Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Etten-Leur 2019

Ondertekening

TOELICHTING

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; hij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de Instructie voor de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als griffiemedewerker, raadsadviseur of plaatsvervangend griffier) vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp, bijvoorbeeld bij het maken van amendementen, moties en regelingen, zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. In de Verordening zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris en de griffier nader uitgewerkt.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden of burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, college of burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek dan aan de griffier moeten doen. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, dan moet de griffier hem doorverwijzen naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de medewerkers in dienst van de gemeenteraad) verstrekt vervolgens de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als zij echter niet in staat zijn om volledig tegemoet te komen aan het verzoek kan door de griffier en via de secretaris gekeken worden of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de medewerkers in dienst van de gemeenteraad de ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Op dat moment is er pas sprake van ambtelijke bijstand. Het is aan de secretaris om te beoordelen of één van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Het vierde lid regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).

In het vijfde lid is duidelijk vastgelegd dat uitsluitend de raadsfractie die of het raadslid dat ondersteuning vraagt, verantwoordelijk is voor de beleidsmatige keuzen die in een amendement, motie of initiatiefvoorstel worden opgenomen.

In het zesde lid is de rol van de griffie(r) of medewerker die de (ambtelijke) bijstand verleend duidelijk omschreven. De ambtelijke bijstand kan niet verder gaan dan de in dit artikel genoemde diensten.

In het zevende lid is bepaald dat een ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, over zijn functioneren betreffende de ambtelijke bijstand verantwoording aflegt aan de griffier. Een ambtenaar kan namelijk, als hij ambtelijke bijstand verleend, geconfronteerd worden met een dubbele loyaliteit. Immers, hij is als ambtenaar benoemd door het college, maar verleent nu ambtelijke bijstand aan de gemeenteraad. Om deze dubbele loyaliteit te voorkomen is nu, conform het voorstel van Jos Hessels in zijn proefschrift ‘Raad zonder raadgevers? Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning na invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur’ (mei 2018), geregeld dat de ambtenaar bij het verlenen van ambtelijke bijstand onder jurisdictie van de griffier komt te staan en legt hij over zijn functioneren verantwoording af aan de griffier en niet meer aan de secretaris en het college.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie geleverde ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

Artikel 5. Omvang en register ambtelijke bijstand

Er is voor gekozen het recht op door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen ambtelijke bijstand te beperken (eerste lid). Enerzijds om te zorgen dat deze ook daadwerkelijk geëffectueerd kan worden, anderzijds ook om enige grip te houden op de omvang van deze werkzaamheden. De beperking geldt dus niet voor de bijstand die door de griffie geleverd wordt en ook niet voor het verstrekken van informatie.

Het door de secretaris bij te houden register maakt het mogelijk na te gaan in welke mate er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie (vijfde lid). Tevens kan het een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

In het eerste lid wordt het belang erkend dat een lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft (de portefeuillehouder) in staat is op de hoogte te blijven van het feit dat bijstand wordt verleend door de onder de verantwoordelijkheid van het college functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat hem op zijn verzoek een afschrift van het verzoek wordt verstrekt.

Het tweede lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Dit artikel is opgenomen om expliciet aan te geven dat vanaf het begrotingsjaar 2016 geen financiële middelen voor fractieondersteuning in de programmabegroting zijn opgenomen.

De fractieondersteuning in Etten-Leur wordt sinds 2016 als volgt vormgegeven:

Vergaderfaciliteit: voor niet-openbaar fractieberaad wordt vergaderruimte beschikbaar gesteld in het Oude Raadhuis. Tevens kan kosteloos gebruik gemaakt worden van de koffieautomaten die in het Oude Raadhuis aanwezig zijn

Kopieerfaciliteit: indien fracties voor de uitoefening van hun gemeentelijke taak, niet voor partijdoeleinden, een beperkt aantal fotokopieën nodig hebben, kunnen deze worden gemaakt op de kopieermachines in het Stadskantoor of het Oude Raadhuis. Er wordt bewust gesproken over een beperkt aantal fotokopieën omdat alle vergaderstukken digitaal (zowel via Internet als via een vergaderapp) beschikbaar zijn

Telefoonfaciliteit: Indien (leden van) fracties tijdens hun verblijf in het stadskantoor of het Oude Raadhuis voor de uitoefening van hun functie gebruik willen maken van de telefoon, kunnen zij dit doen. Deze faciliteit geldt alleen voor het bellen van nummers binnen Nederland.

Artikelen 8 en 9

Deze artikelen behoeven geen toelichting.