatie (gd) te laten lopen en lasten rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening (kd) te brengen;

  • ·

    De gewijzigde werkwijze van de aanwending van bovengenoemde voorzieningen mee te nemen bij (de begrotingswijziging van de) najaarsnota 2004.