Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR490500
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR490500/1
Regeling vervallen per 14-02-2018
Archiefverordening gemeente Etten-Leur 2014
Geldend van 22-05-2014 t/m 13-02-2018
Intitulé
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ETTEN-LEUR 2014De raad van de gemeente Etten-Leur;
gezien het voorstel van burgemeester enwethouders van 28 januari 2014, met overneming van dedaarin vermelde motieven;
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweedelid van de Archiefwet;
besluit:
Vast te stellen denavolgende verordening:
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ETTEN-LEUR
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daaropberustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet de Archiefwet1995;
b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder lid b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
e. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheidenvan de gemeentelijke organendie niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
f. beheereenheid: een door burgemeester enwethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvanarchiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,verzonden, ontvangen, bewaard,
geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel31 van de wet, alsmedevoor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbondenaan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
1. Burgemeester en wethouders dragener zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaringvan de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzienvan de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen periodiek aan de raad verslag omtrenthetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet en stellen Gedeputeerde Staten hiervan op de hoogte.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelnamedoor de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtensde wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd,ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht,zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
1.De beheerder verstrektaan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleentde nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmedein de opzet en werkingvan
hulpmiddelen en systemenwaarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezichtvervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegangtot de archiefbescheiden en de ruimten waarindeze zich bevinden.
Artikel 13
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezichtmededeling aan de beheerder alsmede,indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheermoeten worden getroffen.
Artikel 14
De beheerderdoet aan de archivaris tijdigmededeling van het voornemen om aan burgemeester enwethouders een voorstelte doen betreffende aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnenleiden, of die ernstigeschade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burgertot gevolg zoudenhebben.
Artikel 15
De archivaris doet periodiek verslagaan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 16 Inwerkingtreding
-
1. Deze verordening treedt in werking één dag na bekendmaking ervan.
-
2. De Archiefverordening 2007 Gemeente Etten Leur wordt ingetrokken op de dag van inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 17 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als de "Archiefverordening Gemeente Etten-Leur".
Aldus besloten in de openbareraadsvergadering van 12 mei 2014
De raad voornoemd,
De griffier,
drs.W.C.M. Voeten MBA
De voorzitter,
Mw. H. van Rijnbach-de Groot
Memorie van toelichting
Archiefverordening Gemeente Etten-Leur
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient
door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regelingvoor de zorg, die
burgemeester en wethouders dragenvoor de archievenvan de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtensde wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De verordening is, evenals de wet en het besluit,niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne,digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt
gedefinieerd. Wat voldoendeen doelmatige archiefruimten zijn (artikel2), is geregeldin het
Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling .
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezichtbedoeld in artikel32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werkinggetreden Wet revitalisering generiek toezicht
en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De in art. 1d bedoelde archivaris is de directeur-archivaris van het RegionaalArchief West-Brabant.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Arikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteitvan en de procedures rond het materiëlebehoud van de daarvoor in aanmerking komendearchiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoeldeverplichting slechts ten behoeve van de internestukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuuren ter besparing van conserveringskasten voor de overheidals geheel
achten wij dit onjuist.Daarom is in het tweede lid bepaald,dat ook de te verzendenstukken aan de genoemde Regelingdienen te voldoen.Deze bepaling geldt ongeacht of het om permanent te bewaren archiefbescheiden gaat of niet en is wat dit betreft ruimeropgesteld dan volgens het model van het LOPAI. De gemeenteheeft als ontvangervan door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8 en artikel15
De gemeenteraad verneemt op deze manier periodiek wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een regelmatige verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht en is conform de VNG handreiking Horizontale Verantwoording Archiefwet 1995 via KritischePrestatie Indicatoren. Deze handreiking gaat uit van een verslaglegging van tenminste eenmaal per twee jaar, daar waar het model van het LOPAI uitgaatuit van één jaar.
Artikel 9
Dit artikel is in afwijking van het model opgenomen. De noodzaak daarvanis gelegen in het feit dat in de praktijkbij deelname aan privaatrechtelijk rechtspersonen onvoldoende waarborgen worden geschapen voor een goed archiefbeheer.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderneinformatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigdedefinitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft- binnen de formele betekenis van het begriparchiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusiefdie welke slechtsvia informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de
traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder anderegevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheervan digitale gegevensbestanden niet meer voldoendezijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleendaan de artikelen 52 van de Algemenewet inzake rijksbelastingen en
5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14
In dit artikel is in afwijkingvan het model van het LOPAI gekozenvoor een meer algemene daarmee wat ruimere aanduiding van specifieke aspectenzoals bijvoorbeeld:
a.opheffing, samenvoeging of splitsingvan een beheereenheid of overdracht van één of meer takenaan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.bouw,verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
c.verandering van de plaats van bewaringvan niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artlkel 15
De verslaglegging door de archivarisis de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeldin artikel 8.
Artikel 17
In afwijking van het model van het LOPAI wordt geen jaartalin de citeertitel opgenomen conform door de VNG uitgegeven richtlijnen voor decentrale regelgeving. Een jaartal in de citeertitel impliceert dat de verordening alleen geldt voor dat jaar. Voor verordeningen die meerdere jaren moeten gaan gelden wordt dus geen jaartal in de citeertitel genoemd.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl