Regeling vervallen per 26-02-2019

Verordening op ’de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2017

Geldend van 03-03-2017 t/m 25-02-2019 met terugwerkende kracht vanaf 07-02-2017

Intitulé

Verordening op ’de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2017

De raad van de gemeente Etten-Leur, in vergadering bijeen op 6 februari 2017;

gezien het voorstel van het seniorenconvent d.d. 6 december 2016;

gelet op de artikelen 82 en 147 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening op ’de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2017;

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    ’de raad luistert’: een bijeenkomst op basis van artikel 82 Gemeentewet voorafgaande aan ‘de raad debatteert’ waarin de geagendeerde onderwerpen in het algemeen op informerende wijze worden besproken;

  • b.

    ’de raad debatteert’: een bijeenkomst op basis van artikel 82 Gemeentewet voorafgaande aan de raad (‘de raad besluit’), waarin over de geagendeerde onderwerpen in het algemeen argumenten worden uitgewisseld en meningen worden gevormd. Hierin wordt gevraagd of voorstellen tot hamerstuk c.q. besluitstuk kunnen worden verklaard of dat tijdens ‘de raad besluit’ nog nadere beraadslaging tussen de raadsleden nodig is alvorens tot besluitvorming kan worden gekomen;

  • c.

    ‘de raad besluit’: een bijeenkomst waarbij aansluitend aan ‘de raad debatteert’ een raadsvergadering wordt gehouden over de als hamerstuk c.q. besluitstuk aangemerkte voorstellen en de voorstellen waarover nog nadere beraadslaging tussen de raadsleden nodig is alvorens tot besluitvorming kan worden gekomen. Voor ‘de raad besluit’ geldt het bepaalde in het reglement van orde voor de vergaderingen en ander werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2017;

  • d.

    deelnemers: raadsleden, burgerleden, collegeleden, ambtenaren, vertegenwoordigers van de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden;

  • e.

    fractiedeelnemers: raadsleden en burgerleden die namens een raadsfractie deelnemen;

  • f.

    presidium: presidium zoals bepaald in artikel 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2017;

  • g.

    voorzitter: voorzitter of diens vervanger;

  • h.

    griffier: griffier of diens vervanger;

Artikel 2 Doel

”De raad luistert’

  • 1.

    Het doel van ’de raad luistert’ is: het bieden van ruimte aan (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden) over de geagendeerde onderwerpen zoveel mogelijk informatie uit te wisselen.

  • 2.

    Het gaat er om een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat de fractiedeelnemers bij ‘de raad debatteert’ zich een goede mening kunnen vormen. College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens ’de raad luistert’ van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers.

’De raad debatteert’

  • 3.

    Het doel van ‘de raad debatteert’ is: het bieden van ruimte aan fractiedeelnemers om hun meningen en ideeën te geven en hierover met elkaar van gedachten te wisselen.

  • 4.

    Het gaat erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raad tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.

Raad

  • 5.

    Het doel van de raad is om aansluitend aan ‘de raad debatteert’ middels een vergadering van de raad (al dan niet na debat) besluiten te nemen. Op de raad is het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2017 van toepassing.

Artikel 3 Taken en rollen deelnemers

’De raad luistert’

  • 1.

    Het uitbrengen van advies aan de raad, inhoudende of alle benodigde informatie beschikbaar is, over door het presidium dan wel door de fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ op de agenda geplaatste voorstellen.

  • 2.

    Het voeren van overleg met de wethouders of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het presidium dan wel door de fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ op de agenda geplaatste voorstellen.

  • 3.

    Het bijdragen aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en het stellen van in het algemeen informatieve vragen.

  • 4.

    Het laten blijken aan het eind van de behandeling van een onderwerp of zij voldoende geïnformeerd zijn.

’De raad debatteert’

  • 5.

    Het uitbrengen door de raadsleden van advies aan de raad over door het presidium dan wel door de fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ op de agenda geplaatste voorstellen.

  • 6.

    Het voeren van overleg met de wethouders of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het presidium dan wel door de fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ op de agenda geplaatste voorstellen.

  • 7.

    Het inventariseren van onderlinge meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel en het met elkaar hierover van gedachten wisselen. De fractiedeelnemers dragen bij aan een zo volledig mogelijk inzicht in voor- en nadelen van een onderwerp of voorstel.

  • 8.

    Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen de raadsleden laten blijken naar welk standpunt zij neigen.

  • 9.

    De voorzitter zal hierbij inventariseren of de raadsleden het voorstel direct als hamerstuk c.q. besluitstuk in de aansluitende raad willen vaststellen of dat de raadsleden op een later moment een politiek debat in de raad willen voeren over de discussiestukken.

Raad

  • 10.

    De leden van de raad stellen in de raad aansluitend op ‘de raad debatteert’ de hamer- c.q. besluitstukken vast en voeren een politiek debat met elkaar over de discussiestukken die op een eerder moment in ‘de raad debatteert’ zijn behandeld.

Artikel 4 Samenstelling en voorzitter

Algemeen

  • 1.

    Voor benoeming door de raad van fractiedeelnemers, niet zijnde raadsleden, komen uitsluitend in aanmerking personen die door de fracties zijn voorgedragen. Zij worden benoemd als burgerlid en kunnen zowel aan ‘de raad luistert’ als ’de raad debatteert’ deelnemen.

  • 2.

    Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel dient, voorafgaand aan zijn benoeming, een schriftelijke en ondertekende verklaring af te leggen waarin hij o.a. verklaart zich volledig te conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel.

  • 3.

    Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel dient voordat hij zijn functie kan uitoefenen de volgende eed of belofte af te leggen:«Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot burgerlid benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

    Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets als burgerlid te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

    Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als burgerlid naar eer en geweten zal vervullen.

    Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!»

    («Dat verklaar en beloof ik!»)

  • 4.

    De raad kan maximaal drie fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden per in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie benoemen.

  • 5.

    Bij wisseling van een onderwerp c.q. van een cluster onderwerpen kunnen de fractiedeelnemers wisselen, onderwerpen worden door het presidium per programma zoals opgenomen in de programmabegroting geclusterd.

’De raad luistert’

  • 6.

    Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. Namens elke in de raad vertegenwoordigde fractie neemt één fractiedeelnemer plaats aan de vergadertafel. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.

’De raad debatteert’

  • 7.

    Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. Fracties met minder dan 4 raadsleden krijgen maximaal 2 zetels. Fracties met 4 of 5 raadsleden krijgen maximaal 3 zetels, en fracties met meer dan 5 raadsleden krijgen maximaal 4 zetels. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.

  • 8.

    Vanuit elke fractie als bedoeld in artikel 7 lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2017 neemt altijd ten minste één raadslid plaats aan de vergadertafel.

‘De raad besluit’

  • 9.

    Aan de raad nemen uitsluitend leden van de raad deel.

Voorzitter

  • 10.

    De voorzitters en plaatsvervangende voorzitters van ‘de raad luistert’ en ’de raad debatteert’ worden door de raad uit zijn midden benoemd.

  • 11.

    De voorzitter is geen fractiedeelnemer. Ook de plaatsvervangend voorzitter is, wanneer deze als voorzitter fungeert, geen fractiedeelnemer.

  • 12.

    De voorzitter van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ is belast met:

    • a.

      het leiden van de bijeenkomst;

    • b.

      het uitnodigen van aanwezigen omdeel te nemen;

    • c.

      het verlenen van het woord aan de deelnemers;

    • d.

      het formuleren van nog openstaande vragen;

    • e.

      het vastleggen van de toezeggingen;

    • f.

      het concluderen dat het onderwerp:

      • -

        is afgedaan;

      • -

        nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende bijeenkomst;

      • -

        kan worden geagendeerd voor de raad als hamerstuk c.q. als debatstuk;

      • -

        in handen wordt gesteld van het college.

    • g.

      het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering,

      maar ook de deelnemers dragen hun verantwoordelijkheid;

    • h.

      het doen naleven van deze verordening, in gevallen waarin deze verordening

      niet voorziet beslist de voorzitter.

  • 13.

    De raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad respectievelijk zijn plaatsvervanger.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een fractiedeelnemer, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een fractiedeelnemer en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van ‘de raad luistert’ respectievelijk ’de raad debatteert’ indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.

  • 3. De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht de fractiedeelnemer is benoemd. Het ontslag gaat in op de dag na de datum waarop de gemeenteraad het ontslag heeft verleend

  • 4. Een fractiedeelnemer kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4.

  • 6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de fractiedeelnemer die op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 6 Griffier

Ter ondersteuning van iedere bijeenkomst fungeert de griffier, de waarnemend griffier en/of een griffiemedewerker.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 7 Plaats en tijdstip vergadering

  • 1. De vergaderingen van ‘de raad luistert’ vinden in de regel plaats, op een maandag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal of zo mogelijk op locatie.

  • 2. De vergaderingen van ‘de raad debatteert’ en de raadsvergaderingen vinden in de regel plaats op maandag volgens een door het presidium vastgesteld schema in het Oude Raadhuis/Raadzaal.

  • 3. Indien er een extra bijeenkomst wordt gehouden vindt deze zoveel als mogelijk een dag later plaats op hetzelfde tijdstip.

Artikel 8 Oproep en ter inzage liggende stukken

  • 1. De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept via het RaadsInformatieSysteem (RIS) alle raads- en burgerleden, ten minste tien dagen voor het houden van de bijeenkomst op, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

  • 2. Voorafgaande aan ‘de raad luistert’ zal de griffier in overleg met de voorzitter nagaan welke overige deelnemers worden uitgenodigd.

  • 3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in de artikelen 25, eerste en tweede lid, 55, eerste en tweede lid en 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de raads- en burgerleden toegezonden, ter inzage gelegd in de leeskamer in het Stadskantoor en op Internet geplaatst.

  • 4. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het Stadskantoor gebracht.

  • 5. Indien voor stukken op grond van de artikelen 25, eerste en tweede lid, 55, eerste en tweede lid en 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een fractiedeelnemer inzage.

  • 6. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, derde lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk toegezonden en ter inzage gelegd.

Artikel 9 De agenda

  • 1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van ‘de raad luistert’, ‘de raad debatteert’ en ‘de raad besluit’ voorlopig vast.

  • 2. Het presidium kan bij de voorlopige vaststelling van de agenda van ‘de raad luistert’ bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in ‘de raad debatteert’ en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van ‘de raad luistert’.

  • 3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

  • 4. Fractiedeelnemers kunnen voorafgaande aan ‘de raad luistert’ verzoeken het woord te mogen voeren over niet geagendeerde onderwerpen indien dit 24 uur voorafgaande aan ‘de raad luistert’ bij de griffier is gemeld en geen uitvoeringszaken betreft, dit ter beoordeling van de voorzitter.

  • 5. Aan het einde van elke vergadering van ‘de raad luistert’ wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag. Indien de verantwoordelijk portefeuillehouder niet aanwezig is tijdens ‘de raad luistert’ vindt beantwoording van de gestelde vraag plaats tijdens de raadsvergadering volgend op ‘de raad luistert’.

  • 6. Aan het einde van elke vergadering van ‘de raad debatteert’ wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag. Indien de verantwoordelijk portefeuillehouder niet aanwezig is tijdens ‘de raad debatteert’ vindt beantwoording van de gestelde vraag plaats tijdens de raadsvergadering volgend op ‘de raad debatteert’.

  • 7. Bij aanvang van de vergadering stellen de raadsleden de agenda vast.

  • 8. Wanneer de vergadering van ‘de raad luistert’- respectievelijk ‘de raad debatteert’ een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

  • 9. Op voorstel van een fractiedeelnemer kan de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 10 Openbare kennisgeving

  • 1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep, door aankondiging in de Etten-Leurse Bode en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • c.

      de mogelijkheid tot het deelnemen als bedoeld in artikel 15 lid 1 en artikel 16 lid 1.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 11 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere fractiedeelnemer die daadwerkelijk aan de vergadering deelneemt onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de (plv.) griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12 Opening vergadering en quorum

  • 1. Een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fractiedeelnemers tegenwoordig is.

  • 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

  • 3. Op een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fractiedeelnemers tegenwoordig is.

Artikel 13 Verslaglegging

  • 1. Van een vergadering van ‘de raad luistert’, ‘de raad debatteert’ en ‘de raad besluit’ worden korte en zakelijke verslagen gemaakt

  • 2. Het verslag maakt in ieder geval melding van:

    a. aanwezige fractiedeelnemers;

    b. besproken onderwerpen en voorstellen;

    c. door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen;

    d. bij ‘de raad luistert’: conclusies over de informatieverstrekking van de onderwerpen;

    e. bij ‘de raad debatteert’: de meningen van de fracties en conclusies;

    f. bij ‘de raad besluit’: de genomen besluiten.

  • 3. Het (concept)verslag van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ wordt verzonden aan de insprekers die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

  • 4. Het verslag van ‘de raad luistert’ en van ‘de raad debatteert’ wordt indien mogelijk ter vaststelling voorgelegd aan de eerste raadsvergadering na de raadsvergadering aansluitend aan ‘de raad debatteert’ en na vaststelling door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.

  • 5. Het verslag van ‘de raad luistert’ en van ‘de raad debatteert’ wordt op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14 Aantal spreektermijnen

  • 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de vergadering van ‘de raad debatteert’ anders beslist.

  • 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

  • 3. Fractiedeelnemers mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4. Bij de bepaling hoeveel malen een fractiedeelnemer over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15 Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 16 en ongeacht of een voorstel is behandeld tijdens ‘de raad luistert’ krijgen (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden) de gelegenheid in te spreken bij aanvang van de behandeling van het aan de orde zijnde agendapunt tijdens ‘de raad debatteert’.

  • 2. De spreker als bedoeld in lid 1 voert het woord, nadat de voorzitter hem dit verleent. De voorzitter kan de fractiedeelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en fractiedeelnemers aan de vergadering.

Artikel 16 Spreekrecht

  • 1. (Vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden) kunnen in een vergadering van ‘de raad luistert’ het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

  • 2. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit verleent. De voorzitter kan de fractiedeelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en fractiedeelnemers aan de vergadering.

Artikel 17 Handhaving orde en schorsing

  • 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’.

  • 2. Hij kan de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ voorstellen aan een fractiedeelnemer door wiens gedragingen de geregelde gang van zaken wordt belemmerd, het verdere verblijf in ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de fractiedeelnemer de vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de fractiedeelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ worden ontzegd.

  • 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ sluiten.

  • 4. De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 18 Voorstellen van orde

Fractiedeelnemers kunnen tijdens een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ beslist hier terstond over.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

Artikel 19 Algemeen

Op een besloten vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20 Besluitenlijst

  • 1. De besluitenlijst van een besloten vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de fractiedeelnemers ter inzage bij de griffier.

  • 2. Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering nemen de in de voornoemde besluitenlijst aanwezige fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de (plv.) voorzitter en de (plv.)griffier/griffiemedewerker die voor de ondersteuning tijdens de vergadering zorg heeft gedragen ondertekend.

Artikel 21 Geheimhouding

  • 1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslissen de fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

  • 2. De geheimhouding dient in acht te worden genomen door een ieder die bij de vergadering aanwezig is en door een ieder die op een andere wijze kennis heeft van de stukken.

  • 3. De fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ kunnen besluiten de geheimhouding voor zover deze door henzelf is opgelegd op te heffen.

Artikel 22 Opheffing geheimhouding

Indien de fractiedeelnemers aan ’de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 23 Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2017".

  • 2.

    De Verordening treedt in werking op 7 februari 2017.

  • 3.

    De "Verordening op Info- en Opiniebijeenkomst 2014", vastgesteld bij raadsbesluit van

    12 mei 2014, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Etten-Leur van 6 februari 2017.

De raad voornoemd,

Mw. H. van Rijnbach-de Groot Dhr. W.C.M. Voeten

raadsvoorzitter raadsgriffier

Toelichting op ‘DE RAAD LUISTERT’ EN ‘DE RAAD DEBATTEERT’ 2017

Algemeen

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. De in deze verordening opgenomen vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ zijn raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet. Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.

In 2015 is een onderzoek uitgevoerd naar de ervaringen met het vergadermodel van de raads- en burgerleden maar ook van de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden. Op basis van de resultaten van dit onderzoek, getiteld ‘Van volksvertegenwoordiger naar volksverbinder’ zijn aanbevelingen gedaan voor aanpassing van het vergadermodel. Op basis van deze aanbevelingen is in 2016 geëxperimenteerd met aanpassing van het vergadermodel. Er blijft gewerkt worden met een model waarin de stappen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming achtereenvolgens worden doorlopen. Wel zijn aanpassingen aangebracht bij de stappen beeldvorming en oordeelsvorming. Beeldvorming vindt plaats tijdens ‘de raad luistert’ (voorheen infobijeenkomst geheten). Oordeelsvorming vindt plaats tijdens ‘de raad debatteert’ (voorheen opiniebijeenkomst geheten). Besluitvorming vindt plaats tijdens de raadsvergadering (‘de raad besluit’ geheten).

De opbouw van ‘de raad luistert’ ziet er als volgt uit:

  • a.

    Korte (maximaal 10 minuten) presentatie van de essentie van het voorstel

  • b.

    Gelegenheid voor de aanwezige O’s om vragen te stellen over de presentatie of het voorstel

  • c.

    Gelegenheid voor de fractiedeelnemers om vragen te stellen over de presentatie. Technisch inhoudelijke vragen over de presentatie worden beantwoord door de behandelend ambtenaar. Politieke vragen over de presentatie worden beantwoord door de verantwoordelijk portefeuillehouder (NB: vragen over het voorstel moeten door de raads- en burgerleden voorafgaand aan de vergadering als technische vraag aan de opsteller van het voorstel gesteld worden). Politieke vragen over het voorstel komen aan de orde tijdens ‘de raad debatteert’

  • d.

    Gelegenheid voor de aanwezige O’s om aan te geven wat zij van een voorstel vinden

  • e.

    Gelegenheid voor de fractiedeelnemers om toelichtende vragen te stellen aan de inspreker(s). (NB bij meerdere insprekers zal na elke inspreker door de voorzitter gevraagd worden of er toelichtende vragen zijn aan deze inspreker, voordat de volgende inspreker het woord wordt gegeven)

  • f.

    Aan het eind van de behandeling van elk agendapunt inventariseert de voorzitter of de fractiedeelnemers over alle benodigde informatie beschikken om over twee weken met elkaar te gaan debatteren over het voorstel.

De aanpassingen op het gebied van de oordeelsvorming hebben met name betrekking op het vergroten van de mogelijkheid tot participatie door de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden. Bespreking van onderwerpen tijdens ’de raad debatteert’ vindt namelijk op de volgende wijze plaats:

  • a.

    Tijdens ‘de raad debatteert’ kan bij elk agendapunt aan het begin van de behandeling van dat punt worden ingesproken door de vijf O’s. Dit geldt ook bij voorstellen die al aan de orde zijn geweest tijdens ‘de raad luistert’

  • b.

    Over de beslispunten in het voorstel vindt een debat plaats in twee termijnen. Na elke termijn krijgt het college de gelegenheid te reageren op de vragen die in een termijn aan het college zijn gesteld

  • c.

    Aan het eind van de tweede termijn formuleert elke fractie haar advies aan de gemeenteraad

  • d.

    De voorzitter vat de gedane toezeggingen samen en trekt vervolgens een conclusie en geeft aan of het voorstel kan worden behandeld in het aansluitende vergaderonderdeel ‘de raad besluit’ (als hamerstuk) of dat het debat over ten minste 14 dagen wordt gevoerd tijdens ‘de raad besluit’ (als debatstuk). De voorzitter geeft hierbij aan over welke punten dit debat verder moet worden gevoerd.

Hoofdstuk 1 ALGEMENE bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat op de vergaderingen van de raad (‘de raad besluit’) het bepaalde in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2017 van toepassing is.

Artikel 2 Doel

‘De raad luistert’

‘De raad luistert’ heeft tot doel om zo veel mogelijk informatie uit te wisselen over de geagendeerde onderwerpen. Het gaat hierbij zowel om informatie-uitwisseling tussen fractiedeelnemers en de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers onderling als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers en het college respectievelijk de ambtelijke organisatie.

Het gemeentebestuur heeft de burgerparticipatie hoog in het vaandel staan. Om daadwerkelijk in het besluitvormingsproces burgerparticipatie een maximale meerwaarde te geven is het zaak de burgers zo vroeg mogelijk in het proces hun inbreng te laten leveren, bij ‘de raad luistert’ dus. Immers de invloed is groter naarmate we nog verder van het uiteindelijke besluit af staan. Afhankelijk van het voorstel dat voorligt, zal de burgerparticipatie anders worden ingevuld tijdens ‘de raad luistert’. Onderstaand worden de verschillende vormen beschreven:

• Wanneer sprake is van een raadsopdracht, wordt aan de 5 O’s met name gevraagd of het overzicht van de te behandelen onderwerpen volledig is.

• Wanneer sprake is van een voorstel met verschillende te kiezen varianten worden de 5 O’s gevraagd aan te geven welke argumenten voor respectievelijk tegen de verschillende varianten zij hebben. Het gaat dan uiteraard met name om argumenten die nog niet in het voorstel van het college verwerkt zijn.

• Daar waar sprake is van een voorstel (bijvoorbeeld een bestemmingsplan), waaraan een intensief interactief traject is voorafgegaan, zal de informatie die de raad van de 5 O’s vraagt met name zijn om aan te geven of het proces goed verlopen is en om vragen te stellen wanneer er nog geen volledige duidelijkheid bij de raad is naar de argumenten (van het college) om op basis van een zienswijze al dan niet een wijziging aan te brengen in het definitieve voorstel. Voorkomen moet worden dat in ‘de raad luistert’ het werk van het college wordt overgedaan, waardoor de 5 O’s met verkeerde verwachtingen naar ‘de raad luistert’ komen. Immers inhoudelijke weging van argumenten heeft plaatsgevonden in het interactieve proces ( klankbordgroep) en de formele inspraakprocedure die vooraf gaat aan het aanbieden van het voorstel door het college aan de raad

• Wanneer sprake is van voorstellen zonder keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld omdat de wet geen vrijheid laat aan de gemeente, zal de inbreng van de 5 O’s naar verwachting beperkt zijn. In dit geval zal het presidium bij de voorlopige vaststelling van de agenda van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ waarschijnlijk bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in ‘de raad debatteert’ en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van ‘de raad luistert’. Tijdens ‘de raad debatteert’ bestaat echter wel altijd de mogelijkheid om in te spreken waardoor de inbreng van de 5 O’s aan het begin van het besluitvormingsproces gewaarborgd blijft.

Burgerparticipatie wordt toegepast om ervoor te zorgen dat niet alleen informatie uit het college maar ook informatie van de burgers ten grondslag ligt aan de besluitvorming van de raad. Besloten is daarom de 5 O’s mee te laten praten in ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’. De 5 O’s krijgen tijdens een vergadering van ‘de raad luistert’ dan wel de vergadering van ‘de raad debatteert’ dan ook als eerste het woord.

Vervolgens kunnen raads- en burgerleden mede op basis daarvan informerende vragen stellen. Door aan de voorkant veel meer te investeren in contacten tussen raadsleden en de 5 O’s, is aan de achterkant geen formeel inspreekrecht in de raad meer nodig. In artikel 15 van deze verordening is bepaald op welke wijze het inspreken is geregeld tijdens ‘de raad debatteert’.

Om 5 O’s ook de gelegenheid te bieden om informeel met de raads- of burgerleden te spreken over zaken die wel maar ook over zaken die niet geagendeerd zijn, vindt voorafgaand aan een vergaderavond een inloophalfuur plaats.

Daarnaast geldt uiteraard dat in het kader van het beleid zoals dat wordt weergegeven in de nota Overheids- en burgerparticipatie ook door het college vooraf met burgers wordt gecommuniceerd. Afhankelijk van het onderwerp zal hierbij sprake zijn van meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen of informeren. Voor een nadere uitwerking van de burgerparticipatie wordt kortheidshalve verwezen naar de op 11 juni 2013 door de raad vastgestelde nota ‘Overheids- en burgerparticipatie “Ruimte voor initiatieven in Etten-Leur”

‘De raad debatteert’

Tijdens ‘de raad debatteert’ kunnen fractiedeelnemers hun meningen en ideeën geven en hierover met elkaar van gedachten wisselen. Zij kunnen hiertoe ook met elkaar en met de verantwoordelijk portefeuillehouder in discussie treden. Bij aanvang van de behandeling van een voorstel in ‘de raad debatteert’ is in artikel 15 de mogelijkheid geboden dat de 5 O’s als eerste het woord kunnen voeren. Dit ongeacht of een voorstel in ‘de raad luistert’ is behandeld.

Raad

De raad die aansluitend aan ’de raad debatteert’ plaatsvindt, heeft als doel een besluit te nemen over de zogeheten ‘hamerstukken’. Hamerstukken zijn stukken waarvan tijdens ‘de raad debatteert’ door de voorzitter op advies van de raadsleden is vastgesteld dat geen nadere discussie tijdens de raadsvergadering hoeft plaats te vinden. Er is geen nadere discussie nodig indien:

• Alle fracties van mening zijn dat overeenkomstig het voorstel besloten moet worden

• Één of meer fracties van mening zijn dat niet conform het voorstel kan worden besloten én niet voornemens zijn een amendement of motie in te dienen én enkel willen volstaan met een stemverklaring

Voorstellen waarover nog wel discussie in de raadsvergadering moet plaatsvinden, komen niet aan de orde in de raadsvergadering die direct volgt op ‘de raad debatteert’ maar worden behandeld in de raadsvergadering die in de regel twee weken na ‘de raad debatteert’ plaatsvindt.

Artikel 3 Taken en rollen deelnemers

‘De raad luistert’

De deelnemers, dus zowel de 5 O’s als raads- en burgerleden, dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen in het algemeen informatieve vragen. Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen fractiedeelnemers (de raads- en burgerleden) kort laten blijken of zij voldoende geïnformeerd zijn. Indien de fractiedeelnemers voldoende geïnformeerd zijn, wordt een voorstel geagendeerd voor ‘de raad debatteert’, die in de regel twee weken na ‘de raad luistert’ plaatsvindt.

Indien de fractiedeelnemers niet voldoende geïnformeerd zijn tijdens ‘de raad luistert’ bestaan de volgende mogelijkheden:

• Het college wordt gevraagd om binnen twee weken ten behoeve van ‘de raad debatteert’ de ontbrekende informatie aan te dragen. Tijdens deze ‘de raad debatteert’ wordt dan bepaald of de informatie voldoende is om tot oordeelsvorming te komen

• Het college wordt gevraagd de ontbrekende informatie aan te dragen. Zodra de ontbrekende informatie is ontvangen wordt het voorstel door het presidium opnieuw geagendeerd voor ‘de raad luistert’

Het is ook mogelijk dat een onderwerp alleen ter informatie wordt geagendeerd voor ‘de raad luistert’. Aan het einde van de behandeling van het onderwerp wordt dan geconcludeerd of de informatie voldoende is of dat nadere informatie nodig is. Indien nadere informatie nodig is, wordt afgesproken wanneer deze door het college wordt aangeleverd en of op basis van de aanvullende informatie nogmaals in ‘de raad luistert’ moet worden gesproken over het onderwerp.

Onderwerpen die alleen ter informatie worden behandeld, komen in de regel niet meer aan de orde in ‘de raad debatteert’ respectievelijk de raad. De enige uitzondering hierop geldt wanneer een raadslid een motie wil inbrengen in de raad over het onderwerp waarover alleen informatief is gesproken. Een motie komt dan, al dan niet na discussie in ‘de raad debatteert’, aan de orde in de raadsvergadering.

‘De raad debatteert’

Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.

Raad

Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4 Samenstelling en voorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Omdat ‘de raad luistert’ enkel is bedoeld voor beeldvorming is er voor gekozen om aan ’de raad luistert’ maar één fractiedeelnemer per in de raad vertegenwoordigde fractie aan de vergadertafel te laten plaatsnemen. Dit ook omdat tijdens ‘de raad luistert’ de drempel voor deelname door de 5 O’s zo laag mogelijk moet zijn.

Om de evenwichtige vertegenwoordiging waarover artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet spreekt te bewerkstelligen is in het zevende lid van artikel 4 voor ‘de raad debatteert’ bepaald dat fracties met meer dan 5 leden in de gemeenteraad maximaal vier fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ mogen laten deelnemen. Fracties met 4 of 5 leden in de gemeenteraad mogen maximaal drie fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ laten deelnemen en fracties met 3 en minder leden in de gemeenteraad mogen maximaal twee fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ laten deelnemen. De term maximaal is toegevoegd om fracties de mogelijkheid te bieden met minder dan het maximaal toegestane aantal leden aan de vergaderingen deel te nemen. Het is overigens wel noodzakelijk dat het quorum aanwezig is. Het bepaalde in artikel 12 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad is in deze van overeenkomstige toepassing.

De verhoudingen in ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

Zoals ook uit het eerste lid blijkt, hoeven de fractiedeelnemers van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ geen raadslid te zijn. Wel is er in de modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers voordragen. Daarnaast heeft de raad ervoor gekozen dat het niet noodzakelijk is dat de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Hiermee is de mogelijkheid geopend om burgers te benoemen die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ worden benoemd. Over het aantal fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden dat de raad wil benoemen zijn afspraken gemaakt in het raadsprogramma 2014-2018, inhoudende dat elke fractie maximaal 3 niet raadsleden kan voordragen als fractiedeelnemer. Dit is in deze verordening opgenomen. Op grond van het tweede lid moeten fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen. De verwijzing naar artikel 15 van de Gemeentewet (‘verboden handelingen’) is geschrapt. Dit omdat het enerzijds te ver lijkt gaan ten aanzien van commissieleden die niet ook raadslid zijn en anderzijds omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben.

In lid 2 is bepaald dat fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden zich moeten conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat het bepaalde in hoofdstuk IV (voorzieningen van commissieleden) van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden onverkort van toepassing is en blijft op fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden.

Omdat fractiedeelnemers ook te maken kunnen krijgen met vertrouwelijke of geheime informatie is ervoor gekozen om ook hen een eed of belofte te laten afleggen alvorens zij hun werkzaamheden mogen vervullen. De tekst van de eed/belofte is opgesteld op basis van artikel 14 van de Gemeentewet.

De fracties kunnen zelf bepalen welke fractiedeelnemers aan welk onderdeel van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ deelnemen met dien verstande dat aan ‘de raad debatteert’ altijd minimaal één raadslid per fractie deel dient te nemen. Voor een toelichting op de onderdelen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 12.

Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ door de raad te laten benoemen. Om praktische redenen wordt voorgesteld alle leden van het presidium als (plaatsvervangend) voorzitter te laten benoemen van zowel ‘de raad luistert’ als ‘de raad debatteert’. Wanneer de presidiumleden die zijn aangewezen door de in de raad vertegenwoordigde fracties allemaal worden benoemd als (plaatsvervangend) voorzitter zal tijdens de presidiumvergaderingen worden bepaald wie welk (onderdeel van) ’de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ zal voorzitten. In de uitnodiging zal worden aangegeven wie per onderdeel zal optreden als voorzitter.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter) geen lid van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de fractiedeelnemers aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 5, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 4, tiende lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, eerste lid.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures 

De zittingsperiode van de fractiedeelnemers, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een fractiedeelnemer is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid).

De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid op voorstel van de fractie die de fractiedeelnemer niet zijnde raadslid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor fractiedeelnemers, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen, voor ontslag worden voorgedragen, ontslag nemen of overlijden.

Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 6 Griffier

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

HOOFDSTUK 2 VERGADERINGEN

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 7 Plaats en tijdstip vergadering

‘De raad luistert’ vindt in de regel plaats, op een maandag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal. De inloop tussen 19.00 uur en 19.30 uur is bedoeld voor laagdrempelig informeel contact tussen fractiedeelnemers en inwoners. Ook bestaat de mogelijkheid dat inwoners dit moment gebruiken om zaken te presenteren aan de fractiedeelnemers. Indien inwoners van deze gelegenheid gebruik willen maken, melden zij dit bij de griffie. De griffie bespreekt het verzoek in het presidium. Het presidium besluit of en zo ja wanneer er gelegenheid is tot presentatie. Wanneer de gemeenteraad op bezoek gaat zal de bijeenkomst daar waar mogelijk op locatie worden gehouden.

De leden twee en drie behoeven geen nadere toelichting.

Het vergadermodel ziet er vanaf 2017 als volgt uit:

  • 1.

    Er wordt vergaderd op één dag in de week, de raadsmaandag. Deze raadsmaandagen worden onderverdeeld in cycli van zes weken. In de oneven weken (1, 3 en 5) vinden vergaderingen plaats. In de even weken (2, 4 en 6) is er ruimte voor ‘de raad op bezoek’. Het presidium bereidt per cyclus de concept agenda voor de raadsmaandagen voor.

  • 2.

    De eerste vergadermaandag (week 1) vindt ‘de raad luistert’ plaatst. Deze vergadering heeft een vaste opbouw, te weten:

    1. Opening

    2. Vaststellen agenda

    3. Mededelingen uit de regio

    De raad luistert:

  • 4. …

  • 5. …

  • 6. Etc.

  • 7. Rondvraag

  • 8. Sluiting

    De voorzitters geven een korte duidelijke samenvatting van de avond weer voor de publieke tribune. Dit gebeurt mede door projectie van de agenda met toelichting op de schermen en projectie van het te behandelen voorstel op de schermen waardoor de publieke tribune meer betrokken is bij de vergadering.

  • 3.

    De tweede vergadermaandag (week 3) vindt ‘de raad debatteert’ plaatst. Deze vergadering heeft een vaste opbouw, te weten:

    1. Opening

  • 2. Vaststellen agenda

  • 3. Mededelingen uit de regio

  • 4. Lijst van openstaande toezeggingen

    De raad DEBATTEERT

  • 5. …

  • 6. …

  • 7. Etc.

  • 8. Rondvraag

  • 9. Sluiting

    DE RAAD BESLUIT (HAMERSTUKKEN)

  • 1.Opening

  • 2. Vaststellen agenda

  • 3. Besluitvorming over voorstellen waarvan tijdens de vergadering van ‘de raad debatteert’ is vastgesteld dat dezelfde avond besloten kan worden

  • 4. Rondvraag over de orde van de vergadering

  • 5. Sluiting

    De voorzitters geven een korte duidelijke samenvatting van de avond weer voor de publieke tribune. Dit gebeurt mede door projectie van de agenda met toelichting op de schermen en projectie van het te behandelen voorstel op de schermen waardoor de publieke tribune meer betrokken is bij de vergadering.

  • 4.

    De derde raadsmaandag (week 5) vindt ‘de raad besluit’ plaats. Deze vergadering heeft een vaste opbouw, te weten:

    1. Opening

    2. Vaststellen agenda

  • 3. Vragenuur

  • 4. Mededelingen uit de regio

  • 5. Lijst van ingekomen stukken en mededelingen

  • 6. Vaststellen verslagen

    DE RAAD BESLUIT (DEBATSTUKKEN)

  • 7. Debat over voorstellen die na de vergadering van ‘de raad debatteert’ van 14 dagen geleden zijn doorgeschoven.

  • 8. mogelijkheid tot indienen van moties vreemd aan de orde van de dag

  • 9. Rondvraag over de orde van de vergadering

  • 10. Sluiting

    De voorzitter geeft een korte duidelijke samenvatting van de avond weer voor de publieke tribune. Dit gebeurt zo mogelijk mede door projectie van de agenda met toelichting op de schermen en projectie van het te behandelen voorstel op de schermen waardoor de publieke tribune meer betrokken is bij de vergadering.

  • 5.

    Na iedere vergaderweek wordt de raadsmaandag vrijgehouden voor een bezoek. Hiermee wordt de mogelijkheid geboden voor een versterking van de verbinding tussen de vijf O’s en wordt een platform geboden voor overleg met de andere O’s om te horen welke inbreng van de gemeente verwacht wordt. Waaraan een bezoek wordt gebracht, wordt bepaald door het presidium op basis van de onderwerpen die op de jaarkalender staan maar ook op basis van signalen vanuit de andere O’s.

Artikel 8 Oproep en ter inzage liggende stukken

De fractiedeelnemers ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de fractiedeelnemers in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (vierde lid). Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda in de leeskamer in het Stadskantoor voor de fractiedeelnemers ter inzage gelegd. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.

In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken digitaal te vinden zijn. Voor belangstellenden worden exemplaren van de agenda in de publiekshal van het Stadskantoor gelegd.

Artikel 9 Agenda

De fracties bepalen zelf welke fractiedeelnemers deelnemen aan (een onderdeel van) ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’. Zowel ‘de raad luistert’ als ‘de raad debatteert’ worden door het presidium ingedeeld op basis van de programma’s in de begroting. Op deze wijze is ook aansluiting gevonden bij de keuze die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt voor het werken met programmawethouders.

Deze verdeling in programma’s is gemaakt om de fracties de gelegenheid te bieden desgewenst de blokken te verdelen onder hun (fractie)specialisten.

Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ voorlopig vast (lid 1). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 8. In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet komt tot uitdrukking in het zevende en achtste lid. Dit betekent onder andere dat ‘de raad luistert’ kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. ‘De raad luistert’ bepaalt vervolgens op voorstel van het presidium in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Aan het einde van elke vergadering van ‘de raad luistert’ en aan het einde van elke vergadering van ‘de raad debatteert’ wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag (leden 5 en 6).

Artikel 10 Openbare kennisgeving 

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ tegelijkertijd met de oproep, de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. Openbare bekendmaking vindt plaats door middel van publicatie in de Etten-Leurse Bode en via diverse social media. Alle openbare vergaderstukken voor ‘de raad luistert’ respectievelijk ’de raad debatteert’ worden op Internet geplaatst.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 11 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de (plv.) griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden te kunnen vaststellen.

Omdat in het verleden onduidelijkheid is gerezen welke fractiedeelnemers voor vergoeding in aanmerking komen, is ervoor gekozen een passage toe te voegen waarin wordt aangegeven dat alleen de fractiedeelnemers die aanzitten aan de vergadertafel de presentielijst moeten tekenen en daarmee (in geval van fractiedeelnemers die geen raadslid zijn) voor de vergoeding per bijgewoonde vergadering in aanmerking komen.

Artikel 12 Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in en een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de oproep uitgaat.

Indien er enkele dagen tussen de twee vergadering zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 13 Verslaglegging

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 14 Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de fractiedeelnemers in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een fractiedeelnemer na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien ‘de raad debatteert’ van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan deze daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 15 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op fractiedeelnemers aan ‘de raad debatteert’ en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat ‘de raad luistert’ bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de fractiedeelnemers, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht op een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 16 Spreekrecht

even van spreekrecht aan de 5 O’s is een manier om de 5 O’s meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, ’de raad luistert’/’de raad debatteert’) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze verordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt allen voor onderwerpen die op de agenda van ‘de raad luistert’ staan. In veel gemeenten, waaronder Etten-Leur, is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

In het tweede lid is er voor gekozen om de 5 O’s slechtst eenmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden.

Op basis van artikel 13, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de 5 O’s die hebben ingesproken.

Artikel 17 Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij een raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor ‘de raad luistert dan wel ‘de raad debatteert’ ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden ontzeggen. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.

Om te bevorderen dat fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op fractiedeelnemers. Hierdoor zijn fractiedeelnemers aan ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als burgerleden.

Artikel 18 Voorstellen van orde

Fractiedeelnemers hebben te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

HOOFDSTUK 5 ORDE DER VERGADERING

Artikel 19 Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal ‘de raad luistert’ dan wel ‘de raad debatteert’ moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 20 Besluitenlijst 

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de plaatsvervangend griffier of griffiemedewerker worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. ‘De raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ beslist over het openbaar maken van dit verslag.

Artikel 21 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ opleggen.

Overigens kan ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 22 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 21 blijkt kan de raad de geheimhouding die ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 23 Toehoorders en pers 

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van ‘de raad luistert’ respectievelijk ‘de raad debatteert’ in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.