Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• b.

  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• c.

  seniorenconvent: het door de raad ingestelde seniorenconvent als bedoeld in het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2019’;

• d.

  presidium: het door de raad ingestelde presidium als bedoeld in het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2019’;

• e.

  werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

• f.

  ‘de raad luistert’: een bijeenkomst van de raad als bedoeld in de ‘Verordening op ‘de raad luistert‘ en ‘de raad debatteert’ 2019’;

• g.

  ‘de raad debatteert’: een bijeenkomst van de raad als bedoeld in de ‘Verordening op ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ 2019’;

• h.

  ‘de raad besluit’: een bijeenkomst van de raad als bedoeld in het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur 2019’.

Artikel 2 Taak en bevoegdheden

• 1.

  De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden, de raadsvoorzitter, de voorzitters van de vergaderingen van ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen, het seniorenconvent, het presidium en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

• 2.

  De griffier is medeverantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

• 3.

  De griffier ondersteunt en adviseert het presidium bij het opstellen van de raadsplanning.

• 4.

  De griffier draagt er in samenwerking met de gemeentesecretaris directeur zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.

• 5.

  De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel gereed is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen aan de raad.

• 6.

  Niet alle in deze instructie opgenomen werkzaamheden worden door de griffier zelf uitgevoerd. De griffier stelt hiertoe een taakverdeling op tussen de griffier en de overige op de griffie werkzame mede

• werkers.

Artikel 3 Leidinggeven en management

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijk functionaris voor de griffie en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

• 2.

  Voor zover gedetacheerde functionarissen, dan wel de plaatsvervangers, werkzaamheden ten behoeve van de griffie uitvoeren, worden zij aangemerkt als griffiepersoneel en handelen zij overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

• 3.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

• 4.

  De raad stelt in een verordening nadere regels over de organisatie van de griffie.

Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

• 1.

  De griffier en de werkgeverscommissie voeren periodiek overleg over de invulling van de werkgeversrol van de raad

• 2.

  Ter bevordering van de afstemming van de agenda’s tussen raad en burgemeester en wethouders wordt wekelijks het Bestuurlijk Ambtelijk Driehoeksoverleg (BAD-overleg) gehouden tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris directeur en de griffier. De griffier is secretaris van dit overleg.

• 3.

  Ter bevordering van de afstemming tussen de griffie en de ambtelijke organisatie heeft de griffier wekelijks overleg met de gemeentesecretaris directeur. Tijdens dit overleg vindt een terugkoppeling plaats van de collegevergadering en ‘de raad luistert’, ‘de raad debatteert’ en ‘de raad besluit’.

• 4.

  De griffier en de gemeentesecretaris directeur hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

• 5.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in interne of externe overlegsituaties.

Artikel 5 Bestuurlijke besluitvorming

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming, onder meer door te adviseren over een opleidings- en scholingsprogramma.

• 3.

  De griffier stimuleert de bewustwording over integriteit bij raadsleden en adviseert raad en burgemeester over integriteitsvraagstukken.

• 4.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het bestuurlijk besluitvormingsproces, signaleert en spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 5.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester en signaleert hierover aan betrokkenen.

• 6.

  De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 6 Onderzoek

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de gemeentelijke rekenkamercommissie, zoals bedoeld in de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2017.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht, het indienen van burgerinitiatieven en de werkzaamheden van de raad en de raadscommissies.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van informatiebijeenkomsten, hoorzitting en inspraakavonden, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8 Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de griffier meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid, doet de griffier mededeling aan de werkgeverscommissie als hij meer dan 28 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen in de periode van het zomerreces.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad benoemde plaatsvervanger.

Artikel 9 Relatie met functiebeschrijving

Naast deze instructie kan de werkgeverscommissie een functiebeschrijving vaststellen voor de griffier. Deze functiebeschrijving doet niet af aan deze instructie.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 11 Citeertitel

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur 2019’

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

De ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Etten-Leur’, zoals vastgesteld op 16 december 2002, wordt bij de inwerkingtreding van deze regeling ingetrokken.