Financiële verordening Gemeente Etten-Leur 2015 (Verordening artikel 212 Gemeentewet)

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

• b.

  agio: het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd;

• c.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Etten-Leur te ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d.

  disagio: het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd;

• e.

  programma: een samenhangend geheel van producten, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten, waaraan indicatoren gekoppeld zijn.

1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke doelstellingen en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

1. Bij de begroting wordt onder elk van de programma’s de begrote lasten en baten weergegeven. Bij de jaarstukken wordt onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten programma weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van het investeringsplan in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien onder de totale lasten opgenomen. De hoogte van deze post maakt onderdeel uit van de kadernota.

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van het investeringsplan geautoriseerd.

3. Het college informeert de raad als ze verwacht dat de lasten en/of baten afwijken van de door de raad vastgestelde baten en lasten per programma. Het college doet daarbij voorstellen voor bijstelling van het budget en/of voor bijstelling van het beleid.

4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste 4 maanden (1e bestuursrapportage) en de eerste 8 maanden (2e bestuursrapportage) van het lopende boekjaar.

2. De tussenrapportages zijn geen afzonderlijke documenten maar maken integraal onderdeel uit van de kadernota (1e bestuursrapportage) respectievelijk de begroting (2e bestuursrapportage).

3. In de tussenrapportages wordt op programmaniveau zowel beleidsmatig als financieel, gerapporteerd op afwijkingen van de begroting. Financiele afwijkingen op lasten en/of baten van € 50.000 of hoger dienen in elk geval te worden toegelicht.

4. Naast de beleidsmatige en financiele afwijkingen op programmaniveau geeft de tussenrapportage ook inzicht in afwijkingen in:

• a.

  Paragrafen, zoals deze zijn opgenomen in de begroting;

• b.

  Financiele positie (schuldpositie en reservepositie);

• c.

  Raming van de uitputting van de investeringskredieten.

1. Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij een raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

2. Materiële vaste activa met een economisch nut wordt gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht.

3. Materiële vaste activa met een economisch nut worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Bij raadsbesluit is afwijking van de afschrijvingsmethode en afschrijvingsduur mogelijk.

4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

5. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

6. Het college kan nadere voorschriften vaststellen, binnen de wettelijke kaders, voor de waardering en afschrijving van activa. De voorschriften worden voor kennisneming aan de raad aangeboden.

1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt minimaal:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen.

2. Op basis van de nota worden de reserves en voorzieningen bij het opstellen van de kadernota geactualiseerd en aan de raad aangeboden.

1. Voor het bepalen van het tarief van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid.

3. Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten, leges en erfpachtcanons.

2. Het college biedt de raad minimaal eenmaal per jaar herziene exploitatieopzetten aan met daarin opgenomen de kaders voor de grondexploitaties en de richtprijzen voor (bouw)gronden

3. Het college legt bij een tussentijdse wijziging van prijzen, huren en erfpachten ten opzichte van de door de raad gestelde kaders vooraf een besluit voor aan de raad.

1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

• b.

  het beheersen van risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het beperken van kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

3. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

4. Het college kan voor de uitvoering van de financieringsfunctie nadere richtlijnen vaststellen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Deze richtlijnen worden voor kennisneming aan de raad aangeboden.

1. In de begroting en de jaarrekening van de gemeente Etten-Leur worden minimaal de verplichte paragrafen opgenomen. De verplichte paragrafen zijn opgenomen in het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)”.

2. In de paragrafen wordt een toelichting gegeven en verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Het college gaat daarbij in op tenminste de verplichte onderdelen per paragraaf zoals deze in het BBV zijn opgenomen.

3. Indien gewenst kan de raad besluiten om (eventueel tijdelijk) over aanvullende zaken in de paragrafen te worden geïnformeerd. Deze aanvulling zal dan vervolgens onderdeel uitmaken van de toelichting en verantwoording in de paragrafen.

4. In het geval dat voor de verplichte paragrafen specifieke beleidsnota’s door het college en/of de raad zijn vastgesteld worden de uitgangspunten en afspraken overgenomen in de begroting. Bij de jaarrekening zal hier mede verantwoording over worden afgelegd. Tevens bereidt het college voorstellen tot aanpassing van de beleidsnota’s voor, indien op grond van gewijzigde omstandigheden of anderszins daar aanleiding toe is.

1. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Het college draagt zorgt voor:

een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

3. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Deze richtlijnen worden voor kennisneming aan de raad aangeboden.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

2. Vanaf het in het eerste lid genoemde tijdstip wordt de “Financiële verordening gemeente Etten-Leur 2008” ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het verslagjaar 2014.